EJERCICIO 12 DE WORD

WORD EJERCICIO 12

CORRESPONDENCIA MASIVA

Una de las herramientas ms prcticas de los procesadores de texto es la que permite realizar rpidamente mltiples copias de un documento, cuando determinados datos han de cambiar de una copia a otra. Por ejemplo: supn que en la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan ms de 10 pedidos al ao. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condicin. Qu hars?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastar escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista 1. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con slo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestin. Para conseguirlo, debers acudir, en Word, a la pestaa Correspondencia de la cinta de opciones (la tarea se ha facilitado bastante respecto a la versin 2003)

ACTIVIDAD A REALIZAR Y PROCEDIMIENTO:

Como anexo al ejercicio aparece la carta que hemos de enviar a los clientes de EstilGarden, con una oferta especial de temporada. En un archivo aparte (12w Datos clientes.doc), incluido en la web del mdulo, se incluye una tabla con los datos de todos los clientes de EstilGarden; en otro archivo (12w Oferta especial) se encuentra el texto de la carta (sin formato).

Hay otros ejemplos: impresin de los sobres para el envo de dichas cartas, notificaciones oficiales, etc,

EJERCICIO 12 DE WORD Sigue los siguientes pasos:

1. Crea en tu pendrive una carpeta nueva llamada Correspondencia y, dentro de ella, una subcarpeta llamada Cartas. Descarga en la carpeta Cartas los documentos 12w Datos clientes.doc y 12w Oferta especial.doc desde la web del mdulo. Abre el archivo 12w Oferta especial.

2. Da formato a dicho documento de que quede como la carta que se adjunta (la de la oferta de otoo). Borra las tres lneas correspondientes a los datos del cliente y deja en su lugar tres lneas en blanco. La letra de la carta es Calibri, 12 ptos (10 ptos para la direccin de EstilGarden). El logotipo seencuentra tambin en la web del mdulo.

3. Acabada la carta y sin salir del documento, activa la pestaa Correspondencia de la cinta de opciones del programa:

Dado que lo que vamos a hacer es una carta en formato A4, no es necesario elegir un tipo de documento especfico en Iniciar combinacin de correspondencia. As que haz clic directamente sobre Seleccionar destinatarios y luego, sobre Usar lista existente.

4. Busca en tu pendrive (carpeta Cartas) el archivo 12w Datos clientes, seleccinalo y pulsa en Abrir. Con eso se activan casi todos los dems botones de la pestaa.

5. En nuestro caso, la carta ya est escrita y con formato. Sita el cursor en

la carta en el punto en que ha de aparecer el nombre del destinatario.

Haz clic en Insertar campo combinado y elige el campo NOMBRE. A continuacin, baja a la lnea de abajo e inserta el campo DOMICILIO. En la tercera lnea del bloque, inserta los otros 3 campos (separados por guiones; la provincia, entre parntesis)

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Una vez insertados todos los campos, haz clic en el botn Vista previa de resultados. En lugar del nombre de los campos aparecern los datos del primer cliente

6. Tal como est ahora la carta, todava no nos sirve. Es necesario hacerla
llegar a su destino y, para eso, es preciso un ltimo paso Este ltimo paso nos permite:
O crear un nuevo documento con tantas cartas como destinatarios O enviar las cartas por e-mail (para ello necesitaramos el Outlook configurado y operativo; no es el caso) O enviar todas las cartas (o las que seleccionemos) directamente a la impresora

Por regla general, la opcin de imprimir directamente es suficiente. Sin embargo, con el fin de poder comprobar la realizacin correcta y completa del ejercicio en un documento que pueda enviarse al profesor, aqu optaremos por la primera opcin. Por tanto, haz clic en Finalizar y combinar y, luego, en Editar documentos individuales.

Deja seleccionada la opcin Todos y pulsa Aceptar

Se crea un documento nuevo, Cartas1, con tantas cartas como destinatarios. Guarda este documento con el nombre 12w Oferta especial 2 y cirralo. A continuacin, guarda los cambios realizados en el documento 12w Oferta especial y cirralo tambin.

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Cmo seleccionar los clientes a incluir:

Supongamos ahora que, por la razn que sea, slo deseamos hacer llegar esta oferta a los clientes de las Baleares. Abre de nuevo el archivo 12w Oferta especial y haz clic en el botn Editar lista de destinatarios (a la derecha de Seleccionar destinatarios). Con ello se muestra el cuadro con los datos de los destinatarios.

Haz clic en la flecha del campo PROVINCIA y selecciona la opcin Avanzado

A continuacin, configura el cuadro de dilogo Opciones de consulta como sigue y luego acepta:

EJERCICIO 12 DE WORD Haz clic de nuevo en Editar lista de destinatarios. Aparece un cuadro con los destinatarios que efectivamente se incluirn en el documento final. Por defecto, se ordenarn por el primer campo (NOMBRE). Para ordenarlos por cualquier otro criterio, basta hacer clic sobre el encabezado de la columna del campo por el que queramos hacer la ordenacin. En este caso, djalo como est y acepta.

Repite el paso 6 de la actividad 1 (pg 3). Llama 12w Oferta especial 3 al nuevo documento con las cartas para los clientes de las Baleares. Cierra el archivo 12w Oferta especial sin guardar los cambios.

Cmo aadir (y eliminar, buscar, etc.) clientes a la lista:

Supn que hemos conseguido un nuevo cliente que no figura todava en nuestra lista, pero al que queremos hacer llegar tambin la oferta. Abre de nuevo el archivo 12w Oferta especial y haz clic de nuevo en Editar lista de destinatarios.

En el cuadro Origen de datos selecciona la ruta del archivo de datos y luego, haz clic en Edicin

EJERCICIO 12 DE WORD Se muestra un cuadro de dilogo de tipo formulario, en el que los datos de cada cliente ocupan una ficha independiente. Los botones de la derecha permiten aadir nuevos destinatarios, eliminarlos o buscar uno en concreto.

Haz clic en Agregar nuevo e introduce el siguiente destinatario: NOMBRE: ABONOS TAULET, SL DOMICILIO: AVDA. SETZE DE JULIOL, 14 CP: 07009 POBLACIN: PALMA DE MALLORCA PROVINCIA: ILLES BALEARS Una vez introducidos los datos, haz clic en Cerrar y, luego, en el cuadro de destinatarios, en Aceptar. Finalmente, combina la carta y los datos en un documento nuevo y gurdalo con el nombre 12w Oferta especial 4.

Repaso
Descarga de la web del mdulo en la carpeta Cartas de tu pendrive los archivos 12w Actualizacin datos.doc y 12w Datos proveedores.doc. Modifica el archivo 12w Actualizacin datos para que tenga el aspecto de la 2 carta adjunta a este ejercicio (la letra es Tahoma, 12 ptos, salvo la direccin de EstilGarden, que est en Calibri, 10 ptos). A continuacin, combina la carta con el archivo 12w Datos proveedores de la forma ya vista, insertando los diferentes campos en los lugares que correspondan. Llama 12w Actualizacin datos 2.doc al archivo final resultante de la combinacin (el que incluye tantas cartas como proveedores). Seguidamente, crea un 12w Actualizacin datos 3.doc que contenga slo los proveedores de Madrid y Baleares; las cartas se ordenarn por la poblacin. Finalmente, crea un 12w Actualizacin datos 4.doc aadiendo un nuevo proveedor a la lista: BARCEL, SL; C. NUMERO 4, 3; 08040; BARCELONA; BARCELONA; B28468291; 934 569 123; 934 569 321; barcelo@gmail.com Comprime la carpeta Correspondencia y enva el archivo comprimido al profesor por correo electrnico.