CUALIDADES DE UNA SECRETARIA Discrecin Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo

secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, adems de todo lo que pasa por tus manos. La discrecin tambin es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral. Puntualidad Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestacin de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino tambin a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea. Paciencia Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jams ha dado buenos resultados, slo sirve para descargar nuestros nervios sobre los dems. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carcter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos. Organizacin Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrn el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero tambin significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo. Lealtad La lealtad es otra de las caractersticas indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. Tambin abarca la dedicacin al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga xito en sus emprendimiento y trabajar para ello. Tacto Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona est satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no est firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situacin. Responsabilidad La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el telfono.

CONOCIMIENTO DE UNA SECRETARIA. Una secretaria de Gerencia, es ms que la secretaria normal o recepcionista telefnica: -Dganos que sistema operativo maneja bien, y adems es diestra en el manejo del paquete Office Xp o Vista? -Tiene conocimiento de Contabilidad?. (Para secretaria de gerencia debera ser una universitaria en administracin o similar) -Dganos sus logros como secretaria en XXXX firma donde desempea sus tareas anteriormente. (Con el fin de calificar a la mujer para el puesto, es decir si tuvo logros entonces es lucida para asumir nuevos retos, que ser telefonista o apuntadora) -Sabe idiomas, ingles, alemn e incluso portugus para tomar notas, interpretar citas con accionistas internacionales y atencin de capitales extranjeros. -Comparte la informacin claramente con sus compaeros y la vez entiende la importancia de filtrar datos de la empresa para resguardar informacin? -Sincronizar entrevistas y encuentros de negocios con gerentes pares y competitivos? -Organizar expedientes y certificaciones para que el gerente los firma a tiempo y forma?

Bueno esos datos bsicos, recuerda que varia la necesidad y requisitos que la empresa necesite.

DEBERES Y DERECHOS DE UNA SECRETARIA. DEBERES. Vigilar la elaboracin y expedicin de las convocatorias. - Verificar el contenido de las rdenes del da y los listados de los asuntos que se tratarn incluyendo los soportes documentales necesarios. - Remitir a cada integrante del comit la carpeta correspondiente en tiempo y forma. - Deber vigilar que los acuerdos del comit se asienten correctamente. - Levantar el acta de cada una de las sesiones. - Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia. - Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comit durante las sesiones.

DERECHOS DE UNA SECRETARIA Percibir la remuneracin que les corresponda. Disfrutar de los descansos y vacaciones procedentes. Obtener, en su caso, los permisos y licencias que establece este ordenamiento. No ser separado del servicio sino por causa justa. Percibir las recompensas que seala este reglamento. Obtener atencin mdica en la forma que fija este reglamento. Ser ascendido en los trminos que el escalafn determine. Percibir las indemnizaciones legales que les correspondan por riesgos profesionales. Renunciar al empleo. Y las dems que en su favor establezcan las leyes y reglamentos.

HABITOS HIJIENICOS Y HACEO PERSONAL DE UNA SECRETARIA. 1. Maquillarse adecuadamente. 2. No peinados extravagantes. 3. Vestirse con el vestuario adecuado. 4. Mantener su uas limpias 5. Hacerse diariamente una limpieza personal.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN DE LAS SECRETARIAS.

1. Ahorre tiempo y dinero. 2. Aumente la productividad. 3. Disminuya las tenciones y el estrs. 4. Crea un ambiente de trabajo agradable. 5. Permita una comunicacin ms efectiva. 6. Produce satisfaccin.

USO Y MANTENIMIENTO DE MAQUINA DE ESCRIBIR MANUAL Y ELECTRICA

Maquina de Escribir Manual

Maquina de Escribir Electrica.

RETROPROYECTOR

FOTO COPIADORA

CONTROMETRO

FAX

COMPUTADORA

CAMARA DIGITAL

EL ARTE DE HABLAR POR TELEFONO.

Contestar cortsmente al primer o segundo timbre.

Dejar la tarea que se est llevando a cabo y concentrarse en la llamada que se va a atender. Ha de procurarse mantener una escucha activa, transmitir que se est escuchando. La falta de atencin se nota y resulta molesta. Es importante mantener una postura fsica erguida ya que la voz se distorsiona y decae. Si estamos inclinados sobre la mesa o con la mejilla apoyada en la mano, es una actitud que se trasmite. La accin de descolgar el telfono, es abrir una puerta, inmediatamente esta persona imagina con quin habla, por eso, se debe estar relajado. La respiracin sosegada da impacto a las palabras y suaviza la tensin que existe. Sonrer por telfono es una de las mejores maneras de comunicar simpata, inters y amabilidad; adems, el tono de voz se hace ms natural y cordial. La sonrisa se percibe instantneamente y resulta agradable para el interlocutor. Al hablar, se tiene que procurar que el tono de voz sea natural, ms bien bajo (el telfono acenta el volumen), vocalizar, articular correctamente y hablar despacio. No hacer ruidos identificables como masticar, suspirar, rascarse Si se cae un papel, bolgrafo, etc., es mejor dejarlo y recogerlo ms tarde, porque en el intento se corre el riesgo de tirar el aparato y posteriormente, tener que dar explicaciones, pedir disculpas, Es fundamental no tapar con la mano el auricular. Las palabras que tratan de ocultarse, pueden ser odas y el efecto es desastroso y descorts, a parte de no causar una buena impresin. Si se estornuda o tose, tape el auricular y a continuacin, pida disculpas. Un buen ejercicio de entrenamiento es telefonear ante un espejo. Aunque parezca ridculo, ayuda a comprobar tic, gestos de impaciencia o aburrimiento. TELEFONOS ANTIGUOS

TELEFONOS ACTUALES.

COMO USAR EL TELEFONO CELULAR. En la actualidad los telfonos celulares son muy tiles. Algunos son sencillos y otros sofisticados con msica, internet y cmara.

Los celulares son usados tanto por adolescentes como por adultos, y ha llegado el punto en el que los nios pequeos tambin dicen que los necesitan. Si eres una persona que no est muy actualizada, puedes mejorar y aprender a usar un celular cuando lo necesites. Celulares Antiguos.

Celulares Modernos.