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CHSLD

Centre dhbergement et de soins de longue dure

CH
Centre hospitalier

CRD
Centre de radaptation en dpendances

PROCDURE DACCUEIL-INTGRATION POUR LES EMPLOYS DE LA CATGORIE IV

PROCDURE DACCUEIL-INTGRATION POUR LES EMPLOYS DE LA CATGORIE IV

PROCDURE ET PROGRAMME DACCUEIL-INTGRATION POUR LES EMPLOYS DE LA CATGORIE IV


Le dveloppement dun programme daccueil, dintgration et dorientation sactualise dans le cadre dune action intgre dattraction, de recrutement et de rtention du personnel. Ces stratgies appliques par la direction des ressources humaines (DRH) et par les programmes/services encouragent une dmarche structure daccueil qui favorise lengagement de toutes les parties. Ce processus personnalis rpond un besoin primordial de reconnaissance de nos ressources humaines. Cette priode daccueil-intgration et de transition permet au nouvel employ dapprivoiser les tches effectuer et dassumer son rle. De plus, elle peut influencer grandement lemploy dans sa dcision de rester ou non. Les employs concerns par cette procdure sont: Les nouveaux employs au CSSS de Jonquire Les nouveaux employs en poste ou en remplacement dans le programme/service Les employs qui sont de retour aprs un long cong Le chef de programme/service Vous devez planifier, prparer et vous assurer de lactualisation du programme dintgration et dorientation spcifique du nouvel employ dans votre service. Un tel programme vise faire acqurir lemploy le comportement et lefficacit recherchs, par une connaissance adquate du programme/service et des tches accomplir. Vous devez vous assurer deffectuer des suivis rguliers en cours daccueilintgration dans le but de clarifier certains points avec lemploy, de rpondre ses interrogations et didentifier les difficults rencontres. Vous pouvez partager ces responsabilits avec le coordonnateur clinique ou le responsable daccueil-intgration identifi dans votre secteur. Premire rencontre avec le nouvel employ : ACCUEIL : Action qui consiste recevoir lemploy, lui faire connatre les politiques et procdures de lorganisation, du programme/service et le contenu de son travail. Utilisez les outils prvus pour laccueil et lintgration. Rpartition des responsabilits en nouveaux employs (voir annexe 1) matire daccueil des

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Liste cocher accueil & partage (voir annexe 2)

intgration

une

responsabilit

Guide dinformation du nouvel employ (sil y a lieu) Remettre une copie de la liste cocher au nouvel employ afin de linformer des lments quil doit connatre et de partager avec celui-ci la responsabilit de la collecte dinformations. laide de cette grille, accumuler tous les documents pertinents en lien avec les sujets abords dans un cartable daccueil qui sera utilis et mis jour par le responsable de laccueil.

Au cours de la premire semaine : ORIENTATION : Action qui consiste familiariser les individus dans leur nouveau poste de travail et dans des activits spcifiques leur programme/service. Grille dorientation du programme/service selon le titre demploi concern Ou Dfinir cette priode avec lemploy objectifs, attentes, etc.) (dure, responsable,

Au cours du premier mois : INTGRATION : Adaptation une quipe; priode durant laquelle les comportements individuels et de groupe saccordent avec ce quattend la collectivit. Prsentation et adaptation lquipe Lectures effectuer (tablir le dlai) Dfinir des objectifs quotidiens ou hebdomadaires exemple : connatre la mission, le logiciel utiliser, etc.) (par

Sassurer que la liste cocher est complte; faire parvenir la copie originale signe aux ressources humaines/service de dotation, qui le dposeront au dossier de lemploy Sassurer que lemploy a pris connaissance des politiques et procdures; faire parvenir la copie originale signe aux ressources humaines/service de dotation (voir annexe 3)

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Ces deux documents seront dposs au dossier de lemploy dans le cadre du processus damlioration continue de la qualit. ACCOMPAGNEMENT PAR LES PAIRS : Relation court terme entre un pair expriment et un nouvel employ. Il vise lintgration dans le milieu et le dveloppement des comptences lies son rle professionnel (savoir-faire). Il est de la responsabilit du chef de programme/service dentriner le choix du pair accompagnateur Plan daccompagnement (annexe venir) Plan dapprentissage (annexe venir) Grille dvaluation du programme daccompagnement (annexe venir) SUIVI ET VALUATION : Action qui consiste sassurer que lemploy est satisfait de son accueil et intgration. Une rencontre de mise au point doit tre prvue par le chef de programme/service un (1) mois aprs larrive du nouvel employ. Le service des ressources humaines fera parvenir lemploy une grille dvaluation de laccueil-intgration trois (3) mois aprs la date dembauche. Un retour sera fait auprs du chef de programme/service si ncessaire. Grille dvaluation de laccueil-intgration (annexe 4) Lemploy (Vous devez linformer de ses responsabilits!) Il est responsable de son apprentissage par la voie de sa propre participation aux diffrentes activits du processus daccueil, dintgration et dorientation. Il partage la responsabilit de collecte dinformations par le biais de la grille daccueil et dintgration une responsabilit partage! remise par le responsable de son accueil (annexe 3). Il est responsable de poser des questions, de vrifier sa comprhension de ses nouvelles fonctions et des attentes envers sa contribution, dutiliser les personnes ressources disponibles et de miser sur toutes les possibilits pour amliorer son intgration en poste.

Inspir du Programme daccueil, dintgration et dorientation de la DRH/CSSSJ

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Processus daccueil-intgration pour le nouvel employ du CSSS de Jonquire

droite de la pyramide accueil-intgration se trouvent les outils suggrs pour chacune des tapes. Ce processus dbute avec laccueil organisationnel par le service de dotation des ressources humaines. Lorsque lemploy arrive dans votre programme/service assurez-vous que cette premire partie a eu lieu. Priode de probation pour la personne salarie nouvellement embauche: (Art. 3 de la convention locale APTS) Titre demploi qui requiert un diplme collgial = soixante (60) jours de travail Titre demploi qui requiert un diplme universitaire=cent vingt (120) jours de travail

La dure de probation inclut laccueil-intgration.

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Processus daccueil-intgration pour le nouvel employ en poste ou en remplacement dans le programme/service

Priode dessai: Seuls les employs nomms sur un poste ont une priode dessai. Les employs en remplacement ont une valuation continue afin de satisfaire aux exigences du programme/service. La priode dessai a une dure maximale de 45 jours incluant la priode dinitiation-orientation.

Processus daccueil-intgration pour lemploy de retour dun long cong (3 mois et plus)
La Procdure de Retour de l'Employ au Travail soit le PRET permet que suite un long cong maladie, le service sant planifie et prpare le retour de lemploy avec le gestionnaire concern. Des discussions ont lieu sur la faon d'assurer le retour de lemploy dans les meilleures conditions de travail. Il est indispensable daccueillir lemploy afin de faciliter son retour et de lui permettre une mise niveau des informations pertinentes.

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(Modle type)

ANNEXE 1

Rpartition des responsabilits en matire daccueil des nouveaux employs Nom du programme/service
LGENDE : R= Responsable/ S= Support

Responsabilits

Chef de programme/service

Coordonnateur Clinique/ ou Autres

Collgues

1.

Prparation de larrive
R R R R ou S R R R S S secrtariat S

Confirmation de date darrive (en fonction) Prparation des documents daccueil volet ADM. Prparation des documents daccueil volet CLIN. Prparation de lespace de travail (bureau-clef) Prparation des outils de travail/Ress. matrielles & papeterie Annonce de larrive aux collgues Planifier la formation technique (si ncessaire)

2.

Premire journe
S ou R R R R R R ou S R R R S R R R R S S S S S S (ou R=secteur) S

Accueil de lemploy Remise des documents daccueil (partie administ.) Remise des documents daccueil (partie clinique) Prsentation de lorganisation (CSSS/
)

Consignes administratives (feuille de prsence/ temps supp.) Visite du milieu de travail Prsentation aux collgues Dsignation de lespace de travail Explication sur le contenu du poste, attentes Assignation des tches et de la charge de cas Horaire des activits Parrainage - Orientation Prsenter lhoraire de la semaine

3.

Suivi de lAccueil
R ou S R R R R S ou R R Page 7 sur 13
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valuation du besoin de formation valuation de la performance (priode probation) Rencontre de suivi administratif Rencontre de suivi clinique Expliquer les communications internes (runion) Organiser une visite des autres secteurs (si ncessaire) Vrifier si le poste de travail est fonctionnel

S S

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Confirmer la comprhension des attentes (suivi) Inscription au programme de formations obligatoires

R R

Pour les nouveaux employs du CSSS de Jonquire, une premire rencontre daccueil a lieu aux ressources humaines de lorganisation concernant les documents administratifs. Quelques conseils/suggestions au responsable de laccueil-intgration Lemploy doit se sentir encadr et pris en considration Amnager votre horaire de faon tre le plus disponible possible Rpondre ses questions pour rduire lanxit Planifier dj des rencontres de suivis lagenda Accueillir le nouvel employ de faon conviviale Exposer les grandes lignes du processus dorientation de la journe Prsenter lemploy ses collgues et sassurer quil ait un pair accompagnateur Prvoir du temps au nouvel employ pour amnager son poste de travail et lire quelques documents remis Inviter lemploy se joindre un dner avec des collgues disponibles Prciser les tches accomplir la premire semaine Au cours des semaines suivantes, effectuer un suivi pour vous assurer que le nouvel employ sintgre bien.

Votre objectif au cours des premires journes est triple : 1. Sassurer que la personne se sente la bienvenue 2. Fournir les informations ncessaires sa comprhension de lorganisation et de son travail 3. Finaliser la partie administrative de son embauche.

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ANNEXE 2
(Modle type) LISTE COCHER ACCUEIL ET INTGRATION : UNE RESPONSABILIT PARTAGE! AI-JE ENTENDU PARLER DE CES LMENTS? NOM DU PROGRAMME/SERVICE

Nom : Point de services : _____________________ REMETTRE COPIE LEMPLOY


FAIT

No demploy : _________________ Entre en poste :

LMENT DE LACCUEIL ET INTGRATION COMPLTER/COMMENTAIRE Rencontre avec les Ressources humaines CSSSJ Reu guide daccueil et dintgration du nouveau collaborateur Accueil des RH & formations reues (voir liste) Environnement Prsentation de lquipe Visite du milieu de travail Prsentation et/ou Visite des points de services Secrtariat (formulaires, papeterie, etc.) & Rserve Rencontre avec le chef de programme/service ou responsable (lments aborder) Organigramme de lorganisation et du Programme/Service Comprhension du Programme/Service (fonctionnement multi, inter, cosystmique) Attitrer un bureau et donner la cl Carte demploy et de stationnement Remettre agenda Attentes du Programme/Service face la personne Attente du nouvel employ au Programme/Service Description des tches Processus dvaluation pour lobtention de la probation
(dterminer les dates de suivi et de fin de probation)

Processus annuel dapprciation du rendement Horaires de travail et possibilits damnagement horaire Pause, repas, vacances, congs, heures supp. maladie et autres absences (condition dautorisation) Processus et modalits daccueil de la clientle Informer la personne sur le processus de formations obligatoires Procdure dutilisation de la bote vocale Remettre liste tlphonique Prog./ CSSSJ / quipe (#nuance) Feuilles de temps Frais de dplacement (rgle de remboursement) horaire de lintervenant remettre au secrtariat Planifier formation (PII et autres) Planifier date de formation du serveur (SIPAD;SIG-SAT; i-CLSC) Procdure dutilisation de Lotus notes/web Statistiques (prvoir temps de formation) Informations sur les runions administratives et cliniques Feuille de route, ouverture et fermeture de dossier Informations sur les partenaires Support professionnel (modules Uni, comits de pairs, etc) thique (cadre de rfrence & procdure)

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Amlioration continue de la Qualit/Scurit Lectures faire (avant le : / / ) Guide daccueil du nouvel employ Offre de service Programmation Politiques et procdures du CSSSJ Agrment, norme de Qualit selon le secteur Tenue de dossier (se rfrer lOrdre professionnel) ou tenue de dossier pour les employs sans Ordre professionnel Guide de lemploy horaire Espresso-paie RH Prendre connaissance du contenu du cartable daccueil Autres lectures proposes en lien avec la discipline Codes ncessaires lexercice de ses fonctions : Cration du profil dutilisateur Serveur et adresse courriel Photocopieur Code tlphonique/tlcopieur (interurbain) Projets spciaux Projet de recherche Comits (ftes, comit qualit, etc.) Orientation & Jumelage Outils utiliss Dfinir la priode et la dure de lorientation Observation et accompagnement dans les interventions Programme de parrainage / accompagnement par les pairs Informations sur les comits de pairs Suivi de lintgration Sassurer de lappropriation de chaque lment mentionn cihaut valuer la charge de cas et priorisation Date de suivi administratif (x1 mois chef de programme) Autres questions ou points que lemploy souhaite aborder Formations planifies par la Direction des ressources humaines: Lavage des mains Gestion des risques Sant & scurit au travail Scurit et incendie Scurit informationnelle Prvention et contrle des infections

Signature employ

Responsable de laccueil

Date

S.V.P. RETOURNER LA COPIE ORIGINALE PAR COURRIER INTERNE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES/SERVICE DE DOTATION

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ANNEXE 3
NOM : _________________________________ No demploy : ___________

Jai pris connaissance de ces politiques et procdures :


Veuillez cocher les cases des documents consults Attentes de lorganisation du CSSSJ : Politesse, amabilit, courtoisie et empathie Discrtion et respect du secret professionnel Renouvellement des permis de pratique Utilisation des systmes informatiques conomie et soin du matriel Propret de lorganisation Incident/accident Prvention des infections Tenue vestimentaire Carte didentification Quitude Prvention et limination de lincivilit, du harclement, de la discrimination et de la violence au travail Usage dalcool, de drogues et de mdicaments Tolrance zro concernant tous types dabus envers les usagers Protocole SARM Double identification des clients Exemple Procdures internes: (Modle type- partie adapt selon le secteur) Compilation des statistiques Prsentation de produits par les compagnies Utilisation du vhicule CRDP et frais de location Vignette temporaire pour stationnement rserv aux personnes mobilit rduite Cadeaux de la clientle Contenu du dossier client (mthode) Appels tlphoniques +appareils cellulaires (personnel et interurbain)

SIGNATURE :

DATE :
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LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES/SERVICE DE DOTATION
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ANNEXE 4
FORMULAIRE DVALUATION DE LACCUEIL-INTGRATION
DANS UN SOUCI DAMLIORATION CONTINUE, NOUS SOUHAITONS CONNATRE VOTRE APPRCIATION SUR LA QUALIT DE LACCUEIL-INTGRATION QUE VOUS AVEZ REU. MERCI LAVANCE DE BIEN VOULOIR REMPLIR ET RETOURNER CE FORMULAIRE AUX SERVICES DES RESSOURCES HUMAINES

DESCRIPTION 1. LACCUEIL QUANTIT DES INFORMATIONS DU GUIDE DACCUEIL QUALIT DES INFORMATIONS ET DES OUTILS DACCUEIL QUALIT DE LACCUEIL LOUVERTURE DE VOTRE DOSSIER QUALIT DE LACCUEIL AU SEIN DE VOTRE PROG/SERVICE PERTINENCE DE LINFORMATION REUE 2. LINTGRATION DANS LE PROGRAMME/SERVICE QUALIT DE LINFORMATION CLINIQUE REUE
FONCTIONNEMENT DE LQUIPE PHILOSOPHIE DINTERVENTION PLAN DINTERVENTION POLITIQUES ET OUTILS CLINIQUES CLS & LOCAUX STATIONNEMENT SYSTME TLPHONIQUE ET INFORMATIQUE CDULE DES RENCONTRES EN PRIODE DORIENTATION & DINTGRATION DSIGNATION DUN PAIR ACCOMPAGNATEUR NOMBRE ET FRQUENCE DES RENCONTRES

TRS SATISFAISANT

SATISFAISANT

ACCEPTABLE

FAIBLE

VISITE DES LIEUX DE TRAVAIL


-

QUALIT DE LA SUPERVISION
-

QUALIT DE LINFORMATION TRANSMISE PAR LE PAIR


ACCOMPAGNATEUR

IDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION


DISCUSSION FACE VOS BESOINS DE FORMATION

CLIENTLE OUTILS DVALUATION RESSOURCES DISPONIBLES TENUE DE DOSSIER VOTRE RLE COMME PROFESSIONNEL

POSSIBILIT DE RPONDRE VOS BESOINS DE


FORMATION

LES ATTENTES DE LEMPLOYEUR SONT COMMUNIQUES


CLAIREMENT

DROULEMENT DE LINTGRATION DANS LORGANISATION


CONFORT, APPARTENANCE, PRATIQUE

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COMMENTAIRES

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