1.

1 INTRODUCCIN AL CURSO
FUNDAMENTOS DE LA ASIGNATURA
Las unidades de informtica son entidades claves para el logro de la misin y de los objetivos de toda organizacin, por lo cual, la efectiva administracin de sus funciones y recursos es una responsabilidad vital de todo directivo informtico. Tradicionalmente las unidades de informtica han sido dirigidas por especialistas tcnicos que no han sido preparados para administrar una unidad organizacional. Por lo anterior, es indispensable incluir dentro de la formacin del Licenciado en Informtica de UPIICSA, la enseanza de conceptos, tcnicas, mtodos y uso de herramientas que lo habiliten para administrar unidades de informtica en forma efectiva. [GAO,01]

OBJETIVO DE LA ASIGNATURA
Al termino del curso, el alumno: Estar capacitado en el uso de conceptos, tcnicas, metodologas y herramientas que le faciliten el administrar con mayor efectividad los recursos, operaciones, productos y servicios, de la funcin informtica, con un enfoque que destaca las interrelaciones de la tecnologa de informacin y los objetivos y estrategias de la organizacin. Esta asignatura tiene como colateral Auditoria y Seguridad Informtica y como consecuente Informtica Empresarial. [GAO,01]

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1.2. LA INFRAESTRUCTURA CLSICA DE LA FUNCIN INFORMTICA

El rea de Informtica representa una entidad dentro de la organizacin, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de informacin de la empresa o Institucin de manera veraz y oportuna. Su funcin primordial es complementar la labor administrativa para hacerla ms segura, fluida y as simplificarla. Es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayora de los datos con los que opera la empresa o institucin . Prcticamente todas las actividades de los dems departamentos se basan en la informacin que proporciona el rea de Informtica, la toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del procesamiento de datos. Por lo anterior, casi no se escatima la inversin para proveerla del equipo tcnico, (material y humano) necesario. De hecho en la mayora de las organizaciones el rea de Informtica absorbe la mayor parte del presupuesto de operacin. La importancia que tiene el rea de Informtica dentro de la organizacin , la coloca en una posicin que influye incluso en gran parte de las decisiones administrativas y de proyeccin de las empresas. Como se puede apreciar, el rea de Informtica es uno de los engranajes vitales dentro de la maquinaria organizacional de la empresa; permite que muchos otros engranajes se detengan o funcionen sistemticamente. De hecho la efectividad del rea significa la culminacin de la sistematizacin de la empresa. El anlisis y diseo de sistemas de informacin implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organizacin. Se puede afirmar que la sistematizacin reclama que los mecanismos administrativos de la organizacin estn claramente establecidos. Por lo que se vuelve sumamente importante que dentro de sus funciones el rea de Informtica se encargue de que la organizacin adquiera la conciencia sobre lo que significa un nivel administrativo eficiente.

Por lo que antes de iniciar cualquier anlisis y diseo o implantacin de tecnologa el rea usuaria debe tener sus mecanismos administrativos claramente establecidos y mejorados.
[SER,01] UBICACIN TRADICIONAL DEL REA DE INFORMATICA EN LA ORGANIZACIN

Direccin general
SERVICIO rea de Informtic a centralizad a

Unida d Usuari a
Deptos . Deptos .

Unida d Usuari a
Deptos . Deptos .

Unida d Usuari a
Deptos . Deptos .

[GAO,01] UBICACIN ACTUAL DEL REA DE INFORMTICA BAJO EL CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN DE INFORMTICA (AFI), DE LA ORGANIZACIN
Direccin general de la empresa

Unidad Usuari a

Unidad Usuari a

De pto s.

De pto s.

De pto s.

De pto s.

rea administrad ora de la funcin Informtica de la organizaci n Cent ro de com puto

Unidad Usuari a

Dep tos.

Dep tos.

La estructura del enfoque cliente-servidor bajo el concepto de red, se ajusta al esquema

[GAO,01]

Qu es un Plan? Un plan es un conjunto de actividades propuestas con la finalidad de alcanzar objetivos o resultados previstos. Qu es una Unidad Usuaria? Se define como una entidad, dentro de la organizacin, que cubre una funcin completa y que acta con autonoma operativa para lograr sus propios objetivos. PLAN DE ACCIN PARA LOGRAR LA ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA

Primer objetivo: Descentralizar el rea de Informtica. 1. Paso 1. Formacin de un comit de poltica informtica 2. Paso 2. Anlisis de la situacin actual (Diagnostico) 3. Paso 3. Anlisis de las ventajas que traer la descentralizacin del rea de informtica 4. Paso 4. Visualizacin de la organizacin total de la empresa por medio del enfoque de unidades usuarias 5. Paso 5. Esquematizacin de la funcin informtica a travs de las distintas unidades usuarias 6. Paso 6. Exposicin ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la descentralizacin de rea de informtica con el fin de obtener su aprobacin (tabla comparativa) 7. Paso 7. Inicio de la Administracin de la Funcin Informtica de la empresa.

Segundo objetivo: Formar un mecanismo para la administracin global del entorno informtico de la empresa. 1. Paso 1. Contar con la estructura descentralizada del rea de informtica

2. Paso 2. Constituir el rea administradora de la funcin informtica de la empresa

3. Paso 3. Adoptar un modelo de aprendizaje por seguimiento como funcin. (diagrama) Tercer objetivo: Crear una cultura informtica a nivel de la empresa. 1. Paso 1. Realizar un anlisis de requerimientos de informacin dentro de cada unidad usuaria 2. Paso 2. Efectuar una campaa de creacin de conciencia informtica. [GAO,01]

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TENDENCIAS DE HARDWARE, SOFTWARE, DATOS Y COMUNICACIONES Hardware

Los avances en las ciencias de materiales, en la fabricacin y en los conceptos el cmputo prometen mantener la tendencia histrica de crecimiento en el poder del hardware. A lo largo de los ltimos 30 aos, los costos de la computacin han cado en un factor de 10 por cada dcada, y la capacidad se ha incrementado en un factor de al menos 100 en cada dcada. Los microprocesadores de hoy pueden poner una macrocomputadora encima del escritorio, y tambin en un portafolios o aun en el bolsillo de la camisa, la macrocomputadora tradicional esta siendo suplantada por redes de poderosas mquinas de escritorio, aun cuando la macrocomputadora nunca ser eliminada. Las computadoras de pluma de cuaderno y de palma de mano sern tan comunes como la calculadora de mano. Las computadoras de un chip podrn ayudar a manejar autos, armas militares, robots y aparatos domsticos todos los das. Las computadoras y las tecnologas de informacin asociadas mezclaran los datos, las imgenes y el sonido, envindolas por rutas de complejas y vastas redes que las procesarn con igual facilidad. Veremos cmo

1.3. EL AMBIENTE DE LA TECNOLOGA IFORMTICA:

es esto posible mediante el uso de la multimedia, los superchips y las computadoras de quinta generacin.

Software
En lo que respecta al software este se hace cada vez ms interactivo mediante el uso de dispositivos de sealamiento o apuntadores como el ratn, la pantalla sensible al tacto, y el block grfico. El software de reconocimiento de voz convierte la palabra hablada en una forma digital que las computadoras pueden reconocer. Una segunda tendencia es la gran facilidad que el software ofrece al usuario final para el acceso de datos, ya que los programas principales de administracin cuenta con programas de extraccin que pueden enviar datos a las redes de usuarios finales. Una tercera tendencia es la comercializacin del software a usuarios finales (con un gran peligro por el bombardeo de publicidad que es difcil de evaluar). Una cuarta tendencia muy importante en cuanto al software es el desarrollo de programas integrados que soportan necesidades institucionales para la comunicacin y control. Avances significativos en la computacin orientada al usuario final, as como el advenimiento de sistemas sofisticados en lnea en el comercio por Internet.

Datos
Entre las recientes tendencias en las bases de datos se incluye el crecimiento de las bases de datos distribuidas y el surgimiento de las bases de datos orientadas a objetos e hipermedia.

Telecomunicaciones
La tendencia de las telecomunicaciones estar determinada por el gran impacto que la red de Internet ofrece a los usuarios, ya que cada vez es mayor el uso de este medio, demandando grandes flujos de informacin y alta seguridad en la transmisin de datos, por lo que el hardware, software y canales de telecomunicaciones deber responder a dichas demandas, por otro lado los anchos de banda a nivel de redes locales debern contemplar la transmisin de multimedia, en donde la informacin requiere cada vez ms envos de grandes cantidades de informacin. [GAO,01]

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1.4. EL AMBIENTE DE LOS NEGOCIOS.

Desde el punto de vista de los negocios y administracin, los sistemas de informacin son mucho ms que mquinas de Insumo. Procesamiento-Producto que opera en un vaco. Desde el punto de vista de negocios, un sistema de informacin es una solucin de organizacin y administracin basada en la tecnologa de informacin a un reto que surge del medio ambiente . Es necesario examinar esta definicin de cerca, ya que destaca la naturaleza organizacional y de administracin proporcionan la solucin institucional ms importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los sistemas de informacin, para ser letrado en computacin, un administrador debe conocer en amplitud las tecnologas de la organizacin, administracin e informacin en los sistemas (ver figura) y su poder para dar soluciones a los retos de negocios.

[KEN,96]
SISTEMAS DE INFORMACIN COMO SOLUCIONES INSTITUCIONALES

Instituciones Sistemas de Informacin

Tecnologa

Administracin

INSTITUCIONES. Los sistemas de informacin son parte de las instituciones. De hecho, para algunas empresas como las de investigacin de crdito, sin tales sistemas no habra negocio. Los elementos claves de una institucin son su personal, la estructura, los procedimientos de operacin y su cultura. Las organizaciones formales estn compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras reflejan una clara divisin del trabajo. Los expertos son reclutados y entrenados para realizar diferentes funciones en las que se incluyen ventas, produccin, contabilidad, finanzas y recursos humanos. Una institucin coordina el trabajo mediante una jerarqua estructurada y procedimientos de operacin de acuerdo a normas. La jerarqua ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad. Los niveles superiores de la jerarqua estn formados por personal directivo, profesional y tcnico mientras que en los niveles inferiores se tiene al personal operativo. ADMINISTRACIN. Los administradores perciben los retos de negocio en el entorno. Ven la estrategia de la institucin para responder y asignar los recursos humanos y financieros para alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable. Los sistemas de informacin de negocios descritos en esta obra reflejan las esperanzas, sueos y realidades de los administradores en la vida real. stas constituyen las responsabilidades convencionales de los administradores. Pero se entiende menos el hecho de que los administradores deben hacer ms que administrar lo que ya tienen, deben crear nuevos productos, servicios y adems, de tiempo en tiempo, deben crear de nuevo a la institucin. Una parte sustancial de la administracin es el trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e informacin. La tecnologa de la informacin puede jugar un papel poderoso al llevar a cabo la reingeniera de la institucin. Es importante advertir que los roles y las decisiones varan a los diferentes niveles de la organizacin. Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones estratgicas a largo plazo sobre qu productos y servicios producir. Loas administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos. Loas administradores operativos o superiores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institucin. Se espera que todos los niveles de administracin sean creativos para desarrollar soluciones nuevas para

una amplia gama de problemas. Cada nivel de administracin tiene diferentes necesidades de informacin y diferentes requerimientos en el sistema. TECNOLOGA La tecnologa de los sistemas de informacin es una de las muchas herramientas de las que los administradores pueden disponer para enfrentar al cambio. De mayor importancia hoy da, la tecnologa de informacin es el pegamento que mantiene unidad a la informacin. Es el instrumento a travs del cual la administracin controla y crea, y es flecha en el carcaj del administrador. Los SIBC utilizan la tecnologa de software, hardware, almacenamiento y telecomunicaciones. El hardware de computadora es el equipo fsico empleado para las actividades de alimentacin el procesamiento y la salida en un sistema de informacin. Consta de la unidad de procesamiento en la computadora, diversos dispositivos de alimentacin, salida y almacenamiento y los elementos fsicos que permiten enlazar a dichos elementos. El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programada, que controlan y coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de informacin. La tecnologa de almacenamiento incluye los medios fsicos para el almacenamiento de la informacin, como los discos magnticos o las cintas, y el software que rige la organizacin de los datos en estos medios fsicos. La tecnologa de telecomunicaciones formada por los dispositivos fsicos y el software enlaza las distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro. Regresando al sistema Stride Rite fija el sistema de anlisis en la Ventana sobre Tecnologa, es necesario identificar a los elementos de administracin, organizacin y tecnologa. El elemento de organizacin fija el sistema de anlisis de inventarios en la funcin de ventas de Stride Rite. Identifica los procedimientos necesarios para la toma de decisiones, como el conteo del nmero de cajas de cada tienda, y proporciona reportes para los gerentes de las tiendas y para los directivos mismos de Stride Rit. El sistema debe tambin satisfacer las necesidades de los gerentes y operativos de Stride Rite.

[KEN,96]

De una muestra de 500 empresas en el ao de 1918 menos del 10% sobrevivieron 50 aos. Menos del 4% de todas las dependencias del gobierno federal sobreviven desde que nacieron. 50% de las nuevas instituciones de la iniciativa privada quedan fuera de operaciones luego de cinco aos. Las principales razones para el fracaso de las instituciones son la incapacidad para adaptarse a entornos rpidamente cambiantes y la falta de recursos (en particular entre las empresas jvenes) para soportar aun en periodos cortos de vicisitudes. Las nuevas tecnologas, los nuevos productos y el cambio en los gustos del sector publico y en sus valores (nuevas reglamentaciones gubernamentales) provocan tensiones en la cultura, la poltica y las personas de cualquier institucin.

La IBM y el sector de computacin proporcionan un ejemplo poderoso de inestabilidad ambiental ocasionado por el vertiginoso cambio tecnolgico y por la incapacidad de la administracin, para ajustar su cultura interna, sus polticas, y su estructura organizacional. Desde 1965 a 1980 IBM dominaba en un tiempo el mercado pero posteriormente perdi el control en: Tecnologa de microprocesadores ante Intel Corporation. Tecnologa de software ante Microsoft (y muchos otros proveedores de software). Mercado de PCs frente a los fabricantes de clones muy baratos. (Actualmente IBM ha superado esta situacin, formando alianzas con los proveedores de diferentes tecnologas de hardware y software.)

[GAO,01]

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1.4.1. EL MERCADO DE LOS NEGOCIOS.

Entre los elementos de Tecnologa de Informacin importantes en las Redes de Negocios estn las soluciones de Administracin de Recursos Empresariales - Enterprise Resource Management (ERP) y el E-Business. Los sistemas ERP son la base para que las empresas puedan salir al exterior, convirtindose en un elemento esencial y complementario de una solucin integradora de E-Business. Una de los grandes proveedores de sistemas ERP como lo es la empresa J.D. Edwards, para el ao 2001 con el objeto de obtener mayor participacin en el mercado ha introducido una nueva filosofa de trabajo basada en el llamado Comercio Colaborativo, ERP II o siguiente nivel del E-Business, el cual consiste en la sincronizacin de la cadena de suministro a travs del intercambio de procesos crticos de negocios. La estrategia que ha seguido J.D. Edwards para lograr aplicar el concepto es la creacin de un software totalmente flexible antes, durante y despus de su implementacin. Otro elemento importante lo constituye la interoperabilidad a travs de herramientas habilitadoras como Extended Process Integrator para procesos externos (XPI) y Extended Process Enterprise para los internos (XPE), que permiten la comunicacin con otras plataformas y soluciones de tal forma de facilitar a los clientes evolucionar sus soluciones. Un ltimo aspecto es la incorporacin al software, de aplicaciones preintegradas para lo cual ha establecido socios tecnolgicos como ser Ariba (e-procurement), Siebel (CRM), Atlas Commerce (marketplaces), MicroStrategy (administracin de conocimiento) y Advanced Planning and Scheduling (APS). Es importante enfatizar que en este mundo de la economa global, existen muchos proveedores de tecnologas, por lo que los mismos deben preocuparse cada vez ms por ofrecer al cliente una natural comunicacin con soluciones de la competencia, es decir brindar software de tecnologa "abierta", de tal forma de contar con la capacidad de integrar fcilmente las diversas soluciones que los clientes puedan tener. Los APS son una herramienta valiosa que contribuye mucho en la sincronizacin de la cadena de suministro, y por consiguiente facilitar la planeacin de compras y ventas en el momento y lugar correcto, y adems con inventarios adecuados. La cadena de suministro constituye un siguiente nivel del ERP, ya que realiza anlisis ms profundos de la informacin y toma mejores decisiones. Otro punto importante a considerar por las empresas es que deben buscar soluciones que faciliten una integracin total de aplicaciones front-office y back-office que les permitan reaccionar rpida y permanentemente a las necesidades cada vez ms cambiantes de los clientes y as poder tomar las mejores decisiones y ser mucho ms competitivas. Sobre este respecto la empresa Epicor con su producto "e by Epicor" ofrece una solucin que ayuda principalmente a empresas de tamao mediano y pequeo a extender sus procesos empresariales en su cadena de valor, a

travs de la integracin mejorada de funciones de front office y back office, ofreciendo una completa vista de los clientes a travs de avanzados recursos de Inteligencia de Negocios (eIntelligence). En lo que corresponde a soporte del nivel estratgico las empresas principalmente de tamao medio deben buscar soluciones que ofrezcan capacidades de Data Warehousing y Data Mining de tal forma de poder implementar Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS) o Inteligencia de negocio que permitan a los altos ejecutivos tomar las mejores decisiones. Capacidades importantes son las de anlisis de sensibilidad "what if" y "goal seek" para la realizacin de pronsticos, capacidades de "drill down" o profundizacin para anlisis a distintos niveles de la informacin.

El Futuro del e-business

Primero y como estructura base y herramienta fundamental para el EBusiness es importante conocer que suceder con el Internet. Las tendencias para dicha red mundial son a que no sea vista como simple tecnologa Internet, sino como un Modelo de Negocio a travs del cual se puedan implementar soluciones eCRM, eSCM, eProcurement, otras. Continuando con el anlisis, los analistas opinan positivamente referente a un futuro que consideran prometedor para el Comercio Electrnico, Administracin de la Relacin con los Clientes - Customer Relationship Management (CRM), Application Service Providers (ASP), Tecnologas Inalmbricas, Seguridad y Privacidad.

Comercio electrnico
A pesar de la crisis de iniciativas de Comercio Electrnico, el futuro del mismo depende de como las organizaciones se anticipen a los cambios que esta tecnologa puede producir, como ser la transformacin de la estructura social y el propio modo de operar de las empresas. En este sentido iniciativas Business to Business (B2B) dejarn de ser comunidades de suministradores bastante limitadas, para convertirse en mercados digitales abiertos. Otratendencia es el establecimiento de vas de conexin entre ambientes B2B y Business to Consumer (B2C). Administracin de la relacin con los clientes (CRM) El futuro de herramientas de administracin de la relacin con los clientes (CRM) definitivamente es prometedor, dado que uno de los elementos claves de xito para las empresas es precisamente enfocar sus recursos a atender al cliente, pero no solamente eso, ms bien convertir a los clientes

como socios de negocio, administrando sus perfiles de tal manera de buscar su lealtad y por consiguiente contar con las competencias clave para sobrevivir ante la competencia. El cliente ahora tiene mayor conocimiento de la tecnologa y mltiples canales de compra que le permiten decidir qu y cmo quiere las cosas, dndole cada vez ms importancia al valor agregado que se le de como parte de la atencin personalizada. En muchos casos lo que existe es una comunicacin directa entre la empresa y el cliente, sin embargo tambin cabe la posibilidad de la participacin de un intermediario entre ambos, que acta como contacto en el proceso de comercializacin. En estos caso se aplica un concepto reciente que los expertos llaman Partner Relationship Management (PRM). El PRM permite administrar el contacto con los clientes de forma automatizada a travs de los propios canales. Tanto el Cliente como el Proveedor se sienten cerca uno del otro, pero concientes de que el distribuidor esta presente como el eslabn intermedio. El PRM es administrado por el proveedor o fabricante lo que facilita la obtencin de datos sobre el canal y sus clientes. La cara de un sitio Internet que se halle bajo este esquema parecer al usuario como si fuera parte del canal, lo que puede servir a los intermediarios pequeos o con pocos recursos, como alternativa ideal para integrarse a la nueva economa. (Enrquez G., E., Febrero 5, 2001). Otras ventajas que ofrece un PRM es el poder realizar anlisis sobre el comportamiento del canal, niveles de ventas, relacin distribuidor - clientes, demandas de los clientes entre otros. El PRM tiene bastante futuro ya que se ha pronosticado que de las ventas del 2001 al 2006, entre un 30% y 35% sern generadas por el canal de distribucin. Se espera entonces un crecimiento estimado en el ao 2001 de un 30% a 40% en comparacin con el ao 2000, ubicndose casi a la par del CRM. Para el ao 2003 se espera un crecimiento de un 200%. Lo anterior debe ser tomado en cuenta por las empresas que cuentan con un ambiente proveedor - intermediario - cliente, de tal forma de apoyar al intermediario con herramientas del tipo PRM. Por qu Integracin e Infraestructura? La integracin permite conocer de manera exhaustiva a la cadena de valor que incluye desde el cliente, distribuidor y proveedor. La infraestructura es las base que permite satisfacer las demandas de capacidad y velocidad requeridas. Esta infraestructura debe ser abierta y no propietaria ya que el e-business demanda infraestructura compatible entre s, robusta, escalable, veloz, que permita ofrecer un servicio rpido y de calidad. Seguridad

Por otro lado el aspecto Seguridad siempre ser un elemento importante que permite garantizar la confidencialidad de la informacin, su transportacin integra, acceso controlado. La misma debe ir mejorando cada vez ms, considerando que se incrementar la fabricacin y utilizacin de dispositivos mviles con accesos inalmbricos. Debe tenerse muy en cuenta los dos estndares existentes, diseados para el comercio electrnico: SSL (Secure Socket Layer) encargado de no permitir la descodificacin del documento por terceros, para lo cual usa Claves aleatorias, con un certificado y una firma digital. SET (Secure Electronic Transaction). Estndar de pago seguro basado en tcnicas de encripcin avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet. Utiliza llaves pblicas y privadas las cuales, a su vez, estn protegidas por SSL, que en conjunto encriptan las transacciones para mantenerlas a salvo. Por otro lado la revolucin del E-Business esta siendo guiada por estndares abiertos como ser Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), HyperText Transfer Protocol (HTTP), HyperText Markup Language (HTML) que habilitan la comunicacin va Internet y el World Wide Web. La programacin en Java ha permitido portabilidad de aplicaciones y reutilizacin de componentes. Y ahora XML como estndar de datos para compartir e intercambiar datos a travs de mltiples sistemas conectados por Internet.

[FOR,01]

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1.5. LA MISIN DE LA UNIDAD INFORMTICA.

Visin de la Unidad Informtica. Es la unidad que planifica, coordina, y desarrolla Sistemas de Informacin Gerenciales para la toma de decisiones y de apoyo informtico administrativo al ms alto nivel de la Vicerrectoria Administrativa. Cuenta con una infraestructura fsica ptima de espacio, recurso humano y equipo poderoso y moderno debidamente conectado; adems del software de la ms alta tecnologa para la expansin de servicios de informacin, como para el

desarrollo de aplicaciones a nivel gerencial y de apoyo logstico para la Vicerrectoria Administrativa.

Misin de la Unidad Informtica. Ser la unidad coordinadora de la poltica informtica de la Vicerrectoria Administrativa, proveer apoyo informtico para la toma de decisiones gerenciales del ms alto nivel de la Vicerrectoria, proveer un servicio de correo electrnico interno y una INTRANET administrativa que mejore la comunicacin interdepartamental en la Vicerrectoria y que brinde informacin general sobre la Vicerrectoria Administrativa respectivamente, a todos los estamentos de la Universidad Tecnolgica.

Metas de la Unidad Informtica. La documentacin de los flujos de Informacin, formas de trabajo, procedimientos y relacin entre los diferentes departamentos. Se espera alcanzar la documentacin de la Dir. Presupuesto, Dpto. de Compras y lo correspondiente a Ingresos en Finanzas. La mejora continua de las formas de trabajo acordes con los cambios y el dinamismo de la organizacin y evolucin de la tecnologa. Sistema Automatizado de Control Previo y Control de Ingresos, Sistema Automatizado Pago de Servicios de Telfonos, Sistema Automatizado de Emisin de Contratos Docentes. Red administrativa conectada a un servidor. Desarrollo del WEB Administrativo.

Estrategias de la Unidad de Sistemas de Informacin a. Una documentacin actualizada de las formas de trabajo y los procedimientos manuales y automatizados integralmente mejorada. b. Sistemas Automatizado de Control Previo del Presupuesto, de Ingresos y de Pagos de Servicio de Telefona. c. WEB Administrativo.

Algunas de las Funciones de la Unidad de Sistemas de Informacin

Formular el Administrativa.

Plan

Maestro

de

Informtica

de

la

Vicerrectoria

Formular y evaluar polticas, directrices, estrategias en el campo de la informtica atendiendo lineamientos y requerimientos a nivel institucional. Dar seguimiento a la implantacin de nuevos sistemas, equipos y tecnologa informtica a fin de determinar la adecuacin tcnica a los requerimientos del usuario y al plan de informtica de la Vicerrectoria Administrativa. Realizar y garantiza mantenimiento a los sistemas e infraestructura operacional existente. Asesorar a las dependencias administrativas de la Vicerrectoria Administrativa en la seleccin de nuevos recursos informticos. Asesorar a las diferentes dependencias administrativas de la Vicerrectoria Administrativa en la seleccin de nuevos recursos informticos. Revisar y consolidar el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de toda la Vicerrectoria Administrativa. [VIC,01]

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1.6. UN MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMTICA. QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIN ?

Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permite capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin para apoyar a la toma de decisiones, la coordinacin y el control en una institucin, as como tambin pueden ayudar

a los administradores y al personal analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos. Los sistemas de informacin pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institucin y el entorno que la rodea, como a continuacin se muestra:

SISTEMA DE INFORMACIN

Clientes

MEDIO AMBIENTE

INSTITUCI SISTEMA DE N
INFORMACIN

Proveedores

ENTIDAD ES REGLAM ENTADORA S

Almacenamiento o insumo

Procesami Salida o ento product Clasificar o Ordenar Calcular Retroalimentacin

Accionistas Tres actividades de un sistema de informacin producen la es informacin que la institucin requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el anlisis de los problemas y la creacin de nuevos productos y servicios. Estas actividades son el insumo, procesamiento y producto. La alimentacin o insumo captura o recolecta datos dentro de la organizacin o del entorno que la rodea. El procesamiento transforma estos datos primos a algo que tenga ms sentido. El producto o salida transfiere la informacin procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado. Los sistemas de informacin tambin requieren de donde deba ser empleado. Los sistemas de informacin tambin requieren de retroalimentacin que es el producto regresado a personas indicadas dentro de la institucin para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentacin.
Direccin
[GAO,01]

Competidor

MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMTICA

Desarrollo de Sistemas

Consultora tcnica a usuarios

Servicios de Desarrollo Tcnico e investigacin Computo

[SER,01]

MODELO DE APRENDIZAJE POR SEGUIMIENTO COMO FUNCIN

* Surge el error

Se acumula experiencia Exista un procedi miento des control i ? Se apl ic ? Si N o Se Se analizan corrige las el error causas Se acumula experiencia del error Se investigan las razones y se toman medidas Se aplica el procedimie nto establecido Se formaliza el procedimi ento de control Se corrige el error

Se rompe la estabilidad

N o

Nuevamente se analizan las causas del error Se acumula experiencia Se verifica el procedimiento y se corrige su deficiencia Se corrige el error Se capacita en la operacin del procedimiento y se deja establecido Situacin estable se aprendi a controlar el error

ASPECTOS IMPORTANTES PARA CREAR UNA CULTURA INFORMTICA.

Disear mdulos de capacitacin de informtica en funcin de las distintas responsabilidades de la organizacin con reconocimiento de diplomado, lo cual redituar en muchos beneficios para la empresa y sus integrantes. Implantar un mecanismo de seguimiento para garantizar y evaluar la aplicacin practica del conocimiento de informtica adquirido. Establecer un plan maestro global de capacitacin sobre sistemas de informacin. Coordinar la capacitacin en funcin del plan maestro. Evaluar el avance hacia los objetivos del plan maestro mediante una estrategia de seguimiento. Ser imprescindible que a las personas, desde los niveles de menor jerarqua hasta los de nivel directivo se les ensee a pensar en trminos de sistemas. CUADRO COMPARATIVO DE LAS VENTAJAS QUE REPRESENTA EL REA DE INFORMTICA DESCENTRALIZADA CON RESPECTO A LA CENTRALIZADA. REA DE INFORMTICA DESCENTRALIZADA VENTAJAS Racionalizacin del uso de los recursos de computo Anlisis detallado del costobeneficio de las Inversiones en los proyectos de informtica. Satisfaccin de las verdaderas necesidades de informacin de las unidades usuarias. REA DE INFORMTICA CENTRALIZADA DESVENTAJAS Despilfarro computacional. No existen.

Muchos sistemas improvisados que no cubren plenamente las necesidades de los usuarios.

Efectivo direccionamiento de la reingeniera de los sistemas de informacin Posibilidades reales y costeables para restablecer una cultura informtica en el mbito de la empresa. Capacidad informtica para adaptarse rpidamente a los cambios y objetivos de la empresa Verdadero apoyo informtico al plan de crecimiento futuro.

Confusin y descontrol. Pocas posibilidades, demasiado esfuerzos y dinero . Imposibilidad adaptacin. absoluta de

Insuficiencia de apoyo para el plan de modernizacin de la empresa. Verdadero enfoque de la Tendencia al rezago como una informtica como una arma estrategia de competencia para estratgica de competencia de la la empresa. empresa.

[GAO,01]

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BIBLIOGRAFA
C. Laudon Kenneth y P. Laudon Jane. Administracin de los Sistemas de Informacin: Organizacin y Tecnologa Editorial: Prentice Hall Hispanoamericana Americana S.A. Ao: 1996. PP: 11-13 Apuntes de la Profesora Servin P. Edna Martha. Materia: Administracin Informtica. Ao: 2001.

Apuntes del Profesor Gaona Prez Fernando.

Materia: Administracin Informtica. Ao: 2001.

SITIOS.

http://www.viceintra.utp.ac.pa/usi.htm http://www.fortunecity.es/sopa/botones/132/index10.html

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2.1. NUEVAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTIVO INFORMTICO.

Conceptos:
Rol es el papel, carcter, o represen Liderazgo : Gua o conduccin aceptada por un grupo de personas para encaminar sus acciones a un determinado objetivo . Direccin: Comprende la influencia interpersonal del administrador a travs de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organizacin mediante la supervisin, la comunicacin .

Porque nuevas responsabilidades?

Las disposiciones gubernamentales La competencia Empresarial El cliente, el ciudadano Las tendencias de los mercados La Industria Tecnolgica La visin empresarial

Las nuevas responsabilidades:

El directivo informtico actualmente tiene un rango de influencia que ha rebasado los lmites de la planeacin tecnolgica. Actualmente existe un fuerte combinacin entre habilidades tecnolgicas y ejecutivas; si dejar a un lado su responsabilidad principal el buen desempeo de la infraestructura informtica- el directivo contemporneo colabora en la planeacin estratgica, sugiere posibles objetivos comerciales y en general su nivel de participacin va en aumento. Sus actividades se incluyen en las plataformas de planeacin gerencial Cuenta con un fuerte poder de intervencin en la toma decisiones estratgicas de la empresa.

Sus responsabilidades: Lograr que sus servicios de telecomunicaciones sean de alta disponibilidad Presentar proyectos que aumenten la productividad y competitividad de la compaa. Automatizar los procesos administrativos Sugerir estrategias productivas y de mercado Ser agente de cambio y fomentar la reingeniera de procesos. Adquisicin de tecnologa Evitar el despilfarro tecnolgico Ser agente de cambio fomentar la reingeniera y una filosofa de mejoramiento continuo Sobre Adquisicin de tecnologa podemos comentar que se asumen 2 posiciones: 1. En la primera se define una filosofa de adquisiciones, de acuerdo a sus necesidades se busca Fomentar un cambio significativo en la productividad de la empresa Beneficiar los objetivos comerciales de la empresa Conseguir aplicaciones rpidas de implantar y confiables Terminar en el menor tiempo posible

2. La segunda posicin es adquirir tecnologa que en ese momento se adecue a las necesidades que en ese momento tiene la empresa

Cambio de nuevas versiones de HW y SW con el nico motivo de renovar equipo por necesidades comerciales, continuar con el soporte tcnico por ejemplo Nuevas aplicaciones Obsolescencia del HW o SW.

En el Organigrama de las empresas las reas de informtica o tecnologa de la informacin han ido aumentando de jerarqua, mientras hace unas dcadas estas reas se ubicaban como departamentos de apoyo para las gerencias de finanzas y contabilidad ; ahora llegan en ocasiones a estar al mismo nivel que las gerencias de estas reas o inclusive a niveles jerrquicos superiores. [100,01]
Liderazgo Del Directivo Informtico Un jefe deber ser una persona con conocimientos de informtica suficientes para que estos le permitan evaluar la magnitud y complejidad de un proyecto, antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios.

Deber tener capacidad tcnica para desglosar en macroactividades el esquema de un proyecto y en base a esto deber tomar una posicin sincera para determinar si cuenta con los recursos para el desarrollo de dicho proyecto. Un jefe deber ser capaz de detectar desde el punto de vista tcnico que las fechas programadas por sus subordinados no estn demasiado holgadas y de esta manera el personal tcnico asignado no sea el idneo; por su falta de experiencia. Es funcin del jefe establecer controles de avance y seguimiento de proyectos, ya que esto le ayudar a visualizar las desviaciones imprevistas que pudieran surgir, y as establecer correctivos oportunos. Los doce principios del liderazgo.

1. El Principio de la VISIN. 2. El Principio de las METAS. 3. El Principio del AMAR. 4. El Principio del RECONOCER NUESTRAS LIMITACIONES. 5. El Principio del CONTROL. 6. El Principio de la COMUNICACIN. 7. El Principio de la INVERSIN 8. El Principio de la OPORTUNIDAD. 9. El Principio de la ENERGIA. 10.El Principio de la PERSEVERANCIA. 11.El Principio de la AUTORIDAD. 12.El Principio del CONOCIMIENTO.

RETOS DE ADMINISTRACIN
Las dificultades de administrar el cambio Encuadrando la tecnologa en la institucin (o viceversa) Comprensin de las limitaciones de la tecnologa de informacin El reto estratgico de los negocios: cmo pueden los negocios emplear tecnologa de la informacin para disear instituciones que sean competitivas y eficaces? El reto de la globalizacin: Como pueden entender las empresas los requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno econmico global? El reto de la arquitectura de informacin Como pueden las instituciones desarrollar una arquitectura de informacin que de soporte a sus metas organizacionales? El reto de la inversin en los sistemas de informacin: Como pueden las instituciones determinar el valor de negocios de sus sistemas de informacin

El reto de la responsabilidad y el control: Como pueden las instituciones disear sistemas que las personas puedan entender y controlar? Como pueden asegurarse las instituciones de que sus sistemas de informacin sean usados de una manera tica y responsable? SOLUCIN A LA PROBLEMTICA MAS COMN QUE SE PRESENTA EN LAS REAS DE INFORMTICA 1. Seminarios tcnicos para sensibilizar a los directivos de una empresa del potencial real de los recursos de humanos y de equipo con que cuenta la empresa. 2. Informar constantemente a los directivos de la empresa de los avances de los proyectos y los recursos asignados, con el fin de que consideren los compromisos adquiridos. 3. En caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad de los recursos del rea de informtica, y que por su importancia se requiera variar las prioridades de los trabajos ya asignados es vital que esto sea en forma excepcional, ya que si esto ocurre con frecuencia solo se lograr dejar trabajos a medias. 4. Para el caso anterior una opcin prudente es solicitar apoyo de asesores externos, preparados para cubrir las caractersticas de un proyecto urgente con las siguientes ventajas: Garanta de los productos sern pagados a la entrega de resultados. Los tcnicos de la instalacin no se vern afectados. No se requiere contratar mas personal, ya que a la larga esto resulta mas caro para la institucin.

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2.3. CREANDO UNA VISIN DE LA FUNCIN INFORMTICA.

Empezaremos definiendo que es la visin: Una visin es una imagen muy clara de lo que el dirigente espera que haga o sea su grupo dentro de los objetivos de una empresa. La visin del dirigente es diferente de la del cientfico que trabaja a solas. El xito solitario del cientfico beneficia a otros, pero no requiere de la participacin directa de otras personas. Sin embargo el dirigente trabaja por medio de otras personas. No basta con tener una visin, es preciso que exista una entrega y el deseo de poner por obra esa visin, esto es lo que se llama una misin. Al mismo tiempo es necesario que se sigan unos pasos determinados para hacer posible la realizacin de la misin. Esos pasos se llaman metas. Las metas disean el programa para llevar a cabo la misin y de ese modo es posible cumplir con la visin. Un dirigente tendr una visin y una misin, pero muchas metas.

Ejemplo: En 1960 el presidente John F. Kennedy lanzo un desafo al pueblo americano por medio de un sueo de poder colocar a un americano en la luna por el ao de 1970. Eso fue una visin, y de esto naci una misin, el programa de la misin Apolo, que se dio a la tarea de realizar la elaboracin de unas metas muy complejas que consistan de miles de metas individuales. Para finalizar podemos decir, que la visin de la funcin Informtica es: Automatizar los procesos administrativos y productivos de la empresa o institucin tomando como base a sus objetivos estratgicos, aplicando las mejores practicas administrativas de la funcin informtica y las tecnologas que ms se adapten a estas necesidades de la empresa; as como fomentar la cultura informtica en la institucin.
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