1 Sumrio APRESENTAO ....................................................................................7 Unidade 1 - Fundamentos de Administrao ............................................11 1.1. Introduo a Administrao. ...........................................................11 1.2. Habilidades do Administrador .........................................................

14 1.3. A empresa e seus recursos ..............................................................14 1.3.1. Recursos materiais 14 1.3.2. Recursos financeiros 15 1.3.3. Recursos Humanos 15 1.3.4. Recursos Mercadolgicos 15 1.3.5. Recursos administrativos 15 1.4. Objetivos da Administrao .............................................................15 1.5. Tipos de organizaes .....................................................................16 1.6. Trabalho em equipe .........................................................................17 1.6.1 Relacionamento interpessoal 18 Nessa unidade foi possvel aprender que: ................................................19 Exerccios Propostos ...............................................................................20 Auto-avaliao ......................................................................................20 Unidade 2 - Noes de Gesto de Empresas ...........................................23 2.1. Noes de departamento pessoal .....................................................23 2.2. Noes de administrao financeira e oramentria ..........................24 2.3. Noes contabilidade .....................................................................262.4. Noes de produo e custos ..........................................................30 2.5. Noes de matemtica financeira .....................................................33 2.6. Noes de informtica ...................................................................43 Nessa unidade foi possvel aprender que: ................................................51 Exerccios Propostos ...............................................................................54 Auto-avaliao ......................................................................................56 Unidade 3 - Gesto organizacional: O papel do auxiliar administrativo no ambiente empresarial .............................................................................59 3.1. Rotinas de escritrio. ......................................................................59 3.2. tica profissional. ...........................................................................60 3.3. Comunicao empresarial. .............................................................61 3.4. Texto (redao) empresarial .............................................................63 3.5. Sistemas de documentao e arquivos ..............................................68 3.6. O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo: Desafios e perspectivas futuras. ...............................................................................69 Nessa unidade foi possvel aprender que: ................................................70 Exerccios Propostos ...............................................................................71 Auto-avaliao ......................................................................................71 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .............................................................72 Unidade 1 - Fundamentos de Administrao O objetivo desta unidade demonstrar o histrico, a evoluo, os conceitos e o objetivos da Administrao, bem como demonstrar a importncia de se conhecer seus fundamentos para o bom desenvolvimento do contexto organizacional. 1.1. Introduo a Administrao. O que uma organizao? Diversas instituies que compem qualquer sociedade no vivem ao acaso. Elas precisam ser administradas. Essas instituies so chamadas organizaes. Todas as organizaes so constitudas de: recursos humanos e

2 no humanos, isto recursos materiais e fsicos, recursos financeiros, recursos no financeiros, recursos mercadolgicos, entre outros.

No entanto organizao pode ser definida como um agrupamento humano composto por especialistas que trabalham em uma atividade comum.(Drucker, 1994 apud Costa, 2010) Qual o significado da palavra administrar?

A palavra administrao vem do latim ad (significa direo ou tendncia para) e minister (significa subordinao ou obedincia) sendo traduzido atualmente como: aquele que realiza uma funo abaixo do comando de outrem, isto , aquele que presta um servio a outro. A administrao, tal como encontramos hoje, o resultado histrico da contribuio de vrios precursores, tais como filsofos, fsicos, estadistas, economistas que no decorrer do tempo, foram desenvolvendo e divulgando suas obras e teorias. Qual o significado da palavra administrar? A palavra administrao vem do latim ad (significa direo ou tendncia para) e minister (significa subordinao ou obedincia) sendo traduzido atualmente como: aquele que realiza uma funo abaixo do comando de outrem, isto , aquele que presta um servio a outro. A administrao, tal como encontramos hoje, o resultado histrico da contribuio de vrios precursores, tais como filsofos, fsicos, estadistas, economistas que no decorrer do tempo, foram desenvolvendo e divulgando suas obras e teorias. Dessa forma, o conceito moderno de administrao utiliza certos conceitos e princpios conhecidos e divulgados pelas Cincias Matemticas (como por exemplo a Estatstica), nas Cincias Humanas e Sociais (Psicologia, Sociologia), bem como na Teoria Econmica, no Direito, nas Engenharias, etc. A administrao o processo de consecuo dos objetivos organizacionais de uma maneira eficiente, eficaz e efetiva, por meio do planejamento, da organizao, da liderana e do controle dos recursos organizacionais.(CARAVANTES, 2005) Tal conceito conduz a interpretao dos objetivos propostos pela organizao

3 transformando-os em ao organizacional por meio do planejamento, da organizao, da liderana e do controle de todos os esforos realizados em todas reas e nveis de uma organizao, com a finalidade de alcanar os objetivos propostos de modo adequado a situao existente. Histrico e Evoluo A capacidade de administrar do homem muita antiga. A construo das pirmides do Egito, h 3000 anos, um exemplo da capacidade de administrar do homem, uma vez que reuniu eficientes supervisores e gerentes, capazes de organizar e conduzir o trabalho de centenas de pessoas. Diversos filsofos, entre eles Scrates, Plato, Aristteles registraram, em seus respectivos perodos de vivncia, os conceitos, ainda que rudimentares, da palavra administrao, sendo aprimorada ao longo do tempo. Quando falamos em evoluo da administrao unnime na teoria geral da administrao ter como marco histrico o aparecimento da mecanizao. O aparecimento da mquina a vapor de James Watt e o descaroador de algodo de Eli Whitney, deu inicio a uma nova forma de produo e, conseqentemente, uma nova forma das relaes socioeconmica. De acordo com a maioria dos autores que se dedicam a estudar tal temtica, com o incio da Revoluo Industrial, na segunda metade do sculo XVIII, ocorreu uma grande transformao sobre a forma de organizao do trabalho, que deixou de ser manual para se tornar um trabalho com uso intenso de mquinas. A mquina dominou o imaginrio da sociedade e as relaes humanas passaram a ser vistas e analisadas dentro da perspectiva da mquina. Este conceito mecanicista passou a prevalecer nas organizaes, fazendo com que o perfil de uma organizao eficiente seja aquela que opera como uma mquina: eficiente, rotinizada e previsvel. Na figura abaixo, tem-se um quadro cronolgico da evoluo das teorias da administrao, bem como a nfase dado por cada teoria e o principal autor responsvel pela teoria: Figura 01: Fluxo cronolgico da Evoluo das teorias da administrao

1.2. Habilidades do Administrador Para desempenhar suas funes de maneira adequada, o profissional na rea de administrao deve desenvolver algumas habilidades e caractersticas fundamentais ao perfil de um bom profissional: a) Habilidade Tcnica: consiste em fazer uso de conhecimentos, procedimentos, tcnicas e equipamentos necessrios para realizao de tarefas; b) Habilidade Humana: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas e em equipe; c) Habilidade Conceitual: consiste na capacidade para lidar com idias e conceitos abstratos, compreendendo a complexidade da organizao. Esta habilidade est relacionada ao pensar, a raciocinar e diagnosticar situaes nos diversos contextos organizacionais. 1.3. A empresa e seus recursos Recursos so os meios ou ativos de que dispem as organizaes para poderem atingir seus objetivos. Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, tanto melhor o seu funcionamento e, conseqentemente, melhores sero os seus resultados. Existem vrios recursos organizacionais, porm os recursos mais importantes so os seguintes: 1.3.1. Recursos materiais: so os recursos fsicos de uma organizao, tais como prdios, edifcios, instalaes, mquinas, ferramentas, equipamentos,

5 matrias-primas, etc.

como capital, dinheiro em caixa ou em bancos, crditos, investimentos, financiamentos, contas a receber etc. 1.3.3. Recursos Humanos: so todas as formas de atividade humana, seja ela mental, conceitual, social, manual, braal ou verbal. Tais recursos operam e dinamizam os demais recursos empresariais. 1.3.4. Recursos Mercadolgicos: so os recursos comerciais que as empresas utilizam para colocar seus produtos ou servios no mercado. So as vendas, a promoo, a propaganda, a canais de distribuio, pesquisa de mercado, definio de preos, etc. 1.3.5. Recursos administrativos: so os recursos gerenciais que as empresas possuem, tais como a direo e a superviso, utilizados para planejar, organizar, dirigir e controlar suas atividades. 1.4. Objetivos da Administrao

Os objetivos da Administrao proporcionar eficincia e eficcia s empresas. A eficincia est ligada aos meios, ou seja, aos processos, mtodos, regras e regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na empresa, visando sempre otimizar a utilizao dos recursos da empresa. A eficcia refere-se aos fins, ou seja, os objetivos e resultados a serem alcanados pela empresa. Sendo assim, a tarefa da Administrao incide em interpretar os objetivos propostos pela empresa e estabelecer as formas de alcan-los da melhor maneira possvel. Importante: O administrador no Brasil Segundo a Lei n 4.769, de nove de setembro de 1965, criou a profisso de administrador no Brasil. As atividades do administrador compreendem a elaborao dos pareceres, relatrios, planos, projetos, arbitragens e laudos, em que se exija a aplicao de conhecimentos inerentes s tcnicas de organizao e pesquisas, estudos, anlises, interpretao, planejamento, implantao, coordenao e controle dos trabalhos nos campos de administrao geral.

6 1.5. Tipos de organizaes Existem basicamente dois tipos de organizaes: a) organizaes no lucrativas: so aquelas em que os objetivos so de natureza social, isto , prestao de servios, segurana, entre outros. Tais organizaes no visam o lucro, mas contabilizam seus resultados sob o ponto de vista social. Em geral elas sobrevivem de doaes ou de verbas governamentais. Ex.: Exrcito, Fora Area, Polcias federais, estaduais e municipais, Igrejas, ONGs (organizaes no governamentais), instituies beneficentes, fundaes, etc. b) organizaes lucrativas: so aquelas que foram criadas para gerar bens e/ou servios, vendendo-os para a sociedade, com uma margem de lucro que viabilize o investimento de capital, ou seja, que cubra com sobras, os custos de produo da organizao. Juridicamente as organizaes lucrativas possuem basicamente duas formas de constituio: Sociedades Annimas (SAs) e as Sociedades por Cotas Limitadas (Ltda). As SAs possuem o capital dividido em aes, negociadas em Bolsa de Valores, e a responsabilidade dos scios ou acionistas ser limitada as aes que possuem. Tais organizaes devem ter suas contas ou os balanos e resultados de sua administrao obrigatoriamente divulgados nos principais veculos de comunicao, tais como jornais.

As Ltda no so obrigadas a divulgar suas contas ou os resultados de sua gesto, embora devam elaborar Balanos e Demonstraes de Resultados anualmente, conforme previsto em lei. Deve-se lembrar que a pessoa jurdica no se confunde com as pessoas fsicas dos proprietrios. A organizao possui direitos e obrigaes e tudo que for praticado em seu nome, a organizao quem responde perante a lei. Porm, sob o ponto de vista jurdico, os efeitos de certos atos da organizao podem ser estendidos aos bens particulares dos scios e acionistas. 1.6. Trabalho em equipe O trabalho em equipe pressupe a existncia de uma equipe.

7 Equipe um pequeno grupo de pessoas com habilidades complementares que trabalham juntas visando atingir um propsito comum.

Todo grupo composto por pessoas com perfis distintos, sendo importante estar consciente das diversas maneiras de agir destas pessoas, bem como as influencias e distores que podemos causar no ambiente de trabalho. Por isso fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar do outro, facilitando a compreenso das suas atitudes, dificuldades e desejos. Para que haja equilbrio neste grupo se faz necessrio um conjunto de elementos: normas bem definidas, comprometimento da equipe com objetivos e metas a serem alcanados, e conseqentemente, os resultados desejados pela organizao. O trabalho em equipe exige dilogo e respeito perante todas as idias do grupo, ou seja pressupe um processo democrtico onde os indivduos se integram equipe, decidem e implementam aes em conjunto, agregando novos conhecimentos a organizao. J no trabalho individual os integrantes no tm a possibilidade de dialogar sobre o assunto e chegar numa concluso comum, nem mesmo emitir opinies ou realizar crticas. Este modelo formalmente definido, onde cada integrante representa o seu setor, defende o seu espao e se manifesta em nome dele prevalecendo o comportamento individualista. Devemos lembrar que o trabalho em equipe fundamental para o desenvolvimento profissional de cada indivduo. Ento para saber trabalhar em equipe necessrio, respeitar o prximo; saber ouvir o colega; ser cooperativo; compartilhar idias e, sobretudo, respeitar a opinio do prximo. Lembre-se: Uma equipe de sucesso deve se manter unida com respeito, confiana e honestidade para que seja possvel a realizao de um bom trabalho. Importante: A equipe ser mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver conscincia de suas emoes e souber lidar com elas. Devemos lembrar que o trabalho em equipe proporciona o despertar do lder que h em cada em cada um de ns, criando oportunidades de exerc-la com cooperao, comprometimento e aprendizagem.

1.6.1 Relacionamento interpessoal O bom relacionamento dentro da organizao um fator fundamental

8 para se obter sucesso na carreira profissional nos dias atuais.

O relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e como se tratar. O relacionamento interpessoal envolve conhecer aspectos internos de cada um de ns, tal como o conhecimento dos prprios sentimentos, das emoes, do pensamento, das intuies, ou seja, envolve sair de dentro de si e olhar-se como um observador de sua postura profissional. O bom funcionrio aquele que objetiva conquistar esse papel de observador, bem como de contribuir para construir um ambiente de respeito, com oportunidades de aprendizado e crescimento profissional. Lembre-se: Saber trabalhar em equipe origina-se na aptido intrapessoal: se me conheo, consigo estabelecer relacionamentos saudveis e reconhecer o outro. Nessa unidade foi possvel aprender que: 1. Organizao um agrupamento humano composto por especialistas que traba-lham em uma atividade comum. 2. O conceito de administrao conduz a interpretao dos objetivos propostos pela organizao transformando-os em ao organizacional por meio do planejamento, da organizao, da liderana e do controle de todos os esforos realizados em todas reas e nveis de uma organizao, visando alcanar os objetivos propostos de modo adequado a situao existente. 3. O profissional na rea da administrao deve possuir trs habilidades comuns: a habilidade tcnica - visa fazer uso de conhecimentos tcnicos para realizao de tarefas, a habilidade humana - consiste na capacidade em equipe e a habilidade conceitual - consiste na capacidade para lidar com idias e conceitos abstratos de uma organizao. 4. Recursos so os meios ou ativos de que dispem as organizaes para poderem atingir seus objetivos. Abrange os recursos materiais, financeiros, humanos, mercadolgicos e administrativos. 5. Existem dois tipos de organizaes: organizaes no lucrativas e organizaes lucrativas. As organizaes no lucrativas so aquelas em que os objetivos so de natureza social, como por exemplo temos as Polcias

9 (federais, estaduais e municipais), Igrejas, Organizaes No Governamentais, Fundaes, etc. As organizaes lucrativas so aquelas que foram criadas para gerar bens e/ou servios, vendendo-os para a sociedade, com uma margem de lucro que viabilize o investimento de capital. Basicamente h duas formas de formao das organizaes lucrativas: sociedades annimas e as sociedades por cotas limitadas. 6. Equipe um pequeno grupo de pessoas com habilidades complementares que trabalham juntas visando atingir um propsito comum. 7. O relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e como se tratar. O bom relacionamento dentro da organizao um fator fundamental para se obter sucesso na carreira profissional.

Exerccios Propostos 1. O que uma organizao? 2. Qual o conceito de administrao? 3. Para desempenhar suas funes de maneira adequada, o profissional na rea de administrao deve desenvolver algumas habilidades. Quais so essas habilidades? 4. Qual a importncia dos recursos organizacionais? Classifique-os 5. Conceitue equipe. Qual sua importncia para o contexto organizacional? Auto-avaliao Nesta unidade verificamos que o relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e de como se tratar. Comente alguma situao que voc tenha presenciado algo negativo a esse respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com esta situao.