PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUBCONTRATACION

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1. OBJETIVO Y ALCANCE Definir el mecanismo a travs del cual se evalan, seleccionan y reevalan los proveedores y contratistas de la Empresa y se llevan a cabo las compras y contrataciones. Aplica para todas las compras de bienes y servicios realizados en la oficina central y en cada uno de los proyectos desarrollados por la empresa.

2. DEFINICIONES Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumplen con los requisitos. Capacidad: Aptitud de una organizacin, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. Desecho: Accin tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organizacin. Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por medicin, ensayo/prueba o comparacin con patrones. Producto: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Orden de compra: Documento donde se estipula la cantidad solicitada de un producto requerido. Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Cdigo: ADM-CS01-P Versin: 1 Fecha: 18/ENE/2012 Pgina 1 de 5

Validado por: _____________________________ Departamento HSEQ Aprobado por: _____________________________ Gerencia

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3. RESPONSABLES El Asistente de Gerencia en la oficina administrativa, y el Residente de Obra de cada proyecto son responsables de realizar una adecuada seleccin de proveedores y subcontratistas que garanticen la calidad de los bienes y servicios comprados, los cuales se debern realizar bajo los requisitos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente establecidos por la empresa. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cotizaciones Cartas de presentacin de proveedores

5. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES 5.1. Seleccin de proveedores y Subcontratistas Es la actividad que le permite al responsable del proceso escoger uno de los proveedores evaluados para llevar a cabo la compra o contratacin de servicio. La Gerencia podr seleccionar proveedores sin realizar el respectivo registro en casos donde el monto del producto a comprar no supere 1 SMMLV o el producto no sea de relevancia para la calidad del proyecto, se puede utilizar cualquier proveedor sin previa seleccin. 5.1.1. Criterios para la seleccin de proveedores Para la seleccin de proveedores se evaluarn los siguientes aspectos en el formato de REGISTRO DE PROVEEDORES: Registro nico Tributario y Cmara de Comercio Calidad del producto ofrecido Precio Entrega en el sitio de operacin Financiacin (20%) (20%) (20%) (20%) (20%)

Los proveedores que obtengan una calificacin mayor o igual a 75 % se incluyen en el FORMATO DE LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS. 5.1.2. Criterios para la seleccin de subcontratistas Para la seleccin de subcontratistas se evaluarn los siguientes aspectos en el formato de REGISTRO DE SUBCONTRATISTAS:

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Registro nico Tributario y Cmara de Comercio o CC Certificado de afiliacin a ARP del subcontratista Diligenciamiento de ATS Precio Financiacin (20%) (20%) (20%) (20%) (20%)

Los subcontratistas que obtengan una calificacin mayor o igual a 75 % se incluyen en el FORMATO DE LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS. 5.2. Solicitud de materiales El Residente de Obra de cada proyecto debe identificar las cantidades necesarias de materiales, insumos y equipos necesarios para la ejecucin del proyecto, identificando tambin las compras que se deben hacer en obra, por caractersticas del producto, requisito del cliente, o por compromiso con la comunidad. Cuando no haya proveedores en el sitio de operacin el Residente de Obra de cada proyecto definir las cantidades y caractersticas de los materiales necesarios para la prestacin del servicio y enviar dicha solicitud a la oficina administrativa. 5.3. Compras y subcontratacin Una vez determinada la necesidad de la compra se debe consultar el LISTADO PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS para determinar si alguna de las empresas calificadas suministra el bien o servicio de acuerdo a la necesidad de la compra. De no tener un proveedor en el listado para la compra solicitada se debe iniciar el proceso indicado en el numeral 5.1, siempre y cuando no sea una compra ocasional en cuyo caso se realizar la compra por caja menor lo cual no requerira el registro de dicho proveedor. Una vez determinado el proveedor con quien se realizar la compra se generar la ORDEN DE COMPRA O SERVICIO y se enviara al proveedor seleccionado. 5.4. Recepcin del material Cuando el material es entregado en el proyecto, el Residente de Obra ser el responsable de la recepcin del material y verificar la calidad y cantidad de la materia prima suministrada, reportando cualquier defecto del producto recibido a la oficina administrativa, quien debe decidir si el producto es recibido, devuelto al proveedor o desechado. 6. PRUEBAS Y CONTROLES Trimestralmente se revisar la base de datos contable con el fin de validar que a los proveedores a quienes se les genero compras, con el fin de proceder con la reevaluacin de los proveedores, utilizando el formato de EVALUACIN DE PROVEEDOR O SUBCONTRATISTA.

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Los criterios de evaluacin para los proveedores de materiales son: Calidad y cumplimiento de las especificaciones del producto Mantenimiento del precio Cumplimiento de la entrega Cumplimiento de la cantidad solicitada Calidad del servicio (20%) (20%) (20%) (20%) (20%)

Para los subcontratistas se evalan aspectos como: Calidad y cumplimiento de especificaciones acordadas Mantenimiento del precio Cumplimiento segn el contrato Recursos asignados por el subcontratista Calidad del servicio (20%) (20%) (20%) (20%) (20%)

La valoracin de Evaluacin ser la siguiente: El proveedor no cumple con el requisito El proveedor a veces cumple con el requisito El proveedor siempre cumple con el requisito Resultados de la evaluacin: Mayor de 80 %, Entre 60 y 80 %, Menor de 60 %, El proveedor es altamente confiable El proveedor es medianamente confiable y tiene aspectos por mejorar El proveedor no es confiable. Se recomienda cambiar de proveedor 0 10 20

7. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE La solicitud de compras debe ser realizada en instalaciones que garanticen la mitigacin de los riesgos identificados en el panorama de riesgos para los cargos involucrados. 8. RECOMENDACIONES El Residente de Obra del proyecto debe hacer la solicitud de materiales con tiempo y debe garantizar la recepcin del documento en la oficina administrativa. Se debe garantizar que los datos de los proveedores estn vigentes en el Listado de Proveedores. Al enviar la orden de compra se debe confirmar su recepcin por parte del proveedor y confirmar la disponibilidad de los materiales solicitados as como la fecha de entrega de los mismos.

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9. REGISTROS ADM-CS01-F Formato de listado de proveedores y subcontratistas ADM-CS02-F Formato de registro de proveedores ADM-CS03-F Formato de registro de subcontratistas ADM-CS04-F Formato de orden de compra o servicio ADM-CS05-F Formato de evaluacin de proveedor o subcontratista 10. HISTORIAL DE VERSIONES. Versin 0 1 Fecha 03/01/2011 18/01/2012 Descripcin de las Modificaciones Versin inicial. Actualizacin de responsabilidades Cambio de Codificacin