Manual de Nomina

PROCESO DE CREACIN Y CLCULO DE UNA NMINA
EDICIN: 01 REVISIN: 01
Objeto
Describir los procedimientos para crear y realizar los clculos de nminas de los trabajadores de la Fundacin Villa del Cine.
Alcance
Contempla el personal de la Coordinacin de Recursos Humanos.
Definiciones

Asignacin de Personal: Consiste en agregar a un trabajador a una nmina especfica. Concepto: Es lo que indica la asignacin o deduccin a aplicar a un trabajador determinado. Constante: Valor que se utiliza para procesar una frmula expresada en un concepto. Este valor puede ser permanente o variable. Clculo de nmina: Proceso que consiste en aplicar conceptos y constantes a un trabajador. Archivo TXT: Archivo de texto que se genera para procesar el pago de nmina por transferencia bancaria. Nmina: Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que stos le prestan al patrono. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
Responsabilidades
Coordinador de Recursos Humanos (Aprobaciones y permisos) Experto en Recursos Humanos (Creacin y revisin de clculo de nmina) Analista II (Creacin y clculo de la nmina)
Base Legal
ELABORADO POR VANESSA PEA
INSTITUCIN VILLA DEL CINE
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FECHA 28/07/2008
PG 1/1
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.453 de fecha 24 de marzo de 2000. Estatutos y Reglamento Interno de la Fundacin Villa del Cine. Ley Orgnica del Trabajo. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.152 de fecha 19 de junio de 1997. Reglamento de la Ley Orgnica del Trabajo. Decreto N 4.447, Gaceta Oficial N 38.426 de fecha 28 de abril de 2006. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Gaceta Oficial N 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002.
Procedimiento
Creacin de Nmina
Por instrucciones del Coordinador de Recursos Humanos se crean las nminas que sean necesarias. 1. Ingresar al mdulo de nmina. 2. Tildar Definiciones > Nmina. 3. Definicin de la Nmina (Se refiere a los parmetros que tendr la nmina creada): Cdigo: Indicar el cdigo que identificar la nmina (Ej. 01). Denminacin: Colocar el nombre que identificar a la nmina (Ej. nmina de Empleados Fijos). Tipo de Perodo: Seleccionar la periodicidad de la generacin de la nmina (Ej. Mensual). Denminacin del perodo: Colocar el perodo seleccionado en el paso anterior. Ao: Colocar el ao correspondiente a la nmina. Perodo Actual: Colocar el perodo en el cual iniciar la nmina (Ej. 004, Primera quincena de febrero). Inicio: Especificar la fecha de inicio de la nmina (Ej. 01/01/2008). Tipo de Nmina: Seleccionar el tipo de nmina que se desea crear (Ej. Nmina de obreros).
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4. Atributos Especiales de Nmina: Tildar aquellos atributos que sean necesarios para calcular la nmina, por ejemplo: si es una nmina especial, si posee sub-nminas, etc.
Si por ejemplo, se est creando una nmina de Bonificaciones Especiales se tildara como Nmina Especial y se realizaran los pasos 1,2,3,4 y 6. 5. Nmina de Cesta Ticket (Nmina Especial): Tildar los siguientes campos si la nmina que se est creando es de este tipo, de lo contrario saltar al paso 6. Nmina de Cesta Ticket: Tildar si la nmina es de cesta ticket. Mtodo de Cesta Ticket: Seleccionar el mtodo utilizado para calcular los cesta ticket. Cdigo de Organismo: Indicar el cdigo asignado al organismo para calcular los cesta ticket (Ej. 001).
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6. Configuracin Contabilizacin de Nmina (Los siguientes campos deben estar autorizados por el rea de Contabilidad): Nmina: Seleccionar el tipo de contabilizacin de la nmina (Ej. Causar y pagar). Destino Contabilizacin: Seleccionar si el destino es un beneficiario o un proveedor, y seleccionar la cuenta asociada al destino (Ej. Destino: Beneficiario, Cuenta: 2). Generar Nota de Dbito en Bancos: Tildar este campo para que se generen las notas de dbito en el libro de banco.
7. Configuracin Contabilizacin Aportes (Los siguientes campos deben estar
autorizados por el rea de Contabilidad): Aportes: Seleccionar el tipo de contabilizacin de los aportes (Ej. Causar y pagar).
8. Configuracin Prestacin Antigedad: (Los siguientes campos deben estar autorizados por el rea de Contabilidad): Prestacin Antigedad: Seleccionar el tipo de contabilizacin (Ej. Compromete y Causa). Beneficiario: Seleccionar el beneficiario correspondiente. Cuenta Contable: Seleccionar la cuenta asociada al beneficiario seleccionado anteriormente.
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9. Guardar los cambios realizados.
Creacin de Definiciones
Para efectuar el clculo de una nmina se deben crear previamente las definiciones de Profesiones, Unidad Administrativa y Tabla de Vacaciones. 1. Ingresar al mdulo de nmina. 2. Tildar Definiciones > Profesiones (Se agregarn aquellas profesiones que estn contempladas en la estructura de cargos de la Fundacin). Cdigo: Colocar el cdigo que identificar a cada profesin (EJ. 001). Denminacin: Colocar el nombre de la profesin seleccionada.
3. Guardar 4. Tildar Definiciones > Unidades Administrativas (Se crearn las unidades que estn contempladas en la estructura presupuestaria de la Fundacin): Cdigo: Indicar el cdigo que identificar a cada unidad administrativa (EJ.01). Denminacin: Colocar el nombre de la unidad administrativa (Ej. Oficina de Recursos Humanos).
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Estructura Presupuestaria: Indicar si la unidad administrativa se encuentra asociada a una accin centralizada o a un proyecto, e indicar la accin especifica que le corresponde.
5. Guardar. 6. Tildar Definiciones > Tabla de Vacaciones (En el caso, de la Fundacin la tabla se crear de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgnica del Trabajo y su Reglamento). Cdigo: Indicar nmero el que identificar a la tabla de vacaciones. Denminacin: Colocar el nombre que identificar a la tabla de vacaciones (Ej. Vacaciones personal obrero). Tildar el campo Tomar en cuenta aos de servicios previos, de lo contrario slo tomar en consideracin el ao actual de servicio del trabajador. Perodo: Seleccionar la periodicidad de la tabla de vacaciones (Ej. Anual).
Una vez completados los campos anteriores se generar una pantalla como la que aparece a continuacin, en la cual se deben especificar los das de disfrute y de
bono vacacional por cada ao de servicio en la Fundacin. Cada vez que se complete una lnea se debe hacer clic en el cono para continuar con la siguiente lnea.
Tildar para continuar con la siguiente lnea
7. Guardar los cambios realizados. Creacin de la Ficha de Personal Para crear la ficha de personal se necesitan los siguientes documentos del trabajador: Copia de la cdula de identidad. Solicitud de empleo con la informacin completa. Sntesis curricular actualizada. Copia en fondo negro de los ttulos obtenidos (Bachiller, Pregrado, TSU, etc.). Constancia de trabajos anteriores. Antecedentes de servicio Punto de cuenta aprobado por Presidencia. 1. Tildar Definiciones > Personal 2. Llenar los campos relacionados con la informacin general: Cdigo: Colocar el cdigo que identificar al trabajador (Ej. 001 el nmero de cdula del trabajador). Cdula: Colocar la cdula de identidad del trabajador. Nombre: Colocar los nombres del trabajador. Apellidos: Colocar los apellidos del trabajador.
Direccin: Colocar la direccin de habitacin del trabajador. Fecha de Nacimiento: Colocar la fecha de nacimiento del trabajador (Ej. 03/06/1986). Estado Civil: Seleccionar el estado civil del trabajador. Telfono de Habitacin: Colocar el cdigo de rea y el telfono de habitacin del trabajador (Ej. 0212-5678906). Telfono Mvil: Colocar el telfono celular del trabajador. Correo Electrnico: Colocar el correo electrnico del trabajador. Nacionalidad: Seleccionar la nacionalidad del trabajador (Ej. Venezolana). Sexo: Seleccionar el sexo del trabajador (Ej. Femenino). Estatura: Indicar la estatura del trabajador (Ej. 1,64). Peso: indicar el peso del trabajador (Ej. 70,00). Profesin: Seleccionar del catlogo la profesin del trabajador (Ej. Administrador). Nivel Acadmico: Seleccionar el nivel acadmico del trabajador (Ej. Bachiller). Pas: Seleccionar el pas donde reside el trabajador (Ej. Venezuela). Estado: Seleccionar el estado donde reside el trabajador (Ej. Miranda). Municipio: Seleccionar el municipio donde reside el trabajador (Ej. Plaza). Parroquia: Seleccionar la parroquia donde reside el trabajador (Ej. Guarenas). Nmero de Hijos: Indicar el nmero de hijos que tiene el trabajador. Conyugue Trabaja: Indicar si el conyugue del trabajador trabaja.
3. Llenar los campos relacionados con el lugar de nacimiento: Pas de Nacimiento: Seleccionar el pas de nacimiento del trabajador. Estado de Nacimiento: Seleccionar el estado donde naci el trabajador. 4. Llenar los campos relacionados con la vivienda del trabajador: Tipo de Vivienda: Seleccionar el tipo de vivienda que posee el trabajador. 5. Llenar los campos relacionados con las fechas de Ingreso y Egreso: Fecha de Ingreso a la Administracin Pblica: Indicar la fecha en la cual ingres el trabajador a la Administracin Pblica. Aos de Servicio Previo: Indicar cuntos aos de servicio tiene el trabajador en la Administracin Pblica.
Fecha de Ingreso a la Institucin: Indicar la fecha en la cual ingres el trabajador a la Fundacin.
En caso que se est actualizando la ficha de personal por egreso del trabajador, llenar los siguientes campos: Fecha de Egreso de la Institucin: Indicar la fecha en la cual egreso el trabajador de la Fundacin. Causa de Egreso: Seleccionar la causa que motivo el egreso del trabajador. Observacin de Egreso: Indicar si existe alguna observacin concerniente al egreso del trabajador. 6. Para continuar vaciando la informacin del trabajador se deben guardar los cambios realizados en los pasos anteriores. 7. Aparecer en pantalla una ficha nueva. Hacer clic en el cono buscar el trabajador que se acaba de crear. para
8. Tildar los campos que se deseen completar: Informacin de familiares, trabajados anteriores, informacin acadmica, entre otros.
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9. Guardar los cambios realizados en los campos seleccionados.
Definiciones en la Nmina
1. Tildar Procesos anteriormente). > Seleccionar Nmina (Elegir la nmina creada
2. Hacer clic en el cono
3. Definiciones > Cargo (Se utilizar la Estructura de cargos definida en la Fundacin): Cdigo: Indicar nmero que identificar a cada cargo (Ej. 001). Descripcin: Colocar la denominacin del cargo (Ej. Analista II).
4. Guardar
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Asignacin de Personal a la Nmina

Para asignar a un trabajador a la nmina se necesitan los siguientes documentos: Copia del punto de cuenta aprobado por Presidencia. Copia de la chequera o la libreta del banco, donde se refleje el nmero de la cuenta aperturada. 1. Definiciones > Asignacin de Personal. 2. Llenar los campos relacionados con la informacin general: Cdigo: Hacer clic en el cono y seleccionar en el catlogo de personal al trabajador que se va a asignar a la nmina, el cual fue previamente agregado en la ficha de personal.
Tildar para buscar
3. Llenar los campos relacionados con la informacin de nmina: Cargo: Seleccionar del catlogo el cargo que posea el trabajador. Sueldo: Indicar el sueldo mensual que devenga el trabajador. Compensacin: Indicar la compensacin que devenga el trabajador, si aplica. Unidad Administrativa: Seleccionar del catlogo la unidad administrativa de adscripcin. Dedicacin: Seleccionar del catlogo la dedicacin del trabajador (Ej. Empleado Fijo Tiempo Completo). Tipo de Personal: Seleccionar del catlogo el tipo de personal que es el trabajador (Ej. Directivo). Fecha de Ingreso a la Nmina: Indicar la fecha en la cual est ingresando a la nmina el trabajador. Culminacin de Contrato: Indicar la fecha de culminacin de contrato,
si aplica. Tabla de Vacaciones: correspondiente.
Seleccionar
la
tabla
de
vacaciones
4. Llenar los campos relacionados con la informacin de pago: Si el trabajador consign la apertura de cuenta tildar la opcin PAGO POR BANCO y llenar los siguientes campos: Banco: Seleccionar el banco donde se apertur la cuenta. Agencia: Seleccionar la agencia donde se apertur la cuenta. Nro. de Cuenta: Indicar el cdigo cuenta cliente. Tipo de Cuenta: Seleccionar el tipo de cuenta aperturada. Cesta ticket: Seleccionar la modalidad utilizada en la Fundacin para cancelar el beneficio de cesta ticket.
Tildar
Si el trabajador no consign la apertura de cuenta tildar la opcin PAGO EN EFECTIVO O CHEQUE y llenar los siguientes campos: Cuenta Abono: Seleccionar la cuenta contable a la cual se imputar el pago.
Cesta Ticket: Seleccionar la modalidad utilizada en la Institucin para cancelar el beneficio de cesta ticket.
Tildar
Creacin de Conceptos y Constantes

Para crear un concepto se necesita la autorizacin del Coordinador de Recursos Humanos, quien indicar las condiciones en las cuales se aplicar (Ej. Bono de Responsabilidad, aplicacin mensual sobre el sueldo base del trabajador). 1. Definiciones > Conceptos Cdigo: Indicar nmero que identificar al concepto (Ej. 001). Nombre: Indicar la denominacin del concepto (Ej. Sueldo). Ttulo: Indicar la denominacin que aparecer en los recibos de pago (Ej. Sueldo Quincenal). Signo: Seleccionar el tipo de concepto que se va a crear (Ej. Asignacin, Deduccin, etc.). Frmula: Indicar la frmula que se utilizar para calcular el concepto (Ej. PS[SUELDO]/2).
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Tildar condiciones especiales: Indicar las condiciones que apliquen al concepto creado (Ej. Si aplica Impuesto Sobre la Renta, Concepto Global, pertenece al Sueldo Integral, entre otros).
Dependiendo del signo que posea el concepto se imputar de la siguiente forma: Si el concepto est creado como una ASIGNACIN se debe seleccionar la cuenta de presupuesto asociada.
Si el concepto est creado como una DEDUCCIN se debe seleccionar la cuenta contable asociada.
Si el concepto est creado como un REINTEGRO ASIGNACIN se debe seleccionar la cuenta de presupuesto asociada.
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Si el concepto est creado como un REINTEGRO DEDUCCIN se debe seleccionar la cuenta contable asociada.
Si el concepto se tilda como APORTE PATRONAL se deben llenar los siguientes campos: Frmula: Indicar la frmula que se utilizar para calcular el aporte patronal (Ej. PS[SUELDO_INTEGRAL]*0.02) Estadstico: Seleccionar la cuenta de presupuesto asociada al concepto. Cuenta contable: Seleccionar la cuenta contable asociada al concepto. Destino de Contabilizacin: Seleccionar si el destino es un beneficiario o un proveedor, y seleccionar la cuenta asociada al destino (Ej. Destino: Beneficiario, 2).
2. Guardar los cambios realizados. 3. Definiciones > Constantes Cdigo: Indicar nmero que identificar a la constante. Denminacin: Indicar el nombre del concepto (Ej. Descuento HCM). Unidad: Indicar la cantidad en bolvares de la constante, si aplica el caso. Reiniciable a Cero: Tildar este campo para que en cada perodo se reinicie a cero la constante, en caso que el valor sea variable.
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Tope: Indicar si la constante posee algn monto tope. Valor: Indicar si la constante posee un valor permanente.
4. Guardar.
Clculo de Nmina
1. Tildar Definiciones > Concepto por persona: Tildar aquellos conceptos (asignaciones, deducciones, aportes patronales, entre otros) que apliquen para cada trabajador (Ej. Sueldo, Prima de Profesionalizacin y Deduccin SSO). 2. Tildar Definiciones > Constante por persona: Indicar la cantidad que sea necesaria para efectuar el clculo del concepto seleccionado previamente. EJ. Constante: Das Sueldos Fraccionados, Valor: 10 ( Se calcularn 10 das por concepto de sueldos fraccionados). 3. Tildar Procesos > Nmina > Prenmina.
4. Seleccionar el personal que se va a procesar en la prenmina.
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5. Hacer clic en el cono 6. Hacer clic en el cono
para procesar la prenmina. para imprimir el reporte de la prenmina.
7. Revisar la prenmina para asegurarse que los conceptos y constantes tildados estn correctos. Si al revisar la prenmina se encuentran errores u omisiones de algn trabajador, concepto o constante, realizar nuevamente los pasos anteriores para corregir el error. En caso contrario, continuar con el clculo de la nmina. 8. Tildar Procesos > Nmina > Clculo
9. Hacer clic en el cono de la Tuerca para procesar el clculo.
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10.Hacer clic en el cono d
para imprimir el reporte de la nmina.
11. Tildar Reportes > Listados > Listado al Banco Mtodo a Banco: Seleccionar el mtodo utilizado para efectuar el pago de la nmina a travs del Banco. Banco: Seleccionar el Banco por el cual se efecta la transferencia bancaria. Cuenta: Seleccionar la cuenta de donde se toman los recursos para el pago de la nmina. Fecha de Procesamiento: Seleccionar la fecha en que se va a procesar la nmina. Ordenado por: Tildar la opcin deseada para indicar el orden en que se generar el listado. 12.Hacer clic en el cono imprimirlo. para generar en pantalla el listado al banco e
13.Hacer clic en el cono para generar el archivo TXT que se enviar al banco para efectuar la transferencia bancaria. 14.Hacer clic en el cono para grabar el archivo TXT.
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15.Tildar Reportes > Listados > Personal con cheque Tildar alguna de las opciones para indicar el orden en que aparecer el personal que cobra por cheque.
16.Hacer clic en el cono
para generar en pantalla el listado e imprimirlo.
17.Tildar Reportes > Resmenes > Conceptos Seleccionar el intervalo de los conceptos que se desean ver en el resumen. Tildar la opcin Quitar conceptos en Cero si slo se desea ver aquellos conceptos que tuvieron movimientos. Mostrar aporte patronal: Tildar esta opcin si se desean ver los aportes patronales en el Resumen.
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19.Tildar Reportes > Resmenes > Contable de conceptos Si se desea generar el listado por Proyecto o Accin Centralizada especfica, seleccionar la accin presupuestaria correspondiente. En caso contrario realizar el siguiente paso.
21.Tildar Reportes > Resmenes > Contable de Aportes Si se desea generar el listado por Proyecto o Accin Centralizada especfica, seleccionar la accin presupuestaria correspondiente. En caso contrario realizar el siguiente paso.
23.Tildar Reportes > Nmina > Recibo de Pago Seleccionar el intervalo de personal. Tildar la opcin Quitar conceptos en Cero para que slo se reflejen
aquellos conceptos que tuvieron movimientos. Si se desea generar los recibos por unidad administrativa especfica, seleccionar la unidad correspondiente. En caso contrario realizar el paso 24. Tildar alguna de las opciones para indicar el orden en que aparecern los recibos de pago en la pantalla.
24.Hacer clic en el cono imprimirlos.
para generar en pantalla los recibos de pago e
25.Tildar Procesos > Manejo de Perodos Una vez generados el archivo TXT y los reportes necesarios se puede cerrar el perodo actual de la nmina, a fin de poder contabilizar el mismo (La contabilizacin del perodo es efectuada por el rea de Contabilidad).
26.Tildar la opcin Cerrar perodo. 27. Aparecer un mensaje El perodo ha sido cerrado.
Evaluacin de Contingencias
Opcin 1 Al calcular la nmina se presenta el siguiente error: No se puede calcular la nmina por error en el concepto 001 Respuesta: Revisar la formulacin y la configuracin del concepto 1001 Opcin 2 Cuando se genera el archivo TXT se presenta el siguiente error: Se ha duplicado la informacin del archivo Respuesta: Revisar el monto total de las asignaciones en el archivo TXT, eliminar el archivo generado y procesarlo nuevamente. Opcin 3 Al calcular la nmina se presenta el siguiente error: Error de anidamiento en el concepto 003 Respuesta: Revisar la formulacin del concepto 003
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Anexos
Conceptos utilizados en la Nmina de Obreros de la Fundacin Villa del Cine.
Concepto Sueldo Quincenal Prima de Antigedad Frmula PS[SUELDO]/2 (PS[ANTIGUEDAD_A]*CT[102])/2 Empleado: IIF(PS[SUELDO]>=3996, (((3996*12/52)*0.04)*FN[NRO_LUNES]), (((PS[SUELDO]*12/52)*0.04)*FN[NRO_LUNES])) Aporte Patrono: IIF(PS[SUELDO]>=3996, (((3996*12/52)*0.09)*FN[NRO_LUNES]), (((PS[SUELDO]*12/52)*0.09)*FN[NRO_LUNES])) Aporte Patronal Signo Asignacin Asignacin
Seguro Social Obligatorio
Seguro paro Forzoso
Empleado: IIF(PS[SUELDO]>=3996, (((3996*12/52)*0.0050)*FN[NRO_LUNES]), (((PS[SUELDO]*12/52)*0.0050)*FN[NRO_LUNES]) ) Aporte Patronal Patrono: IIF(PS[SUELDO]>=3996, (((3996*12/52)*0.02)*FN[NRO_LUNES]), (((PS[SUELDO]*12/52)*0.02)*FN[NRO_LUNES]))
Ley Poltica Habitacional Horas Extras Diurnas. Cine Horas Extras Nocturnas. Cine Disfrute Vacaciones
Empelado: CN[15]*0.01 Patrono: CN[15]*0.02 (((((PS[SUELDO])+ ((CN[02]+CT[105])*2))/30)/10)*CT[108])*1.50 (((((PS[SUELDO])+ ((CN[02]+CT[105])*2))/30)/10)*CT[109])*1.80 (((PS[SUELDO])+ ((CN[02]+CT[105])*2))/30)*CT[113]
Aporte Patronal
Asignacin Asignacin Asignacin Asignacin
Bono Vacacional ((((PS[SUELDO])+((CN[02]+CT[105])*2))/30)*40)
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PG 1/23
Concepto Domingos y Feriados Trabajados Seguro HCM Sueldos Fraccionados
Frmula (((PS[SUELDO]+((CN[02])*2))/30)*CT[114])*1.50 CT[103] (PS[SUELDO]/30*CT[115])
Signo Asignacin Deduccin Asignacin
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7. Configuracin Contabilizacin Aportes (Los siguientes campos deben estar

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9. Guardar los cambios realizados.

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Tildar para continuar con la siguiente lnea

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Fecha de Ingreso a la Institucin: Indicar la fecha en la cual ingres el trabajador a la Fundacin.

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9. Guardar los cambios realizados en los campos seleccionados.

2. Hacer clic en el cono

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Asignacin de Personal a la Nmina

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si aplica. Tabla de Vacaciones: correspondiente.

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Creacin de Conceptos y Constantes

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4. Seleccionar el personal que se va a procesar en la prenmina.

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5. Hacer clic en el cono 6. Hacer clic en el cono

para procesar la prenmina. para imprimir el reporte de la prenmina.

9. Hacer clic en el cono de la Tuerca para procesar el clculo.

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10.Hacer clic en el cono d

para imprimir el reporte de la nmina.

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16.Hacer clic en el cono

para generar en pantalla el listado e imprimirlo.

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Bono Vacacional ((((PS[SUELDO])+((CN[02]+CT[105])2))/30)40)

Frmula (((PS[SUELDO]+((CN[02])2))/30)CT[114])1.50 CT[103] (PS[SUELDO]/30CT[115])