ANLISISDELACOMPLEJIDADDELOSPROCESOSADMINISTRATIVOSENSTSBOLIVIALTDA.Y SUSEFECTOSENELREADEPROYECTOS INTRODUCCIN STS Bolivia Ltda. es una empresa a nivel nacional constituida para brindar servicios de telecomunicaciones.

Tiene como objetivo principal satisfacer la demanda de los operadores y fabricantes en cuanto a lo que es la instalacin y puesta en servicio de diferentes tecnologas. Como se puede observar en el diagrama 1, toda la empresa est concentrada en una sola gerenciageneraldelacualdependentodoslosdepartamentos.

Diagrama1:OrganigramageneralSTSBolivia

Este anlisis pretende demostrar que la organizacin ha generado demasiados procesos que afectaneldesarrolloefectivodelasactividadesenelreadeproyectos. OBJETIVOS Describirlosprocedimientosentreelreaadministrativayelreadeproyectos. Explicarlosproblemaslogsticosgeneradosporlacentralizacindelaadministracin. Plantear soluciones viables para evitar los cuellos de botella que afectan al rea de proyectos.

MduloI:DesarrolloyDireccindelasOrganizaciones MsterenDireccindeEmpresasdeTelecomunicaciones Elaboradopor:CarmenGuachalla

DESCRIPCINDELPROBLEMA La empresa como tal ha desarrollado su estructura dentro de dos modelos de organizacin: Organizacin de procesos y Modelo Sociotcnico, esto ha creado un conflicto interno en varias reas ya que como es de esperarse el cuello de botella radica entre el rea operativa y elreaadministrativa. Los procedimientos de control se han tornado tediosos y el personal tcnico ha empezado a demostrar su disconformidad al respecto ya que se empleado casi un 10% del tiempo en la justificacindetodaslasactividades. ALCANCEDELTRABAJO El rea de proyectos representa la parte ms dinmica de la empresa ya que responde a las necesidades de diferentes clientes con visiones muy distintas, en el caso particular del proyecto Nokia Siemens, este responde a la tercerizacin de servicios, es decir STS presta serviciosdeinstalacinaNokiaSiemensparabrindarelserviciofinalaloperadorNuevatel. De acuerdo a lo mencionado el rea de instalaciones esta dentro del Modelo Sociotcnico, mientasqueelreaadministrativasigueelmodelodeOrganizacindeprocesos. El anlisis se enfocar en la complejidad de los procesos internos en el rea de proyectos, especficamenteenelproyectodeinstalacionesNokiaSiemens. La necesidad de un cambio urgente radica en el hecho de que dada la dinmica del cliente se debencumplircronogramasdetrabajosemanales,conrecursosasignadoslimitadosypersonal tcnico y todos estos factores deben estar sincronizados para lograr una simbiosis de partes quepuedangenerarutilidadesaceptablesparalaempresa. RECOLECCINDEINFORMACIN Descripcindelreaadministrativa El rea administrativa de STS est comprendida por los departamentos de Servicios Generales (Transporte, Logstica y Almacenes) y Contabilidad. En el primer trimestre del ao se implementaron polticas de control ms estrictas en el control de procesos: se implementaron lossiguientesformularios: Contabilidad FSGR17AFormulariodereembolsodegastosrespaldadosconfacturas. FSGR17BFormulariodereembolsodegastosrespaldadosconrecibos. FSGR17CGastosdetelefona. Transportes FTRA08AFormulariodetransportesrespaldadoconfacturas. FTRA08AFormulariodetransportesrespaldadoconrecibos. Combustibleaestaciones. Logstica FLOG02 Compras (Se requieren tres cotizaciones para la adquisicin de cualquier bienoservicio).
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Todaslasreas(mantenimientosyproyectos)siguenestosprocedimientos. Cada formulario requiere la firma autorizada del responsable del mantenimiento o del proyecto, pasa a gerencia de operaciones para la firma del gerente tcnico, ingresa a contabilidadyfinalmenteserealizalarendicinoreembolso. Como se observa en el diagrama 2, existe una retroalimentacin en las solicitudes pero el procesosetornalentoenelretorno.

Diagrama2:Procedimientosadministrativos

Descripcindelreadeproyectos(proyectoNokiaSiemens) El rea de instalaciones funciona casi independiente del conglomerado de STS, tiene sus propiosrecursos(asignacindecajachica,vehculo alquilado)ypersonaltcnicoasignado.Las funcionesdelpersonalestnclaramenteestablecidas. ANLISISDELAINFORMACIN Descripcinespecificadelproblema La primera impresin de la organizacin de la empresa podra indicar que la misma funciona dinmicamente. Sin embargo, por las polticas de la empresa todos los procesos y autorizacionesfinalesqueseconcentranenelreadeoperacionesqueestcompuestaporla gerencia de operaciones, lo cual crea un cuello de botella que afecta significativamente el cumplimiento de cronogramas ya que todos los procesos requieren las firmas autorizadas hastallegaralagerenciaadministrativa.
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Acontinuacinseejemplificaelprocedimientoconuncasoreal: ElclientesolicitalainstalacindeunaradiobaseenlaciudaddeLaPaz,asumiendoqueexiste el personal tcnico con herramientas y el vehculo disponible para su desplazamiento, se procede a solicitar a logstica la compra del material (principalmente elctrico) requerido mediante el formularios FLOG02, almacenes solicita la cotizacin a tres proveedores, la cotizacin usualmente demora un da. Dicha solicitud se enva a gerencia administrativa para su autorizacin y compra lo cual demora dos das. Una vez adquiridos los materiales se procede a la instalacin y todo lo involucrado al rea tcnica. Los gastos realizados (caja chica, compra de materiales menores, imprevistos, gastos de gasolina, etc.) se presentan en los formularios mencionados. Se envan al responsable del proyecto para su aprobacin quien solicita tambin la aprobacin de gerencia de operaciones, el documento aprobado ingresa a contabilidad y es enviado a gerencia administrativa para la firma autorizada y posterior reembolso. Esteejemplorepresentasolamenteunprocedimiento,perocomoseobservaeneldiagrama1, la empresa tiene muchas reas que requieren de autorizaciones, entonces el problema principal radica en la retroalimentacin del rea administrativa as como tambin la burocratizacindelosprocesos. RECOMENDACIONES Seplanteanlassiguientesrecomendaciones: Recomendacingeneral Plantear a la gerencia general que el modelo de la empresa se unificado al modelo de Mercado y democracia en la empresa, de esta manera se podr competir con la empresasqueorientansusserviciostantoaclientesinternoscomoexternos.

Recomendacinreaadministrativaygerenciadeoperaciones Reducirlosformulariosaunsoloformularioquepermitalareduccindetiempoensu ejecucinyseguimiento(implcitamentesereduceelusodepapel). Solicitar cotizaciones mensuales a los proveedores con el compromiso de que los precios tendrn la validez requerida. De esta manera se evitan solicitarlas en cada compra. Para enviar la firma de la gerencia operativa se deben realizar reuniones semanales para evaluar los proyectos en general y evitar los cuestionamientos para cada rendicinoreembolso,deestaformaseagilizasuingresoengerenciadeoperaciones. La gerencia administrativa debe realizar reuniones usando la tcnica de Circulo de Calidad (identificacin de problemas y sugerencia de soluciones) con los encargados de proyectos para poder mejorar los procesos y hacer que el personal se sienta involucradoyresponsabilizado.

Recomendacinalreadeproyectos Solicitarmaterialparainstalacioneshaciendolaprevisinmensualparaasevitarlos procedimientosdeadquisicindematerialdelogstica.

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CONCLUSIONES Esteanlisisdemuestraquelaorganizacinpresentaproblemasenelmanejodesusprocesos. Se espera que las recomendaciones puedan ser aplicadas para que de esta forma se beneficie la empresa y por tanto todo el personal administrativo y tcnico, logrando de esta forma satisfaceranuestrosclientestalcomoestplanteadoenlarazndeserdelaempresa.

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