Вы находитесь на странице: 1из 24

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


Prof. Esp. Caroline Penteado Manoel Formada em Administrao com Habilitao em Comrcio Exterior pela UNIVEM de Marlia. MBA em Gesto Empresarial INBRAPE, Licenciada em Administrao. Professora Universitria. orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhana, sem, contudo, causar confuso ou disperso no espao e alterao na qualidade. O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais componentes do estoque da empresa. 1.1. ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAO DE MATERIAIS. O sistema de classificao primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele no poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado. O princpio da classificao de materiais est relacionado : Catalogao A Catalogao a primeira fase do processo de classificao de materiais e consiste em ordenar, de forma lgica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas reas da empresa. Simplificar material , por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peas para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificao, ou seja, a opo pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalizao, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, nmero de folhas e formato idnticos contribuem para que haja a normalizao. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usurio ir fornecer todos os dados (tipo de capa, nmero de folhas e formato), o que facilitar sobremaneira no somente sua aquisio, como tambm o desempenho daqueles que se servem do material, pois a no simplificao (padronizao) pode confundir o usurio do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente. Especificao Aliado a uma simplificao necessria uma especificao do material, que uma descrio minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. Normalizao A normalizao se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronizao e identificao do material, de modo que o usurio possa requisitar e o estoquista possa atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalizao aplicada tambm no caso de peso, medida e formato. Codificao a apresentao de cada item atravs de um cdigo, com as informaes necessrias e suficientes, por meio de nmeros e/ou letras. utilizada para facilitar a localizao de materiais armazenados no estoque, quando a quantidade de itens muito grande. Em funo de uma boa classificao do material, poderemos partir para a codificao do mesmo, ou seja, representar todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por
1

1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS. 1.1. ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAO DE MATERIAIS. 1.2. TIPOS DE CLASSIFICAO. 1.3. METODOLOGIA DE CLCULO DA CURVA ABC. 2. GESTO DE ESTOQUES. 3. COMPRAS. 3.1. ORGANIZAO DO SETOR DE COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3. PERFIL DO COMPRADOR. 3.4. MODALIDADES DE COMPRA. 3.5. CADASTRO DE FORNECEDORES. 4. COMPRAS NO SETOR PBLICO. 4.1. OBJETO DE LICITAO. 4.2 EDITAL DE LICITAO. 5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. 5.1 ENTRADA. 5.2 CONFERNCIA. 5.3 OBJETIVOS DA ARMAZENAGEM. 5.4 CRITRIOS E TCNICAS DE ARMAZENAGEM. 5.5. ARRANJO FSICO (LEIAUTE). 6. DISTRIBUIO DE MATERIAIS. 6.1. CARACTERSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE. 6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIO. 7. GESTO PATRIMONIAL. 7.1. TOMBAMENTO DE BENS. 7.2. CONTROLE DE BENS. 7.3. INVENTRIO. 7.4 ALIENAO DE BENS. 7.5 ALTERAES E BAIXA DE BENS.

1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS. Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente s necessidades dos vrios setores da organizao, no se pode garantir um bom funcionamento e um padro de atendimento desejvel. Estes materiais, necessrios manuteno, aos servios administrativos e produo de bens e servios, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificao de materiais. Estes grupos recebem denominao de acordo com o servio a que se destinam (manuteno, limpeza, etc.), ou natureza dos materiais que neles so relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc. Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo, uso etc. A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto no poder ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero estragar produtos alimentcios se estiverem prximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa Didatismo e Conhecimento

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


meios de nmeros e/ou letras. Os sistemas de codificao mais comumente usados so: o alfabtico (procurando aprimorar o sistema de codificao, passou-se a adotar de uma ou mais letras o cdigo numrico), alfanumrico e numrico, tambm chamado decimal. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obteno de uma codificao clara e precisa, que no gere confuso e evite interpretaes duvidosas a respeito do material.. Este processo ficou conhecido como cdigo alfabtico. Entre as inmeras vantagens da codificao est a de afastar todos os elementos de confuso que porventura se apresentarem na pronta identificao de um material. O sistema classificatrio permite identificar e decidir prioridades referentes a suprimentos na empresa. Uma eficiente gesto de estoques, em que os materiais necessrios ao funcionamento da empresa no faltam, depende de uma boa classificao dos materiais. Para Viana (2006) um bom mtodo de classificao deve ter algumas caractersticas: ser abrangente, flexvel e prtico. Abrangncia: deve tratar de um conjunto de caractersticas, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificao de modo que se obtenha ampla viso do gerenciamento do estoque; Praticidade: a classificao deve ser simples e direta. Para atender s necessidades de cada empresa, necessria uma diviso que norteie os vrios tipos de classificao. 1.2. TIPOS DE CLASSIFICAO e 1.3. METODOLOGIA DE CLCULO DA CURVA ABC. Dentro das empresas existem vrios tipos de classificao de materiais. Para o autor Viana (2006, p.52-63) os principais tipos de classificao so: Por tipo de demanda, materiais crticos, perecibilidade, quanto periculosidade, possibilidade de fazer ou comprar, tipos de estocagem, dificuldade de aquisio e mercado fornecedor. Por tipo de demanda: A classificao por tipo de demanda se divide em materiais no de estoqueemateriais de estoque. Materiais no de estoque: so materiais de demanda imprevisvel para os quais no so definidos parmetros para o ressuprimento. Esses materiais so utilizados imediatamente, ou seja, a inexistncia de regularidade de consumo faz com que a compra desses materiais somente seja feita por solicitao direta do usurio, na ocasio em que isso se faa necessrio. O usurio que solicita sua aquisio quando necessrio. Devem ser comprados para uso imediato e se forem utilizados posteriormente, devem ficar temporariamente no estoque. A outra diviso so os Materiais de estoques: so materiais que devem sempre existir nos estoques para uso futuro e para que no haja sua falta so criadas regras e critrios de ressuprimento automtico. Deve existir no estoque, seu ressuprimento deve ser automtico, com base na demanda prevista e na importncia para a empresa. Os materiais de estoque se subdividem ainda; Quanto aplicao, Quanto ao valor de consumo e Quanto importncia operacional. Didatismo e Conhecimento
2

Quanto aplicao eles podem ser: Materiais produtivos quecompreendem todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo. Matria prima que so materiais bsicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo. Produtos em fabricao que so tambm conhecidos como materiais em processamento que esto sendo processados ao longo do processo produtivo. No esto mais no estoque porque j no so mais matrias-primas, nem no estoque final porque ainda no so produtos acabados. Produtos acabados:produtos j prontos. Materiais de manuteno: materiais aplicados em manuteno com utilizao repetitiva. Materiais improdutivos:materiais no incorporados ao produto no processo produtivo da empresa. Materiais de consumo geral:materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa. Quanto ao valor de consumo: Para que se alcance a eficcia na gesto de estoque necessrio que se separe de forma clara, aquilo que essencial do que secundrio em termos de valor de consumo. Para fazer essa separao ns contamos com uma ferramenta chamada de Curva ABC ou Curva de Pareto, ela determina a importncia dos materiais em funo do valor expresso pelo prprio consumo em determinado perodo. Curva ABC um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificao daqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Ela consiste na verificao, em certo espao de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetrio, ou quantidade dos itens do estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importncia. Os materiais so classificados em: - Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao. Os dados aqui classificados correspondem, em mdia, a 80% do valor monetrio total e no mximo 20% dos itens estudados (esses valores so orientativos e no so regra). - Classe B: So os itens intermedirios que devero ser tratados logo aps as medidas tomadas sobre os itens de classe A; so os segundos em importncia. Os dados aqui classificados correspondem em mdia, a 15% do valor monetrio total do estoque e no mximo 30% dos itens estudados (esses valores so orientativos e no so regra). - Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, no entanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Devero ser tratados, somente, aps todos os itens das classes A e B terem sido avaliados. Em geral, somente 5% do valor monetrio total representam esta classe, porm, mais de 50% dos itens formam sua estrutura (esses valores so orientativos e no so regra). A Curva ABC muito usada para a administrao de estoques, para a definio de polticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programao da produo.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

Analisar em profundidade milhares de itens num estoque uma tarefa extremamente difcil e, na grande maioria das vezes, desnecessria. conveniente que os itens mais importantes, segundo algum critrio, tenham prioridade sobre os menos importantes. Assim, economiza-se tempo e recursos. Para simplificar a construo de uma curva ABC, separamos o processo em 6 etapas a seguir: 1) Definir a varivel a ser analisada: A anlise dos estoques pode ter vrios objetivos e a varivel dever ser adequada para cada um deles. No nosso caso, a varivel a ser considerada o custo do estoque mdio, mas poderia ser: o giro de vendas, o mark-up, etc. 2) Coleta de dados: Os dados necessrios neste caso so: quantidade de cada item em estoque e o seu custo unitrio. Com esses dados obtemos o custo total de cada item, multiplicando a quantidade pelo custo unitrio. 3) Ordenar os dados: Calculado o custo total de cada item, preciso organiz-los em ordem decrescente de valor, como mostra a tabela a seguir: Item Apontador Bola Caixa Dado Esquadro Faca Giz Heri Isqueiro Jarro Key Livro Quant. Mdia em estoque (A) Unidades 5 10 1 100 5000 800 40 50 4 240 300 2000 Custo unitrio (B) R$/unid. 2.000,00 70,00 800,00 50,00 1,50 100,00 4,00 20,00 30,00 150,00 7,50 0,60 TOTAL Custo total (A x B) R$ 10.000,00 700,00 800,00 5.000,00 7.500,00 80.000,00 160,00 1.000,00 120,00 36.000,00 2.250,00 1.200,00 144.730,00 3 10 9 5 4 1 11 8 12 2 6 7 Ordem

4) Calcular os percentuais: Na tabela a seguir, os dados foram organizados pela coluna Ordem e calcula-se o custo total acumulado e os percentuais do custo total acumulado de cada item em relao ao total. Ordem 1 2 Item Faca Jarro Quant. Mdia em estoque (A) Unidades 800 240 Custo unitrio (B) R$/unid. 100,00 150,00 Custo total (A x B) R$ 80.000,00 36.000,00 80.000,00 116.000,00 55,3 80,1 Custo total acumulado Percentuais %

Didatismo e Conhecimento

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Apontador Esquadro Dado Key Livro Heri Caixa Bola Giz Isqueiro 5 5000 100 300 2000 50 1 10 40 4 2.000,00 1,50 50,00 7,50 0,60 20,00 800,00 70,00 4,00 30,00 TOTAL 10.000,00 7.500,00 5.000,00 2.250,00 1.200,00 1.000,00 800,00 700,00 160,00 120,00 144.730,00 126.000,00 133.500,00 138.500,00 140.750,00 141.950,00 142.950,00 143.750,00 144.450,00 144.610,00 144.730,00 87,1 92,2 95,7 97,3 98,1 98,8 99,3 99,8 99,9 100,0

5) Construir a curva ABC Desenha-se um plano cartesiano, onde no eixo x so distribudos os itens do estoque e no eixo y, os percentuais do custo total acumulado.

6) Anlise dos resultados Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critrio ABC. Na verdade, esse critrio qualitativo, mas a tabela abaixo mostra algumas indicaes para sua elaborao: Classe A B C % itens 20 30 50 Valor acumulado 80% 15% 5% Importncia Grande Intermediria Pequena

Pelo nosso exemplo, chegamos seguinte distribuio: Classe A B C N itens 2 3 7 % itens 16,7% 25,0% 58,3% Valor acumulado 80,1% 15,6% 4,3% Itens em estoque Faca, Jarro Apontador, Esquadro, Dado Key, Livro, Heri, Caixa, Bola,

Didatismo e Conhecimento

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


A aplicao prtica dessa classificao ABC pode ser vista quando, por exemplo, reduzimos 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 2 itens), representando uma reduo de 16% no valor total, enquanto que uma reduo de 50% no valor em estoque dos itens C (sete itens), impactar no total em apenas 2,2%. Logo, reduzir os estoques do grupo A, desde que calculadamente, seria uma ao mais rentvel para a empresa do nosso exemplo. Quanto importncia operacional: Esta classificao leva em conta a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para se obter o material. Os materiais so classificados em materiais: - Materiais X: materiais de aplicao no importante, com similares na empresa; - Materiais Y: materiais de mdia importncia para a empresa, com ou sem similar; - Materiais Z:materiais de importncia vital, sem similar na empresa, e sua falta ocasiona paralisao da produo. Quando ocorre a falta no estoque de materiais classificados como Z, eles provocam a paralisao de atividades essenciais e podem colocar em risco o ambiente, pessoas e patrimnio da empresa. So do tipo que no possuem substitutos em curto prazo. Os materiais classificados como Y so tambm imprescindveis para as atividades da organizao. Entretanto podem ser facilmente substitudos em curto prazo. Os itens X por sua vez so aqueles que no paralisam atividades essenciais, no oferecem riscos segurana das pessoas, ao ambiente ou ao patrimnio da organizao e so facilmente substituveis por equivalentes e ainda so fceis de serem encontrados. Para a identificao dos itens crticos devem ser respondidas as seguintes perguntas: O material imprescindvel empresa? Pode ser adquirido com facilidade? Existem similares? O material ou seu similar podem ser encontrados facilmente?. Ainda em relao aos tipos de materiais temos; Materiais Crticos: So materiais de reposio especfica, cuja demanda no previsvel e a deciso de estocar tem como base o risco. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, devem permanecer estocados at sua utilizao, no estando, portanto, sujeitos ao controle de obsolescncia. A quantidade de material cadastrado como material crtico dentro de uma empresa deve ser mnimo. Os materiais so classificados como crticos segundo os seguintes critrios: Crticos por problemas de obteno de material importado, nico fornecedor, falta no mercado, estratgico e de difcil obteno ou fabricao; Crticos por razes econmicas de materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte; Crticos por problemas de armazenagem ou transporte de materiais perecveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimenses; Crticos por problema de previso, por ser difcil prever seu uso; Crticos por razes de segurana de materiais de alto custo de reposio ou para equipamento vital da produo. Perecibilidade: Os materiais tambm podem ser classificados de acordo com a possibilidade de extino de suas propriedades fsico-qumicas. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificao; assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um perodo, e nesse perodo o consumo no ocorre, sua utilizao poder no ser mais necessria, o que inviabiliza a estocagem por longos perodos. Ex. alimentos, remdios; Didatismo e Conhecimento
5

Quanto periculosidade: O uso dessa classificao permite a identificao de materiais que devido a suas caractersticas fsico-qumicas, podem oferecer risco segurana no manuseio, transporte, armazenagem. Ex. lquidos inflamveis. Possibilidade de fazer ou comprar: Esta classificao visa determinar quais os materiais que podero ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados: - Fazer internamente: fabricados na empresa; - Comprar: adquiridos no mercado; - Deciso de comprar ou fazer: sujeito anlise de custos; - Recondicionar: materiais passveis de recuperao sujeitos a anlise de custos. Tipos de estocagem: Os materiais podem ser classificados em materiais de estocagem permanente e temporria. - Permanente: materiais para os quais foram aprovados nveis de estoque e que necessitam de ressuprimento constantes. - Temporria: materiais de utilizao imediata e sem ressuprimento, ou seja, um material no de estoque. Dificuldade de aquisio: Os materiais podem ser classificados por suas dificuldades de compra em materiais de difcil aquisio e materiais de fcil aquisio. As dificuldades podem advir de: Fabricao especial: envolve encomendas especiais com cronograma de fabricao longo; Escassez no mercado: h pouca oferta no mercado e pode colocar em risco o processo produtivo; Sazonalidade: h alterao da oferta do material em determinados perodos do ano; Monoplio ou tecnologia exclusiva: dependncia de um nico fornecedor; Logstica sofisticada: material de transporte especial, ou difcil acesso; Importaes: os materiais sofrer entraves burocrticos, liberao de verbas ou financiamentos externos. Mercado fornecedor: Esta classificao est intimamente ligada anterior e a complementa. Assim temos: Materiais do mercado nacional: materiais fabricados no prprio pas; Materiais do mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do pas; Materiais em processo de nacionalizao: materiais aos quais esto desenvolvendo fornecedores nacionais. 2. GESTO DE ESTOQUES. A administrao de estoques, ou gesto de estoques , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organizao. As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: demora ou atraso no fornecimento de materiais; sazonalidade no suprimento; riscos de dificuldade no fornecimento. b) Proporcionar economias de escala: atravs da compra ou produo em lotes econmicos; pela flexibilidade do processo produtivo; pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. A administrao de estoques dever conciliar da melhor maneira possvel, os objetivos dos quatro departamentos (Compras, Produo, Vendas e Financeiro), sem prejudicar a operacionalidade da empresa.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


A funo do controle de estoque : a) determinar o que deve permanecer em estoque (Nmero de itens); b) determinar quando se devem reabastecer os estoques (Periodicidade); c) determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Departamento de Compras para executar aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Manter estoques um efeito que encobre ineficincia do produtor ou do fornecedor. Estoques consomem recursos que poderiam aumentar o resultado de uma empresa. Por exemplo: Recursos Financeiros o valor pago pelos itens e estoque poderia estar rendendo juros em aplicaes financeiras ou reduzindo juros pagos pela empresa por conta de emprstimos; Espao no cho de fbrica espao um recurso escasso e caro. Gastar dinheiro com aluguis ou na compra de galpes maiores do que o necessrio uma perda para a empresa; Movimentao desnecessria estoques obstruem corredores e inviabilizam a instalao de um arranjo fsico mais adequado para os equipamentos produtivos. Mo de obra se existe estoque, so necessrios funcionrios para receber, armazenar, controlar e expedir; Perdas e danos Estoques esto sujeitos a se deteriorar se no forem utilizados dentro de um prazo estipulado pelo fabricante. Alm disso, podem acontecer acidentes danificando os materiais estocados, de modo que fiquem inutilizados ou requeiram consertos; Custos o seguro necessrio para os estoques um custo desnecessrio. Manter estoque pode ser vivel quando: H dependncia de fatores com variabilidade muito grande, tais como: desembarao alfandegrio, condies de trfego, disponibilidade de frete, etc; Os custos de perda de vendas e de manuteno da fbrica parada por faltas de materiais ou componentes comprados so maiores do que o custo de manuteno do estoque; H previso de aumentos considerveis no preo de compra, tais como desvalorizao cambial, escassez no mercado internacional, etc. Classificao dos estoques os estoques podem se dividir em: Estoques de Matrias-Primas (MPs); Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias; Estoques de Materiais Semi acabados; Estoques de Materiais; acabados ou Componentes; Estoques de Produtos Acabados (PAs). - Estoques de Matrias-Primas (MPs): Constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo produtivo da empresa. - Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias: Tambm denominados materiais em vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo da empresa.
6

- Estoques de Materiais Semi acabados: Referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. - Estoques de Materiais Acabados ou Componentes: Tambm denominados componentes - referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. - Estoques de Produtos Acabados (PAs): Se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. 3. COMPRAS. 3.1 ORGANIZAO DO SETOR DE COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3 PERFIL DO COMPRADOR. 3.4 MODALIDADE DE COMPRA. 3.5 CADASTRO DE FORNECEDORES. O sistema de compras baseia-se em uma ao que envolve atividades de pesquisas para a melhor adequao dos objetivos organizacionais. Suas atividades bsicas so: analisar ordem de pedido, buscar melhores preos, encontrar fornecedores certos, fontes de fornecimentos, novos materiais, novos mercados e assim por diante. Compras dependem de sistemas de gesto moderna e com uso de tecnologia, so fontes geradoras de benefcios e de lucros para as empresas. compras deve trabalhar com pesquisa constante em todo seu envolvimento. Podemos ressaltar as seguintes aes; Suprimentos e de Apoio. Aes de suprimento: Solicitao de compras; Coleta de preos; Anlise dos preos; Pedido de Compras; Acompanhamento do pedido. Aes de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais; Qualificao de fornecedores; Negociao Solicitao de Compras. o documento que contm as informaes sobre o que comprar. Pode ser originado por vrios setores, dependendo do tipo de material: Material processo de fabricao (matria-prima, material de manuteno e material auxiliar) Estoque; Material de uso especfico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa. O Objetivos da funo de compras: Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, h alguns objetivos bsicos da atividade de compras, que so vlidos para todos os materiais e servios comprados. Materiais e servios podem: Ser da qualidade certa; Ser entregues rapidamente, se necessrio; Ser entregues no momento certo e na quantidade correta; Ser capazes de alterao em termos de especificao, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); Ter preo correto. Podemos classificar as mercadorias de uma empresa em trs tipos, de acordo com a rotatividade de seus estoques: Mercadorias de alto giro;Mercadorias de mdio giro; Mercadorias de baixo giro. As mercadorias de alto giro so aquelas destinadas a provocar trfego no salo de vendas. Esse tipo de mercadoria quase sempre d pouco lucro, mas exerce um efeito de atrao da clientela. Num bar, por exemplo, so aquelas que ficam bem vista do fregus: cigarro, fsforo, chicletes, balinhas etc.

Didatismo e Conhecimento

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


As mercadorias de mdio e baixo giro so aquelas que apresentam uma rotao de estoque mais lenta. Permitem taxas de marcao mais elevadas para compensar a demora de suas sadas. Como pode ser observado, para analisar se o que voc est comprando para vender no varejo so os tipos de mercadorias ideais para o seu ramo de atividade, tem-se, obrigatoriamente, de levar em considerao a rotatividade dos seus estoques, utilizando o seguinte roteiro: Agrupamento das mercadorias de acordo com a sua frequncia de sada (alta, mdia ou baixa rotatividade); Levantamento dos custos das mercadorias em estoque, por grupos, de acordo com o seu giro; Somatrio dos valores encontrados nos grupos de mercadorias; Clculo do percentual correspondente a cada grupo, em relao ao somatrio; Anlise dos percentuais encontrados. Etapas do processo de compra; 1) Coleta de Preos: Documento de registro da pesquisa de preos que fazemos em funo de ter recebido a solicitao de compra dos fornecedores que temos aprovado para este material especfico. Nele anotamos os dados recebidos dos fornecedores. 2) Pedido de Compras: o contrato formal entre a empresa e o fornecedor, dever representar todas as condies estabelecidas nas negociaes. No pedido dever constar: preo unitrio e total, condies de fornecimento, prazo de entrega, condies de pagamento, especificaes tcnicas do fornecimento, embalagens e transporte. 3) Acompanhamento do Pedido: Conhecido como follow-up, o procedimento para manter sob controle todos os pedidos, at o momento em que ele liberado para o processo de nossa empresa. Sua finalidade evitar atrasos, problemas para o cliente na entrega do pedido. 4) Desenvolvimento de fornecedores: o procedimento que possibilita empresa selecionar os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condies de atender a todas especificaes e exigncias da empresa. 5) Desenvolvimento de novos materiais: o procedimento que possibilita empresa pesquisar e selecionar novos materiais ou materiais alternativos o principal objetivo estabelecer alternativas econmicas ou tcnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificaes e parmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia. 6) Qualificao de fornecedores: responsabilidade da rea de engenharia; a rea de compras tem um a funo de ligao entre o fornecedor e a engenharia, ou seja, pesquisa de mercado. 7) Negociao: um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor , quando ambas as partes ganham, esse procedimento fcil no cria conflito entre as partes, um importante elemento de fortalecimento dos laos de interesses, de melhorias contnuas e principalmente de aumento dos lucros para ambas empresas. Compras e Desenvolvimento de Fornecedores: A atividade de compras realizada no lado do suprimento da empresa, estabelecendo contratos com fornecedores para adquirir materiais e servios, ligados ou no atividade principal. Os gestores de compras fazem uma ligao vital entre a empresa e seus fornecedores. Para serem eficazes, precisam compreender tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as capacitaes dos fornecedores que podem fornecer produtos e servios para a organizao. A figura abaixo demonstra as etapas da interao empresa/fornecedor: Didatismo e Conhecimento
7

A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preo e prazo dos produtos fabricados numa indstria dependem muito das condies em que foram adquiridos os insumos e as matrias-primas. No comrcio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condies proporcionam venda mais rpida e, possivelmente, com maior margem de lucro. A gesto de compras tida como um fator estratgico nos negcios. Comprar significa procurar, adquirir e receber mercadorias e insumos necessrios manuteno, funcionamento e expanso da empresa. As compras so responsveis por uma margem de 50% a 80% dos gastos da empresa e, portanto, causa grande impacto nos lucros. Vejamos quais so as modalidades de compras mais utilizadas: Compras de emergncia realizadas s pressas para atender uma necessidade surgida de surpresa. Isso desvantajoso porque reduz seu poder de negociao com o fornecedor e a competitividade da empresa no mercado. As compras de emergncia ocasionam aquisio de mercadorias com preos altos e rupturas no estoque, alm da paralisao da unidade, motivado por falta de controle por parte de quem requisita ou compra. Assim, para reduzir ou anular as compras de emergncia, a empresa deve estabelecer controle de estoque adequado. Compras especulativas so feitas para especular com possvel alta de preos, geralmente antes da necessidade se apresentar. Esta modalidade perigosa, pois alm de comprometer o capital de giro pode acarretar prejuzos para a empresa, se no acontecer a alta de preos prevista. Compras contratadas realizadas por meio de contratos que preveem a entrega dos produtos em pocas preestabelecidas. Esta modalidade muito utilizada na indstria, para fornecimento de matria-prima e no comrcio, para mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos no lanados ainda no mercado. Compras de reposio compras realizadas para adquirir mercadorias que apresentam comportamento estvel de vendas. muito utilizada no comrcio, principalmente em supermercados, onde os produtos de primeira necessidade (po, leite, arroz, feijo, outros produtos alimentcios) e produtos de higiene e limpeza pessoal (sabonete, pasta de dentes e outros) apresentam um comportamento de vendas equilibrado, durante o ano todo. No to fcil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condies necessrias: se o preo de aquisio justo e oferece condies de marcar um preo de venda que permita concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro; se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeio do acabamento exigida pelo consumidor; se a quantidade oferecida suficiente para as necessidades de produo e vendas de um determinado perodo; se os prazos de entrega satisfazem as programaes de vendas da empresa; se os prazos de pagamento cobrem os prazos mdios de vendas e no comprometem o capital de giro prprio. Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde so registradas as informaes necessrias sobre os fornecedores (endereo, nmero do CNPJ, nmero da inscrio, objetivos sociais, pessoas para contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo mdio de entrega, condies de pagamento, poltica de descontos etc).

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


As atividades de compras nas pequenas empresas, geralmente so funes exercidas pelo proprietrio. De qualquer modo o encarregado de compras seja ele o prprio dono ou um funcionrio deve conhecer e seguir algumas regras bsicas ao bom desempenho de suas funes: Ele conhece bem o mercado? Ele conhece bem os estoques da empresa? Ele conhece o oramento da empresa? Ele cauteloso?Ele acompanha permanentemente os pedidos? Ele faz os pedidos por escrito? Ele atualizado? Ele possui requisitos para desenvolver suas tarefas (responsabilidade; pacincia; habilidade no trato com pessoas; bom senso e iniciativa; capacidade para se comunicar; senso de organizao; boa memria; gosto pela leitura)?. 4. COMPRAS NO SETOR PBLICO, 4.1. OBJETO DE LICITAO e 4.2 EDITAL DE LICITAO. Nas empresas estatais e autrquicas, como tambm no servio pblico em geral, ao contrrio da iniciativa privada, as aquisies de qualquer natureza obedecem a Lei n. 8.666, de 21-6-1993, alterada pela Lei n. 8.883, de 8-6-1994, motivo pelo qual se tornam totalmente transparentes. Observa-se que a diferena entre os tipos de compras a formalidade no servio pblico e a informalidade na iniciativa privada. Independentemente dessa particularidade, os procedimentos so praticamente idnticos. O artigo 14 da lei de licitaes e contratos administrativos disciplina de forma objetiva: para que a administrao efetue qualquer compra, preliminarmente, deve curvar-se a dois princpios fundamentais: 1 - A definio precisa do seu objeto; 2 - A existncia de recursos oramentrios que garantam o pagamento resultante. Assim est determinado no citado artigo 14: Art. 14 - Nenhuma compra ser feita sem a adequada caracterizao de seuobjeto e indicao dos recursos oramentrios para seu pagamento, sob penade nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa . Para se caracterizar o objeto da compra deve-se: 1. Avaliar a necessidade (planejamento); 2. Definir o quanto adquirir; 3. Verificar as condies de guarda e armazenamento; 4. Buscar atender o princpio da padronizao; 5. Obter as informaes tcnicas quando necessrias; 6. Proceder a pesquisas de mercado; 7. Definir a modalidade e tipo de licitao ou a sua dispensa / inexigibilidade; 8. Indicar (empenho) os recursos oramentrios. O Objeto de Licitao o bem/ servio ao qual a Administrao pretende adquirir. Ex.: Prestao de servios de mo de obra, Aquisio de Mveis, etc. Nos tempos atuais, diante de tamanha evoluo no campo tecnolgico, empresarial e social, o Estado no pode ficar margem, apenas como expectador. A ideia de uma Administrao Pblica baseada na tradio, na rigorosidade formal, numa ordem burocrtica pesada, est se tornando modelo ultrapassado e nada eficiente. Urge a necessidade de um modelo gerencial na gesto administrativa, capaz de realizar a funo pblica de forma eficiente, moderna, acompanhando a evoluo econmica e financeira da sociedade, sem olvidar dos princpios basilares que orientam a Administrao Pblica. Com a crescente demanda por bens, obras, servios em todo o Pas, quando ao Estado cumpre garantir o desenvolvimento econmico e social, tornou-se imprescindvel adoo de procedimentos e mecanismos de controle, que garantam a Didatismo e Conhecimento
8

aplicao do grande volume de recursos disponveis, com eficincia e transparncia. Uma das formas eficientes utilizadas pela Administrao Pblica a licitao. A Constituio de 1988, art. 37, inc. XXI criou bases, nas quais mais tarde, em 21 de junho de 1993, assentou-se a Lei Federal n 8.666, que instituiu o Estatuto das Licitaes e Contratos Administrativos. Para o setor pblico o instrumento utilizado para compras a licitao, como forma de dar transparncia compra pblica. Licitao o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou servios, segundo condies por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentao de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em funo de parmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: de um, lado proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso; de outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participao nos negcios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. A Administrao Pblica lanar mo da licitao toda vez que for comprar bens, executar obras, contratar servios, ou conceder a um terceiro o poder de, em seu nome, prestar algum tipo de servio pblico, como o caso das concesses. Quem est obrigado a licitar: Unio, Estados, Municpios, Distrito Federal, Territrios e autarquias esto obrigados a licitar, em obedincia s pertinentes leis de licitao, o que ponto incontroverso. O problema que se pe saber se as sociedades de economia mista e empresas pblicas tambm se sujeitam ao dever de licitar. Inexigibilidade De Licitao: A obrigatoriedade somente no se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei N 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e servios efetuar-se-o com estrita observncia do princpio da licitao. A licitao s ser dispensada nos casos previstos nesta lei. 2.0. dispensvel a licitao: Nos casos de guerra, grave perturbao da ordem ou calamidade pblica; Quando sua realizao comprometer a segurana nacional, a juzo do Presidente da Repblica; Quando no acudirem interessados licitao anterior, mantidas, neste caso, as condies preestabelecidas; Na aquisio de materiais, equipamentos ou gneros que s podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratao de servios com profissionais ou firmas de notria especializao; Na aquisio de obras de arte e objetos histricos; Quando a operao envolver concessionrio de servio pblico ou, exclusivamente, pessoas de direito pblico interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritrio; Na aquisio ou arrendamento de imveis destinados ao Servio Pblico; Nos casos de emergncia, caracterizada a urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzos ou comprometer a segurana de pessoas, obras, bens ou equipamentos; Nas compras ou execuo de obras e servios de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importncia inferior a cinco vezes, no caso de compras e servios, e a cinquenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salrio mnimo mensal.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


Como todo sistema jurdico, o instituto das licitaes tambm tem seus princpios norteadores. Discorreremos acerca de alguns deles, ainda que forma bastante simples. O princpio da legalidade, como princpio geral previsto no art. 5, II, da Constituio de 1988, segundo o qual ningum ser obrigado a fazer ou deixar de fazer seno em virtude de lei, obriga a Administrao Pblica, quando da compra, obra, contrao de servios ou alienao, a proceder de acordo com o que a Constituio Federal e Leis preveem. A no observao desse princpio impregnar o processo licitatrio de vcio, trazendo nulidade como consequncia. Pelo princpio da isonomia, assegurada a igualdade no tratamento a todos quantos venham participar do certame licitatrio. O princpio da competitividade garante a livre participao a todos, porm, essa liberdade de participao relativa, no significando que qualquer empresa ser admitida no processo licitatrio. Por exemplo, no faz sentido uma empresa fabricante de automveis tencionar participar de um processo de licitao, quando o objeto do certame seja compra de alimentos. A Administrao Pblica se balizar no princpio da impessoalidade para evitar a preferncia por alguma empresa especificamente, cuja no observao implicaria prejuzo para a lisura do processo licitatrio, e como consequncia a decretao da nulidade do processo. Como a licitao busca atender ao interesse pblico, coletividade, a escolha e julgamento da melhor proposta obedecero ao princpio da publicidade, que visa tornar a futura licitao conhecida dos interessados e dar conhecimento aos licitantes bem como sociedade em geral, sobre seus atos. Outra funo desse princpio garantir aos cidados o acesso documentao referente licitao, bem como sua participao em audincias pblicas, nas hipteses previstas no art. 39, da Lei n 8.666/93. A proposta mais vantajosa nem sempre a mais barata. Como dizem alguns, s vezes o barato sai caro. A Administrao Pblica deve saber definir quando, quanto, o que e por que vai comprar, a exemplo da situao onde h opo de compra ou locao. nessa anlise que o princpio da economicidade se revela, auxiliando a aplicao dos recursos pblicos com zelo e eficincia. Modalidades da Licitao: Cinco so as modalidades de licitao previstas na lei - art. 22 (O 8 veda a criao de outras modalidades licitatrias ou sua combinao): Concorrncia - a modalidade de licitao prpria para contratos de grande valor, em que se admite a participao de quaisquer interessados, cadastrados ou no, que satisfaam as condies do edital, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, com ampla publicidade pelo rgo oficial e pela imprensa particular; Tomada de preos - a licitao realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessria habilitao, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, por aviso publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informaes essenciais da licitao e o local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de preos da concorrncia, exigindo a publicao do aviso e permitindo o cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas; Convite - a modalidade de licitao mais simples, destinada s contrataes Didatismo e Conhecimento
9

de pequeno valor, consistindo na solicitao escrita a pelo menos trs interessados do ramo, registrados ou no, para que apresentem suas propostas no prazo mnimo de cinco dias teis. O convite no exige publicao, porque feito diretamente aos escolhidos pela Administrao atravs de carta-convite. A lei nova, porm, determina que cpia do instrumento convocatrio seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse at vinte e quatro horas antes da apresentao das propostas; Concurso - a modalidade de licitao destinada escolha de trabalho tcnico ou artstico predominantemente de criao intelectual. Normalmente, h atribuio de prmio aos classificados, mas a lei admite tambm a oferta de remunerao; Leilo - espcie de licitao utilizvel na venda de bens mveis e semoventes e, em casos especiais, tambm de imveis. Publicao Dos Editais: os editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo devero ser publicados com antecedncia, no mnimo, por uma vez no Dirio Oficial da Unio, no Dirio Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulao no Estado e tambm, se houver, em jornal de circulao no Municpio, dependendo da estncia da licitao. Prazos Para Publicao Do Edital: o prazo mnimo que dever mediar entre a ltima publicao do edital resumido ou da expedio do convite e o recebimento das propostas ser: De quarenta e cinco dias para: Concurso; Concorrncia: do tipo melhor tcnica ou tcnica e preo, ou execuo por empreitada integral; De trinta dias para: Concorrncia, nos casos no especificados acima; Tomada de preos, quando a licitao for do tipo melhor tcnica ou tcnica e preo; De quinze dias para: Tomada de preos, nos casos no especificados acima; Leilo; De cinco dias teis para: Convite. Procedimento Da Licitao: Apesar dos atos que compem o procedimento terem, cada um, finalidade especfica, eles tm um objetivo comum: a seleo da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento um ato unilateral que se inclui dentro do prprio certame, diferentemente do contrato, que externo ao procedimento. O procedimento da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorizao respectiva, a indicao sucinta de seu objeto e do recurso prprio para a despesa, e ao qual sero juntados oportunamente: Da Requisio de Compra dever constar obrigatoriamente: Justificativa do pedido, endossada pelo titular do rgo; Especificao adequada do produto a ser adquirido; Indicao do recurso prprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seo de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princpio de padronizao, sempre que possvel for; Indicao dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta a fase interna da licitao qual se segue a fase externa, que se desenvolve atravs dos seguintes atos, nesta ordem: 1. Edital ou convite de convocao dos interessados; 2. Recebimento da documentao e propostas; 3. Habilitao dos licitantes; 4. Julgamento das propostas (classificao) 5. Adjudicao e homologao.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


A modalidade em que todas as fases da licitao se encontram claramente definidas a concorrncia. 1) Edital: o instrumento pelo qual a Administrao leva ao conhecimento pblico a abertura de concorrncia, de tomada de preos, de concurso e de leilo, fixa as condies de sua realizao e convoca os interessados para a apresentao de suas propostas. Como lei interna da licitao, vincula a Administrao e os participantes. Funes do edital: o edital d publicidade licitao; Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas; Circunscreve o universo dos proponentes; Estabelece os critrios para anlise e avaliao dos proponentes e das propostas;Regula atos e termos processuais do procedimento; Fixa clusulas do futuro contrato. 2) Habilitao: A habilitao, por vezes denominada qualificao, a fase do procedimento em que se analisa a aptido dos licitantes. Entende-se por aptido a qualificao indispensvel para que sua proposta possa ser objeto de considerao, sendo que o licitante pode ser habilitado ou no pelo rgo competente. Obs: Na modalidade de licitao chamada convite inexiste a fase de habilitao. Ela presumida; feita a priori pelo prprio rgo licitante que escolhe e convoca aqueles que julgam capacitados a participar do certame, admitindo, tambm, eventual interessado, no convidado, mas cadastrado. 3) Classificao: o ato pelo qual as propostas admitidas so ordenadas em funo das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital. Aps se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor, a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital a quem dever ser adjudicado o objeto da licitao. A classificao se divide em duas fases: Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes proposta entregues pelos participantes do certame. Os envelopes so abertos em ato pblico, previamente designado, do qual se lavrar ata circunstanciada; Na segunda, h o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitao. Critrios de classificao: Existem quatro tipos bsicos de licitao (4 critrios bsicos para avaliao das propostas): Licitao de menor preo - a mais comum. O critrio do menor preo , sem dvida, o mais objetivo. usual na contratao de obras singelas, de servios que dispensam especializao, na compra de materiais ou gneros padronizados; Licitao de melhor tcnica - esse critrio privilegia a qualidade do bem, obra ou servio proposto em funo da necessidade administrativa a ser preenchida. O que a Administrao pretende a obra, o servio, o material mais eficiente, ma is durvel, mais adequado aos objetivos a serem atingidos; Licitao de tcnica e preo - neste tipo de licitao, combinam-se os dois fatores: tcnica e preo. Esse critrio pode consistir em que a tcnica e preo sejam avaliados separadamente, de modo a que, aps selecionar as propostas que vierem a alcanar certo ndice de qualidade ou de tcnica, o preo ser o fator de deciso. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderao aos resultados da parte tcnica e ponderao ao preo, que sero considerados em conjunto; Licitao de maior lance ou oferta - nos casos de alienao de bens ou concesso de Didatismo e Conhecimento
10

direito real de uso (art. 45 1 da Lei 8.666/93). As propostas que estiverem de acordo com o edital sero classificadas na ordem de preferncia, na escolha conforme o tipo de licitao. Aquelas que no se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatrio sero desclassificadas. No se pode aceitar proposta que apresente preos unitrios simblicos, irrisrios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatrio no tenha estabelecido limites mnimos (v. 3 do art. 44 da Lei 8.666/93). 5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do Recebimento so: coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; proceder a conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado; 5.1 ENTRADA. A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases : 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferncia quantitativa; 3a fase : Conferncia qualitativa; 4a fase : Regularizao 1a fase - Entrada de Materiais : A recepo dos veculos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : a recepo dos veculos transportadores; a triagem da documentao suporte do recebimento; constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento no sistema das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; o encaminhamento desses veculos para a descarga. As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga, que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal s circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao estoque. Para efeito de descarga do material no estoque, a recepo voltada para a conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veculo transportador necessria a utilizao de equipamentos especiais, quais sejam: paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. 5.2 CONFERNCIA. 2a fase - Conferncia Quantitativa; a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida. A conferncia por acusao tambm conhecida como contagem cega aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distores e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes mtodos : Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de clculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias; Medio : em geral as medies so feitas por meio de trenas; 3 fase - Conferncia Qualitativa: Visa garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: Caractersticas dimensionais; Caractersticas especficas; Restries de especificao; 4 fase Regularizao: Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes: liberao de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); liberao parcial de pagamento ao fornecedor; devoluo de material ao fornecedor; reclamao de falta ao fornecedor; entrada do material no estoque. 5.3 OBJETIVOS DA ARMAZENAGEM. Os objetivos da armazenagem de produtos so vrios, o objetivo primrio daarmazenagem o de guardar a mercadoria por um determinado perodo, isso quer dizer que a mercadoria deve ser mantida no depsito por certo perodo, ate que seja o momento de sua consumao ou comercializao, caractersticas importantes tambm levadas em conta so: segurana, extravios e furtos. Na armazenagem a correta utilizao do espao disponvel demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos nveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecnicos a utilizar. Indica-se a real ocupao do espao por meio do indicador taxa de ocupao volumtrica, que leva em considerao o espao disponvel versus o espao ocupado. Para entendermos plenamente a utilizao do espao vertical, h que se analisar a utilidade de paletes para a movimentao, manuseio e armazenagem de materiais. A paletizao vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulao rpida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletizao tem como objetivo realizar, de uma s vez, a movimentao de um nmero maior de unidades. Ao pallet atribudo o aumento da capacidade de estocagem, economia de mo-de-obra, tempo e reduo de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets j proporcionaram a muitas empresas economia de at 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulao interna de armazns e depsitos e hoje acompanham a carga, da linha de produo estocagem, embarque e distribuio. Em razo da padronizao das medidas do pallet pelos pases como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a serem utilizados atravs dos continentes em caminhes, vages ferrovirios e embarcaes martimas. 5.4 CRITRIOS E TCNICAS DE ARMAZENAGEM. Os Critrios de Armazenagem dependem das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo dos seguintes parmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilizao; oxidao; explosividade; intoxicao; radiao; corroso; inflamabilidade; volume; peso e forma. Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no estoque. Por essa razo, devem-se analisar, em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: armazenagem por tamanho esse critrio permite bom aproveitamento do espao; armazenamento por frequncia: esse critrio implica armazenar prximo da sada do almoxarifado os materiais que tenham maior frequncia de movimento; armazenagem especial, onde destacamse: os ambientes climatizados; os produtos inflamveis, que so armazenados sob rgidas normas de segurana; os produtos perecveis. A Armazenagem em rea externa. Devido sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno para materiais que necessitam de proteo em rea coberta. Podem ser colocados nos ptios externos os materiais a granel, tambores e containers, peas fundidas e chapas metlicas. Coberturas alternativas : no sendo possvel a expanso do estoque, a soluo a utilizao de galpes plsticos, que dispensam fundaes, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critrio ou mtodo de armazenamento adotado oportuno observar as indicaes contidas nas embalagens em geral.

Didatismo e Conhecimento

11

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


5.5. ARRANJO FSICO (LEIAUTE). Layout a disposio fsica de equipamentos, estoques, fluxo de pessoas e de material de forma que tudo se organize harmoniosamente, pode ser uma instalao real, um projeto ou um trabalho. O seu estudo busca encontrar a melhor maneira de dispor fisicamente todos os meio de produo, arrumando o espao de trabalho a fim de otimizar a funcionalidade do sistema, reduzir manuseio, transporte de material e circulao de pessoas. Faz-se necessrio modificao do layout na empresa quando: existir mquinas improdutivas, por idade ou obsoletismo; ocorrer acrscimos na demanda e novas mquinas precisam ser instaladas; existir ambiente de trabalho inadequado; houver excesso de material em processo; existir movimentao excessiva de material. O objetivo principal do arranjo fsico obter operaes econmicas a fim de: utilizar racionalmente o espao fsico disponvel; reduzir ao mnimo as movimentaes de materiais, produtos e pessoas; obter fluxo coerente de fabricao; oferecer melhores condies de trabalho aos funcionrios; evitar investimento desnecessrio; permitir manuteno; possibilitar superviso e obteno da qualidade; obter solues flexveis, isto , possveis de serem modificadas sem maiores atropelos. No estudo do layout alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um estoque, de forma que se possa obter as seguintes condies: mxima utilizao do espao; efetiva utilizao dos recursos disponveis ( mo de obra e equipamentos ); pronto acesso a todos os itens; mxima proteo aos itens estocados; boa organizao; satisfao das necessidades dos clientes. 6. DISTRIBUIO DE MATERIAIS. Distribuio a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus produtos, estando, por consequncia, intimamente ligada movimentao e transporte. O sistema de distribuio de produtos de uma empresa sempre foi importante e complexo, pois transporte um considervel elemento de custo em toda a atividade industrial e comercial. A utilizao do sistema de distribuio no representa somente um custo adicional para a empresa, mas tambm fator relevante na formao do preo final do produto. A necessidade de se possuir um bom sistema de controle de custos na distribuio fsica consequente de duas determinantes bsicas: a) A distribuio fsica representa uma despesa, ou seja, no agrega nenhuma melhoria ou valor do produto; b) A distribuio fsica um custo que consome certa percentagem do valor das vendas. Dependendo da situao, a distribuio pode ser classificada como: 1. Distribuio interna: trata-se de distribuio de matriasprimas, componentes ou sobressalentes para manuteno, do almoxarifado ao requisitante, para continuidade das atividades da empresa. 2. Distribuio externa: trata-se da entrega dos produtos da empresa a seus clientes, tarefa que envolve o fluxo dos produtos/ servios para o consumidor final, motivo pelo qual adota a denominao de distribuio fsica. Didatismo e Conhecimento
12

O Canal de Distribuio o caminho pelo qual os produtos passam, desde o pedido at o cliente final, sendo principalmente os centros de distribuio, atacadista e varejista. Corresponde, portanto, a uma ou mais empresas que participam do fluxo do produto em toda a sua cadeia. 6.1. CARACTERSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE. Transporte refere-se aos vrios mtodos para movimentar produtos. A administrao da atividade de transporte geralmente envolve decidir quanto ao mtodo de transporte, aos roteiros e utilizao da capacidade dos veculos. medida que o transporte fica mais barato e de fcil acesso, contribui para aumentar a competio no mercado, garantir a economia de escala e reduzir os preos das mercadorias. Na falta de um bom sistema de transporte, o mercado fica limitado produo local, e, com melhores servios de transporte, o custo de mercados distantes pode ser bastante competitivo. O sistema de distribuio composto de diversos tipos de movimentao denominado modal. Podemos destacar os seguintes modais: Transporte Rodovirio: destinado a cargas que exigem prazos relativamente rpidos de entrega. Transporte Ferrovirio: destinado a cargas maiores, cujo fator tempo para a entrega no ser preponderante. Transporte Hidrovirio e Martimo: destinado a carga cujo tempo de entrega no seja fator preponderante no encarecimento do produto. Transporte Aerovirio: destinado a cargas, cujo prazo de entrega seja imperioso. Transporte Intermodal: o transporte intermodal requer trfego misto, envolvendo vrias modalidades, com parte do percurso podendo ser feita mediante um mtodo e parte mediante outro, motivo pelo qual o intermodal constitui soluo ideal para atingir locais de difcil acesso ou de extrema distncia. Entre esses modelos, qual seria o mais vantajoso? Como poderemos avali-lo? Para cada localidade podem existir vrios modais ou s vezes um s, porm, deveremos efetuar uma anlise criteriosa de custos, em que no somente ser visto o custo de peso por quilometragem, seguros, manipulao e estocagem (custos tangveis), mas tambm todos os intangveis (rapidez, facilidade, confiabilidade segurana, rastreabilidade, garantia, perfeio e satisfao). A anlise do custo-benefcio fator determinante na escolha do melhor modal de distribuio de nossos produtos. Existem tambm fatores restritivos em certos modais. Por exemplo: aeronaves no transportam produtos com risco de exploso, mesmo que em concentraes pequenas. Produtos qumicos s so aceitos se encaminhados por empresas especializadas em coleta e embalagem especiais (trmicas, antivazamentos, etc.). No Brasil, a utilizao dos modais de transportes est assim distribuda: rodovirio, 57,5%; ferrovirio, 21,2%; hidrovirio, 17,4%; duto virio, 3,5%; e areo 0,3%. 6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIO. Entre as muitas formas existentes para estruturar a distribuio fsica, deve-se mencionar a mais adequada s condies e necessidades de nosso mercado, a qual envolve e contempla os seguintes segmentos:

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


a) Depsitos regionais e de mercadorias em trnsito: recebimento, armazenagem e expedio de materiais. b) Movimentao de materiais: manuseio interno dos depsitos, movimentao interna e externa dos depsitos e terminais e centros de distribuio. c) Transportes e fretes: determinao de roteiros para utilizao dos servios de transporte da forma mais econmica e eficiente. d) Embalagem e acondicionamento: embalagem de proteo e acondicionamento, material de embalagem, servios de carpintaria, mecanizao de embalagem e enchimento. e) Expedio: preparao de cargas, determinao das condies de transporte, carregamento, expedio e controle cronolgico das remessas. O transporte, como se pode concluir, faz parte da engrenagem do abastecimento e representa o fim da linha, ou seja, o setor em que o tempo torna-se mais curto entre a colocao de uma encomenda, sua produo e seu uso, motivo pelo qual deve ser efetuado no menor prazo possvel e ao menor custo. 7. GESTO PATRIMONIAL. O patrimnio o objeto administrado que serve para propiciar s entidades a obteno de seus fins. Para que um patrimnio seja considerado como tal, este deve atender a dois requisitos: o elemento ser componente de um conjunto que possua contedo econmico avalivel em moeda; e exista interdependncia dos elementos componentes do patrimnio e vinculao do conjunto a uma entidade que vise alcanar determinados fins. Do ponto de vista econmico, o patrimnio considerado uma riqueza ou um bem suscetvel de cumprir uma necessidade coletiva, sendo este observado sob o aspecto qualitativo, enquanto que sob o enfoque contbil observa-se o aspecto quantitativo (Ativo =Passivo + Situao Lquida). Exceo a alguns casos, quando se utiliza o termo substncia patrimonial que a contabilidade visualiza o patrimnio de forma qualitativa. A Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000 conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal apresentam em seus artigos 44, 45 e 46, medidas destinadas preservao do patrimnio pblico. Uma delas estabelece que o resultado da venda de bens mveis e imveis e de direitos que integram o patrimnio pblico no poder mais ser aplicado em despesas correntes, exceto se a lei autorizativa destin-la aos financiamentos dos regimes de previdncia social, geral e prpria dos servidores. Dessa forma, os recursos decorrentes da desincorporao de ativos por venda, que receita de capital, devero ser aplicados em despesa de capital, provocando a desincorporao de dvidas (passivo), por meio da despesa de amortizao da dvida ou o incremento de outro ativo, com a realizao de despesas de investimento, de forma a manter preservado o valor do patrimnio pblico. 7.1. TOMBAMENTO DE BENS. O tombamento dos bens pblicos inicia-se com recebimento dos bens mveis pelos rgos, como visto anteriormente, pela conferncia fsica dos bens pelo Almoxarifado. Aps registro de entrada do bem no sistema de gerenciamento de material no Didatismo e Conhecimento
13

estoque, o responsvel por este encaminhar uma comunicao ao Setor de Patrimnio (com cpia da nota de empenho, documentos fiscais e outros que se fizerem necessrios), informando o destino (centros de responsabilidades) dos bens. Se eles permanecerem em estoque, o Setor de Patrimnio dever aguardar comunicao de sada deste, atravs de uma Guia de Baixa de Materiais emitida pelo Almoxarifado. Caso o bem seja entregue diretamente ao destino final, o Almoxarifado encaminhar a Guia de Sada ao Patrimnio, juntamente com os demais documentos do processo de empenho. O tombamento consiste na formalizao da incluso fsica de um bem patrimonial no acervo do rgo, com a atribuio de um nico nmero por registro patrimonial, ou agrupando-se uma sequncia de registros patrimoniais quando for por lote, que denominado nmero de tombamento. Pelo tombamento aplicase uma conta patrimonial do Plano de Contas do rgo a cada material, de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento de incorporao (valor de aquisio). A marcao fsica caracteriza-se pela aplicao, no bem, de plaqueta de identificao, por colagem ou rebitamento, a qual conter o nmero de registro patrimonial. Na colocao da plaqueta devero ser observados os seguintes aspectos: local de fcil visualizao para efeito de identificao por meio de leitor ptico, preferencialmente na parte frontal do bem; evitar reas que possam curvar ou dobrar a plaqueta ou que possam acarretar sua deteriorao; evitar fixar a plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia, por apenas uma das extremidades ou sobre alguma indicao importante do bem. Os bens patrimoniais recebidos sofrero marcao fsica antes de serem distribudos aos diversos centros de responsabilidade do rgo. Os bens patrimoniais cujas caractersticas fsicas ou a sua prpria natureza impossibilitem a aplicao de plaqueta tambm tero nmero de tombamento, mas sero marcados e controlados em separado. Caso o local padro para a colagem da plaqueta seja de difcil acesso, como, por exemplo, nos arquivos ou estantes encostadas na parede, que no possam ser movimentados devido ao peso excessivo, a plaqueta dever ser colada no lugar mais prximo ao local padro. Em caso de perda, descolagem ou deteriorao da plaqueta, o responsvel pelo setor onde o bem est localizado dever comunicar, impreterivelmente, o fato ao Setor de Patrimnio. A seguir, so apresentadas algumas sugestes para fixao de plaquetas (ou adesivos): a) estantes, armrios, arquivos e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal superior direita, no caso de arquivos de ao, e na parte lateral superior direita, no caso de armrios, estantes e bens semelhantes, sempre com relao a quem olha o mvel; b) mesas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal central, contrria posio de quem usa o bem, com exceo das estaes de trabalho e/ou queles mveis que foram projetados para ficarem encostados em paredes, nos quais as plaquetas sero fixadas em parte de fcil visualizao; c) motores: a plaqueta deve ser fixada na parte fixa inferior do motor; d) mquinas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada no lado externo direito, em relao a quem opera a mquina; e) cadeiras, poltronas e bens semelhantes: neste caso a

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


plaqueta nunca deve ser colocada em partes revestidas por courvin, couro ou tecido, pois estes revestimentos no oferecem segurana. A plaqueta dever ser fixada na base, nos ps ou na parte mais slida; f) aparelhos de ar condicionado e bens semelhantes: em aparelhos de ar condicionado, o local indicado sempre na parte mais fixa e permanente do aparelho, nunca no painel removvel ou na carcaa; g) automveis e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte lateral direita do painel de direo, em relao ao motorista, na parte mais slida e noremovvel, nunca em acessrios; h) quadros e obras-de-arte: a colocao da plaqueta, neste caso, deve ser feita de tal forma que no lhes tire a esttica, nem diminua seu valor comercial; i) esculturas: nas esculturas a plaqueta deve ser fixada na base. Nos quadros ela deve ser colocada na parte de trs, na lateral direita; j) quadros magnticos: nos quadros magnticos a plaqueta dever ser colocada na parte frontal inferior direita, caso no seja possvel a colagem neste local, colar nesta mesma posio na parte posterior do quadro; e k) fixao de plaquetas em outros bens: entende-se como outros bens aqueles materiais que no podem ser classificados claramente como aparelhos, mquinas, motores, etc. Em tais bens, a plaqueta deve ser fixada na base, na parte onde so manuseados. A seguir so elencados, como sugestes, dados necessrios ao registro dos bens no sistema de patrimnio: nmero do tombamento; data do tombo; descrio padronizada do bem (descrio bsica pr-definida em um sistema de patrimnio); marca/modelo/srie (tambm pr-definidos em um sistema de patrimnio); caractersticas (descrio detalhada); valor unitrio de aquisio (valor histrico); agregao (acessrio ou componente); forma de ingresso (compra, fabricao prpria, doao, permuta, cesso, outras); classificao contbil/patrimonial; nmero do empenho e data de emisso; fonte de recurso; nmero do processo de aquisio e ano; tipo/nmero do documento de aquisio (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produo Interna, Termo de Doao, Termo de Cesso, Termo de Cesso em Comodato, outros); nome do fornecedor (cdigo); garantia (data limite da garantia e empresa de manuteno); localizao (identificao do centro de responsabilidade); situao do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manuteno, em depsito para manuteno, em depsito para triagem, em depsito para redistribuio, em depsito para alienao, em sindicncia, desaparecido, baixado, outros); estado de conservao (bom, regular, precrio, inservvel, recupervel); histrico do bem vinculado a um sistema de manuteno, quando existir. Tal informao permitir o acompanhamento da manuteno dos bens e identificao de todos os problemas ocorridos nestes nmeros do Termo de Responsabilidade; e plaquetvel ou no plaquetvel. O registro dos bens imveis no rgo inicia-se com o recebimento da documentao hbil, pelo Setor de Patrimnio, que proceder ao tombamento e cadastramento em sistema especfico, utilizando diversos dados, tais como: nmero do registro; tipo de imvel; denominao do imvel; caractersticas (descrio detalhada do bem); valor de aquisio (valor histrico); forma de ingresso (compra, doao, permuta, comodato, construo, usucapio, desapropriao, cesso, outras); classificao contbil/ patrimonial; nmero do empenho e data de emisso; fonte de recurso; nmero do processo de aquisio e ano; tipo/nmero do Didatismo e Conhecimento
14

documento de aquisio (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produo Interna, Termo de Doao, Termo de Cesso, Termo de Cesso em Comodato, outros); nome do fornecedor (cdigo); localizao (identificao do centro de responsabilidade); situao do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manuteno, em depsito para manuteno, em depsito para triagem, em depsito para redistribuio, em depsito para alienao, em sindicncia, desaparecido, baixado, outros); estado de conservao (bom, regular, precrio, inservvel); data da incorporao; unidade da federao; tipo de logradouro; nmero; complemento;bairro/ distrito; municpio; cartrio de registro; matrcula; livro; folhas; data do registro; data da reavaliao; moeda da reavaliao; valor do aluguel; valor do arrendamento; valor de utilizao; valor de atualizao; moeda de atualizao; data da atualizao; reavaliador; e CPF/CNPJ do reavaliador. 7.2. CONTROLE DE BENS. Caracteriza-se como movimentao de bens patrimoniais o conjunto de procedimentos relativos distribuio, transferncia, sada provisria, emprstimo e arrendamento a que esto sujeitos no perodo decorrido entre sua incorporao e desincorporao. Compete ao Setor de Patrimnio a primeira distribuio de material permanente recm-adquirido, de acordo com a destinao dada no processo administrativo de aquisio correspondente. A movimentao de qualquer bem mvel ser feita mediante o preenchimento do Termo de Responsabilidade, que dever conter no mnimo, as seguintes informaes: nmero do Termo de Responsabilidade; nome do local de lotao do bem (incluindo tambm o nome do sublocal de lotao); declarao de responsabilidade; nmero do tombamento; descrio; quantidade; indicao se plaquetvel; valor unitrio; valor total; total de bens arrolados no Termo de Responsabilidade; data do Termo; nome e assinatura do responsvel patrimonial; e data de assinatura do Termo. A transferncia a operao de movimentao de bens, com a consequente alterao da carga patrimonial. A autoridade transferidora solicita ao setor competente do rgo a oficializao do ato, por meio das providncias preliminares. importante destacar que a transferncia de responsabilidade com movimentao de bens somente ser efetivada pelo Setor de Patrimnio mediante solicitao do responsvel pela carga cedente com anuncia do recebedor. A devoluo ao Setor de Patrimnio de bens avariados, obsoletos ou sem utilizao tambm se caracteriza como transferncia. Neste caso, a autoridade da unidade onde o bem est localizado devolve-o com a observncia das normas regulamentares, a fim de que a o Setor Patrimonial possa manter rigoroso controle sobre a situao do bem. Os bens que foram restitudos ao Setor de Patrimnio do rgo tambm ficam sob a guarda dos servidores deste setor (fiis depositrios), e sero objetos de anlise para a determinao da baixa ou transferncia a outros setores. importante colocar que uma cpia do Termo de Responsabilidade de cada setor dever ser fixada em local visvel a todos, dentro de seu recinto de trabalho, visando facilitar o controle dos bens (sugesto: atrs da porta de acesso ao setor). Para que ocorra a transferncia de responsabilidade entre dois setores pertencentes a um mesmo rgo, devero ser observados os seguintes parmetros: solicitao, por escrito,

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


do interessado em receber o bem, dirigida ao possvel cedente; de acordo do setor cedente com a autorizao de transferncia ; solicitao do agente patrimonial ao Setor de Patrimnio para emisso do Termo de Responsabilidade; aps a emisso do Termo de Responsabilidade, o Setor de Patrimnio remeter o mesmo ao agente patrimonial, para que este colha assinaturas do cedente e do recebedor. Para que ocorra a transferncia de responsabilidade entre dois setores pertencentes rgos diferentes, devero ser observados os seguintes parmetros: solicitao, por escrito, do interessado em receber o bem, dirigida ao possvel cedente; de acordo do setor cedente com a autorizao de transferncia e anuncia das unidades de controle do patrimnio e do titular do rgo; solicitao do agente patrimonial ao Setor de Patrimnio para emisso do Termo de Transferncia de Responsabilidade; aps a emisso do Termo de Responsabilidade, o Setor de Patrimnio o remeter ao agente patrimonial, para que este colha assinaturas do cedente e do recebedor. Quando a transferncia de responsabilidade do bem ocorrer sem a movimentao deste, isto , quando ocorrer a mudana da responsabilidade patrimonial de um servidor para outro, desde que no pressuponha mudana de local do bem, devero ser observados os seguintes procedimentos: o Setor de Recursos Humanos (ou equivalente) dever encaminhar ao Setor de Patrimnio cpia da portaria que substitui o servidor responsvel; de posse das informaes contidas na portaria, o Setor de Patrimnio emite o respectivo Termo de Transferncia de Responsabilidade; emitido o Termo, este ser encaminhado ao agente patrimonial da unidade, que providenciar a conferncia dos bens e assinatura do Termo; uma vez assinado o Termo, o agente providenciar para que uma das vias seja arquivada no setor onde os bens se encontram e outra encaminhada ao Setor de Patrimnio. Sada provisria: A sada provisria caracteriza-se pela movimentao de bens patrimoniais para fora da instalao ou dependncia onde esto localizados, em decorrncia da necessidade de conserto, manuteno ou da sua utilizao temporria por outro centro de responsabilidade ou outro rgo, quando devidamente autorizado. Qualquer que seja o motivo da sada provisria, esta dever ser autorizada pelo dirigente do rgo gestor ou por outro servidor que recebeu delegao para autorizar tal ato. Toda a manuteno de bem incorporado ao patrimnio de um rgo dever ser solicitada pelos agentes patrimoniais ou responsveis e resultar na emisso de uma Ordem de Servio pelo Setor de Manuteno, que tomar todas as providncias para proceder assistncia de bem em garantia ou utilizando-se de seus recursos prprios. Emprstimo: O emprstimo a operao de remanejamento de bens entre rgos por um perodo determinado de tempo, sem envolvimento de transao financeira. O emprstimo deve ser evitado. Porm, se no houver alternativa, os rgos envolvidos devem manter um rigoroso controle, de modo a assegurar a devoluo do bem na mesma condio em que estava na ocasio do emprstimo. J o emprstimo a terceiros de bens pertencentes ao poder pblico vedado, salvo excees previstas em leis. Arrendamento a terceiros: O arrendamento a terceiros tambm deve ser evitado, por no encontrar, a princpio, nenhum respaldo legal. 7.3. INVENTRIO. O Inventrio determina a contagem fsica dos itens de estoque e em processos, para comparar a quantidade fsica com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepncias que possam existir entre os valores contbeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. O inventrio pode ser geral ou rotativo: O inventrio geral elaborado no fim de cada exerccio fiscal de cada empresa, com a contagem fsica de todos os itens de uma s vez. O inventrio rotativo feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados perodos. Inventrio na administrao pblica: Inventrio so a discriminao organizada e analtica de todos os bens (permanentes ou de consumo) e valores de um patrimnio, num determinado momento, visando atender uma finalidade especfica. um instrumento de controle para verificao dos saldos de estoques nos almoxarifados e depsitos, e da existncia fsica dos bens em uso no rgo ou entidade, informando seu estado de conservao, e mantendo atualizados e conciliados os registros do sistema de administrao patrimonial e os contbeis, constantes do sistema financeiro. Alm disso, o inventrio tambm pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectar irregularidades e providenciar as medidas cabveis. Atravs do inventrio pode-se confirmar a localizao e atribuio da carga de cada material permanente, permitindo a atualizao dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situao dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrncia de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade. Podem-se verificar tambm no inventrio as necessidades de manuteno e reparo e constatao de possveis ociosidades de bens mveis, possibilitando maior racionalizao e minimizao de custos, bem como a correta fixao da plaqueta de identificao. Na Administrao Pblica, o inventrio entendido como o arrolamento dos direitos e comprometimentos da Fazenda Pblica, feito periodicamente, com o objetivo de se conhecer a exatido dos valores que so registrados na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo ou, ainda, com o objetivo de apurar a responsabilidade dos agentes sob cuja guarda se encontram determinados bens. Os diversos tipos de inventrios so realizados por determinao de autoridade competente, por iniciativa prpria do Setor de Patrimnio e das unidades de controle patrimonial ou de qualquer detentor de carga dos diversos centros de responsabilidade, periodicamente ou a qualquer tempo. Os inventrios na Administrao Pblica devem ser levantados no apenas por uma questo de rotina ou de disposio legal, mas tambm como medida de controle, tendo em vista que os bens nele arrolados no pertencem a uma pessoa fsica, mas ao Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na Administrao Pblica o inventrio obrigatrio, pois a legislao estabelece que o levantamento geral de bens mveis e imveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade gestora e os elementos da escriturao sinttica da contabilidade (art. 96 da Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964).

Didatismo e Conhecimento

15

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos setores onde se localizam tais bens, a Administrao Pblica deve proceder ao inventrio mediante verificaes fsicas pelo menos uma vez por ano. Para fins de atualizao fsica e monetria e de controle, a poca da inventariao ser: anual para todos os bens mveis e imveis sob-responsabilidade da unidade gestora em 31 de dezembro (confirmao dos dados apresentados no Balano Geral); e no incio e trmino da gesto, isto , na substituio dos respectivos responsveis, no caso de bens mveis. Os bens sero inventariados pelos respectivos valores histricos ou de aquisio, quando conhecidos, ou pelos valores constantes de inventrios j existentes, com indicao da data de aquisio. Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio, fica vedada toda e qualquer movimentao fsica de bens localizados nos endereos individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorizao especfica das unidades de controle patrimonial, ou do dirigente do rgo, com subsequente comunicao formal a Comisso de Inventrio de Bens. Nas fases do inventrio dois pontos devem ser destacados sobre as fases do inventrio: o levantamento pode ser fsico e/ou contbil: Levantamento fsico, material ou de fato o levantamento efetuado diretamente pela identificao e contagem ou medida dos componentes patrimoniais. Levantamento contbil o levantamento pelo apanhado de elementos registrados nos livros e fichas de escriturao. O simples arrolamento no interessa para a contabilidade se no for completado pela avaliao. Sem a expresso econmica, o arrolamento serve apenas para controle da existncia dos componentes patrimoniais. O inventrio dividido em trs fases: Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do patrimnio e subdividido nas seguintes partes: identificao, agrupamento e mensurao. Arrolamento: o registro das caractersticas e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento pode apresentar os componentes patrimoniais deforma resumida e recebe a denominao sinttica. Quando tais componentes so relacionados individualmente, o arrolamento analtico; Avaliao: nesta fase que atribuda uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critrios de avaliao dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. A atribuio do valor aos componentes patrimoniais obedece a critrios que se ajustam a sua natureza, funo na massa patrimonial e a sua finalidade. 7.4 ALIENAO DE BENS. De acordo com o direito administrativo brasileiro, entendese como alienao a transferncia de propriedade, remunerada ou gratuita, sob a forma de venda, permuta, doao, dao em pagamento, investidura, legitimao de posse ou concesso de domnio. Qualquer dessas formas de alienao pode ser usada pela Administrao, desde que satisfaa as exigncias administrativas. Muito embora as Constituies Estaduais possam determinar que a autorizao de doao de bens mveis seja submetida Assemblia Didatismo e Conhecimento
16

Legislativa, a Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica 37 e d outras providncias, faculta a obrigao de licitao especfica para doao de bens para fins sociais e dispe sobre a alienao por leilo. Art. 17. A alienao de bens da Administrao Pblica, subordinada existncia de interesse pblico devidamente justificado. A alienao de bens est sujeita existncia de interesse pblico e autorizao da Assemblia Legislativa (para os casos previstos em lei), e depender de avaliao prvia, que ser efetuada por comisso de licitao de leilo ou outra modalidade prevista para a Administrao Pblica. A seguir, so sugeridos alguns procedimentos voltados alienao dos bens: o requerimento de baixa dever ser remetido ao Setor de Patrimnio, o qual instaurar o procedimento respectivo; sempre que possvel, os bens sero agrupados em lotes para que seja procedida a sua baixa; os bens objeto de baixa sero vistoriados in loco por uma Comisso Interna de Avaliao de Bens, no prprio rgo, os quais, observando o estado de conservao, a vida til, o valor de mercado e o valor contbil, formalizando laudo de avaliao dos bens, classificando-os em: a) bens mveis permanentes inservveis: quando for constatado serem os bens danificados, obsoletos, fora do padro ou em desuso devido ao seu estado precrio de conservao; e b) bens mveis permanentes excedentes ou ociosos: quando for constatado estarem os bens em perfeitas condies de uso e operao, porm sem utilizao. Os bens mveis permanentes considerados excedentes ou ociosos sero recolhidos para o Almoxarifado Central, ficando proibida a retirada de peas e dos perifricos a ele relacionados, exceto nos casos autorizados pelo chefe da unidade gestora. 7.5 ALTERAES E BAIXA DE BENS. O desfazimento a operao de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do rgo e consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do rgo, mediante registro da transferncia deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimnio, devidamente autorizado pelo gestor. O nmero de patrimnio de um bem baixado no dever ser utilizado em outro bem. A baixa patrimonial pode ocorrer por quaisquer das formas a seguir: alienao; permuta; perda total; extravio; destruio; comodato; transferncia; sinistro; e excluso de bens no cadastro. Em qualquer uma das situaes expostas, deve-se proceder baixa definitiva dos bens considerados inservveis por obsoletismo, por seu estado irrecupervel e inaproveitvel em instituies do servio pblico. As orientaes administrativas devem ser obedecidas, em cada caso, para no ocorrer prejuzo harmonia do sistema de gesto patrimonial, que, alm da Contabilidade, parte interessada. Sendo o bem considerado obsoleto ou no havendo interesse em utiliz-lo no rgo onde se encontra, mas estando em condies de uso (em estado regular de conservao), o dirigente do rgo dever, primeiramente, coloc-lo em disponibilidade. Para tanto, o detentor da carga dever preencher formulrio prprio criado pelo rgo normatizador e encaminhar ao rgo competente que

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


poder verificar, antecipadamente, junto s entidades filantrpicas reconhecidas como de interesse pblico, delegacias, escolas ou bibliotecas municipais e estaduais, no mbito de sua jurisdio, se existe interesse pelos bens. Se houver interesse, a autoridade competente dever efetuar o Termo de Doao. Enquanto isso, o bem a ser baixado permanecer guardado em local apropriado, sob a responsabilidade de um servidor pblico, at a aprovao de baixa, ficando expressamente proibido o uso do bem desde o incio da tramitao do processo de baixa at sua destinao final. O registro no sistema patrimonial ser efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, onde devero constar os seguintes dados: nmero do tombamento; descrio; quantidade baixada (quando se tratar de lote de bens no plaquetados); forma de baixa; motivo de baixa; data de baixa; nmero da Portaria ou Termo de Baixa. Visando o correto processo de baixa de bens do sistema patrimonial, faz-se necessrio a adoo dos procedimentos a seguir: o Setor de Patrimnio, ao receber o processo que autoriza a baixa, emitir por processamento o Termo de Baixa dos Bens; o Setor de Patrimnio verificar junto ao Setor Financeiro quanto existncia do comprovante de pagamento, em caso de licitao e, em seguida, proceder entrega do mesmo mediante recibo prprio; emitido o Termo, o Setor de Patrimnio providenciar o documento de quitao de responsabilidade patrimonial e entregar uma via a quem detinha a responsabilidade do bem. Compete s unidades de controle dos bens patrimoniais e ao dirigente do rgo, periodicamente, provocar expedientes para que seja efetuado levantamento de bens suscetveis de alienao ou desfazimento. EXERCCIOS 1) Os materiais que devem permanecer em estoque, o volume de estoque que ser necessrio para um determinado perodo e quando os estoques devem ser reabastecidos so pressupostos que fundamentam: a) o sistema de produo contnua. b) o dimensionamento de estoques. c) a classificao de materiais. d) o arranjo fsico. e) o sistema de produo em lotes. 2) Com relao aos conceitos e s normas atinentes ao inventrio, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO. a) O inventrio fsico um importante instrumento de controle administrativo e serve para atualizar os registros contbeis, mas no indicado para a aferio do estado dos materiais nem para avaliar a adequao dos bens s unidades a que foram destinados. b) Material permanente controlado aquele sujeito ao tombamento, requerendo controle estrito de uso e responsabilidade pela sua guarda e manuteno. c) Material considerado inservvel para o rgo ou entidade deve ser classificado como ocioso quando, em perfeitas condies de uso, no estiver sendo utilizado plenamente, circunstncia em que dever ser vendido. 3) O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos itens de estoque com o intuito de avaliar as alteraes e ajustar as diferenas entre o inventrio e o controle de estoques. Para isso, o inventrio fsico efetuado de duas maneiras: peridico ou rotativo. Significa dizer que: a) O peridico realizado na contagem fsica dos estoques em determinados perodos e o rotativo realizado na contagem fsica dos estoques permanentemente. b) O peridico realizado na contagem fsica dos estoques de forma permanente e o rotativo realizado na contagem fsica dos estoques em determinados perodos. c) O peridico realizado na contagem fsica dos estoques em determinados perodos e o rotativo realizado na contagem fsica dos estoques somente em perodos de fiscalizao. d) O peridico realizado na contagem fsica dos estoques somente em perodos de fiscalizao e o rotativo realizado na contagem fsica dos estoques a todo momento em que ocorre entrada e sada de itens do estoque. 4) Sobre a Administrao de Materiais, considere as seguintes afirmativas: I. Controle de produo, compras, controle de estoque, movimentao de materiais, trfego, recebimento, embarque e armazenagem so funes relacionadas a ela. II. Seu enfoque fundamental determinar o que, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepo at seu consumo final - para repor o estoque. III. Atingir o equilbrio Ideal entre estoque e consumo meta primordial; portanto, deve existir uma integrao das atividades, como Compras, Recepo e Estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenao especfica de forma a permitir a racionalizao de sua manipulao. IV. Tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critrios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente. So verdadeiras: a) I, II, III e IV. b) Somente a I. c) Somente a I e a II. d) Somente a I, a II e a III. 5) Na gesto patrimonial; mveis, equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral e outros bens utilizados ou passvel de utilizao so considerados: a) materiais. b) suprimentos. c) bens de aquisio parcelada. d) materiais de consumo. 6) A funo de compras de uma empresa tem grande importncia para a administrao, em especial para a administrao pblica. So objetivos tpicos da funo de compras, EXCETO o de:

Didatismo e Conhecimento

17

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


a) obter servios e mercadorias na quantidade e qualidade necessrias. b) obter servios e mercadorias ao menor custo possvel. c) garantir a entrega do produto ou servio por parte do fornecedor. d) garantir a armazenagem correta dos produtos. e) desenvolver novos fornecedores. 7) A Anlise ABC uma das formas mais usuais de se examinar estoques. Sobre a Anlise ABC correto afirmar: a) Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica do valor ou quantidade, d-se a denominao itens classe A. b) No existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem classe A, B, ou C. c) Aos itens menos importantes de todos, segundo a tica do valor ou quantidade, d-se a denominao itens classe C. d) Consiste na verificao, em certo espao de tempo, do consumo do estoque, em valor monetrio ou quantidade. e) Todas as afirmativas esto corretas. 8) (COPEVE-UFAL - 2011) O patrimnio o objeto administrado que serve para propiciar s entidades a obteno de seus fins. Como tal, so atribuies do setor de patrimnio, exceto a opo: a) extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade dos bens mveis dos diversos centros de responsabilidade do rgo. b) encaminhar s unidades de controle patrimonial os inventrios de bens pertencentes ao rgo. c) auxiliar os analistas de planejamento durante a elaborao da previso da receita oramentria. d) efetuar as identificaes patrimoniais, por meio de plaquetas (metlicas ou adesivas altamente colantes), fixadas nos bens mveis de carter permanente. e) registrar as transferncias de bens quando ocorrer mudana fsica deles ou quando houver alteraes do responsvel. 9) Sobre aquisio de materiais, temos que: I. As empresas no so autossuficientes, por isso dependem de terceiros para se abastecer. II. O conceito de compras envolve todos os processos de localizao de fornecedores e fontes de suprimento, alm da aquisio de materiais. III. A aquisio de materiais assegura que as matrias-primas exigidas pelo setor de produo estejam nas quantidades certas, nos perodos desejados. IV. O grande objetivo da aquisio de materiais e insumos comprar aos menores preos. V. Na aquisio de materiais, intenciona-se procurar, sempre dentro de uma negociao justa e honrada, as melhores condies para a empresa, principalmente em condies de pagamento. a) Apenas as alternativas I, II e III esto corretas. b) Apenas as alternativas II e IV esto corretas. c) Apenas as alternativas I, II, III e V esto corretas. d) Apenas a alternativa II est correta. e) Todas as alternativas esto corretas. Didatismo e Conhecimento
18

10) As compras de entidades pblicas devem observar, por fora da lei, alguns princpios. So eles: I. impessoalidade; II. moralidade; III. publicidade; IV. pontualidade na entrega. As afirmativas corretas so: a) apenas I e II. b) apenas II e III. c) apenas I, II e III. d) apenas I e IV. e) todas as afirmativas. 11) (TJ-SC - 2011 Analista Administrativo). A gesto de estoques constitui uma srie de aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Analise as proposies abaixo: I - O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos estoques. II - O indicador acurcia dos controles de estoque mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor. III - O indicador giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. IV - O indicador cobertura de estoques mede o nmero de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque ser suficiente para cobrir a demanda mdia. V - A localizao dos estoques uma forma de endereamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Assinale a alternativa correta. a) Todas as proposies esto corretas. b) As proposies I, II e V esto corretas. c) As proposies I, III e IV esto corretas. d) As proposies II,III e V esto corretas. e) As proposies II,III e IV esto corretas. 12) Os estoques constituem parcela considervel dos ativos das empresas. So classificados, principalmente, para efeitos contbeis em cinco grandes categorias. Assinale a afirmativa correta de acordo com a classificao usual dos estoques: a) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos pintados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos comprados e estoques em consignao. b) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos em elaborao (processo), estoque de produtos pintados, estoques de produtos exportados e estoques em consignao. c) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos em elaborao (processo), estoque de produtos acabados, estoques de produtos em trnsito e estoques em consignao. d) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos despachados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos pintados e estoques em consignao. e) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos comprados, estoque de produtos pintados, estoques de produtos em trnsito e estoques em consignao.

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


13) Um bom processo de compras deve levar em considerao proposies trazidas pelas reas financeira, de produo e de vendas, com o objetivo de maximizar o resultado de uma organizao. Acerca desse assunto, assinale a opo correta. a) A qualificao dos fornecedores no se torna relevante para a anlise, visto que o menor preo sempre o que melhor atender os interesses da empresa compradora. b) As sociedades de economia mista e as empresas pblicas, por serem de direito privado, no precisam fazer licitaes para fazerem suas aquisies. c) O setor de compras e o contbil no mantm qualquer tipo de comunicao, sendo setores totalmente independentes entre si na realizao de suas atividades. d) Atualmente, a funo de comprador no mais a de anotador de pedidos, mas sim a de um conhecedor das mercadorias e dos fornecedores e um bom negociador. Gabarito B E, C, E A A A D A C C C A C D

ANOTAES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

ANOTAES


Didatismo e Conhecimento
19

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


ANOTAES

Didatismo e Conhecimento

20

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


ANOTAES

Didatismo e Conhecimento

21

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS


ANOTAES

Didatismo e Conhecimento

22