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Introduccin
En este captulo se describen una serie de mtodos contables de aplicacin general que dan respuesta a preguntas como: qu mtodos contables existen?, cul es el mtodo ms recomendable para una empresa en el giro en cuestin?, qu son los registros contables?, cules son los tipos de estados financieros ms comunes?, por qu es recomendable contar con un especialista en contabilidad?, qu tipos de impuestos causa la actividad empresarial?, cules son las deducciones normales de un negocio? y por qu y cmo se debe planear el pago de impuestos?
Contenido:
I. Mtodos contables Mtodo global Mtodo pormenorizado Mtodo de inventarios perpetuos II. Registros contables y estados financieros Registros contables Estados financieros III. IV. V. Otros registros contables Contadores Impuestos Impuesto sobre la renta Impuesto al valor agregado Impuesto sobre nminas Impuesto al activo Impuesto especial sobre produccin y servicios Impuesto sobre automviles nuevos Otras contribuciones VI. VII. Deducciones normales para los negocios Planeacin de impuestos
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I. Mtodos contables
Cuando se realiza una contabilidad se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transaccin, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organizacin, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transaccin se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posicin financiera de la empresa y sobre los resultados que sta obtiene. La informacin relativa a la posicin financiera de una empresa se refleja en el llamado balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de prdidas y ganancias. Se incluyen a la vez los datos que reflejan los cambios en la estructura financiera de la empresa y la situacin de sus ingresos. El estado de liquidez se refleja en el informe econmicofinanciero de la empresa, en una memoria por separado. Esta informacin financiera permite estudiar los resultados obtenidos en el pasado al mismo tiempo que realizar prospecciones y proyectos para planificar el crecimiento. Dependiendo del giro y operaciones de la empresa u organizacin, tres mtodos contables son los ms comunes: Mtodo Global, Mtodo Pormenorizado y Mtodo de Inventarios Perpetuos.
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Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad. Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cunto ha comprado cada uno de ellos. Por analoga, la cuenta de salarios se puede desglosar en funcin de cada trabajador. Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo deudor o acreedor de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ao fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematizacin de libros del ciclo contable. Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contable o contador pblico procede a ajustar una serie de cuentas con el propsito de destacar hechos econmicos que, aunque no se han producido de forma convencional, s representan transacciones finiquitadas. A continuacin destacamos algunos de los casos ms comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todava no se han hecho efectivos), gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todava no se han satisfecho), ingresos percibidos con antelacin (por ejemplo, cuando se recibe la cuanta de una suscripcin por adelantado), gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo), la depreciacin (reconocimiento de que el coste de una mquina debe amortizarse a lo largo de los aos de su vida til); inventarios (valoracin de los bienes almacenados y verificacin de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas) e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptndolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. Sptimo paso. El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias con el propsito de que las cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulen unas a otras, para que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese ao. Estados financieros Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar informacin financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. La informacin financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a) Evaluacin de la rentabilidad; 143
b) c) d)
Evaluacin de la posicin financiera, que incluye su solvencia y liquidez; Evaluacin de la capacidad financiera de crecimiento; Evaluacin del flujo de fondos.
De acuerdo con estas necesidades los estados financieros bsicos son: Estado de situacin financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Est integrado por: Activo Pasivo Capital Contable El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificacin de los activos se realiza de la siguiente manera: Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son fsicamente medibles a saber los gastos de instalacin, rentas pagadas por anticipado. Los pasivos estn integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y estn integrados por: Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un ao como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a ms de un ao como son los crditos hipotecarios. El capital contable est integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en aos anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o prdida resultante en el perodo. Los elementos que integran este estado financiero son: Ventas Devoluciones y rebajas sobre ventas Costos y gastos Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversin de los propietarios durante el perodo. Se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situacin financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el perodo; se elabora comparando los balances generales de dos perodos y estableciendo los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa en ese lapso.
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IV. Contadores
Dependiendo de los recursos y tamao de las empresas, requerirn de servicios contables especializados, los cuales pueden ser prestados por contadores internos o externos, que se encarguen tanto de los aspectos generales de la contabilidad como de los aspectos relevantes: Contabilidad general. Se encarga de generar la informacin necesaria para mantener al corriente la contabilidad de la empresa. Esta informacin se integra, entre otros elementos, por la codificacin y adecuada clasificacin de las plizas, elaboracin de balanzas de comprobacin y libro diario y mayor, que permite la conformacin de los estados financieros. Adicionalmente se encarga de controles administrativos, como: nominas, control de bancos, clientes, proveedores, entre otros. Fiscal. La preparacin de las declaraciones de impuestos requiere la recopilacin previa de informacin y la presentacin de los datos de forma coherente. Auditora. Tiene como principal funcin la evaluacin, por parte de un auditor independiente, de los datos financieros, los registros contables y los documentos de la empresa, as como de otro tipo de documentacin sobre la empresa que permita verificar la validez de sus registros contables.
V. Impuestos
Los impuestos son las contribuciones establecidas por ley que deben pagar las personas fsicas y morales que se encuentren en la situacin jurdica o de hecho prevista por la misma y que sean distintas de los derechos, aportacin de seguridad social y de las contribuciones de mejoras. . Los impuestos se dividen en: Impuestos directos, los cuales gravan una actividad econmica, por ejemplo, el Impuesto Sobre la Renta. Impuestos Indirectos que gravan al consumo, como el Impuesto al Valor Agregado. Al respecto, todas las personas morales y fsicas deben contar con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es un elemento fundamental de identificacin de los causantes de impuestos, con el fin de que el Estado pueda cerciorarse del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. La obligacin de inscribirse est fundamentada en el artculo 27 del Cdigo Fiscal de la Federacin.
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Las empresas de este giro estarn sujetas a los siguientes impuestos: Impuesto sobre la renta. Est constituido especialmente por los ingresos del contribuyente, ya sea que provengan de su trabajo, de su capital o de la combinacin de ambos. En la ley del impuesto sobre la renta establece: En el ttulo I, disposiciones generales, como la tasa de impuestos del 34%, las personas que son sujetos de este impuesto y la base gravable. En el ttulo II, sobre los derechos y obligaciones de los contribuyentes se establecen las reglas que deben observar las personas fsicas y morales para el pago del impuesto sobre la renta, como los ingresos gravados y el momento de pago del impuesto; as mismo se establecen las deducciones permitidas y los requisitos para las mismas. En el ttulo II-A, se regula la forma de participacin tributaria de las personas morales que pertenecen al rgimen simplificado, el cual ofrece ciertas facilidades a los contribuyentes en actividades especficas como el transporte, la agricultura, pesca y ganadera. Este rgimen tiene la particularidad de utilizar un sistema de contabilidad simplificado donde se registran entradas y salidas y la nica diferencia entre ambas es la utilidad sobre la cual se paga impuestos. En el ttulo IV se establecen los ingresos por los cuales las personas fsicas deben de pagar este impuesto. En el caso de actividad empresarial, las personas fsicas deben tributar de acuerdo con el ttulo II de personas morales, y se les aplican las mismas reglas para ingresos y deducciones, adems de la misma tasa de impuestos que es del 34%. Impuesto al valor agregado (IVA). Es un impuesto indirecto y grava al consumo, de manera que el ltimo consumidor del bien o servicio adquirido es el que paga el impuesto. Este impuesto tiene las caractersticas de traslado y acreditacin del mismo, lo cual quiere decir que al momento de realizar una enajenacin gravada, el vendedor cobra adicionalmente al precio la tasa de impuesto correspondiente al tipo de bien o servicio, y podr acreditar el impuesto que pague por los bienes o servicios relacionados con la actividad que realiza. De esta manera la ltima persona que consume el bien o servicio no tiene impuesto que acreditar. De manera general, la ley del Impuesto al Valor Agregado grava lo siguiente: La enajenacin de bienes La prestacin de servicios El uso o goce temporal de bienes (arrendamiento) La importacin de bienes o servicios La exportacin de bienes o servicios Independientemente de lo anterior, se consideran bienes o servicios exentos del pago de este impuesto algunos como la enajenacin de una casa habitacin, etctera. Impuesto sobre nminas. Este impuesto est regulado en el cdigo financiero del Distrito Federal y por las diferentes entidades federativas, gravando las prestaciones en dinero o en especie que paguen las personas fsicas o morales por concepto de las relaciones de trabajo personal subordinado. Este impuesto se genera al momento de pagar los salarios y debe entregarse a ms tardar el da 15 del mes siguiente. La tasa es del 2%, aunque en algunas entidades federativas se plantean condiciones de titulares para su excepcin total o parcial. 146
Impuesto al activo. Este impuesto se establece para las empresas que no tienen utilidades y que por lo mismo no pagan impuesto sobre la renta, aun cuando estn obligadas a pagar una contribucin sobre el total de sus activos. Existen varias opciones de excepcin. Impuesto especial sobre produccin y servicios. Este impuesto tiene las mismas caractersticas que el IVA, salvo que se gravan las importaciones o comercializacin de alcohol, cerveza, tabaco, cigarros, gas natural, gasolina y diesel. La tasa de impuesto puede variar desde un 20 hasta un 60%, teniendo las caractersticas de traslado y acreditacin del IVA, donde el ltimo consumidor es el que absorbe el impuesto. Impuesto sobre automviles nuevos. Este impuesto se paga al momento de adquirir un automvil nuevo y se determina de acuerdo con una tabla sobre la cual la tasa mnima es de un 2% y la mxima es de un 17%, de acuerdo con el valor de automvil. Otras contribuciones. Comprenden las aportaciones al seguro social, contribuciones de mejoras, derechos, aprovechamientos, accesorios de los aprovechamientos y productos. Las contribuciones de mejoras son establecidas por ley a cargo de las personas fsicas y morales que se beneficien directamente por obras pblicas. Los derechos son las contribuciones establecidas por ley segn el uso o aprovechamiento de los bienes del dominio pblico de la nacin, as como por recibir servicios que presta el Estado en sus funciones de derecho pblico, excepto cuando se presten por organismos descentralizados u rganos desconcentrados cuando, en este ltimo caso, se trate de contraprestaciones que no se encuentren previstas en la Ley Federal de Derechos y se les denomina aprovechamientos. Son productos, las contraprestaciones que preste el Estado en sus funciones de derecho privado, as como por el uso, aprovechamiento o enajenacin de bienes del dominio privado.
En la mayora de los casos se estipula que el pago de los gastos se realice con cheque nominativo. Que el comprobante que se obtenga por concepto del gasto (factura) cumpla con los requisitos de identidad y domicilio de quien expide el comprobante como son contar con folio, tener impresa la cdula fiscal y el registro federal de contribuyentes
De manera enunciativa y general para cualquier tipo de empresas, se relacionan algunas de las disposiciones que pueden afectar en cualquier momento las actividades de un negocio. Por lo tanto, es necesario conocer los aspectos que de alguna forma involucren las operaciones de la empresa: Ley de Ingresos de la Federacin Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Seguro Social Ley Federal del Trabajo Ley del FONACOT Ley del INFONAVIT Ley General de Sociedades Mercantiles Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito Cdigo Civil 148
Para realizar una buena planeacin fiscal se recomienda llevar a cabo las siguientes etapas: a. Anlisis de la operacin En la resolucin de cualquier problema fiscal, conviene establecer con antelacin el objetivo que se pretende alcanzar para que, con base en l, se renan todos los elementos necesarios que permitan resolver cada caso en particular, dando preferencia a la investigacin de la legislacin tributaria que pueda afectar en cualquier momento las operaciones relativas a la empresa. b. Determinacin de alternativa Una vez reunida la informacin necesaria se deben considerar todas las combinaciones fiscales relacionadas con la operacin que se desea llevar a cabo. c. Anlisis de opciones En esta etapa se realiza la evaluacin de las distintas opciones, enfocndolas a los siguientes aspectos: La posibilidad jurdica. Que no contravengan los ordenamientos legales con el fin de no caer en la evasin fiscal. El costo administrativo. Es la cuantificacin del monto de los gastos que originara la aplicacin de cada opcin. La disminucin del gravamen fiscal. Es la determinacin de la cantidad que representa reducir el pago de impuestos mediante la aplicacin de cada una de las opciones estudiadas. El importe de esta disminucin debe ser considerablemente superior al costo administrativo de la opcin elegida, para que en la realidad sea efectiva su aplicacin. d. Aplicacin de las opciones elegidas Es la culminacin de la planeacin fiscal, que debe reflejar los resultados de un perodo inmediato a su realizacin. Por ltimo, es importante sealar que las disposiciones fiscales pueden cambiar ao con ao, y por tal razn se recomienda que todos los meses se est pendiente de las posibles modificaciones, incluidas las relativas a la miscelnea fiscal al final o al inicio de cada ao.
Recomendaciones Especficas para el Giro Mtodos contables: El sistema contable tradicionalmente ms utilizado en este giro es el mtodo global. Registros contables y estados financieros: Los registros contables que se utilizan son entre otros: Libro diario Libro mayor Inventario y Balance Estado de Resultados 149
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