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ndice
Introduccin Objetivo Manejo del manual A. Formulacin de estrategias............................7 B. Metodologa para implementar estrategias.....9 C. Comportamiento del consumidor................15 D. Modelo de crecimiento...............................17 E. Modelo del proceso de ventas....................19 F. Ejemplo "El Capricho"................................23 Anexo Conclusiones..................................................27 Directorio de autoaprendizaje.........................29 Ayuda Secofi.................................................31
Introduccin Amigo empresario y/o comerciante de un micro o pequeo negocio, el siguiente manual ha sido elaborado especialmente para usted, lalo con mucha atencin. Esto que va a realizar se llama Estrategias de Operacin para Establecimientos Comerciales. Los temas se han preparado con una explicacin breve en cada punto e ilustraciones, para facilitarle su comprensin. Contar con el apoyo de un instructor, quien le ayudar a resolver todas las dudas que llegue a tener durante el curso. Objetivo El objetivo de este manual es crear estrategias para el crecimiento de su negocio, tomando en consideracin el comportamiento del consumidor y el proceso de ventas, que le permitan a usted, como empresario, detectar y evaluar las oportunidades del entorno econmico. Manejo del manual Lea con cuidado y despacio cada tema Pregntele siempre a su instructor las dudas que tenga Observe las recomendaciones y sugerencias de su instructor Si no ha entendido algo, no se apresure en el proceso, mejor pregunte No avance con dudas, siempre aclrelas Los trminos "artculos" o "mercancas" son los usados para definir los productos que su comercio o empresa vende. En este manual, los trminos "empresa" y "comercio" significan lo mismo. El trmino "mercado" se refiere al grupo de personas que adquieren, o podran adquirir, los productos o servicios que ofrece en su negocio.
A.
Formulacin de Estrategias
Ampliar la lnea de productos, contratar un nuevo empleado, vigilar los costos fijos, etctera, son algunas de las situaciones con las que los empresarios se enfrentan, a medida que tratan de implementar estrategias en sus empresas para
que stas despeguen rumbo al xito. Actualmente, los creadores de estrategias de negocios recomiendan que las empresas identifiquen las amenazas y oportunidades externas, y las adecen al anlisis de las fuerzas y debilidades internas, sin pasar por alto que la combinacin de esos factores puede requerir distintas decisiones estratgicas. Para planear estas decisiones, se puede recurrir a un anlisis llamado "la matriz TOWS", en la que se parte del anlisis de las amenazas porque, en muchos casos, un empresario se decide a realizar un ejercicio de planeacin estratgica cuando percibe una crisis o un problema frente a s. MI TIENDA 1994
MI TIENDA 1998 Hay cuatro estrategias alternativas a seguir, que estn basadas en el anlisis del ambiente externo (amenazas y oportunidades) y del ambiente interno (fuerzas y debilidades). La estrategia DA est orientada a minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Tal vez requiera que el empresario se asocie con otro para compartir el riesgo. La estrategia DO pretende minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. As, una empresa con ciertas debilidades en algunos aspectos puede reducir o aprovechar las oportunidades del ambiente exterior, tales como la utilizacin de facilidades de crdito otorgadas por proveedores o la contratacin de empleados con habilidades especiales que le ayuden a desarrollarse. La estrategia FA intenta maximizar las fuerzas de la empresa para afrontar las amenazas del ambiente. As, el negocio debe usar sus fuerzas de servicio al cliente, administrativas o de mercadotecnia, para enfrentar el riesgo que representa el lanzamiento de un producto nuevo. La estrategia FO representa la posicin ms deseable. Se da cuando una empresa puede usar sus fuerzas para aprovechar las oportunidades que se le presenten. En realidad, el objetivo de la empresa es moverse desde las posiciones desventajosas
(DA,DO y FA), hasta alcanzar esta situacin. Si se tienen debilidades, se procurar superarlas y convertirlas en fuerzas. Si enfrenta amenazas, las sortear de modo que pueda concentrarse en las oportunidades que tiene frente a s.
Factores externos
Oportunidades externas (O): Por ejemplo, condiciones econmicas actuales y futuras; cambios polticos y sociales, nuevos productos y servicios que pueden agregarse a la lnea de productos ya existente. (Considrense tambin los riesgos).
Estrategia FO: Maximax Potencialmente es la estrategia de ms xito, en la que las fuerzas del negocio son utilizadas para aprovechar las oportunidades que se presenten.
Estrategia DO: Minimax Son estrategias de desarrollo que ayudan a superar las debilidades de la empresa, con el fin de aprovechar las oportunidades.
Amenazas externas (A): Por ejemplo, incremento en el nmero de establecimientos con productos y servicios superiores en calidad a
Estrategia FA: Maximini Por ejemplo, las debilidades son aprovechadas para enfrentar o evitar las
Estrategia DA: Minimini Por ejemplo, contraccin, liquidacin o creacin de una empresa de riesgo
los de su negocio.
amenazas.
compartido.
B.
El cliente es lo ms importante en todo negocio, para que esto sea una realidad, se deben plantear estrategias que contemplen: Las necesidades y expectativas de los clientes Las actividades de los competidores La visin del negocio
PASO 1
CALIDAD EN LA ATENCIN AL CLIENTE ANLISIS SOBRE LOS FUTUROS CLIENTES ANLISIS DE LA COMPETENCIA
PASO 2
PASO 3 PASO 4
PASO 5
Paso 1
Cuando se realiza una venta, no slo se venden productos y servicios comerciales, tambin se venden ideas, valores, actitudes, etctera. En las empresas el ptimo funcionamiento est en relacin directa con el desempeo y actitudes del personal. Si contesta afirmativamente todas las preguntas del siguiente cuestionario, no necesitar de una nueva estrategia.
Conoce a sus clientes potenciales y est seguro de sus necesidades? Comunica a su personal esas necesidades? Ha establecido polticas de atencin al cliente y se las ha comunicado a su personal? Considera que la prestacin de un buen servicio al cliente proporcionar ventajas sobre sus competidores? Ha definido las habilidades y los conocimientos que deben poseer sus empleados para ofrecer un servicio de calidad? Ha identificado tcnicas de direccin en su negocio y piensa darlas a conocer a los empleados? Sabe cunto le costar la mala calidad en la atencin a clientes y cules son sus causas? Cree conveniente crear un sistema de captacin de reclamaciones del cliente?
Su empresa tiene una misin? Piensa comunicar dicha misin al personal? Conoce y aplica la misin en el desempeo de sus actividades?
Paso 2
Es indispensable prestar atencin a las seales que transmite paulatinamente el mercado, es decir, conocer las necesidades y expectativas de sus clientes, para ello tome en cuenta los siguientes aspectos: Analice quejas y felicitaciones comunes: Qu dicen los clientes sobre el servicio que reciben comnmente? Indican cules son sus expectativas, es decir, la atencin que esperan recibir, la variedad de productos que esperan encontrar, etctera? Existen datos sectoriales sobre las necesidades del cliente y el rendimiento del sector? En qu posicin estara su negocio si sus clientes lo evaluaran con respecto a la competencia en cuanto a calidad en atencin al cliente, calidad y variedad en los productos, etctera? El personal y su familia son clientes de los servicios de su negocio, y pueden ser una nueva y valiosa fuente de datos para compararlos con los obtenidos del cliente "real".
Pdale a sus familiares una opinin acerca del servicio que se ofrece en su negocio.
Alerta!
El personal a cargo de la atencin al cliente necesita saber lo que puede hacer para satisfacerlos y, especialmente, para recurperar a los insatisfechos. No se olvide que usted es el responsable de que su personal tenga claras las polticas de atencin al cliente y sobre todo, de hacer que se cumplan.
Paso 3
Analice la Competencia
Es muy importante saber lo que hacen sus competidores, conocerlos ms de cerca le permitir saber cules son los aspectos que sus clientes consideran ms importantes. Para conocer a su competencia, aqu le hacemos algunas recomendaciones y si desea realizar un anlisis ms profundo le sugerimos consultar el manual de Anlisis de la Competencia que ofrece Secofi.
Visite comercios similares al de usted y observe qu es lo que la gente compra, qu es lo que ms les gusta de lo que
compran y por qu lo compran. "Pngase en los zapatos" de sus futuros clientes y utilice los servicios o productos de sus competidores y as sabr: en qu reas destacan, qu puede hacer para ponerse a su altura o mejor an, superarlos.
Paso 4
Aspectos como el calor humano, la amabilidad, la accesibilidad, la respuesta inmediata y el trato personalizado son puntos importantes que inciden en la buena marcha del negocio. Estos aspectos materiales y humanos pueden dividirse en: Producto Ambiente Conocimientos Sistemas de entrega Actitudes Sistemas de personal
Producto: Tome en cuenta la calidad de las mercancas, ya que algunos clientes prefieren pagar poco ms a cambio de productos con mayor calidad. Para evaluar lo anterior, pregntese: Cul e servicio ms adeucado que prefieren mis clientes potenciales y qu lugar ocupo ante mis competidores?
Ambiente: Un examen objetivo debe tratar de definir y comprender el impacto del entorno en la decisin del cliente. Para ello, tome en cuenta aspectos como:
Tiempo de espera para recibir ate o pagar Limpieza y orden Material de promocin Confort
Tambin considere aspectos del entorno que inciden en el personal, como instalaciones, procedimientos y organizacin del trabajo. Conocimientos: La falta de tcnica o conocimientos provoca rechazo inmediato por parte del cliente y si no siente confianza en la persona que lo atiende, perder confianza en la organizacin. Sistemas de entrega: Considere que el empaque, embalaje, almacenaje, distribucin, transporte, informacin, sistemas de pedidos y facturacin deben estar pensados para satisfacer al cliente. Actitudes: El personal, aunque est perfectamente preparado en conocimientos, puede carecer del deseo de prestar un buen servicio al cliente. El mal servicio provocar un alejamiento o prdida de los consumidores. Sistemas de personal: Sistemas como el reclutamiento, seleccin, capacitacin, etctera, deben estar planeados para coadyubar a la prestacin de un buen servicio. Este punto es esencial para cualquier negocio, aun cuando ste sea pequeo.
Despus de haber analizado todos los factores que intervienen en el servicio al cliente, usted est en posibilidad de plantear una estrategia en la que se involucren los aspectos "A", "O", "D" y "F", que vienen explicados en la pgina 7 de este manual. Esquematice su estudio:
Factores
Aspectos desfavorables Quejas por lentitud en el servicio al tener que esperar demasiado Horarios ms amplios de servicio al cliente Entrega a
Causas
Estrategia
Clientes
- Personal aptico Modificar actitud del personal mediante - Personal sin capacitacin capacitacin y/o tomar medidas correctivas Estudio de mercado para mejorar o igualar el horario del competidor
Competencia
domicilio
Aspectos materiales
Verificar el procedimiento y Mucho tiempo de Falta de equipo corregir para que espera para de transporte que los pedidos se recibir pedidos a permita realizar entreguen domicilio entregas rpidas completos y a tiempo Falta de informacin detallada en Personal mal cuanto a los entrenado productos que se ofrecen
Aspectos personales
Para el diseo de su estrategia, debe tomar en cuenta toda la informacin de su investigacin, ya que muchos aspectos se entrelazarn. Adems de tener identificada la causa del aspecto desfavorable. A continuacin encontrar un formato que le ayudar a desarrollar sus estrategias. Le sugerimos desarrollar un formato por cada factor e involucrar a su personal en el diagnstico, diseo y desarrollo de sus estrategias
atendidos Que se les engae con supuestos precios bajos Descubrir que no hay existencia de los artculos ofrecidos Que no se haga efectiva la garanta o compromiso de los servicios
Volantes promocionales en donde se anuncien ofertas de productos. Promociones en donde se ofrezcan 2 productos o servicios por el precio de uno, en das de venta baja. Descuentos en el pago total, por comprar arriba de cierta cantidad. Carritos con productos miscelneos para viajeros en las gasolineras, en los que se ofrezcan bebidas, dulces, etctera, para que las personas los adquieran mientras llenan los tanques de sus automviles.
D. Modelo de crecimiento
Este modelo permite visualizar el desarrollo de un nuevo negocio, por medio de una curva de crec cambian los negocios y los mercados. Este modelo permite comprender y anticipar los patrones y entender mejor a dnde se dirigen los clientes a medida que hacen frente a las cambiantes condici internas.
Este modelo es un instrumento que puede ayudarle a anticiparse y a estar ms cerca de sus c
Fase I: Es el nuevo negocio en su esfuerzo por hallar un patrn de xito: el producto aceptado o la estrategia de mercado adecuada. Ese negocio o, bien, encuentra su patrn de xito o desaparece del mercado. Fase II: Esta fase se centra en repetir el patrn de xito: explotar su posicin ventajosa o su oportunidad en el mercado del modo ms efectivo y eficaz.
El crecimiento suele ser rpido. La repeticin, "hacer lo que mejor hacemos", y el "pensamiento e claves de la segunda fase. Fase III: Al final de la fase anterior, las organizaciones parecen topar con un muro: han crecido todo lo que podan dentro del viejo patrn de xito. El crecimiento, en trminos de rentabilidad y participacin en el mercado, se estanca y comienza la bsqueda de nuevas soluciones. Es en ese punto donde las empresas intentan ingresar en una tercera fase, en la cual adquiere fuerza y vigor la necesidad de innovar y de cambiar el negocio bsico. Con talento emerge un nuevo patrn de xito y comienza, nuevamente, el ciclo de crecimiento.
Modelo de crecimiento
A continuacin se listan algunos de los aspectos que se suscitan en las diferentes fases del modelo de crecimiento:
Fase III: Los empresarios de xito Alcanza las metas que se trazan Se centra en llevar a cabo sus tareas con eficacia, por medio del
establecimiento de procesos claros La administracin de sus recursos humanos y materiales se realiza de manera ptima. Fase II: La empresa crece, cambia o muere Se mantiene alerta, muy cerca de sus clientes y del mercado Busca soluciones innovadoras Est dispuesta a correr riesgos Es muy adaptable y cambiante mientras est en proceso de "reinvencin" Se orienta hacia la calidad, tanto internamente como en sus relaciones con clientes y vendedores Fase I: El inicio de una empresa Sus actividades estn orientadas hacia la supervivencia Es sumamente emprendedora Se mueve rpido, se adapta y cambia fcilmente Est casi siempre escasa de dinero en efectivo Asume los riesgos
El plan de ventas consta de un proceso de planeacin de dos etapas que busca cubrir, ntegramente, el mercado: La primera etapa se refiere a los clientes actuales y potenciales La segunda etapa, a las estrategias de venta La primera etapa determina sus posibilidades de vender y los problemas relacionados
con esto. La segunda etapa se deriva del comportamiento y necesidades de compra del prospecto. Cuando busque cmo vender ms y mejor, analice los siguientes puntos:
Paso 1
Ventas potenciales
1. Observe si su negocio puede captar un mayor nmero de clientes con los productos o servicios que ofrece 2. Conozca las necesidades no cubiertas del mercado potencial 3. Estudie la competencia y su penetracin en el mercado, y determine qu puede hacer para superarla 4. El potencial que tiene su empresa para cubrir las necesidades del mercado 5. Conozca las tendencias comerciales en diferentes segmentos del mercado
Cuando haya efectuado este anlisis, podr establecer objetivos realistas de ventas de territorio.
Paso nm. 2
Metas
En este caso, las metas deben tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Los productos o servicios ms demandados y que le generen mayores ganancias
2. reas que su competencia descuida, tales como atencin al cliente o calidad de los productos, y que usted puede explotar 3. Planteamiento de sus objetivos en cuanto al total deseado de ventas, con base en las posibilidades de compra del mercado
El siguiente organigrama le da a conocer las etapas que comprenden la planeacin de las ventas, de man pueda seguirlas, una a una, para alcanzar su objetivo:
Paso
Estrategias
nm. 3
Consiste en elaborar estrategias para alcanzar los objetivos que se ha planteado. Estas estrategias incluirn: 1. Administracin de tiempos 2. Administracin de mercado Las estrategias de administracin de tiempos y mercados comprenden elementos como, por ejemplo, la frecuencia en que se hace un anlisis de la demanda y necesidades de los consumidores, los mtodos para contactar a los clientes potenciales, las ayudas promocionales que ofrecen los proveedores, etctera. Una vez terminada la investigacin de tiempos y mercados, podr pasar a la segunda etapa del proceso de planeacin de ventas.
Paso nm. 4
reas de oportunidad
En este punto se analizan las oportunidades que puede tener en su negocio, de acuerdo con su capacidad para ajustarse a los cambios y hacer las adecuaciones pertinentes segn le demade el mercado, prestando atencin especial a los siguientes puntos: 1. Las necesidades y el comportamiento de compra del cliente potencial 2. El mercado en el cual se encuentra el consumidor 4. La competencia real o potencial Esta investigacin producir abundante informacin que se puede aprovechar muchsmo cuando se entra en contacto con un cliente potencial o uno ya existente. Desde luego, los objetivos de ventas y estudios de mercado deben establecerse para cada una de las reas arriba mencionadas. Estos objetivos comprenden metas de corto y mediano plazos. Pueden tener un alcance tan amplio como "vender $10,000 por concepto del producto X el ao prximo" o tan corto como "agregar un nuevo producto a los ya
existentes".
Paso nm. 6
Control
Usted tendr que llevar un registro de las acciones estratgicas que haya implementado en su negocio, de tal manera que, posteriormente, pueda evaluar los resultados obtenidos. Si carece de esos resultados, no tendr manera de saber si alcanz sus metas, en relacin con el mercado que planeaba cubrir. El proceso de planeacin de ventas es un sistema circular cerrado, en el que todas las etapas dependen unas de otras. Toda la informacin obtenida en el paso nmero 6 es enviada al paso nmero 1, de tal manera que el proceso vuelve a iniciarse. ste es el ciclo que recorren los vendedores de xito de manera cclica. El tiempo invertido en planear cuidadosamente las estrategias, para un lapso cualquiera, producir resultados especficos que se traducirn en un incremento en las ventas y un mejor conocimiento de lo que se est haciendo correcta o incorrectamente.
F. El Capricho
La empresa denominada "El Capricho" es un pequea cadena de tiendas de ropa, la cual est proyectando su crecimiento hacia el futuro. Est trabajando con mucho ahnco para crear una manera de alcanza buenos resultados en la venta de ropa para dama. Al inicio de la operacin, hace dos aos, se concentr en el mercado de ingresos medios, logrando altas ventas y utilidades.
En la actualidad, las
ventas han disminuido, ya que gran parte de la clientela se ha ido a otras tiendas atrada por el menor precio que ofrecen. Qu estaba sucediendo?, se preguntaban los dueos de "El Capricho". Durante estos dos aos, algunas tiendas de la competencia se dieron a la tarea de hacer ms eficientes sus procesos, como era la mejora de su promocin, atencin al cliente, control de inventarios, manejo de precios bajos, entre otros, lo que les permiti alcanzar una amplia aceptacin en el mercado. "El Capricho" tena toda la intencin de satisfacer los deseos de su clientela, para lo cual se dio a la tarea de perfeccionar sus estrategias a partir de una investigacin de mercado, cuyos resultados mostraron que la remodelacin de sus tiendas y un servicio amistoso eran los factores esenciales para obtener el xito a largo plazo. Aunado a lo anterior, sum a sus marcas tradicionales otras nuevas ms casuales e implement un sistema de rebajas semanales; sin embargo esta imagen moderna, combinada con una poltica de precios bajos, no le proporcion el xito que esperaba, sino que sufri una fuerte disminucin en sus ganancias.
Muchos de los clientes parecan contemplar con apata o confusin este nuevo enfoque de "El Capricho" y, sobre todo, el cambio drstico en la lnea de ropa que manejaba y la falta de una estrategia de promocin de precios bajos que fuera fidedigna. Quiz "El Capricho" haya contribuido a la confusin de sus clientes, al realizar, ocasionalmente, descuentos en determinadas prendas, de manera casi paralela con la baja de los precios. "El Capricho" no se percat que su estrategia de promocin no era convincente ni siquiera para sus clientes habituales, pues stos no crean que sus precios eran los ms bajos del mercado. Por lo anterior, los ejecutivos de "El Capricho" se dieron a la tarea de crear nuevas estrategias, con las cuales pudieran aumentar sus ventas, tales como: delinear cuidadosamente las caractersticas del mercado que desean abastecer, hacer patente la calidad de las prendas que ofrecen y afinar su estrategia de mercadeo de precios bajos y calidad.
A continuacin encontrar algunas preguntas que le ayudarn a reflexionar sobre el caso de "El Capricho" y que le servirn de apoyo para trazar su propia estrategia de mercadeo: Usted qu opina de la poltica de precios bajos? Por qu no fue convincente la estrategia de precios bajos que sigui "El Capricho"? Qu estrategia debi haber seguido? Qu tipo de publicidad debe emplear "El Capricho"? Qu mercados puede adoptar como meta y estrategia de
mercadeo? Si usted manejara una tienda como "El Capricho", qu hara para que la introduccin de una nueva lnea de ropa no chocara con la que vena manejando tradicionalmente?
Conclusin
Acaba de terminar algo muy importante, la revisin de los conceptos que ha aprendido en su manual de Estrategias de Operacin para Establecimientos Comerciales. De este manual, quiz va a depender el xito y crecimiento que tenga su negocio en el futuro. Revise cuidadosamente cada accin que, de ahora en adelante, pondr en prctica. No olvide tomar en consideracin el comportamiento del consumidor y el proceso de ventas que le ayudarn a detectar y evaluar las oportunidades del entorno econmico, y a disear e implementar constantemente estrategias que le ayudarn al crecimiento de su empresa. Son muchos los recursos humanos, financieros y tcnicos que debe integrar para hacer realidad sus metas. No olvide nunca que: Reunirse en equipo es el principio Mantenerse en equipo es el progreso Trabajar en equipo es el XITO
APRENDA ACERCA DE ESTRATEGIAS http://www-azc.uam.mx/gestion/presenta.htm "Gestin y Estrategia" es una revista que aborda la administracin tanto de un punto de vista terico como prctico. Departamento de administracin de la Universidad Autnoma Metropolitana. Temas: estrategia empresarial, comportamiento organizacional, mercadotecnia, finanzas, produccin, administracin del cambio. Contacto: Av. San Pablo Nm. 180, Col. Reynosa Tamaulipas, Delegacin Azcapotzalco. Fax: (5)3943356. SERVICIOS DE INVESTIGACIN Y PLANEACIN DE EMPRESAS http://www.mpemarketing.com/ Mpmarketing group: Mercadotecnia promocional. Impulsa imagen, marcas, productos, servicios y/o eficiencia de nuestras empresas cliente a travs de servicios de investigacin, planeacin, organizacin y ejecucin de actividades de mercadotecnia, trabajando en equipo con sus organizaciones de ventas, compras, mercadotecnia, operaciones, recursos humanos y finanzas. Contacto: Tabasco Nm.117, Col.Roma, C.P.11560. Tel: (5)5145440. Fax: (5)145314. CURSO GRATIS DE ESTRATEGIA DE OPERACIN http://www.3wsearch.com/Edu/Merc/Es/Gmerk.htm Gerencia de mercadeo: Curso de estudio de casos, estrategias de operacin, estrategias competitivas dinmicas, anlisis de la competencia, software aplicado al proceso de mercadeo, herramientas, etctera. MODELO DE SIMULACIN DE NEGOCIOS http://www.itba.edu.ar/vbs/juego/coordinacin.html Virtual Businness Simulation: modelo de simulacin de negocios. Modelo de anlisis y manejo de la competencia, toma de decisiones, cronogramas y otros temas de inters. CMO OPTIMIZAR SUS RECURSOS http://ics.ing.puc.cl/proyectos.html Desarrollo de herramientas y modelos para la optimizacin de los procesos de decisin en diversos mbitos de la empresa. SEMINARIO DE PROCESOS EMPRESARIALES www.tecnoempresa.com
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Ayuda SECOFI
Si tiene alguna duda sobre los temas de este manual o, bien, si ha terminado su capacitacin en el curso de Plan de Crecimiento para Empresas y desea evaluarse, acuda a las oficinas o a la Delegacin SECOFI ms cercana a su domicilio o llame, sin costo alguno, al 01-800-4102000, en donde con gusto se le asesorar.
Este libro se termin de imprimir en el mes de abril de 2000 en los Talleres Grficos de Mxico y su tiraje consta de 26000 ejemplares
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