QUE ES un SISTEMA DE InFORMACin?

Los sistemas de informacin no son nuevos. Mucho antes de la automatizacin de las computadoras, las. compaas reunan, almacenaban yactualzaban informacin en lo que era el curso normal de hacer negocios. En el pasado corno ahora, los sistemas ~....-- de in[ormacjpn ..... ./ ~ .. consistan en los procedimientas y reglas establecidas para entregar informacin a la gente dentro de una organizacin. Diferentes personas requieren distinta informacin para realizar su trabajo, y las reglas del sistema gobiernan qu informacin debera ser distribuida a cada persona, cundo y en qu formato.
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Para ms informacin acerca

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Trabajar con sistemas manuales de informacin es desgastan te, incluso para compaas pequeas. Por ejemplo, imagine usted que acord mantener una lista de 200 clientes para una tienda de flores. Comienza por comprar 200 tarjetas para archivo y, luego, en cada tarjeta escribe el nombre, direccin y eleccin de. flor favorita de un cliente. Cuando termina, clasifica las tarjetas alfabticamente por los apellidos de los clientes. A pesar de lo arduo, este paso inicial de crear una base de datos en tarjetas no es tan difcil como mantenerla. Para proporcionar informacin oportuna y precisa al dueo de la tienda, la lista debe ser actualizada continuamente. Por ejemplo, los clientes se van; otros cambian sus nombres o direcciones. Se aaden nuevos clientes, o la preferencia de un cliente cambia de rosas amarillas a dalias. Pronto, muchas de sus tarjetas estarn dobladas y llenas de informacin tachada. Necesita identificar esas tarjetas de archivo, crear nuevas y luego clasificarlas otra vez. Con el propsito de estimar las cantidades para ordenar una flor en especfico, deber hojear las 200 tarjetas, cada da, contando cuntos clientes prefieren esa flor. Ahora suponga el siguiente escenario. El administrador de la tienda est de acuerdo en invertir en un sistema de cmputo para la tienda. Usted introduce la informacin relevante para cada cliente: el nombre, direccin y cada arreglo floral que ha comprado. Cuando los clientes llaman para pedir flores, usted puede decirles instantneamente qu enviaron a sus parientes el ao pasado para su aniversario, o qu clase de flores le gustan a su ta en Colorado. Cada semana elabora un reporte para determinar cules flores se vendieron bien. Finalmente, posee suficiente informacin para predecir cuntas flores de cada tipo comprar cada mes. Debido a la mejora del servicio, la base de datos de clientes se incrementa hasta que la tienda se extiende a tres locales. Los empleados de las otras tiendas introducen datos relacionados con las flores vendidas, de tal manera que usted puede continuar mejorando sus cursos de anlisis sobre las preferencias de flores en diferentes pocas del ao. Adems, puede instalar un sistema para verificar la disponibilidad de flores en las dferen: es tiendas al consultar la base de datos.

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los sistemas automatizados de informacin han simplificado el proceso de manufactura.

El departamento de sistemas de informacin

En grandes compaas, la automatizacin de las tareas de negocios impuls el desarrollo de departamentos por separado para servir a los sistemas de informacin por computadora recin surgidos. Inicialmente, esos departa-

404

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mentas -y la gente que trabajaba en ellos- estaban aislados del resto de las operaciones de una compaa. Tales departamentos estaban creando sistemas que reunan datos del nivel de operaciones y la convertan en informacin para los administradores. Entonces, el surgimiento de la pe y su aceptacin casi universal cambi esos departamentos junto con los sistemas a los que servan. Conforme otras personas que no eran administradores se convertan en trabajadores de la informacin, los departamentos de sistemas de informacin comenzaron a servir a organizaciones enteras y se convirtieron en partes integrales de la operacin de un negocio. El tamao del departamento de sistemas de informacin de una compaa se relaciona generalmente con el de la compaa a la que da apoyo. En com.paas muy grandes, estos departamentos pueden emplear cientos o incluso miles de personas. Los nombres de estos departamentos varan tanto como su tamao. Por ejemplo, el organigrama de una compaa podra incluir un departamento de sistemas de informacin (IS), mientras otra compaa podra usar el nombre Sistemas Administrativos de Informacin (MIS), Tecnologa de Informacin (IT), o incluso Procesamiento de Datos (DP). En este captulo, el departamento responsable de crear y mantener sistemas de informacin en una compaa. es llamado departamento de sistemas de infonnacin (SI). Construir y mantener sistemas de cmputo es un trabajo complejo, y requiere una amplia gama de profesionales hbiles:
Los cientficos de la computacin estudian la teora de las computadoras llevando a cabo investigaciones, desarrollando nuevos diseos de computadora, e intentando alcanzar el siguiente salto tecnolgico en la industria. Aplican su alto nivel de habilidad teortica a problemas 'complejos. Dentro de la academia, los cientficos de la computacin toman proyectos como disear nuevo hardware o desarrollar lenguajes nuevos. Tambin trabajan en proyectos multidisciplinarios como la inteligencia artificial. En la industria privada los centficos de la computacin aplican la teora, desarrollan lenguajes especializados y disean sistemas basados en conocimiento (como los sistemas expertos sobre los que usted leer ms adelante en este captulo). Los analistas de sistemas son responsables de pensar en posibles soluciones cuando un sistema de informacin necesita actualizarse, modificarse ser completamente reconstruido. Despus de que los usuarios o administradores identifican una necesidad, los analistas de sistemas discuten el problema de negocios, cientfico o de ingeniera con ellos. Los analistas de sistemas gastan una cantidad significativa de tiempo al principio de los proyectos definiendo metas y aspectos de un nuevo sistema de Informacin. Con metas y aspectos definidos, los analistas de sistemas, algunas veces trabajando con cientficos de la computacin, comienzan a disear soluciones, Deben proporcionar suficiente detalle en el diseo para que otros miembros del equipo de proyecto puedan realizar el trabajo. Por ejemplo, los analistas de sistemas tpicamente son los responsables de especificar los archivosy.registros exactos que deben ser accesados por el sistema y el formato de la informacin producido por ste.
los analistas de sistemas gastan mucho de su tiempo entrevistando y escuchando a los usuarios.

Los analistas, programadores e ingenieros ensean y proporcionan informacin sobre el nuevo sistema a los redactores tcnicos. los redactores ayudan a incorporar esta infonnacin en manuales y materiales de instruccin para todos los dems usuarios.

11

Los programadores crean programas de cmputo, ya sea como productos comerciales o como parte del sistema de informacin de una compaa. En algunos proyectos de sistemas de informacin, se llama a los programadores para que modifiquen o expandan los programas existentes. En estas situaciones, los programadores deben analizar el cdigo existente antes de hacer cualquier modificacin. En otros proyectos, los programadores crean un sistema completo desde el principio. Debido a la complejidad de los sistemas de informacin este trabajo se realiza generalmente en equipos, siendo cada equipo responsable de componentes especficos.
D[SARROLlO DE SISTEMAS

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Para ms informacin sobre software para ayuda de amora, visite el sitio Web de este libro en www.glencoe.com/nortn/online

Los arquitectos de asistencia al usuario disean y desarrollan sistemas de ayuda para los usuarios.

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Los arquitectos de asistencia al usuario determinan la organizacin de la documentacin y su estructura, diseando los materiales de instruccin antes de que los redactores tcnicos escriban el contenido. Anteriormente, la documentacin se distribua en papel. Ahora, mucha de la informacin en los sistemas se proporciona en lnea, en sistemas de ayuda o tutoriales. El reto en el desarrollo de un sistema de ayuda es asegurarse de que los usuarios puedan encontrar la informacin que bus-. can con un esfuerzo mnimo. Alcanzar ese reto requiere una comprensin de cmo los usuarios buscan informacin en lnea. Los arquitectos de asistencia al usuario tambin deciden cmo se debera presentar el material: en clase, como una presentacin corta, o en la ayuda en lnea.

Estas estadsticas de enrutamiento muestran a los administradores de red qu tanta informacin ha sido. enrotada alrededor de la red.

Los redactores tcnicos explican por escrito cmo funciona un sistema de informacin. Normalmente, los redactores tcnicos producen un conjunto de documentacin para un sistema el cual puede estar disponible en forma impresa o como parte de un sistema de ayuda en ftnea. Esta documentacin incluye materiales dedicados a las diferentes audiencias que usan o dan soporte al sistema de informacin, incluyendo usuarios finales, administradores de redes y administradores de sistemas. Los agentes de compras de hardware o software eligen proveedores para componentes del sistema y negocian los trminos necesarios. Las compaas dependen de los agentes porque los sistemas de informacin fueron creados a partir de una variedad de componentes, incluyendo hardware y software. Debido a que algn porcentaje de estos componentes ser comprado en vez de construido desde el principio, los departamentos de SI necesitan agentes de compras para reunir todas las piezas dentro de un cierto intervalo de tiempo. . los administradores del sistema o administradores de red son responsables de mantener un sistema de informacin en buenas condiciones y en funcionamiento. Los sistemas individuales estn enlazados en redes. Las compaas mantienen sus propias redes internas, con enlaces hacia redes exteriores como Internet. Hoy en da, prcticamente cada negocio y organizacin desde la Fortune 500 hasta compaas muy pequeas, depende en exceso de las LAN. A pesar de que la mayora de las lAN basadas en pe no requieren atencin de tiempo completo, s necesitan mantenimiento ocasional, y cualquier problema que surja debe ser resuelto por alguien que sepa qu hacer cuando las cosas salen mal. En or.ganizaciones con mltiples lAN, redes de rea amplia WAN), puentes y vas de entrada a otros sistemas, el administrador de sistema o de red generalmente tiene un personal de tcnicos, analistas y programadores de tiempo completo. Algunas de las preocupaciones clave de los administradores de red incluyen controlar accesos no autorizados, proteger la integridad de la informacin en la red, y recuperar datos despus de desastres computacionales.

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406

CAPiTULO 11

Los capacitadores ensean a los usuarios de la corporacin en salones de clases equipados con computadoras, o en laboratorios similares a los que se encuentran en las escuelas.

Los capacitadores preparan a los usuarios para aceptar el nuevo sistema de informacin incluso antes de que sea establecido. Los usuarios deben sentirse cmodos con un sistema antes de comenzar a usarlo para hacer sutrabajo. A travs de clases, los capacitadores dan a los usuarios la oportunidad de explorar el nuevo sistema, hacer preguntas, e intentartareas comunes. El personallS tambin proporciona soporte da con da a los usuarios de un sistema. stos podran olvidar un procedimiento que aprendieron en una clase de capacitacin o encontrar un problema que no saben cmo resolver. Los tcnicos en mantenimiento de hardware son necesarios para dar mantenimiento a los componentes del hardware de un sistema de informacin. Sorprendentemente, uno de los problemas ms comunes por el cual se llama a los tcnicos es porque se atasc el papel en una impresora, Sin embargo, otros problemas pueden ser mucho ms serios. Con frecuencia, los tcnicos son requeridos para actualizar PC con nuevos perifricos, diagnosticar problemas con estas computadoras y servidores, y dar mantenimiento a la red.

Los tcnicos en mantenimiento de hardware instalan nuevos dispositivos y localizan y sotucicnan problemas en el equipo electrnico. Sus oficinas con frecuencia estn llenas con tarjetas de circuitos, piezas de computadoras y dispositivos dI) prueba.

Dse cuenta de que los departamentos de SI podran no emplear individuos en todas esas actividades diferentes. Con frecuencia las grandes compaas contratan a otras compaas o a individuos para que les provean destrezas especializadas, como el desarrollo de un sistema de ayuda. Este enfoque para conseguir que se haga el trabajo; en el cual son contratados trabajadores independientes o compaas externas como contratistas para hacer trabajos especficos, se llama consultora externa, Adems, un solo empleado de SI puede proveer ms de un conjunto de destrezas, especialmente en una compaa pequea, Por ejemplo, un redactor tcnico podra ser capaz de desarrollar el sistema de ayuda para un programa y un analista de sistemas podra desempear la programacin en un proyecto,

TIPOS DI SISTEMAS DE InFORMACin

Conforme ms y ms funciones de negocios han sido automatizadas, los sistemas de informacin se han vuelto crecienternente especializados. Por ejemplo, uno de los sistelos representantes de servicio al cliente que toman por telfono las rdenes de los clientes, con frecuencia introducen esta informacin en los formatos de orden de entrada ya elaborados,
DESARROLLO DE SISTEMAS

407

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los resmenes que proporcionan una vista global de la compaia generalmente son elaborados por los ejecutivos. Por ejemplo, este anlisis de ventas compara dos meses de ventas con pedidos pendientes de surtir.

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mas de una compaa podra ser designado para ayudar a los usuarios a reunir y almacenar las rdenes de venta de la compaa. Otro sistema podra necesitarse para enviar correo entre el personal de la compaa. Estos sistemas individuales son considerados componentes O subsistemas del sistema general de informacin de una compaa. Tipos especializados de sistemas de informacin incluyen:
Sistemas de automatizacin para oficinas. Las tareas rutinarias de oficina: enviar cartas o rastrear horarios, ahora estn automatizadas por los sistemas de cmputo. Los trabajadores de la informacin usan diversas aplicaciones, incluyendo procesadores de palabras, hojas de clculo y programas de comunicaciones para ayudarlos con esas tareas. En un rea ms amplia, los sistemas de automatizacin para oficina pueden construirse a partir de aplicaciones comerciales, como las que se encuentran en cualquier tienda de cmputo, en vez de a partir de aplicaciones personalizadas. Gubernamental Clientesy proveedores Competenciay mercadosglobales

Figura 11.1
Sistemas de apoyo a las decisiones.

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408

CAPTULO

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Sistema de apoyo a la decisin usando datos importados de Internel

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Para ms informacin sobre sistemas expertos, visite el sitio Web de este libro en www.glencoe.comlnortonlonline rJ

Sistemas para procesamiento de transacciones. Las transacciones son eventos como tomar una orden o pagar una factura. Una transaccin de negocios normalmente comienza con la reunin de la informacin, con el nombre y direccin de un cliente. la compaa almacena esa informacin y luego realiza la accin requerida por el evento. Con frecuencia esta accin puede separarse en una serie de pasos. Por ejemplo, despus de que se ha tomado una orden la actividad requerida es cumplir la orden. Para hacer esto,la orden debe pasarse al departamento apropiado, los elementos deben ser tomados del inventario, los faltantes deben ser clasificados como pedidos parcialmente pendientes de surtir y entonces, los materiales deben ser embarcados al cliente. Transacciones para procesamiento de negocios significa cubrir, recuperar y rastrear datos acerca de los eventos. Figura 11_3
Sistema de apoyo a las decisiones para analizar investigaciones de mercado.

Sistemas de apoyo a las decisiones. Segn se muestra en la figura 11.1, los sistemas de apoyo a las decisiones con frecuencia dan a los administradores acceso directo a datos en el sistema de procesamiento para transacciones de la compaa. Adems, esos sistemas pueden incluir o accesar otros t;'""os de datos elle~E.L r a Igura . .__somo repo'rtes del mercado d~lg.res o _rn&Una~ca. Muchos sistemas de soporte a la decisin son aplicaciones en b.Qj~ clculo que an sido _e.grsonalizadas par31neg9cios en espec....ti.co. Dos ejemplos de sistemas de soporte a la decisin que fueron construidos usando hojas de clculo, se muestran en las figuras 11.3 y 11.4. Por ejemplo, los administradores de marketing usan hojas de clculo para analizar datos sobre investigacin del mercado, estimar la competencia y planear estrategias efectivas con el propsito de penetrar sus mercados. Los ingenieros e investigadores las usan para realizar clculos complejos.

Parte de un sistema de apoyo a las decisiones para analizar pruebas de esfuerzo en plstico.

DESARROLLO

DE SISTEMAS

409

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Sistemas de .informacin para la administracin. Esto . sistemas estn dise~ados .:~esP~.!!~S.e_s.lda: ~~Ia~~~..~es ~iecutivos( administradores me~_~in. ts~ tos sistemas generalmente producen una gama e reportes estandarizados. La variedad es necesaria debido a que las diferentes categoras de administradores requie_ ren tipos distintos de informacin ..Un buen s~ma de informacin_p.ar..a..La.a4mf.Iistr:~ grandes cantida e~_ de negocios en informacin que~ til para cada tipo de adriil 1 rdgJ_Como un ejemplo los administradores de jlfOucclOnecesitan reportes que ~roporcionen una gran cantidad de detalles acerca de las Operaciones. Sistemas expertos. Un sistema experto ,~matiza el ~ro.ceso para toma de decisiones en u~cti.ca( como diagnosticas mdicos o r~n de h!storias de cr,dito I1.ilra -pro5ac"jon~ae p!:'~am~ Estos sl?~emas analizan datos y loego producen un recomendaclon para un curso de accin. Por ejemplo, un sistema mdico experto puede proporcionar el diagnstico ms probable sobre la condicin de un paciente. Un sistema financiero experto podra recemendar que se le otorgara un incremento de crdito selicitado a un cliente en particular. Crear un sistema experto requiere que una gran coleccin de destreza humana en un rea en especfico sea introducida en una base de datos altamente detallada llamada base de conocimientos. Una pieza de software llamada mecanismo de inferencia examina entonces los datos disponibles, relacionados con esa base de conocimientos, y selecciona la respuesta msapropiada. Los datos podran deducirse a partir de un sistema de procesamiento para transacciones, solicitado por parte del usuario del sistema u obtenido de bases de datos externas.

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MECANISMO DE INFERENCIA

Recomendaciones Diagnsticos Explicaciones Definiciones Conocimiento especializado

Evaladatos usando reglas definidas en la base de conocimiento

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Preguntasdel sistema experto

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Instruccionesdel sistema experto

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la estructura de un sistema experto est basado en una base de conocimientos (una base de datos) y en un mecanismo de inferen;ia (un tipo de DBMS).

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CAPTULO

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Intranets y extranets: Webs privadas

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WctUalmente los trminos Intranet " y "extranet" son dos de las palabras de moda ms populares en el mundo de las comunicaciones electrnicas globales y de los sistemas de informacin. Intranet se refiere a una red privada, segura, por lo general dentro de una compaa u organizacin que contiene datos propios de la compaa y restringe el acceso slo a las personas designadas.
En una Intranet, los usuarios pueden realizar las mismas tareas que en el Web -enviar correo electrnico, mandar documentos, actualizar material y platicar con otros usuarios-. Las intranets tambin permiten colaboracin para trabajo en grupo en documentos y en grficos, realizar video conferencias y la actualizacin continua de las bases de datos de la compaa. La gran diferencia es que una intranet es ms rpida y mucho ms segura que la vasta Internet.

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rea local (LAN, i.hiroci~ce' e(URI> para la intranet de la: oficin~ centr~ y se conecta. . . ,_;,,' La meta principal de las ntranets y , las extranets es orqenzer y_,isemi/ .. nar la intelqenca orqenzaconal.' Esta inteligencia puede chrpro- , yectos, horaros, datos d los olen- , tes, presupuestos y otros. A pesar de' que las ntranets y las extranets pueden proporcionar muchos servcos. para empleados, por ejemplo, servcios de directorio electrnico, sste- ' mas de calendario para red y sitios de charla electrnica, una tendencia creciente en compaas medianas y grandes es usar estas tecnologas para reunir informacin crtica relacionada con alguna misin. Esta informacin se encuentra disponible instantneamente para que los que toman decisiones puedan analizar rpidamente los procesos del negocio, las oportunidades y las metas. Tambin permite a las compaas que ms empleados se involucren en las decisiones. Por ejemplo, al conectar intranets y .. extranets a aplicaciones de para la decisin, un acmmisrrecpuede accesar informacin en' de un sistema de transaccin" ",''rO~l;;"T. mirla en reportes. L95

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Las extranets capacitan a los usuarios remotos para accesar la red interna de una compaa (o intranet) mediante Internet. Estos usuarios remotos podran ser empleados, proveedores, socios o clientes. Al instalar una extranet, una compaa puede, por ejemplo, habilitar a los usuarios para acceser datos de inventario almacenados en un servidor interno dentro de un firewall mientras mantiene la seguridad de la informacin confidencial. Tanto las intranets corno las extranets :. ..; o 'I~L A. \~ 1.1- cf, f:l'";'." usan las mismas he1" J 3 j~ (i,1M1f1 ....~ ~I..:..,;I_.. PI"'~ rramientas y tcnicas, J:_"""II."""",- .. ~\""\"''''-'',f protocolos y produc. Nc ws di g c s tos, trabajando arduarDt-:1' , mente en el protocolo t estndar de compu... (H.",. I ~h""a. IFA a IFlnd com"'8n1? I tadora de Internet (Protocolo de control de trasmisin/Transmsson Control ProtoReo' Tim. (Jifa'" NO! YOUf Father's Netscape col/Internet Protocol, Whd\u l't;lW 'Wnt " TCP/IP). Los mismos OU, J-",,,,aijvelS (.'Ol{.fi,\. Br'O'WSE"rwars Wre_fU" Ihe 9t.rt mtodos de prograt ..."tlOMN~.l.Ck'>"-1.' _,p. ~.c macin HTML (len.. " e ~ ,~c II'S ~ rae! ofrucdern urchae,,p.y thar Netl~Ap~ guaje para marcacin de hipertexto) usados en las pginas de inicio de Internet, son usados para crear ste es un ejemplo de muchas de las interfaces para ntra-nets y extranets. una intranellos .
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Con frecuencia, la intranet de una compaa representa los medios principales de la comunicacin interna. Pueden enviarse los procedimientos, y las actualizaciones a las polticas del negocio, as como las vacantes, informacin sobre seguros para la salud y otros benefcos. perfiles de varios empleados, la estructura organizacional de la compea.Ja capacitacin interna para los empleados, etctera, Las extra nets difieren de las utranets en la forma en que los usuarios las accesan. Con una extranct. un usuario est fuera de sitio -p.n una ubicacin remota- y primero debe accesar Internet y despus obtener entrada a la ntranet. Algunos o todos de los mismos privilegios otorgados a los usuarios de la intranet son dados a usuarios de extranet. Por ejemplo, un ingeniero de ventas podra trabajar fuera de una sucursal con sede en Phoenix. Su oficina principal estara en Chicaqo. En lugar de marcar a la oficina central con un mdem e incurrir en cargos de larga distancia, el ingeniero slo se conecta a la Internet va su red de

empleados pueden accesar numerosos documentos y servicios desde la mranet

CICLO DE VIDA DEl DESARROllO DE SISTEMAS

Crear un sistema de informacin puede ser una tarea compleja. Involucra muchas fases distintas, cada una de las cuales con frecuencia debe ser COlUpletada antes de que se pueda comenzar una.tarea subsecuente. Para ayudar a crear sistemas de informacin exitosos fue desarrollado el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (systems development life cycle: SDLC). El SDLC es una manera organizada de construir un sistema de informacin, Como usted puede ver en la figura] ] .5, el SDLC est compuesto de una serie de cinco fases. Juntas, las fases son llamadas un ciclo de vida porque cubren la "vida" Completa de un sistema de informacin, segn est ilustrado por el enfoque en fase que se muestra en la figura 11.6.

Figura 11.5
Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

Fase 1: Anlisis de necesidades

Fase 1: Anlisis de necesidades Fase 2: Diseo del sistema Fase 3: Desarrollo

Durante el anlisis de necesidades, enfoca en completar tres tareas:

la primera parte del SDLC, el equipo se

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1_ Definir el problema y decidir si se ha de proceder. 2_ Analizar el sistema actual, a fondo, y desarrollar posibles soluciones al problema. 3_ Seleccionar la mejor solucin y definir su funcionalidad. La fase 1 comienza cuando se identifica una necesidad para un sistema nuevo o modificado. Por ejemplo, los usuarios podran quejarse de que el sistema actual es dificil de usar. Los procedimientos simples requieren demasiados pasos, y el sistema se cae repetidamente, con la consecuencia de una prdida de informacin. Opcionalmente, un administrador se podra acercar al departamento de SI para pedir un reporte que actualmente .no es producido por el sistema. Los analistas de sistemas comienzan entonces una investigacin preliminar, hablando con los usuarios y los administradores de departamento que sern afectados. El primer reto es definir el problema con precisin. Con el problema exactamente definido, el departamento de SI puede decidir si va a tomar el proyecto (la decisin "ir-no ir").
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Figura 11.7
Diagrama de flujo de informacin.

Archivo de transacciones de ventas

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Nueva base de datos de ventas

Cuando una decisin para proceder est tomada, los analistas de sistemas nevan a cabo una investigacin concienzuda del sistema actual y sus limitaciones. Trabajan con la gente directamente involucrada con el problema para documentar cmo puede resolverse.

If item is received and the invoice date is over 30 days old If suponer is on payment hold status indicate status on invoice issue pending/future payment transactJon

El conocimiento reunido en relacin al sistema Else issue payment voucher transaction actual se documenta de varias maneras diferenElse calculate payment date tes. Algunos analistas usan diagramas de flujo, issue pendng/future payment transaction los cuales muestran el flujo de la informacin a Else issue invoiced/not received transacton travs del sistema (ver la figura 11.7). Podrian usar ingls estructurado para describir alternativas y acciones (ver la figura 11.8). Otra opcin es presentar las acciones que se Figura 11.8 toman bajo diferentes condiciones en uri rbol de decisin (ver la figura Ingls estructurado. 11.9). La representacin grfica es ms fcil de comprender que una lista. Con esta base, los analistas estn listos para considerar varias soluciones al problema. Podran llamar a cientficos de computacin del departamento de SI para ayudarlos a identificar distintos enfoques. Cada uno es evaluado con PROCESAMIENTO DEL PAGO DE FACTURA base en las restricciones del proI yecto, principalmente el presuI I puesto y el calendario. Si se Elemento Elemento ordenado ordenado debe proporcionar una recibido no recibido solucin rpidamente, el equipo de SI podra considerar Factura con Factura con Emitir menos de soluciones que ms de 30 das transaccin 30 das fueran menos facturada! ideales, sin recibida embargo, tiene la ventaja de: pg~; ~mitr de un rtransaccin' pido camperdl~lte de. " bio de poEmitir Indicar estatus transaccin de sicin. en la factura,

Para ms informacin sobre anlisis de necesidades, visite el sitio Web de este libro en www.glencoe.comlnortonlonline

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pendiente (pago futuro)

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Figura 11.9
Arbol de decisin.
DESARROLl.O O~ SISTEMAS

413

Al final de la fase 1, el equipo recomienda una solucin para ser adoptada. Los analistas usan la informacin que ya reunieron con los usuarios del sistema para determinar qu caractersticas debe haber en la solucin (qu reportes deberan generarse, en qu forma sern emitidos y qu hernnnien_ tas especiales se necesitan). Mediante la fase de anlisis de necesidades, permanecen enfocados en "qu" debera hacer el sistema, no "cmo" sern implementadas las caractersticas.

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Los diseadores de sistema con frecuencia necesitan reunirse con los administradores de los departamentos que sern afectados por el nuevo sistema.

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Para ms informacin sobre herramientas CASE, visite el sitio Web de este libro en www.glencoe.com/norton/online

Fase 2: Diseo del sistema

Du'ranle la segunda fase, diseo del sistema, el equipo de proyecto encara el "cmo" de la solucin elegida. Por ejemplo, una aplicacin de la base de datos debera ser capaz de aceptar informacin de los usuarios y almacenarla. stas son funciones generales, pero cmo las implementar el equipo? Por ejemplo, cuntas pantallas de entrada son necesarias y cmo se vern'? Qu tipo de opciones de men debe haber? Qu tipo de base de datos usar el sistema? 414
CAPiTULO

11

involucrados hasta este punto, usan con frecuencia una combinacin de diseo descendente y ascendente para responder esas preguntas. En el diseo descendente, el equipo comienza con el panorama general y se va al detalle. Se OCupan de las funciones principales que el sistema debe proporcionar y las dividen en actividades ms y ms pequeas. Cada una de estas actividades ser entonces programada en la siguiente fase del SDLC. En el diseo ascendente, el equipo comienza con los detalles (por ejemplo, los reportes que sern producidos por el sistema) y entonces se dirige al panorarna general (las funciones o procesos principales). Este enfoque es particularmente apropiado cuando los usuarios tienen requerimientos especficos para la salida -por ejemplo, cheques para pago de nmina, los cuales deben contener ciertas piezas de informaci.n-. A travs de la fase 2, el administrador del equipo de proyecto revisa el progreso en el diseo de diferentes componentes del sistema. Al final de la fase se lleva a cabo una revisin ms amplia, involucrando normalmente al departamento que ser afectado y a la administracin superior. Si el diseo pasa la inspeccin, el desarrollo comienza. En algunos casos la revisin pone de relieve problemas con la solucin general, y el equipo debe regresar a analizar o terminar el proyecto. Muchas herramientas estn disponibles para ayudar a IQS equipos a travs de los pasos del diseo del sistema. La mayora de estas herramientas tambin puede usarse durante la fase de desarrollo (fase 3), 0., incluso, durante el anlisis (fase 1). PO.rejemplo, muchos equipos usan modelos de funcionamiento llamados prototipos para explorar la vista y percepcin de las pantallas en relacin con los usuarios, Tambin usan aplicaciones de software especiales para crear esos prototipos rpidamente, as como para crear diagramas, escribir en cdigo y administrar el esfuerzo de desarrollo. Estas aplicaciones entran en la categora de herramientas de ingeniera de software asistidas por computadora (CASE: computer-adedsoftware engineering tools) (verla figura 11.10). En otras palabras, el software de cmputo est usndose para desarrollar otro software de cmputo ms confiable y rpidamente.

LoS analistas y programadores

los diseadores usan muchas tcnicas para desarrollar un buen plan para un nuevo sistema.

Figura 11.10
Se puede mover un botn al arrastraro sobre una pantalla en una herramienta CASE.

DESARROLLO

DE SISTEMAS

415

Fase 3: Desarrollo
Durante la fase de desarrollo, los programadores juegan el Qap~l c@ve, al crear o personalizar el software para todas las varias partes del sisten1a Nonnalnierr-;-losprgramadores del equipo son asignados a componente~ especficos del sistema general. Si un componente est crendose, los programadores escriben el cdigo necesario o usan herramientas CASE (si es posible) para acelerar el proceso de desarrollo. Pal-a los componentes comprados, los programadores ~n personalizar el cdigo segn~a necesario pa_~cer S,!eel componente encaje dentro de~ nuevo sistema. Hay dos rutas alternativas a travs de la fase 3: la ruta de la adquisicin o la ruta del desarrollo local. Tan temprano como la fase 1, anlisis de necesidades, el equipo podra darse cuenta de que algunos o todos los componentes necesarios del sistema estn disponibles como hardware o software COmercial y decidir adquirirlos en vez de dedicarse a desarrollarlos. Adquirir los COmponentes comerciales significa que el sistema puede construirse ms rpido y barato que si cada componente debe desarrollarse desde el principio. Otra ventaja de los componentes adquiridos es que ya se han puesto a prueba y se ha demostrado que son confiables, a pesar de que podran necesitar ser personalizados para encajar dentro del sistema general de informacin. En muchos casos, los equipos de proyecto compran (o adquieren) algunos componentes y construyen (o desarrollan) otros. Por lo tanto, siguen las rutas tanto de adquisicin como de desarrollo local a travs del SDLC al mismo tiempo . ..... Los redactores tcnicos trabaj~n con los P!:2gri1~par:a_pr::0ducir~la documentacin tcnica para el sistema. La documentacin tcnica es suma-mente distinta de la documentacin"Tpara el usuario, en ella se describe a los usuarios finales cmo usar el sistema; en cambio, la documentacin tcnica incluye informacin acerca de las caractersticas tcnicas del software y de la programacin, acerca del flujo de informacin y del procesamiento a travs del sistema, y acerca del diseo y disposicin del hardware necesario. Estos materiales proporcionan una vista general del sistema y, por lo tanto, sirven como una referencia para los miembros del equipo enfocados en los componentes individuales. Adems, la documentacin tcnica es vital para dar apoyo al personal ya los programadores a cargo del sistema durante la fase de mantenimiento. Otros redactores comienzan a trabajar con la documentacin para el usuario, y los arquitectos de asistencia al usuario comienzan a planear la arquitectura del sistema de ayuda en lnea. Estos esfuerzos normalmente no son terminados hasta llegar a las primeras etapas de la fase de puesta en prctica.
Estas tres partes son creadas o ... adquiridas durante la fase 3. r--_ - -.. ----

Poner a prueba es una parte integral de las fases 3 y 4 (desarrollo y puesta en prctica). El enfoque tpico de poner a prueba es ir del componente indiviCOMPONENTES . '::,. COMPRADOS . :::1tComponentes dei hardWare' :. Comprar vs. decisiones de .... ;. 'l" financiamiento ': ~ Procesos RFP/RFQ Pruebas de integracin . Componentes del software Consultorla externa Programacin de integracin Pruebas de integracin
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DESARROllO. DEL SOFTWARE Prototipos Herramientas.CASE Programacin ; Prueba de unidades Planeacin de pruebas Prueba (lel sistema Integracin del software adquirido

DOCUMENTACiN DEL SISTEMA y DEl USUARIO Documentacin tcnica Eslructuras de la base de datos Sistemas de men Vislas del usuario Flujos de datos y procesos Documentacin del usuario Manuales del sistema Materiales de capacitacin

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CAPTULO

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FASE DE DESARROLLO DEL SISTEMA

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dual hasta el sistema como un todo. El equipo prueba cada componente por separado (prueba de unidades) y entonces se ponen a prueba los componentes del sistema con cada uno de Jos otros (prueba del sistema). Los en-ores se corrigen, se hacen, los cambios necesarios y las pruebas se llevan a cabo de nuevO. En seguida viene la prueba de la instalacin, esto es, cuando el sistema es instalado en un ambiente de prueba y probado con otras aplicaciones que use el negocio. Finalmente, se lleva a cabo la prueba de aceptacin, donde los usuarios finales prueban el sistema instalado para asegurarse de que encaja con sus criterios. Con frecuencia, los equipos de proyecto ponen a prueba sistemas o componentes de sistema con transacciones reales -algunas veces llamados "informacin viva"-. Esto ayuda a asegurarse de que el sistema puede manejar el flujo de informacin esperado sobre una base diaria despus de que el sistema se pone en lnea. Sin embargo, los programadores tambin debieran probar el sistema con datos invlidos o condiciones de excepcin. Por ejemplo, qu pasa cuando un usuario teclea mal"l X33345" en vez de "1333345" dentro de un campo que acepta solamente informacin numrica? Este tipo de errores no debe existir en los datos que se usan normalmente para probar el sistema, pero probablemente ocurrir cuando el sistema sea usado por empleados reales.
Sistema antiguo

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MTODO DE CONVERSiN PARALELO AL SISTEMA

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Fase 4: Implementacin

Sistema antiguo

En la fase de implementacin, el equipo de proyecto termina comprando cualquier hardware necesario para los usuarios del sistema e instala entonces el hardware y software en el ambiente del usuario. Despus, los usuarios comienzan a usar el sistema para realizar trabajo, no slo para proporcionar retroalimentacin en el desarrollo del sistema. El proceso de cambiar del profesionales de SI deben perder o corromper datos trabajo. Segn se muestra convertir un departamento antiguo sistema al nuevo se llama conversin. Los manejar cuidadosamente este proceso para evitar y frustrar a los usuarios que tratan de realizar su en la figura 11.11, hay varios modos diferentes de u organizacin, incluyendo los siguientes:

Figura 11.11
Mtodos de implementacin.

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Conversin directa. Todos los usuarios dejan de usar el sistema antiguo al mismo tiempo y despus comienzan a usar el nuevo. Esta opcin es rpida, pero puede ser destructiva. Adems, la presin sobre el personal de soporte puede resultar excesiva. Conversin en paralelo. Los usuarios continan usando el sistema antiguo mientras que una cantidad creciente de informacin es procesada mediante el nuevo sistema. las salidas de los dos sistemas son comparadas, y si estn de acuerdo se hace el cambio. Esta opcin es til para ms pruebas reales del nuevo sistema, pero es muy desgastante porque ambos sistemas estn operando al mismo tiempo. Conversin en fases. Los usuarios comienzan a usar el nuevo sistema componente por componente. Esta opcin slo funciona para sistemas que pueden ser divididos en compartimentos. Conversin piloto. El personal usa el nuevo sistema en un solo sitio piloto y luego la organizacin completa hace el cambio. A pesar de que este nuevo enfoque podra tomar ms tiempo que los otros tres, da oportunidad al personal de soporte para probar concienzudamente la respuesta del usuario al sistema, y estarn mejor preparados cuando muchas personas hagan la conversin.
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Ejemplo de capacitacin basada en computadora (C8n. Muchos programas son despachados con tutoriales Integrados y archivos de ayuda.

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DESARROllO

DE SISTEMAS

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Los capacitadores y el personal de soporte tienen un papel significativo durante la conversin. Los cursos de capacitacin generalmente involucran conferencias del tipo de saln de clases, sesiones de manos a la obra con datos de muestra y capacitacin basada en computadora (CBT), con la cual los usuarios pueden trabajar en su propio tiempo.

Fase 5: Mantenimiento
Despus de que los sistemas de informacin son implementados, los profesionales de SI continan roporcionando soporte durante la fase de mantenimiento. Monitorea~arios m ices de la ejecucin 'del sistema, como el tiempo de respuesta, para asegurarse de que el sistema se desempea segn se pretenda. Tambin responden i'carOlOs-eil10s rcquerimiel1tOs<Ielos usuarios. Estos cambios ocurren por lllla variedad de razones. Conforme los usuarios trabajan con el sistema en una base diaria, podran reconocer situaciones donde un pequeo cambio en el sistema podra permitirles ser ms efectivos. O el administrador de un departamento usuario podra requerir cambios debido a nuevas disposiciones en el estado o en las regulaciones federales de la industria. Los errores en el sistema tambin se corrigen durante la fase 5. Con frecuencia los sistemas se instalan en un ambiente de usuario con errores de programacin o diseo ya conocidos. Normalmente estos errores han sido identificados como no crticos, o no suficientemente importantes para retrasar la instalacin. Los programadores tienen listas de tales errores para corregirlos durante la fase de mantenimiento. En adicin, el uso diario del sistema podra resaltar errores ms serios para que los programadores los arreglen. Durante el lapso de vida restante del sistema se realizan regularmente cambios o actualizaciones. Sin embargo, en algn punto las reparaciones al sistema ya no cubren los requerimientos del usuario, los cuales podran haber cambiado radicalmente desde que el sistema fue instalado. Los profesionales de SI o los administradores de un departamento usuario comienzan a pedir una modificacin importante o un nuevo sistema. En ese momento, el SDLC ha regresado a su punto inicial y la fase de anlisis comienza de nuevo,

Incluso si se ha desarrollado capacitacin en lnea eficaz para el nuevo sistema, los usuarios siempre tienen muchas preguntas. Los capacitadores yel personal de soporte comparten t:1trabajo de proporcionar respuestas.

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CREACin DE PROGRAMAS DE CMPUTO

Si el hardware es el msculo de un sistema de informacin, y si los medios de red actan como la columna vertebral. entonces el software proporciona la inteligencia que permite a estos componentes procesar y distribuir los datos y la informacin. Ningn sistema de informacin -ya sea una pe individual, una pequea red de igual a igual, o una WANest completo sin software. . Los requerimientos de software son una enorme consideracin en el desarrollo de cualquier sistema de informacin, Qu tareas necesitarn llevar a cabo los usuarios? Qu tipo de salida se espera? Trabajarn juntos diferentes tipos de software? Estas preguntas y muchas otras, deben contestarse antes de que cualquier sistema de informacin pueda funcionar segn se pretende. Algunas veces, los desarrolladores pueden resolver estos aspectos usando software comprado comercialmente, del que est a la venta. Esta solucin funciona bien cuando las necesidades del usuario son tpicas y requieren poca o ninguna personalizacin del software, con frecuencia es el caso de los negocios pequeos o de sistemas ele au tematizacin para oficina.
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