TRABAJO DE CONTABILIDAD

PRESENTADO POR: YESICA LORENA PEREZ BARRAZA NELLY DEL CARMEN CASTRO MAYA KAROL VIVIANA DIAZ GALVIS LICETH PATRICIA SERRANO NEIRA

TUTOR FREDY PADILLA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA "UNAD" ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CEAD VALLEDUPAR 2011

INTRODUCCION

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente trabajo contiene una visin introductoria en torno a la implementacin de un control permanente en el manejo de los inventarios de la empresa, sistemas de inventarios y mtodos de valuacin, obligaciones laborales, la conservacin de los documentos fuentes de la contabilidad, tipos de documentos, funcin dentro de la empresa, porque son importantes la tenencia de libros contables en la empresa, tipos de libros, y funcin.

1. POR QUE CREES QUE ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACIN DE UN CONTROL PERMANENTE EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA QUE SISTEMAS DE INVENTARIOS Y QU MTODOS DE VALUACIN CONOCES Porque mediante el control permanente en el manejo de los inventarios este manejo contable permite a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodo, sistema y control. El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Krdex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. Valuacin de los inventarios en el sistema permanente. La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas.

Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc. PROMEDIO PONDERADO: Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. MTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS): Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente.

MTODO DE LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS): En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en los pases con tendencias inflacionarias.

EL MTODO DE INVENTARIO RETAIL: El mtodo al por menor del inventario parece haber sido desarrollado completamente como tcnica antes de 1890 en Alemania (Freudenthal 1925, p.84). A pesar de incidencias aisladas de su uso en los EE.UU. la adopcin extensa no aparece haber ocurrido hasta los aos 20 y algo ms adelante en Reino Unido. Friedman (1929) divulga que la adopcin del mtodo al retail en almacenes grandes de los EE.UU. ocurri durante el perodo 1920-1925. El ndice de la adopcin era rpido, aumentando de un puado de almacenes en 1920 al casi 70% antes de 1927. Dado que la tcnica haba sido resuelta completamente, por qu el despliegue de la tcnica ocurri en los aos 20 ms bien que el 1890s? En segundo lugar, en qu medida las

circunstancias que daban lugar a su despliegue determinaron las consecuencias de organizacin de la tcnica? Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios. Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo. El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilizacin en el inventario peridico. En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta

compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). 2. A QUE NOS REFERIMOS CUANDO HABLAMOS DE OBLIGACIONES LABORALES Las obligaciones laborales son crditos de primer orden, lo que quiere decir que en caso de la liquidacin de la empresa, primero se deben cubrir las obligaciones de naturaleza laboral y luego las dems. As se desprende de lo contemplado por el artculo 157 del cdigo sustantivo del trabajo: Prelacin de crditos por salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Los crditos causados o exigibles de los trabajadores por concepto de salarios, las cesantas y dems prestaciones sociales e indemnizaciones laborales pertenecen a la primera clase que establece el artculo 2495 del Cdigo Civil y tienen privilegio excluyente sobre todo los dems. El juez civil que conozca del proceso de concurso de acreedores o de quiebra dispondr el pago privilegiado y pronto de los crditos a los trabajadores afectados por la quiebra o insolvencia del empleador. Cuando la quiebra imponga el despido de trabajadores, los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones se tendrn como gatos pagaderos con preferencia sobre los dems crditos. Los crditos laborales podrn demostrarse por cualquier medio de prueba autorizado por la ley y, cuando fuera necesario, producidos extra juicio con intervencin del juez laboral o del inspector de trabajo competentes.

En los procesos de quiebra o concordato los trabajadores podrn hacer valer sus derechos por s mismos o por intermedio del Sindicato, Federacin o Confederacin a que pertenezcan, siempre de conformidad con las leyes vigentes. Esta norma garantiza al trabajador que aun cuando la empresa quiebre o se encuentre en proceso de reestructuracin, sus derechos laborales son privilegiados

3. CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES DE LA CONTABILIDAD, CUALES SON LOS QUE MAS CONOCES, EXPLIQUE SU FUNCIN DENTRO DE LA EMPRESA Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio. Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas.

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. Clasificacin:

Externos Internos De uso interno

De uso externo Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la fecha de emisin del documento. Nota de pedido o de compra: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin. Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor. Nota de ventas: Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin. Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los trminos establecidos. Remito: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura. El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin para que proceda

a la emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas.

Factura: Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago. Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con l se contabiliza la venta y el cargo al comprador. La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. Nota de dbito: Llamase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Nota de crdito: Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin. Cheque: Llamase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagare, entonces se deduce que debe ejecutarse por el

banco a la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque. Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la deuda. Pagar: Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien sta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado. Resumen de cuenta: Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de Comprador, le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

4. POR QUE SON IMPORTANTES LA TENENCIA DE LIBROS CONTABLES EN LA EMPRESA, QUE LIBROS CONOCES, CUAL ES LA FUNCIN DE CADA UNO DE ELLOS, QUE PASA SI LA EMPRESA NO LOS LLEVA EN FORMA REGULAR Son importantes la tenencia de los libros contables porque Permiten obtener datos ordenados de acuerdo a los principios contables o bases especiales de registro, utilizados para evaluar la situacin econmico financiera de la empresa, siendo marcada la obligacin de contar con los libros a travs de lo preceptuado por los artculos 28 del Cdigo Fiscal Federal y el 34 del Cdigo de Comercio, figurando como los principales el Libro Diario, Libro Mayor y el de Inventarios. El Libro Diario: ser el registro cronolgico de las operaciones practicadas por una empresa; dichas operaciones se corren por partida doble indicando el movimiento de cargo o crdito y una descripcin breve de los actos y actividades. Este libro est considerado como uno de los ms importantes ya que su destino es registrar da a da y por el orden en que se van efectuando, todas las operaciones que se realicen y produzcan modificaciones en las cuentas, con sus correspondientes cantidades. El Libro Mayor: ser en donde figuren los nombres de las diversas cuentas de la contabilidad, establecidas para el registro, clasificacin y control de las operaciones practicadas y registradas previamente en el libro diario, su

saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crdito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Al igual que el libro diario tienen su fundamento legal en los artculos 28 y 29 del Reglamento del Cdigo Fiscal Federal. El Libro de Inventarios y Balances: ser donde se hagan aparecer los estados de posicin financiera y estados de resultados de cada ejercicio, as como de los inventarios, fungir como un registro en el cual debe anotarse los bienes y derechos, as como las deudas que se tengan y llevar un control de las mercancas, materia prima, productos en proceso y producto terminado segn se trate, el cual consistir en un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha los aumentos y disminucin que se presenten. Si una empresa no lleva los libros de forma regular enfrentara los siguientes problemas: Ante cualquier pleito mercantil con un acreedor, un proveedor o un trabajador, todo lo que se le quiera probar en su contra tendra xito. La DIAN, en un proceso de discusin tributaria, no solo le desconocera los costos y gastos que pretenda llevar a las declaraciones tributarias (privadas o de oficio), ya sean estas las de renta o de IVA. Adicionalmente le impondra una multa del 0,5% del mayor valor entre el patrimonio lquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin.

CONCLUSION

al realizar este trabajo llegamos a la conclusin que Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas; adems que los libros de contabilidad son muy importantes para el manejo de las empresas y nos permiten conocer sus estados financieros; as las cosas Los documentos fuente son utilizados en las transacciones y constituyen un gran nmero de indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones tomadas, en la medida que los mismos correspondan a las operaciones del giro o actividad, sean seguros, emitidos previa autorizacin y en el marco de las norma correspondientes.