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PROCESO ADMINISTRATIVO Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificacin y control, se utilizan tanto en los negocios como el gobierno, al igual que en cualquier actividad en grupo. La administracin se define como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas. Las funciones de la administracin constituyen el proceso administrativo, los autores varan en cuanto a nombres, pero bsicamente son las siguientes: Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de accin para lograrlos. Organizacin.- es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo en grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Administracin de los recursos humanos .- es el proceso de asegurar que se recluten los empleados competentes se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. Lograr que los empleados se sientan satisfechos. Direccin y motivacin.- es el proceso de motivar a las personas de cualquier nivel dentro de la organizacin para ayudar voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa. Control.- es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa, refuerza aciertos y corrige las fallas.

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PRESUPUESTO ETIMOLOGA PRE = significa antes de o delante de SUPUESTO = hecho El presupuesto como herramienta de la administracin se puede conceptuar como: Estimacin programada, en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Los objetivos de El Presupuesto son de: Previsin.- tener anticipadamente todo elaboracin y la ejecucin del presupuesto. lo conveniente para la

Planeacin.- planificacin unificada y sistematizada de las posibles acciones, en coordinacin con los objetivos. Organizacin.- que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo en la entidad. Coordinacin o Integracin (Administracin de Recursos humanos).compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con los objetivos de la entidad. Direccin.- ayuda en las polticas a seguir, toma de decisiones y visin de conjunto, as como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados Control.- Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los resultados presentados, dando lugar a diferencias analizables, para hacer correcciones antes de que se presenten las consecuencias. El xito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados logrados hayan sido idnticos a los pronosticados, ser suficiente haber obtenido una mejora en el grado de eficiencia y seguridad con se que se condujo la empresa.

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ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA REALIZACIN DE UN BUEN PRESUPUESTO: Conocimiento de la empresa, los presupuestos van ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, organizacin y necesidades, su contenido y forma varan de una empresa a otra, principalmente en el grado de anlisis requerido. La preparacin del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la Entidad, estn ntimamente relacionadas entre si. Ej: si se pueden determinar las ventas con cierta exactitud, podra estimarse tambin el volumen de produccin adecuado. Exposicin del plan o poltica, el criterio de los directivos de la empresa, en cuanto al objetivo que se busca con la implantacin del presupuesto, se deber exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propsito ser uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparacin y la ejecucin del presupuesto. Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica , el presupuesto debe tener un director que acte como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecucin del plan. La sincronizacin de las diferentes actividades se har elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deber tener disponible la informacin necesaria para que las dems secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre el director del mismo, pero ste a su vez se puede apoyar en los funcionarios de los diferentes departamentos, quienes tendrn la obligacin de proporcionarle los informes necesarios; de ah la necesidad de determinar el campo de accin de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarqua. Fijacin del periodo presupuestal, la determinacin de este periodo opera en funcin de diversos factores como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc.

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Ej: una entidad estable en operaciones, tendr mayor facilidad para hacer sus presupuestos por periodos ms largos que otra que no lo sea. Otros factores que influyen son las caractersticas de cada partida como inversiones a ms de un ao y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operacin. Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones y apoyos necesarios. Se recomienda no establecer el lapso de un presupuesto largo en forma rigurosa, ya que ste suele variar constantemente, normalmente se aconseja realizarlos en periodos de un ao, dividiendo ste por trimestres, que a su vez se subdividen en meses, para lograr el establecimiento de un presupuesto continuo. Direccin y vigilancia, una vez elaborado el plan, cada uno de los departamentos recibir la delegacin de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones que ayudarn a los jefes a poner en prctica dichos planes. Posteriormente se debe realizar un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparacin de los datos reales con los predeterminados, revisar peridicamente las estimaciones y modificarlas en caso de ser necesario. Apoyo directivo, la voluntad en la implantacin del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realizacin y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo sino que lo convierte en un plan de accin operativa y de patrn de medida con lo ejecutado.

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CARACTERSTICAS DEL PRESUPUESTO: 1. DE FORMULACIN: Adaptacin a la entidad.- El presupuesto debe ir en funcin directa con las caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos. Planeacin, Coordinacin y Control de Funciones .- un presupuesto parte de un plan, que debe tener una proyeccin futura y ser encaminado hacia un objetivo claramente definido y para lograrlo es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo. Entre las recomendaciones estn: *seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en las funciones que haya en la entidad *operar dentro de un mecanismo contable, para poder ser comprobables *elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables. 2.- DE PRESENTACIN: De acuerdo con las normas contables y econmicas .- los presupuestos que se utilizan como herramienta de la administracin, deben ir de acuerdo con las normas contables y econmicas (periodo, mercado, oferta, demanda, ciclo econmico, etc.) y de acuerdo con la estructuracin contable para efectos de comparacin. 3.- DE APLICACIN: Elasticidad y criterio.- las constantes fluctuaciones del mercado y la presin debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar cambios en sus planes en plazos breves, por lo cual, deben aplicarse con elasticidad y criterio, debiendo stos aceptar cambios en el mismo sentido en que varen las ventas, produccin, necesidades, ciclo econmico, etc.

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CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO Es comn encontrar que existen distintos tipos o denominaciones de Presupuestos, sto obedece a las caractersticas del mismo. Clasificacin de acuerdo a los aspectos ms sobresalientes: Por el tipo de empresa: Pblicos.- los realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas para controlar las finanzas de sus dependencias. Privados.- los utilizan las empresas particulares como instrumento en su administracin. Por su contenido: Principales, son una especie de resumen que presenta elementos medulares en todos los presupuestos de la entidad. Auxiliares, muestran en forma analtica las operaciones por cada uno de los departamentos de la compaa. Por su forma: Flexibles.- consideran anticipadamente variaciones que pudiese ocurrir y permiten elasticidad por posibles cambios lgicos. Fijos.- permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario. Por su duracin: La determinacin del lapso que abarcar el presupuesto, depender del tipo de operaciones que realice la empresa y de la mayor o menor exactitud y detalle; pueden ser cortos, abarcan menos de un ao, o largos, se formulan para ms de un ao. Por la tcnica de valuacin: Estimados, se formulan sobre bases empricas, se determinan sobre experiencias anteriores. Estndar, se formulan sobre bases cientficas o casi cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error.

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Por su reflejo en los estados financieros: De posicin financiera, muestran la posicin esttica que tendra la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones, se representa mediante el balance general. De resultados, muestra las posibles utilidades o prdidas a obtener en un periodo futuro. De costos, toma en cuenta los pronsticos de venta, reflejan las erogaciones que hayan de efectuar por costo total o cualquiera de sus partes. Por las finalidades que pretende: De aplicacin, se elaboran para solicitud de crditos, son pronsticos sobre la distribucin de los recursos con que se cuenta o se contar segn lo proyectado. De fusin, para determinar con anticipacin las operaciones que hayan de resultar de una conjuncin de entidades o compaas filiales. Por reas y niveles de responsabilidad, cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en que se divide la organizacin. Por programas, normalmente preparados por dependencias gubernamentales, patronatos, instituciones, etc., normalmente expresan gasto en relacin con los objetivos que persiguen. Base cero, se realiza sin tomar en cuenta las experiencias habidas, es til ante la elevacin acelerada de los precios y costos. Tradicional, el clsico normal, que se utiliza en la iniciativa privada. De trabajo: Parciales, se elaboran en forma analtica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Previos, constituyen la fase anterior a la elaboracin definitiva. Definitivo, es el que finalmente va a ejercer, coordinar y controlar en el periodo al cual se refiera. Mestros o tipo, con estos presupuestos se ajustan los que tengan variacin substancial, pero deben ser revisados continuamente.

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Un presupuesto puede caer en varios supuestos de clasificacin, es decir, que puede ser al mismo tiempo: Pblico, Principal, Fijo, Corto, etc. RESPONSABILIDAD, PREPARACIN, MANEJO Y ADMINISTRACIN La responsabilidad de la elaboracin del Control Presupuestal, se delega en una persona que habr de fungir como Director del mismo. El Director del Presupuesto debe poseer amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa, necesita estar compenetrado en el Sistema Contable de la Entidad, su organizacin, operaciones que practica, problemas administrativos, etc., por lo que normalmente se designa a un Contador o un Lic. en Administracin, quien normalmente tiene el cargo de Contralor o de Director de Finanzas. Aunque el director sea el responsable de todo el presupuesto, necesita colaboracin de todo el personal de la compaa, para lo cual es necesario contar con las siguientes responsabilidades: Director o Gerente General.- polticas generales (cambios de diseos y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.) proyeccin a futuro. Director de Finanzas o Contralor.- presupuesto financiero (Caja, Cuentas por Cobrar y Pagar, Gastos, etc.), estadsticas, costos, impuestos, auditoria interna y externa, estudios econmicos proteccin de los activos, y obligaciones (acreedores y accionistas), anlisis, interpretacin, inversiones, entre otras. Gerente de ventas y mercadotecnia.- ventas, publicidad, expansin o contraccin del mercado, colocacin de nuevos productos, etc. Gerente de Produccin o Superintendente.- Control de almacn de materiales, produccin, mantenimiento, etc. Los cuatro puestos descritos forman el Comit de Presupuestos, quien adems puede incluir jefes de importancia como: el de Personal y el de Compras, de forma complementaria.

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Una vez establecida la responsabilidad de cada rea, se podr delegar el trabajo a los diferentes jefes de departamentos, quienes debern entregar clculos peridicos en forma de cdulas de las operaciones que realicen. El Contralor tiene mltiples funciones, presupuesto, las principales son: pero como director del

1. Formular el presupuesto general y preparar estados pro forma y presupuestados. 2. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones e investigas sus causas. 3. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales. 4. Aprobar el diseo de las formas que se utilizarn. 5. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios. 6. Enfrentar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertinentes a tiempo. 7. Informar a sus superiores y al Comit de Presupuestos Las funciones del Comit son: 1. Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos departamentales. 2. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales. 3. Presentar los presupuestos a autorizacin al Gerente General y ste al Consejo de Administracin. MECNICA Despus de establecer el periodo presupuestal, la seleccin del personal que debe trabajar en la elaboracin del mismo y el estudio para su conexin con el sistema contable, se puede enviar un boletn dirigido a todos los componentes de la organizacin, con el fin de comunicar las perspectivas y objetivos de la empresa, para la tarea que se inicia, hacindolos reflexionar sobre el papel tan importante a desempear por cada uno de ellos. Se deben establecer fechas en las que la informacin debe estar disponible para cada uno de los departamentos, se puede implantar un sistema de redes de actividades, llamado Camino Crtico, para determinar en qu momento se requiere la atencin del Coordinador.

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FASES Previsin.- Conocer de manera anticipada todo lo necesario para echar a andar las siguientes fases. Planeacin.- recopilacin de datos, su estudio cuidadoso, ordenamiento o integracin. Formulacin.- elaboracin de los presupuestos parciales en forma analtica en cada departamento, la realizacin de los presupuestos globales o sumarios previos, sujetos a ajustes. Aprobacin.- su objeto es lograr el apoyo y la cooperacin de todo el personal, su afinacin y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a ejercer. Ejecucin y Coordinacin.- el llevar a cabo el presupuesto es de todo el personal, desde obreros hasta funcionarios, por lo que es necesario formular manuales de labores coordinadas, procedimientos y mtodos. Control.- observancia y vigilancia, localizar actitudes perjudiciales, debe hacerse un anlisis y estudio que arrojen lo siguiente: -Localizar el rea del problema -Plticas con los supervisores de dicha rea -Observar directamente el trabajo del departamento -Estudiar especficamente el problema -Emitir un reporte donde se expliquen las causas Evaluacin.- en base a los resultados obtenidos, mediante el anlisis, revisin e interpretacin de ellos, para determinar si se est procediendo correctamente o tomar decisiones necesarias. MANUAL El manual del Control Presupuestal, tiene mucha similitud con los manuales de contabilidad, organizacin, etc., cuya finalidad es presentar en forma estricta las polticas y las operaciones de la empresa, as como definir responsabilidades y lmites de autoridad de las personas que intervienen en el Control Presupuestal. Dicho manual debe contener detalladamente: a) Bases, propsitos y funcionamiento del sistema presupuestal y la responsabilidad asignada a cada jefe departamental. b) El periodo que abarca el presupuesto.

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c) La organizacin necesaria para su administracin. d) Los procedimientos para formular los presupuestos. e) El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control. f) Obligaciones del Director del Presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos. g) Procedimientos a seguir para la elaboracin y la revisin de las estimaciones. h) Procedimiento a seguir para la aprobacin. i) Obligaciones de todos y cada uno. PRESUPUESTO OPERATIVO Son estimados que en forma directa tiene que ver con la parte neurolgica de la empresa, desde la produccin misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro: Presupuesto de Venta Presupuesto de produccin (incluye gastos directos e indirectos) Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.) Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada) Presupuesto gasto de fabricacin. Presupuesto de costo de produccin Presupuesto gasto de venta (capacitacin, vendedores, publicidad) Presupuesto gasto de administracin (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribucin del trabajo)

PRESUPUESTO FINANCIERO Consiste en fijar los estimados de inversin, de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa, comprende:

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Presupuesto de ingresos Presupuesto de egresos Flujo neto Caja Estado de resultados Balance General Estado de origen y aplicacin de recursos

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