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Materiales de formacin para Microsoft Dynamics El uso de este contenido est sujeto al acuerdo de servicios actual.
ltima revisin: enero de 2012 Este curso se proporciona "tal cual". La informacin y opiniones expresadas en este material del curso, incluidas las direcciones URL y otras referencias a sitios web de Internet, podran cambiar sin previo aviso. A menos que se indique lo contrario, los ejemplos descritos aqu se proporcionan solo para fines ilustrativos y son ficticios. No se pretende indicar ni debe deducirse ninguna asociacin ni conexin real. Este material del curso no le proporciona ningn derecho legal sobre la propiedad intelectual de ninguno de los productos de Microsoft. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de las leyes de derechos de autor en vigor. Ninguna parte de este material del curso puede ser reproducida, almacenada o introducida en un sistema de recuperacin, o transmitida de ninguna forma, ni por ningn medio (ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, grabacin o de otra manera) con ningn propsito, sin la previa autorizacin por escrito de Microsoft Corporation, sin que ello suponga ninguna limitacin a los derechos de propiedad industrial o intelectual. Copyright 2012 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. El software de administracin de datos Microsoft, Microsoft Dynamics, Microsoft Office, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft SQL Server y Microsoft Dynamics CRM son marcas comerciales del grupo de compaas Microsoft. Todas las dems marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios. El contenido de este curso se ha diseado para Microsoft Dynamics CRM 2011
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Bienvenido..........................................................................................................0-1 Contenido del material del curso de Microsoft Dynamics...................................0-2 Convenciones de documentacin ......................................................................0-3 Objetivos del alumno ..........................................................................................0-4
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Objetivos ............................................................................................................1-1 Introduccin........................................................................................................1-1 Funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM.......................................................1-2 Clientes de Microsoft Dynamics CRM ................................................................1-6 Seguridad ...........................................................................................................1-8 Registros de Microsoft Dynamics CRM..............................................................1-9 El panel de introduccin ...................................................................................1-12 Navegacin de la aplicacin.............................................................................1-13 Ayuda y Centro de recursos de Microsoft Dynamics CRM ..............................1-23 Prctica 1.1: Navegar por Microsoft Dynamics CRM .......................................1-24 Resumen ..........................................................................................................1-26 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................1-27 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................1-29 Soluciones........................................................................................................1-30
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Objetivos ............................................................................................................2-1 Introduccin........................................................................................................2-1 Registros de cliente............................................................................................2-2 Direcciones.........................................................................................................2-5 Notas y datos adjuntos .......................................................................................2-7 Conexiones ........................................................................................................2-9 Actividades .......................................................................................................2-11 Opciones personales........................................................................................2-14 Prctica 2.1: Trabajar con registros bsicos y opciones personales................2-20 Resumen ..........................................................................................................2-24 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................2-25 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................2-27 Soluciones........................................................................................................2-28
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Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011 Captulo 3: Trabajar con registros 3-1
Objetivos ............................................................................................................3-1 Introduccin........................................................................................................3-1 Vistas..................................................................................................................3-2 Propiedad de registros .......................................................................................3-4 Uso compartido de registros ..............................................................................3-6 Eliminacin y modificacin de registros............................................................3-10 Importacin de registros ...................................................................................3-14 Prctica 3.1: Importar contactos.......................................................................3-19 Combinacin de correspondencia con Microsoft Office Word..........................3-22 Prctica 3.2: Combinar correspondencia .........................................................3-25 Resumen ..........................................................................................................3-29 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................3-30 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................3-32 Soluciones........................................................................................................3-33
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Objetivos ............................................................................................................4-1 Introduccin........................................................................................................4-1 Integracin con Outlook .....................................................................................4-2 Seguimiento de los elementos de Outlook .........................................................4-4 Sincronizacin de registros ................................................................................4-9 Formato condicional .........................................................................................4-13 Prctica 4.1: Realizar el seguimiento de registros ...........................................4-17 Prctica 4.2: Configurar los filtros de sincronizacin de Outlook .....................4-20 Funcionalidad sin conexin ..............................................................................4-24 Prctica 4.3: Funcionalidad sin conexin .........................................................4-29 Resumen ..........................................................................................................4-32 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................4-33 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................4-35 Soluciones........................................................................................................4-36
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Objetivos ............................................................................................................5-1 Introduccin........................................................................................................5-1 Buscar mediante la bsqueda rpida .................................................................5-2 Buscar mediante la bsqueda avanzada ...........................................................5-3 Administrar vistas guardadas ...........................................................................5-10 Exportar a Excel ...............................................................................................5-13 Prctica 5.1: Buscar registros...........................................................................5-17 Prctica 5.2: Exportar registros ........................................................................5-20 Informes predeterminados ...............................................................................5-22 El Asistente para informes ...............................................................................5-24 Informacin general de grficos y paneles.......................................................5-29 Prctica 5.3: Informes ......................................................................................5-32 Resumen ..........................................................................................................5-35 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................5-36 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................5-38 Soluciones........................................................................................................5-39
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Introduccin
INTRODUCCIN
Bienvenido
Somos conscientes de que el aprendizaje es un componente vital para conservar el valor de su inversin en Microsoft Dynamics CRM 2011. Nuestro aprendizaje de calidad llevado a cabo por expertos del sector le mantiene al da en lo que respecta a su solucin y le ayuda a desarrollar los conocimientos necesarios para sacar el mximo partido al valor de sta. Independientemente de si elige el aprendizaje en lnea, los cursos en el aula o los materiales de aprendizaje, hay una opcin adecuada para las necesidades particulares de cada persona. Elija el tipo de aprendizaje que mejor se adapte a usted para mantenerse por delante de la competencia.
Cursos en lnea
Los cursos en lnea le proporcionan un aprendizaje cmodo y exhaustivo en la comodidad de su propio hogar u oficina. Proporcionan un acceso inmediato al aprendizaje las 24 horas del da. Son ideales para los clientes que no disponen de tiempo o presupuesto para viajar. La opcin ms reciente que ofrecemos de curso en lnea, los cursos electrnicos, combina la eficacia del aprendizaje en lnea con la cobertura exhaustiva del producto en el curso en el aula y proporciona al menos dos semanas para completar cada curso.
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El Curso en el aula ofrece un aprendizaje detallado y formal a travs de una interaccin prctica. Desde demostraciones hasta presentaciones y actividades en clase, recibir la experiencia prctica as como el aprendizaje que imparte nuestro equipo certificado de expertos. Con una programacin regular en Norteamrica, puede estar seguro de que encontrar la clase adecuada para usted.
Materiales de aprendizaje
Los Materiales de aprendizaje le permiten aprender a su propio ritmo, en el tiempo que tenga disponible, con manuales de aprendizaje repletos de informacin. Nuestra amplia variedad de manuales de aprendizaje presentan una gran cantidad de consejos, trucos y conocimientos que puede consultar todas las veces que lo desee:
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Introduccin
Convenciones de documentacin
Las convenciones y los iconos que se indican a continuacin se usan en toda esta documentacin para ayudarle a navegar por la informacin de forma rpida y eficaz.
PRECAUCIN: a lo largo del manual de aprendizaje, encontrar mensajes de precaucin precedidos por la palabra PRECAUCIN en negrita. Las precauciones se usan para recordar al lector que una accin concreta puede dar lugar a un resultado especfico no deseable. SUGERENCIA: encontrar sugerencias a lo largo de todo el material de aprendizaje, que irn precedidas de la palabra SUGERENCIA en negrita. Sirven para sugerir funciones que ahorran tiempo o mtodos alternativos para llevar a cabo una determinada tarea. NOTA: encontrar notas a lo largo de todo el manual de aprendizaje, que irn precedidas de la palabra NOTA en negrita. Sirven para proporcionar informacin que, aunque no es esencial, puede resultarle til al usuario final. MS ALL DE LOS CONCEPTOS BSICOS: encontrar la informacin avanzada a lo largo del manual de aprendizaje, que ir precedida de las palabras MS ALL DE LOS CONCEPTOS BSICOS en negrita. Ms all de los conceptos bsicos proporciona detalles adicionales, aparte de la funcionalidad estndar, que le ayudarn a usar la aplicacin de manera ptima. EJEMPLO: encontrar ejemplos a lo largo de todo el manual de aprendizaje, que irn precedidos de la palabra EJEMPLO en negrita. Los escenarios se usan para arrojar luz sobre situaciones empresariales, explicando cmo puede usarse una aplicacin para abordar un problema de negocio.
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Introduccin
Microsoft Dynamics CRM es una herramienta de administracin de relaciones con clientes (CRM) que permite a las organizaciones registrar las interacciones del cliente, maximizar las oportunidades de ingresos y mejorar la fidelidad del cliente. Tambin ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones al automatizar tareas rutinarias y normalizar las prcticas recomendadas. Este curso proporciona una informacin general de alto nivel de las capacidades de Microsoft Dynamics CRM y proporciona la base para otras ofertas de cursos de Microsoft Dynamics CRM.
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Marketing
Microsoft Dynamics CRM proporciona soporte tcnico para la actividad de marketing con los siguientes tipos de registro: Campaas exprs Campaas Respuestas de campaa Listas de marketing
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Servicio
Las funciones de servicio de Microsoft Dynamics CRM proporcionan soporte tcnico para lo siguiente: registrar quejas, problemas, preguntas u otras consultas (registros de casos) registrar el derecho al servicio (registros de contratos) definir los servicios proporcionados y los recursos necesarios para los servicios programar citas mediante el motor de programacin compilar un almacn de inteligencia mediante Knowledge Base
La cola de servicios y las herramientas de enrutamiento le permiten mejorar la tramitacin de las peticiones entrantes de servicio mediante el enrutamiento directo de los casos al usuario o equipo de usuarios apropiado. Las reglas de colas y enrutamiento se pueden cambiar cuando una organizacin evoluciona o el cliente necesita un cambio. Knowledge Base es un repositorio de artculos que contienen preguntas frecuentes, informacin sobre resolucin de problemas, prcticas recomendadas y otra documentacin que los usuarios necesitan para resolver problemas de los clientes. Mediante las etiquetas de tema, Microsoft Dynamics CRM puede proporcionar una lista de artculos pertinentes para un problema a un agente del servicio al cliente.
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Glosario de trminos
Algunos nombres de registro utilizados en Microsoft Dynamics CRM pueden significar cosas diferentes para los usuarios segn su formacin. Por ejemplo, algunos usuarios pueden usar los trminos oportunidad y cliente potencial de forma intercambiable. Sin embargo, en Microsoft Dynamics CRM estos trminos tienen significados distinto y concretos. Una oportunidad es una venta potencial a una cuenta o contacto, mientras que un cliente potencial representa a una persona u organizacin que requiere una calificacin adicional para determinar si existe una oportunidad. Observe que en Microsoft Dynamics CRM, las cuentas y contactos no son necesariamente clientes; pueden ser clientes o clientes potenciales. El apndice A proporciona un glosario detallado de trminos utilizados en Microsoft Dynamics CRM. Hay una versin actualizada disponible en lnea en http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=102792&clcid=0x409 (en ingls).
Ambos mtodos proporcionan una experiencia de usuario similar. No obstante, Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una experiencia de usuario muy integrada con Microsoft Office Outlook. Por ejemplo, los registros se pueden ver mediante el panel de lectura de Outlook.
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El segundo punto es particularmente importante, ya que significa que los usuarios que estn familiarizados con el funcionamiento de Outlook pueden iniciar rpidamente las interacciones de seguimiento con clientes y proveedores. Por ejemplo, si un usuario escribe un correo electrnico a un cliente, puede hacer clic en Seguimiento para almacenar la correspondencia en Microsoft Dynamics CRM.
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Seguridad
Microsoft Dynamics CRM proporciona un modelo de seguridad completo para asegurarse de que los usuarios solo tienen acceso a los registros adecuados tal y como determinen las reglas empresariales. El modelo est basado en una estructura organizativa basada en unidades de negocio, cuentas de usuario y roles de seguridad.
Cuentas de usuario
Todo acceso a Microsoft Dynamics CRM debe estar autorizado y autenticado; no se permite el acceso annimo a los datos de CRM. Las cuentas de usuario se utilizan para conceder y autenticar el acceso a Microsoft Dynamics CRM. Para las instalaciones locales, las cuentas de usuario se vinculan a las cuentas de Windows Active Directory. Esto significa que, una vez que un usuario ha iniciado sesin en el equipo con su cuenta de Windows, no necesita proporcionar de nuevo la informacin de inicio de sesin para conectarse a Microsoft Dynamics CRM. Para Microsoft Dynamics Online (un servicio basado en nube hospedado por Microsoft), se usan las cuentas de Windows Live.
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Formularios
Los datos se registran en Microsoft Dynamics CRM en campos en un formulario. Cada tipo de registro tiene su propio formulario. Un formulario est dividido en pestaas que se usan para navegar entre las diferentes partes de un formulario. En cada pestaa, los campos se muestran en secciones. Una seccin controla cmo se muestran los campos. Por ejemplo, un campo podra ocupar el ancho completo del formulario o podra haber cuatro columnas de campos. Un administrador puede cambiar la manera en que se muestran los campos, secciones y pestaas en un formulario.
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El panel de introduccin
El panel de introduccin, que se muestra en la mayora de las listas de registros, muestra vnculos al material de aprendizaje, como vdeos, diagramas y artculos. Estos recursos ayudan a los usuarios a entender los conceptos bsicos y la funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM que corresponden al tipo de registro en la lista.
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Navegacin de la aplicacin
En este tema se describen las maneras de navegar por Microsoft Dynamics CRM.
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NOTA: Acceso rpido no est disponible en el cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. El rea Acceso rpido se muestra, pero est deshabilitada.
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Las siguientes acciones se pueden realizar en los elementos de lista: Para abrir un elemento, haga clic en su nombre. Para anclar un elemento en la lista, haga clic en el ancla. Para desanclar un elemento, haga clic en el ancla.
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Centro de recursos
El Centro de recursos rene informacin para ayudar a los usuarios a obtener informacin sobre Microsoft Dynamics CRM. Incluye los siguientes recursos: Vdeos cortos sobre tareas concretas Artculos Soporte tcnico Sugerencias aportadas por la comunidad Vnculos a material de los cursos Preguntas ms frecuentes
El Centro de recursos est dividido en secciones que coinciden con las reas funcionales de Microsoft Dynamics CRM. La informacin se puede encontrar navegando al rea funcional adecuada o mediante la instalacin de bsqueda. Se proporcionan Centros de recursos independientes para las ediciones local y en lnea de Microsoft Dynamics CRM. El Centro de recursos se proporciona en lnea en http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=237449&clcid=0x40a y tambin se puede obtener acceso a l desde la aplicacin CRM.
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Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.
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Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona oportunidades para realizar fcilmente el seguimiento de las interacciones del cliente y administrar esos datos para las ventas, marketing y servicio. El sistema puede estar configurado para que los usuarios puedan obtener acceso a l a travs de la interfaz de Outlook o desde un explorador web. Los clientes son similares; sin embargo, existen ciertas diferencias en la navegacin y los administradores pueden personalizar o configurar algunas partes del sistema, incluidos los permisos.
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Evaluacin de conocimientos
1. Cules de las siguientes tareas de ventas son compatibles con Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Calificacin de clientes potenciales ( ) Administracin de oportunidades ( ) Administracin de los niveles de inventario ( ) Pronstico de ventas 2. Describa algunas de las caractersticas de la funcionalidad de servicio de Microsoft Dynamics CRM.
3. Su empresa ha implementado Microsoft Dynamics CRM y se ha instalado el cliente para Outlook. Abre Outlook y ve que tiene un correo electrnico de un proveedor que le gustara almacenar en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Nada. CRM no est pensado para almacenar la correspondencia del proveedor ( ) En el formulario de correo electrnico de Outlook, haga clic en Seguimiento ( ) Abra el registro de CRM del proveedor y copie y pegue el correo electrnico en una nota ( ) En Outlook, arrastre el correo electrnico a las carpetas de CRM 4. Cules de las siguientes afirmaciones acerca de la seguridad de Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los grupos de Windows a los que pertenece un usuario determinan los privilegios ( ) Los privilegios estn vinculados a un registro de usuario de Microsoft Dynamics CRM ( ) Los privilegios se definen mediante un rol de seguridad ( ) Se puede asignar a los usuarios ms de un rol de seguridad
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6. Empareje los siguientes elementos: _____ 1. Necesario para obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM _____ 2. Utilizado para escribir datos para un registro _____ 3. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de organizaciones _____ 4. Ejemplo de registro de ventas _____ 5. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de personas a. b. c. d. e. Cuenta Contacto Formulario Cliente potencial Cuenta de usuario
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Cules de las siguientes tareas de ventas son compatibles con Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Calificacin de clientes potenciales () Administracin de oportunidades ( ) Administracin de los niveles de inventario () Pronstico de ventas 2. Describa algunas de las caractersticas de la funcionalidad de servicio de Microsoft Dynamics CRM. RESPUESTA MODELO: Las funciones de servicio incluyen el seguimiento de quejas o consultas, el registro del derecho al servicio, la programacin de citas y Knowledge Base 3. Su empresa ha implementado Microsoft Dynamics CRM y se ha instalado el cliente para Outlook. Abre Outlook y ve que tiene un correo electrnico de un proveedor que le gustara almacenar en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Nada. CRM no est pensado para almacenar la correspondencia del proveedor () En el formulario de correo electrnico de Outlook, haga clic en Seguimiento ( ) Abra el registro de CRM del proveedor y copie y pegue el correo electrnico en una nota ( ) En Outlook, arrastre el correo electrnico a las carpetas de CRM 4. Cules de las siguientes afirmaciones acerca de la seguridad de Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los grupos de Windows a los que pertenece un usuario determinan los privilegios ( ) Los privilegios estn vinculados a un registro de usuario de Microsoft Dynamics CRM () Los privilegios se definen mediante un rol de seguridad () Se puede asignar a los usuarios ms de un rol de seguridad
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Introduccin
Este curso presenta los registros bsicos utilizados en Microsoft Dynamics CRM y explica cmo se interrelacionan. Puede crear registros que describen personas y empresas y su informacin de contacto. Tambin se pueden agregar datos adjuntos y notas a estos registros. A continuacin, cree y describa las conexiones entre estos registros. Por ejemplo, podra crear una conexin entre los registros de dos contactos y, a continuacin, asignar el rol Compaero a la conexin. Las actividades tambin se pueden adjuntar a los registros. Esto es esencial para realizar el seguimiento de las interacciones con clientes y decidir si esas interacciones requieren alguna accin adicional o cmo realizar esa accin. Este curso tambin muestra cmo cambiar la configuracin personal en la aplicacin Microsoft Dynamics CRM.
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Registros de cliente
Microsoft Dynamics CRM almacena informacin sobre las organizaciones y las personas en los registros de cliente. Microsoft Dynamics CRM tiene dos tipos de registro de cliente: Las cuentas almacenan detalles sobre las organizaciones. Las organizaciones pueden incluir clientes empresariales y comerciales, proveedores y socios. Los contactos almacenan detalles sobre las personas.
Las cuentas y contactos pueden relacionarse con otras cuentas y contactos para modelar sus relaciones comerciales. Los registros de cuenta y contacto se pueden encontrar en las siguientes reas: rea de trabajo, en el grupo Clientes Ventas Marketing Servicio
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Subcuentas
Una subcuenta es una organizacin que forma parte de un grupo mayor. Las subcuentas se pueden usar para organizaciones de cualquier tamao. Por ejemplo, se puede usar una subcuenta para registrar la oficina local de una empresa ms grande o los detalles de una corporacin que es propiedad de una compaa mayoritaria. Se recomienda utilizar las subcuentas para el seguimiento de ventas y servicios en las partes de una organizacin que son entidades legales independientes o tienen sus propias autoridades de compras. Una manera alternativa de realizar el seguimiento de varias ubicaciones de la oficina para una organizacin consiste en tener un registro de cuenta y varios registros de direccin (que se describen ms adelante en este curso). El mtodo adecuado depender de los requisitos de cada empresa, pero es importante que se use un enfoque normalizado para almacenar la informacin de la organizacin para que los usuarios sepan cmo escribir y buscar la informacin importante. Siga estos pasos para agregar una subcuenta a una cuenta existente: 1. Navegue a Cuentas en cualquiera de las reas funcionales (rea de trabajo, Ventas, Marketing o Servicio). 2. Abra la cuenta que ser la cuenta primaria. 3. En la seccin Comn del panel de navegacin Elementos relacionados, haga clic en Subcuentas. 4. En el grupo Registros, haga clic en Agregar nuevo Cuenta. 5. Rellene los campos del formulario como sea necesario. El nico campo obligatorio es Nombre de cuenta. 6. Observe que el campo Cuenta primaria se ha rellenado automticamente. 7. Haga clic en Guardar y cerrar.
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Contacto principal
En los registros de cuenta, use el campo de bsqueda Contacto principal para identificar un contacto clave en la organizacin. De forma predeterminada, la ventana Buscar registro para Contacto principal solo muestra los contactos vinculados al registro de la organizacin. Sin embargo, cualquier contacto, incluidos los que no estn vinculados a la organizacin, se puede usar como Contacto principal. Para elegir entre todos los contactos, desactive la casilla Filtrar por Cliente primario relacionado.
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Direcciones
Muchos registros de Microsoft Dynamics CRM tienen campos de direccin. Entre estos registros se incluyen: Cuentas Contactos Clientes potenciales Competidores Ofertas Pedidos Facturas Usuarios
Adems de registrar los detalles importantes del contacto, la informacin de direccin se puede usar en combinaciones de correspondencia con Microsoft Office Word y para rellenar los detalles de facturacin y envo en los registros de oferta, pedido y factura sin necesidad de reescribir los datos. En una instalacin predeterminada, los formularios de cuentas, contactos, clientes principales, competidores, oportunidades y usuarios muestran solo campos para una direccin. Sin embargo, Microsoft Dynamics CRM incluye la disposicin para una segunda direccin, de modo que un administrador pueda agregar campos para la segunda direccin al formulario.
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Nombre de direccin
El campo Nombre de direccin no forma parte de una direccin real; en su lugar se usa para identificar una direccin, por ejemplo Oficina central, Almacn u Oficina de campo. Tambin ayuda a distinguir una direccin de otras para el mismo registro. Aunque el uso de Nombre de direccin no es obligatorio, agregar un nombre permite copiar la direccin en las direcciones de facturacin y envo de ofertas, pedidos y facturas mediante Buscar direccin sin tener que reescribir la direccin.
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El uso de Tipo de direccin no es obligatorio y no se necesita para utilizar Buscar direccin en los registros de ventas.
Ms direcciones
Los registros de cuenta y contacto pueden tener ms de dos direcciones. Las direcciones adicionales estn almacenadas en el vnculo de navegacin Ms direcciones en la seccin Comn de los elementos Relacionado. Use Ms direcciones si necesita almacenar ms de dos direcciones o necesita almacenar varias ubicaciones para una cuenta o contacto que no necesita registros independientes. Por ejemplo, si un cliente tiene oficinas de campo, pero la relacin comercial es con la ubicacin de la oficina central, cree un registro de cuenta para el cliente, escriba la direccin de la oficina central en el formulario principal y use Ms direcciones para las oficinas de campo. Las direcciones agregadas a travs de Ms direcciones deben tener un Nombre de direccin (en el formulario principal de un registro, el Nombre de direccin no es obligatorio).
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En los pasos siguientes se describe una manera alternativa de agregar una nota: 1. Abra el registro. 2. En Informacin, haga clic en la pestaa Notas y actividades. 3. En la seccin Notas del formulario, haga clic en Agregar una nueva nota. 4. Escriba la nota en la seccin situada inmediatamente debajo de Agregar una nueva nota. 5. Presione TABULADOR.
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Conexiones
Los registros de conexin proporcionan una manera flexible de conectar y describir las relaciones entre los registros almacenados en Microsoft Dynamics CRM. Ayudan a promover el trabajo en equipo, la colaboracin y la administracin efectiva de los procesos empresariales y de ventas. Cuentas, contactos, usuarios, ofertas, pedidos de venta y muchos otros tipos de registro pueden asociarse entre s mediante las conexiones. Los registros de la asociacin pueden tener asignados roles determinados que ayudan a definir el objetivo de la relacin como contratador, compaero o parte interesada. Las conexiones proporcionan las siguientes capacidades: Una manera fcil y flexible de realizar una conexin entre dos registros de la mayora de los tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM. Todos los tipos de empresa personalizable y registro personalizado se pueden habilitar para las conexiones. Una opcin para agregar informacin til, como una descripcin de la conexin y la duracin. La capacidad de crear roles de conexin que describen la relacin entre dos registros, como una relacin entre un mdico y un paciente o un administrador y un empleado. Una manera de crear varias conexiones y roles para un registro determinado. Por ejemplo, un contacto puede tener muchas relaciones con otros contactos, cuentas o contratos. En cada relacin un contacto puede representar un rol diferente. Informacin para compilar consultas y crear grficos. Puede buscar todas las conexiones y roles de conexin de un registro determinado, y crear grficos y diagramas para la representacin visual de las conexiones. Soporte tcnico para los flujos de trabajo y auditora para automatizar y mejorar los procesos empresariales.
NOTA: las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM proporcionaban los registros de relacin como una manera de conectar los registros. Los registros de relacin todava estn presentes en Microsoft Dynamics CRM 2011, pero puede que no se admitan en futuras versiones. Se recomienda usar Conexiones.
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Microsoft Dynamics CRM incluye varios roles de conexin predefinidos pero no se pueden agregar otros roles de conexin.
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Actividades
Las actividades se usan para realizar el seguimiento de las interacciones del cliente, como el envo de correo electrnico o cartas o realizar citas o llamadas de telfono. Los usuarios pueden crear actividades para ellos mismos o pueden asignrselas a otros usuarios para completarlas. Una actividad tiene atributos (como fecha de inicio y tiempo, fecha de vencimiento y duracin) que indican cundo se produjo la accin o cuando debe finalizar. Las actividades tambin tienen propiedades que determinan sobre qu trataba la accin, por ejemplo, el asunto y la descripcin. La mayora de las actividades tambin registran los participantes. Por ejemplo, para una llamada de telfono, los participantes son la persona que realiza la llamada y la persona que la recibe. Para una reunin, los participantes son las personas que asisten a la reunin. Microsoft Dynamics CRM proporciona varios tipos de actividades, como se muestra en la siguiente lista: Tarea Correo electrnico Llamada de telfono Carta Fax Cita Cita peridica Actividad de servicio Respuesta de campaa
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Ver actividades
Los registros de actividad de Microsoft Dynamics CRM aparecen en varios lugares. Como elemento relacionado en el registro de todos los participantes, bajo Actividades o Actividades cerradas. Como elemento relacionado en el registro con el que est relacionado, bajo Actividades o Actividades cerradas. En rea de trabajo | Actividades. Para las actividades sincronizadas con Outlook, como los elementos Outlook (por ejemplo, tareas y citas).
Las actividades de rea de trabajo proporcionan diferentes vistas de cada tipo de actividad. Por ejemplo, para los correos electrnicos algunas de las vistas incluyen: Mis borradores de correo electrnico Mis correos electrnicos recibidos Mis correos electrnicos enviados
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Opciones personales
In Microsoft Dynamics CRM los usuarios pueden configurar cmo se muestra la informacin y cmo se comporta la aplicacin mediante Definir opciones personales. Los usuarios pueden definir las opciones personales en el cliente web y Microsoft Dynamics CRM para Outlook. No todas las opciones estn disponibles en ambos clientes. Para definir opciones personales en el cliente web: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en Opciones. Para definir las opciones personales en Microsoft Dynamics CRM para Outlook para Microsoft Office Outlook 2010: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista de elementos que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en CRM. 3. En el panel de la derecha, haga clic en Opciones. La configuracin de Definir opciones personales se muestra en varias pestaas.
General
En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa General: Configuracin Seleccionar pgina principal (solo cliente web) Mostrar paneles de introduccin en todas las listas Seleccione los formularios que se van a usar (solo CRM para Outlook) Finalidad Establece el rea funcional predeterminada y el tipo de registro que se usar al abrir el cliente web. Controla si se muestra el panel de Introduccin.
Controla si los formularios de Outlook o Microsoft Dynamics CRM aparecen cuando se crea una nueva actividad o contacto de CRM. Se aplica a las citas, tareas, contactos y correos electrnicos.
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Controla el comportamiento de inicio de la bsqueda avanzada. Controla cmo se muestran los tiempos. Todas las fechas y horas se almacenan internamente en Hora universal coordinada (UTC), pero se muestran a los usuarios segn su configuracin de zona horaria. Establece la divisa predeterminada para los registros que tienen campos de moneda y an no tienen una divisa establecida. El usuario puede elegir entre las divisas definidas por el administrador. Admite el contraste alto junto con las combinaciones de colores establecidas en el sistema operativo. Proporciona un hipervnculo que abre el registro del usuario.
Sincronizacin
La pestaa Sincronizacin solo se muestra en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y no aparece en el cliente web. En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Sincronizacin: Configuracin Sincronizar elementos de Microsoft Dynamics CRM con mis carpetas predeterminadas de Outlook Actualizar el campo de compaa para los contactos de Outlook Finalidad Contiene un vnculo a los filtros de Outlook que se usan para controlar los datos que se sincronizan entre Microsoft Dynamics CRM y Outlook.
Copia la empresa primaria en la copia del contacto de Outlook cuando se comprueba este valor para ver si hay contactos de Microsoft Dynamics CRM cuyo seguimiento se realiza en Outlook.
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rea de trabajo
En la pestaa rea de trabajo, los usuarios pueden elegir qu reas se muestran en el rea de trabajo. Las reas que se pueden agregar son: Ventas Marketing Servicio Programacin (solo cliente web)
Actividades
La pestaa Actividades solo aparece en el cliente web, no en Microsoft Dynamics CRM para Outlook. En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Actividades: Configuracin Calendario predeterminado Defina las horas laborables predeterminadas Finalidad Establece la vista predeterminada para el calendario. Las opciones son Da, Semana y Mes. Establece la hora de inicio y de finalizacin para el da laborable de un usuario.
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Libreta de direcciones
La pestaa Libreta de direcciones solo se muestra en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y no aparece en el cliente web. Microsoft Dynamics CRM para Outlook agrega las libretas de direcciones a Outlook para los siguientes tipos de registro: Cuentas Contactos Instalaciones y equipos Clientes potenciales Colas Usuarios
La configuracin de la pestaa Libreta de direcciones controla qu tipos de registro y qu registros (basado en la propiedad) se sincronizan con la libreta de direcciones de Outlook.
Datos locales
La pestaa Datos locales solo aparece en Microsoft Dynamics CRM para Outlook cuando se configura el acceso sin conexin. No aparece en el cliente web. En Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexin, una base de datos local almacena un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM.
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Privacidad
En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Privacidad: Configuracin S, deseo participar de forma annima en el Programa para la mejora de la experiencia del usuario (solo CRM para Outlook) Seleccione su preferencia de notificacin de errores Ver la declaracin de privacidad Finalidad Controla si se enva a Microsoft la informacin annima sobre cmo se usa Microsoft Dynamics CRM. Controla cundo se envan los errores de la aplicacin a Microsoft. Muestra un hipervnculo a la declaracin de privacidad para el Servicio de informes de errores de Microsoft.
Idiomas
El medio usado para instalar Microsoft Dynamics CRM determina el idioma utilizado para la interfaz de usuario y la Ayuda. Esto se conoce como idioma base. Despus de la instalacin, un administrador puede agregar compatibilidad con otros idiomas. En la pestaa Idiomas, un usuario puede elegir el idioma que va a usar para la interfaz de usuario y la Ayuda de forma independiente. Por ejemplo, una organizacin multinacional instala Microsoft Dynamics CRM mediante medios en ingls y, a continuacin, agrega compatibilidad con francs y alemn. De forma predeterminada, los usuarios vern la interfaz de usuario y la Ayuda en ingls, pero pueden elegir mostrar la interfaz de usuario en alemn y dejar la Ayuda en ingls. Otro usuario podra decidir tener la interfaz de usuario y la Ayuda en alemn.
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Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.
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Tarea 1
Use un registro de conexin para realizar el seguimiento del empleo de Miguel Angel Garca(ejemplo) en Almacenes Magnficos (ejemplo) para el perodo entre el 1 de marzo y el 31 de agosto de 2011. 1. Haga doble clic en el registro de Miguel Angel Garca (ejemplo). 2. En el grupo Colaborar, haga clic en Conectar. 3. En la ventana Conexin: Nuevo, haga clic en el icono de bsqueda situado al lado del campo Nombre. 4. En la ventana Buscar registro, en la lista desplegable Buscar, haga clic en Cuenta.
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Tarea 2
Agregue una nota llamada Gama de productos al registro de Almacenes Magnficos (ejemplo). 1. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Cuentas. 2. Haga doble clic en el registro de Almacenes Magnficos (ejemplo) (puede necesitar desplazarse por la lista). 3. Haga clic en la pestaa Agregar. 4. En el grupo Incluir, haga clic en Agregar nota. 5. En la ventana Nota: Nuevo, escriba Gama de productos en el cuadro Ttulo. 6. En la ventana Nota: Nuevo, haga clic en Guardar y cerrar. 7. Haga clic en la pestaa Cuenta. 8. Haga clic en Guardar y cerrar.
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Tarea 4
Cambie a 100 el nmero de registros mostrados por pgina en las vistas. 1. En la ventana principal de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en Opciones. 3. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Registros por pgina, seleccione 100. 4. Deje la ventana Definir opciones personales abierta para la tarea siguiente.
Tarea 5
Cambie la pgina principal a Contactos en el rea Ventas. 1. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Panel predeterminado, seleccione Ventas. 2. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Ficha predeterminada, seleccione Contactos. 3. En la ventana Definir opciones personales, haga clic en Aceptar. 4. Cierre Internet Explorer. 5. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio. 6. Compruebe que la pgina principal est establecida en Contactos en el rea Ventas.
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Resumen
Microsoft Dynamics CRM incluye registros bsicos que estn interrelacionados y forman parte esencial del trabajo con el software. Los registros clave y sus relaciones incluyen lo siguiente: Cuentas y contactos, que se pueden conectar mediante subcuentas, subcontactos y el campo Cliente primario. Direcciones. Notas y datos adjuntos. Conexiones y roles de conexin para asignar relaciones empresariales. Actividades para seguimiento de interacciones.
Puede definir la configuracin de Microsoft Dynamics CRM mediante Definir opciones personales.
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Evaluacin de conocimientos
1. Cul de los siguientes describe cmo se almacenan las cuentas y los contactos en Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Un contacto debe asociarse a una cuenta ( ) Un contacto puede tener ms de una cuenta primaria ( ) Las cuentas se pueden vincular a otras cuentas mediante las conexiones ( ) Una cuenta puede tener otra cuenta como entidad primaria 2. Necesita registrar los detalles de una empresa en Microsoft Dynamics CRM que tiene varias oficinas de campo y una oficina central. Necesita informar sobre la actividad de ventas por cada oficina de campo. Cmo debe registrar los datos? ( ) Cree una cuenta para la oficina central y, a continuacin, agregue las oficinas de campo mediante Ms direcciones ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo ( ) Cree una cuenta para la oficina central y agregue cada oficina de campo como subcuenta ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo. Vincule cada oficina de campo a la oficina central mediante conexiones 3. Tiene que registrar la informacin de un consultor en Microsoft Dynamics CRM. El consultor trabaja para varias organizaciones con diversos roles. Qu debe hacer? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Agregue el consultor como contacto a cada organizacin ( ) Agregue el consultor como contacto. Vincule el contacto a cada organizacin mediante una conexin ( ) Agregue el consultor como registro de la cuenta. Convierta el registro de cuenta en subcuenta de cada organizacin ( ) Agregue el consultor como contacto. Vincule cada organizacin al contacto mediante una conexin
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5. Un usuario necesita mostrar las fechas y horas segn su zona horaria. Dnde debe realizar el usuario la modificacin? ( ) Definir opciones personales ( ) Personalizacin de Microsoft Dynamics CRM ( ) Opciones de configuracin regional del equipo ( ) Esto no es posible. Todos los usuarios ven las fechas y horas segn la zona horaria establecida en el servidor de Microsoft Dynamics CRM 6. Cules de las siguientes afirmaciones sobre la compatibilidad de varios idiomas en Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los usuarios pueden compatibilidad con idiomas adicionales en Definir opciones personales ( ) Los usuarios pueden elegir qu idioma se muestra en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM en Definir opciones personales ( ) La interfaz de usuario y la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM siempre se muestran en el mismo idioma ( ) Un usuario puede seleccionar un idioma que no es el idioma base
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2.
3.
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Cul de los siguientes describe cmo se almacenan las cuentas y los contactos en Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Un contacto debe asociarse a una cuenta ( ) Un contacto puede tener ms de una cuenta primaria () Las cuentas se pueden vincular a otras cuentas mediante las conexiones () Una cuenta puede tener otra cuenta como entidad primaria 2. Necesita registrar los detalles de una empresa en Microsoft Dynamics CRM que tiene varias oficinas de campo y una oficina central. Necesita informar sobre la actividad de ventas por cada oficina de campo. Cmo debe registrar los datos? ( ) Cree una cuenta para la oficina central y, a continuacin, agregue las oficinas de campo mediante Ms direcciones ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo () Cree una cuenta para la oficina central y agregue cada oficina de campo como subcuenta ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo. Vincule cada oficina de campo a la oficina central mediante conexiones 3. Tiene que registrar la informacin de un consultor en Microsoft Dynamics CRM. El consultor trabaja para varias organizaciones con diversos roles. Qu debe hacer? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Agregue el consultor como contacto a cada organizacin () Agregue el consultor como contacto. Vincule el contacto a cada organizacin mediante una conexin ( ) Agregue el consultor como registro de la cuenta. Convierta el registro de cuenta en subcuenta de cada organizacin () Agregue el consultor como contacto. Vincule cada organizacin al contacto mediante una conexin
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Introduccin
Microsoft Dynamics CRM incluye herramientas para filtrar las vistas, compartir, modificar y eliminar registros, e importar varios registros. Muchas empresas tratan grandes cantidades de registros, de modo que resulta til conocer las tcnicas para organizarlos y trabajar con ellos de forma individual o masiva.
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Vistas
Microsoft Dynamics CRM muestra las listas de registros en vistas. Cada tipo de registro tiene varias vistas conocidas como vistas de sistema. Cada vista tiene una consulta que determina los registros que se mostrarn en ella. Por ejemplo, la vista Mis contactos activos solo muestra los contactos activos que son propiedad del usuario que ha iniciado sesin, mientras que la vista Contactos activos muestra todos los contactos activos en el sistema. La definicin de cada vista tambin incluye los campos que se mostrarn de cada registro (encabezados de columna) y el campo predeterminado que se usar para ordenarlos. Para seleccionar una vista diferente, haga clic en el nombre de vista mostrado en la barra sobre la lista de registros (como se muestra en la captura de pantalla siguiente).
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Vista predeterminada
Cliente web
Cada tipo de registro de Microsoft Dynamics CRM tiene una vista predeterminada que se muestra cuando un usuario navega al tipo de registro. Los usuarios pueden elegir su propia vista predeterminada sin afectar al valor predeterminado para otros usuarios. Por ejemplo, para establecer la vista predeterminada para los contactos en Contactos activos, complete los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Navegue a Contactos. Cambie la vista a Contactos activos. Haga clic en la pestaa Ver. Haga clic en Establecer como vista predeterminada.
Filtrados de vista
Cliente web
Los filtros de vista proporcionan una manera de refinar ms los registros mostrados en una vista y funcionan de manera similar al filtrado de registros en Excel. Por definicin, una vista solo muestra un subconjunto de registros de la base de datos de CRM. Al activar los filtros en una vista, se proporciona una manera de refinar rpidamente la lista de registros mostrados sin necesidad de crear una nueva vista.
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Use los controles de filtro para filtrar los registros mostrados. Cuando se aplica un filtro a una columna, cambia el icono del control. Para quitar el filtro, haga clic en el control de filtro y haga clic en Restablecer filtro. Para quitar todos los filtros, haga clic en Filtro. Para las vistas personales, los usuarios tienen la opcin de guardar los filtros; esto no se aplica a las vistas del sistema.
Propiedad de registros
En Microsoft Dynamics CRM, los tipos de registro tienen dos tipos de propiedad: Usuario o equipo. Los registros que son propiedad de un usuario o equipo tienen un propietario y se pueden compartir con otro usuario o equipo. Organizacin. Los registros que son propiedad de una organizacin no tienen propietarios y no se pueden asignar ni compartir.
La mayora de los tipos de registro son propiedad de un usuario o equipo (como, por ejemplo, cuentas, contactos, oportunidades y ofertas). Unos pocos tipos de registro son propiedad de la organizacin, por ejemplo, los productos y servicios. Los tipos de registro personalizados agregados al sistema pueden ser propiedad de cualquier usuario o equipo, o de la organizacin. Las acciones que un usuario puede realizar en un registro dependen de los roles de seguridad que se han asignado al usuario y a los equipos a los que pertenece el usuario. Tener la propiedad de un registro no proporciona necesariamente derechos para realizar acciones, como la asignacin, modificacin o eliminacin, en el registro. El propietario de un registro no es necesariamente el usuario que cre el registro; Microsoft Dynamics CRM mantiene campos independientes para el usuario que cre el registro, el ltimo usuario que modific el registro y el propietario del registro.
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Para asignar un registro a otro usuario, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro que va a asignar o resltelo en una lista. 2. En el grupo Colaborar, haga clic en Asignar. 3. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Asignar a otro usuario o equipo. 4. Haga clic en el icono de bsqueda. 5. En la ventana Buscar registro, en la lista Buscar, haga clic en Usuario. 6. Resalte el usuario que poseer el registro. 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Aceptar. NOTA: los registros solo se pueden asignar a usuarios que tienen uno o ms roles de seguridad que les permiten ver el tipo de registro adecuado.
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Permisos efectivos
Para determinar los permisos efectivos asignados a un usuario en un registro, tenga en cuenta lo siguiente: Los roles de seguridad asignados al usuario Los roles de seguridad asignados a los equipos a los que pertenece el usuario Si el registro se ha compartido con el usuario Si el registro se ha compartido con cualquier equipo al que pertenezca el usuario
Para ayudar a solucionar los problemas de permisos, Microsoft Dynamics CRM muestra los permisos efectivos que un usuario tiene para un registro en una pgina de propiedades.
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Eliminacin de registros
Aunque Microsoft Dynamics CRM permite eliminar registros, un usuario o un administrador no pueden recuperar los registros eliminados. Las organizaciones restringen a menudo la asignacin del privilegio de eliminacin a solo unos pocos usuarios. Cuando se elimina un registro, los registros secundarios tambin se pueden eliminar en funcin de cmo se ha configurado la relacin entre los tipos de registro primario y secundario. Por ejemplo, en una instalacin predeterminada, cuando se elimina un registro de cuenta, tambin se eliminarn todos los registros del contacto vinculados a la cuenta. No se pueden eliminar todos los tipos de registro, por ejemplo, los pedidos completados. Para eliminar un registro nico, complete uno de los pasos siguientes: En la lista de registros, seleccione el registro que desee eliminar y, a continuacin, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar. En el formulario del registro que se va a eliminar, en el grupo Guardar, haga clic en Eliminar.
NOTA: si un usuario no tiene el elimine el privilegio de eliminacin, no se muestra Eliminar. Para eliminar varios registros, complete los pasos siguientes: 1. En una lista de registros, seleccione varios registros mediante uno de los siguientes mtodos: a. Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL mientras hace clic en cada registro o active la casilla que se encuentra a la izquierda de cada registro. b. Para seleccionar todos los registros de una pgina, active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta pgina en la parte superior de la lista. c. Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y, a continuacin, presione la tecla MAYS mientras hace clic en el ltimo registro de la secuencia.
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El formulario Editar varios registros muestra los campos sin datos. Los datos que se escriben en un campo actualizan ese campo para los registros seleccionados. No se cambian otros campos. No es posible borrar los datos de un campo mediante Editar varios registros. NOTA: el nmero de registros que se pueden actualizar al mismo tiempo se limita a la configuracin del usuario para el nmero de registros mostrados por pgina en las listas. No es posible usar Editar varios registros para ms de una pgina a la vez.
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Importacin de registros
Microsoft Dynamics CRM proporciona dos herramientas para importar datos: Asistente para la importacin de datos Asistente para agregar contactos
El Asistente para la importacin de datos es til para importar los datos almacenados en una hoja de clculo (por ejemplo, los clientes potenciales que una organizacin ha adquirido). Puede usarse para importar datos en la mayora de los tipos de registro. El Asistente para la importacin de datos se ha diseado para los usuarios de ventas, marketing y servicio al cliente con sus propios datos. El Asistente para la importacin de datos puede importar lo siguiente: Varios archivos que contienen tipos de registro relacionados, como cuentas con contactos relacionados Notas y datos adjuntos
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El Asistente para agregar contactos solo est disponible en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y ayuda a crear los contactos de CRM a partir de los contactos de Outlook. Este curso se centra en el uso de Asistente para la importacin de datos.
Formatos de importacin
Los datos de importacin deben estar en un archivo de valores separados por comas (csv), cualquier otro tipo de archivo de texto delimitado (txt), un archivo de Hoja de clculo XML 2003 o un archivo comprimido (zip). Los datos se pueden exportar o guardar en formato separado por comas desde muchas aplicaciones, como Microsoft Office Excel, contactos de Microsoft Office Outlook y la mayora de las bases de datos.
Para obtener ms informacin sobre los requisitos, consulte el tema, Tareas de preparacin para tipos de registros especficos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
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Para obtener ms informacin sobre los requisitos, consulte el tema, Tareas de preparacin para tipos de datos especficos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
Asignaciones de datos
Cada archivo de importacin debe estar asignado al tipo de registro adecuado y cada encabezado de columna de un archivo de origen debe estar asignado al campo adecuado en el registro de CRM. Las asignaciones de datos son archivos que contienen informacin sobre cmo se corresponden los campos de datos de un sistema de origen con los datos de Microsoft Dynamics CRM. Si el archivo de importacin usa encabezados de columna que coinciden con los nombres para mostrar de Microsoft Dynamics CRM, la asignacin es automtica. Si se importan con frecuencia datos con el mismo formato, se puede crear una asignacin de datos para ahorrar tiempo. Microsoft Dynamics CRM proporciona las siguientes asignaciones de datos: Predeterminada (Asignacin automtica) Contacto y cuenta Asignaciones de datos para Salesforce.com Asignaciones de datos para Microsoft Outlook Business Contact Manager
Las asignaciones de datos se crean durante una importacin, pero tambin se pueden crear mediante un editor XML. Aunque las asignaciones de datos estn almacenadas en Microsoft Dynamics CRM, se deben exportar para editarlas. La creacin y edicin de los mapas de datos estn fuera del mbito de este curso. Para obtener ms informacin, consulte el tema Trabajar con asignaciones de datos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
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Proceso de importacin
Para importar los datos, siga los pasos que se describen a continuacin: 1. En el grupo Datos, haga clic en Importar datos. 2. Aparecer la ventana Asistente para la importacin de datos. 3. Siga las instrucciones del asistente. Microsoft Dynamics CRM procesa las importaciones en segundo plano. Para ver el progreso, navegue a Importaciones en rea de trabajo. Una importacin progresa a travs de varios valores Razn para el estado: Enviado Anlisis Transformacin Importando Completado
Los detalles de cada importacin se almacenan en un registro de importacin. El registro de importacin resume el nmero total de registros importados, el nmero de los que se importaron correctamente y el nmero de registros no importados. Hay tambin vnculos a los registros importados. Los registros que no se pudieron importar se pueden exportar a un nuevo archivo donde se pueden corregir los errores y, a continuacin, intentar de nuevo la importacin.
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La combinacin de correspondencia tambin est disponible para las ofertas, pero solo para una oferta a la vez. El proceso de combinacin de correspondencia incluye productos vinculados a una oferta, as como informacin del registro de la oferta. Los tipos de registro personalizados tambin se pueden habilitar para la combinacin de correspondencia.
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En los siguientes pasos se describen las tareas de alto nivel para ejecutar una combinacin de correspondencia: 1. Navegue a una lista del tipo de registro adecuado, por ejemplo, Contactos activos. 2. Para ejecutar la combinacin de correspondencia para algunos registros, seleccione los registros necesarios. 3. Haga clic en la pestaa Agregar. 4. En el grupo Marketing, haga clic en Combinar correspondencia. 5. En la ventana Combinar correspondencia de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Word, realice los pasos siguientes: a. Seleccione el tipo de combinacin de correspondencia en la lista. b. Elija si desea empezar con un documento en blanco o una plantilla. c. Elija si se deben combinar los registros seleccionados, todos los registros de la pgina actual de la vista o todos los registros de todas las pginas de la vista. d. Haga clic en Campos de datos para seleccionar los campos de datos que estarn disponibles para el proceso de combinacin de correspondencia. e. Haga clic en Aceptar. 6. Se iniciar Microsoft Office Word. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, revise la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar. 7. Complete los pasos de combinacin de correspondencia en el documento de Word.
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<<Bloque de direcciones>> Estimado <<First_Name>> Adventure Works Cycles participar en la feria comercial anual de ciclismo. Vistenos en la muestra. Atentamente, <<User_First_Name>> <<User_Last_Name>> Cargar la plantilla en Microsoft Dynamics CRM. Poner la plantilla a disposicin de todos los usuarios. Crear las actividades de carta cerrada en Microsoft Dynamics CRM.
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Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona varias tcnicas para trabajar eficazmente con registros. Ver y filtrar listas de registros. Asignar y cambiar la propiedad de los registros. Compartir registros y determinar los permisos efectivos para un registro. Eliminar registros individualmente y en masa. Editar registros en masa. Importar registros a Microsoft Dynamics CRM. Ejecutar la combinacin de correspondencia en los registros de Microsoft Dynamics CRM con Microsoft Office Word.
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Evaluacin de conocimientos
1. Un usuario necesita cambiar el propietario de un registro de cuenta a otro usuario, pero se encuentra con que no puede hacerlo. Cul es probablemente la razn de que el usuario no pueda cambiar al propietario? ( ) Solo los equipos pueden poseer cuentas ( ) El usuario no est en el mismo equipo que el otro usuario ( ) El usuario no tiene permiso para cambiar la propiedad de la cuenta ( ) Una vez creado un registro, no se puede cambiar su propietario 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta con respecto a la propiedad de registros? ( ) Solo los usuarios pueden poseer un registro ( ) Un equipo y un usuario pueden poseer un registro al mismo tiempo ( ) Un registro puede tener varios propietarios, que son equipos o usuarios ( ) Un registro solo puede tener un propietario, que puede ser un equipo o un usuario 3. Cul es la finalidad de compartir registros?
4. Cundo se debe usar el Asistente para eliminacin en masa? ( ) Cuando es necesario eliminar ms de 250 registros ( ) Para eliminar los registros que no son propiedad del usuario ( ) Para eliminar registros de ms de un tipo al mismo tiempo ( ) Para eliminar un conjunto de registros especificado mediante criterios de bsqueda
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Un usuario necesita cambiar el propietario de un registro de cuenta a otro usuario, pero se encuentra con que no puede hacerlo. Cul es probablemente la razn de que el usuario no pueda cambiar al propietario? ( ) Solo los equipos pueden poseer cuentas ( ) El usuario no est en el mismo equipo que el otro usuario () El usuario no tiene permiso para cambiar la propiedad de la cuenta ( ) Una vez creado un registro, no se puede cambiar su propietario 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta con respecto a la propiedad de registros? ( ) Solo los usuarios pueden poseer un registro ( ) Un equipo y un usuario pueden poseer un registro al mismo tiempo ( ) Un registro puede tener varios propietarios, que son equipos o usuarios () Un registro solo puede tener un propietario, que puede ser un equipo o un usuario 3. Cul es la finalidad de compartir registros? RESPUESTA MODELO: El uso compartido es la manera de dar acceso a otros usuarios y equipos a un registro al que no tienen acceso 4. Cundo se debe usar el Asistente para eliminacin en masa? () Cuando es necesario eliminar ms de 250 registros ( ) Para eliminar los registros que no son propiedad del usuario ( ) Para eliminar registros de ms de un tipo al mismo tiempo ( ) Para eliminar un conjunto de registros especificado mediante criterios de bsqueda 5. Un usuario selecciona varios registros de cuenta y, a continuacin, hace clic en Editar en la cinta de opciones. Qu ocurre? ( ) Aparece un formulario para cada cuenta seleccionada () Aparece el formulario Editar varios registros ( ) El usuario recibe un error que indica que se solo se puede editar una cuenta a la vez ( ) Aparece un formulario para la ltima cuenta que se va a seleccionar
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Introduccin
Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una experiencia de usuario muy integrada con Outlook. Utilizar Microsoft Dynamics CRM para Outlook significa que las organizaciones pueden aprovechar la experiencia que el personal tiene en el uso de Outlook. Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona las caractersticas siguientes: Se puede tener acceso a los registros y caractersticas de Microsoft Dynamics CRM desde Outlook, lo que elimina la necesidad de abrir una ventana independiente. Los elementos de Outlook, como contactos, mensajes de correo electrnico, tareas y citas se pueden copiar en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Las actividades y contactos de Microsoft Dynamics CRM se pueden copiar y sincronizar con Outlook.
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Navegacin
En el cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, las reas funcionales se muestran como una serie de carpetas debajo de las carpetas de correo del usuario. Las carpetas se muestran en orden alfabtico. El nombre predeterminado de la carpeta que se encuentra en la parte superior del rbol es el mismo que el de la organizacin de CRM. Al configurar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, los usuarios pueden especificar un nombre diferente para la carpeta. Por ejemplo, se puede navegar a una lista de contactos de la manera siguiente: 1. Haga clic en la carpeta principal de CRM. 2. En el rea de navegacin de la derecha que muestra las reas funcionales, haga clic en Ventas. 3. En el rea de navegacin actualizada de la derecha, haga clic en Contactos.
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Cinta de opciones
Microsoft Dynamics CRM usa la cinta de opciones, que se introdujo en Microsoft Office 2007 y est incorporada ahora en todos los programas de Office 2010. La cinta de opciones reemplaza a las barras de herramientas y mens y se ha diseado para que los usuarios encuentren rpidamente los comandos que necesitan para realizar una tarea. Los comandos estn organizados en grupos lgicos, que se agrupan en pestaas.
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ILUSTRACIN 4.2 CINTA DE OPCIONES DE OUTLOOK CON MICROSOFT DYNAMICS CRM PARA OUTLOOK INSTALADO
Los elementos bajo seguimiento estn vinculados para que un cambio se pueda realizar en la copia de Outlook o de Microsoft Dynamics CRM del elemento.
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Una vez realizado el seguimiento de un elemento, haga clic en Ver en CRM para mostrar la copia de Microsoft Dynamics CRM del registro. Los elementos de actividad (mensajes de correo electrnico, citas y tareas) cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM se muestran en las reas de actividades y actividades cerradas de los registros correspondientes. En la tabla siguiente se muestran los registros correspondientes para cada tipo de actividad. Elemento Mensaje de correo electrnico Cita Dnde se muestra Registros donde la direccin de correo electrnico coincide con los destinatarios del mensaje de correo electrnico. Registro vinculado mediante Establecer referente a. Registros donde la direccin de correo electrnico coincide con los asistentes invitados. Registro vinculado mediante Establecer referente a. Registro vinculado mediante Establecer referente a.
Tarea
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Establecer referente a
Los elementos de actividad (mensajes de correo electrnico, citas y tareas) cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM se pueden vincular a otro registro mediante Establecer referente a. Cuando un usuario hace clic en Establecer referente a, se muestra una lista de registros y tipos de registro usados recientemente. Si no se muestra el registro adecuado, haga clic en el tipo de registro adecuado o en Ms bajo Buscar para buscar el registro.
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De forma predeterminada, la opcin Mensajes de correo electrnico en respuesta a correo electrnico de CRM est seleccionada. Los administradores del sistema pueden desactivar todo el seguimiento de mensajes de un usuario determinado si establecen en Ninguno el valor de Tipo de acceso de correo electrnico - Entrante en el registro del usuario.
Sin seguimiento
Los elementos pueden no estar bajo seguimiento. Cuando un elemento no est bajo seguimiento, un usuario puede decidir detener la sincronizacin con el registro de Microsoft Dynamics CRM o eliminar el registro vinculado de Microsoft Dynamics CRM. En ambos casos, se mantiene la copia de Outlook del elemento. Para no realizar el seguimiento de un elemento, resltelo en una lista y, a continuacin, haga clic en Sin seguimiento o, en el formulario del elemento, haga clic en Sin seguimiento.
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Un usuario puede establecer el formulario predeterminado que va a usar para cada uno de los registros anteriores en las opciones personales. Un usuario puede elegir el formulario de Microsoft Dynamics CRM como una preferencia personal o porque hay campos personalizados para el registro. Sin embargo, para las citas y los mensajes de correo electrnico, es posible presentar los datos en campos personalizados en el formulario de Outlook. Para mostrar los campos personalizados de un registro, haga clic en Campos de CRM en el formulario de Outlook. Aunque se pueden sobrescribir los datos mostrados, no se guardan los cambios.
Sincronizacin de registros
Los registros creados en Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook (a diferencia de los registros creados en Outlook que estn bajo seguimiento). En la tabla siguiente se muestran los tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM que se pueden sincronizar con Outlook y el tipo de registro correspondiente en Outlook. Microsoft Dynamics CRM Cita Contacto Fax Outlook Cita Contacto Tarea
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Filtros de sincronizacin
Los usuarios pueden especificar los datos que se sincronizarn entre las carpetas de Microsoft Dynamics CRM y Outlook mediante Filtros de sincronizacin de Outlook. Se proporciona un conjunto predeterminado de filtros, que se muestra en la tabla siguiente. Nombre del filtro Mis faxes Mis llamadas de telfono Mis citas Mis contactos de Outlook Mis tareas Mis cartas Mis citas peridicas Mis actividades de servicio Descripcin Faxes donde el usuario es remitente o destinatario. Llamadas de telfono donde el usuario es remitente o destinatario. Citas donde el usuario es asistente u organizador. Contactos activos de los que es propietario el usuario. Tareas vinculadas al usuario. Cartas donde el usuario es remitente o destinatario. Citas peridicas donde el usuario es asistente u organizador. Actividades de servicio donde el usuario es un recurso necesario.
Se trata de un cambio respecto a las versiones anteriores, que solo permitan modificar los filtros sin conexin y la sincronizacin de contactos con Outlook. Anteriormente un usuario no poda modificar los filtros para la sincronizacin entre las actividades de Microsoft Dynamics CRM y de Outlook.
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La pgina Filtros muestra dos pestaas: Filtros del usuario y Filtros del sistema. En ambas pestaas, una lista de seleccin ofrece la opcin entre Filtros de sincronizacin sin conexin y Filtros de sincronizacin de Outlook. El administrador crea los filtros de sistema y los aplica a todos los usuarios o a un grupo de usuarios. Un usuario no puede modificar los filtros del sistema. NOTA: la opcin Filtros de sincronizacin sin conexin no aparece a menos que est instalada la funcionalidad sin conexin.
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Formato condicional
La integracin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook con Microsoft Office Outlook significa que las caractersticas de Outlook estndar, como, por ejemplo, el formato condicional, se pueden aplicar a las listas de registros de Microsoft Dynamics CRM. El formato condicional proporciona una manera de dar formato selectivamente a los elementos de una lista basada en criterios especificados por el usuario. Por ejemplo, un vendedor puede decidir que las oportunidades con una probabilidad superior al 70% se muestren en rojo y negrita. NOTA: el formato condicional solo est disponible en Microsoft Office Outlook 2010 o versiones posteriores.
Se pueden probar si todos los campos de un registro de Microsoft Dynamics CRM cumplen una condicin para activar el formato condicional. Las pruebas disponibles varan segn el tipo de campo, tal como se muestra en la tabla siguiente. Tipo de campo Texto Pruebas disponibles contiene es (exactamente) no contiene est vaco no est vaco
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Microsoft Dynamics CRM tiene ms tipos de datos que texto, datos y nmero. Sin embargo, para el formato condicional en Outlook, todos los campos se asignan a texto, datos o nmero. Los campos de divisa estn disponibles como campo de texto y nmero.
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Compruebe que la cita y la tarea estn vinculadas a Miguel ngel Garca (ejemplo).
1. En la parte inferior del formulario de tareas, haga clic en el vnculo relativo Miguel ngel Garca (ejemplo). 2. En el formulario Contacto: Miguel ngel Garca (ejemplo), haga clic en Actividades. 3. Compruebe que se muestran la cita y la tarea creadas en los pasos anteriores. 4. Haga clic en la pestaa Contacto. 5. Para cerrar el formulario de Miguel ngel Garca (ejemplo), haga clic en Guardar y cerrar. 6. En el formulario de tarea de Outlook, haga clic en Guardar y cerrar.
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Modifique el filtro de sincronizacin de Outlook para que solo se sincronicen con Outlook las tareas de alta prioridad
1. Revise la lista de tareas de Microsoft Dynamics CRM sincronizadas con Microsoft Outlook. 2. En Definir opciones personales, modifique el filtro de sincronizacin de Outlook para incluir solo las tareas de alta prioridad. 3. Sincronice con Microsoft Dynamics CRM y revise la lista de tareas de Outlook.
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Conexin
Si un usuario decide trabajar sin conexin haciendo clic en el botn Desconectarse de Outlook, Microsoft Dynamics CRM para Outlook permanecer desconectado hasta que el usuario haga clic en Conectarse. Si Microsoft Dynamics CRM para Outlook se desconecta porque se pierde la conectividad con Microsoft Dynamics CRM Server, Microsoft Dynamics CRM para Outlook se conectar automticamente al restaurar la conectividad.
Sincronizacin de cambios
Cuando vuelva a conectarse, el grfico para reproduccin se usar para reproducir los cambios realizados sin conexin en Microsoft Dynamics CRM Server. Este proceso es necesario para validar los cambios. Se requiere por las razones siguientes: Los privilegios de seguridad de un usuario pueden haber cambiado despus de desconectarse. Por ejemplo, puede que ya no disponga del privilegio para actualizar clientes potenciales. En tal caso, los cambios realizados sin conexin en los registros de clientes potenciales no se aplicarn a Microsoft Dynamics CRM Server. El estado de un registro puede haber cambiado mientras el usuario estaba desconectado. Por ejemplo, un usuario se desconecta y actualiza un caso. Sin embargo, mientras est desconectado, otro usuario resuelve el caso. Cuando el usuario vuelve a conectarse, las actualizaciones del caso no se aplicarn porque no se puede cambiar un caso resuelto y los cambios sin conexin se descartarn.
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Desconectarse
1. Haga clic en Archivo. 2. Haga clic en CRM > Desconectarse > Desconectarse. 3. Si la ventana Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM sigue abierta, haga clic en Aceptar.
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Resumen
Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una manera de que los usuarios sean productivos rpidamente con Microsoft Dynamics CRM debido a su familiaridad con la interfaz de Outlook. Los registros creados en Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook, y viceversa. Los usuarios pueden controlar el proceso de sincronizacin mediante los filtros de sincronizacin de Outlook. Debido a la estrecha integracin con Outlook, se pueden usar caractersticas como el formato condicional en las listas de registros de Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics CRM con funcionalidad sin conexin proporciona una manera de que los usuarios que estn fuera de la red corporativa trabajen con datos de Microsoft Dynamics CRM. Los usuarios pueden controlar los datos que estn disponibles sin conexin mediante los filtros de sincronizacin sin conexin.
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Evaluacin de conocimientos
1. Qu botn se usa para vincular una actividad a otro registro? _____ 2. Qu botn se usa para interrumpir el vnculo entre un elemento de Outlook y el elemento de Microsoft Dynamics CRM relacionado? _____ 3. Qu tipo de registro de Outlook se usa para sincronizar las llamadas de telfono? _____ 4. Qu tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Cuentas ( ) Contactos ( ) Llamadas de telfono ( ) Clientes potenciales 5. Cul es el objetivo del formato condicional?
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7. El usuario A cambia la fecha de cierre prevista de una oportunidad mientras est desconectado. Mientras est desconectado, el usuario B cierra la oportunidad en el cliente web con el estado Lograda. Qu ocurre cuando el usuario A vuelve a conectarse? ( ) Se actualiza la fecha estimada de cierre ( ) Se presenta al usuario A una opcin para volver a abrir la oportunidad y poder actualizar la fecha estimada de cierre ( ) Se crea una nueva oportunidad usando la informacin de la base de datos sin conexin en el equipo del usuario A ( ) El cambio de la fecha de cierre prevista se pierde
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Qu botn se usa para vincular una actividad a otro registro? referente a Establecer
2. Qu botn se usa para interrumpir el vnculo entre un elemento de Outlook y el elemento de Microsoft Dynamics CRM relacionado? Sin seguimiento 3. Qu tipo de registro de Outlook se usa para sincronizar las llamadas de telfono? Tarea 4. Qu tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Cuentas () Contactos () Llamadas de telfono ( ) Clientes potenciales 5. Cul es el objetivo del formato condicional? RESPUESTA MODELO: El formato condicional de Outlook es una manera de resaltar en una lista los elementos que cumplen unas condiciones concretas. Proporciona una manera fcil de realizar el seguimiento de elementos importantes 6. Un usuario tiene Microsoft Dynamics CRM para Outlook con funcionalidad sin conexin instalado en un porttil. El usuario est preocupado por si olvida hacer clic en Desconectarse antes de desconectar el equipo porttil de la red y, por consiguiente, sus datos sin conexin no estaran actualizados. Qu puede hacer para evitarlo? RESPUESTA MODELO: Configurar la opcin Actualizar los datos locales cada x minutos en las Opciones personales
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Introduccin
En este captulo se describen las maneras de buscar y crear informes sobre los datos en Microsoft Dynamics CRM. Las herramientas de bsqueda de Microsoft Dynamics CRM incluyen lo siguiente: Bsqueda rpida Bsqueda avanzada
Las herramientas de informes incluyen lo siguiente: Exportar a Excel Ejecucin de informes de SQL Reporting Services
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Registros inactivos
La bsqueda rpida no incluye los registros inactivos.
Campos buscados
Los campos buscados del texto escrito se definen para cada tipo de registro e incluyen el nombre del registro. Un administrador puede personalizar los campos que se buscan mediante la bsqueda rpida. Sin embargo, la interfaz de usuario no muestra los campos que coincidieron con el texto de bsqueda. Por ejemplo, en una instalacin predeterminada, los campos de direccin no se incluyen en una bsqueda rpida de cuentas o contactos.
La bsqueda avanzada proporciona una herramienta de bsqueda ms eficaz para encontrar registros que coinciden con criterios complejos. Por ejemplo, use la bsqueda avanzada para identificar las cuentas de ciudades concretas con ingresos anuales superiores a cierto importe. Para definir una bsqueda avanzada, se debe especificar lo siguiente: El tipo de registro que se va a buscar. Los criterios de bsqueda. Las columnas de registro que desea mostrar.
La bsqueda avanzada solo puede devolver listas de un tipo de registro nico. Por ejemplo, no se pueden devolver cuentas y contactos en una sola lista.
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Algunas pruebas requieren un valor. Para estas pruebas, haga clic en Escribir valor y escriba el valor adecuado. Dependiendo del campo, el valor puede ser texto o una bsqueda de otro registro. Por ejemplo, la prueba Es igual a requiere un valor con el que se comparar el campo seleccionado. Sin embargo, la prueba Contiene datos no necesita un valor.
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NOTA: no es posible usar la bsqueda avanzada para especificar una consulta negativa. Por ejemplo, no puede consultar cuentas que no tienen ninguna oportunidad.
Para las vistas nuevas y copias de vistas, escriba un nombre y una descripcin opcional de la vista en la ventana Propiedades de la consulta. La vista guardada aparece en la pestaa Vistas guardadas del formulario de bsqueda avanzada, y la pgina de lista del tipo de registro aparece en el cuadro Ver bajo Mis vistas.
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Exportar a Excel
Se puede exportar cualquier lista de registros a Excel, incluidos los resultados de una bsqueda avanzada. Entre la opciones de exportacin se incluyen las siguientes: Hoja de clculo esttica Hoja de clculo dinmica Tabla dinmica
NOTA: los usuarios deben tener el privilegio Exportar a Excel para poder usar esta caracterstica.
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5. Haga clic en Exportar. 6. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en Guardar. 7. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique una ubicacin y un nombre de archivo y haga clic en Guardar.
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6. 7. 8.
NOTA: Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado para poder ver los datos de una hoja de clculo dinmica en las instalaciones locales mediante una implementacin orientada a Internet y Microsoft Dynamics CRM Online.
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6. Haga clic en Exportar. 7. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en Guardar. 8. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique una ubicacin y un nombre de archivo y haga clic en Guardar. NOTA: Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado para poder ver los datos de una tabla dinmica en las instalaciones locales mediante una implementacin orientada a Internet y Microsoft Dynamics CRM Online.
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La lista se debe ordenar por ciudad y, a continuacin, por nmero de centralita. Como administrador de Microsoft Dynamics CRM, usted decide crear una vista guardada llamada Cuentas de Gail y, a continuacin, compartir la vista guardada con Gail. Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.
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Guardar la consulta
1. Haga clic en Guardar. 2. Escriba Cuentas de Gail en el cuadro Nombre de cuenta. 3. Haga clic en Aceptar.
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Informes predeterminados
En una instalacin nueva de Microsoft Dynamics CRM se proporcionan varios informes predeterminados. Los informes cubren ventas, marketing y servicio. Los usuarios pueden agregar nuevos informes. Para ver los informes disponibles, siga estos pasos: 1. Vaya a rea de trabajo. 2. En Mi trabajo, haga clic en Informes. Hay varias vistas de informe, entre las que se incluyen las siguientes: Informes de marketing Informes de ventas Informes de servicio
Cada vista muestra los informes con la categora correspondiente. Algunos informes tienen ms de una categora y, por consiguiente, aparecen en ms de una vista.
Ejecucin de informes
Los informes se pueden ejecutar desde varias ubicaciones: El rea Informes bajo rea de trabajo. Desde una lista de registros. Desde un registro.
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Exportacin de un informe
Los informes se pueden imprimir o exportar. Entre los formatos de exportacin se incluyen los siguientes: XML con datos de informe CSV (delimitado por comas) Acrobat (PDF) MHTML (archivo web) Excel TIFF Word
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Introduccin
En la pgina Introduccin, un usuario puede decidir crear un nuevo informe o editar uno existente.
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Campos de diseo
En la pgina Campos de diseo, agregue las columnas y agrupacin necesarias para el informe. Un informe debe incluir una columna al menos. Los datos se pueden resumir usando la agrupacin en varios niveles.
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Para reordenar los niveles de agrupacin, cambie una columna a una agrupacin o una agrupacin a una columna
1. Seleccione un nivel de agrupacin o columna. 2. En Tareas comunes, haga clic en la flecha arriba (Aumentar a agrupacin de nivel superior) o la flecha abajo (Disminuir a columna o agrupacin de nivel inferior) como sea necesario.
Para limitar los informes a los grupos con los valores ms alto y ms bajo
NOTA: esta opcin solo est disponible si hay al menos una columna numrica 1. En Tareas comunes, haga clic en Establecer nmero superior o inferior. 2. En la lista Superior o inferior, seleccione Superior o Inferior. 3. En Nmero de grupos escriba el nmero de grupos que se mostrar. 4. Haga clic en Aceptar.
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En este tema se proporciona una descripcin de alto nivel de grficos y paneles. Para obtener ms informacin sobre estos elementos, consulte los cursos siguientes: Automatizacin de marketing de Microsoft Dynamics CRM 2011 Administracin de ventas de Microsoft Dynamics CRM 2011 Administracin de servicios de Microsoft Dynamics CRM 2011
Grficos
Los grficos presentan los datos grficamente y estn asociados a tipos de registro. Microsoft Dynamics CRM proporciona el diseador de grficos para crear los siguientes tipos de grficos: De columnas De barras De lneas Circular De embudo
Los grficos se pueden ver desde la lista principal de registros o desde la lista de registros asociados de un registro individual.
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Paneles
Los paneles de Microsoft Dynamics CRM proporcionan informacin general de los datos empresariales. Los paneles constan de los componentes siguientes: Grficos Listas IFrames Recursos web
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Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona varias herramientas para buscar y hacer informes sobre los datos. La bsqueda rpida es una manera fcil de que los usuarios busquen los registros por nombre. Para las bsquedas ms complejas, en este curso se describi la bsqueda avanzada. Con la bsqueda avanzada, los usuarios pueden crear tambin vistas personales para el acceso rpido a los registros importantes. Las opciones de informes examinadas en este curso se exportaron a Excel y el Asistente para informes de Microsoft Dynamics CRM.
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Evaluacin de conocimientos
1. Describa las limitaciones de la bsqueda rpida.
2. En cul de los campos siguientes se realiza la bsqueda rpida? ( ) Los campos especificados durante la bsqueda ( ) Los campos seleccionados para la bsqueda rpida por el administrador ( ) Todos los campos ( ) Solo los campos de texto 3. Un vendedor trabaja con un conjunto de cuentas de varias ciudades y desea ver una lista de estas cuentas en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Usar la bsqueda rpida ( ) Agregar las cuentas a una lista de marketing ( ) Crear un informe con el Asistente para informes ( ) Crear una vista guardada 4. A qu tipo de archivo se puede exportar una lista de registros? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Tabla dinmica ( ) Archivo con formato CSV ( ) Archivo XML ( ) Hoja de clculo esttica
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6. Cul de los siguientes tipos de grficos estn disponibles en el Asistente para informes? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Circular ( ) Barras apiladas ( ) Dispersin ( ) De lneas
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Describa las limitaciones de la bsqueda rpida. RESPUESTA MODELO: La bsqueda rpida tiene las siguientes limitaciones: No se busca en los registros inactivos. Solo se busca en los campos configurados para la bsqueda rpida. Solo se puede especificar una cadena de texto nica para la bsqueda 2. En cul de los campos siguientes se realiza la bsqueda rpida? ( ) Los campos especificados durante la bsqueda () Los campos seleccionados para la bsqueda rpida por el administrador ( ) Todos los campos ( ) Solo los campos de texto 3. Un vendedor trabaja con un conjunto de cuentas de varias ciudades y desea ver una lista de estas cuentas en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Usar la bsqueda rpida ( ) Agregar las cuentas a una lista de marketing ( ) Crear un informe con el Asistente para informes () Crear una vista guardada 4. A qu tipo de archivo se puede exportar una lista de registros? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Tabla dinmica ( ) Archivo con formato CSV ( ) Archivo XML () Hoja de clculo esttica
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actividad de campaa
ao fiscal
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Trmino asunto
Definicin Categora usada en una lista jerrquica para correlacionar y organizar informacin. Los temas se usan en el rbol de temas para organizar productos, documentacin de ventas y artculos de Knowledge Base. Nombre o estructura de un campo en una entidad de base de datos. Por ejemplo, apellidos, nombre y telfono son atributos de cada registro en una entidad PhoneList. El tamao de un campo y el tipo de informacin que contiene tambin son atributos de un registro de base de datos. Automatizacin de los procesos de negocio implicados en marketing: creacin y lanzamiento de campaas, focalizacin de mercados, recopilacin y anlisis de respuestas y adicin de respuestas al sistema de Microsoft Dynamics CRM. Nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros que el usuario posee o comparte. El nivel de acceso bsico es el ms restrictivo. La aplicacin hace referencia a este nivel como Usuario. Componente de programacin de Microsoft Dynamics CRM que se usa para ver y administrar citas y actividades de servicio. Cambio en el estado interno del sistema de Microsoft Dynamics CRM producido por la ejecucin de una operacin bsica en una o ms entidades. Programa de marketing diseado para lograr un resultado concreto, como presentar un nuevo producto o aumentar la cuota de mercado. La manera principal de lograr este resultado es la comunicacin de las ventajas de un producto o servicio para las personas y empresas. Las campaas incluyen ms de un mtodo de comunicacin, como anuncios impresos, descuentos promocionales y correo directo. Mtodo de comunicacin que crea una sola actividad para distribuirla a un grupo de listas de marketing, cuentas, contactos o clientes potenciales. Es diferente de las campaas, que admiten programas de marketing de extremo a extremo que tienen varias actividades. Protocolo que mejora la seguridad de la comunicacin de datos mediante una combinacin de cifrado de datos, certificados digitales y criptografa de clave pblica. SSL habilita la autenticacin y aumenta la integridad y privacidad de los datos a travs de las redes. SSL no proporciona autorizacin ni no rechazo. Capacidad de un recurso de generar una cantidad de resultados en un periodo especificado de tiempo. Actividad que realiza el seguimiento de la entrega de una carta. La actividad puede contener la copia electrnica de la carta. Problema notificado por un cliente y actividades que usan los representantes del servicio al cliente para resolverlo. A veces se denomina incidente o vale. Los casos estn asociados con frecuencia a contratos de servicio.
atributo
Automatizacin de marketing
bsico
campaa exprs
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Definicin Compilacin de todos los productos que estn disponibles para vender. Actividad representada por un intervalo de tiempo que tiene una hora de inicio, una hora de finalizacin y una duracin. Las citas no incluyen servicios o comprobaciones de conflictos y no se pueden buscar las horas disponibles. Cuenta o contacto con el que una unidad de negocio realiza una transaccin comercial. Un cliente potencial con quien debe ponerse en contacto un vendedor para calificarlo o descalificarlo como oportunidad de venta. Los clientes potenciales se convierten en cuentas, contactos u oportunidades cuando se califican. De lo contrario, se eliminan o se archivan. Contenedor que almacena elementos de trabajo. Hay colas que contienen casos y actividades del rea de trabajo y tambin colas de artculos de Knowledge Base. Rol de seguridad asignado a usuarios. Un comercial encuentra y califica a los clientes potenciales y trabaja con las oportunidades, cuentas y contactos para completar las actividades de ventas. Permitir que otro usuario o equipo tenga un nivel de acceso especificado a un registro, como un caso, una cuenta o un contrato. Por ejemplo, se puede compartir una cuenta con un equipo y especificar que sus miembros puedan leer el registro de la cuenta, pero que no tengan acceso de escritura al mismo. Entidad que vende productos o servicios similares y compite por el mismo segmento de clientes. Lgica de negocios personalizada (cdigo compilado) que se ejecuta en respuesta a un evento de Microsoft Dynamics CRM. Para que se invoque un complemento cuando se desencadena un evento, debe registrar el cdigo del complemento con el evento deseado. En Microsoft Dynamics CRM 3.0, los complementos se compilaban en un ensamblado .NET y se conocan como llamadas. Un complemento tambin se puede denominar controlador de eventos. Estado de una expresin o una variable (por ejemplo, cuando un resultado puede ser verdadero o falso, igual que o no igual que). Instruccin a una base de datos para devolver un conjunto de registros o realizar una accin especificada en un conjunto de registros. Persona que representa a un cliente o cliente potencial, o individuo relacionado con una cuenta. Por ejemplo, una persona que adquiere productos o servicios para su uso particular o un empleado de una cuenta. Un contacto tambin puede ser una persona implicada en una transaccin empresarial, como un proveedor o un compaero.
cola
comercial
compartir
competidor complemento
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Trmino contrato
Definicin Acuerdo para proporcionar soporte durante las fechas de cobertura especificadas o durante un nmero de casos o un periodo de tiempo determinados. Cuando los clientes se ponen en contacto con el servicio al cliente, el nivel de soporte que reciben depende de su contrato. Actividad entregada con protocolos de correo electrnico. Persona o negocio al que el vendedor intenta vender un producto o servicio. Empresa a la que se facturan las transacciones comerciales. Objetivo de ingresos especificado como importe monetario que se ha asignado a un comercial para un perodo fiscal especificado. Un nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene el acceso a los registros dentro de su unidad de negocio y bajo la jerarqua de la unidad de negocio. La aplicacin hace referencia a este nivel como Primario: unidades de negocio secundarias. Serie de pasos y reglas de accin interrelacionados que guan la transicin entre estos pasos. La definicin debe incluir una entidad principal y eventos que activan la ejecucin del flujo de trabajo. Derecho concreto asignado a un usuario para una instancia o registro de entidad. Los principales ejemplos son los permisos para leer, escribir, anexar, eliminar, compartir y asignar. Reduccin en el precio de venta de productos o servicios, normalmente ofrecido por el vendedor cuando el comprador est de acuerdo en cumplir unas condiciones concretas. Almacena la informacin de direccin y envo de un cliente. Esta entidad se utiliza para almacenar las direcciones adicionales de una cuenta. Perodos de tiempo en que un registro puede programarse para participar en una actividad de servicio. Documentos que se crean con informacin especfica sobre productos y/o servicios, y se entregan a los clientes para ayudarles a aumentar las ventas. Cantidad de tiempo que un registro est activo. Informacin sobre cmo asignar precio a un producto en el nivel de precio especificado, que incluye el mtodo de asignacin de precio, la opcin de redondeo y el tipo de descuento basado en una unidad de producto especificada. Entidad que proporciona mercancas y/o servicios a otros. Elemento concreto o abstracto representado por un nombre, como empleado, cliente o pedido. Una entidad administra los datos de una aplicacin. Entidad que forma parte de la instalacin predeterminada de Microsoft Dynamics CRM, por ejemplo, una cuenta.
descuento
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Definicin Persona o grupo que puede poseer u obtener acceso a una instancia de entidad en el sistema. Hay dos tipos de entidades de seguridad en Microsoft Dynamics CRM: usuarios y equipos. Entidad utilizada por Microsoft Dynamics CRM para administrar todos los procesos internos, como flujos de trabajo, trabajos asincrnicos y otros trabajos internos. No se puede eliminar ni personalizar ninguna entidad del sistema. Construccin de programacin que permite escribir cdigo que funcionar con entidades que no se han definido todava. Entidad que se puede agregar al sistema despus de la instalacin para tratar necesidades de negocio concretas de la organizacin. Entidad con la que est asociada una entidad relacionada. Tipo de instancia de entidad asociado con otro tipo de instancia de entidad. Por ejemplo, la mayora de las entidades tienen una entidad de notas relacionada. Herramientas o activos que se usan para realizar una actividad de servicio. Grupo de usuarios que comparten registros empresariales y colaboran. Un equipo puede contener miembros donde todos informan a una unidad de negocio o miembros que informan a diferentes unidades de negocio. Definicin de la estructura de un archivo XML. Un esquema contiene informacin de propiedad cuando pertenece a los registros y campos de la estructura. Estado de un registro o una actividad. Por ejemplo, un caso puede estar Activo o Resuelto, y una actividad de correo electrnico puede tener un estado de Borrador o Enviado. Las reglas de flujo de trabajo tambin usan el estado para determinar cundo se debe pasar a la fase siguiente en un flujo de trabajo o proceso de venta. Cualquier aparicin significativa en el sistema o una aplicacin que activa una notificacin. En Microsoft Dynamics CRM, un evento es normalmente una accin del sistema o del usuario que se detecta y en la que actan el sistema de flujo de trabajo o los formularios web del cliente. Un evento que se produce como parte de la operacin principal de la plataforma para la que los complementos registrados se ponen en cola para ejecutarlos despus. Evento que se produce como parte de la operacin principal de la plataforma para la que los complementos registrados se ejecutan al instante. Pedido que se ha facturado. Tambin es un registro de una venta a una cuenta, que incluye los detalles de los productos o servicios comprados.
entidad dinmica entidad personalizada entidad principal entidad relacionada equipamiento equipo
esquema
estado
evento
evento asincrnico
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Trmino fax
Definicin Actividad que realiza el seguimiento del resultado de la llamada y el nmero de pginas. Opcionalmente, almacena la copia electrnica del documento real. Lenguaje de consultas basado en XML que se utiliza para recuperar informacin de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Automatizacin de los procesos empresariales, donde los documentos y tareas de la empresa se pasan automticamente de un usuario a otro para que se realice una accin, conforme a una secuencia definida. Nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros en cualquier lugar de la organizacin. La aplicacin hace referencia a este nivel como Organizacin. Dos o ms recursos (usuarios, instalaciones o equipamiento) que se pueden programar de forma intercambiable. Idioma predeterminado de la implementacin de Microsoft Dynamics CRM de la organizacin. Marco flotante incorporado sin ventana, normalmente utilizado para incluir en un formulario pginas web, como una pgina de un sitio de Microsoft SharePoint, una seccin de HTML como un botn o una aplicacin personalizada. Proceso de distribuir e instalar un programa de software en toda la organizacin. Una implementacin es una instalacin nica de Microsoft Dynamics CRM. Problema de servicio al cliente que comunica un cliente y actividades que usan los representantes del servicio al cliente para resolverlo. Coleccin y agrupacin de datos profesionales que responde una pregunta o agrega los datos de alguna manera. Recurso que se puede programar. Espacio fsico, como una sala de conferencias o un rea de servicios, donde se puede realizar una actividad de servicio. Instancia en ejecucin de la definicin de flujo de trabajo. Implementacin personalizada de una aplicacin Microsoft Dynamics CRM (ms cualquier funcionalidad definida por un socio fuera del mbito de Microsoft Dynamics CRM) que utilice los servicios bsicos de Microsoft Dynamics CRM. Una instancia utiliza un almacn nico o una unidad de implementacin de servicio, normalmente una base de datos o clster de bases de datos. Instancia en ejecucin de un proceso.
global
implementacin
incidente (caso) informes instalacin/ equipamiento instalaciones instancia de flujo de trabajo instancia de la aplicacin
instancia de proceso
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Trmino KB kit
Definicin Vea otro trmino: Knowledge Base. Grupo de elementos finalizados que componen un conjunto. En Microsoft Dynamics CRM, un kit consta de un conjunto de productos en el catlogo de productos. Caracterstica de Microsoft Dynamics CRM que proporciona un proceso para crear un borrador, enviar, revisar y publicar artculos sobre los productos y servicios de una organizacin. Los usuarios con privilegios de seguridad de nivel de administrador pueden aprobar, rechazar, agregar comentarios y anular la publicacin de artculos enviados para revisin. Gramtica XML que los desarrolladores de software y las herramientas de desarrollo usan para representar las capacidades de un servicio web XML.
Knowledge Base
Conjunto de la funcionalidad de la aplicacin Microsoft Dynamics CRM adquirida por una organizacin. Cada tipo de licencia est asociado a un grupo de privilegios. Elemento de lnea en un contrato que describe el servicio al cliente que se debe proporcionar. Una lnea de contrato con frecuencia incluye informacin de precios e indica cmo se dar cobertura al soporte. Grupo de reducciones de precio que se pueden aplicar a un producto en funcin del volumen adquirido. Grupo de cuentas, contactos o clientes potenciales que se identifican a travs de sus caractersticas demogrficas, por ejemplo, las personas o empresas que podran ser las ms receptivas para una campaa. Por ejemplo, para presentar un nuevo producto, puede crear una lista de marketing de cuentas que han comprado previamente productos similares y enviarles folletos sobre el nuevo producto. Compilacin de precios especficos que se pueden cargar por cada unidad de venta de un producto. Los vendedores usan las listas de precios para fijar el precio de una oferta a un cliente. Adems, se puede agregar una lista de precios predeterminada a un producto. Trmino de Microsoft Dynamics CRM Dynamics 3.0. Vea complemento. Actividad para el seguimiento de una llamada de telfono. Nivel de acceso de un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros dentro de su propia unidad de negocio. La aplicacin hace referencia a este nivel como Unidad de negocio. Representacin XML de la estructura del Panel de navegacin en Microsoft Dynamics CRM, que incluye las reas, grupos y subreas donde se muestran las entidades y los privilegios asociados a cada subrea.
lnea de contrato
lista de precios
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Trmino marco de migracin de datos de Microsoft Dynamics CRM metadatos Microsoft Dynamics CRM
Definicin Conjunto de herramientas diseado para pasar los datos de un sistema de origen a un sistema de destino.
Informacin sobre las propiedades de datos, como el tipo de datos representados en la base de datos. Aplicacin de administracin de relaciones con clientes (CRM) que se usa para automatizar las funciones de venta y marketing, y para administrar las actividades de venta y servicio en una organizacin. Se puede obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM desde el sitio web y desde Microsoft Office Outlook, mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Aplicacin cliente que proporciona un subconjunto de la funcionalidad de la aplicacin Microsoft CRM en Microsoft Office Outlook. Microsoft Dynamics CRM sincroniza una copia local de los contactos, tareas, citas y datos de correo electrnico de los usuarios con Outlook. Aplicacin cliente que permite trabajar sin conexin con el servidor de Microsoft Dynamics CRM. Puede crear mensajes de correo electrnico de Microsoft Dynamics CRM que se enviarn cuando vuelva a conectarse. Si enva mensajes de correo de Outlook, se envan inmediatamente. Soporte tcnico que el servicio al cliente debe proporcionar para un caso. El contrato de servicio que un cliente compra determina el nivel de servicio de los casos asociados. Nombre que identifica una entidad de forma exclusiva. Elemento pequeo de informacin que se puede anexar a cualquier registro. Las notas se pueden anexar a un solo registro. Oferta formal de productos o servicios, para los que se proponen precios especficos y condiciones de pago relacionadas. Operacin principal que el sistema va a realizar. Algunos ejemplos de operaciones son Crear, Actualizar, Suprimir, Combinar, Enviar, Asignar, Establecer estado y Conceder acceso. En una consulta, un operador que conecta dos expresiones, dos subclusulas o una combinacin de una expresin y una subclusula. Existen tres operadores lgicos principales: AND, OR, NOT. Evento generador de posibles ingresos o venta a una cuenta del que se debe mantener un seguimiento a travs de un proceso de venta hasta que se complete. Nivel superior de la jerarqua empresarial. La organizacin se divide en unidades de negocio. Solo puede haber una organizacin por implementacin. Palabra asociada con un artculo para identificar el artculo en una bsqueda.
Microsoft Dynamics CRM para Outlook Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexin nivel de servicio
oportunidad
organizacin
palabra clave
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Definicin Usuario vinculado con una cita o una actividad de servicio. Usuario vinculado con una cita o una actividad de servicio. Un usuario puede ser el propietario, organizador, recuro necesario o recurso opcional para la cita o recurso. Solicitud confirmada de entrega de mercancas o servicios en funcin de trminos especficos. Un pedido es una oferta que ha sido aceptada por un cliente. Divisin de un ao fiscal que se refleja en los informes financieros. Los perodos contables comunes son das, semanas, meses, trimestres o aos. Modificacin o adicin de entidades, atributos, formularios y vistas en la aplicacin Microsoft Dynamics CRM tal como se distribuy. Marco de trabajo para crear un mensaje de correo electrnico, un contrato o un artculo. Las plantillas se usan para garantizar diseos y contenido coherentes en tipos de documentos similares. Plantilla para un contrato que contiene los atributos estndar de un contrato. Plantilla para mensajes de correo electrnico que contiene los atributos estndar de un mensaje de correo electrnico. Un proceso no diseado para ejecutarlo, sino que se usa como punto inicial para crear otros procesos. Dispositivo, bus, funcin o proceso en un nivel de una jerarqua. El elemento principal controla el comportamiento de los componentes que estn bajo l en la jerarqua. En Microsoft Dynamics CRM, la relacin entre las entidades controla la propagacin de acciones del elemento primario al secundario en la jerarqua. Derecho de un usuario de realizar una accin especfica en un tipo de entidad especfico o de realizar una tarea. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuacin, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones. Definicin para un flujo de trabajo automatizado compuesto de pasos, que incluye las acciones que el flujo de trabajo debe realizar en cada paso y las reglas que el flujo de trabajo debera usar para continuar al paso siguiente. Vea definicin de flujo de trabajo. Entidad que contiene informacin sobre los productos y sus precios. Elemento de lnea en una factura que contiene informacin de facturacin detallada. Asociacin entre una oportunidad y un producto.
pedido
privilegio
proceso
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Definicin Elemento de lnea de un pedido de venta. Verbo: cotejo de programaciones de recursos para buscar un perodo de tiempo disponible para una actividad de servicio. Nombre: lista de horas en que un recurso est disponible para trabajar. Adems, lista de actividades de servicio para un perodo de tiempo especfico. Descripcin del estado de un registro o actividad. Por ejemplo, si un caso tiene el estado Activo, la razn para el estado podra ser Bajo investigacin o Esperando detalles. Usuario que realiza un servicio, o el equipamiento o las instalaciones necesarios para un servicio. Instancia de una entidad en una base de datos. El proceso de publicar un flujo de trabajo. La publicacin de un flujo de trabajo crea una activacin de flujo de trabajo. Conjunto de criterios que especifica el personal, el equipamiento, las instalaciones o los grupos de recursos necesarios para realizar un servicio, o cmo seleccionar estos recursos en funcin de parmetros como la cantidad y la capacidad. Coleccin de restricciones del servicio impuestas en un recurso. Relacin entre un cliente y un socio en la que ambos pueden ser una cuenta o un contacto. Tipo de rol de relacin que describe la relacin entre una cuenta o un contacto y una oportunidad. Rol de seguridad que se puede asignar a los usuarios en Microsoft Dynamics CRM. Un representante de servicio al cliente (CSR) proporciona servicio a los clientes de la organizacin o la unidad de negocio mediante la apertura y resolucin de casos, entre otras actividades. Actividad que incluye informacin como la descripcin de la resolucin, el estado de facturacin y la duracin del caso. Entidad que captura las respuestas de nuevos clientes potenciales o existentes para una campaa. Limitacin de cundo un recurso puede realizar un servicio especfico. Vea otro trmino: rol de seguridad. Definicin de un lado de una relacin comercial entre cuentas, oportunidades o contactos.
razn para el estado recurso registro de entidad registro de flujo de trabajo regla de seleccin
resolucin del caso respuesta de campaa restriccin de servicio rol rol de relacin
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Definicin Conjunto definido de privilegios. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que este puede realizar y qu partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. Tipo de trabajo que uno o varios recursos realizan para un cliente. Los servicios son actividades que se pueden programar. Funcionalidad para asegurarse de que los clientes de una empresa, ya sean personas u otras empresas, pueden mantenerse en comunicacin con esa empresa para garantizar que reciben los niveles de servicio necesarios antes, durante y despus de comprar los productos o servicios de la empresa. Unidad de lgica de la aplicacin que proporciona datos y servicios a otras aplicaciones que se pueden invocar mediante protocolos de transporte de Internet estndar como Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP), Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) o Protocolo de transferencia de archivos (FTP). Los servicios web pueden realizar funciones que van desde solicitudes simples a procesos de negocio complicados. Ubicacin del negocio a la que estn asignados los recursos. Las ubicaciones se usan para garantizar que todos los recursos necesarios para un servicio se encuentren en el mismo lugar fsico. Capacidad de un subproceso de ejecutarse en el contexto de seguridad de una entidad de seguridad diferente a la entidad de seguridad que inici el proceso. De esta forma normalmente un proceso puede obtener acceso a los recursos en nombre de un usuario. Actividad genrica que representa trabajo que se debe hacer. Se puede realizar el seguimiento de una tarea en el sistema de principio a fin. Unidad de medida. Empresa, divisin o departamento que se encuentra en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Unidad de negocio situada inmediatamente debajo de otra en la jerarqua empresarial de una organizacin. Compilacin de las diferentes medidas en las que est disponible un producto. Una unidad de venta contiene la unidad base en la que un producto est disponible, por ejemplo, un envase de dos litros. Despus se indican todos los incrementos distintos en los que se empaqueta esta unidad para su venta, como botellas de dos litros individuales o cajas de seis botellas de dos litros, as como la medida de la unidad principal. Relacin jerrquica que se crea o visualiza desde la entidad principal. Muchas instancias de la entidad relacionada pueden hacer referencia a cualquier instancia de la entidad principal.
servicio web
sitio
suplantacin
uno a varios
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Definicin Una persona que tiene acceso al sistema de Microsoft Dynamics CRM y que posee registros en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Relacin jerrquica creada o visualizada desde la entidad relacionada. Muchas instancias de la entidad relacionada pueden hacer referencia a una sola instancia de la entidad principal. Relacin que permite que los usuarios relacionen una o ms instancias de entidad desde otra entidad con una instancia de la entidad actual. Una relacin de varios a varios puede ser de autorreferencia. Esto significa que una o ms instancias de entidad diferentes de la entidad actual se pueden relacionar con una instancia de la misma entidad. Filtro aplicado a una lista de registros. Los usuarios pueden elegir distintas vistas que contienen todos los registros o actividades de un tipo determinado o que forman un subconjunto de dicho tipo. Vista de datos en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM utilizada para informes y archivos dinmicos exportados de Microsoft Office Excel. Cuando los usuarios ven un informe o archivo que usa una vista filtrada, solo pueden ver los datos que tienen permiso para ver. Entidad que representa regiones de ventas.
varios a varios
vista
vista filtrada
zona de ventas
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