I.

LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA Los papeles de trabajo son el vnculo conector entre los registros de contabilidad del cliente y el informe de los auditores. Ellos documentan todo el trabajo realizado por los auditores y constituyen la justificacin para el informe que estos presentan. Algunos papeles de trabajo adquieren la forma de conciliaciones bancarias o anlisis de cuentas del mayor; otros pueden consistir en fotocopias de minutas o actas de las reuniones de los directores; otros pueden ser grficas o diagramas de flujo de control interno del cliente. Los balances de prueba de trabajo, los programas de auditora, los cuestionarios del control interno, las cartas de representacin obtenidas del cliente y de la asesora legal al mismo, las formas de confirmacin devuelta: todas estas planillas sumarias, listas, notas y documentos hacen parte de los papeles de trabajo de los auditores. Por otro lado, el trmino papeles de trabajo de auditora tiene una gran cobertura; pues la opinin del socio se desarrolla principalmente al revisar los papeles de trabajo preparados por el personal de auditora. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben contener o ser el soporte necesario para expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros del cliente. Asimismo, a medida que los auditores pasan de un cliente a otro encuentran diferentes operaciones de negocios y diferentes clases de registros y de controles de contabilidad. Se deduce entonces que los auditores deben confeccionar la forma y contenido de sus papeles de trabajo de manera que encajen dentro de las circunstancias de cada contrato. II. FUNCIONES DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo de auditora ayudan a los auditores en diversas formas importantes al proporcionar un medio de asignar y coordinar el trabajo de auditora: a) Ayudar a los auditores seniors, gerentes y socios en la supervisin y revisin del trabajo b) Servir de soporte para el informe de los auditores c) Documentar el cumplimiento por parte de los auditores de las normas de auditora generalmente aceptadas relacionadas con el trabajo de campo d) Ayudar en la planificacin y realizacin de auditoras futuras del cliente. Adicionalmente, los papeles de trabajo proporcionan informacin til en la presentacin de servicios profesionales adicionales, como la preparacin de las declaraciones de renta, la elaboracin de recomendaciones para mejorar el control interno y la presentacin de servicios de consultora. 2.1. Asignacin y coordinacin del trabajo de auditora: la mayora de las auditoras son un esfuerzo conjunto. El trabajo de estos diferentes auditores es coordinado a travs de los papeles de trabajo, que puede ser delegado convenientemente mediante la asignacin de la responsabilidad de completar diferentes papeles de trabajo a los diferentes asistentes.

El auditor senior podra elaborar los encabezamientos de columna en un papel de trabajo y asentar o documentar una o dos transacciones de muestra, solicitando la terminacin del papel a un auditor asistente. En esta forma, un senior puede iniciar y supervisar el trabajo de diversos asistentes simultneamente. Con frecuencia, no es posible complementar todo el trabajo en una cuenta a la vez. Por ejemplo, el efectivo disponible puede ser contado en la fecha del balance general, pero las confirmaciones de los saldos bancarios solo se reciben despus e una semana o ms, a medida que se completa cada paso en la verificacin del saldo de efectivo del cliente, se llena un papel de trabajo, para ser ampliado y actualizado a medida que se obtiene informacin adicional. Por tanto, el trabajo de auditora en una cuenta dada podra iniciarse al comienzo del contrato por un asistente y podra ser terminado mas adelante por otro. 2.2. Supervisin y revisin del trabajo de los asistentes: a medida que los papeles de trabajo son terminados por los auditores junior o asistentes, stos son revisados por el senior que tiene a su cargo el trabajo. Si el senior encuentra fallas o defectos en el trabajo de un asistente, escribir una nota de revisin al asistente, en la que explica la forma como deben ser complementados los papeles de trabajo. Una vez que el senior est satisfecho con los papeles de trabajo, stos sern entregados al gerente, quien realizar una revisin similar. Si el gerente tiene alguna pregunta o encuentra algn problema, los papeles de trabajo son devueltos nuevamente al personal de auditora con las notas de revisin del gerente. Despus que el gerente est satisfecho con los papeles de trabajo y el trabajo es revisado por uno o varios de los socios. Este proceso de niveles sucesivos de revisin ayuda a asegurar que el trabajo del personal de auditora sea revisado y supervisado cuidadosamente. A medida que se termina cada revisin, el revisor firma con sus iniciales los papeles de trabajo. 2.3. Apoyo al informe: los papeles de trabajo deben contener evidencia adecuada y documentacin para convencer al socio que ha cumplido el contrato, y que es apropiado para la firma de CPA emitir un tipo particular de opinin sobre los estados financieros del cliente. El socio sabe que siempre existe algn riesgo de que los inversionistas puedan sufrir prdidas y demandar a los CPA alegando una auditora inapropiada. Por consiguiente, el socio desear estar seguro de que el informe de los auditores est apoyado y justificado por la evidencia contenida en los papeles de trabajo. 2.4. Cumplimiento de las normales del trabajo de campo: los auditores son responsables por prdidas sufridas por los usuarios de los estados financieros si la auditora no fue realizada en concordancia con las normas de auditora generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo son el medio principal mediante el cual los auditores pueden demostrar su cumplimiento de las normas del trabajo de campo. Por tanto, los papeles de trabajo deben probar documentalmente una planeacin adecuada y una supervisin

apropiada sobre los asistentes, una comprensin suficiente del control interno y la reunin de materia de evidencia competente y la suficiente para ofrecer una base razonable para la opinin. 2.5. Planeacin y realizacin de una auditora subsiguiente: los papeles de trabajo de la auditora anterior de un cliente particular proporcionan una gran cantidad de informacin que es til en la planeacin y realizacin e la siguiente auditora. Por ejemplo, los papeles de trabajo del ao anterior muestran cunto tiempo fue requerido para realizar la auditora, proporcionan una idea del control interno del cliente y refrescan la memoria de los auditores sobre problemas especiales encontrados durante la contratacin. Adicionalmente, algunos papeles de trabajo, como de terrenos, bonos por pagar o acciones de capital pueden ser actualizados de un ao al siguiente con muy poco esfuerzo. Finalmente, pueden utilizarse los papeles de trabajo de la auditora anterior como punto de partida para el diseo de los papeles de trabajo del ao en curso. Pero los auditores deben determinar si es aun apropiado el diseo y deben tratar de mejorarlo. III. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO Para realizar una auditora satisfactoria, se dar a los auditores acceso ilimitado a toda la informacin sobre el negocio del cliente. Gran parte de esta informacin es confidencial, como los mrgenes de utilidad sobre los productos individuales, los planes tentativos de combinaciones de negocios con otras compaas y los salarios de los empleados de todos los niveles. Los empleados de alto nivel de la compaa cliente no estaran dispuestos a entregar a los auditores informacin que est restringida para los competidores, empleados y otros, a menos que puedan confiar en que los auditores mantienen silencio profesional sobre estos asuntos. Gran parte de la informacin obtenida por los auditores en confianza se registra en sus papeles de trabajo; por consiguiente, la naturaleza de los papeles de trabajo es confidencial. El cdigo de conducta profesional del AICPA incluye una regla que generalmente prohbe a los miembros en ejercicio pblico revelar informacin confidencial. Bajo circunstancias normales, los auditores consideran la informacin confidencial como informacin que no debe ser divulgada por fuera de la organizacin del cliente. Pero la naturaleza confidencial de la informacin en los papeles de trabajo de los auditores tiene otra dimensin; con frecuencia, sta no debe ser divulgada dentro de la organizacin del cliente. Si, por ejemplo, el cliente no desea que algunos empleados conozcan los niveles salariales de los ejecutivos, obviamente los auditores no deben contrariar esta poltica divulgando sus papeles de trabajo a personal del cliente no autorizado. Adems, los papeles de trabajo pueden identificar cuentas particulares, sucursales, o periodos que ser objetos de prueba de los auditores; permitir que los empleados del cliente se enteren de esto con anticipacin debilitara la importancia de las pruebas.

Puesto que los papeles de trabajo de auditora son altamente confidenciales, stos deben ser cuidados en todo momento. La proteccin de los papeles de trabajo generalmente significa mantenerlos bajo llave en un gabinete de archivo o en cualquier forma segura cuando no se estn utilizando. IV. PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA Son de propiedad de los auditores, no del cliente. En ningn momento el cliente tiene derecho a exigir acceso a stos. Despus de la auditora, los papeles de trabajo son conversados por los auditores. Algunas veces los clientes encuentran til referirse a la informacin de los papeles de trabajo de los auditores de aos anteriores. Generalmente los auditores de aos anteriores. Generalmente los auditores estn dispuestos a proporcionar esta informacin, pero sus papeles de trabajo no deben ser considerados como un sustituto para los propios registros contables del cliente. V. PAPELES DE TRABAJO Y LA RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES Son el registro principal de la medida de los procedimientos aplicados y de la evidencia reunida durante la auditora. Si los auditores, despus de terminar un contrato, son acusados de negligencia. Los papeles de trabajo de su auditora sern un factor importante para rechazar o sustentar la acusacin. Si estos papeles no estn preparados apropiadamente, tiene igual probabilidad de perjudicar a los auditores como de protegerlos. Si se presenta una demanda contra los auditores, los demandantes exigirn por citacin los papeles de trabajo delos auditores y los analizarn en gran detalle, en busca de contradicciones, omisiones o cualquier evidencia de descuido o fraude. Esta posibilidad sugiere la necesidad de que las firmas de contadura pblica efecten una revisin crtica de sus propios papeles de trabajo al final de cada contrato. Durante esta revisin, los auditores deben tener en cuenta que cualquier estado contradictorio no explicado o evidencia que no sea consistente con las conclusiones finalmente alcanzadas pueden ser utilizados en una fecha posterior para apoyar una acusacin de auditora inapropiada. Diferencias de opinin: en ocasiones surgirn inconsistencias en los papeles de trabajo, puesto que miembros diferentes del personal de auditora, por ejemplo, un senior y el socio del contrato llegan a conclusiones diferentes sobre algn asunto complejo de auditora o de contabilidad. En esos casos, los auditores en desacuerdo deben estudiar el asunto para ver si pueden llegar a un acuerdo. Si pueden lograrlo, los papeles de trabajo pueden ser revisados de manera que reflejen su opinin comn. Si no pueden llegar a un acuerdo, predominar la opinin del socio encargado del contrato, con respecto a la ltima decisin. En la eventualidad de que un profesional del personal de auditora elija documentar su desacuerdo, el socio encargado obviamente deber presentar un memorando cuidadosamente escrito con documentacin extremadamente completa al respaldar el razonamiento implcito en la ltima decisin de la firma.

VI. TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO Puesto que los papeles de trabajo respaldan una diversidad de informacin reunida por los auditores, hay diversos tipos de papeles. Sin embargo, la mayora de los papeles de trabajo pueden agruparse en ciertas categoras generales: 6.1. Papeles de trabajo administrativos de auditora: la auditora es una actividad compleja que exige planeacin, supervisin, control y coordinacin. Ciertos papeles de trabajo estn diseados especficamente para ayudar a los auditores a planificar y administrar los contratos. Estos papeles de trabajo incluyen planes y programas de auditora, cuestionarios de control interno y diagramas de flujo, cartas de contratacin y presupuestos de tiempo. Los memorandos del proceso de planeacin y las discusiones significativas con la gerencia del cliente son considerados tambin papeles de trabajo administrativos. 6.2. Balance de prueba de trabajo: es una cdula, o planilla sumaria u hoja de trabajo que resuma los saldos de las cuentas en el mayor general durante el ao en curso y el anterior, y tambin proporciona columnas para las propuestas de ajustes y reclasificaciones por parte de los auditores y para los montos finales que aparecern en los estados financieros. Un balance de prueba de trabajo es la columna vertebral de todo este conjunto de papeles de trabajo de auditora; sta es la planilla clave que controla y resume todos los papeles de apoyo. 6.3. Planillas u hojas sumarias: se preparan para combinar cuentas del mayor general de prueba de trabajo como una sola cifra. 6.4. Asientos de ajuste de diario y asientos de reclasificacin: durante el curso de un contrato de auditora, los auditores pueden descubrir diversos tipos de errores en los estados financieros y registros contables del cliente. Estos errores pueden ser grandes o pequeos en cuento al monto; pueden surgir de la omisin de transacciones o del uso incorrecto de las cifras; o pueden ser resultado de una clasificacin inapropiada o del corte de documentos, o de la mala interpretacin de las transacciones. Generalmente estos errores son accidentales; sin embargo, los auditores puede descubrir que existe fraude en los registros contables. Para corregir los errores materiales o el fraude descubierto en los estados financieros y los registros contables, los auditores elaboran o proponen asientos de ajuste, de diario que ellos recomiendan hacer en los registros de contabilidad del cliente. Adicionalmente, los auditores elaboran asientos de reclasificacin en el diario, debe ser reclasificados para su presentacin correcta en los estados financieros del cliente. 6.5. Planillas u hojas de trabajo de apoyo: es el listado de los elementos o detalles que conforman el saldo en una cuenta del activo o del pasivo en una fecha especfica.

6.6. Conciliaciones: con frecuencia, los auditores desean probar la relacin entre las cifras obtenidas de fuentes diferentes. Cuando lo hacen, obtienen o preparan los papeles de trabajo conocidos como conciliaciones. Esta conciliaciones proporcionan evidencia sobre la precisin de una o ambas cifras y son importantes para la auditora de muchas cuentas, incluidos el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios. VII. ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Generalmente los auditores mantienen dos archivos de papeles de trabajo para cada cliente: 7.1. Archivos corrientes: es til organizar los archivos corrientes alrededor del ordenamiento de las cuentas en los estados financieros del cliente. Los papeles de trabajo administrativos generalmente constituyen el inicio de los archivos corrientes, incluidos un borrador de los estados financieros y el informe de los auditores. Estos papeles de trabajo estn acompaados por los balances de prueba de trabajo y los asientos de ajuste y de reclasificacin. 7.2. Archivos permanentes: cumple tres propsitos: a) Refrescar la memoria de los auditores en los renglones aplicables durante un periodo de muchos aos b) Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rpido de las polticas y de la organizacin del cliente c) Conservar los papeles de trabajo de los renglones que muestran relativamente pocos cambios o ningn cambio, eliminando as la necesidad de su preparacin ao tras ao.