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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 02 Gestão de Documentos

Salve, concurseiros! Tudo bem com vocês?

Vamos continuar nossos estudos para o concurso do TRE-MS. Espero que estejam gostando das aulas e do conteúdo, pois tenho certeza que os ajudará muito.

Na última aula nós aprendemos os conceitos e definições de Arquivologia. Nesta aula vamos aprender sobre a Gestão de Documentos, e algumas de suas atividades. Em uma comparação simples, na primeira aula aprendemos “o que é” o arquivo, e nesta aula vamos aprender “o que faz” o arquivo.

De acordo com nosso programa, vamos estudar:

Protocolo;

Classificação de Documentos;

Arquivamento e Ordenação de Documentos;

Tabela de Temporalidade.

Aproveito para corrigir um pequeno contratempo: ao que parece, apesar de ser o Cespe/UnB a banca do nosso concurso, o seu padrão de avaliação serão as questões de múltipla escolha, e infelizmente não dispomos de muitas sobre Arquivologia. Então, para nos ajudar nos estudos, vamos contar também com a resolução de questões de outras bancas.

Ainda, como parece que na primeira aula ficamos com a modalidade certo/errado, teremos nesta aula também questões sobre o conteúdo da aula anterior na lista de exercícios.

Sempre estarei disponível no email para ajudá-los no que for possível:

. Contém também com o fórum do curso

para ajudar nos seus estudos.

Então vamos começar!

Prof. Mayko Gomes

Novembro/2012

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Gestão de Documentos

Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é fundamental o seu entendimento.

A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos

podem ser divididos e tratados em três fases

são a corrente, a intermediária e a permanente.

distintas e complementares, que

e a permanente. distintas e complementares, que Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por

Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.

Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se

não fosse assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas

ao

contrário, nem todo documento possui valor secundário. Este valor depende

de

muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja,

uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).

Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua

o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente.

Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

Corrente Intermediário Permanente Descarte
Corrente
Intermediário
Permanente
Descarte
Transferência Recolhimento Descarte

Transferência

Transferência Recolhimento Descarte

Recolhimento

Transferência Recolhimento Descarte

Descarte

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Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

(TRT-11/2012 FCC) O recolhimento é a operação que viabiliza a passagem de documentos para o

a) arquivo corrente.

b) arquivo central.

c) arquivo intermediário.

d) arquivo permanente.

e) centro de informação.

Resolução

O recolhimento é a operação de passagem dos documentos para a fase permanente. Portanto a alternativa correta é a de letra D.

(TRF-2/2012 FCC) Transferência é o termo que designa a passagem de documentos para o arquivo

a) corrente.

b) central.

c) setorial.

d) permanente.

e) intermediário.

Resolução

A transferência é a operação de passagem dos documentos para a fase intermediária. Portanto a alternativa correta é a de letra E.

Dica de prova: Notem ainda que não há obrigação de o documento passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser pedido, então não custa saber.

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Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para um

funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:

possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo, perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário, não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor secundário: será descartado.

Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de Temporalidade, mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alterações, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua história.

(Senado/2008 FGV) Segundo Schellenberg (1973), os documentos compreendidos na expressão “documentos de diretrizes” (policy documents) devem ser preservados. “Documentos de diretrizes”, em seu sentido estrito, referem-se a:

a) relatórios anuais das realizações de um órgão.

b) relatórios anuais de programas substantivos.

c) documentos especiais que registram as atividades-meio ou fim de um

órgão.

d)

documentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas

de procedimentos aos vários setores de um órgão.

e)

documentos

especiais

que servem para comunicar as políticas

arquivísticas de um órgão a todos os setores subordinados.

Resolução

 

Os

documentos de diretrizes são aqueles que devem orientar todos os

procedimentos, comportamentos, normas e ferramentas de uma instituição. Eles são o guia pelo caminho que uma instituição toma para atingir seus

objetivos. Portanto, a alternativa correta é a de letra “D”.

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A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa

teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos

enquanto

o

mesmo

possui

valor

primário,

ou

seja,

tem

utilidade

 

administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos

arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo.

A

Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como

o conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente

”. Reparem que a Gestão

de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.

(TRE-PI/2009 FCC) A gestão de documentos, de acordo com a legislação brasileira, é um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis aos arquivos

a) intermediários e permanentes.

b) correntes e intermediários.

c) intermediários, apenas.

d) permanentes, apenas.

e) correntes, apenas.

Resolução

Como a Gestão de Documentos controla o fluxo de produção até a destinação, ela não está presente no arquivo permanente, uma vez que seus documentos já estão destinados. Portanto, a alternativa correta é a letra B.

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procura reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos

e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando necessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação.

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formulários,

documento, etc.

estabelecimento

de

padrões,

verificação

da

necessidade

do

Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.

Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” para o arquivo permanente.

(TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de

a) produção e destinação.

b) emulação e migração.

c) conservação e restauração.

d) eliminação e preservação.

e) criação e aquisição.

Resolução

Uma questão sem dificuldades. Pelo que estudamos, as fases da Gestão de Documentos são a de produção, utilização e destinação. A única alternativa que apresenta alguma dessas é a de letra A, sendo esta a correta.

Protocolo

O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna do documento no ambiente interno da instituição. O protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase de utilização da Gestão de Documentos.

Entende-se por protocolo o

conjunto de operações técnicas que visam

controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra

 

protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:

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O número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de protocolo o número de registro que o documento recebe. Este número será a identificação do documento dentro da instituição. È muito utilizado em processos.

dentro da instituição. È muito utilizado em processos. Documento com nº de protocolo Protocolo para recebimento

Documento com nº de protocolo

muito utilizado em processos. Documento com nº de protocolo Protocolo para recebimento e envio de documentos

Protocolo para recebimento e envio de documentos

O caderno, ou outro equivalente, onde se

registra as movimentações internas do documento. Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas as anotações sobre a movimentação do documento. O espaço é destinado para anotações como o número do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatário.

A

responsável pela

distribuição e movimentação de documentos dentro da instituição. O protocolo é a porta de entrada e saída de documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e distribuídos aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas:

antes de seguir de um setor a outro, o

documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.

unidade

ou

setor

enviado a outra instituição ou pessoa. unidade ou setor Setor de Protocolo: responsável pelo recebimento,

Setor de Protocolo:

responsável pelo recebimento, distribuição e envio de documentos.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e

classificação, registro e movimentação.

Algumas bancas ainda consideram a

expedição como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca

 

considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

São atividades de recebimento e classificação:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatários; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

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As atividades de registro e movimentação são as que tratam da

dentro da instituição.

distribuição, redistribuição e entrega dos documentos

As

atividades

de

expedição

tratam

da

saída

de

documentos

e

de expedição tratam da saída de documentos e correspondências da instituição. Todos os documentos de

correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,

mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas

às funções

de arquivo corrente

! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam

documentos que estão em uso frequente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é

importante ter em mente que

setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

protocolo é a atividade de controle! O nome do

a atividade. protocolo é a atividade de controle! O nome do (DPU/2011 – Cespe/UnB) Acerca das

(DPU/2011 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a opção correta.

a) Somente os processos recebem um número de protocolo.

b) A atividade de registro consiste na identificação de pontos de acesso

aos documentos.

 

c)

O

curso

do documento desde a sua produção ou recepção até o

cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.

d)

A expedição de documentos não necessita de registro.

e) Todos os setores de processo.

um órgão público podem autuar e abrir um

Resolução

 

Esta questão já apresenta alguma dificuldade, especialmente para aqueles que não estudaram. O protocolo tem a função de fazer o registro do documento, que é a identificação de seus dados (assunto, data, remetente, destinatário, número, etc.) para anotar em sistema próprio que permita o rastreamento e localização do mesmo. Portanto, a alternativa correta é a de letra B.

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(CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a

correspondência particular, sem submetê-la às demais rotinas de controle.

b)

separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a

correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

c)

interpretar e classificar a correspondência, com base no plano de

classificação da instituição, se existente. d) ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes.

e)

atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades

administrativas.

Resolução

O protocolo não guarda documentos, e sim os distribui dentro da instituição. E se não guarda documentos, também não tem porque autorizar ou não empréstimos e/ou consultas a documentos. Portanto a alternativa correta é a de letra E.

(TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição, encarregando-se de

a) sua descrição e difusão.

b) sua avaliação e digitalização.

c) seu diagnóstico e planejamento.

d) seu descarte e acondicionamento.

e) sua distribuição e tramitação.

Resolução

O setor de protocolo deve controlar o trâmite de todos os documentos de uma instituição. É responsável por recebê-lo, registrá-lo, distribuí-lo e recuperá-lo. Então a alternativa correta é a de letra E.

Classificação de Documentos de Arquivo

Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.

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Além disso, a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A classificação do documento é feita no momento em que este chega ao

protocolo e

pelo profissional que o recebeu.

A Classificação de Documentos é o

ato de atribuir

um código

ao

documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela

Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição.

Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao destinatário.

Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificar os documentos é do arquivista, como na questão acima, o que não é verdade: é responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a

serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podem ocorrer.

Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão

Comissão Permanente de

constituída exclusivamente para este fim, chamada

Avaliação de Documentos

. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural,

ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição.

de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério

de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criação.

Atualmente,

seu objetivo foi definido no momento de sua criação. Atualmente, Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 10

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Abaixo estão dois exemplos de Código classifica os documentos de acordo com as

produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o

de Classificação. O primeiro

funções da instituição

que os

 

assunto de

funções da instituição que os   assunto de que tratam, independente da área de atuação da

que tratam, independente da área de atuação da instituição.

tratam, independente da área de atuação da instituição. Como podem perceber, os documentos recebem códigos de

Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o específico.

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– TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para

Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular.

(CVM/2010 Esaf) Quais são os três tipos de método de classificação?

a) Funcional, organizacional e por assuntos.

b) Funcional, numérico e alfabético.

c) Por assunto, numérico e automático.

d) Cronológico, organizacional e por assunto.

e) Estrutural, por assunto e cronológico.

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Resolução

As três formas de classificar os documentos de uma instituição são pela estrutura organizacional desta, pelo assunto de que tratam os documentos ou pela função e atividades que são de competência da instituição produtora. Portanto a alternativa correta é a de letra A. A exceção dessas três formas, todas as demais apresentadas são métodos de arquivamento, que estudaremos mais adiante.

 

Dica de prova: Por

força da

Resolução CONARQ nº 14, todas as

 

entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar

o

Código de Classificação para documentos da atividade meio, instituído para

eles, e ainda elaborar um código para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.

Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades públicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituições privadas

que integram o sistema) devem adotar,

para os documentos relativos à

o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ;

atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da

atividade fim, cada uma dessas instituições tem autonomia para elaborar um código próprio, contanto que este siga o mesmo padrão do código adotado para os documentos da atividade meio. É o caso da ANAC.

A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são:

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

E as rotinas de classificação são as seguintes:

1.

Receber o documento para classificação;

 

2.

Ler

o

documento,

identificando

o

assunto

principal

e

o(s)

secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo);

 

3.

Localizar o(s) assunto(s) no

Código de classificação de documentos de

arquivo

, utilizando o índice, quando necessário;

 

4. Anotar o código

na primeira folha

do documento (codificação);

 

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo

à Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto.

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A Resolução nº 14 do CONARQ estabelece que a classificação dos documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Então temos, segundo a resolução:

Classe 000

Classe 100

Classe 200

Classe 300

Classe 400

Classe 500

Classe 600

Classe 700

Classe 800

Classe 900

já foram destinadas aos documentos da atividade

meio, cabendo a cada órgão e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim.

As classes

000
000
900
900

e

Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo

O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.

Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical.

Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros, “deitados”, dentro do mobiliário (pilha). É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário (fileira). É indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos.

Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas.

Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos.

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico.

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Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para

. Este método se caracteriza pela “necessidade

parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta.

agregar o método

alfanumérico

Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento

são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir

com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto

).

com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto ). Pertencem à classe dos

Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

e rôneo . Vamos observar (e guardar) os esquemas: (Senado/2008 – FGV) Acerca dos métodos de

(Senado/2008 FGV) Acerca dos métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

a) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes:

alfabéticos e numéricos.

b) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes

sistemas: o geográfico e o ideográfico.

c) O método alfanumérico é considerado do sistema semi- indireto.

d) Variadex e soundex são considerados métodos dígito-terminais.

e) O sistema direto é aquele em que, para se localizar o documento, é

preciso apenas consultar o índice.

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Resolução

Um exemplo de como esse assunto pode confundir o candidato. Apesar da simplicidade, perceba que não é possível deduzir uma resposta sem um conhecimento prévio do assunto. Se não soubermos que as classes são “básico” e “padronizado”, e que os sistemas são “direto”, “indireto” e “semidireto”, não há muitas chances de acerto. Vamos nos aprofundar mais no assunto, mas o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto. Portanto a alternativa correta é a de letra “C”.

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO

O candidato deve prestar especial atenção a este método,

pois é o mais

pedido em provas

! Esse método consiste em simplesmente organizar um

arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo baixo, de fácil implantação e assimilação.

Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do arquivamento.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperação da informação/documento.

A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do

nome e

preferencialmente

em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois

critérios:

em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois critérios: Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 16

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Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que vocês as tenham decorado. Vamos a elas:

Regra 01

: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e

depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02

ligados por hífen não se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou

Regra 03

: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não

se separam. Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos São Domingos ----------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos

Regra

04

:

As

iniciais

abreviativas

de

prenomes

tem

precedência

na

classificação de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

Regra 05

: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO

SÃO considerados parte integrante do último nome. Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de

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Regra 06

: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto

e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO considerados na ordenação alfabética. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na ordenação analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro elemento para fazer a ordenação alfabética. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07

devem ficar entre parênteses após o nome completo. Ex: Ministro Guido Mântega ----------------- MÂNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles

Regra 08

: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são

considerados pelo último sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill

Regra

09

:

As

partículas

de

nomes

estrangeiros

PODEM

OU

NÃO

ser

consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome quando começadas com letra maiúscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July

Regra 10

: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que indica a família do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

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Regra 11

: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes)

são registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD

Regra

12

:

órgãos

governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundação São Martinho ------------------ FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO

Os

nomes

de

firmas,

empresas,

instituições

e

O Globo ----------------------------------- GLOBO (O)

The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)

El País ------------------------------------ PAÍS (El)

Regra 13

: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e

assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses. Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°)

XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)

Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona)

Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Isso significa que devemos registrar o nome e fazer a ligação a outro termo.

Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes

(ver ZICO)

(ver ZICO)

(ver ZICO) (ver PELÉ)
(ver ZICO) (ver PELÉ)
(ver PELÉ)

(ver PELÉ)

Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes

(BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o método alfabético e as regras de alfabetação utilizadas nesse método, analise os nomes a seguir.

1 - Luis Otávio Teixeira Amaral Filho

2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo

3 - Pedro Augusto Rocha Alonso

4 - Antonio Henrique de Amaral Neto

5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida

A ordem correta de arquivamento desses nomes é:

a) 2 - 3

b) 2 - 5 -

-

- 4 - 1 -

1

4 - 5

3

3 2

c) 5 - 1

- 4

d) 5 - 3 -

4 - 1

2

e) 5 - 4

-

1

- 2

- 3

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Resolução

Quando se trata de regras de alfabetação, esse tipo de questão é muito comum. A primeira coisa a ser feita e colocar os nomes segundo as regras, para depois ordená-los. Nesse caso ficaria:

1 Amaral Filho, Luis Otávio Teixeira (regra 06)

2 Santo Aleixo, Vinícius Cerqueira (regra 03)

3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)

4 Amaral Neto, Antônio Henrique de (regra 06)

5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)

Em seguida devemos ordenar alfabeticamente pelos sobrenomes:

5

Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)

3

Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)

4

Amaral Neto, Antônio Henrique de (regra 06)

1

Amaral Filho, Luis Otávio Teixeira (regra 06)

2

Santo Aleixo, Vinícius Cerqueira (regra 03)

E colocando os nomes em sua devida ordem, temos também a ordem da numeração, e a resposta da pergunta, sendo a alternativa “D” a correta. Vejam que não é difícil, mas um pouco trabalhoso. É necessário conhecer as regras e ter uma certa habilidade com as palavras para não perder tempo em responder. Além disso, muito cuidado, pois errando alguma das regras, errará também a ordenação dos nomes, e consequentemente a questão.

MÉTODO GEOGRÁFICO

Este método considera como elemento principal para recuperação da informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem.

Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperação.

Existem três formas de ordenação. Vamos a elas.

Forma 1

: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenação por

estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVÉRIO, Jorge

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Acre Capixaba SANTANA, João Acre Porto Acre ARAGÃO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia Água Fria AMADEO, Sérgio São Paulo Campinas DOLORES, Maria

Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo.

Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano

: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenação por

cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondônia VALENTIN, Márcio Diadema São Paulo CAVALCANTI, Roberto Ilhéus Bahia SILVA, João São Paulo São Paulo ALEXANDRINO, Marcelo

Forma 2

: País Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos

países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim

Forma 3

(IBGE/2010 Cesgranrio) A organização de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de métodos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geográfico. A esse respeito, nas correspondências trocadas com outros países, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:

1 - José de Oliveira - Lisboa

2 - Maria Albuquerque Coimbra

3 - Manoel Ferreira Aveiros

4 - Augusto Silveira - Porto

Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem:

a) 1

, 2

,

3

, 4

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b) 1

,

3

, 2

, 4

c) 2

,

3

,

1

,

4

d) 3

,

1

, 2

, 4

e) 3 , 2

,

1

, 4

Resolução

 

Mesmo não contendo o elemento “estado”, é perceptível que se trata de uma ordenação que inicia pela cidade. O que devemos fazer é organizar as nomenclaturas de acordo com as regras:

1 - Lisboa Oliveira, José de

2 - Coimbra Albuquerque, Maria

3 - Aveiros Ferreira, Manoel

4 - Porto Silveira, Augusto

Então em seguida devemos colocar as cidades em estrita ordem alfabética:

3

- Aveiros Ferreira, Manoel

2

- Coimbra Albuquerque, Maria

1

- Lisboa Oliveira, José de

4

- Porto Silveira, Augusto

A sequência correta é 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra “E” a correta.

MÉTODO NUMÉRICO

Considera como elemento principal o número para busca e recuperação da informação/documento.

Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperação da informação. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperação da informação (tabela ou índice).

Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e dígito terminal. Vamos a eles.

Numérico Simples

: não requer qualquer planejamento inicial, bastando

arquivar os documentos em ordem numérica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial (ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu

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rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham a vagar (ficar sem uso).

Ex:

1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o

sequencial dentro da pasta).

Numérico Cronológico

: considera a data como principal elemento de busca e

recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüência cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. Ex:

01-02-2001/027

(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo)

Numérico Dígito-Terminal

: considera o número do próprio documento como

elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande

volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como

dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.

O

número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da

direita para a esquerda.

Ex:

Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41

41

grupo primário ou inicial, indicando a gaveta

 

67

grupo secundário, indicando a guia

 

25

grupo

terciário,

atribuído

ao

documento

na

guia

(posição).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.

Ex:

GT

GS

GP

25

85

95

86

92

95

06

07

98

O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO.

APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES,

DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS.

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registro, sem preocupação alguma com a ordem alfabética é característica do método

a) numérico cronológico.

b) numérico alfabético.

c) numérico simples.

d) dígito-terminal.

e) variadex-cronológico.

Resolução

Também uma questão sem muitos mistérios e dúvidas. Sabendo que os método numérico cronológico considera a data, e que o método dígito-terminal considera o número do próprio documento, resta-nos considerar certa a alternativa de letra “C”, uma vez que alfabético e variadex não estão certos.

MÉTODO IDEOGRÁFICO

Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção.

Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivisões Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada.

O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:

a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema: Método alfabético dicionário : nesse

Método alfabético dicionário

: nesse método, os documentos são colocados

em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenação, enquanto este considera o assunto.

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Ex:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Compras Distribuição Estoque Informática Livros Manuais Manutenção de Computadores Protocolo Publicações

Os temas estão divididos em ordem alfabética por assunto. Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos.

Método alfabético enciclopédico

: esse método é similar ao alfabético, com

a diferença de

que

este

AGRUPA

OS

ASSUNTOS

DO GERAL PARA O

ESPECÍFICO!

Nesse

caso,

não

basta

classificar

os assuntos em ordem

alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex:

ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuição INFORMÁTICA Manutenção de computadores PUBLICAÇÕES Livros Manuais

Vocês devem ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser difícil realizar essa atividade. A ideia é escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum às outras.

Método numérico duplex

: esse método é uma variação do enciclopédico.

Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex:

1. ARQUIVO CORRENTE

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1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

3. ARQUIVO PERMANENTE

4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuição

5. INFORMÁTICA 5-1. Manutenção de computadores

6. PUBLICAÇÕES 6-1. Livros 6-2. Manuais

Vocês devem se atentar para o acréscimo da notação numérica. Os números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior.

Método numérico decimal

: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil

Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão), ela pode ou não existir. Ex: Classes

0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo

Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

100 DEPARTAMENTO PESSOAL

110

Admissão

111 Exame médico

112 Documentos

112.1 Documentos recebidos

112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato

120

Férias

130

Demissão

200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2

Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação a apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho.

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Vocês também devem saber que esse é o método adotado em TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por força da Resolução n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ.

Método

numérico

unitermo

:

indexação

coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere.

também

conhecido

como

 

São Paulo

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

15

     

55

18

   

26

05

   

24

     

26

32

14

23

 

RAMOS, Edson, Carvalho

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

55

25

 

17

 

95

     

07

 

48

   

33

   

47

 
 

Admissão

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

58

95

     

06

   

15

       

12

   

01

 

82

Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de aparecer em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.

Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes

mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o

Assim, cuidado para não confundir com outros

métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.

método duplex consiste em

(AL-SP/2010

FCC)

O

método

de

se

arquivamento ideográfico denomina-se

a) por assunto.

b) ordem alfabética.

c) ordem numérica duplex.

d) ordem mnemônica.

e) ordem geográfica.

arquivar

documento

pelo

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Resolução

Podemos perceber que o método ideográfico de arquivamento agrupa os documentos considerando os assuntos de que eles tratam. Assim, a alternativa correta é a de letra “A”.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método

alfabético com a rapidez do método numérico.

Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto.

se

preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto.

Quanto à sua aplicação e funcionamento, não

com

o

que

MÉTODOS PADRONIZADOS

Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles;

Método

Variadex

:

se

acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns

é

extremamente

simples,

tratando

apenas

de

procedimentos:

as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do

nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.

 

Ex:

MIRANDA JÚNIOR, Roberto

=> deve-se atribuir a cor VERDE

No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:

A D e abreviações = ouro ou laranja E H e abreviações = rosa ou amarelo I N e abreviações = verde

O

Q e abreviações = azul

R

Z e abreviações = palha ou violeta

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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto.

Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores.

Método

Automático

:

uma

combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes.

é

utilizado

para

arquivar

nomes,

fazendo

Método Soundex

: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da

semelhança sonora entre eles. Ex:

FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.

Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (rima). Por isso ficam arquivados próximos.

Método Mnemônico

: funciona fazendo uma codificação do assunto por

combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação.

Método Rôneo

: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona

da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores.

Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico

e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM

CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso

é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO

PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO

É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o

concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe

pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

(MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do método variadex, assinale a alternativa correta.

a)

É um tipo de método cronológico.

 

b)

Utiliza

as

cores

como

elementos

auxiliares

para

facilitar

o

arquivamento e a localização dos documentos.

 

c) É baseado no sistema decimal.

 

d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes.

 

e) Dispõe os documentos na ordem dicionária.

 

Resolução

 

O método variadex é uma técnica que utiliza cores para auxiliar o arquivamento. Portanto pode ser considerado como um método acessório, uma vez que para sua aplicação deve existir outro método e arquivamento já aplicado. Não há nada de mais a saber sobre, pois somente aparece questões como esta, perguntando sobre sua aplicação. A alternativa correta é a de letra “B”.

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

Na fase de destinação de documentos é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.

Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da aula.

Voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

– TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Observem que a Tabela traz o assunto, o código

Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.

(TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinação de documentos de arquivo é

a) a tabela de equivalência.

 

b) o inventário topográfico.

c) o edital de eliminação.

d) o diagnóstico do acervo.

e) a tabela de temporalidade.

Resolução

 

O

instrumento

de

destinação

de

documentos

é

a

Tabela

de

Temporalidade. Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

 

O prazo de guarda dos documentos começa a contar da

data da sua

de guarda dos documentos começa a contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que

produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de

guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência.

Dica de prova: Não se esqueçam que a Tabela não define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser retidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios

01 - (TRT-23/2011 FCC) O período durante o qual os documentos

permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, de acordo com

a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de

a)

prescrição.

b)

recolhimento.

c)

transferência.

d)

retenção.

e)

destinação.

02

- (ANEEL/2004 Esaf) De acordo com o conhecimento arquivístico

sistematizado, nas organizações, os documentos mais recentes e

frequentemente consultados localizam-se nos

a)

arquivos permanentes.

b)

arquivos históricos.

c)

arquivos correntes.

d)

arquivos intermediários.

e)

arquivos de segurança.

03

- (TRT-8/2010 FCC) As atividades técnicas ligadas ao processo de

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e intermediário, com vistas ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo com

a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

a)

o sistema nacional de arquivos.

b)

a política nacional de arquivos.

c)

a competência dos arquivos públicos.

d)

a gestão de documentos.

e)

a missão do Conselho Nacional de Arquivos.

04

- (CVM/2010 Esaf) Com relação às vantagens do arquivamento

intermediário, analise os itens a seguir:

I. Evita a acumulação de documentos pouco consultados nas unidades administrativas. II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua guarda. III. Reduz os custos de manutenção de documentos com prazo de

guarda não concluído. IV. Evita o recolhimento de documentos destituídos de valor primário.

A quantidade de itens corretos é igual a:

a) 0

b) 1

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

c)

2

d)

3

e)

4

05

- (TRT-8/2010 FCC) O método estrutural é usado no processo de

a)

descarte.

b)

restauro.

c)

classificação.

d)

digitalização.

e)

atendimento ao público.

06 - (CVM/2010 Esaf) A teoria das três idades tem uma aplicação direta nas estratégias de qual função arquivística?

a)

Classificação.

b)

Descrição.

c)

Criação.

d)

Preservação.

e)

Avaliação.

07

- (TRE-PI/2009 FCC) Dentre as atividades rotineiras do serviço de

protocolo de documentos está

a) o controle de tramitação.

b) a conservação preventiva.

c) o programa educativo.

d) a avaliação.

e) a elaboração de instrumentos de pesquisa.

08 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opção correta a respeito da avaliação de documentos.

a) O processo de avaliação, de acordo com a literatura da área, é precedido pela classificação dos documentos, isto é, não se avaliam documentos que não estão organizados.

b) A macroavaliação, proposta pelos canadenses, está fundamentada na

teoria dos valores de Schellenberg.

c) Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliação de documentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importante operação.

d)

A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

e)

O princípio da pertinência fundamenta o processo de avaliação.

09

- (AL-SP/2010 FCC) O instrumento de destinação que determina os

prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se

a) tabela mnemônica.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

b) lista de eliminação.

c) tabela de eliminação.

d) termo de encerramento.

e) tabela de temporalidade.

10 - (Senado/2008 FGV) Acerca do método decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta.

a) A divisão dos assuntos é sempre do particular para o geral.

b) A Classificação Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de

uma tabela com dez assuntos e um índice.

c) Apenas as nove primeiras divisões são chamadas de classe, uma vez

que a décima divisão é destinada a generalidades. d) Como não há uma classificação universal para os arquivos, cada

arquivo poderá adotar a sua própria classificação.

e) O esquema com a classificação adotada tem o nome de classificador

ou código, o que dispensa um índice alfabético.

11 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O método ideográfico numérico, no qual a documentação é dividida em classes conforme os assuntos, partindo do gênero para a espécie e permitindo a abertura ilimitada de classes, denomina- se

a) duplex

b) decimal

c) unitermo

d) cronológico

e) dígito-terminal

12 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organização de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor método para uma eficiente e posterior recuperação da informação. Nesse sentido, considerando- se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, e que são organizados de acordo com a rigorosa sequência das letras, a ordem utilizada é a

a)

automática

 

b)

decimal

c)

dicionária

d)

enciclopédica

e)

duplex

13

-

(ANA/2009

Esaf) Os arquivos correntes têm as seguintes

características:

I. documentos com pequena possibilidade de uso. II. documentos com valor primário elevado.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

III. documentos que ficam próximos aos usuários diretos. IV. documentos com valor informativo.

Os itens corretos são

a) I

e

II

b)

I e III

c)

I e IV

d)

II e III

e)

II e IV

14

- (BNDES/2010 Cesgranrio) Em método por assunto alfabético, no

qual os assuntos correlatos são grupados sob títulos gerais e dispostos

alfabeticamente, os assuntos seguem a ordem

a)

enciclopédica

b)

dicionária

c)

duplex

d)

variadex

e)

decimal

15

- (TRE-PI/2009 FCC) O código adotado pelo Conselho Nacional de

Arquivos no processo de classificação dos documentos resultantes das atividades-meio da Administração Pública foi criticado pelos profissionais da área, por impor limitações à expansão das classes hierarquicamente distribuídas. Trata-se do código

a)

decimal.

b)

dígito-terminal.

c)

variadex.

d)

unitermo.

e)

duplex.

16

- (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedição de documentos tem por

função:

a)

arquivar os documentos.

b)

encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos.

c)

desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessário.

d)

classificar os documentos de acordo com a procedência.

e)

ter acesso aos documentos sigilosos.

17 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne o valor secundário, assinale a opção correta.

a) O valor secundário é identificado naqueles documentos que são usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) É o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa.

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c) É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um

fato ou constituir um direito.

d) O valor secundário é dividido em duas categorias: valor informativo e

valor probatório. e) A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermediário.

18

- (DPU/2010 Cespe/UnB) O valor primário de um documento de

arquivo

a)

é o valor do documento para referência e informação.

b)

proporciona provas das origens, das funções, dos procedimentos e das

transações importantes de uma organização.

c) é o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.

d) é a qualidade do documento embasada nas utilizações não imediatas

ou científicas.

e) é a qualidade de um documento embasada nas utilizações imediatas e

administrativas fornecidas pelos seus criadores.

19 - (TRT-23/2011 FCC) Quando um documento passa a servir a fins

distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de avaliação lhe atribui valor

a)

informativo

b)

probatório

c)

intrínseco

d)

legal.

e)

secundário

20

(TJ-CE/2002 Esaf) Além da fase intermediária, em que não são

muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:

a)

de organização, em que são arrumados.

b)

de seleção, em que são descartados.

c)

corrente, em que não podem ser eliminados.

d)

temporária, em que não podem ser consultados.

e)

permanente, em que são abertos à consulta pública.

21

- (TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de

uma instituição, encarregando-se de

a) sua descrição e difusão.

b) sua avaliação e digitalização.

c) seu diagnóstico e planejamento.

d) seu descarte e acondicionamento.

e) sua distribuição e tramitação.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

22 - (TRT-23/2011 Cespe/UnB) Ao ordenar os documentos de acordo

com a disposição numérica atribuída aos documentos em sua sucessão

temporal, adota-se o sistema

a)

dígito-terminal.

b)

dicionário.

c)

numérico cronológico.

d)

decimal.

e)

enciclopédico.

23

- (Fiocruz/2010 FGV) O código de classificação de documentos de

arquivo é utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reuní-los

sob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Assinale a afirmativa que apresenta o critério de realização desse trabalho arquivístico.

a) é estabelecido com base no gênero do documento.

b) é estabelecido com base na espécie do documento.

c) é estabelecido com base no conteúdo do documento.

d) é estabelecido com base no suporte do documento.

e) é estabelecido com base na forma do documento.

24 - (ANEEL/2006 Esaf) Quanto ao arquivo intermediário podemos afirmar que

a) é subordinado técnica e administrativamente ao arquivo corrente.

b) a economia é a razão principal para sua criação.

c) os documentos nessa fase têm uma classificação diferente da que lhes

foi dada nos arquivos correntes

d)

armazenam,

secundário.

principalmente,

documentos

de

valor

histórico

e

e) o acesso aos documentos é público, não havendo nenhuma restrição

ao seu uso.

25 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo GONÇALVES, “tanto a classificação

quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos”. Para

compreender tal afirmativa é correto considerar que:

a) o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções

e às atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos. b) o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade e às funções e atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenação é estabelecer a ordem original dos documentos.

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c) o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade à estrutura

e às atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenação é

estabelecer a lógica da classificação.

d) o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade à estrutura

e às atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenação de facilitar e agilizar a consulta aos documentos.

e) o objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade à estrutura

e às atividades do organismo produtor e da ordenação é estabelecer a ordem

original dos documentos.

26 - (MPE-GO/2010 Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta o método de arquivamento em que a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.

a) Método dígito-terminal

b) Método decimal

c) Método variadex

d) Método alfanumérico

e) Método numérico duplex

27 - (TRE-PI/2009 FCC) Uma avaliação bem sucedida não pode prescindir de outra importante função arquivística, que deve necessariamente antecedê-la. Trata-se

a) da difusão.

b) da informatização.

c) da classificação.

d) do tombamento.

e) da conservação.

28 - (BNDES/2009 Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o número como

elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que

os documentos são numerados sequencialmente, e os números dispostos em

três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês com os números (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem

a) 1,3,4,2

b) 2,4,3,5,1

c) 3,2,1,5,4

d) 3,5,4,2,1

e) 4,5,3,1,2

29 - (MPU/2007 FCC) No método dígito-terminal,

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classes

temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes

subordinadas mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo

com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os

descritores ou palavras-chave a ele relacionados.

c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,

distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em

pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localização física.

e) as letras correspondem às classes principais dos documentos,

reservando-se os números às suas subdivisões temáticas.

30 - (TRE-SE/2007 FCC) Considerando as características dos arquivos em cada etapa de seu ciclo vital, pode-se afirmar que

a) os documentos da fase intermediária correspondem aos que foram

gerados no desempenho das atividades- fim da instituição de origem.

b) a freqüência de uso e a validade das disposições contidas nos

documentos constituem critérios para a configuração dos depósitos de primeira

e segunda idades.

c) o processo de avaliação decorre da transferência, isto é, da passagem

dos documentos da fase intermediária para a permanente, depois de cumpridos os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

d) o instrumento

de pesquisa típico

da fase

corrente

é

o

guia, por

oferecer uma visão panorâmica das principais séries documentais que integram

o acervo.

e) os critérios de classificação dos documentos correntes devem ser

substituídos, nas instituições de custódia permanente, por aqueles que privilegiam temas ligados à pesquisa histórica.

31 - (TRT-17/2004 FCC) Consideram-se públicos os documentos:

a) produzidos, recebidos, e acumulados pelos órgãos do poder público no

desempenho de suas atividades.

b) cujo conteúdo não seja de conhecimento das pessoas jurídicas de

direito privado.

c) reproduzidos por instituições do poder público.

d) fiscalizados pelo Ministério Público, no âmbito de suas atribuições.

e) submetidos a venda pública, em favor de uma entidade estatal.

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32 - (TRT-11/2012 FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos

das demais fases por

a)

contar com maiores recursos de automação.

b)

ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição.

c)

ficar sob o controle da alta cúpula administrativa.

d)

dispor de documentos em melhor estado de conservação.

e)

desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.

33

- (TRT-11/2012 FCC) Os arquivos originários de uma instituição ou

pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da

a)

integridade.

b)

inalienabilidade.

c)

proveniência.

d)

autonomia.

e)

reintegração.

34

- (TRT-3/2009 FCC) Os documentos que apresentam valor primário

e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean- Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados

a)

arquivos intermediários.

b)

sistemas de protocolo.

c)

arquivos correntes.

d)

processos e expedientes.

e)

sistemas de gestão informacional.

35

- (TRT-11/2012 FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata

de reunião são exemplos, respectivamente, de

a)

espécie, gênero, tipo, suporte e forma.

b)

técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie.

c)

invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro.

d)

gênero, forma, formato, tipo e suporte.

e)

formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo.

36

- (TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, os

documentos acumulados pelo Poder Judiciário são entregues à custódia do arquivo público municipal, com a anuência do Tribunal de Justiça. O princípio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domicílio legal é o da

a) unicidade.

b) territorialidade.

c) integridade.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

d)

autenticidade.

e)

proveniência.

37

- (TJ-PI/2009 FCC)