Como fazer um processo de auditoria e controlo logstico

ndice
Introduo Passo 1 - Analisar a consistncia dos objectivos estratgicos logsticos Passo 2 - Determinar as necessidades e expectativas dos clientes Passo 3 - Fazer a anlise do desempenho logstico Passo 4 - Identificar os problemas e as suas causas Passo 5 - Desenvolver aces de melhoria Passo 6 - Desenvolver metodologias internas de controlo

Introduo
TOPO ^ A logstica sempre foi importante mas a sua relevncia tem aumentado desde h alguns anos. Se a complexidade das cadeias logsticas tem aumentado, tambm a necessidade de efectuar auditorias e controlos mais apertados tem ganho importncia. Sendo a logstica um factor crtico de sucesso, nenhum pormenor deve ser descurado para a sua avaliao e melhoria contnua. Um erro pode deitar tudo a perder. So fundamentalmente quatro os objectivos de um sistema de auditoria e controlo logstico: Identificar com preciso e gerir a informao decisiva para controlar vrias reas da empresa,

Ajudar a compreender a envolvente interna e externa da empresa, Avaliar o processo logstico em termos de satisfao dos clientes, Analisar a eficcia da medio e do controlo do desempenho da logstica.

Passo 1 - Analisar a consistncia dos objectivos estratgicos logsticos

TOPO ^ Em que medida os objectivos estratgicos logsticos so consistentes? Esta a primeira pergunta qual qualquer gestor que pretenda estabelecer um sistema de auditoria e controlo logsticos tem que responder. O gestor dever identificar quais so os factores crticos de sucesso, ou seja as competncias acima da mdia que a empresa tem que possuir para atingir os seus objectivos. Seguidamente, ser necessrio adequar a consistncia dos objectivos logsticos com a ou as estratgias da empresa. Estes objectivos so definidos de forma quantificada pela gesto de topo e incluem, tipicamente, vrios aspectos. A saber: Servio ao cliente,

Controle de custos, Investimento e controlo financeiro, Produtividade, Projectos com clientes e com fornecedores.

Passo 2 - Determinar as necessidades e expectativas dos clientes

TOPO ^

So trs os mtodos para no s determinar quais as reais necessidades dos clientes e as suas expectativas em relao aos produtos e servios da empresa mas tambm para a empresa fixar os seus prprios objectivos de desempenho. Estes mtodos podem ser utilizados simultaneamente. Conduzir um inqurito a clientes para avaliao das percepes do servio: este inqurito dever incluir questes especialmente orientadas para o sector em causa, para evitar confuses e h todas as vantagens em incluir vrias questes de marketing.

Conduzir um inqurito interno para avaliao das percepes do servio: a finalidade deste inqurito descobrir quais so as inconsistncias entre as prticas da empresa e as expectativas dos clientes. Se for bem conduzido permitir apurar responsabilidades, melhorar a performance geral da empresa e aumentar a comunicao interna, entre outros. Fazer uma anlise competitiva: Este mtodo assenta na comparao entre o desempenho da empresa com o desempenho das empresas suas concorrentes no mercado. Devido sua importncia, vale a pena distinguir duas fases: Criar uma tabela com as importncias e as performances relativas a cada um dos concorrentes que foram atribudas pelos clientes a cada uma das variveis do inqurito: a cada item considerado (como, por exemplo as entregas entregues na data e na hora combinadas; resoluo das reclamaes; aviso prvio de atrasos, etc.) atribudo um peso e a empresa calcula o seu desempenho em relao s suas concorrentes, obtendo assim uma srie de desvios. Criar uma matriz relativamente posio competitiva com duas dimenses: importncia e performance relativa: Esta matriz indica como se situa a empresa em relao sua melhor concorrente em cada item e qual o esforo que ter que fazer para alcanar esta ltima.

Passo 3 - Fazer a anlise do desempenho logstico

TOPO ^ Uma vez recolhida toda a informao relevante sobre o sistema logstico, este passo permite fazer um diagnstico muito pormenorizado do sistema logstico da empresa. Para esse efeito, ser necessrio executar uma srie de aces j que, para ser eficaz, ele no deve esquecer nem o sistema logstico global nem cada uma das componentes logsticas. Divide-se em quatro passos principais: 1 - Recolher toda a informao relativa ao sistema logstico actual A anlise aprofundada de todos os elementos que tm a ver com o sistema e a organizao logstica da empresa pode ser feita seguindo o check-list seguinte: Anlise externa

Anlise de fornecedores Anlise de clientes Anlise de prestadores de servios Anlise da concorrncia Anlise da envolvente legislativa Anlise interna Anlise dos princpios fundamentais de gesto do sistema logstico Anlise do capital humano e organizao do trabalho Anlise do forecasting e gesto de stocks Anlise dos fluxos e produtos de informao Anlise do transporte Anlise dos sistemas logsticos de informao e comunicao 2 - Determinar as necessidades de operacionalidade do sistema logstico Aqui, devem ser analisadas todas as variveis e todos os factores que influenciam o sistema logstico sempre tendo em conta o servio prestado. Esta fase efectuada atravs da elaborao um formulrio, preenchido a partir das informaes dadas pelos clientes. 3 - Medio dos indicadores de desempenho logsticos

Sendo a logstica um processo complexo j que integra vrios procedimentos interdependentes, os indicadores a avaliar devem demonstrar as influncias das vrias iniciativas na melhoria dos indicadores globais da empresa. Assim, necessrio quantificar os efeitos logsticos ao nvel dos: Standards ou objectivos

Indicadores financeiros Indicadores de produtividade Indicadores de tempo Indicadores de servio / qualidade Indicadores de integrao operacional e da informao Esta etapa precedida de uma srie de passos que levam a: Estabelecer os objectivos estratgicos para a empresa Escolher os indicadores agregados para cada objectivo Definir indicadores prticos Escolher os programas internos que vo levar a que se atinjam os objectivos Estabelecer metas quantificadas para cada objectivo Implementar aces. 4 - Benchmarking O benchmarking, ou seja analisar as aces mais eficazes das empresas concorrentes e adapt-las organizao, um dos instrumentos mais valiosos que deve ser utilizado pelas empresas para melhorar o seu desempenho logstico.

Passo 4 - Identificar os problemas e as suas causas

TOPO ^ 1 sub-passo: Identificar os sintomas: Trata-se de descobrir, nas vrias operaes da empresa, como por exemplo o transporte, o armazenamento ou o recebimento dos materiais ou mercadorias, entre outros, o que no est a correr da melhor forma o que leva a um desempenho mais fraco. 2 passo: Identificar os problemas: Por detrs dos sintomas identificados, escondem-se problemas que podem ter origem tanto no interior do departamento em questo como noutras reas funcionais da empresa ou ainda serem transversais a toda a organizao. 3 sub-passo: Identificar as causas: Identificados os problemas, indispensvel perceber o que est na sua origem e isto frequentemente se resume a uma deficiente arquitectura fsica de toda a cadeia de fornecimento ou a uma falta de comunicao interna ao nvel de fluxos de informao. 4 sub-passo: Identificar da posio competitiva da empresa: Quando efectua a anlise dos problemas, a empresa no pode esquecer toda a sua envolvente. Deve avaliar qual o impacto da posio concorrencial da organizao no seu ambiente, ao nvel social, econmico, legal e tecnolgico.

Passo 5 - Desenvolver aces de melhoria

TOPO ^ Uma vez identificados os problemas e as suas causas, prximas e profundas, necessrio passar aco. A empresa deve pensar num processo de melhoria que d prioridade s aces que so mais crticas, ou seja aquelas que podem afectar mais o desempenho da empresa como um todo. Isto feito atravs de um processo de reengenharia. Tipicamente, este passo divide-se em seis sub-passos: 1: Estabelecer prioridades nas aces: As iniciativas a serem implementadas primeiro vo depender de vrios clculos financeiros tais como taxas de rendibilidade, retorno do investimento, anlises de custos/benefcios, etc.

2: Obter a aprovao da gesto de topo: uma vez escolhidas as aces a empreender e a sua calendarizao, importante demonstrar como estas podem melhorar a produtividade da empresa.

3: Considerar sinergias nas iniciativas de reengenharia: cada aco, apesar de especfica, pode vir a trazer benefcios, ou em certos casos custos acrescidos, a outros departamentos por isso importante analisar todas as implicaes na organizao de cada aco a tomar. 4: Analisar a posio da empresa no mercado: deve ser avaliado o impacto das aces a tomar na posio competitiva da empresa sendo que a satisfao dos clientes nunca deve ser sacrificada. 5: Considerar o outsourcing: a empresa tem que determinar se vai gerir o seu processo de reengenharia de forma interna ou se recorre ao outsourcing; a escolha depender essencialmente das competncias-chave da organizao. 6: Implementar o plano de reengenharia: necessrio determinar um timing para as aces, formar o pessoal e escolher um lder que ser o responsvel perante a administrao.

Passo 6 - Desenvolver metodologias internas de controlo

TOPO ^ Finalmente, como em qualquer processo de gesto elaborado, indispensvel uma fase de controlo e de melhoria do sistema implementado. Existem muitas formas de efectuar este controlo. Podem referir-se trs como as mais adaptadas ao sistema logstico de uma organizao: Utilizar sistemas de custeio baseados em metodologias ABC: tratam-se de sistemas que permitem avaliar os custos das vrias actividades de uma empresa, tendo em conta os tempos utilizados para as desempenhar.

Utilizar mapas de gesto e controlo logsticos: estes mapas so ferramentas de gesto que medem o desempenho, facilitando a comparao do desempenho real com o desejado e incluindo informao logstica integrada e detalhada. Utilizar tableaux de bord logsticos: So instrumentos de controlo a serem utilizados de forma rpida e que alertam a administrao sobre possveis desvios. Bibliografia Carvalho, Jos Crespo de; Carvalho, Vtor (Editores); Auditoria Logstica: Medir para gerir; Edies Slabo; 2001 Ballou, Ronald H.; Business Logistics Management: Planning and Control; Prentice-Hall Lambert, Douglas M.; Stock, James R.; Ellram; Stockdale, Jim; Fundamentals of Logistics Management; McGraw Hill; 1997 Autor: PME Negcios