SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL ERP Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) Son definidos como un sistema integrado

o que permite integrar las reas de una empresa, de tal manera que la informacin generada en cada rea viaje y se comunique automticamente con las dems reas. Expansin del ERP Delgado, J. Marin, F. definen en un trabajo de investigacin lo siguiente: La conexin entre sistemas ERP de distintas organizaciones es hoy en da un elemento fundamental en lo que se conoce como gestin de la cadena de suministros (Supply Chain Management): intercambio de informacin y contenidos por todos los agentes implicados en un canal logstico, desde las materias primas hasta los productos terminados.1 En este sentido, la evolucin de los sistemas telemticos, tambin conocidos como sistemas EDI (Electronic Data Interchange) ha proporcionado distintas posibilidades para conectar los sistemas de gestin entre empresas. Los sistemas ERP adscritos a esta ltima modalidad utilizan lo que se conoce como soluciones B2B (Bussiness to Bussiness) y B2C (Bussiness to Consumer, bto c). Los sistemas B2B inciden sobre la mejora de la relacin entre empresas mediante la utilizacin de sistemas de informacin compartidos. Las soluciones B2C estn orientadas a la interaccin con los clientes finales mediante el uso de las nuevas tecnologas de comunicacin. 1 Los sistemas ERP se centraron inicialmente en la automatizacin de procesos internos que no afectan directamente a los clientes y al pblico en general. Ms adelante se integraron Las Funciones como la gestin de relaciones con clientes (CRM), o sistemas de negocio electrnico, como e-commerce, e-gobierno, e-telecom, y la financiacin electrnica, o la gestin de relaciones con los proveedores (SRM), con el Internet se ha simplificado la comunicacin con las partes externas. Dos niveles de planificacin de recursos empresariales El ERP consta de dos niveles: de software y hardware que permite a las empresas ejecutar el equivalente de dos sistemas ERP a la vez: uno a nivel corporativo y uno en la divisin o el nivel secundario. Por ejemplo, una empresa de fabricacin utiliza un sistema ERP para gestionar toda la organizacin. Esta compaa utiliza independiente de distribucin mundial o regional, la produccin o centros de venta y proveedores de servicios de apoyo a los clientes de la empresa principal. Cada centro independiente o dependiente puede tener su propio modelo de negocio, flujos de trabajo y procesos de negocio.

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Delgado, J. Marin, F. Evolucin en los sistemas de gestin empresarial.Del MRP al ERP. Publicado en 2000 http://pino.univalle.edu.co/~juanp77/MAESTRIA%20BARANQUILLA/TAREAS/TAREA%202%20%20%2 0MRP%20AL%20ERP.pdf

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SAP que es el ERP lder, define una sociedad en un manual para estudiantes lo siguiente: Una sociedad representa una entidad independiente de compensacin/contabilidad legal. Un ejemplo seria una empresa con contabilidad independiente dentro de un grupo de empresas. Los balances contables exigidos por ley se pueden crear a nivel de sociedad. En una empresa internacional, las operaciones estn repartidas en varios pases. Dado que la mayora de gobiernos y autoridades fiscales exigen el registro de una persona jurdica para todas las empresas, normalmente se crea una sociedad por pas.2 Teniendo en cuenta las realidades de la globalizacin, las empresas evaluar continuamente la manera de optimizar sus estrategias regionales, de divisin y de fabricacin del producto o de apoyo a los objetivos estratgicos y reducir el tiempo de salida al mercado y aumentar la rentabilidad y la entrega de valor. Con dos niveles ERP, los centros de distribucin regional de de produccin o de las ventas y los proveedores de servicios siguen operando bajo su propio modelo de negocio separada de la empresa principal, utilizando sus propios sistemas de ERP. Dado que los procesos de estas empresas ms pequeas y flujos de trabajo no estn vinculados a procesos de la empresa principal y flujos de trabajo, pueden responder a las necesidades de empresas locales en ubicaciones mltiples. Factores que afectan a las empresas la adopcin de los sistemas ERP dos niveles son la globalizacin de la fabricacin o la economa de la compra de componentes en las economas emergentes, el potencial para ms rpidas y menos costosas implementaciones de ERP en las filiales sobre la base de la seleccin de un producto de software ms adecuado para las empresas ms pequeas, y cualquier esfuerzo adicional requiere que los datos deben pasar entre los dos sistemas de ERP. Dos niveles de estrategias de ERP ofrecen a las empresas la agilidad en la respuesta a las demandas del mercado y en la adaptacin de los sistemas informticos a nivel corporativo. Las Ventajas de los contar con ERPS Informacin centralizada: el ERP es el depositario de toda la informacin de la empresa, lo que implica una importante reduccin en la redundancia de la misma, un considerable aumento en su coherencia, disponibilidad donde y cuando sea necesaria y mayor facilidad a la hora de realizar copias de seguridad. Mejor comunicacin interna: el ERP elimina las barreras entre departamentos a la hora de compartir y solicitar informacin y facilita el flujo informacin dentro de la empresa. Integracin y mejora de los procesos de negocio: los diferentes mdulos del ERP se adaptan a las diferentes necesidades de la empresa, a la vez que se estandarizan de los procesos de negocio. Optimizacin de los recursos: el ERP exige el uso de buenas prcticas, que reducen el coste y mejoran la productividad. __________________________
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SAP (2009). TFIN50_1 Gestion Financiera. Manual del participante.P.4.

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Planificacin realista y toma de decisiones fiable: con la informacin integral que almacena y los informes que ofrece el ERP es posible realizar planificaciones y tomar decisiones estratgicas basadas en datos reales y fiables. Desarrollo de ventajas competitivas en los mercados: todo lo anterior implica una empresa ms gil, flexible, escalable y competitiva en su mercado. Fases de la implantacin de un modelo ERP Esteves y Pastor (1999) describen el ciclo de vida de un ERP en seis fases. Estas fases del ciclo de vida del ERP consisten en los varios estudios por los que un sistema ERP presumiblemente pasa durante su vida dentro de una organizacin. Estas fases son de: decisin de adopcin, adquisicin, implantacin, uso y mantenimiento, evolucin, y abandono. Problemas de Implementacin Daz, A. Gonzales, J. Ruiz, M. (2005). Describen A pesar de las promesas de una total integracin entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos obstculos en la implantacin de los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de divulgacin ms comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, adems de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstculos en las implantaciones ERP son los siguientes: elevadas tasas de implantaciones fracasadas, elevados costes y la duracin del proyecto, dificultad en llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin. Funcionalidad del ERP Daz, A. Gonzales, J. Ruiz, M. (2005). Indican que SAP R/3 es el lder del mercado actual, mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus principales funciones. Podemos diferenciar tres conjuntos de mdulos: Negocio que son comercial, materiales, produccin, calidad, mantenimiento. Financiero que son gestin financiera, controlling, activos fijos, proyectos. Propsito especial que son RR.HH., workflow, soluciones sectoriales. Estos mdulos tienen funciones especficas, orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, permiten bsicamente la incorporacin, modificacin, consulta o eliminacin de informacin del negocio. Las transacciones en que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro conjunto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran: integridad de la informacin, replicacin de la informacin en diferentes mdulos con propsitos especficos, liberacin de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma ms eficiente y rpida). Hay dos elementos clave en el anlisis de los mdulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP determinar si ste es el adecuado al negocio en que se instalar. En segundo lugar, un Jorge Eduardo Peralta Carhuamaca

ERP asegura que la integracin entre sus mdulos existe (en su base de datos), pero, adems, hay que confirmar que la integridad se produce en un entorno de colaboracin como el que rige en los negocios en la actualidad. Por consiguiente, se verificar la integridad con: otros ERP (de colaboradores, proveedores y clientes), otras herramientas de Gestin Empresarial (CRM, SCM) y el Comercio Electrnico (B2B, B2C) si ste existe como estrategia de la organizacin. Costo - Beneficio Hace algunos aos, los ERP solo eran accesibles por empresas grandes debido a los altos costos tanto en Licencias de Software, requerimientos de Hardware y costos de Consultora e implementacin. En la actualidad cualquier pequea o mediana empresa puede acceder a un software de ese tipo ya sea EPR Open Source o ERP Propietario. Las PYME tienen una gran ventaja ahora pues con la aparicin de los ERP Open Source, ahorran en costos por Licencias de Software ya que es nula, con lo que deben enfocarse en contratar un buen proveedor tanto de consultora como de implementacin. Adems de ello las empresas de ERP Propietario han desarrollado soluciones de menor costo, que poseen las funcionalidades principales para una PYME. Segn La Revista Gente & Empresas. Indica que para obtener un beneficio completo la empresa debe ver ms all de un sistema y su utilizacin, debe comprender que se trata de mejorar el desempeo mediante informacin propia, confiable y actualizada. Esto les permitir anticiparse y actuar competitivamente de acuerdo a su realidad. El lema es: DISPONIBILIDAD DE TODA LA INFORMACIN PARA TODO EL MUNDO DURANTE TODO EL TIEMPO. El xito de la implantacin de un ERP, cualquiera sea su tipo, depende en gran medida del Anlisis que pueda realizar los Consultores, redefiniendo los procesos de la empresa, ya sea en Produccin, Contabilidad, Costos y presupuestos, Logstica, Ventas, entre otros. Una vez que se tiene esta definicin, junto con tener en cuenta las necesidades de la Empresa, la implementacin debiese ser simple y algo compleja. La implementacin exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El xito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementacin de un plan de aseguramiento de calidad, o en un plan de optimizacin posterior a la implementacin. Para obtener beneficios completos, se necesita un completo xito operacional y un retorno ptimo de la inversin del sistema. La organizacin debe ver ms all de la utilizacin del sistema y centrarse en mejorar el desempeo. El desempeo incremental es de particular importancia en la economa actual. El siguiente paso, despus de una implementacin exitosa, es la optimizacin midiendo cuidadosamente el retorno de inversin y acelerando la curva de aprendizaje. La optimizacin trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementacin del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal como la expansin del software implementado, el hardware para hacer los procesos existentes, etc. La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla, debemos seguir una metodologa documentada, Jorge Eduardo Peralta Carhuamaca

que tengan detalles del proyecto, as como fechas de compromisos y asignacin de las tareas a cada miembro. Conclusiones Con la aparicin de las herramientas tecnolgicas como el ERP que permiten la integracin de la informacin, las empresas se han visto beneficiadas en la administracin de la mayora de sus procesos. Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucra a toda la organizacin, es un riesgo que las empresas tienen que enfrentar exitosamente si desean continuar en el mercado. Las tecnologas han pasado de ser un rea de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratgica. Las empresas lderes son las que estn a la vanguardia en tecnologa, son ellas las que innovan, tienen xito y sus competidoras no les queda ms remedio que imitarlas. Lo que hace un ERP, no es sino ofrecer a la organizacin ser ms eficientes, pero a un precio muy alto. Se pone en riesgo todo el negocio, ya no para ser los primeros, sino para poder seguir viviendo. Con las empresas que sobrevivan, no pasara mucho tiempo en que aparezca otra nueva tecnologa, quiz tan compleja y costosa y que comprometa a la empresa como un ERP. He ah el reto: Estar preparados para el cambio, ser ms flexibles y tener una fuerte cultura organizacional preparada para afrontarlo, es decir no ser rgidos, sino estar en constantemente preparados para el cambio. Con la informacin que aqu se presenta se puede estar ms informado de lo que es un ERP y los alcances de ste; para as hacer posible una implantacin exitosa que conduzca a generar valor a la empresa

Referencias
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Delgado, J. Marin, F. (2000). Evolucin en los sistemas de gestin empresarial. Del MRP al ERP. Publicado en 2000 http://pino.univalle.edu.co/~juanp77/MAESTRIA%20BARANQUILLA/TAREAS/TAREA%202%20%20%2 0MRP%20AL%20ERP.pdf
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SAP (2009). TFIN50_1 Gestion Financiera. Manual del participante.P.4.

Esteves J., Pastor J. 1999. An ERP Lifecycle-based Research Agenda. 1st International Workshop on Enterprise Management and Resource Planning: Methods, Tools and Architectures - EMRPS99, pp 359-371. Daz, A. Gonzales, J. Ruiz, M.(2005). IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP EN UNA ORGANIZACIN. Publicado en 2005 http://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtualData/publicaciones/risi/n3_2005/a04.pdf Revista Gente & Empresas. Qu es un software ERP? http://aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf Enterprise Resourse Planning Survey of US Manufacturing Firms, Mabert, Soni & Venkatamaran. Production and Inventory Management Journal, 2000

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