MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE.

MP-PP-DP-002

MINISTERIO DE AGRICULTURA SERVICIO AGRCOLA Y GANADERO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE

TABLA DE RESPONSABILIDADES
Nombre Guillermo Quinteros Cornejo Mara Paula Miranda C. Pamela Araya Flores Elaboracin Jos Herrera Rodriguez Julio Urzua Sotomayor Cargo Jefe(S) Subdepto. Defensa Pecuaria MV Of. SAG Antofagasta MV Subdepto Defensa Pecuaria MV Subdepto Defensa Pecuaria MV Subdepto Defensa Pecuaria Firma

Revisin

Patricia Miranda Cerda Hctor Escobar Candia

MV. Of. SAG Concepcin Jefe. Subdepto Tcnica Coordinacin

Marta Rojas Figueroa Encargada Regional Pecuaria RM Tcnica Germn Villagrn MV Subdepto Registro y Control

de Medicamentos y Alimentos de Uso Animal

MV Subdepto Industria Tecnologa Pecuaria y

Fernando Aguilar M.

ISO 9001:2000 No aplica

No aplica

No aplica

Regional

No aplica Pablo Willson A. Jefe de Divisin Jurdica

Jurdica

Aprobacin

No aplica

No aplica

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10- Diciembre-2007

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ndice
1. Objetivos ..........................................................................................................................5 2. Alcance.............................................................................................................................5 3. Definiciones y Abreviaturas ..............................................................................................5 3.1 Definiciones ................................................................................................................5 3.2 Abreviaturas................................................................................................................7 4. Marco legal, Referencias normativas y Documentos Relacionados .................................7 5. Responsabilidades ...........................................................................................................9 6. Procedimientos de Habilitacin de establecimientos para exportar a Chile .....................9 6.1 Generalidades.............................................................................................................9 6.2 Habilitacin de establecimientos para exportar a Chile, por inspeccin directa por parte de funcionarios SAG........................................................................................10 6.2.1 Solicitud de habilitacin ......................................................................................10 6.2.2 Emisin de respuesta oficial a la solicitud de habilitacin, por parte del SAG....10 6.2.3 Coordinacin del programa de inspeccin, en forma conjunta entre el SAG y el SVO del pas de origen del (los) establecimiento(s) .....................................10 6.2.4. Visita de inspeccin...........................................................................................12 6.2.5. Rendicin de gastos: .........................................................................................12 6.2.6. Emisin del informe final de habilitacin............................................................13 6.2.7 Emisin de Resolucin de habilitacin ...............................................................13 6.2.8. Comunicacin de plazo de vencimiento de la habilitacin.................................13 6.2.9. Presentacin de solicitud de re-habilitacin ......................................................13 6.2.10. Procedimiento de re-habilitacin .....................................................................13 6.3 Habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen ....14 6.3.1. Solicitud de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen ............................................................................................................14 6.3.2. Emisin de respuesta oficial a la solicitud .........................................................15 6.3.3. Evaluacin documental .....................................................................................15 6.3.4. Coordinacin del programa de visita .................................................................15 6.3.5. Visita de inspeccin para la aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen ............................................................................................................16 6.3.6. Emisin del informe final ...................................................................................16 6.3.7. Emisin de Resolucin de habilitacin ..............................................................16 6.3.8. Incorporacin.....................................................................................................16 6.3.9. Vigencia de habilitaciones .................................................................................17 6.3.10. Nmina de establecimientos habilitados .........................................................17 6.3.11. Exclusin de productos y suspensin de aprobacin otorgada .......................18 6.3.12. Auditorias ........................................................................................................18 7. Diagrama de Flujo. .........................................................................................................19 8. Indicadores de Desempeo............................................................................................21 9. Formularios.....................................................................................................................21
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 10. Anexos .........................................................................................................................23 Anexo N 1: Solicitud de Habilitacin ..............................................................................23 Anexo N 2: Carta respuesta a Solicitud .........................................................................24 Anexo N 3: Carta compromiso.......................................................................................25 Anexo N 4: Planilla de Evaluacin de Costos Misin de Habilitacin ............................26 Anexo N 5: Informe final de visita de habilitacin por inspeccin de establecimiento ...27 Anexo N 6: Informe final de visita de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin .......................................................................................................................28 11. Control de cambios.......................................................................................................29

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1. Objetivos
El propsito del presente manual es describir las actividades del proceso de habilitacin de los establecimientos pecuarios de produccin, reproduccin, faena, elaboracin, procesamiento de animales, productos de origen animal o insumos destinados a la alimentacin animal, para exportar sus animales, productos de origen animal o insumos destinados a la alimentacin animal, a Chile.

2. Alcance
Este documento aplica a las actividades ejercidas por funcionarios del Servicio Agrcola y Ganadero (SAG), que participan en cualquiera de las etapas del proceso de habilitacin de establecimientos para exportar a Chile.

3. Definiciones y Abreviaturas
3.1 Definiciones Autoridad sanitaria del pas de origen o autoridad sanitaria competente: Es el Servicio Veterinario Oficial (SVO) del pas donde se encuentra el establecimiento pecuario que desea exportar sus productos, el cual ha sido previamente evaluado favorablemente por Chile segn las directrices emanadas por la Organizacin Mundial de Sanidad Animal (OIE). Autorizacin por exclusin de la habilitacin: Corresponde al proceso de aprobacin de establecimientos elaboradores de productos industrializados de origen animal o insumos destinados a la alimentacin animal, en cualquiera de sus formas o presentaciones; que presenten sus monografas de proceso de produccin, las que son evaluadas y aprobadas posteriormente por el SAG cuando su anlisis determina que no representan riesgo sanitario para el pas. Cometido: Misin que debe cumplir un funcionario en el extranjero, ya sea asistiendo a reuniones en relacin a su cargo, asistiendo a capacitaciones, auditorias entre otras. Decreto de salida: Es el documento oficial que autoriza al funcionario comisionado salir al extranjero, manteniendo su cargo y dems beneficios remunerativos mientras dura la misin. Lo dicta el Ministerio de Agricultura. Establecimiento pecuario de origen: Entidad en que se produce, reproduce, faena, elabora y procesa animales, productos de origen animal o insumos destinados a la alimentacin animal. Exigencia sanitaria:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE Norma general o especfica que debe cumplir un animal, producto pecuario, subproducto o insumo de uso en alimentacin animal, para su internacin a Chile. Funcionario SAG: Profesional que se desempea en el Servicio Agrcola y Ganadero. Habilitacin para exportar a Chile: Proceso por el cual el SAG aprueba un establecimiento pecuario de produccin, reproduccin, faena, elaboracin, procesamiento de animales o productos de origen animal; para exportar animales, productos de origen animal o insumos destinados a la alimentacin animal a Chile, luego de haber realizado el anlisis de la informacin tcnica y cientfica y de la verificacin del cumplimiento de las exigencias sanitarias especficas relacionadas con la condicin sanitaria del pas, los animales y la inocuidad de los productos. Habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen: Corresponde a la modalidad del proceso de habilitacin, en que la etapa de verificacin del cumplimiento de las exigencias sanitarias especficas relacionadas con la condicin sanitaria de los animales y la inocuidad de los productos es realizada por los SVO del pas de origen, previa aprobacin de esta funcin de habilitacin por parte del SAG, una vez evaluado y aprobado el sistema de control, inspeccin y certificacin del pas de origen. Habilitacin por inspeccin de establecimientos del SAG: Corresponde a la modalidad del proceso de habilitacin, en que la etapa de verificacin del cumplimiento de las exigencias sanitarias especficas relacionadas con la condicin sanitaria de los animales y la inocuidad de los productos es realizada directamente por funcionarios del SAG en una visita de habilitacin en el lugar de origen, previa solicitud y coordinacin con las autoridades sanitarias del pas exportador. Importador: Persona natural o jurdica, consignatario o representante, que importe mercancas segn las regulaciones y procedimientos administrativos establecidos. Importacin - Internacin de productos pecuarios: Proceso por el cual se reciben productos pecuarios desde terceros pases, de acuerdo a las regulaciones vigentes establecidas por el Servicio Agrcola y Ganadero. Interesado: Autoridad sanitaria competente de un pas, exportador en el extranjero o importador nacional, que solicita la habilitacin de un establecimiento para exportar productos de origen pecuario a Chile. Mdico Veterinario Oficial (MVO): Profesional Mdico Veterinario del Servicio Agrcola y Ganadero.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE Misin de inspeccin: Actividad realizada por profesionales Mdicos Veterinarios Oficiales (MVO), idneos en la actividad a habilitar, en el pas de origen del producto o animales a exportar, con la finalidad de visitar a los establecimientos productores, para verificar el proceso productivo y el sistema de inspeccin y supervisin del servicio veterinario oficial. Lista(s) de establecimientos pecuarios aprobados por el SAG para exportar sus animales, productos o sub-productos a Chile: Nmina de establecimientos aprobados para exportar sus productos o animales a Chile publicada en la pgina Web del SAG Productos pecuarios: Derivados directos del proceso de produccin o faena de animales o aves (carne, cueros, leche, huevos entre otros). Servicio: Servicio Agrcola y Ganadero (SAG). Solicitud de habilitacin de establecimientos para exportar a Chile: Documento mediante el cual, la autoridad sanitaria del pas de origen, el exportador o el importador manifiesta al SAG el requerimiento de habilitacin de un establecimiento determinado. Resolucin de habilitacin: Documento del SAG, que aprueba al establecimiento para exportar productos de origen pecuario a Chile, o que indica la aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen.

3.2 Abreviaturas
DPP: Divisin Proteccin Pecuaria MVO: Mdico Veterinario Oficial OIE: Organizacin Mundial de Sanidad Animal SAG: Servicio Agrcola y Ganadero SDP: Subdepartamento de Defensa Pecuaria SVO: Servicio Veterinario Oficial

4. Marco legal, Referencias normativas y Documentos Relacionados

Ley Orgnica del SAG, N 18.755 de 1989 y Ley N 19.283 de 1994, modificatoria de la primera.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE Ley N 18.164 de 1982, Ministerio de Hacienda. Introduce modificaciones a la legislacin Aduanera, dispone la inspeccin y autorizacin previa del SAG para la internacin de mercaderas silvoagropecuarias al pas. Ley N 19.162 de 1992, modificada por la Ley N 19.797 de 2002 y sus reglamentos. Ley de Polica Sanitaria Animal, N 176 de 1924 y sus modificaciones. DFL 318 de 1925, que reglamenta la aplicacin de la Ley de Polica Sanitaria Animal. DFL R.R.A. N 16 de 1963 con las modificaciones introducidas por el DFL N 15 de 1968; la Ley N 17.286; el D.L. N 263; el DFL N 19- 2345 de 1979 y la Ley N 16.640. Decreto 307 de 1979 y su modificacin 79./2005 que establece los requisitos que deben cumplir los insumos para alimentacin animal que se fabrican, elaboran, distribuyen y expenden en el pas, lo que es extensivo para los de origen importado. Resolucin N 1143 de 1985, del SAG, que establece normas para el trnsito a travs del territorio nacional de animales, aves, productos, subproductos y despojos de origen animal, procedentes del extranjero y destinados a terceros pases. Resolucin N 1254 de 1991, del SAG, que fija exigencias sanitarias generales para la internacin de animales y aves. Resolucin N 3138 de 1999, del SAG, que establece requisito de habilitacin para establecimientos de produccin pecuaria que deseen exportar animales o sus productos a Chile. Resolucin N 1995 de 2000, del SAG, que modifica resolucin N 3138 de 1999. Resolucin N 1150 de 2000, del SAG, que modifica exigencias sanitarias para la importacin de animales y productos de origen animal, estableciendo condiciones para el reconocimiento de pases o zonas libres de enfermedades. Resolucin N 5277 de 2004, del SAG, que establece medidas para prevenir la introduccin de encefalopata espongiforme bovina. Resolucin N 3081 de 2006, del SAG, que exime de presentacin de monografas de procesos a productos con ingredientes de origen animal. Todas las resoluciones del SAG, que establecen las exigencias sanitarias especficas vigentes para internacin de animales domsticos, animales no domsticos, semen y embriones, productos y subproductos de origen animal, disponibles en www.sag.gob.cl

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5. Responsabilidades
Divisin Proteccin Pecuaria (DPP) Ser contraparte con los SVO de otros pases frente a requerimientos que demande el proceso de habilitacin. Establecer la normativa o regulaciones sanitarias que regulan el proceso de habilitacin.

Funcionario administrativo: Ejecutar las actividades administrativas relacionadas con el proceso de habilitacin, compra de pasajes, tramitacin del decreto de salida, reserva de vuelos. Mdico Veterinario Oficial: Preparar y analizar los antecedentes tcnicos y llevar a cabo las visitas de inspeccin de establecimientos o de evaluacin de sistemas; y elaborar el informe final de actividades y pronunciamiento respecto a la recomendacin de otorgar la autorizacin, dejar pendiente contra informe de la autoridad sanitaria competente o rechazar a los establecimientos inspeccionados, o los sistemas evaluados.

6. Procedimientos de Habilitacin de establecimientos para exportar a Chile

6.1 Generalidades El proceso de habilitacin se basa, en lo dispuesto en la Resolucin SAG N 3138 de 1999 y sus modificaciones, en cuanto a la verificacin y anlisis de la informacin tcnica y cientfica disponible, as como tambin, en el cumplimiento de las exigencias sanitarias especficas de internacin a Chile, de animales, productos de origen animal e insumos destinados a la alimentacin animal, en cuanto a la calidad sanitaria e inocuidad de sus procesos de elaboracin. La aprobacin del establecimiento pecuario para productos especficos de riesgo medio o alto, est basado en la revisin y anlisis de antecedentes tcnicos disponibles relativos a las exigencias sanitarias, y adems, resulta como consecuencia de una inspeccin fsica del establecimiento para la verificacin de stos, la cual es efectuada por funcionarios del SAG o por la autoridad sanitaria competente o SVO del pas de origen. El tipo de inspeccin de habilitacin que se desarrollar en los establecimientos de origen, depender de los acuerdos comerciales y protocolos sanitarios vigentes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.2 Habilitacin de establecimientos para exportar a Chile, por inspeccin directa por parte de funcionarios SAG 6.2.1 Solicitud de habilitacin El interesado debe enviar la solicitud de habilitacin, por escrito en forma oficial mediante carta, dirigida al Jefe de la Divisin de Proteccin Pecuaria (DPP) del SAG, con la totalidad de los datos del formato especfico (Anexo N 1), disponible en la pgina Web del SAG (www.sag.gob.cl). La DPP slo cursar las solicitudes completas, provenientes de pases que dispongan de una evaluacin favorable de sus SVO y reconocimiento de la situacin sanitaria animal atingente, ante la OIE, o ante el SAG en los casos en que la evaluacin de riesgo as lo ha determinado. 6.2.2 Emisin de respuesta oficial a la solicitud de habilitacin, por parte del SAG La DPP emitir una respuesta oficial, en un plazo no mayor a 15 das hbiles a partir de la fecha de recepcin de la solicitud y los antecedentes complementarios, mediante el envo de un fax dirigido al interesado y/o al SVO del pas de origen. Lo anterior, en el caso en que se requiera de la complementacin o confirmacin de antecedentes tcnicos por parte del SVO respectivo. (Anexo 2) 6.2.3 Coordinacin del programa de inspeccin, en forma conjunta entre el SAG y el SVO del pas de origen del (los) establecimiento(s) El funcionario del SAG encargado de las habilitaciones coordinar con el SVO respectivo la visita de habilitacin slo si el establecimiento cuenta con la autorizacin de la autoridad sanitaria competente del pas de origen para exportar, de acuerdo a la calendarizacin disponible por el Servicio. La coordinacin debe cumplir con las siguientes etapas: Definicin de la agenda: La agenda se fijar en coordinacin con el SVO del pas de origen. Esta debe contemplar en el programa diario los siguientes puntos: reuniones y charlas de carcter tcnico, entrevistas, visitas a los establecimientos, traslados, tiempos de traslado, horario de actividades, alojamientos entre otros.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE Seleccin del funcionario: El jefe del SDP le propondr al jefe de la DPP el nombre de los MVO que conformarn la misin, los cuales los seleccionar a partir de una lista confeccionada en el SDP con apoyo en las unidades tcnicas de la DPP. Previo a lo anterior se habr solicitado a las Direcciones Regionales un listado de MVO a fin de clasificar a estos en base a sus conocimientos, capacitacin y perfeccionamiento en determinados aspectos sanitarios, productivos del rubro pecuario y capacitacin en auditorias. El Jefe de la DPP solicita, mediante fax oficial a la Direccin Regional correspondiente la autorizacin para que el MVO nominado forme parte de la misin. Adems, deber indicar la fecha y lugar de la misin. Junto a lo anterior, se le enviar al MVO seleccionado el objetivo de la misin, los establecimientos a visitar y el propsito de cada uno de ellos. El MVO deber presentarse en la DPP uno o dos das antes de la misin para completar los trmites necesarios que demanda esta actividad. Depsito de costos de la visita: Una vez acordado el programa de inspeccin entre el SVO y el SAG, el interesado debe enviar una carta donde asume la cancelacin del total de los costos que demande la visita, (Anexo N 3). Posteriormente, a lo menos con 15 das de antelacin a la fecha de inicio de la visita, el interesado debe depositar el equivalente a los costos de sta en la cuenta bancaria del SAG, y enviar la copia del comprobante de depsito por correo electrnico a la DPP, informacin que ser comunicada en la carta de respuesta de solicitud de habilitacin y detallados en el documento Planilla de Evaluacin de Costos Misin de Habilitacin que se enva conjuntamente. (Anexo N 4) Adicionalmente el SVO deber informar al SAG un nmero de cuenta bancaria para el depsito de eventuales devoluciones de excedentes de la misin. Formulacin de decretos: Una vez autorizada la salida de los profesionales de regiones, acordada la agenda y recibida la carta de compromiso, en donde la parte interesada asume los costos de la visita, el Jefe de la DPP solicitar la tramitacin de los decretos de salida al extranjero de los MVO. Con los decretos aprobados el funcionario administrativo comprar los pasajes y solicitar el anticipo de vitico, ambos con cargo a los depsitos efectuados previamente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.2.4. Visita de inspeccin Los MVO debern respetar el programa acordado. No obstante, en caso de ser pertinente, ste puede ser modificado dado los requerimientos y las eventualidades. Las etapas mnimas a seguir en una visita de habilitacin son las que siguen: a) Reunin inicial: Se llevar a cabo con profesionales del SVO del pas en cuestin. En dicha reunin se presentar a los MVO de la misin, el objetivo de la visita y se harn, de ser necesarios, ajustes a la agenda. b) Visita de inspeccin: Los MVO realizan la inspeccin general de las condiciones del establecimiento y en forma especifica las reas o lugares que tengan relacin directa con la habilitacin del mismo y el producto. Se basa en el seguimiento de las pautas establecidas en una lista de chequeo, la cual ser definida segn el tipo de producto o establecimiento que se desea habilitar. Lo anterior, con la finalidad de considerar en forma estandarizada diversos aspectos relevantes al momento de decidir si se habilita o no, adems de dejar registro de cada una de las visitas y poder confeccionar el informe de habilitacin respectivo que deber incorporar esta lista de chequeo. c) Visita a oficina local del SVO: Corresponde a la visita de inspeccin a la oficina que tiene a cargo el control, inspeccin y certificacin de las condiciones especficas y generales del producto. d) Reunin final: Los MVO comunicarn a la autoridad sanitaria competente, las observaciones preliminares producto del ejercicio de la misin, las que posteriormente sern comunicadas oficialmente en el Informe final. 6.2.5. Rendicin de gastos: El funcionario administrativo deber realizar la rendicin de viticos y pasajes, en un plazo no superior a los 10 das de haber llegado al pas los MVO de la misin. En el caso de existir excedentes en los recursos depositados en la cuenta del SAG, stos se devolvern al interesado. Si se produjese dficit, se le solicitar al interesado, el depsito de la cantidad faltante.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.2.6. Emisin del informe final de habilitacin El SAG dispondr de un plazo de 15 das hbiles, luego del retorno al pas de los MVO que realizaron la visita, para la emisin del informe de habilitacin. El contenido del informe debe estar de acuerdo con el Anexo N 5. 6.2.7 Emisin de Resolucin de habilitacin Si el informe as lo recomienda, el funcionario administrativo, elaborar la Resolucin, de habilitacin, que ser firmada por el Jefe de la DPP, de manera que sea comunicada oficialmente al SVO del pas solicitante, en un plazo no superior a 15 das hbiles desde la presentacin del informe. El establecimiento habilitado ser incorporado a la nmina de establecimientos habilitados pecuarios que fueron aprobados por el SAG, este listado se publica y actualiza en la pgina Web del SAG: www.sag.gob.cl. La condicin de establecimiento habilitado se puede revocar si cambian las condiciones que le entregaron tal calidad. 6.2.8. Comunicacin de plazo de vencimiento de la habilitacin La vigencia de las habilitaciones ser de dos aos, cumplido este plazo el interesado deber solicitar al SAG la rehabilitacin del establecimiento, para lo cual se deber coordinar la realizacin de una nueva visita de inspeccin o delegar esta funcin al SVO, segn corresponda. 6.2.9. Presentacin de solicitud de re-habilitacin El interesado deber presentar una solicitud de re-habilitacin 3 meses antes del vencimiento de la habilitacin, para poder coordinar y realizar la visita de re-habilitacin en dicho establecimiento en ese periodo de tiempo. En el caso que el periodo de habilitacin de un establecimiento est vencido, el SAG debe comunicar mediante medios oficiales al SVO, para que se tome conocimiento de la situacin y se adopten las medidas respectivas, indicando que l o los productos de ese establecimiento no estn autorizados para el ingreso a Chile, hasta que se regularice su situacin. 6.2.10. Procedimiento de re-habilitacin Se seguir segn lo descrito en el punto 6.2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.3 Habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen La habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen, se lleva a cabo cuando el pas de procedencia del producto, a travs de su SVO solicita la evaluacin y el estudio por parte del SAG de los antecedentes pertinentes a un rubro particular. El SAG hace posible aprobar la funcin de habilitacin cuando se trata de un SVO que ha sido evaluado previamente en forma positiva y se ha concluido el proceso de evaluacin documental del sistema y la visita de inspeccin en el pas de origen, con la correspondiente emisin de la Resolucin que indica tal condicin por parte de la Direccin Nacional SAG, de acuerdo a la Resolucin 3138 de 1999, reservndose el SAG el derecho de auditar tales habilitaciones cuando as lo requiera. La aprobacin de la habilitacin al SVO de origen se debe realizar siguiendo los siguientes pasos: Solicitud de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen Emisin de respuesta oficial a la solicitud Evaluacin documental Coordinacin del programa de visita Visita de inspeccin para la aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen Emisin del informe final Emisin de Resolucin habilitacin Incorporacin Vigencia de habilitaciones Auditorias Nmina de establecimientos habilitados Exclusin de productos y suspensin de aprobacin otorgada 6.3.1. Solicitud de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen El SVO del pas de origen deber solicitar el reconocimiento para la inspeccin de habilitacin de acuerdo al punto 5 c) de la Resolucin N 3.138/99 Las habilitaciones de este tipo podrn ser aprobadas a pases, cuyos Servicios Veterinarios son miembros de la OIE, posean una situacin sanitaria compatible con el tipo de productos que se intenta exportar y cumplan con las exigencias sanitarias vigentes en Chile. El SVO debe enviar en forma oficial, una solicitud de Habilitacin para aprobacin de sistema de inspeccin mediante fax, dirigida al Jefe de la DPP, en el formato de solicitud de habilitacin (Anexo N 1), que est disponible en la pgina Web del SAG (www.sag.gob.cl). El SVO debe enviar los antecedentes suficientes para esta habilitacin; una vez analizados stos, se programar la visita para auditar el sistema de inspeccin.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.3.2. Emisin de respuesta oficial a la solicitud La respuesta que emite la DPP, comunica al SVO que se ha recibido la solicitud y se solicita los documentos necesarios para realizar un anlisis tcnico del sistema y la posterior visita de inspeccin en el pas de origen. El proceso de reconocimiento requiere del estudio, por parte del SAG, de los antecedentes pertinentes al rubro para el cual se est solicitando la habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin. Dichos antecedentes debern hacer mencin de las acciones realizadas por el SVO para el control, inspeccin, verificacin y certificacin, entre otros, de animales y productos de origen animal. 6.3.3. Evaluacin documental El pas interesado deber enviar a la DPP, en un plazo de 30 das hbiles luego de haber recibido la respuesta, los documentos para efectuar la evaluacin de los mecanismos de inspeccin, relacionados con el rubro en cuestin, como por ejemplo: situacin sanitaria de la enfermedades, programas de vigilancia y monitoreo de enfermedades, enfermedades de denuncia obligatoria, planes de mejoramiento del rubro, descripcin del nivel de cooperacin entre autoridades competentes y la empresa privada, legislacin vigente, trazabilidad y la verificaciones por parte del SVO, acreditacin de mdicos veterinarios y laboratorios, funciones y facultades de los MV acreditados, certificaciones oficiales, entre otros. Con la documentacin, se procede a ejecutar reuniones tcnicas de discusin, anlisis y planteamientos de accin del pas que solicita la habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin. Luego, se emite un informe de evaluacin documental respecto a estos antecedentes, el que debe ser enviado al pas de origen. En ste se consigna un resumen de los documentos, observaciones y se solicita informacin adicional si se considera necesario. sta informacin adicional debe ser enviada por el SVO en un plazo no mayor a 10 das hbiles desde que se solicit. Enviado el informe de evaluacin documental, se proceder a solicitar una propuesta de un programa de visita al pas interesado. 6.3.4. Coordinacin del programa de visita El programa de visita comprende la definicin de la agenda, la seleccin del o los funcionarios y la formulacin de decretos, que proceden de igual forma que lo descrito en el punto 6.2.3 de la habilitacin directa. En la planificacin de esta actividad, el funcionario administrativo tendr responsabilidades en cuanto al envo de faxes, autorizaciones, decretos, confirmacin de vuelos, entre otros.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.3.5. Visita de inspeccin para la aprobacin de sistema de inspeccin del pas de origen Realizados los pasos anteriormente sealados y siguiendo la agenda final que se ha generado desde ambas partes, se procede a la visita de inspeccin del SAG. El programa debe considerar reuniones con el SVO del pas, visitas a oficinas de dichos servicios y la revisin de certificados y documentos auditables, laboratorios de diagnstico, adems de reuniones con representantes de empresas privadas, visitas a predios o planteles de produccin entre otros. Se debe seguir una lista de chequeo definida por el rubro especfico. La secuencia de actividades en la habilitacin por aprobacin del sistema de inspeccin del pas de origen es similar a la habilitacin directa, descrita en el punto 6.2., contemplando una reunin inicial, la visita de habilitacin propiamente tal y una reunin final. El fundamento de la aprobacin de habilitacin al SVO, consiste en corroborar lo informado en la documentacin que fue enviada para ser analizada y cotejarla directamente en el pas de origen, con el proceso de certificacin, registros de supervisin que efecta el SVO a un rubro determinado, adems de realizar una inspeccin, revisin y anlisis de registros auditables en los establecimientos, en cuanto a certificados sanitarios, alimenticios, de laboratorio, segn corresponda. 6.3.6. Emisin del informe final Concluida la visita inspeccin, el o los funcionarios del SAG dispondrn de un plazo de 15 das hbiles para la emisin del informe final, el que debe seguir el formato detallado en el Anexo N 6. Si el informe as lo recomienda, se solicitar la emisin de la Resolucin correspondiente a la Direccin Nacional del SAG, situacin que ser comunicada a la autoridad sanitaria del pas de origen. 6.3.7. Emisin de Resolucin de habilitacin La propuesta de Resolucin de aprobacin de Habilitacin al SVO debe ser enviada por el jefe de la DPP, para visto bueno de la Divisin de Jurdica del Servicio y en un plazo que no supere los 15 das hbiles, desde que se present el informe. Una vez visada por la Divisin Jurdica, el jefe de la DPP enva la Resolucin a la Direccin Nacional del Servicio, para la firma del Director Nacional. Posteriormente, el jefe de la DPP comunica esta decisin en forma oficial al SVO correspondiente. Tambin se comunica por medios oficiales, los rechazos al proceso y aquellas comisiones de habilitacin aprobadas al SVO con observaciones. En este ltimo caso se estipula un plazo para que dichas observaciones sean resueltas. 6.3.8. Incorporacin Los SVO en los que se ha aprobado la funcin de habilitacin debern informar la incorporacin de establecimientos pecuarios, que han sido inspeccionados y autorizados

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE para exportar a Chile, segn los procedimientos establecidos en los acuerdos sanitarios suscritos. 6.3.9. Vigencia de habilitaciones La vigencia de la habilitacin efectuada por un SVO a un establecimiento ser por un tiempo definido (2 aos), siempre que el establecimiento mantenga las condiciones con que fue habilitado. La aparicin de una enfermedad de riesgo (lista de enfermedades de denuncia obligatoria de la OIE) o cambio en la condicin sanitaria en el pas o zona de origen, implicar la suspensin para exportar a dicho establecimiento y por ende de todos los establecimientos habilitados que exporten productos de riesgo ubicados en dicha rea. Ante las situaciones anteriormente descritas o cumplido el plazo de vigencia de la habilitacin, la autoridad sanitaria del pas de origen a la cual se aprob la funcin de habilitacin, deber informar al SAG las condiciones en que se encuentra el pas y el establecimiento; si stas se mantienen idnticas a las que les permitieron optar a esta habilitacin, se evaluar la re-habilitacin, labor que ser efectuada por el SVO correspondiente. La extensin del periodo de vigencia de las habilitaciones se har por Resolucin y estar basada en los antecedentes que aporte el pas de origen sobre la mantencin de las condiciones que le otorgaron la habilitacin. 6.3.10. Nmina de establecimientos habilitados El SVO autorizado debe enviar un listado de los establecimientos que califican para exportar a Chile, acompaado de fichas en que se establezcan las principales caractersticas del establecimiento y del producto a exportar, tales como: Nombre del establecimiento N oficial Tipo de producto Ubicacin Direccin Fono, fax, correo electrnico Responsable del establecimiento Entidad sanitaria oficial certificadora Se elaborarn Resoluciones que habiliten en forma oficial dichos establecimientos. De esta forma, los establecimientos que sean habilitados por los SVO, sern incluidos en la nmina de establecimientos publicada en la pgina Web del SAG, y que se mantendr actualizada permanentemente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE 6.3.11. Exclusin de productos y suspensin de aprobacin otorgada Los cambios de situacin sanitaria, como son la aparicin de una enfermedad prioritaria en un pas o zona, implicar la suspensin de todos los establecimientos habilitados para productos de ese lugar. Adems, problemas de certificacin implicarn incluso suspensin de la aprobacin otorgada al SVO. La deteccin de problemas en el sistema, que incidan directamente en los productos, en un determinado establecimiento o en la certificacin sanitaria de exportacin, implicar la suspensin de la aprobacin otorgada y la exclusin del listado de establecimientos habilitados a exportar. 6.3.12. Auditorias Este proceso contempla la realizacin de auditorias posteriores, segn los procedimientos establecidos por parte del SAG, a los SVO a los cuales se aprob la funcin de habilitar, no excluyendo la auditoria a un nmero representativo de establecimientos que exportan a Chile y que han sido habilitados de esta forma. Las auditorias del sistema de los SVO, sern programadas por la DPP y se realizarn como mnimo cada 2 aos, pudiendo ser menor este tiempo en casos que el SAG as lo determine. Estas auditorias se debern organizar de igual forma que las visita de inspeccin descrita desde el punto 6.3. y, adems, en la evaluacin documental se solicitar la presentacin de los antecedentes que certifiquen las acciones realizadas durante el periodo, sobre los establecimientos que ellos habilitaron para la exportacin de sus productos al pas.

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7. Diagrama de Flujo.
Habilitacin por inspeccin
SAG
Emisin respuesta oficial SAG

SVO
Solicitud de habilitacin

Inicio

Coordinacin del programa de inspeccin

Fin

Visita de inspeccin

Informa rechazo No

Rendicin de gastos

Recomienda habilitar?

Emisin de informe final Emisin de Resolucin Si

Pendiente

Fin Solicita resolver no conformidades

Solicitud de rehabilitacin

Inicio

Recomienda habilitar?

Evaluacin resolucin de no conformidades

Si

Envo resolucin no conformidades

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Habilitacin por aprobacin de sistema

SAG
Emisin respuesta oficial SAG

Interesado (SVO/Importador/Exportador)
Solicitud de habilitacin

Inicio

Evaluacin documental

Coordinacin del programa de inspeccin Informa evaluacin pendiente Visita de inspeccin No

Recomienda aprobacin?

Emisin de informe final Emisin de Resolucin Si Fin

Incorporacin

Auditora Inicio

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8. Indicadores de Desempeo.
Porcentaje de resolucin de solicitudes oficiales de habilitacin de establecimientos pecuarios en el extranjero. Frmula de clculo: (N de solicitudes oficiales de habilitacin de establecimientos pecuarios en el extranjero resueltas / N de solicitudes de habilitacin de establecimientos pecuarios recibidas en el perodo) * 100 Tiempo promedio de resolucin de solicitudes oficiales de habilitacin de establecimientos pecuarios en el extranjero. Frmula de clculo: (Sumatoria de das trascurridos entre fecha de presentacin de solicitud oficial y fecha de resolucin de las solicitudes resueltas/ N de solicitudes de habilitacin de establecimientos resueltas)

9. Formularios
Cdigo Formulario Nombre Formulario Forma y Lugar de Forma y Lugar de Tiempo de Archivo del Archivo del Retencin Formulario Registro del Registro Electrnicon en Papel: Carpeta 2 aos carpeta habilitaciones Habilitaciones secretara disco G Pecuaria subdepartamento Defensa Pecuaria Electrnico en Papel: Carpeta 2 aos carpeta habilitaciones Habilitaciones secretara disco G Pecuaria subdepartamento Defensa Pecuaria Electrnico en Papel: Carpeta 2 aos carpeta habilitaciones Habilitaciones secretara disco G Pecuaria subdepartamento Defensa Pecuaria Electrnico en Electrnico: en 2 aos carpeta carpeta Habilitaciones Habilitaciones disco G Pecuaria disco G Pecuaria Electrnico en Papel: Carpeta 2 aos Responsable almacenamiento Registro Jefe subdepartamento Defensa Pecuaria de del

Solicitud habilitacin

de

del de

Carta respuesta a solicitud

Jefe subdepartamento Defensa Pecuaria

del de

Carta compromiso

Jefe subdepartamento Defensa Pecuaria

del de

Planilla evaluacin costos habilitacin Informe final

de de de de

Jefe subdepartamento Defensa Pecuaria Jefe

del de

del

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visita de carpeta habilitacin por Habilitaciones inspeccin de disco G Pecuaria establecimiento habilitaciones secretara subdepartamento Defensa Pecuaria subdepartamento Defensa Pecuaria de

Informe final de visita de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin

Electrnico: en carpeta Habilitaciones disco G Pecuaria Electrnico en Papel: Carpeta 2 aos carpeta habilitaciones Habilitaciones secretara disco G Pecuaria subdepartamento Defensa Pecuaria Electrnico: en carpeta Habilitaciones disco G Pecuaria

Jefe subdepartamento Defensa Pecuaria

del de

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10. Anexos
Anexo N 1: Solicitud de Habilitacin

Formato aplicable para solicitud de habilitacin por inspeccin de establecimiento o aprobacin de sistema de inspeccin. Sr. Jefe de Divisin Proteccin Pecuaria Servicio Agrcola y Ganadero

Contenido: Indicar si corresponde a una solicitud de habilitacin de establecimiento o bien de sistema de inspeccin. Detallar todos los antecedentes que correspondan la solicitud realizada, como pas de procedencia identificacin de los establecimientos que se desea habilitar, especie animal, productos y especie de origen, tipo de insumo, entre otros o el sistema de inspeccin segn corresponda.

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Anexo N 2: Carta respuesta a Solicitud Carta tipo: contenido bsico Sr. Xxxxxxxx

En respuesta a su solicitud de habilitacin del establecimiento xxxxxxxxxxxxxxxxx (o visita de evaluacin de sistema de inspeccin de xxxxxxxxx), ubicado en xxxxxxxxxxxxxxxx, de fecha xxxxxxxxxxxxxx, informo a Ud. que han sido nominados los siguientes MVO para realizar la visita: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, siendo la fecha tentativa para su realizacin entre el xxxxxxxxx y el xxxxxxxx Junto a lo anterior, es necesario para concretar la visita, que a lo menos con 15 das previos a la fecha de inicio de la misma se encuentre efectuado el deposito bancario en la cuenta del Servicio Agrcola y Ganadero N xxxxxxxxxxx, Banco xxxxxxxxxxx, correspondiente al monto sealado en la planilla de evaluacin de costos (Anexo N 4) que se adjunta. Adems de enviada la copia de dicho depsito al fax N xxxxx o correo electrnico xxxxx. Sealo a usted, que en este anlisis de gastos no se consideran los traslados internos en el pas donde se ejecutar la visita, para lo cual, se solicita el apoyo de coordinacin por parte del SVO. Adicionalmente se requiere nos indique un nmero de cuenta bancaria a nombre del SVO, en donde puedan depositarse eventuales excedentes derivados del ejercicio de la misin.

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Anexo N 3: Carta compromiso Carta tipo: contenido bsico

Sr. Jefe de Divisin Proteccin Pecuaria Servicio Agrcola y Ganadero

Comunico a usted que ____________________ (indicar interesado), asume el costo total que demandar la visita de inspeccin para habilitacin de establecimiento o aprobacin de sistema (segn corresponda), correspondientes a pasajes, tasas de embarque, vitico de funcionarios, traslados, tem para imprevistos y otros gastos asociados a la ejecucin de la misin.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HABILITACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE PRODUCCIN PECUARIA QUE DESEAN EXPORTAR A CHILE Anexo N 4: Planilla de Evaluacin de Costos Misin de Habilitacin

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Anexo N 5: Informe final de visita de habilitacin por inspeccin de establecimiento Contenido mnimo Introduccin: resumen breve de los principales contenidos del informe Objetivos de la visita: los definidos previamente. Establecimentos visitados: listado de cada uno de los establecimientos visitados Documentos de referencia: Normativa vigente referente a importaciones pecuarias, etc. Acciones realizadas: Resumen general de las actividades, en directa relacin con los objetivos y el cronograma. Cronograma: agenda realizada. Desarrollo de las actividades; Se debe incluir como mnimo las siguientes actividades: reunin inicial con el SVO y las empresas interesadas, detalle de las visitas a los establecimientos (antecedentes generales, breve descripcin, lista de evaluacin o de chequeo, conclusin, recomendacin y dictamen final de la habilitacin), reunin final. La visita debe contemplar en la mayora de los casos una revisin de registros auditables. Observaciones generales: Informacin relevante del pas-zona, como es el caso de su condicin sanitaria en relacin a diversas enfermedades de importancia para la internacin de productos desde ese pas; descripcin sobre supervisin del establecimiento por parte de la autoridad competente. Conclusiones: Informar el resultado de la visita, Cuadro resumen: Listado de los establecimientos que han sido autorizados o rechazados en la visita. Anexos Informacin documental, audiovisual u otra, que respalda o complementa la informacin detallada en el informe

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Anexo N 6: Informe final de visita de habilitacin por aprobacin de sistema de inspeccin Contenido mnimo Introduccin: Resumen de los principales contenidos del informe que incluya Informacin sanitaria relevante del pas-zona, del sistema de inspeccin/produccin evaluado, supervisin oficial por la autoridad sanitaria de origen, respaldos y proceso de certificacin entre otros. Objetivos de la visita: Los definidos previamente. Documentos de referencia: Normativa atingente Cronograma de actividades: Agenda Desarrollo de actividades: Detalle de las actividades diarias realizadas correspondientes a reunin inicial con el SVO (presentaciones, entrega de informacin sanitaria, aclaraciones de informacin, estructura administrativa y operacional, entre otros) entrevistas, descripcin y verificacin de procesos (certificacin, supervisin y auditorias oficiales, acreditacin mdico veterinaria si aplica, entre otros), revisin de registros atingentes, visitas a establecimientos (inspeccin y verificacin del cumplimiento de las exigencias sanitarias, aplicacin de lista de chequeo), laboratorios diagnsticos, visitas a oficinas oficiales y otras actividades atingentes al objetivo de la misin. Indicar adems material entregado resumiendo la informacin contenida. Conclusiones: Informar las conclusiones referidas a cada uno de los puntos evaluados, segn los resultados de la visita de inspeccin. Recomendacin: Indicar con base en los resultados de la misin la autorizacin o rechazo a la aprobacin del sistema. Indicar requerimientos adicionales si fuese pertinente. Anexos: Informacin documental, audiovisual u otra, que respalda o complementa la informacin detallada en el informe

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11. Control de cambios

Captulo

Breve descripcin del cambio con respecto a ultima versin

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