Sistema farmacia Ilo

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI FACULTAD DE INGENIERIA
SISTEMAS
TRABAJO DE INVESTIGACION
ALUMNOS: VICTOR HUGO MARTINEZ CAMARA
DOCENTE:
ING FLOR DE MARIA FLORES
CICLO VII
ILO PERU 2013
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI SUB SEDE ILO CURSO: FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA INGENIERIA DE SOFTWARE I
ELABORACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION DE UNA FARMACIA
un software para farmacia es una central de informacin que mancomuna los datos de toda su farmacia. se puede conocer cules son los meses de mayor venta, sacar estadsticas sobre sus productos ms vendidos, conocer cules realmente son sus costos y, de ese modo, anticipar sus posibilidades comerciales en lo inmediato. Por ejemplo, puede establecer cundo le resultar conveniente realizar ofertas para compensar eventuales alzas de precios; y en qu medida usted puede realizar descuentos sin incurrir en prdidas, o comparar costos entre diferentes proveedores para optimizar sus procesos de compra y/o estudiar su cartera de clientes para ofrecer condiciones de venta diferenciales a aquellos que adquieren un mayor volumen y poder fidelizarlos.
PREGUNTAS AL ADMINISTRADOR DE LA FARMACIA
Objetivo
: Esta entrevista ha sido diseada para obtener informacin que permita mejorar la calidad del sistema de ventas a fin de alcanzar eficiencia y eficacia en el servicio.
Entrevistado: Isidoro, Dueo de la Farmacia Central de San Martn.
Para comenzar, Podra decirnos qu brinda su empresa o servicio? y como le gustara que le ayudramos? Los he llamado porque necesito automatizar, informatizar, armar un programa informtico para la farmacia. Brindo la venta de medicamentos y de accesorios y perfumera
Qu misin tiene su empresa o servicio? Misin comercial, servicios destinados a los clientes.
Cul sera la jerarquizacin en cuanto a puestos? Tiene socios y/o empleados? Tengo socios (dueos socio-gerentes) y empleados, como lo son, farmacuticos, empleados de primera de mostrador (caja), empleados de segunda (almacenero), supervisor
Cmo se administra? Hay contadores, auditores externos y empleados administrativos. Hay dos administraciones: econmica (vend, gast administra el dinero entrante y saliente) y de obras sociales (revisar las recetas, enviarlas al cobro, las factura).
Tiene algn control acerca de cantidad de medicamentos? Si los tiene, de que tipo? --Tiene proveedores? Le gustara organizarlos? S, hay un stock de medicamentos. // Hay proveedores de medicamentos, de accesorios (jeringas, bolsa de agua caliente y perfumera). Me gustara poder guardar los proveedores dentro del sistema, como as tambin tener un control o tabla en la cual registrar el pedido que estoy haciendo para poder verificar si es lo mismo cuando me llega, y tambin para saber si son los precios que me dijeron o el descuento que me dijeron.
Cuenta con ms de una sucursal?, Le gustara tener ms en un futuro? Si. Yo soy dueo de 3 farmacias pero con sociedades distintas y farmacuticos distintos para cada farmacia. Por lo tanto, econmicamente son entes independientes. El sistema podra ser el mismo para las 3 pero la documentacin es diferente, es un ente diferente. Utiliza alguna documentacin/es y qu tipos de documentacin tiene? Si es as, podra facilitarnos una copia de la/s misma/s? Desde el punto de vista del sistema, lo que interesa es Factura, Presupuestos.
Todas las personas acceden al mismo tipo de informacin? Piensa quienes pueden llegar a hacer uso del sistema? No, todas las personas no acceden al mismo tipo de informacin. Eso depende del cargo de la persona; Por ejemplo: la carga de medicamentos la hacen los empleados, la parte emitir ticket la hace la cajera, aunque es el empleado/farmacutico quien emite la confirmacin de compra. Tambin tengo problemas a la hora de anular un ticket ya que si cancelan una compra o se van sin retirar su producto por no esperar o no tener que hacer cola, queda un ticket sin vender en el medio.
Qu datos se le piden a cada cliente? Primero hay que fijarse si es una venta con o sin receta. En caso de ser con receta, hay que guardar los datos de la obra social, si es de tratamiento prolongado o no, la fecha de expendio, entre otros. Luego, se fija la forma de pago, se escribe el producto y la cantidad del mismo, a partir de esto, se generamos una factura con la cantidad,
subtotal y total (tambin incluimos el porcentaje de descuento si es que se efecta una venta bajo receta).
Tiene clientes habituales?, Qu registros tiene de stos?, De qu manera tiene el registro? si tengo clientes habituales, pero no tengo registro, todo el sistema es manual
Quines usaran el sistema? (hablar con los usuarios para ver que necesita cada uno). empleados de primera ( cajero), almacenero, vendedor, farmacutico, administrador
Cmo organiza los gastos mensuales de la empresa? Cuando termina el da, entre los empleados y yo contamos cuanto dinero se realizo durante el da; y al finalizar el mes cuento del cuaderno todos los gastos e ingresos y pago lo que hay que pagar.
Trabaja con computadoras?, Para qu las usa? si, mas que nada para uso personal y tener documentacin necesaria en excel.
Conclusiones Entrevistas (Dueo)
El entrevistado Sr. : Isidoro, que gentilmente accedi a nuestras preguntas, nos cont, que su farmacia no tiene un sistema, que deseara tener uno para mejorar y agilizar las ventas, al igual que en sus sucursales. El encuentra dificultad en las consultas, reportes que pide a su personal, y reconoce que no hay procedimientos estandarizados en la farmacia. En cuanto al sistema necesita un software que de soporte a las ventas, consultas, reportes, del da a da o mensual, Qu producto se vendi ms ?. Reconoce que es necesario tener ese software para tener registrado y automatizado todos los procesos del rea de ventas entre otros, principalmente el de ventas, puesto que llevar un control de estos es la tarea mas difcil y fundamental del rea.
ENTREVISTAS AL VENDEDOR Y CAJERA
Objetivo : Esta entrevista ha sido diseada para obtener informacin que permita mejorar la calidad de las ventas a fin de alcanzar un mejor servicio
1. Los datos de la Boleta son llenados por usted de forma completa ? Si, todo es manual.
2. Cual es el criterio de descuento que tiene ud para con los clientes ? si es cliente habitual, se le descuenta un 10 % de las compras
3. Cual es el criterio de forma de pago que deben hacer los clientes ? al contado. no realizamos cobros de tarjeta.
4. Usted realiza inspecciones del inventario. ? si, en compaa del farmacutico para asi poder saber que productos estn por agotarse y comunicrselo al dueo.
5 Cul de estas consultas le demanda mayor tiempo ? comunicarse con los otros trabajadores sobre los medicamentos.
6. Que informes realiza, cuales son los formatos ? lo que se expedio durante el dia, y todo ello se anota en el cuaderno de ventas.
7. A quien enva los informes ? Al farmacutico, el cual el lo hace llegar al dueo.
8. Los informes le demanda tiempo elaborarlos ? s, pero es parte del trabajo.
9. Que clculos, operaciones realiza para realizar dichas consultas o informes ? cuantos estan quedando en stock, los igv, los descuentos, entre otras
Conclusiones Entrevistas - Vendedor y cajero

Comentaron que es necesario usar una herramienta como la computadora con un software de ventas para el uso del negocio que les facilite mejorar sus operaciones, debido a que en la actualidad como por ejemplo la operacin de generacin de boleta y ticket es muy tediosa, es decir, que tiene que llenar todos los datos en forma manual, e ir a verificar a su almacn si sus productos estn en stock. De igual manera emitir los informes se tiene que revisar todas las facturas y otros documentos, por eso y otros motivos consideran necesario que se implante cuanto antes un software a medida.
DEFINICIN DEL PROBLEMA
Ubicacin del Problema La farmacia en estudio no cuenta con un organigrama definido, por lo que hemos propuesto el siguiente organigrama donde detectamos el rea de ventas de acuerdo al anlisis realizado en las entrevistas al dueo y a los empleados. Aunque el problema pertenece netamente al Departamento de Ventas, es necesario recopilar algunos procesos de Departamentos como Logstica.
ACTORES DE CASO DE USO DEL NEGOCIO
Proveedor, cliente, cajero, administrador, vendedor, almacenero, supervisor. Contador, farmacutico.
Objetivos Del Sistema
Luego de un anlisis exhaustivo hemos llegado a la conclusin de que la Farmacia no cuenta con procesos automatizados, los cuales optimizaremos, desarrollando un nuevo software que brinden un mejor servicio para su mejor desempeo.
Los objetivos especficos de nuestro sistema seran los siguientes:
a) Automatizar, simplificar y controlar el registro de venta y cierre de caja. b) Obtener reportes, consultas, stock. c) Evitar la redundancia de informacin. d) Generar Ticket. e) Generar Boleta f) g) Generar Consolidado de Cierre de Caja. Generar Consolidado de Descuento

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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI FACULTAD DE INGENIERIA

ELABORACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION DE UNA FARMACIA

PREGUNTAS AL ADMINISTRADOR DE LA FARMACIA

Entrevistado: Isidoro, Dueo de la Farmacia Central de San Martn.

Conclusiones Entrevistas (Dueo)

ENTREVISTAS AL VENDEDOR Y CAJERA

7. A quien enva los informes ? Al farmacutico, el cual el lo hace llegar al dueo.

8. Los informes le demanda tiempo elaborarlos ? s, pero es parte del trabajo.

Conclusiones Entrevistas - Vendedor y cajero

DEFINICIN DEL PROBLEMA

ACTORES DE CASO DE USO DEL NEGOCIO

Proveedor, cliente, cajero, administrador, vendedor, almacenero, supervisor. Contador, farmacutico.

Objetivos Del Sistema

Los objetivos especficos de nuestro sistema seran los siguientes:

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