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HALLAZGO N 5 DEFICIENCIAS EN LA PLANIFICACIN DEL REQUERIMIENTO Y FALTA DE EMISIN DEL CORRESPONDIENTE INFORME DE CONFORMIDAD DEL AREA USUARIA EN LA ADQUISICIN DE LA CANTIDAD DE 234 POSTES ORNAMENTALES CON CRUCETA, TAL COMO LO ESTABLECEN LAS CLAUSULAS CUARTA Y NOVENA DEL CONTRATO, DETERMINNDOSE UN EXCESO EN LA ADQUISICIN DE 41 POSTES POR LA SUMA DE S/.34 850,00, EVIDENCINDOSE LA INEXISTENCIA DE UNA PRIORIZACIN EN EL GASTO, COMO UNA DISMINUCIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD. De la revisin a la documentacin que sustenta el proceso de la Adjudicacin Directa Selectiva n. 102011/MDB/CEP, Adquisicin de Postes de Concreto Ornamental con Cruceta para Parques, por el monto de S/.198 900,00, cuyo expediente fue aprobado por el Director de Administracin y Finanzas, seor Alfredo Barrio Gallegos, mediante Resolucin Directoral N 0093-2011-MDB/DAF de fecha 24 de agosto del 2011, se observa que se han efectuado la cantidad de cinco (05) requerimientos a travs de cinco (05) informes para la adquisicin de los citados bienes. Es de sealar, que cada requerimiento cuenta con un proyecto de inversin pblica cuya denominacin se encuentra determinada por el lugar a instalarse los solicitados postes con crucetas. El requerimiento efectuado, form parte de un mejoramiento de la infraestructura de parques y de la Av. Venezuela dentro de la jurisdiccin del distrito de Bellavista. El proceso de adjudicacin, de acuerdo a las bases integradas, se desarroll en las fechas y horas programadas y estuvo a cargo por los miembros titulares del Comit Especial Permanente, designados mediante Resolucin de Alcalda N 832-2011-MDB-ALC de fecha 24 de Agosto del 2011. Es de indicar, que dentro de las bases integradas, no se observa que se haya indicado la hora de la apertura de las propuestas tcnica y econmica, pero si la fecha, pues esta se desarroll a las 15:00 horas del da 14 de Septiembre del 2011, como se puede observar en el acta emitida para tal efecto. Los hechos observados se detallan a continuacin: a. De las deficiencias en la planificacin para el requerimiento de 234 postes ornamentales con cruceta. En cuanto a los requerimientos de los postes con crucetas, se ha podido determinar deficiencias en cuanto a la planificacin y ubicacin de los postes con crucetas, pues estas haban sido proyectadas en su totalidad para ser instaladas en la cantidad de doscientos treinta y cuatro (234) postes ornamentales, sin embargo, slo se instalaron 193 (Ver Cuadro n. 1), tampoco existe un informe por parte del rea requirente, respecto a la recepcin de los bienes adquiridos por la entidad municipal. Slo obra una PECOSA de fecha 23 de setiembre de 2011, firmada por el seor Fernando Carpio Kawajigashi, almacenero de la entidad municipal, en el cual, tampoco se advierte observacin alguna. El resumen del nmero de los informes, los nmeros de los requerimientos, los lugares de ubicacin de los postes con cruceta y el exceso de postes adquiridos se expone a continuacin:

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Cuadro n. 1 Resumen de los Requerimientos de Postes con crucetas

HOJA DE REQUERIMIENTO PEDIDO N Y FECHA 1056 (18.Ago.2011) 1057 (18.Ago.2011) 1059 (18.Ago.2011) 1064 (18.Ago.2011) 1068 (18.Ago.2011) TOTAL: LUGAR DE UBICACIN DE LOS POSTES CON CRUCETA Parque Las Amricas Parque Virgen de Ftima Parque La Amistad Av. Venezuela Parque 200 Millas EXCESO DE CANTIDAD DE CANTIDAD DE POSTES CON POSTES CON POSTES CON CRUCETAS CRUCETAS CRUCETAS ADQUIRIDOS Y REQUERIDOS INSTALADOS NO INSTALADOS 45 38 39 68 44 234 35 34 27 75 22 193 10 4 12 -7 22 41

TEM

INFORME N Y FECHA 607-2011-MDB-DDU-DOPU (18.Ago.2011) 608-2011-MDB-DDU-DOPU (18.Ago.2011) 610-2011-MDB-DDU-DOPU (18.Ago.2011) 615-2011-MDB-DDU-DOPU (18.Ago.2011) 619-2011-MDB-DDU-DOPU (18.Ago.2011)

1 2 3 4 5

Fuente: Informes de Requerimiento de Postes de la Divisin de Obras Pblicas. Elaborado por: Comisin de Auditora.

Al respecto, es preciso resaltar, que en cada uno de los citados informes, no se aprecia la existencia de la suficiente explicacin y/o sustentacin tcnica relacionada con la adquisicin de los doscientos treinta y cuatro (234) postes ornamentales, as como no se evidencia un plano de ubicacin adjunto, que revele los lugares en los cuales se tendran que instalar los postes en cada uno de los mencionados parques, as como en la Avenida Venezuela, lugares para los cuales fueron requeridos los referidos postes ornamentales con crucetas. Con fecha 15 de agosto de 2012, la comisin auditora y por parte de la entidad municipal, el Director de Desarrollo Urbano y encargado a la vez de Divisin de Obras Pblicas Arq. Ariel Lpez Sueldo y su adjunto, seor Roberto Ortega Huayanay, conjuntamente se apersonaron a cada uno de los lugares donde estaba planificada la instalacin de los 234 postes con cruceta y se constat, que nicamente se haban instalado la cifra parcial de 193 postes, quedando un pendiente de instalarse la cantidad de 41 postes, los mismos que fueron encontrados en el depsito de maestranza, administrado por la Unidad de Abastecimiento, el mismo que est ubicado en la prolongacin Buenos Aires n. 2233, distrito de Bellavista - Callao. Sobre el particular, el Director de Desarrollo Urbano en la citada visita, manifest: que dichos postes sobrantes (postes con cruceta), van a ser destinados a otros parques que necesitan iluminacin y que este sobrante, se origina porque todos los postes a instalarse por la municipalidad, estn tambin en funcin de la luz pblica que origina EDELNOR. Lo que sucedi, es que cuando se hizo el proyecto de iluminacin de parques, la potencia de la luz pblica que origina EDELNOR, era baja pero cuando ya empezamos a instalar nuestros postes , la iluminacin pblica era mejor, por lo tanto, no era necesario en algunos casos instalar los postes de luz proyectados y como exista la necesidad de instalar otros postes en otros parques, es que decidimos que los 41 restantes y sus respectivas crucetas pasen a nuevos proyectos que ya est siendo encaminados... En relacin a lo manifestado por el Director de Desarrollo Urbano, por el principio de transparencia y tratndose del manejo de fondos pblicos, es conveniente resaltar que en el sector pblico todo requerimiento debe de ser lo ms explicito y detallado posible, adems de acreditar la existencia de la suficiente exposicin tcnica, soporte de los requerimientos realizados, los cuales en el presente
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caso no existen. En este sentido, como ya se mencion, no existe un plano de ubicacin de los postes ornamentales adquiridos, lo que hubiese permitido justificar con mayor claridad, determinar la obra realizada y si lo requerido, obedeca a una planificacin anticipada. Es ese sentido, se ha determinado que injustificadamente se solicit y adquiri un exceso de cuarenta y un (41) postes ornamentales de concreto con cruceta, por un valor ascendente a la suma de S/.34 850,00, que si bien, pueden ser utilizados en otras obras, porque son materiales no perecibles en el tiempo, la inversin realizada no era oportuna y esto obedece a una deficiente planificacin en la obra y en el requerimiento, lo que ha conllevado, a que la entidad municipal invierta en un bien que no va a ser utilizado en el momento, ocasionando restricciones para la instalacin de los citados postes adquiridos, como una disminucin injustificada de los recursos financieros de la entidad. Los hechos expuestos en los prrafos precedentes del literal a., acreditan el incumplimiento de la normativa que se detalla a continuacin: Decreto Legislativo n. 1017, Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente a lo siguiente: Artculo 13.- Caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades. Al plantear su requerimiento, el rea usuaria deber describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisin su cantidad y calidad, indicando la finalidad pblica para la que debe ser contratado. (Subrayado agregado). La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores. Las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. En el caso de obras, adems, se deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento. La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de ejecucin de obras. En los procesos de seleccin segn relacin de tems, etapas, tramos, paquetes o lotes se podr convocar la contratacin de bienes, servicios y obras en un solo proceso, establecindose un

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valor referencial para cada tem, etapa, tramo, paquete o lote. El Reglamento establecer los procedimientos adicionales a seguir en stos casos. Decreto Supremo n. 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo relacionado a los siguientes artculos: Artculo 11.- Caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar El rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la Ley. El rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo que se va a contratar (). b. De la Conformidad otorgada a la adquisicin de los 234 postes ornamentales de concreto con cruceta. Con el fin de determinar la existencia de la conformidad otorgada a la adquisicin de los 234 postes ornamentales de concreto con cruceta, por parte del rea usuaria, en conveniente mencionar lo siguiente: Mediante el Memorndum n. 016-2013-MDB/GCI de fecha 25 de enero de 2013, se solicit al Arq. Ariel Mximo Lpez Sueldo, Director de Desarrollo Urbano y encargado a la vez de Divisin de Obras Pblicas, funcionario responsable del requerimiento de la adquisicin de la cantidad de doscientos treinta y cuatro (234) postes ornamentales de concreto con crucetas, alcance a la comisin auditora la conformidad sobre la adquisicin derivada de la ADS N 0102011/MDB/CEP, relacionada con la adquisicin de citados postes con cruceta. Al respecto, el citado funcionario mediante el memorndum n. 121-2013-MDB-GDU de fecha 29 de enero de 2013, manifiesta expresamente que: Debo de manifestar no emit el informe, porque los bienes adquiridos por la municipalidad estaban correctos, de ah que tampoco hubo observacin en contra por lo que debe entenderse implcitamente dicha conformidad. Al respecto, se debe precisar que la conformidad sobre la adquisicin de un bien, no es exclusividad ni facultad del almacenero de la entidad municipal. La conformidad de los bienes solicitados, es una obligacin que lo tiene que hacer quien lo ha solicitado, pues por lgica y legalmente, es la nica persona que puede dar fe, si lo que se ha recepcionado, es lo que se ha solicitado. En tal sentido, lo manifestado por el Arq. Ariel Mximo Lpez Sueldo, Director de Desarrollo Urbano y encargado a la vez de Divisin de Obras Pblicas, funcionario responsable del requerimiento de la adquisicin de la cantidad de doscientos treinta y cuatro (234) postes ornamentales de concreto con crucetas, no se adecua a lo que legal y contractualmente se encuentra normado en el expediente de la Adquisicin Directa Selectiva n. 10-2011/MDB/CEP Adquisicin de Postes de Concreto Ornamental con Cruceta para Parques. En tal sentido, los hechos expuestos en los prrafos precedentes del literal b., acreditan el incumplimiento de la normativa que se detalla a continuacin:

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Decreto Supremo n. 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo relacionado a los siguientes artculos: Ttulo III Ejecucin Contractual, Captulo V Culminacin de la Ejecucin Contractual Artculo 176.- Recepcin y Conformidad La recepcin y conformidad es responsabilidad del rgano de administracin o, en su caso, del rgano establecido en las Bases, sin perjuicio de lo que se disponga en las normas de organizacin interna de la Entidad. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Tratndose de rdenes de compra o de servicio, derivadas de Adjudicaciones de Menor Cuanta distintas a las de consultora y ejecucin de obras, la conformidad puede consignarse en dicho documento. Artculo 177.- Efectos de la Conformidad Luego de haberse dado la conformidad a la prestacin se genera el derecho al pago del contratista. Efectuado el pago culmina el contrato y se cierra el expediente de contratacin respectivo. (Subrayado agregado) Ley n. 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, en lo referente a lo siguiente: Principios Generales TERCERO.- La Administracin Financiera del Sector Pblico est orientada a viabilizar la gestin de los fondos pblicos, conforme a las disposiciones del ordenamiento jurdico, promoviendo el adecuado funcionamiento de sus sistemas conformantes, segn las medidas de poltica econmica establecidas, en concordancia con la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal y el Marco Macroeconmico Multianual. (Subrayado agregado) QUINTO.- El Presupuesto Pblico asigna los fondos pblicos de acuerdo con las prioridades de gasto determinadas para el cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el marco del Planeamiento Estratgico de las entidades del Sector Pblico y la disponibilidad de ingresos programada. (Subrayado agregado)

Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, en lo relacionado a lo siguiente: Artculo 10.- Finalidad de los Fondos Pblicos Los fondos pblicos se orientan a la atencin de los gastos que genere el cumplimiento de sus fines, independientemente de la fuente de financiamiento de donde provengan. .

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Los fondos se orientan de manera eficiente y con atencin a las prioridades del desarrollo del pas. (Subrayado agregado) Artculo 12.- Los Gastos Pblicos Los Gastos Pblicos son el conjunto de erogaciones que por concepto de gasto corriente, gasto de capital y servicio de deuda, realizan las Entidades con cargo a los crditos presupuestarios aprobados en los presupuestos respectivos, para ser orientados a la atencin de la prestacin de los servicios pblicos y acciones desarrolladas por las Entidades de conformidad con sus funciones y objetivos institucionales. (Subrayado agregado) Artculo 35.- Devengado 35.1 El devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligacin de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditacin documental ante el rgano competente de la realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligacin debe afectarse al Presupuesto Institucional, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. 35.2 El devengado es regulado en forma especfica por las normas del Sistema Nacional de Tesorera.

Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, en lo referente a: TTULO PRELIMINAR CAPTULO NICO PRINCIPIOS REGULATORIOS Artculo III.- Veracidad Las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en el nivel central se realizan presumiendo que la informacin registrada por la entidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados. Artculo VI.- Seguridad Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos pblicos y conservar los elementos que concurren a su ejecucin y de aquellos que las sustentan. Artculo 29.- Formalizacin del Devengado El devengado, sea en forma parcial o total, se produce como consecuencia de haberse verificado lo siguiente: a) La recepcin satisfactoria de los bienes adquiridos; o, b) La efectiva prestacin de los servicios contratados; o, c) El cumplimiento de los trminos contractuales o legales, cuando se trate de gastos sin contraprestacin inmediata o directa; y, d) El registro en el Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAFSP). Artculo 30.- Autorizacin del Devengado

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30.1 La autorizacin para el reconocimiento de los devengados es competencia del Director General de Administracin o quien haga sus veces, en la Unidad Ejecutora o el funcionario a quien se delega esta facultad de manera expresa. 30.2 El Director General de Administracin o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora establece los procedimientos para el procesamiento de la documentacin sustentatoria de la obligacin a cancelar. Asimismo, imparte las directivas para que las reas relacionadas con la formalizacin del devengado, tales como Logstica y Personal, u oficinas que hagan sus veces, cumplan con la presentacin de la documentacin sustentatoria a la correspondiente Tesorera, u oficina que haga sus veces, con la suficiente anticipacin a las fechas o cronogramas de pago asegurando la oportuna y adecuada atencin del pago correspondiente.

Ley n. 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, en lo relacionado al: Art. 7.- Deberes de la Funcin Pblica Numeral 6.- Responsabilidad Todo servidor pblico debe desarrollar sus funciones a cabalidad y en forma integral, asumiendo con pleno respeto su funcin pblica. Ante situaciones extraordinarias, el servidor pblico puede realizar aquellas tareas que por su naturaleza o modalidad no sean las estrictamente inherentes a su cargo, siempre que de ellas resulten necesarias para mitigar, neutralizar o superar las dificultades que se enfrenten.

CONTRATO DE ADQUISICIN DE POSTES DE CONCRETO ORNAMENTAL CON CRUCETA PARA LAS OBRAS DE MEJORAMIENTO DEL PARQUE VIRGEN DE FATIMA, PARQUE DE LA AMISTAD, LA AV. VENEZUELA, PARQUE 200 MILLAS Y PARQUE LAS AMERICAS. CLAUSULA CUARTA: FORMA DE PAGO. LA MUNICIPALIDAD, se obliga a pagar la contraprestacin a EL CONSORCIO en S/. 198,900.00 nuevos soles, luego de la recepcin formal y completa de la documentacin correspondiente segn lo establecido en el artculo 181 (*) del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para tal efecto, el responsable de dar la conformidad de la prestacin deber hacerlo en un plazo que no exceder de los (10) das de ser estos recibidos. (*) Artculo 181. Plazos para los pagos. La entidad deber pagar las prestaciones pactadas a favor del contratista en la oportunidad establecida en las Bases o en el contrato. Para tal efecto, el responsable de dar la conformidad de recepcin de los bienes o servicios deber hacerlo en un plazo que no exceder de los diez (10) das calendario de ser estos recibidos. (.) CLAUSULA NOVENA: CONFORMIDAD DE RECEPCIN DE LA PRESTACIN. La conformidad de recepcin de la prestacin se regula por lo dispuesto en el Artculo 176 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Estos hechos traen, como consecuencia que no se haya cumplido con las normas establecidas en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, como en el contrato celebrado con el proveedor, adems de haberse generado en la entidad municipal una indebida planificacin y un gasto innecesario, al solicitarse y adquirido injustificadamente un exceso de cuarenta y un (41) postes ornamentales de
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concreto con cruceta, por un valor ascendente a la suma de S/.34 850,00, evidencindose de esta forma la inexistencia de una priorizacin en el gasto, como una disminucin de los recursos financieros de la entidad, vulnerndose de esta forma, los principios de eficiencia, transparencia y del debido proceso administrativo, en la adquisicin de los referidos postes con crucetas. Los hechos expuestos, se han originado, por una falta de diligencia en el cumplimiento de sus funciones, por parte del Arq. Ariel Mximo Lpez Sueldo, Director de Desarrollo Urbano y encargado a la vez de la Divisin de Obras Pblicas, funcionario responsable del requerimiento de la adquisicin de los doscientos treinta y cuatro (234) postes ornamentales de concreto con crucetas, tanto en su planificacin como en su ejecucin respecto a la referida adquisicin; as como por parte del seor Alfredo Barrio Gallegos, Director de Administracin y Finanzas, al haber aprobado el expediente mediante la Resolucin Directoral N 0093-2011-MDB/DAF. ---------- 000 ----------

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