PRESENTACION

La UNSM-T es el elemento bsico para convertir los objetivos,planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades ms apremiantes de nuestra sociedad. Este eje rector tiene entre sus objetivos mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la poblacin estudiantil, mediante el incremento de la eficiencia de los procesos, la reduccin de los tiempos de respuesta, la eliminacin de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias gestoras. En este sentido, es preciso que la UNSM-T revise permanentemente sus trmites y servicios, a efecto de redisear y documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir instancias de gestin, atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas, y reducir el manejo de documentacin a lo estrictamente necesario. Estas acciones contribuirn a que el vnculo sociedaduniversidad se lleve a cabo de forma ms sencilla, gil, directa y transparente. Para contribuir al logro de este fin, la unidad de planeamiento y racionalizacin de la oficina de planificacin y presupuesto de la UNSM-T ha formulado el presente proyecto para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, la cual es realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestin de Calidad, proporciona a los servidores administrativos, docentes y alumnos de las dependencias acadmicas y administrativas, los lineamientos, atendiendo a los principios de orientacin al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua,liderazgo y participacin.

El manual de procedimientos es un instrumento de informacin sobre los mtodos de trabajo que emplean las dependencias acadmicas y administrativas, para la generacin de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos. El presente proyecto se integra por cuatro apartados: objetivo del proyecto; generalidades; componentes principales y los elementos complementarios del manual de procedimientos.

I.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Ampliar los conocimientos tcnicos de los servidores de las dependencias acadmicas y administrativas para la elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos de cada una de las dependencias de UNSM-T, mediante el establecimiento de la metodologa bsica de los procedimientos para la integracin de este instrumento administrativo.

II.

GENERALIDADES 2.1. Los procedimientos administrativos Las dependencias, acadmicas y administrativas de la UNSM-T cuentan con diversos procedimientos para laejecucin de las funciones que tienen encomendadas, as como para la obtencin de los resultados establecidos en los planes operativos de cada dependencia.

2.1.1 Definicin El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece una sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se realizan las actividades. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo y acadmico. 2.2. Los procedimientos administrativos con orientacin a sistemas de gestin de calidad Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias acadmicas y administrativas, cada vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la poblacin estudiantil, y se da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes. En este sentido, las unidades dependencias administrativas y acadmicas que conforman la UNSM-T tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la sociedad. Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios son:
5

a. Enfoque al estudiante: las dependencias acadmicas y administrativas, deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas. b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de susobjetivos con altos niveles de calidad. c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento compromiso del personal en todos los niveles de la organizacin. y

d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse medianteprocesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados devalor para los usuarios. e. Enfoque de sistema para la gestin: Implica entender las relaciones de los procesos con un sistema en el que se identifica insumos, transformaciny resultados. f. Mejora continua: La organizacin debe en todo momento revisar y mejorarsus procesos para elaborar el desempeo de la organizacin. g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Implica el anlisis deinformacin documentada para la adecuada toma de decisiones.

2.3. Procedimientos documentados (Manual de Procedimientos) Las dependencias acadmicas y administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir,establecer por escrito, implementarlos y mejorarlos,los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestin de calidad de la organizacin, el Manual de Procedimientos considera la descripcin de las actividades y mtodos de trabajo como parte del sistema. Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes: a. Que se justifiquen; b. Que tengan antecedentes histricos consolidados; c. Que tengan alcances y lmites precisos; d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso; e. Que existan responsables de su ejecucin; y f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.
6

2.3.1. Ventajas de contar con procedimientos documentado Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten: a) Disminuir la improvisacin y los errores; b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacin; c) Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo y acadmico de la UNSM-T d) Ser documentos de consulta; e) Vincular la realidad con los procesos administrativos y acadmicos. f) Emprender acciones de mejora. 2.3.2 Diferencias entre el reglamento de organizacin y funciones, el manual de organizacin y funciones, el manual de procedimientos El ROF, MOF y MAPRO tienen diferencias en cuanto a sus propsitos. Sin embargo, los tres tienen una relacin estrecha, cada vez que lo normado en el primero sirve de base para elaborar los segundos. Para su adecuada comprensin, formulacin y aplicacin, es conveniente sealar algunas caractersticas que los distinguen: Criterios del ROF, MOF y MAPRO
Criterios Reglamento Interior Manual de Organizacin Manual de procedimientos
Es un documento que comprende de forma ordenada secuencial y detallada las operaciones que se realizan al interior de la universidad en este se establece de manera formal los mtodos y tcnicas de trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de los distintos rganos que intervienen en la ejecucin, control y evaluacin de las mismas, detalla las funciones que deben seguir en la ejecucin de los procesos en concordancia con los dispositivos legales vigentes sobre la materia, para brindar un mejor servicio a los usuarios. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los

Por su naturaleza

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y administrativos, contiene las funciones generales de la UNSM-T y las funciones especficas de las direcciones y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

Es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y generales establecidas en el ROF, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el CAP.

Por su propsito

Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificando la

Determina las funciones especficas, responsabilidad autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la

capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la universidad.

estructura orgnica de cada dependencia.

supuestos responsables de su ejecucin.

Unidades administrativa s que incluyen

nicamente las dependencias administrativas, que emiten actos de autoridad y cuyas funciones se relacionan directamente con el cumplimiento de los objetivos. Consejo universitario *facultades Consejo de facultad

Responsables de su aprobacin

Incluyen todas las dependencias administrativas consideradas en el organigrama con sus respectivas unidades y reas precisando las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de cada dependencia. Aprobado por el Rector *facultades Consejo de facultad

Considera las unidades administrativas y puestos de carcter interno o externo a la organizacin, que intervienen en los procesos de trabajo.

Aprobado por Rector *facultades Consejo de facultad

III.

ORIENTACIONES PARA DESARROLLAR EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1. Caratula de identificacin del manual. Deber contener el nombre de la entidad, el ttulo del documento, el lugar, fecha de presentacin, etc. 3.2. ndice. Se especificar las secciones y ttulos y captulos del contenido del documento, indicando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas. 3.3. Objetivo del manual. Se deber precisar los propsitos o beneficios que se pretende lograr en la aprobacin y puesta en la ejecucin del Manual de Procedimientos. 3.4. Alcance. Se debe indicar el mbito de aplicacin del Manual de Procedimientos, debenconsiderarse todas las Dependencias Orgnicas que estn obligadas a cumplir con los procedimientos administrativos establecidos en el Manual. 3.5. Base legal. Se sealan los dispositivos legales o administrativos que aprueban los documentos de gestin referidos a la Organizacin.

3.6. Del procedimiento administrativo. Es el cuerpo del manual en el que se describen y diagraman cada uno de los procedimientos adjetivos y sustantivos. Los datos de cada procedimiento deben ser escritos en hojas independientes en el formato "FICHA DE DESCRIPCCION DEL PROCEDIMENTO" y debern estar ordenados.

3.6.1. Cartula de identificacin de los procedimientos. En la caratula se deber colocar el nombre del procedimiento administrativo, as como lugar y fecha de aprobacin. Tambin se podr incluir la fecha de actualizacin cuando lo requiera el caso. 3.6.2. Nombre del procedimiento. Se sealara en forma clara y precisa el ttulo del Procedimiento, el cual deber reflejar concretamente el propsito u objetivo del trmite que se refiere, con el fin de que tanto los trabajadores como pblico usuario puedan identificados con facilidad, ejemplo: Elaboracin del Presupuesto Institucional de la UNSM- T. 3.6.3. rgano o dependencia. Se consignara el nombre del rgano y de la Dependencia Relacionada con el Procedimiento. 3.6.4. Objetivo del procedimiento. Describir objetivamente el resultado final o logro a alcanzar el Procedimiento Administrativo. Ejemplo: Gestionar la asignacin de recursos para UNSM- T 3.6.5. Alcance. Se deber colocar la denominacin de las Unidades orgnicas a las cuales comprende el mbito del procedimiento ejemplo: Oficina de Planificacin y Presupuesto, Oficina de Control Institucional. 3.6.6. Base legal. Se indicara aquellos dispositivos legales y/o normas administrativas sobre las cuales se sustenta al procedimiento a desarrollar, ejemplo Ley de Gestin Presupuestaria, Ley de Presupuesto. 3.6.7. Clasificacin. Podr ser por dos modalidades: sustantivo y adjetivo

3.6.8. Autoridad competente para resolver. Identificar al funcionario que ejerce autoridad de lnea en la unidad orgnica, responsable de tramitar el expediente, es el jefe competente de tomar o aprobar o denegar la solicitud del interesado, autorizar el acto administrativo y posterior ejecucin del trmite.

3.6.9. Requisitos. Describir detalla y especifica la totalidad de documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplir las personas natrales o jurdicas para dar inicio al procedimiento, deber especificarse lo requisitos para cada una de ellas. Los documentos que se encuentren en poder de la Entidad no Podrn ser exigidos como requisitos a los Usuarios.

3.6.10. Descripcin o etapas del procedimiento. Se presentara de manera secuencial cada una de las etapas, fases, pasos y operaciones en que se descompone el procedimiento, sealado a los responsables de realizarla, al momento de describirlas deber precisarse en que consiste cada fase y/o operacin con identificacin del resultado a que se llegue, el termino o plazo, tiempo real de cada actividad paso, el lugar y distancia en que se debe realizar cada accin. 3.6.11. Duracin. Se indicar el tiempo estimado para el desarrollo del procedimiento. 3.6.12. Diagramacin Es la representacin grfica de la descripcin literal del procedimiento administrativo , se representa mediante Diagramas de Flujo, en el cual se utilizaran smbolos de fcil identificacin para representar el tipo de operacin o accin a desarrollar, se empleara la simbologa sealada en el AnexoN 2. 3.6.13. Formatos y anexos. Incluir al final de cada procedimiento administrativo, formatos y anexos empleados en la ejecucin de los procedimientos correspondientes, en el cual deben especificarse las instrucciones correspondientes para su correcto uso o empleo.

10

IV.

SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA. 4.1. Concepto de simplificacin administrativa. La simplificacin administrativa es un proceso de cambio permanente del servicio pblico que contribuye a mejorar la calidad del servicio que brindan las entidades del estado. 4.2. Importancia de la simplificacin administrativa. Permite cumplir con los objetivos bsicos y la finalidad de la institucin. Mejora la imagen de la institucin. Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operacin. Permite economizar tiempo, recursos materiales y econmicos. Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente.

4.3. Metodologas para simplificar procedimientos. A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en un plazo conveniente, se debe simplificar y racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza. Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases: Selecciona el procedimiento a mejorar. Describir la situacin actual del procedimiento. Analizar el procedimiento. Proponer le nuevo conocimiento, procedimiento simplificado. Diseo del nuevo procedimiento, aprobacin y ejecucin.

4.3.1. Seleccionar el procedimiento a mejorar El proceso de simplificacin y/o racionalizacin de procedimientos empieza con la priorizacin o seleccin del procedimiento a mejorar. Esta primera fase, consiste en determinar, cual de los procedimientos inventariados son los mas importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institucin y para la colectividad. Para el efecto, se debe tener en cuenta el inventario de procedimientos. 4.3.2. Describir la situacin actual del procedimiento En esta etapa se examina el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que este debe cumplir. Para determinar la situacin actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta lo siguiente:
11

A. Recoleccin de datos En esta etapa se deber: Aplicar tcnicas de observacin directa e indirecta, anotando el nmero de personas que intervienen en el procedimiento; de las instancias administrativas por donde recorre; el tiempo que demora en cada una de ellas; los materiales y documentos que se utilicen; los costos y beneficios que se generan; etc. Utilizar tcnicas de entrevista, con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los problemas y beneficios que se puedan presentar; as como las sugerencias y inquietudes que se formulen sobre el particular. B. Descripcin del procedimiento Es una tcnica que consiste en determinar y especificar los diferentes factores que intervienen en el procedimiento, llmese: los requisitos que se exige; costos; plazos; dispositivos legales; formularios y dems documentos e instrumentos que se utiliza; recursos; frecuencia de su demanda; instancias administrativas y otras incluyendo las operaciones y responsabilidades. C. Representacin grfica El procedimiento en estudio, deber ser descrito grficamente, de manera que la informacin proporcionada pueda interpretarse ms fcilmente. Para ello se debe aplicar la tcnica de DIAGRAMA DE BLOQUES. El uso de esta tcnica nos proporciona las siguientes ventajas: Permite visualizar y/o analizar el flujo de procedimiento, los rganos y personas que intervienen, el tiempo y sobe todo el tipo y numero de copias de los documentos o formularios; y si puede ser entendido por personas no tcnicas. 4.3.3. Analizar el procedimiento: En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lgica. Un procedimiento no debe justificar la existencia de una oficina o institucin, de ah que es importante preguntar: Por qu se efectua
12

este procedimiento?, Por qu se desarrolla cada operacin en el procedimiento?, Qu pasara si se anula el procedimiento? Es posible que la respuesta nos haga comprender que le procedimiento resulta intil, o en su defecto, llevarnos a suprimir algunas etapas o formalidades innecesarias del mismo, por ejemplo, que ya no sean cuatro sino una, la unidad orgnica que tenga que revisar, analizar y aprobar los expedientes y que para el efecto debe exigirse dos requisitos y ya no cinco. A. Criterios Los criterios a considerar en la etapa de anlisis son los siguientes: relacionar los objetivos de la institucin y del procedimiento. Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trmite, el volumen de demanda y la duracin de las etapas del procedimiento. Necesidad y uso de los requisitos exigidos. Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento. Sistema de trmite documentario que se utiliza. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin. Composicin de la estructura orgnica, especialmente niveles de decisin. B. Proceso de anlisis En los anexos 1 y 2 Se sealan algunas interrogantes bsicas que pudieran emplearse en el proceso de anlisis. De dicho anlisis se puede deducir la necesidad de cambiar, simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. C. Formular propuestas de solucin Luego de culminar la etapa del anlisis de datos, se debe formular alternativas de solucin sobre el procedimiento a simplificar. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: Poner en prctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen en el mismo. Tomar como base las experiencias similares de otra dependencia a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin. Tratar al procedimiento en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del procedimiento.
13

4.3.4. Proponer el nuevo procedimiento simplificado Al proponer el nuevo procedimiento se debe en lo posible, tratar de eliminar detalles innecesarios y simplificar los indispensables, a fin de economizar tiempo y recursos y, presentar un servicio eficiente, rpido y oportuno. Un nuevo procedimiento simplificado debe responder a las siguientes interrogantes: Qu se ha eliminado, donde y cuando? Qu operaciones intiles se ha simplificado? Qu se ha cambiado? Qu orden de cosas u operaciones se ha cambiado para hacer ms simple el procedimiento? Cmo se han simplificado los formularios, las acciones y cualquier operacin por insignificante que parezca? Cmo se ha agilizado el procedimiento o tramite? Se ha mejorado el empleo de los recursos de los procedimientos (materiales, econmicos y humanos)? A fin de establecer diferencias sustanciales del procedimiento simplificado, respecto al anterior se recomienda: Graficar el procedimiento mejorado mediante el diagrama de bloques: Reduccin de costos. Incremento de produccin reduccin de lo innecesario. Ahorro de tiempo. Claridad, y Seguridad.

4.3.5. Diseo del nuevo procedimiento, aprobacin y ejecucin. El diseo del nuevo procedimiento es el desarrollo de la opcin seleccionada para dar solucin a los problemas detectados. El diseo o rediseo del nuevo procedimiento deber limitarse o encontrarse dentro de los marcos aprobados, ser lo suficientemente amplio y realista, de forma que permita su aplicacin y la asignacin

14

del personal necesario en la cantidad y calidad suficiente, asi como otros recursos. Tener en consideracin el tiempo que va ha demandar la implementacin, los costos que estos representaran para la organizacin, y si es necesario la participacin de un equipo. Estas ltimas consideraciones se hacen mas exigentes en procedimientos de real impacto que cubran varias reas de efecto multiplicador para simplificar otro. El procedimiento simplificado podr ser descrito, diagramado, estimado en tiempo y costos a travs del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el mismo que deber ser distribuido a los implicados en el procedimiento para su cumplimiento. La ejecucin del procedimiento simplificado es responsabilidad del director o jefe de la Unidad Orgnica que lo administra.

5.- Importancia y Finalidad

Permite identificar los procesos y sus elementos. Facilita cumplir con los requisitos. Ayuda a determinar la cantidad aproximada del personal necesario en cada rgano. Es un punto de partida para el costeo de procedimientos. Optimiza el trabajo en equipo y en consecuencia contribuye a mejorar el clima organizacional. Permite que las actividades en cada acto presenten un proceso de simplificacin y mejora. Fcil determinacin de las variantes en la oportunidad, localizacin y prestacin de trmites. Reduccin de tiempo, pasos, requisitos. Brindar mejor calidad de trmite administrativo.

15

6.- Base legal: Componente I. Aplicacin metodologa Simplificacin Administrativa

de

Base legal la D.S.No.007-2010-PCM, Decreto Supremo que aprueba de la metodologa de Simplificacin Administrativa y establece disposiciones para su implementacin, para la mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.

II. Aplicacin de la D.S.No.064-2010-PCM, Decreto Supremo que aprueba metodologa de Costeo de la metodologa de costos de los procedimientos Procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad Administrativos comprendidos en los textos nicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades Pblicas.

7.- Metodologa de trabajo: El desarrollo del proyecto involucra una secuencia de pasos que aseguran el cumplimiento del objetivo propuesto. 7.1. Aplicacin de la metodologa de Simplificacin Administrativa a) Anlisis de priorizacin de los procedimientos administrativos a ser simplificados Se definen mediante el anlisis tcnico utilizando la matriz de priorizacin aquellos procedimientos a ser simplificados.

b) Elaboracin del Diagrama ASME actual Se definir en conjunto con el personal de la Entidad la secuencia actual de actividades de cada procedimiento administrativo. La secuencia de actividades tambin es fundamental para la determinacin de los costos bajo la nueva metodologa de costeo. Mediante formatos pre-establecidos por el equipo consultor se determinarn los recursos necesarios para desarrollar cada uno de los procedimientos administrativos. Dichos recursos deben ser relacionados a cada una de las actividades definidas anteriormente. Se fijar el tiempo (en minutos) que dura cada actividad. Esta labor

16

se realiza para la secuencia de actividades de cada Procedimiento Administrativo Contando con la informacin levantada en los pasos anteriores se procede a elaborar el diagrama ASME (American Society of Mechanical Engineers) actual. c)Anlisis de administrativos simplificacin de los procedimientos

Se desarrolla el anlisis de simplificacin segn los lineamientos del D.S.No.007-2010-PCM d)Elaboracin del Diagrama ASME simplificado Culminada la etapa de simplificacin se procede a elaborar un nuevo diagrama ASME denominado ASME simplificado. Este diagrama es la base sobre la cual se determinar los costos de los Procedimientos Administrativos simplificados. 7.2.Aplicacin de la metodologa de Costeo de Procedimientos Administrativos a) Determinacin Administrativos de los costos de los Procedimientos

Se procede a desarrollar en hojas de clculo (MS Excel) los clculos de costeo segn los cuadros maestros, cuadros de clculo y anexos oficiales siguiendo la metodologa de costos establecida por el Decreto Supremo N 064-2010-PCM y los lineamientos metodolgicos de la RSGP-003-2010-PCM

17

8.- Equipo de Mejora Continua Cargo Nmero de Funcin Principal Profesionales Especialista en proceso Desarrollo de la Metodologa de clculo. Analista Costos de 01 Persona Recopilacin de costos globales y costos unitarios. Determinacin de la estructura de Costos. Determinar la localizacin y caractersticas de los edificios universitarios (nuevos, ampliaciones y/o re funcionalizaciones), coordinando con los organismos correspondientes la elaboracin de los proyectos. Recopilacin de Informacin, determinacin de tiempos, determinacin de actividades, recursos humanos y materiales utilizados en cada procedimiento administrativo. 04 Personas Aplicacin de simplificacin a los Procedimientos Administrativos. Recopilacin de Informacin para la elaboracin de los manuales.

Coordinador del 01 Persona Proyecto

Analista en 01 Persona infraestructura

Equipo Mapeo (apoyo)de procesos

de

18

ANEXOS

19

ANEXO N01

PREGUNTAS CLAVES Cmo se hace?

IDEAS DETONANTES
Con que propsito? Sirve para lo que se supone que tiene que servir? Debera hacerse? Podra obtenerse un resultado igual de bueno sin hacerlo? Por qu se hace all? Por qu se debera hacerse all? Dnde podra hacerse? Podra hacerse mejor cambiando la persona o el equipo de lugar? Por qu se hace entonces? Se hace en una secuencia adecuada? Puede hacerse todo, o al menos una parte en otro momento? Por qu lo hace esa persona? Es la persona adecuada para hacerlo? Resultara drselo a alguien distinto? Por qu debe hacerse de ese modo? Puede hacerse mejor con otro equipo o con una disposicin distinta? hay otra manera de hacerlo?

POSIBILIDADES DE MEJORA Eliminar

Por qu se hace?

Eliminar

Dnde se hace?

Cambiar y/o cambiar de secuencia

Cundo se hace?

Cambiar y/o cambiar de secuencia

Quin lo hace?

Cambiar y/o cambiar de secuencia

Cmo lo hace?

simplificar

20

ANEXO N02 PROPOSITO LUGAR Qu se Dnde se hace? hace? SUCESION Cundo se hace? PERSONA Quin lo hace? MEDIOS Cmo se hace? CANTIDAD Qu cantidad de trabajo realiza?

Para que se hace?

Por qu se hace all?

Por qu se hace entonces?

Por qu lo hace esa persona?

Por qu se Qu hace de ese constante es modo? el trabajo? Cuales son las tareas que observen mayor tiempo? Cunto cuesta?

Qu otra cosa podra hacerse?

En que otro lugar podra hacerse?

Cundo podra hacerse?

Qu otra persona podra hacerlo?

De que otro modo podra hacerse?

Qu debera hacerse?

Dnde debera hacerse?

Cundo debera hacerse o realizarse? Qu tiempo tomara realizarlo? Cules son los pasos? Estn comprendidos todos? Por qu es necesario este paso? Dnde debera realizarse este paso?

Quin debera hacerlo?

Cmo debera hacerse?

Qu es lo que hace?

Cmo se esta realizando?

Cunto se necesita?

21

ANEXO 3 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Entidad: Oficina: Unidad: N Denominacin Requisitos Objetivo Etapas Base Derecho Observaciones del (unidades) legal procedimiento

Tarapoto.. Firma responsable

22

ANEXO 4

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO Entidad: Oficina: Unidad: Denominacin del procedimiento: Base legal: Inicio del procedimiento Tipo de usuario Interno Externo Termino del procedimiento Tipo de usuario Interno Externo Otras tasas Fecha N pagina:

Objetivo del procedimiento Clasificacin Automatico Positivo Negativo

Derechos Clasificacin Sustantivo Adjetivo

Smbolo grafica N Cargo Descripcin Tiempo responsable actividad Flujo

23

ANEXO 5 FICHA DE DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Entidad: Oficina: Entidad orgnica: Nombre del procedimiento: cdigo:

Objetivo del procedimiento:

Alcance:

Base legal:

Clasificacin: Sustantivo ( ) Adjetivo ( ) Responsable: Requisitos:

Descripcin del procedimiento:

Instrucciones

duracin:

24

25