Access es una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma fcil y rpida aplicaciones de base de datos relacional

que le ayudarn a administrar informacin. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento prcticamente de cualquier tipo de informacin, como un inventario, contactos profesionales o procesos de negocio. De hecho, Access incluye plantillas que puede utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos datos, lo que facilita la tarea incluso para un principiante.

Cuando abre Access

Cuando inicia Access 2010, ver la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener informacin acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

La vista Backstage contiene tambin muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar, mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.
NOTA Para tener acceso a la vista Backstage en cualquier momento, haga clic en la pestaa Archivo.

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Buscar y aplicar una plantilla

Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creacin de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea especfica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o llevar un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de muestra que ayudan a mostrar su uso. Las bases de datos de plantillas pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades especficas del usuario. Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, realice lo siguiente: 1. 2. En la pestaa Archivo, haga clic en Nuevo. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:

Para volver a usar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en Plantillas recientes y, a continuacin, seleccione la plantilla que desee. Para usar una plantilla que ya est instalada, haga clic en Mis plantillas y, a continuacin, seleccione la plantilla que desee. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categora de plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuacin, haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com en el equipo.
NOTA Tambin puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o ms trminos de bsqueda y, a continuacin, haga clic en el botn de flecha para buscar.

3.

4.

Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicacin donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicacin especfica, Access crea la base de datos en la ubicacin predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y la abre para usarla. Volver al principio

Crear una base de datos desde cero

NOTA Si desea una introduccin ms completa a los conceptos del uso de Access para crear una base de datos, vea el artculo sobre conceptos bsicos del diseo de una base de datos.

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee usar en Access, quizs decida que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, puede optar entre una base de datos de escritorio estndar y una base de datos web.
NOTA Para obtener ms informacin sobre las bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear bases de datos para compartir en la

Web. Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente: 1. 2. Abra Access. En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de datos en blanco o Base de datos web en blanco.
IMPORTANTE La opcin que elija aqu determinar qu caractersticas estn disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la Web y las bases de datos web no admiten algunas caractersticas de escritorio, como las consultas de totales.

3.

A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

Para cambiar la ubicacin en la que se crea el archivo, haga clic en Examinar, junto al cuadro y seleccione la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Crear.

Nombre de archivo, busque

Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos. 5. Access coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna Haga clic para agregar de la nueva tabla. Para agregar datos, comience a escribir (o puede pegar datos de otro origen, como se describe en la seccin Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, ms adelante en este artculo.
NOTAS

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de clculo de Excel. La principal restriccin es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como hara en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciara espacio en la tabla. La tabla contiene nicamente sus datos. Toda la presentacin visual de esos datos la har en los formularios e informes que disee ms adelante. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access configura el tipo de datos del campo basndose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito nicamente valores de fecha, Access configurar el tipo de datos de ese campo en Fecha y hora. Si ms adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un nmero de telfono, Access mostrar un mensaje informndole que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deber planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, nmeros o algn otro. De este modo, resulta mucho ms fcil crear consultas, formularios e informes que seleccionen nicamente los datos deseados.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar.

NOTA Acceso eliminar Tabla1 si la cierra sin guardar.

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Abrir una base de datos existente de Access

SUGERENCIA Para abrir rpidamente una de las ltimas bases de datos que haya abierto, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y, a continuacin, haga clic en el nombre de archivo.

1. 2. 3. 4.

En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. Haga clic en un acceso directo del cuadro de dilogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:

Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella. Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en Abrir. Si desea abrir la base de datos para el acceso de solo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir como de solo lectura.

Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningn otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir en modo exclusivo. Para abrir la base de datos como solo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botn Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los dems usuarios podrn abrir la base de datos, pero tendrn acceso de solo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir 1. 2. 3. 4. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar. Especifique los criterios de bsqueda y, a continuacin, presione ENTRAR para buscar la base de datos. Si encuentra la base de datos, brala haciendo doble clic en ella en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda.
NOTA Como la bsqueda se inici desde el cuadro de dilogo Abrir, deber hacer clic en Cancelar en ese cuadro de dilogo antes de abrir la base de datos.

Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como, por ejemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir tambin directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla de la base de datos externa. Volver al principio

Empezar a usar la nueva base de datos

Segn la plantilla usada, quizs necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

Si Access muestra el cuadro de dilogo Iniciar sesin con una lista vaca de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar: 1. 2. 3. 4. Haga clic en Nuevo usuario. Rellene el formulario Detalles de usuario. Haga clic en Guardar y cerrar. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin.

Si Access muestra una hoja de datos vaca, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestaas para explorar la base de datos. Si Access muestra la pgina Introduccin, haga clic en los vnculos de esa pgina para obtener ms informacin acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestaas para explorar la base de datos. Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confa en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesin, deber volver a iniciar la sesin.

Para bases de datos web y de escritorio, tambin debera empezar con uno de estos pasos:

Agregar una tabla y, a continuacin, escribir datos en esa tabla. Importar datos de otros orgenes, creando nuevas tablas en el proceso. Volver al principio

Agregar una tabla

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.

NOTA En una base de datos de web, solo est disponible el comando Tabla en el grupo Tablas.

Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basndose en el tipo de los datos que se escriben.

1. 2. 3.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna Haga clic para agregar. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe ms adelante en este artculo.

Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre.
SUGERENCIA Asigne a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene sin tener que consultar los

datos.

Para mover una columna, seleccinela haciendo clic en su encabezado y, a continuacin, arrstrela hasta la ubicacin que desee. Tambin puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicacin. Para agregar ms campos a la tabla, comience a escribir en la columna Haga clic para agregar en la vista Hoja de datos o agregue nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar y eliminar en la ficha Campos.

Crear una tabla empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien escriba los datos con algn otro mtodo, como con un formulario.
NOTA La vista Diseo no est disponible para las tablas de una base de datos web.

1. 2. 3.

4. 5.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Puede escribir informacin adicional para cada campo en la columna Descripcin. Esa descripcin se muestra en la barra de estado cuando el punto de insercin se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, as como todos los controles creados para ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para informes. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

En la pestaa Archivo, haga clic en Guardar. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vaca y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente seccin.
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint Con una lista de SharePoint, las personas que no tengan Access podrn usar sus datos. Adems, los datos de lista se almacenan en un servidor, que generalmente ofrece mejor proteccin contra la prdida de datos que los almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una lista nueva o puede vincular a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint donde desee crear la lista; esto puede variar segn el sitio, as que debera ponerse en contacto con el administrador de SharePoint para obtener detalles acerca de las opciones.
NOTA Esta caracterstica no est disponible en una base de datos web.

1. 2.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint. Puede utilizar una de las plantillas de lista para crear una lista de SharePoint estndar, como Contactos o Eventos. Tambin puede elegir crear una lista personalizada, o bien importar o vincular a una lista existente. Haga clic en la opcin que desee.

3.

Si elige cualquiera de las plantillas de lista o va a crear una lista personalizada, se abre el cuadro de dilogo Crear nueva lista para guiarle a travs del proceso. Si decide usar una lista existente, se abre el cuadro de dilogo Obtener datos externos para ayudarle . Para obtener ms informacin acerca de las tablas, vea el artculo de introduccin a las tablas. Volver al principio

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos estn actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya estn separados en columnas, como es el caso de una hoja de clculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, primero debera separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y despus copiar los datos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizs desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no est familiarizado con Access. Cuando se pegan datos en una tabla vaca, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en l. Por ejemplo, si un campo pegado contiene nicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene nicamente las palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de datos S/No a ese campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar al de las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genricos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access usa la primera fila como nombres de campos y excluye la primera fila de los datos en s. Si Access asigna nombres de campo genricos, deber cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento: 1. 5. 6. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar para guardar la tabla. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuacin, escriba un nombre para la columna. Guarde la tabla de nuevo. Volver al principio

Importar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos que ha estado recopilando en otro programa que le gustara utilizar en Access. Quizs trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desea trabajar con sus datos en Access. O quizs tenga varios orgenes de datos dispares y necesita una "ubicacin central" donde reunirlos todos para realizar un anlisis ms profundo. Access permite importar o vincular con facilidad datos de otros programas. Se pueden incorporar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o otros orgenes diversos. El proceso vara ligeramente en funcin del origen de datos, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida: 1. En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar. Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Ms.
NOTA Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar y vincular, tal vez necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo compatible con Access (como un archivo de texto delimitado) y despus importar o vincular a los datos.

2. 3. 4.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opcin que desee en Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo al origen de datos. Haga clic en Aceptar. En funcin de su eleccin, se abre el cuadro de dilogo Vincular objetos o Importar objetos.

5. 6.

Use el cuadro de dilogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto depende de la opcin de importacin o vinculacin que haya elegido. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar. Si elige importar, Access preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que se acaba de completar.

7.

Si cree que va a realizar de nuevo la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y escriba los detalles. A continuacin, podr reproducir fcilmente la operacin de importacin; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos, seleccione la especificacin de importacin y haga clic en Ejecutar.

8.

Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar. Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla en Tablas en el panel de navegacin. Para obtener ms informacin sobre cmo importar datos a Access, use los vnculos de la seccin Vea tambin en este artculo. Volver al principio

Pasos siguientes
El resto del proceso de diseo vara en funcin en sus objetivos, pero es probable que desee considerar la posibilidad de crear consultas, formularios, informes y macros. Este artculo no proporciona informacin acerca de cmo crear objetos de base de datos adicionales. Para obtener ms informacin, vea los artculos que contienen lo siguiente:

Introduccin a consultas Introduccin a formularios Introduccin a informes Volver al principio

Importar datos desde una hoja de clculo u otro programa

Si est familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de clculo, probablemente ya sepa cmo funcionan estas aplicaciones y para qu se usan las bases de datos. Access se diferencia de muchas otras aplicaciones de bases de datos en que permite crear bases de datos relacionales y, adems, se diferencia de la mayora de los programas de hoja de clculo porque ofrece herramientas para desarrollar consultas, formularios e informes sofisticados. Access tambin ofrece numerosas opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server.

Importar una hoja de clculo de Excel a Access

Muchos usuarios comienzan a explorar Access despus de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicacin para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve ms difcil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lgico. La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de clculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fcil importar una hoja de clculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de clculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos estn organizados. Si simplemente se importa una hoja de clculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolvern los problemas asociados a la organizacin y la actualizacin de los datos, sobre todo si la hoja de clculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de clculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener ms informacin sobre la organizacin de datos en las tablas, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos. Access ofrece el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a completar este proceso. Despus de importar los datos en una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas separadas, cada una con datos que no estn duplicados en ninguna otra. Adems, el asistente crea las relaciones necesarias entre las tablas. Volver al principio Volver al principio

Importar una hoja de clculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos
2. 3. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y despus en Base de datos en blanco. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos y Access crea una nueva tabla vaca, Tabla1. 4. Cierre Tabla1. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseo de Tabla1, haga clic en No.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Excel. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar. Use el cuadro de dilogo Abrir archivo para buscar el archivo. Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, asegrese de que est seleccionada la opcin Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importacin de hojas de clculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.

11.

Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrs para moverse entre las pginas. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

NOTA Access preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma operacin de importacin, haga clic en S y escriba los detalles. De este modo, podr reproducir fcilmente la operacin haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, la muestra en Todas las tablas en el panel de navegacin. Volver al principio

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Tras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas con el fin de identificar rpidamente los datos redundantes. El asistente proporciona una manera sencilla de organizar los datos en tablas independientes, de modo que se pueden guardar de la manera ms eficaz posible. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuacin, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicacin de bases de datos. 1. 2. Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se inicia el Asistente para analizar tablas. Las dos primeras pginas del asistente contienen un tutorial breve con botones en los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas pginas sino la casilla de verificacin Desea mostrar las pginas de introduccin?, actvela y, despus, haga dos veces clic en Atrs para ver la introduccin. Si no desea ver de nuevo esas pginas tras leer la introduccin, desactive la casilla de verificacin Desea mostrar las pginas de introduccin?. 3. 4. En la pgina Qu tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros?, seleccione la tabla que desee analizar y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Puede dejar que el asistente decida qu campos se incluyen en qu tablas, o bien, puede decidirlo usted mismo. Si sigue las instrucciones del asistente, podr cambiar el diseo de la tabla en la siguiente pgina del asistente.
NOTA Si deja que el asistente decida qu campos se incluyen en qu tablas, puede que sus decisiones no siempre sean las ms apropiadas para los datos, sobre todo si se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente sugiera una organizacin ms eficaz, por lo que es una buena idea probar al menos una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrs para organizar usted mismo todos los campos.

5.

Haga clic en Siguiente. En esta pgina debe especificar qu tablas contienen qu campos. Si dej que el asistente tomara las decisiones, debera ver varias tablas conectadas mediante lneas de relacin. En caso contrario, Access crea una sola tabla con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en esta pgina.

6. 7.

Puede arrastrar campos de una tabla hasta un rea en blanco de la pgina para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access pedir un nombre de tabla. Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar ms eficazmente en esa otra tabla. A la mayora de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. nico generado. Para obtener ms informacin sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente. Para deshacer un cambio, haga clic en el botn Deshacer. Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de ttulo, escriba el nuevo nombre y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

8.

9.

Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente. Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificar como posibles errores tipogrficos y presentar una pantalla en la que se puede confirmar lo que se va a hacer con ellos. Desplcese por la lista para buscar los que tengan valores en la columna Correccin y, a continuacin, haga clic en el elemento apropiado de la lista desplegable. Seleccione Dejar tal y como est para que el asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente. El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, se recomienda crear esa consulta. Si elige S, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A continuacin, asigna un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes. Haga clic en Finalizar. El asistente crea las nuevas tablas segn lo especificado y, a continuacin, las abre. Cirrelas cuando termine de comprobar los resultados. Volver al principio

Trabajar con datos de otros programas

Access 2010 incluye caractersticas que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas.

Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar Access para abrir un archivo en otro formato, como por ejemplo texto, dBASE o una hoja de clculo. Access crea automticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. 1. 2. 3. 4. 5. Abra Access. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista. Si no est seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*). Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en l para abrirlo. Siga las instrucciones del asistente. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar datos de otros orgenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access). 1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el formato en que estn almacenados los datos. Puede importar o vincular a datos desde los orgenes siguientes:

Excel Puede incorporar datos desde una hoja de clculo o un rango con nombre en un libro de Excel. Cada hoja de clculo o rango con nombre se debe importar o vincular por separado. Access Esto es muy til para separar el proceso de los datos, lo que crea una base de datos dividida. Es decir, puede usar una base de datos para contener todos los formularios, informes y macros, mientras que conserva los datos en otra base de datos. A continuacin, podr desarrollar mejoras sin interrumpir el trabajo de ninguna persona. Tambin puede combinar datos de muchas bases de datos de Access diferentes en una, lo que facilita el resumen de datos de varios departamentos o asociados de negocios. Base de datos ODBC Muchos programas admiten este formato, incluidos muchos productos de servidor de bases de datos. Esto le ayuda a crear bases de datos "centrales", en las que se combinan datos de sistemas diferentes. Archivo de texto Puede conectarse a un archivo de texto simple e incluso usar Access para cambiar el contenido de ese archivo. Esto puede ayudar a facilitar el consumo de datos de Access en una amplia gama de programas. Archivo XML Este formato tambin ofrece compatibilidad con diversos programas, incluidos algunos servidores web. Lista de SharePoint Hace los datos utilizables con un explorador web, la forma estndar de usar una lista de SharePoint. Servicios de datos Puede conectarse a servicios de datos web dentro de su empresa. Documento HTML Carpeta de Outlook Puede conectarse a carpetas de Outlook, para que la informacin de contacto se integre ms fcilmente con el resto de los datos. Archivo dBase dBase es un sistema popular de base de datos alternativo que es compatible con Access. Aparece el cuadro de dilogo Obtener datos externos.

2.

Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de dilogo. Access importar o vincular los datos a la base de datos. Para la mayora de los formatos, es preciso especificar la ubicacin de los datos y elegir cmo se desea almacenar los datos en la base de datos.

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Usar una base de datos de una versin anterior en varias versiones de Access
Si la base de datos o el proyecto de Access se cre en Access 2000 o posterior, se puede usar la base de datos o el proyecto en la versin de Access en la que se cre o en cualquier versin posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 y Access 2010. Pueden surgir situaciones en las que desee conservar los datos en una versin anterior de Access, pero puede que haya usuarios con una versin posterior de Access que quieran establecer vnculos a dichos datos y, adems, beneficiarse de algunas de las funciones de la versin posterior. La solucin es crear una nueva base de datos "front-end" en la versin posterior (que incluya formularios, informes, consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versin anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos en funcin de si la base de datos est incluida en un archivo o si est dividida en una aplicacin front-end/back-end.

Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access de una versin anterior estn incluidos en un archivo y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos front-end en una versin posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios con la versin anterior de Access podrn seguir usando la base de datos original. Los usuarios que tengan una versin posterior pueden usar la nueva base de datos front-end para vincular a los mismos datos. Puede crear varias versiones de front-end si necesita admitir varias versiones de Access.

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Paso 1: Hacer una copia de la base de datos existente y guardarla en un formato nuevo
Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos ms recientes: Access 2000, Access 20022003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia con el formato especificado. 1. 2. 3. 4. Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegrese de que ningn otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2010. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicacin del archivo que desee convertir y, a continuacin, haga doble clic en l para abrirlo.
NOTA Si se muestra el cuadro de dilogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.

5. 6. 7.

Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, cirrelo. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar base de datos como. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos.
NOTA A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicacin, su nombre debe ser distinto del de la base de datos original. En cualquier caso, suele ser mejor usar un nombre distinto, ya que permite diferenciar la base de datos front-end de la base de datos back-end. No obstante, si convierte al formato de Access 2007, la extensin del nombre de archivo cambia de .mdb a .accdb, para que pueda usar el mismo nombre de archivo.

8.

Haga clic en Guardar. Volver al principio

Paso 2: Dividir la copia de la base de datos y usar el archivo original como base de datos back-end
Divida la base de datos convertida mediante este procedimiento:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en Base de datos de Access. En el cuadro de dilogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos.
NOTA Puede hacer una copia de seguridad si lo desea, pero tambin basta con volver a crear la copia mediante la base de datos original.

Escriba un nombre para la base de datos back-end y haga clic en Dividir. Volver al principio

Paso 3: Conectar la nueva base de datos front-end a la original

1. 2. Elimine la base de datos back-end creada por la herramienta Divisor de base de datos . Tenga cuidado para no eliminar la base de datos original. Vincule la nueva base de datos front-end a las tablas en la base de datos original: en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Administrador de tablas vinculadas. Haga clic en Seleccionar todo y, a continuacin, active la casilla de verificacin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versin anterior y, a continuacin, haga doble clic en ella. Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrar un mensaje en el que se indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas. Ahora, puede mejorar la nueva base de datos front-end de modo que admita nuevas caractersticas para los usuarios que tengan versiones ms recientes de Access. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir usando la base de datos de la versin anterior. Volver al principio

3. 4.

Usar una aplicacin front-end/back-end en varias versiones de Access

Si la base de datos de Access ya es una aplicacin front-end/back-end, puede convertir el front-end al nuevo formato de archivo. No es preciso realizar cambios en la base de datos back-end. En el siguiente procedimiento, se muestra cmo se usa el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos frontend a cualquiera de los tres formatos ms recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato de la base de datos original y crea una copia en el formato especificado. 1. 2. 3. 4. Cierre la base de datos front-end. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegrese de que ningn otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2010. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicacin de la base de datos front-end y haga doble clic en ella para abrirla.
NOTA Si se muestra el cuadro de dilogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.

5. 6. 7. 8.

Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, cirrelo. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar base de datos como. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos. Haga clic en Guardar. Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para que admita nuevas caractersticas. Volver al principio