UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

Curso de Especializacin Profesional: SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN

Expositor:

Dr. JULIO DELGADO BELLIDO

Febrero 2010

SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

INTEGRAR SISTEMAS

INTRODUCCIN
Conforme las empresas van definiendo e implantando Sistemas de Gestin certificables se hace ms evidente la necesidad de racionalizar los esfuerzos, costes y recursos destinados a los mismos. Sobre todo cuando las normas de referencia en las que se basan, comparten requisitos en un porcentaje importante, y la metodologa de gestin es al cien por cien idntica.

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Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos vendr por la integracin comn de todos aquellos conceptos cuya gestin tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al mximo la gestin de todos los Sistemas.

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Integracin es el proceso a travs del cual la organizacin aprende a introducir criterios y especificaciones en sus procesos y en sus sistemas de modo que satisfagan a todos sus clientes (internos, externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de forma simultnea, ahorrando costes y esfuerzos, con un espritu innovador, autocrtico y comprometido con la mejora continua.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN
El modelo de gestin integrado debe presentar una visin globaliza y orientada al Cliente tanto interno como externo segn postulados de Calidad Total y a ser posible segn principios basados en modelos de excelencia empresarial como por ejemplo El EFQM. Cada vez son mas las empresas que estn implantando sistemas de calidad basado en las normas de la familia ISO 9000, Sistemas Medio Ambiente basados en la familia ISO 14000, y otras normas que, sin tener reconocimiento internacional, establecen directrices para gestionar un sistema para la prevencin de riesgos laborables.

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No olvidemos que los sistemas basados en normas de reconocimiento nacional y/o internacional solo son herramientas estructuradas que estn al servicio de los procesos relacionados y que una integracin de los mismos solo representa optimizar algunos de los procesos que cruzan horizontalmente y verticalmente toda organizacin.

PUNTOS GENERALES DE CONFLUENCIA

Cualquier estrategia de implantacin que tenga como objetivo la integracin de los sistemas deber tener en cuenta su relacin con los procesos claves y relevantes que cruzan horizontalmente y verticalmente toda organizacin. Los Sistemas deben estar supeditados a los procesos de gestin relacionados y servir de herramientas estructuradas para la gestin de los mismos. Ejemplo: Sistema Calidad ISO 9001 deber estar relacionado con el proceso de Gestin de Calidad o del proceso de Sistematizacin y Mejora.

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Los tres sistemas establecen una metodologa comn basada en los principios de la calidad total y en el ciclo PDCA. Todos los sistemas tienen requisitos que inciden en la planificacin de los mismos. Todos los sistemas indican la necesidad de implantar procedimientos que aseguren una correcta gestin de los mismos.

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Todos los sistemas establecen que las empresas estn obligadas a establecer revisiones peridicas de los sistemas con el objetivo de verificar el grado de eficacia, de adecuacin a las normas de referencia, el grado de cumplimiento de los mismos, as como la ratificacin o modificacin de las polticas establecidas. Todos los sistemas establecen que las empresas u organizaciones tienen que establecer objetivos que garanticen la mejora continua de los sistemas de gestin establecidos.

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CONCEPTOS BSICOS

Proceso:
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos.

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Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar de forma sistemtica una gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin de la prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el aseguramiento de los procesos.

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Procedimiento: Forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

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Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.

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Proyecto: Suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.

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Indicador: Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.

LA EXCELENCIA EMPRESARIAL

Es el conjunto de practicas sobresalientes en la gestin de una organizacin y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales que incluyen: la orientacin hacia los resultados, orientacin al cliente, liderazgo y perseverancia, procesos y hechos, implicacin de las personas, mejora continua e innovacin, alianzas mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.

LA CULTURA EMPRESARIAL

Es lo que identifica la forma de ser de un empresa y se manifiesta en las formas de actuacin ante los problemas y oportunidades de gestin y adaptacin a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se trasmiten y se ensean a los nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar.

Figura 1.- Aspectos que deben caracterizar una auditoria

LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones mas avanzadas presentaran en las prximas dcadas una forma muy diferente de gestionar la empresa que en la actualidad. El trabajo se realizara en Equipos de alto rendimiento, apoyados por Lideres. Los niveles jerrquicos sern muy pocos y su tendencia ser a ir disminuyendo. Si la organizacin antigua era una maquina, la nueva es una organizacin viviente en constante adaptacin segn las necesidades y expectativas de los clientes TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS e incluyendo de manera activa en la gestin a los proveedores.

INTEGRAR SISTEMAS

SISTEMA DE CALIDAD
Es el conjunto de actividades y funciones encaminadas a conseguir la Calidad. Calidad se podra definir como el conjunto de caractersticas de un producto o servicio que tiene la habilidad de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas.

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SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL Es la parte del sistema general de gestin que incluye la estructura organizativa, la planificacin de las actividades, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al da la poltica medioambiental

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SISTEMA DE GESTIN PARA PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

LA

Es la parte del sistema general de gestin de la organizacin que define la poltica de prevencin, y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha poltica.

INTEGRACIN

Es el proceso a travs del cual la organizacin aprende a introducir criterios y especificaciones en sus sistemas de modo que satisfagan a todos sus clientes mediante una gestin eficaz y eficiente de todos los recursos existentes.

GESTIN INTEGRADA

En mercados competitivos, controlar e implantar sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales no es suficiente, hay que prevenir y extender LA GESTIN a todas las actividades que puedan repercutir y repercutan en los resultados de una empresa y/o una organizacin.

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El modelo de gestin integrado debe presentar una visin globaliza y orientada al Cliente tanto interno como externo segn postulados de Calidad Total y a ser posible segn principios basados en modelos de excelencia empresarial como por ejemplo El EFQM.

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En empresas excelentes la calidad se extiende a los Clientes , proveedores, personas, asociaciones, sociedad y partes interesadas.
No estaremos hablando realmente de un Sistema de Gestin Integrado hasta que no consigamos sistematizar todos los procesos claves y relevantes que intervienen en la empresa.

GESTIN DE INDICADORES Lo que no se puede medir no se puede gestionar...ni mejorar.

La medicin es fundamental para que podamos conocer la situacin real de la organizacin y poder planificar, orientar y mejorar los recursos hacia todos los niveles de la organizacin, con el objetivo de GESTIONAR la Estrategia hacia LA VISION Y/O MISION. Indicadores de gestin estn relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente un proceso.

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GESTIN DE EQUIPOS No todo lo que vale se puede medir, ni todo lo que se puede medir.....vale La buena gestin de las elemento esencial para cambios del entorno, y elementos de la empresa deben evolucionar. organizaciones es un hacer frente a los al igual que otros las formas de gestin

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El arte de conducir, de liderar, de gestionar y de comunicar, estn basados en el conocimiento, en la experiencia, en la capacidad para hacer participar a los otros, en la confianza propia y de los dems, en la motivacin para hacerlo, en la capacitacin, en la cooperacin y/o en el saber trabajar en equipo y no en el uso de la fuerza, la amenaza, el autoritarismo y el creerse el dueo de la verdad. Gestin Equipos: Un Sistema de Gestin de Equipos y Liderazgo parte de la premisa de que en un equipo, el resultado obtenido es superior a la suma de los esfuerzos individuales.

GESTIN INTEGRADA El modelo de gestin integrado debe presentar una visin globaliza y orientada al Cliente tanto interno como externo segn postulados de Calidad Total y a ser posible segn principios basados en modelos de excelencia empresarial como por ejemplo El EFQM. No estaremos hablando realmente de un Sistema de Gestin Integrado hasta que no consigamos sistematizar todos los procesos claves y relevantes que intervienen en la empresa.

POR QU LA GESTIN DE PROCESOS? Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las empresas y las organizaciones que han tomado consciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente.

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Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento va a jugar un papel de competitivad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender a aprender" y la Administracin del conocimiento, a travs de la formacin y sobre todo de las experiencias vividas, es una de las variables del xito empresarial.

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La Administracin del conocimiento se define como un conjunto de procesos por los cuales una empresa u organizacin recoge, analiza, didctiza y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organizacin, del individuo y de la Sociedad.

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La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.

CONDICIONES DE UN PROCESO

Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales. Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin.

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Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO". El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

REQUISITOS DE UN PROCESO
Todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados. Todos los procesos claves y relevantes tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A: Planificar, implantar, revisar y mejorar Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma grfica la evolucin de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.

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Todos los procesos tienen que ser auditados para verificar el grado de cumplimiento y eficacia de los mismos. Para esto es necesario documentarlos mediante procedimientos. Es recomendable planificar y realizar peridicamente (Aproximadamente 3 aos) una reingeniera de los procesos de gestin claves y relevantes para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parmetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

GUIA DE IDENTIFICACIN DE PROCESOS

Formacin del Equipo Identificacin procesos Priorizacin de los procesos que intervienen en cualquier empresa u organizacin

GUIA DE IMPLANTACIN DE PROCESOS Una vez elegido el proceso, hay que conseguir que ste de respuesta a los objetivos estratgicos. Para esto habr que completar las siguientes etapas si se quiere abordar el diseo o rediseo del proceso con ciertas garantas de xito. Constitucin del Equipo de trabajo Delimitar el proceso y subprocesos Establecer los objetivos bsicos del proceso. Identificar y resolver los problemas Establecer indicadores Implantar el proceso

EVALUACIN DE LOS PROCESOS DE GESTIN

Las organizaciones, de cualquier tipo o sector empresarial, tamao, estructura o madurez en calidad, necesitan, para tener xito, establecer un sistema de gestin apropiado. Los modelos de excelencia creados en las diferentes latitudes son instrumentos prcticos que ayudan a las organizaciones a establecerlos, midiendo en que punto se encuentran dentro del camino hacia la excelencia.

PREVENCIN DE RIESGOS

Las organizaciones que deseen alcanzar criterios de excelencia en materia de seguridad y salud deben estructurarse y funcionar de manera que puedan poner en prctica, de forma efectiva, sus polticas de seguridad y salud. Deben ayudarse mediante la creacin de una cultura positiva que asegure:

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Una participacin y un compromiso a todos los niveles. Una comunicacin eficaz que motive a los trabajadores a desarrollar su funcin con seguridad. Una promocin de aptitudes que permitan a todos los trabajadores hacer una contribucin responsable al esfuerzo necesario en materia de seguridad y salud. Un liderazgo visible y activo de la direccin para desarrollar y mantener el apoyo a una cultura de gestin que sea el denominador comn compartido por todos los componentes de la organizacin.

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Un S.G.P.R.L. para que sea eficaz, debe disearse para satisfacer las necesidades de la organizacin en materia de seguridad y salud, mejorar la cuenta de resultados y proteger los intereses de la organizacin, cumpliendo como mnimo con la legislacin vigente y adoptando un compromiso de mejora continua de la accin preventiva.

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La PRL deber integrarse en en el conjunto de actividades y decisiones, tanto en los procesos tcnicos, en la organizacin del trabajo y en las condiciones en que este se preste, como en la lnea jerrquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integracin de la prevencin en todos los niveles jerrquicos de la empresa implica la atribucin a todos ellos y la asuncin por stos de la obligacin de incluir la prevencin de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen, y en todas las decisiones que adopten

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El establecimiento de una accin de prevencin de riesgos integrada en la empresa supone la implantacin de un plan de prevencin de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definicin de funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos, los recursos necesarios para llevar a cabo dicha accin.

Sistema de Gestin Integrado

Orientado al Riesgo

Componentes de la Gestin
Las polticas se enfocan hacia los distintos componentes de la Gestin Global:
Calidad Medio Ambiente Seguridad y Salud Ocupacional Finanzas Seguridad de Procesos RRHH

CALIDAD
Grado en que el conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Condiciones y factores que afectan al bienestar de los empleados, trabajadores temporarios, contratistas, visitas y toda otra persona en el lugar de trabajo.

MEDIO AMBIENTE
Entorno en el cual opera una organizacin incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelacin.

Objetivos de un Sistema de Gestin

Un Sistema de Gestin es necesario para llevar adelante los fines de la Organizacin.
Actualmente existe inters por parte de las Organizaciones en tener Sistemas de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente certificados.

Cmo optimizar los esfuerzos

1. para mantener los certificados

(ISO 9001, ISO 14.001)?

2. para hacer que la gestin sea

eficaz y eficiente?

Actividades Comunes
Control de documentos Control de los registros Auditorias internas Revisiones por la direccin Etc.

Actividades especficas
Elementos crticos para la Calidad Aspectos ambientales Peligros a las personas Aspectos legales Investigacin de accidentes comunes Control operativo

ISO 14.001
4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.5. VERIFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS Mediciones y Seguimiento No conformidades, acciones correctivas y preventivas 4.6. REVISIN POR LA DIRECCIN

4.2. POLTICA

4.3. PLANIFICACION

Aspectos Ambientales Requisitos legales y otros Objetivos y metas Programa de gestin

Estructura y Responsabilidad

Capacitacin, toma de conciencia, competencia

Comunicaciones

Registros Documentos
Control de Documentos Control operativo Auditorias internas

Preparacin y respuesta a emergencias

IRAM 3.800/OHSAS 18.001

4.2. POLTICA

4.3.
PLANIFICACION

4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.5. VERIFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS Mediciones y Seguimiento Acciones correctivas y preventivas

4.6. REVISIN POR LA DIRECCIN

General Evaluacin de riesgos Legislacin y otros requisitos Disposiciones de gestin de SySO

Estructura y Responsabilidad

Capacitacin, toma de conciencia, competencia

Comunicaciones

Registros Documentacin
Control de Documentos Auditoria

Control operativo Preparacin y respuesta ante emergencias

ISO 9.001:2000
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Requisitos generales

Compromiso de la direccin Enfoque al cliente

Provisin de los recursos

Planificacin de la realizacin del producto Procesos relacionados con el cliente Diseo y desarrollo Compras Produccin y prestacin del servicio

Generalidades Seguimiento y Medicin Control de producto no conforme

Requisitos de la documentacin

Recursos humanos

Poltica Planificacin
Responsabilidad, autoridad y comunicacin Revisin por la Direccin

Infraestructura Ambiente de trabajo

Anlisis de datos
Mejora

Control de los dispositivos de medicin

Unificacin conceptual 1
Extensin del concepto de Aspecto e Impacto de la Gestin, tomado de la ISO 14.001.
Utilizar el ciclo de mejora PHVA de Demming.

Unificacin conceptual 2
Extensin de los conceptos de Accidente e Incidente:
Accidente Incidente No conformidad No conformidad potencial

Creacin de Futuros
En el presente siglo las personas y organizaciones necesitarn inventar sus propios futuros y disear estrategias para volverlos realidad. Sebastiao Mendonca Ferreira

La Creacin de Futuros
Existen muchas formas de entender la vida y el universo a travs de la supersticin, la religin, la filosofa, la ciencia, etc. Cada enfoque tiene sus propios expertos cientficos, curas, filsofos, doctores, poetas todos son simplemente ciegos recibiendo diferentes impresiones al tocar el mismo elefante... Desde mi propia perspectiva, las conclusiones de cada experto son comprensibles y tienen sentido. Sus teoras, entretanto, son meramente partes de toda la figura. Yo tambin soy uno de los ciegos. Y porque he tocado una parte del elefante, he desarrollado mi propia teora entre el universo y la vida humana.
LIN YUN