Note dinformation Mai 2008

Comment assurer lthique et lintgrit lchelle organisationnelle

Aperu
 Les organisations daujourdhui font face un enjeu fondamental: comment sassurer que les employs se comportent de manire thique et avec intgrit.  Lobjectif dun bureau dthique efficace consiste instaurer une culture o le questionnement est favoris.  Les dirigeants doivent, par le renforcement constant, faire du comportement thique et de lintgrit le barme quotidien permettant dorienter les employs dans leur rle.  Ladaptation du message aux circonstances particulires de lemploy facilite la discussion sur lthique et lintgrit.

es scandales trs mdiatiss qui ont clat dans les secteurs public et priv au cours des der nires annes soulvent une inquitude fonda mentale pour les organisations : comment sassurer que les employs se comportent de manire thique et avec intgrit. Mme si les organisations des secteurs public, priv et but non lucratif ont labor et mis en uvre des programmes sur lthique et lintgrit, lenjeu consiste maintenant aller au-del des programmes de stricte conformit afin de sassurer que lthique et lintgrit deviennent des valeurs auxquelles adhrent tous les membres dune organisation. Le dfi auquel font face les organisations est de savoir comment assurer le plus efficacement possible la transition des programmes vers des valeurs vhicules. Voici cer taines questions cls auxquelles doivent rpondre les

gouvernance et responsabilit sociale des entreprises

2 | Le Conference Board du Canada

organisations dsireuses dapporter ce changement : Dans quelle mesure devraient-elles renoncer axer leur attention sur la conformit et la lettre de la loi? Devraientelles se concentrer principalement sur les principes et les approches en matire dthique qui font preuve dune certaine souplesse? Quelle est la meilleure faon de jumeler les deux approches? En janvier 2008, Le Conference Board du Canada a runi en table ronde des spcialistes de lthique et de la confor mit pour se pencher sur les faits nouveaux de mme que discuter des pratiques exemplaires et des enseignements tirs des secteurs public, priv et but non lucratif. La dcision dorganiser cette table ronde sexplique en partie par ladoption dune nouvelle loi, la mise sur pied de nou velles institutions dans le secteur public et le cinquime anniversaire prochain de la loi Sarbanes-Oxley. La prsente note dinformation fait tat dune nouvelle institution au Canada voue lthique et lintgrit dans le secteur public et prsente certaines grandes leons retenir pour favoriser lthique et lintgrit.

mandat de la commissaire vise plus de 400000 employs du secteur public fdral qui uvrent auprs de ministres et dorganismes fdraux et de socits dtat. La commissaire joue deux grands rles pour appuyer lintgrit dans la fonction publique fdrale. Dune part, elle reoit des allgations dactes rprhensibles commis dans le secteur public et a le pouvoir discrtionnaire de dterminer si une enqute est de mise. Elle dispose de solides outils pour mener une enqute et, lorsquun acte rprhensible est constat, elle fait rapport de faon publique de ses conclusions au Parlement et recommande ladoption des correctifs qui simposent. Dautre part, elle protge contre des mesures de reprsailles les employs du secteur public qui participent un processus de divul gation. Le fait de pouvoir protger les dnonciateurs contri buera grandement instaurer une culture o les employs se sentiront laise de soulever des questions sur des enjeux lis lthique et lintgrit. Outre ces deux rles, la commissaire fait ressortir limpor tance de lintgrit dans le secteur public fdral en exer ant des activits de communications, dducation et de prvention.

COMMISSAIRE LINTGRIT DU SECTEUR Public : assurer LINTGRIT DANS LA FONCTION PUBLIQUE FDralE
Dans le secteur public, lune des nouveauts les plus marquantes est ltablissement dune nouvelle institution voue la promotion de lintgrit dans le secteur public fdral canadien, le Commissariat lintgrit du secteur public1. Cette fonction a vu le jour en 2007 ladoption de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs dactes rprhensibles; elle est unique au Canada et ailleurs dans le monde. La commissaire est nomme par rsolution des deux Chambres du Parlement et relve directement de ces entits. Cette fonction est donc grandement auto nome. Ltablissement du Commissariat offre galement une occasion rve de promouvoir et de communiquer la contribution que lthique et lintgrit peuvent apporter la fonction publique et la population canadienne. Le

Ltablissement du Commissariat offre galement une occasion rve de promouvoir la contribution que lthique et lintgrit peuvent apporter la fonction publique et la population canadienne.

Le travail de la commissaire lintgrit du secteur public permettra denrichir les efforts de maintien dune culture dthique et dintgrit lchelle gouvernementale. Une telle culture est cruciale pour assurer la prosprit et le bon fonctionnement de la socit canadienne : lorsquon a limpression que les fonctionnaires ne se comportent pas conformment lthique et avec intgrit, la confiance des citoyens envers les institutions gouvernementales peut tre ternie. Ladministration publique fdrale reprsente une institution nationale de premier plan qui joue un rle crucial pour assurer la dmocratie parlementaire canadienne.

Intgrit du secteur public Canada, www.psic-ispc.gc.ca.

Le Conference Board du Canada | 3

Le rapport de 1996 De solides assises : Rapport du Groupe de travail sur les valeurs et lthique dans la fonction publique demeure ltude la plus approfondie sur lthique et les valeurs dans la fonction publique fdrale. Ce rapport nonce clairement le lien qui existe entre lintgrit dans la fonction publique et la confiance. La forme dintgrit propre la fonction publique est la capacit dagir comme dpositaire de la confiance publique et de mettre le bien commun audessus de tout intrt ou avantage priv. Lintgrit dans la fonction publique impose galement aux fonctionnaires de tous niveaux un engagement envers la vrit et donc lobligation de dire sans crainte toute la vrit aux dtenteurs du pouvoir. Cela veut dire mettre la disposition des ministres et leurs suprieurs toute la gamme des faits et des conseils qui les aideront prendre les meilleures dcisions possible pour le bien public2. En favorisant la confiance envers les institutions gouvernementales et en sassurant que lthique et lintgrit sont des valeurs vhicules dans le secteur public , la commissaire lintgrit du secteur public peut amliorer la capacit de la fonction publique faire face aux dfis que suscite un monde sans cesse compliqu et interconnect, et rpondre aux besoins de la popu lation canadienne.

avant cela limportance de la confiance et de lintgrit dans le cadre de ses activits. Dans le rapport Rtablir la confiance3, le Conference Board signale que ce secteur est lun des plus dignes de confiance au Canada. Les dirigeants de ce secteur sont trs conscients du rle que jouent lthique et lintgrit pour susciter la confiance, protger les rputations et fournir aux organisations but non lucratif le caractre lgitime ncessaire. La table ronde du Conference Board de janvier 2008 a servi explorer les enseignements tirs par les organisa tions dans la foule de leurs efforts pour inscrire le com portement thique et lintgrit leurs activits. Les discussions ont port sur trois questions principales :  Quel est le moyen le plus efficace pour sassurer que le comportement thique soit le principal barme permet tant dorienter les employs dans leurs interactions avec tous les intervenants organisationnels?  Quel est le rle le plus important du principal respon sable de lthique dans une organisation?  Que peut-on faire pour veiller ce que les principaux responsables de lthique soient perus comme contri buant limage de marque de lorganisation plutt que comme tant simplement des excuteurs? la lumire de ces dlibrations, on a dress une liste de mesures qui peuvent promouvoir lintgration de lthique et de lintgrit lchelle organisationnelle. (Voir lencadr Ce qui ne fonctionne pas.) Ce qui ne fonctionne pas
 Se concentrer exclusivement sur la conformit ou sur lthique.  Miser uniquement sur des mthodes coercitives un bureau qui naccepte rien.  Aborder lintgrit exclusivement sur le plan de lthique sans faire de lien entre les propos tenus et lefficacit organisationnelle.  Mettre trop laccent sur le bon ton donner aux chelons suprieurs sans tenir compte de limportance de lthique et de lintgrit tous les niveaux de la gestion.  Se doter de bureaux dthique isols des autres divisions ou secteurs dactivit de lorganisation.

LeONS POUR ASSURER UN COMPORTEMENT THIQUE LCHELLE ORGANISatioNNELLE

Les organisations des secteurs priv et but non lucratif ont galement dploy de grands efforts pour veiller ce que lthique et lintgrit soient des valeurs vhicules par leurs employs. Dans la foule des scandales dEnron et de WorldCom, le secteur priv a mis sur pied plusieurs programmes et institutions pour contribuer le protger contre les pro blmes dthique des employs et des dirigeants. Pour sa part, le secteur but non lucratif a reconnu mme

John C. Tait, De solides assises : Rapport du Groupe de travail sur les valeurs et lthique dans la fonction publique, Ottawa, Centre canadien de gestion, rimpression 2000, p. 69.

Zachariah Ezekiel, Rtablir la confiance dans les organisations canadiennes, Ottawa, Le Conference Board du Canada, juin 2005.

4 | Le Conference Board du Canada

ASSURER LTHIQUE ET LINTGRIT : CE QUI FONCTIONNE Les leaders dopinion et les spcialistes ont prsent diverses suggestions aux organisations visant adopter un comportement thique et intgre dans le cadre de leurs activits. (Pour un rsum, voir lencadr Ce qui fonc tionne.) Daprs ces suggestions, trois grands thmes ressortent:  Il faut adopter des rles la fois en matire dthique et de conformit;  Il faut donner le ton juste par une communication constante;  Il faut travailler laide de partenariats et en collaboration. Il faut adopter des rles la fois en matire dthique et de conformit Dans certaines organisations, les programmes dthique taient axs initialement et exclusivement sur la confor mit juridique. On percevait les bureaux dthique comme des corps policiers, ce qui a donc suscit un grand doute et de graves inquitudes chez les employs et les dirigeants.

On doit percevoir le bureau dthique comme un milieu non menaant, o les employs peuvent soulever leurs inquitudes sans crainte de jugement ou de sanction. Un bureau dthique efficace promulgue une culture qui encourage le questionnement o les employs se sentent libres de soulever des questions plutt que de porter des accusations. Par ailleurs, les participants la table ronde ont mis des rserves selon lesquelles les bureaux dthique dpourvus dun rle de conformit ou dexcution de la loi peuvent manquer de crdibilit sils sont perus comme tant secondaires au vrai travail de lorganisation. Par cons quent, il est aussi important dlaborer et dappliquer des codes de dontologie et dassurer le respect des lois et des rglements que dinstaurer un environnement non menaant. De plus, la fonction de conformit permet au bureau en question de prouver sa vritable contribution au succs de lorganisation en protgeant la rputation de celle-ci. Le fait dtablir un rapprochement entre lthique et la rputation peut galement rendre les discussions sur lthique plus concrtes pour les employs qui, parfois, ont de la difficult rattacher des notions abstraites dthique et de principes leur travail quotidien. Lenseignement tirer des secteurs priv et but non lucratif consiste intgrer les rles visant promouvoir la conformit et lthique. Les bureaux dthique seront ainsi dots des outils ncessaires pour instaurer une culture en matire dthique et dintgrit. Il faut donner le ton juste par une communication constante La ncessit de fixer le bon ton aux chelons suprieurs est depuis longtemps reconnue comme contribuant largement instaurer un climat dthique et dintgrit. Les employs se tournent vers les dirigeants de leur organisation pour tablir un lien entre les discussions sur la promotion de lthique et de lintgrit dans lorganisation et les gestes concrets que lorganisation attend deux. Les dirigeants de lorganisation doivent non seulement communiquer intervalles rguliers le rle important de lthique et de lintgrit dans leur travail, mais ils doivent galement adhrer ces principes lintrieur et lextrieur de lorganisation.

Les participants la table ronde ont soulign que les dirigeants doivent instaurer une culture organisationnelle permettant tant aux gestionnaires quaux superviseurs de montrer lexemple en matire dthique et dintgrit.

Lorsque les bureaux dthique sont perus comme des excuteurs comme des bureaux qui nacceptent rien ou recherchent activement des occasions dexposer des actes rprhensibles commis par des employs , une culture de lhostilit et du silence peut voir le jour. Dans cette culture, lagent dthique reprsente une personne viter tout prix ou qui ne reprsente aucune valeur ajoute lorganisation. On ne discute pas ouvertement des enjeux organisationnels et la loi du silence peut vrai dire contribuer promouvoir ladoption dun comporte ment contraire lthique. Par exemple, la crainte des gestionnaires de discuter des enjeux sur le rendement de lorganisation peut les inciter se comporter contraire ment lthique en vue datteindre les objectifs fixs.

Le Conference Board du Canada | 5

Les employs seront les premiers reconnatre lincoh rence entre les valeurs organisationnelles prches et les pratiques de la direction. Les dirigeants qui ne respectent pas les principes en matire dthique de lorganisation minent tous les autres efforts dploys pour promouvoir ladoption de comportements thiques. Par contre, un solide leadership ax sur lthique et lintgrit aura des retombes dans toute lentreprise. De plus, il ne suffit pas que les dirigeants de lorganisation assurent la cohrence entre leurs messages vhiculs et leurs gestes. Les participants la table ronde ont soulign que les dirigeants doivent inculquer une culture organisa tionnelle permettant tant aux gestionnaires quaux super viseurs de montrer lexemple en matire dthique et dintgrit, dfaut de quoi, leur crdibilit auprs des employs sen trouvera ternie. Les dirigeants doivent constamment renforcer limpor tance de lthique et de lintgrit pour quelles soient une source dinspiration pour lemploy dans son comporte ment et lorganisation dans son travail. La communication na pas sarticuler autour de lthique en soi, mais elle devrait assurer un lien entre les objectifs et aspirations de lorganisation et ses principes et valeurs. Les dirigeants doivent instaurer un environnement o lon discute et comprend la culture de lthique dans lorganisation, et o celle-ci se traduit dans les gestes concrets des employs tous les niveaux de lorganisation. Il faut galement tenir compte des valeurs et de lthique dans les discussions sur le rendement des employs. Selon un des participants la table ronde, l accent devrait non seulement porter sur ce que lon produit, mais galement sur la faon de le produire. Rattacher le rendement aux valeurs et lthique amplifie le message selon lequel les dirigeants et les gestionnaires ont cur lthique. Il faut travailler laide de partenariats et en collaboration Un bureau dthique devrait sassurer de ne pas travailler de faon isole. Il devrait plutt sefforcer de tisser des partenariats avec les autres divisions ou secteurs dactivit

de lorganisation. Ces liens sont importants, car ils permettent au bureau dthique de sensibiliser les gens au sujet de son rle dans lorganisation. Ils contribuent galement faire en sorte que le bureau comprenne mieux les pressions subies et les dfis relever par les diffrents secteurs oprationnels, lui permettant de mieux adapter ses stratgies de communications tous les volets de lorganisation. Un bureau dthique qui comprend les circonstances particulires des employs peut aider les gestionnaires mener les discussions sur lthique et lintgrit en fournissant des outils pratiques et des techniques. Il peut sagir de fiches de travail ou dtudes de cas axes sur des exemples rels ou pertinents dans lorganisation, ce qui permet aux gestionnaires de soulever des dilemmes thiques et de faire participer leur personnel aux discussions sur lthique. Ce qui fonctionne
 Adopter une approche quilibre en matire de conformit et dthique, accordant aux bureaux dthique des responsabilits dans les deux secteurs.  Rapprocher les dcisions en matire dthique ltablissement de la valeur ou la protection de la valeur pour lorganisation.  Intgrer la discussion en matire dthique lchelle organisationnelle.  Illustrer les discussions sur lthique et lintgrit par des exemples concrets propres chaque secteur dactivit.  Communiquer les messages sur lintgrit en des termes rapprochant ces enjeux des objectifs oprationnels importants, tels que la protection de la rputation de lorganisation, ltablissement de mesures de recrutement efficaces ou la rponse aux attentes des clients.  Sassurer que le bon ton aux chelons suprieurs se traduit en mots et en gestes concrets tous les chelons de la direction.  Tenir compte de la question de lthique dans les examens du rendement en discutant non seulement des ralisations, mais galement de la faon daccomplir les tches.  tablir de solides liens entre les bureaux dthique et les diffrentes directions et divisions dune organisation.

6 | Le Conference Board du Canada

Conclusion : UNE OCCASION RVE POUR LE Canada

Le nouveau Commissariat lintgrit du secteur public devrait grandement contribuer prvenir et rsoudre les actes rprhensibles commis dans le secteur public fdral et protger les divulgateurs contre des repr sailles. Du mme souffle, la responsabilit relative lthique et lintgrit est partage au sein du secteur public. Ltablissement de ce nouveau rle sert de tremplin aux employs et aux cadres pour discuter de limportance des valeurs et de lthique dans la fonction publique fd rale. Il devrait en rsulter un secteur public fdral o lthique et lintgrit constituent des valeurs vhicules par tous les employs. Les scandales qui ont clat au cours des dernires annes ont forc les dirigeants de tous les secteurs envisager plus srieusement le rapport qui existe entre lthique et le succs organisationnel. La table ronde tenue en janvier 2008 indique que lon a ralis de grands

progrs pour comprendre comment sassurer que lthique et lintgrit sont des valeurs vhicules par tous les employs. La route parcourir est sinueuse et les progrs peuvent sembler insaisissables. En mme temps, certaines organisations canadiennes reconnaissent que lthique et lintgrit reprsentent des moyens cls de se distinguer dans les secteurs public, priv et but non lucratif daujourdhui, o la concurrence est vive. Mthode
La prsente note dinformation sappuie sur les discussions tenues au Conference Board du Canada, le 31 janvier 2008, lors dune table ronde de spcialistes. Cet vnement a permis de runir un ensemble reprsentatif de responsables principaux de lthique issus des secteurs priv, public et but non lucratif, venus tmoigner de leur exprience de la promotion de lthique et de lintgrit dans des organisations. La liste des participants la table ronde figure la fin du document. Le Conference Board du Canada a consacr plus de cinq ans ltude de lthique et de la conformit dans les organisations canadiennes.

Le Conference Board du Canada | 7

Table ronde sur les enseignements tirs en matire dthique et dintgrit dans les organisations canadiennes : un dialogue du Conference Board du Canada Tenue le 31 janvier 2008
Liste Des Participants

Michael Allen Prsident et directeur excutif United Way/Centraide Ottawa Jean-Daniel Blanger Avocat gnral Intgrit du secteur public Canada Bonnie Boretsky Vice-prsidente, Conformit Socit canadienne des postes Anne Buchanan Coordonnatrice, Excellence organisationnelle Conseil canadien pour la coopration internationale Joe Chidley Rdacteur Canadian Business Georges Dessaulles Directeur gnral, Conformit la rglementation Canada Consommateurs et entreprises RBC Groupe Financier Zac Ezekiel Dirigeant principal, Code dthique et projets, Conformit, Rseau canadien Banque Scotia Nigel Fisher Prsident et chef de la direction Bureau national dUNICEF Canada Al Hatton Prsident United Way of Canada-Centraide Canada Cheryl Leis Conseillre en thique Boeing Canada Technology Ltd. Valerie L. Macdonald Avocate gnrale adjointe Financement agricole Canada Carole Mackaay Avocate gnrale et secrtaire VIA Rail Canada Inc.

Heather MacNab Conseillre principale, Conformit et dnonciation Socit canadienne des postes Annie Martineau Chef, Protection des renseignements personnels et de la conformit Merck Frosst Canada Lte Richard Morris Vice-prsident, Vrification et inspection Banque de dveloppement du Canada Christiane Ouimet Commissaire lintgrit du secteur public Intgrit du secteur public Canada Stephanie Rich Avocate principale, agent la vie prive et lthique Aeroplan Michle Thibodeau-DeGuire Prsidente et directrice excutive Centraide du Grand Montral Alexander Todd Prsident et chef de la direction Trust Enabling Strategies Christina Van Loon Conseillre principale en communications Intgrit du secteur public Canada Michael Weil Prsident et chef de la direction YMCA Canada
PERSONNEL DU Conference Board

Michael Bassett Charg de recherche, Gouvernance et responsabilit des entreprises Prem Benimadhu Vice-prsident, Gouvernance et gestion des ressources humaines

Comment assurer lthique et lintgrit lchelle organisationnelle par Michael Bassett

Le Conference Board du Canada Ce que nous sommes :
lorganisme de recherche applique ind pendant et sans but lucratif le plus en vue du Canada; un organisme objectif et non partisan, qui ne dfend pas dintrts particuliers; un organisme qui sautofinance en vendant ses services aux secteurs public et priv; des experts de lorganisation de confrences, mais aussi des spcialistes reconnus pour la qualit de nos recherches, de nos publica tions et de nos mthodes de diffusion; un ple dattraction qui facilite le rseautage parmi les gens daffaires et nos autres clients du secteur public et dailleurs, et qui soutient le perfectionnement des comptences en leadership et le renforce ment des capacits organisationnelles; des spcialistes des analyses et prvisions conomiques ainsi que du rendement organisationnel et de la politique gou vernementale; un organisme entirement priv, mais souvent engag pour offrir ses services aux diffrents ordres de gouvernement; un organisme affili, bien quindpendant, au Conference Board, Inc., New York, qui dessert prs de 2 000 entreprises rparties dans 60 pays et possde des bureaux Bruxelles et Hong Kong.

Publication 08-173 Version lectronique : gratuite Version imprime : 15 $

The Conference Board, Inc. 845 Third Avenue, New York NY 10022-6679 USA Tl. 212-759-0900 Tlc. 212-980-7014 www.conference-board.org The Conference Board Europe Chausse de La Hulpe 130, Bote 11, B-1000 Bruxelles, Belgique Tl. +32 2 675 54 05 Tlc. +32 2 675 03 95 The Conference Board AsiaPacific 2802 Admiralty Centre, Tower 1, 18 Harcourt Road, Admiralty Hong Kong SAR Tl. +852 2511 1630 Tlc. +852 2869 1403 2008 Le Conference Board du Canada* Imprim au Canada Tous droits rservs ISSN 1205-1675 ISBN 0-88763-845-9 Entente n 40063028 Also available in English *Constitu sous la raison sociale dAERIC Inc. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec nous aux numros indiqus ci-dessus ou envoyez-nous un courriel ladresse contactcboc@conferenceboard.ca. On peut se procurer cette publication sur Internet ladresse www.e-library.ca Nos prvisions et travaux de recherche reposent souvent sur de nombreuses hypothses et diffrentes sources de donnes. Ils prsentent donc des risques et des incertitudes inhrents ce genre de travail et ne doivent pas tre perus comme des sources de conseils spcifiques en matire de placements, de comptabilit, de droit ou de fiscalit.

255, chemin Smyth, Ottawa (Ontario) K1H 8M7 Canada Tl. 613-526-3280 Tlc. 613-526-4857 Ligne-info 1-866-711-2262

www.conferenceboard.ca