Manual de Procedimientos Logísticos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGSTICA Y DISTRIBUCIN. LD-1000

2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.
Procesos y Procedimientos
realizado por el Departamento de Gestin de Calidad
El siguiente documento es titulado "Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000", y est referido a las normas y pasos a seguir para la ejecucin de cada una de las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Logstica y Distribucin de Distribuidora Angel's Occidente C.A. Este manual tiene aplicacin en cada una de las sedes de esta organizacin . Si est utilizando una versin impresa de este Manual debe asegurarse que la misma este actualizada.
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este documento puede ser copiado o reproducido de alguna manera - sea grfico, impreso, fotocopiado o reproducido digitalmente - sin el permiso de sus publicadores. Impreso: Diciembre 2006 en Maracaibo, Edo Zulia. Rep. Bolivariana de Venezuela
Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

N APROBACIN: ELABORADO POR: DPTO. GESTIN DE CALIDAD FECHA: FECHA: 28/12/2006 PGINA: LTIMA REVISIN: CDIGO: LD-1000
Tabla de Contenidos
1
Seccin I Introduccin
1 Resumen Introductorio ................................................................................................................................... 3 2 Estructura Organizativa ................................................................................................................................... 4 3 Diagrama de Contexto ................................................................................................................................... 5 4 Diagrama de Despliegue ................................................................................................................................... o 1er Orden 6 5 rbol de Procedimientos ................................................................................................................................... 7 6 Definiciones ................................................................................................................................... 8
Seccin II Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

1 Objetivo 2 Alcance 4 Normativa
13
................................................................................................................................... 13 ................................................................................................................................... 13 ................................................................................................................................... 13
3 Responsable ................................................................................................................................... del Proceso 13 5 Procedimiento ................................................................................................................................... 15 6 Diagrama de................................................................................................................................... Flujo 17 7 Documentos................................................................................................................................... Relacionados 19 8 Instructivos ................................................................................................................................... 20
LD-1001-1 LD-1001-2 LD-1001-3 LD-1001-4 .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... 20 21 22 23
Seccin III Recepcin de Productos que quedaron en
Piso (LD-1002)
30
................................................................................................................................... 30 ................................................................................................................................... 30 ................................................................................................................................... 30
LD-1002-1 .......................................................................................................................................................... 34

II
Seccin IV Recepcin de Mercanca Afectada en el
Transporte Naviero (LD-1003)

41
................................................................................................................................... 41 ................................................................................................................................... 41 ................................................................................................................................... 41
3 Responsable ................................................................................................................................... del Proceso 41 5 Procedimiento ................................................................................................................................... 42 6 Diagrama de................................................................................................................................... Flujo 43 7 Documentos................................................................................................................................... Relacionados 45
Seccin V Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004)

47
................................................................................................................................... 47 ................................................................................................................................... 47 ................................................................................................................................... 47
LD-1004-1 .......................................................................................................................................................... 51
Seccin VI Configuracin de Colecciones (LD-1005)

53
................................................................................................................................... 53 ................................................................................................................................... 53 ................................................................................................................................... 53
Mtodo de Trabajo .......................................................................................................................................................... (LD-1005-1) Objetivo ......................................................................................................................................................... Alcance ......................................................................................................................................................... Responsable ......................................................................................................................................................... del Proceso Normativa ......................................................................................................................................................... Procedimiento ......................................................................................................................................................... Documentos ......................................................................................................................................................... Relacionados LD-1005-1-1 ......................................................................................................................................................... 58 58 58 58 58 60 61 62
II

III
Seccin VII Control de Inventario (LD-1006)

64
................................................................................................................................... 64 ................................................................................................................................... 64 ................................................................................................................................... 64
LD-1006-1 .......................................................................................................................................................... 67
Seccin VIII Despacho de Equipos y Colecciones
(LD-1007)
70
................................................................................................................................... 70 ................................................................................................................................... 70 ................................................................................................................................... 70
Evaluacin de .......................................................................................................................................................... Transportistas (LD-1007-1) Objetivo ......................................................................................................................................................... Alcance ......................................................................................................................................................... Responsable ......................................................................................................................................................... del Proceso Normativa ......................................................................................................................................................... Procedimiento ......................................................................................................................................................... Documentos ......................................................................................................................................................... Relacionados LD-1007-1-1 ......................................................................................................................................................... LD-1007-1-2 ......................................................................................................................................................... Control de Manifiestos .......................................................................................................................................................... (LD-1007-2) Objetivo ......................................................................................................................................................... Alcance ......................................................................................................................................................... Responsable ......................................................................................................................................................... del Proceso Normativa ......................................................................................................................................................... Procedimiento ......................................................................................................................................................... Documentos ......................................................................................................................................................... Relacionados Subasta Equipos .......................................................................................................................................................... (LD-1007-3) Objetivo ......................................................................................................................................................... Alcance ......................................................................................................................................................... Responsable ......................................................................................................................................................... del Proceso Normativa ......................................................................................................................................................... 77 77 77 77 77 78 79 80 81 82 82 82 82 82 83 83 84 84 84 84 84

IV
Procedimiento ......................................................................................................................................................... 85 Documentos ......................................................................................................................................................... Relacionados 86 LD-1007-4 .......................................................................................................................................................... 87
Seccin IX Pago a Transportistas (LD-1008)

94
................................................................................................................................... 94 ................................................................................................................................... 94 ................................................................................................................................... 94
LD-1008-1 .......................................................................................................................................................... 100
Seccin X Recepcin de Productos de Coleccin No
Conformes (LD-1009)
1 Objetivo 2 Alcance
102
................................................................................................................................... 102 ................................................................................................................................... 102
3 Responsable ................................................................................................................................... del Proceso 102 4 Normativa ................................................................................................................................... 102 5 Procedimiento ................................................................................................................................... 103 6 Diagrama de ................................................................................................................................... Flujo 105 7 Documentos ................................................................................................................................... Relacionados 106 8 Instructivos ................................................................................................................................... 106
LD-1009-1 .......................................................................................................................................................... 106
Seccin XI Recepcin de Equipos Devueltos en Garanta
(LD-1010)
108
................................................................................................................................... 108 ................................................................................................................................... 108
Tratamiento .......................................................................................................................................................... de Equipos en Devolucin (LD-1010-1) 113 Objetivo......................................................................................................................................................... 113 Responsable ......................................................................................................................................................... del Proceso 113 2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.
IV

V
113 113 115 116 117 117 118
Normativa ......................................................................................................................................................... Procedimiento ......................................................................................................................................................... Documentos ......................................................................................................................................................... Relacionados LD-1010-1-1 ......................................................................................................................................................... LD-1010-2 .......................................................................................................................................................... LD-1010-3 .......................................................................................................................................................... LD-1010-4 ..........................................................................................................................................................
Seccin XII Reenvasado de Productos (LD-1011)

120
................................................................................................................................... 120 ................................................................................................................................... 120
LD-1011-1 .......................................................................................................................................................... 124
Seccin XIII Desecho de Producto No Conforme (LD-1012)

126
................................................................................................................................... 126 ................................................................................................................................... 126
LD-1012-1 .......................................................................................................................................................... 130
Seccin XIV Solicitud de Material de Empaque y Papelera
(LD-1013)
132
................................................................................................................................... 132 ................................................................................................................................... 132

VI
136
LD-1013-1
..........................................................................................................................................................
Seccin XV Formatos
139 0
Indice
VI
Manual de Procesos y Procedimientos Logstica y Distribucin LD-1000
Manual de Procesos y Procedimientos Logstica y Distribucin. LD-1000
Seccin
Introduccin
N APROBACIN: ELABORADO POR: DPTO. GESTIN DE CALIDAD FECHA: FECHA: 28/12/2006 PGINA: LTIMA REVISIN:
1
1.1
Introduccin
Resumen Introductorio
En toda empresa de servicios o manufactura, es de suma importancia establecer los procedimientos necesarios para realizar cada una de las actividades administrativas y operacionales en forma sistemtica y estandarizada: qu debe hacerse, cmo, cundo, y quin debe ejecutarlo y los correspondientes responsables de cada proceso y actividad en forma general. El objeto del presente manual consiste en explicar como se llevan a cabo las actividades de los procesos relacionados con el Departamento de Logstica y Distribucin, e identificar claramente las responsabilidades y normativas aplicadas a cada uno de ellos, regidos bajo la Norma ISO 9000:2000; todo esto con la finalidad de identificar las posibilidades de errores, para eliminarlos o minimizarlos.
Introduccin
1.2
Estructura Organizativa
Introduccin
1.3
Diagrama de Contexto
Introduccin
1.4
Diagrama de Despliegue o 1er Orden
Introduccin
1.5
rbol de Procedimientos
Introduccin
1.6
Definiciones
Acta de Desecho Es un formato donde se registra la cantidad y el producto a desechar, debe ir aprobado por Jefe de almacn y el Administrador. Acta de Recepcin de Equipos y/o Productos Es un documento que hace constar la recepcin de determinada mercanca. Acta o Nota de Entrega Es un documento de soporte generado por SAINT, donde se encuentran los datos del cliente, la direccin de destino de la mercanca entre otros. Aduana Servicio destinado a llevar los controles fiscales que se aplican a la importacin, trnsito y exportacin de mercanca. Almacn Es un espacio fsico dispuesto para guardar la mercanca. Almacenamiento Se refiere a la organizacin, clasificacin y apilamiento de los equipos y productos en los espacios destinados para tal fin, para su futura utilizacin en la produccin de colecciones y despachos de equipos. Almacn Es un espacio fsico dispuesto para guardar la mercanca. Colecciones Conjunto de productos generalmente cosmticos variados que se agrupan en una caja con 42 unidades segn su existencia y configuracin identificados como Distribuidora Angel's. Configuracin Es la lista que identifica la descripcin y la cantidad de productos que contiene la coleccin a armar. Contabilizar Significa contar y apuntar la mercanca que ingresa al almacn. Contrato Compra-Venta Es un documento de soporte para nuestra empresa, donde el vendedor se compromete a comercializar los productos bajo las condiciones estipuladas por la empresa.
Introduccin
Desechar Significa arrojar los productos daados en los lugares determinados, asegurndose de que estos no vuelvan a ser utilizados por personas para comercializar con el producto o hacer mal uso del mismo. Devolucin Es el retorno de equipos y/o productos al almacn, esta accin ocurre por diversas causas. Equipos Son todos los artculos y artefactos que son adquiridos para ser otorgados a nuestros vendedores a manera de incentivo. Evaluacin de Satisfaccin Es una hoja de seleccin simple donde el Gerente de Zona, coloca la disposicin del transportista para calificarlo. Evaluacin Tcnica Es una lista de chequeo (check list) manejada por los almacenistas para evaluar las condiciones del camin que trasladar la mercanca para los diferentes destinos. Factura Es un documento donde especfica las cantidades y descripciones de los equipos y/o colecciones. Fondos Es el dinero que debe tener procura para comprar el material de empaque. Formatos Son las plantillas elaboradas para llevar los controles necesarios en el almacn. Hoja de Pedido Es la lista arrojada por SAINT, en la cual se especifica todos los equipos y/o productos solicitados por el Departamento de Atencin a Ventas para ser despachados. Es elaborado por el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica. Inventario Es la lista ordenada de la clasificacin de los productos y equipos existentes en el almacn. Ingreso de mercanca Es la accin tomada por el Jefe de almacn, de autorizar la entrada del contenedor al almacn.
Introduccin
10
Instructivo de Productos Es un trptico donde se reflejan cada uno de los productos, explicando al cliente su funcin y su modo de uso. Letra de Pago de Coleccin: Es un giro de compromiso de pago, el cual debe ser firmado por el cliente; ste puede ser cobrado a su vencimiento sin aviso y sin protesta por parte del cliente. Lista de Precios: Es un tabulador del costo y la cantidad de cada uno de los productos que contiene la coleccin. Material de Empaque: Son los diferentes recursos utilizados para empacar todos los productos y/o equipos para su fcil traslado, es necesario para el desempeo de un servicio, entre ellos tenemos: cajas de cartn, cintas adhesivas. Manifiesto: Es un documento donde vienen relacionados todos equipos y/o productos de importacin. Nota de Entrada: Es un registro que identifica la cantidad de equipos y/o productos devueltos al almacn. Nota de Entrega del Vendedor(a): Es un documento donde se encuentran los datos del vendedor, en la cual el mismo se compromete al plan de pago correspondiente. Papelera: Son los documentos y/o publicidades suministradas por nuestra empresa a los vendedores, las cuales son introducidas en las cajas de colecciones al momento del armado. Precinto: Es un sello de seguridad que trae el contenedor, el cual tiene una codificacin. Productos: Se refieren a todos los cosmticos comercializados por nuestra Corporacin, los cuales son fabricados en Estados Unidos. Recepcin: Es recibir y disponer la mercanca (Equipos y Productos), al momento de su llegada al almacn.
Introduccin
11
Reconteo: Es la verificacin que se hace en caso de que existan diferencias entre los inventarios levantados por el Jefe de almacn y por el Almacenista Recursos: Son los medios disponibles para satisfacer una necesidad, o llevar a cabo una tarea. Reenvasar: Significa cambiar el envase averiado del producto, para poder recuperarlo. Recepcin: Es recibir y disponer la mercanca (Equipos y Productos), al momento de su llegada al almacn. Responsable del Riel: Es el almacenista encargado de la supervisin del riel, designado por el Jefe de Almacn. Solicitud de Crdito de Vendedor(a): Es un documento donde se encuentran todos los datos del vendedor. Subasta: Es una venta pblica en la que se adjudica lo que se vende al mejor postor o a quien ofrece mas dinero Transporte Naviero: Es el medio por el cual la mercanca es trasladada a travs de embarcaciones desde los diferentes orgenes hasta nuestro pas
Seccin
II
Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

13
2
2.1

Objetivo
Asegurar que los equipos y productos suministrados por los proveedores sean recibidos y registrados con los controles establecidos por la empresa, como tambin, su correcto almacenamiento.
2.2
Alcance
Aplica desde que el Gerente de Operaciones informa va e-mail al Jefe General de Almacn la relacin de la mercanca que va recibir en contenedores, hasta que el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime el "Acta de Recepcin" anexando la misma a la "Recepcin de Equipos y/o Productos" y archiva para el control interno.
2.3
Responsable del Proceso

Jefe de Operaciones.
2.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Considerar las cargas de los contendores a recibir para determinar la cantidad de personal eventual a ingresar:
Camin
Personal
20 pies 40 pies 2 3 de 40 pies
8 12 15 16
4.1.2 Se debe contabilizar la mercanca al momento de descargar el contenedor, considerando la presencia en todo momento de un empleado de almacn. 4.1.3 Verificar que coincida la cantidad de productos o equipos existentes en el almacn, con la cantidad que fue descargada del contenedor.

14
4.1.4 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.5 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de los equipos y/o productos. 4.1.6 Almacenar los equipos y productos clasificndolos por tipo. 4.1.7 Asegurarse la asistencia del personal eventual necesario para la descarga de contenedores. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja, mascarillas en su debido momento y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

15
2.5
Procedimiento
1. El Gerente de Operaciones informa va e-mail al Jefe General de Almacn la relacin de la mercanca que va a recibir en los contenedores, especificando cantidades de productos y/o equipos. 2. El Jefe General y/o Jefe de Operaciones estima la cantidad de personal eventual para el da de la recepcin de mercanca, comunicndolo al Asistente Administrativo de Operaciones. 3. El Asistente Administrativo de Operaciones contacta al personal eventual utilizando los registros bsicos de dicho personal, para el momento de la recepcin de la mercanca. 4. El Asistente Administrativo de Operaciones registra los nombres de los trabajadores eventuales que asisten al almacn, en un Formato "Personal Eventual para descarga de Contenedores". 5. El Jefe de Operaciones indica a los almacenistas los espacios requeridos para la mercanca en trnsito. 6. Los Almacenistas ordenan los espacios para la recepcin de la mercanca. 7. El Asistente Administrativo de Operaciones suministra al Coordinador de Despacho el formato "Recepcin de Equipos y/o Productos" 140 . 8. El Jefe de Operaciones autoriza el ingreso del contenedor a la zona de descarga, autoriza la apertura del contenedor. 9. El Coordinador de Despacho registra en el formato "Recepcin de equipos y/o productos 139 " la fecha, hora de entrada del contenedor, el nombre del Coordinador de Despacho que lo recibe, el nmero de contenedor, el nmero de precinto, la capacidad del contenedor y el lugar donde es descargado el mismo. Segn instructivo LD-1001-1. 10.Los Almacenistas abren el precinto y las puertas del contenedor; y descargarlo. 11.El Coordinador de Despacho contabiliza la mercanca por tipo de equipos y/o productos a medida que van descargando la misma, y registra en el formato "Recepcin de equipos y/o productos" la cantidad descargada segn instructivo LD-1001-1. 12. Los Almacenistas almacenan los equipos y/o productos en el lugar determinado. Estibar la mercanca cuando sea posible. 13.El Jefe de Operaciones realiza el reconteo, verificando la recepcin; firma el Formato de recepcin de los equipos y/o productos, y autoriza la salida del contenedor.

16
14.El Jefe de Operaciones entrega el Formato de "Recepcin de Equipos y/o Productos" al Departamento de Coordinacin de Logstica. 15.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora el Acta de Recepcin de Contenedor en Excel. 16.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica abre el archivo de excel "Ordenes de envo", escribe la palabra "Recibido" en el contenedor correspondiente. Compara la mercanca recibida con el archivo de rdenes de envo, e investiga en caso de existir alguna diferencia significativa. 17.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica enva va e-mail el Acta de Recepcin de Contenedor al Jefe General de Logstica y Distribucin para su aprobacin. 18.Al ser aprobado, el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica enva el Acta de Recepcin de Contenedor va e-mail Jefe de Contralora de Activos, Gerente de Operaciones, Jefe de Contabilidad; y entrega una copia en fsico al Analista Contralor. 19.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime el Acta de Recepcin, anexando la misma a la "Recepcin de Equipos y/o Productos" y archiva para el control interno, segn nmero de acta. 20.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica registra en SAINT la recepcin del Contenedor segn Instructivo LD-1001-4. 21.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora "Relacin de Contenedores Recibidos" en Excel, y enva va fax al servicio aduanal.

17
2.6
Diagrama de Flujo

18

19
2.7
Documentos Relacionados
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario Recepcin de Equipos, Recepcin de Productos Registros bsicos de personal provisional LD-1001-1: Cmo llenar el Formato "Recepcin de Equipos"?, LD-1001-2: Cmo llenar el Formato "Recepcin de Productos"?

20
2.8
2.8.1
Instructivos
LD-1001-1
Cmo llenar el Formato Recepcin de Equipos?

21
2.8.2
LD-1001-2
Cmo llenar el Formato Recepcin de Productos?

22
2.8.3
LD-1001-3
Cmo Elaborar en Excel el Acta de Recepcin de contenedores?

23
2.8.4
LD-1001-4
Cmo registrar en SAINT (Mdulo Administrativo) la recepcin de Contenedores?

24

25

26

27
Nota: Repita estos pasos si se recibi mas de un tipo de mercanca, por ejemplo, batidoras, televisores y vajillas. Al finalizar presione la tecla "Esc". Aparecer la pantalla "Final de Operacin".

28
Seccin
III
Recepcin de Productos que quedaron en Piso (LD-1002)

30
3
3.1

Objetivo
Asegurar que los productos devueltos por los Gerentes de Zona se encuentran en las mismas condiciones en las cuales fueron entregados.
3.2
Alcance
Aplica desde que el Transportista recibe del Gerente de Zona, la nota de entrada firmada y con la informacin referente a cada una de las devoluciones, (El Gerente de Zona se apodera de la nota de entrada original como soporte), hasta que el Almacenista almacena los productos en el lugar determinado para las devoluciones.
3.3

Coordinador de Equipos Reparados.
3.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Utilizar la nota de entrega como identificacin. 4.1.2 Tanto el Coordinador de Equipos Reparados como el Transportista deben firmar conformes la nota de entrada antes de que sta sea enviada al Departamento de Coordinacin de Logstica. 4.1.3 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.4 Utilizar los medios previstos para la descarga de los productos. 4.1.5 Almacenar los productos en el lugar destinado para tal fin. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal.

31
4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
3.5
Procedimiento
1. El Transportista recibe del Gerente de Zona, la nota de entrada firmada con la informacin de cada una de las devoluciones, (El Gerente de Zona se apodera de la nota de entrada original como soporte). 2. El Transportista entrega al Coordinador de Equipos Reparados el talonario de nota de entrada, el cual contiene dos copias de la nota de entrada firmadas por el Gerente de Zona. 3. El Coordinador de Equipos Reparados verifica si las colecciones estn selladas o abiertas: a.- Si las colecciones estn selladas, los almacenistas realizan el paso nmero seis (6); b.- Si las colecciones estn abiertas, el Coordinador de Equipos Reparados revisa si se encuentran incompletas y/o averiados los productos: b.1. Si estn incompletas, el Coordinador de Equipos Reparados anota en la lista de precios los productos faltantes y en la nota de entrada especifica que se gener una cuenta por cobrar, la copia de la nota de entrada es entregada al Departamento Coordinacin de Logstica, continua con el paso nmero cuatro (4); b.2. Si estn averiados los productos, el Coordinador de Equipos Reparados anota en la nota de entrada, el nombre de los productos averiados, desprendiendo la etiqueta al producto, y enva al Gerente de Zona, continua con el paso nmero cuatro (4); 4. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica, procesa la nota de entrada en SAINT, segn instructivo LD-1002-1, y genera una cuenta por cobrar al Gerente de Zona debido a los productos faltantes, arrojando la devolucin, sta es anexada a la nota de entrada. 5. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica archiva los documentos. 6. El Almacenista almacena los productos en el lugar determinado para las devoluciones.

32
3.6
Diagrama de Flujo

33
3.7
Procedimientos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y colecciones Nota de entrada, Devolucin en SAINT LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?

34
3.8
3.8.1
Instructivos
LD-1002-1
Cmo elaborar una devolucin en SAINT?

35

36

37

38

39
Seccin
IV
Recepcin de Mercanca Afectada en el Transporte Naviero (LD-1003)

41
4
4.1

Objetivo
Asegurar que los equipos y productos afectados en el transporte naviero sean recibidos, contabilizados, y controlados.
4.2
Alcance
Aplica desde que el Agente Aduanal informa al Jefe General de Logstica y Distribucin que va a recibir mercanca afectada en el transporte naviero, hasta que el Jefe General de Logstica y Distribucin recibe el informe que cual contiene la lista de los equipos y productos afectados.
4.3

4.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Los equipos deben ser almacenados en los lugares determinados para tal fin. 4.1.2 El Jefe General de Logstica y Distribucin subasta entre los empleados de la corporacin los equipos cuyas cajas estn deterioradas. 4.1.3 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.4 Utilizar los medios previstos para la carga y descarga de los equipos. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal.

42
4.5
Procedimiento
1. El Agente Aduanal informa al Jefe General de Logstica y Distribucin que va a recibir mercanca afectada, en caso de no informar, el Jefe General de Logstica y Distribucin comunica por e-mail, con respaldo fotogrfico al Agente Aduanal, luego de haber recibido el contendor. 2. El Coordinador de Despacho recibe la mercanca, siguiendo los pasos del procedimiento "Recepcin de Equipos y/o Productos" 15 (LD-1001). 3. El Jefe de Operaciones y/o Coordinador de Despacho clasifica la mercanca: a.- En caso de que la mercanca sea Productos, los almacenistas verifican cada uno de los productos contenidos en las cajas deterioradas. a.1. Cuando los productos presenten alteraciones, los almacenistas trasladan al lugar de "Producto no Conforme", para esperar ser verificados por el Gerente de operaciones. a.2. Si los productos no presentan alteraciones, los almacenistas cambian las cajas daadas, y trasladan hacia el lugar correspondiente. b.- En caso de que la mercanca sean Equipos Electrnicos, el Jefe de Operaciones y/o Coordinador de Despacho enva los mismos al Tcnico, continua con el paso N 4; de no ser Equipos Electrnicos se envan al lugar de "Producto no Conforme", el Gerente de Operaciones notifica si harn cambio de cajas o subastan los equipo. 4. El Tcnico chequea la mercanca y realiza un inventario de la clasificacin de los equipos afectados. 5. El Tcnico da el tratamiento necesario al equipo afectado segn sea el caso, segn procedimiento LD-1009-1. 6. El Tcnico almacena en el lugar determinado para tal fin los equipos cuyas cajas estn deterioradas. 7. El Tcnico entrega al Jefe de Operaciones el inventario de equipos afectados. 8. El Jefe de Operaciones recibe el inventario de equipos afectados y levanta el informe con los daos especficos. 9. El Jefe de Operaciones entrega el informe de daos especficos al Jefe General de Logstica y Distribucin. 10.El Jefe General de Logstica y Distribucin, recibe el informe el cual contiene los equipos a subastar.

43
4.6
Diagrama de Flujo

44

45
4.7
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Recepcin de equipos y/o productos, Tratamiento de Equipos en Devolucin. Recepcin de Equipos, Recepcin de Productos Registros bsicos de personal provisional LD-1001-1: Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos?, LD-1001-2:Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos?, LD-1009-1: Tratamiento de Equipos en Devolucin.
Seccin
Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004)

47
5
5.1

Objetivo
Garantizar que los equipos y productos devueltos sean recibidos en las mismas condiciones en las que fueron despachados.
5.2
Alcance
Aplica desde que el Transportista descarga los equipos sobrantes y entrega al Coordinador de Equipos Reparados el talonario de nota de entrada hasta que el Almacenista traslada hacia el lugar determinado para almacenaje los equipos sobrantes.
5.3

Coordinador de Equipos Reparados - Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica.
5.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El Coordinador de Equipos Reparados debe verificar que los equipos recibidos se encuentren en buen estado (cajas), de lo contrario se manejar un descuento en la bonificacin del transportista. 4.1.2 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.3 Utilizar los medios previstos para la descarga y descarga de los equipos. 4.1.4 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.5 El Transportista debe regresar con la mercanca sobrante y toda la documentacin correspondiente. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad).

48
4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln (jeans).
5.5
Procedimiento
1. El Transportista descarga los equipos sobrantes y entrega al Coordinador de Equipos Reparados el talonario de nota de entrada. 2. El Coordinador de Equipos Reparados recibe el talonario de nota de entrada, y contabiliza los equipos sobrantes descargados. 3. El Coordinador de Equipos Reparados registra en la nota de entrada, o planilla de devolucin: la cantidad y descripcin especfica de cada equipo nuevo recibido. Se debe especificar que el equipo recibido es sobrante. 4. El Transportista firma la nota de entrada soportando la entrega de los equipos sobrantes. 5. El Coordinador de Equipos Reparados firma la nota de entrada, entregando la original al transportista, y entrega una de las copias al Asistente de Coordinacin de Logstica. 6. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica recibe la nota de entrada, y registra los sobrantes en el formato "Relacin de Sobrantes de Despacho" 141 de Excel segn instructivo LD-1004-1, y procesa en SAINT, segn Instructivo LD-1002-1. 7. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime dos copias del formato "Relacin de Sobrantes" de Excel; una es archivada, y la otra es entregada al Jefe de Contralora de Activos. 8. El Jefe de Contralora Interna solicita una copia de la nota de entrada, para procesar en inventario. 9. El Almacenista traslada hacia el lugar determinado los equipos sobrantes.

49
5.6
Diagrama de Flujo

50
5.7
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario Relacin de Sobrantes de Despacho Nota de entrada LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?, LD-1004-1: Cmo llenar el Formato de Relacin de Sobrantes de Despacho?.

51
5.8
5.8.1
Instructivos
LD-1004-1
Cmo llenar el Formato de Relacin de Sobrantes de Despacho?
Seccin
VI
Configuracin de Colecciones (LD-1005)

53
6
6.1

Objetivo
Identificar las cantidades de productos a ingresar en las cajas de coleccin y garantizar el correcto adiestramiento del personal para el armado de las mismas.
6.2
Alcance
Aplica desde que el Gerente de Operaciones enva en fsico o va fax la configuracin del mes, junto al estimado de produccin de colecciones al Asistente Administrativo, hasta que los Almacenistas arman las cajas en las cuales van a ser empacados los productos que conforman las diferentes configuraciones.
6.3

6.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Los operadores deben guiarse por la lista de precio enviada por fax y/o e-mail, para comenzar la configuracin. 4.1.2 Deben asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.3 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de los productos. 4.1.4 Almacenar los productos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.5 Cuando haya dficit de productos, cajas y papelera debe ser comunicado al Jefe General para que el mismo, realice la respectiva solicitud. 4.1.6 Deben tener registrado el inventario de material de empaque y papelera.

54
4.1.7 Deben mantener un stock mnimo de 2 meses para el armado de las colecciones. 4.1.8 El Gerente de Operaciones debe estimar la cantidad promedio de colecciones armadas mensualmente. 4.1.9 Deben mantener actualizada la base de datos del personal provisional o eventual que contratan comnmente. 4.1.10 El Jefe de Operaciones debe contactar el nmero de personas requeridas, que es de diecisiete (17) aproximadamente, por cada riel, para obtener la produccin requerida en el tiempo determinado y con holgura. 4.1.11 Deben armar la papelera y las cajas de empaque del producto antihongos antes de comenzar la produccin de armado de colecciones. 4.1.12 El Responsable del Riel debe divulgar a todo el personal involucrado con este proceso la configuracin a utilizar. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

55
6.5
Procedimiento
1. El Gerente de Operaciones enva por fax o e-mail la configuracin del mes, junto al estimado planificado para la produccin de colecciones al Jefe General de Logstica y Distribucin. 2. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la informacin, reproduce el documento, continua con el paso N 6. 3. El Jefe General de Logstica y Distribucin archiva la configuracin que corresponde a la lista de precio. 4. El Jefe General de Logstica y Distribucin determina de acuerdo al plan de produccin de colecciones, la cantidad de personal eventual a contratar, comunica al asistente Administrativo de Operaciones y estima el tiempo de produccin. 5. El Asistente Administrativo de Operaciones contacta al personal eventual, mediante el registro bsico, para cubrir el plan de produccin. 6. El Jefe General de Logstica y Distribucin asigna un almacenista como Responsable del Riel, le entrega la configuracin programada para la produccin. 7. El Responsable del Riel rene a todo el personal relacionado con el proceso y divulga la informacin pertinente al proceso de configuracin. 8. Los Almacenistas grapan el juego de tres hojas: nota de entrega vendedor(a), solicitud de crdito de vendedor(a) y contrato compra-venta; que forman parte de la papelera. 9. Los Almacenistas arman las cajas pequeas donde son introducidos los productos antihongos, empacan el producto y lo almacenan en el lugar determinado para tal fin. 10.Los Almacenistas arman las cajas en las cuales van a ser empacados los productos que conforman las diferentes configuraciones.

56
6.6
Diagrama de Flujo

57
6.7
Procedimientos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Control de Inventario Lista de Precio, nota de entrega vendedor(a), solicitud de crdito de vendedor(a), contrato compra-venta, Registros bsicos de personal eventual LD-1005-1: Mtodo de Trabajo

58
6.8
6.8.1
6.8.1.1
Instructivos
Mtodo de Trabajo (LD-1005-1)
Objetivo
Garantizar que la produccin cumpla con los requerimientos de configuracin establecidos.

6.8.1.2 Alcance
Aplica desde que el Responsable del Riel asigna a cada Almacenista una estacin de trabajo con los productos a introducir en las cajas de las colecciones, dependiendo de la configuracin del mes hasta que los Almacenistas organizan el producto no conforme generado en el proceso, para ser trasladado hacia el lugar destinado para ello, al finalizar la produccin del mes.
6.8.1.3 Responsable del Proceso
Almacenista Responsable del Riel.

6.8.1.4 Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El Responsable de Riel debe divulgar a todo el personal vinculado a este proceso la configuracin a utilizar. 4.1.2 Los Almacenistas deben chequear el estado de los productos: rayados, etiquetas, vencidos, vacos, rotos los envases, etc, antes de introducirlos a las cajas de las colecciones. 4.1.3. El Responsable del Riel debe utilizar el registro "Control de Inspeccin de Colecciones" durante el periodo que dure este proceso. 4.1.4. El Responsable del Riel debe asignar a los almacenistas que se encuentran en la estacin de inspeccin, un sello que los identifica como el inspector del da/turno correspondiente. 4.1.5 Utilizar los medios previstos para la carga y descarga de los productos y las tcnicas de levantamiento manual de cargas. 4.1.6 Almacenar los productos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.7 Cuando haya dficit de productos, material de empaque y papelera debe ser comunicado al Jefe General de Logstica y Distribucin para que el mismo haga la solicitud respectiva. 4.1.8 Llevar el inventario de material de empaque y papelera.

59
4.1.9 Mantener un stock mnimo de 2 meses para el armado de las colecciones. 4.1.10 El Gerente de Operaciones debe estimar la cantidad promedio de colecciones armadas mensualmente y el desperdicio generado. 4.1.11 El Asistente Administrativo de Operaciones debe mantener actualizada la base de datos del personal provisional o eventual que se contrata regularmente. 4.1.12 Si hay producto no conforme, se deben apartar las cajas y posteriormente se clasifican en productos conformes y no conformes. 4.1.13 Para el producto no conforme debe realizarse la nota de salida de bueno hacia malo en el inventario. 4.1.14 Reconfigurar las colecciones que estn en la zona de devoluciones y aadirlas a la produccin del mes. 4.1.15 El Almacenista colocado en la estacin de "Suministro de Cajas" debe verificar que las cajas a ser suministradas estn en buen estado. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

60
6.8.1.5
Procedimiento
1. El Responsable del Riel asigna a cada Almacenista una estacin de trabajo con los productos a introducir en las cajas de las colecciones, dependiendo de la configuracin del mes. 2. El Responsable del riel asigna a los Almacenistas encargados de la estacin de Inspeccin, un sello que identifica a cada uno como el inspector correspondiente a dicho da y turno, y lo registra en el formato "Control de Inspeccin de Colecciones" 141 , segn instructivo LD-1005-1-1. 3. Un Almacenista coloca en el riel las cajas vacas para comenzar a introducir los productos. 4. Los Almacenistas introducen los productos que corresponden a su estacin de trabajo. En caso de agotarse algn producto, el Almacenista notifica al Responsable del Riel, quien a su vez notifica al Jefe General de Logstica y Distribucin para realizar la solicitud correspondiente. 5. El Responsable del Riel , que se encuentra en la estacin de inspeccin, contabiliza y chequea cada una de las cajas del riel verificando que estn completos los productos. 6. Los Almacenistas que se encuentren en la estacin de inspeccin le colocan a la caja el sello que los identifica como inspector, con la fecha del da correspondiente. 7. El Almacenista que se encuentre en la estacin de la papelera, coloca dentro de las cajas los documentos correspondientes: Instructivo de productos, folletos de informacin de productos y/o equipos correspondientes a la promocin, letra de pago de coleccin, contrato compra-venta, nota de entrada vendedor(a), solicitud de crdito de vendedor(a) y la lista de precio de los productos. En caso de agotarse la letra de pago de la coleccin, el Almacenista notifica al Asistente Administrativo de Operaciones para reproducir los mismos. En caso de agotarse cualquier otro documento suministrado por el Departamento de Mercadeo, el Almacenista notifica al Jefe General de Logstica y Distribucin para realizar la solicitud correspondiente. 8. El Almacenista ubicado en la estacin de sellado, sella las cajas con la cinta adhesiva identificada con el logo de la empresa a manera de sello de garanta. En caso de agotarse algn producto o papelera correspondiente, el Almacenista ubicado en la estacin de sellado debe dejar la coleccin abierta o sin sello de garanta. 9. Los Almacenistas bajan del riel por grupos de cinco las cajas. 10.Los Almacenistas movilizan las cajas con los medios previstos haca el lugar destinado para su almacenamiento. 11.El encargado del riel contabiliza el nmero de colecciones armadas, al finalizar el turno de trabajo, y lo registra en el formato "Control de Inspeccin de Colecciones", segn instructivo LD-1005-1-1.

61
6.8.1.6
Procedimientos Documentos
Control de documentos, Control de registros, Configuracin de colecciones Lista de Precio, nota de entrega vendedor(a), solicitud de crdito de vendedor(a), contrato compra-venta, letra de pago de coleccin, folletos de informacin de productos y/o equipo correspondientes a la promocin, instructivo de productos

62
6.8.1.7
LD-1005-1-1
Seccin
VII
Control de Inventario (LD-1006)

64
7
7.1

Objetivo
Garantizar que la mercanca existente en el almacn este completa, y coincida con la diferencia entre lo recibido y lo despachado, y asegurarle la existencia de productos y/o equipos a la Fuerza de Ventas.
7.2
Alcance
Aplica desde que el Asistente Administrativo facilita el formato Toma de Inventario al Jefe de Operaciones y a un Almacenista, hasta que el Gerente de Operaciones recibe el Informe de Inventario.
7.3

Jefe Operativo de Logstica y Distribucin.
7.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El inventario del Almacn debe realizarse con una frecuencia mensual. 4.1.2 El inventario del Almacn debe ser realizado por el Jefe de Operaciones y un Almacenista, para corroborar siempre las dos lecturas, en caso de haber diferencias los encargados de realizar el inventario deben hacer un reconteo de la mercanca. 4.1.3 Cuando haya dficit de equipos y/o productos debe ser comunicado al Gerente de Operaciones para que el mismo, haga las respectivas solicitudes. 4.1.4 El Jefe General de Logstica y Distribucin debe pasar el Informe de Inventario por e-mail al Gerente de Operaciones. 4.1.5 El Departamento de Administracin debe auditar junto al Jefe de Operaciones este proceso mensualmente. 4.1.6. En caso de haber diferencias significativas entre las cantidades de algn artculo (inventario terico vs. fsico), el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica debe verificar los documentos de soportes de los despachos (Gua de despacho, despacho de Regalos, pedido de Ventas) y coteja con el reporte de Movimientos de Inventario arrojado por SAINT, y notificar al Jefe General de Logstica y Distribucin en caso de que la diferencia se deba a un error en el despacho.

65
4.1.6 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
7.5
Procedimiento
1. El Asistente Administrativos de Operaciones facilita el formato de "Toma de inventario" 143 , al Jefe de Operaciones y a un Almacenista. 2. El Jefe de Operaciones y el Almacenista reciben el formato de "Toma de inventario" 143 , y se dirigen hacia el lugar donde se encuentra la mercanca. 3. El Jefe de Operacionesy el Almacenista levantan el inventario de productos y equipos en fsico en dichos formatos, segn Instructivo LD-1006-1. 4. El Jefe de Operaciones y el Almacenista corroboran entre s la toma de inventario, validando de esta manera el mismo. a.- En caso de haber diferencias realizan un reconteo. Se devuelven al paso nmero cuatro (4). b.- En caso contrario, la informacin es entregada al Jefe General de Logstica y Distribucin. Contina con el paso nmero cinco (5). 5. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe y registra la informacin, elaborando el Informe de Inventario. 6. El Jefe General de Logstica y Distribucin enva la informacin va e-mail al Gerente de Operaciones. 7. El Gerente de Operaciones recibe el Informe de Inventario.

66
7.6
Diagrama de Flujo

67
7.7
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros Toma de inventarios de equipos y/o productos Facturas de despacho, Actas de Recepcin de productos y/o equipos LD-1006-1: Cmo llenar los Formatos de Inventario?
7.8
7.8.1
Instructivos
LD-1006-1
Cmo llenar los Formatos de Inventario?

68
Seccin
VIII
Despacho de Equipos y Colecciones (LD-1007)

70
8
8.1

Objetivo
Garantizar el envo de los equipos y/o colecciones otorgados a la Fuerza de Ventas en perfecto estado y en el tiempo estipulado.
8.2
Alcance
Aplica desde que el Departamento de Administracin de Ventas informa al Departamento de Logstica los totales de los equipos y/o colecciones que requiere despachar a cada destino hasta que el Departamento de Coordinacin de Logstica recibe los documentos referentes al despacho.
8.3

Coordinador de Despacho.
8.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El Jefe de Operaciones debe supervisar todo el proceso a lo largo de su ejecucin. 4.1.2 Chequear el estado de equipos y/o colecciones al momento del despacho. 4.1.3 Utilizar los medios previstos para la carga y descarga de los productos. 4.1.4 El Departamento de Administracin de Ventas debe enviar va fax o e-mail la informacin referente a la cantidad de mercanca a despachar a los diferentes destinos. 4.1.5. Los Coordinadores de Despacho deben realizar una evaluacin al transportista por cada despacho o carga a realizar. 4.1.6 El Coordinador de Despacho debe chequear la cantidad de mercanca a despachar. 4.1.7 Procesar la informacin recibida va fax o e-mail en SAINT (Hoja de Pedido), imprimiendo tres (3) copias para entregar al Transportista, al Coordinador de Despacho y al Analista de Contralora de Activos respectivamente.

71
4.1.8 El Transportista debe verificar la mercanca a ser cargada y firmar la conformidad del despacho. 4.1.9 El Departamento de Coordinacin de Logstica debe revisar que los manifiestos correspondan con la mercanca despachada a cada uno de los Transportista para darle la salida. 4.1.10 El Departamento de Coordinacin de Logstica debe archivar la nota de entrega para el control de inventario. 4.1.11 El Transportista debe devolver al Coordinador de Equipos Reparados y en Presencia de un Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica los manifiestos, las actas o nota de entrega firmada por el cliente y las facturas. 4.1.12. El Transportista debe presentar la Licencia de Conducir y Carta Mdica vigente antes de que se cargue la mercanca a despachar. 4.1.13. El Coordinador de Equipos Reparados debe elaborar un inventario de los equipos que se encuentran reparados, y daados o fuera de garanta, y debe enviarlo al Departamento de Administracin de Ventas para ser utilizado como una referencia al momento del despacho de equipos reparados. 4.1.14. En caso de que el Coordinador de Equipos reparados enve informacin al Departamento de Administracin de Ventas acerca de algn equipo que se encuentre daado o fuera de garanta, y la Analista de Ventas lo solicite reparado, el Coordinador de Equipos Reparados est autorizado, bien sea por una Coordinadora de Ventas, el Jefe de Ventas o el Gerente de Operaciones, para reemplazar el equipo por uno nuevo, siempre y cuando se identifique la caja del equipo nuevo con el formato "Reposicin de Equipo en Garanta" especificando que el mismo est nuevo pero se enva por reposicin de uno daado. En la Hoja de Pedido tambin se debe especificar esta reposicin. 4.1.15. El Coordinador de Equipos reparados debe hacerse responsable de la elaboracin de notas de salida de cualquier otro tipo de mercanca que salga del almacn, siempre y cuando estn autorizadas por el Jefe General de Logstica y Distribucin. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal.

72
8.5
Procedimiento
1. El Departamento de Administracin de Ventas informa al Departamento de Coordinacin de Logstica los totales de los equipos y/o colecciones que requiere despachar cada destino, va e-mail o fax. 2. El Coordinador de Logstica recibe la informacin, elabora la "Hoja de Pedido" en SAINT, segn instructivo LD-1007-4. 3. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica reproduce y entrega al Coordinador de Despacho la Hoja de Pedido. Continua con el paso nmero cinco (5). 4. Paralelo a los pasos anteriores, El Jefe General de Logstica y Distribucin contacta a los Transportistas para despachar los pedidos solicitados por el Departamento de Administracin de Ventas. 5. Los Transportistas llegan al almacn y son cargados por orden de llegada segn las necesidades de despacho. 6. El Coordinador de Despacho recibe la Hoja de Pedido y entrega al Transportista. 7. El Transportista recibe la Hoja de Pedido con los equipos a cargar. Continua con el paso nmero once (11). 8. El Coordinador de Despacho verifica si el despacho incluye equipos reparados: a.- En caso de que el despacho incluya equipos reparados, entrega al Coordinador de Equipos Reparados la lista de equipos reparados a cargar. Continua con el paso nmero nueve (9). b.- En caso contrario, contina con el paso nmero diez (10). 9. El Coordinador de Equipos Reparados recibe la lista de equipos reparados a cargar, localiza los equipos reparados por destino en el inventario de equipos reparados, segn nota de entrada o planilla de devolucin segn sea el caso y gestiona su traslado hacia la zona de despacho. Continua con el paso nmero doce (12). 10.El Coordinador de Despacho solicita a los almacenistas la mercanca. 11.Los Almacenistas localizan la mercanca solicitada a cargar y la trasladan al rea de carga. 12. Los Almacenistas introducen la mercanca en el camin. 13. El Coordinador de Despacho y el Transportista contabilizan y verifican la mercanca a

73
ser cargada, a lo largo del proceso. 14.El Coordinador de Despacho verifica que toda la mercanca descrita en la hoja de despacho se haya cargado en el camin. a. Si se carg toda la mercanca descrita en la hoja de despacho, continua con el paso No. 15. b. En caso contrario, el Coordinador de Despacho notifica al Departamento de Coordinacin de Logstica lo que realmente se carg. Continua con el paso No. 15. 15.El Coordinador de Despacho firma el registro del transportista y viceversa, dndole conformidad al despacho en proceso. 16.El Transportista guarda el registro como soporte. 17.El Coordinador de Despacho entrega los documentos al Departamento de Coordinacin de Logstica. 18.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora en SAINT la Factura de la mercanca cargada a nombre del Transportista, imprime dos (2) copias y entrega al Transportista. 19.El Departamento de Administracin de Ventas procesa las notas de entrega en SAINT y el Resumen de Premios Por Gerente Jnior, imprimiendo dos (2) copias de los mismos, luego las envan al Departamento de Coordinacin de Logstica. 20.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica recibe las notas de entrega y el Resumen de Premios Por Gerente Jnior, sella cada una de las notas de entrega y las entrega al Transportista, junto con los manifiestos, talonario de notas de entrada, etiquetas de regalos daados. 21.El Transportista recibe los documentos y traslada la mercanca a su destino.

74
8.6
Diagrama de Flujo

75

76
8.7
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario Despacho de equipos y/o colecciones Facturas, Notas de Entrega, Resumen de premios por Gerente Junior. LD-1007-1: Evaluacin de Transportistas, LD_1004-2: Control de Manifiestos, LD-1007-3; Subasta de Equipos, LD-1007-4: Cmo llenar los Formatos de Despacho?

77
8.8
8.8.1
8.8.1.1
Instructivos
Evaluacin de Transportistas (LD-1007-1)
Objetivo
Garantizar los requerimientos mnimos necesarios en cuanto a seguridad y calidad de servicio del transporte para trasladar la mercanca al destino deseado.
8.8.1.2
Alcance
Aplica desde que el Asistente Administrativo de Operaciones facilita el check list 145 al Almacenista, hasta que el Coordinador de Despacho recibe la evaluacin de satisfaccin y la enva al Departamento de Coordinacin de Logstica.
Coordinador de Logstica.
8.8.1.4 Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Realizar en cada despacho una evaluacin al transportista. 4.1.2 Tomar las acciones pertinentes con los Transportista en caso de que este incurra varias veces en las mismas faltas. 4.1.3 Llevar las estadsticas de conformidad en los despachos realizados por cada uno de los transportistas actualizadas para poder tener bases firmes en la toma de acciones. 4.1.4 Tomar en cuenta los criterios fijados para aprobar el despacho a un Transportista. 4.1.5 El Transportista debe devolver a operaciones la evaluacin de satisfaccin. 4.1.6 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad).

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4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
8.8.1.5 Procedimiento
1. Antes de realizar la carga, el Asistente Administrativo de Operaciones facilita el check list 145 al Coordinador de Despacho. 2. El Coordinador de Despacho recibe el check list; lo aplica a cada uno de los camiones a trasportar la mercanca, segn instructivo LD-1007-1-1. 3. El Coordinador de despacho chequea el resultado del check list: a.- En caso de que sea apto, continua con el paso nmero cuatro (4). b.- En caso de que no sea apto, notifica al Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica, quien lleva el historial del transportista: b.1. Si la falta es consecutiva, suspende al transportista hasta ser corregida la causa, y notifica al Jefe General de Logstica y Distribucin. Contina con el paso nmero cinco (5). b.2. En caso contrario, el transportista recibe una oportunidad de mejora. Contina con el paso nmero cuatro (4). 4. Los Almacenistas comienzan a cargar. 5. El Asistente Administrativo de Operaciones reproduce el check list y lo entrega al Coordinador de Despacho. 6. El Coordinador de Despacho entrega al transportista en su salida, el check list firmada por ambas partes y la evaluacin de satisfaccin 146 en un sobre. 7. El Transportista recibe ambas evaluaciones. 8. El Transportista entrega la evaluacin de satisfaccin al Gerente de Zona en su despacho. 9. El Gerente de Zona recibe las evaluaciones de satisfaccin, las llena segn instructivo LD-1007-1-2, y las entrega al Transportista. 10.El Transportista recibe las evaluaciones de satisfaccin y las entrega al Coordinador de Despacho. 11.El Coordinador de Despacho recibe la evaluacin de satisfaccin y la enva al Departamento de Coordinacin de Logstica.

79
8.8.1.6
Procedimientos Formatos Instructivos
Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y colecciones Evaluacin tcnica de transportista, evaluacin de satisfaccin de transportista LD-1007-1-1: Cmo llenar el Check list del transporte?, LD-1007-1-2: Cmo llenar la Evaluacin de Satisfaccin del Transportista?

80
8.8.1.7
LD-1007-1-1
Cmo llenar el Check List del Transporte?

81
8.8.1.8
LD-1007-1-2
Cmo llenar la Evaluacin de Satisfaccin del Transportista?

82
8.8.2
8.8.2.1
Control de Manifiestos (LD-1007-2)

Objetivo
Garantizar que la mercanca traslada por todo el territorio nacional, sea transportada con todos los documentos legales exigidos por la ley, para el trnsito de mercanca importada.
8.8.2.2 Alcance
Aplica desde que el Asistente Administrativo de Operaciones recibe los manifiestos por parte del Departamento de Administracin, hasta que el Asistente Administrativo de Operaciones archiva los documentos.
8.8.2.4 Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Entregar a cada Transportista un juego de manifiestos. 4.1.2 Incluir cada uno de los manifiestos correspondientes a la mercanca que traslada cada camin. 4.1.3 El Transportista debe devolver al Coordinador de Despacho el paquete de manifiestos al culminar el despacho. 4.1.4 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

83
8.8.2.5
Procedimiento
1. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica recibe el manifiesto, por parte del Departamento de Administracin. 2. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica reproduce el manifiesto, de acuerdo a la cantidad de productos que estn en circulacin. 3. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica arma cada uno de los paquetes de manifiestos para ser entregados al Coordinador de Despacho. 4. El Departamento de Coordinacin de Logstica entrega el paquete al Transportista en su salida. 5. El Transportista recibe los manifiestos para trasladar la mercanca por todo el territorio nacional y a su retorno deben entregar el paquete al Coordinador de Equipos Reparados. 6. El Coordinador de Equipos Reparados entrega el paquete al Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica para ser archivado.
8.8.2.6 Documentos Relacionados
Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y colecciones Manifiestos

84
8.8.3
8.8.3.1
Subasta Equipos (LD-1007-3)

Objetivo
Disminuir el inventario de Equipos buenos con detalle y ofrecer a los empleados la oportunidad de adquirirlos.
8.8.3.2 Alcance
Aplica desde que el Coordinador de Equipos Reparados entrega el inventario de equipos a subastar al Jefe General de Logstica y Distribucin hasta que el Departamento de Coordinacin de Logstica procesa en SAINT la Nota de Salida y archiva el documento.
Jefe General de Logstica y Distribucin.

8.8.3.4 Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El monto total de la solicitud de equipos para subasta no puede exceder la mitad del sueldo de la persona que realiz la solicitud. 4.1.2 Chequear el estado de los equipos al momento del despacho, para verificar su funcionamiento. 4.1.3 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de los equipos y/o productos. 4.1.4 El Coordinador de Equipos Reparados debe chequear la cantidad de mercanca a despachar. 4.1.5 El Coordinador de Equipos Reparados debe entregar la nota de salida al Departamento de Coordinacin de Logstica para el control de inventario. 4.1.6 La nota de salida original debe ser entregada a la persona que realiza la compra, la segunda debe ser entregada al Departamento de Administracin y la ltima debe quedar en el talonario como soporte de Coordinacin de Logstica. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad).

85
4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
1. El Coordinador de Equipos Reparados entrega el inventario de equipos a subastar al Jefe General de Logstica y Distribucin. 2. El Jefe General de Logstica y Distribucin solicita al Gerente de Estadsticas, Gestin y Costos, los costos reales de los equipos a subastar. 3. El Gerente de Estadsticas, Gestin y Costos suministra el Costo Real de los Equipos. 4. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe el listado de precios de los equipos a subastar, calcula el precio de los equipos, restando el 50% del costo real. 5. El Jefe General de Logstica y Distribucin elabora un memorando con la disponibilidad y costo de los equipos a subastar. Divulga el Memorando entre los empleados de la empresa va e-mail. 6. El personal de la empresa solicita los equipos que desea adquirir segn la lista de la disponibilidad, y enva la solicitud al Jefe General de Logstica y Distribucin. 7. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe las solicitudes va e-mail. 8. El Jefe General de Logstica y Distribucin distribuye de manera equitativa los equipos disponibles para la subasta, entre los empleados de la empresa, de acuerdo a las solicitudes recibidas. 9. El Jefe General de Logstica y Distribucin solicita al Coordinador de Equipos Reparados la clasificacin de los Equipos por persona, de acuerdo a las solicitudes. 10.El Coordinador de Equipos Reparados organiza los Equipos de la subasta de acuerdo a las solicitudes por empleado, los mismos son enviados a los Departamento correspondientes, junto al talonario de nota de salida, para ser firmado por el empleado al momento de la entrega. 11.El Coordinador de Equipos Reparados recibe la nota de salida y entrega al Jefe General de Logstica y Distribucin. 12.El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la nota de salida, archiva una copia y la otra es enviada al Departamento de Coordinacin de Logstica. 13. El Departamento de Coordinacin de Logstica recibe la nota de salida, procesa en

86
SAINT, genera una cuenta por cobrar a nombre de la persona que realiza la compra, la cual lleva como soporte la copia de la nota de salida. Enva al Departamento de Administracin.
Control de documentos, Control de registros, Control de inventario Nota de salida, Memorandun

87
8.8.4
LD-1007-4
Cmo elaborar la "Hoja de Pedido" en SAINT (Mdulo Ventas)?

88
De la misma manera seleccione en el campo "Vendedor" el Asistente Administrativo encargado de realizar la Hoja de Pedido; y en el campo "Depsito" seleccione el almacn desde el cual saldr la mercanca.

89

90

91
De igual forma, introduzca todos los artculos que corresponden a la operacin en proceso, con sus cantidades respectivas.
Cuando haya incluido todos los artculos, presione la tecla "Esc".

92
(1) Presione "Enter" hasta colocar el cursor en el campo "Nmero de copias" e ingrese el nmero de copias que desea imprimir. Presione "Enter". El cursor se ubicar en el campo "Comentarios", presione "Enter". Aparecer la pantalla "Detalle para la impresin".
Seccin
IX
Pago a Transportistas (LD-1008)

94
9
9.1

Objetivo
Asignar la comisin correspondiente a cada transportista de acuerdo a las rutas de despacho, logrando la satisfaccin de ambas partes.
9.2
Alcance
Aplica desde que el Coordinador de Equipos Reparados recibe del Transportista los sobres que contienen las facturas, manifiestos, talonario de entrada, talonario de evaluacin de satisfaccin y notas de entrega, hasta que el Gerente de Operaciones enva la Solicitud de Emisin de Cheques firmada al Departamento de Administracin.
9.3

Gerente de Operaciones.
9.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 El Departamento de Coordinacin de Logstica debe procesar la informacin contenida en los sobres de despacho, en los Formatos Reporte de Faltantes, Reporte de Daados, y Reporte de Sobrantes. 4.1.2 Las Evaluaciones de Satisfaccin del Transportista deben ser consideradas al momento de determinar el monto a cancelar al transportista. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

95
9.5
Procedimiento
1. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora recibo de pago por concepto de Adelanto de Despacho segn tabulador a nombre del transportista que realizar el viaje, y gestiona dicho pago. 2. El Transportista recibe el pago y firma como conforme. 3. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica archiva el recibo como soporte. 4. El Coordinador de Equipos Reparados recibe del Transportista (al finalizar el despacho) los sobres los cuales contienen: facturas, manifiestos, talonario de entrada, talonario de evaluacin de satisfaccin y notas de entrega. 5. El Coordinador de Equipos Reparados llena el formato "Relacin de devolucin Sobres Transportistas", segn instructivo LD-1008-1. Entrega este formato al Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica con todos los sobres recibidos. 6. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica revisa cada uno de los sobres de los despachos realizados por los transportistas. En caso de faltar algn documento (evaluacin tcnica o recibo de anticipo) lo ubica en los archivos. 7. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica verifica si existen productos, colecciones y/o equipos faltantes por Gerente. a.- En caso de que exista faltante, coteja el despacho con las notas de entrega, para determinar la causa. Suministra la informacion en el Check List de devoluciones anexo a la evaluacin tcnica. Registra en una hoja de excel "Relacin de Faltantes" 146 : fecha, Gerente, N nota, premio, cantidad, motivo del faltante, transportista y ruta. a.1. Cuando el faltante se debe a error del transportista, registra en "Cuentas por cobrar choferes" 148 se le descuenta del pago. Continua con el paso No. 9. a.2. En caso contrario contina con el paso No.9. b.- En caso de que no exista faltante, verifica si existe sobrante. b.1. Si existe sobrante verifica la carga y si las facturas no fueron enviadas queda como pendiente. Contina con el paso No. 8 b.2. Si no existe sobrante, continua con el paso No. 9. 8. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora la devolucin en SAINT. 9. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora el "Reporte de Evaluaciones de satisfaccin" y la "Relacin de Pendientes". 10.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica registra en el formato de Excel Viajes y Adelantos los datos del transportista que realiz el viaje. Los datos incluyen: Nombre del chofer, fecha, ruta, dueo del transporte, adelanto.

96
11.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica entrega al Jefe General de Logstica y Distribucin la Relacin de Pagos a Transportistas, Reporte de Evaluaciones de Satisfaccin, Relacin de entrega de evaluaciones para pagos de despachos y Recibo de pago por adelanto. 12. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe los documentos, y asigna los bonos y la tarifa de viajes 13.El Jefe General de Logstica y Distribucin ubica en el formato de Excel Relacin de Pago a Transportistas 149 al dueo del transporte registrando los despachos realizados por sus choferes. Los datos a registrar son los mismos del Formato de Viajes y Adelantos adems se deben aadir el tipo de mercanca, y el adelanto (tarifa y bono). 14. El Jefe General de Logstica y Distribucin elabora la Solicitud de Emisin de Cheque, y enva al Gerente de Operaciones. 15. El Gerente de Operaciones recibe y firma la Solicitud de Emisin de Cheques. 16. El Gerente de Operaciones enva la Solicitud de Emisin de Cheques firmada al Departamento de Administracin.

97
9.6
Diagrama de Flujo

98

99
9.7
Procedimientos Control de documentos, Control de registros Formatos Relacin de Faltantes, Cuentas por Cobrar Choferes, Relacin de Pago a Transportistas, Evaluacin Tcnica del Transporte, Evaluacin de satisfaccin, Solicitud de Emisin de Cheques, Viajes y Adelantos Facturas de despacho, Manifiestos, Actas de Recepcin de productos y/o equipos, Notas de Entrada, Devoluciones, Relacin de Pendientes, Recibos de Pago por Adelanto. LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?
Documentos Instructivos

100
9.8
9.8.1
Instructivos
LD-1008-1
Cmo llenar el formato "Relacin de Devolucin de Sobres de Transportistas"?
El formato debe estar firmado por la persona que lo elabor y por el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica que lo recibe.
Seccin
Recepcin de Productos de Coleccin No Conformes (LD-1009)

102
10
10.1

Objetivo
Asegurar que la reposicin de los productos devueltos por los Gerentes de Zona cuando estos cumplan con los requisitos de No Conformidad.
10.2
Alcance
Aplica desde que El Transportista recibe del Gerente de Zona los productos devueltos, hasta que el Administrador de Almacn recibe el documento y lo archiva.
10.3

10.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Utilizar la nota de entrada como identificacin. 4.1.2 La nota de entrada original debe estar firmada por el Gerente de Zona, el Coordinador de Despacho y el Transportista, la misma queda como soporte en el almacn. La otra copia le queda al Gerente de Zona. 4.1.3 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.4 Llevar un registro de productos no conforme. 4.1.5 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.6 Condiciones de no conformidad en los productos: Producto con etiqueta daada. Producto con envase roto. Producto con envase sucio. Producto con envase rayado. Producto ligado. Producto contaminado. Producto derramado.

N APROBACIN: ELABORADO POR: DPTO. GESTIN DE CALIDAD FECHA: FECHA: 28/12/2006 PGINA: 103 LTIMA REVISIN:
4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
10.5
Procedimiento
1. El Transportista recibe del Gerente de Zona los productos devueltos, y entrega al Coordinador de Equipos Reparados, junto al talonario de nota de entrada, lleno por el Gerente de Zona. 2. El Coordinador de Equipos Reparados recibe del transportista el talonario de nota de entrada, o planilla de devolucin, segn sea el caso, y todos los productos devueltos, verificando que cumplan con las condiciones de no conformidad, registrando los mismos en el formato "Recepcin de Productos Devueltos". Segn instructivo LD-1009-1. Entrega copia del formato al Departamento de Coordinacin de Logstica y otra al Departamento de Administracin de Ventas. 3. El Coordinador de Equipos Reparados almacena el producto en el lugar de producto en reclamo, identificado. 4. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica recibe copia del formato "Recepcin de Productos Devueltos", con el cual registra en SAINT, segn instructivo LD-1002-1. 5. El Departamento de Administracin a Ventas recibe copia del formato "Recepcin de Productos Devueltos". y enva solicitud al Departamento de Logstica y Distribucin, al momento del despacho. 6. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la solicitud y la incluye en la "Hoja de Pedido". 7. El Jefe General de Logstica y Distribucin entrega la hoja de pedido al Coordinador de Despacho. 8. El Coordinador de Despacho recibe el formato, ubica la mercanca y enva el producto al Gerente de Zona en el correspondiente despacho.

104
9. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica realiza en SAINT la Factura de los productos enviados. 10. Los almacenistas clasifican los productos defectuosos en: a. Problemas de envases. Hay envases? SI. Reenvasa. NO. Mantiene en stock hasta acumular una cantidad mnima para reenvasar. solicita los envases al proveedor en Estados Unidos y reenvasa. b. Problemas de contenido (contaminado, descompuesto) Se almacena en lugar de producto para desechar.

10.6
Diagrama de Flujo

106
10.7
Procedimientos Formatos Documentos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y colecciones, Desecho de productos no conformes Recepcin de Productos Devueltos Nota de entrada LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?, LD-1009-1: Cmo llenar el Formato de Recepcin de Productos Devueltos?
10.8
Instructivos
Cmo llenar el Formato de Recepcin de Productos Devueltos?
10.8.1 LD-1009-1
Seccin
XI
Recepcin de Equipos Devueltos en Garanta (LD-1010)

108
11
11.1

Objetivo
Asegurar que los equipos devueltos por los Gerentes de Zona se encuentran en las mismas condiciones en las cuales fueron enviados, y dentro de las condiciones de garanta.
11.2
Alcance
Aplica desde que el Transportista recibe del Gerente de Zona los equipos en devolucin junto a la nota de entrada con la informacion correspondiente a la devolucin , hasta que el Coordinador de Equipos Reparados recibe y archiva el documento.
11.3

11.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Deben considerarse las siguientes condiciones para la devolucin de equipos: a. Traer la etiqueta de devolucin de regalo daado, debidamente llena. b. Debe venir la devolucin del equipo, acompaado de la nota de entrada llena por el Gerente de Zona, describiendo la problemtica especfica. c. El Equipo debe venir bien embalado con sus respectivos plsticos, animes, papelera, etc. 4.1.2 Utilizar la nota de entrega como identificacin. 4.1.3 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.4 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de los productos y/o equipos. 4.1.5 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.6 Los equipos deben ser clasificados por especie en cada uno de los espacios donde son almacenados.

4.1.7 Los equipos deben ser probados por los almacenistas encargados de su embalaje luego de ser reparados por el tcnico. 4.1.8 La nota de entrada original debe ser firmada por el Gerente de Zona, el Coordinador y el Transportista, la misma queda como soporte en el almacn. La otra copia es archivada por el Gerente de Zona. 4.1.9 Los Almacenistas realizan el inventario de equipos para subastar, y se entrega mensualmente al Gerente de Operaciones. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
11.5
Procedimiento
1. El Transportista recibe del Gerente de Zona los equipos en devolucin junto a la nota de entrada con la informacion de la devolucin, y la entrega al Coordinador de Equipos Reparados. 2. El Coordinador de Equipos Reparados recibe todos los equipos junto al talonario de nota de entrada debidamente llenado por el Gerente de Zona, especificando los problemas que presenta el equipo, la misma tiene dos copias. En caso de que el Gerente de no lo haya llenado, el Coordinador de Equipos reparados se encarga de hacerlo. 3. El Coordinador de Equipos Reparados registra en el formato Recepcin de equipos devueltos 152 todos los detalles de los equipos, segn instructivo LD-1010-2. 4. El Coordinador de Equipos Reparados verifica la existencia de la etiqueta "Recepcin de Regalo Daado" el cual, especifica la problemtica del equipo a devolver, la misma se debe estar ubicada en la parte externa del embalaje del equipo. 5. El Coordinador de Equipos Reparados verifica si los equipos cumplen las condiciones de garanta: a.- En caso de que cumpla con la condiciones; entrega al tcnico todos los equipos

110
daados dentro de la garanta, continua con el paso nmero siete (7). b.- En caso contrario; el equipo es rechazado por no cumplir con las condiciones de garanta, continua con el paso nmero nueve (9). 6. El Tcnico recibe lo equipos, chequea y clasifica de acuerdo a su estado cada uno de los equipos, segn instructivo LD-1010-1. 7. El Tcnico informa al Coordinador de Equipos Reparados los equipos que fueron reparados y los detalles; entrega los equipos. 8. Los almacenistas encargados del embalaje de los equipos reparados recibe, prueba los equipos, y registra en los formatos: "Recepcin de Equipos" y Reposicin Equipo en Garanta 153 , segn instructivo LD-1010-3, lo cual indica que el equipo esta listo para ser despachado, los mismos se almacenan en el lugar destinado para tal fin hasta el momento de su despacho. Fin del Procedimiento. 9. El Coordinador de Equipos Reparados, llena el formato Equipo no recibido 153 , especificando las causas por las que no acept el equipo, de acuerdo al instructivo LD-1010-4, para posteriormente ser almacenados por los almacenistas en un lugar determinado hasta ser solicitado para su despacho. 10.El Coordinador de Equipos Reparados archiva las notas de entrada y elabora un reporte de las mismas, enviando una copia del reporte al Departamento Coordinacin de Logstica. 11.El Departamento de Coordinacin de Logstica recibe la copia del reporte de las Notas de Entradas y procesa en SAINT la devolucin, segn instructivo LD-1002-1. 12.El Coordinador de Equipos Reparados archiva los documentos.

11.6
Diagrama de Flujo

112
11.7
Procedimientos Formatos Documentos Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y/o colecciones Reposicin equipo daado, Equipo no recibido, Recepcin de equipos devueltos Nota de entrada LD-1010-1: Tratamiento de Equipos en Devolucin, LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?, LD-1010-2: Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos Devueltos?, LD-1010-3: Cmo llenar el Formato de Reposicin de Equipo en Garanta?, LD-1010-4: Cmo llenar el Formato de Equipo no Recibido?
Instructivos

11.8
Instructivos
11.8.1 Tratamiento de Equipos en Devolucin (LD-1010-1)

11.8.1.1 Objetivo
Garantizar que los equipos devueltos por los Gerentes de Zona sean revisados y reparados o repuestos en el tiempo determinado.
11.8.1.3 Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Considerar las siguientes condiciones para equipos irreparables: a. Debe tener el equipo el chasis totalmente roto. b. Debe traer piezas electrnicas miniaturizadas sueltas que no puedan ser soldadas. 4.1.2 Llevar un stock de repuestos, la frecuencia de pedidos debe ser mensual. 4.1.3 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.4 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran.
1. Tcnico: recibe los equipos a reparar, los cuales son trasladados al departamento Tcnico. 2. Tcnico: chequea el equipo. 3. Tcnico: si el equipo presenta roturas de mueble: a) Repara el mueble. b) Coloca en el departamento de equipos buenos con detalles, para la subasta. c) Suministra informacin detallada de la reparacin al coordinador de equipos

114
reparados. 4. Tcnico: si el equipo presenta problemas electrnicos: a) Revisa detenidamente el equipo, determinando las partes que presentan problemas. b) Verifica la existencia en el stock de repuestos, de las partes con problemas. c) De tener el repuesto en existencia, repara el equipo, registra en el formato por especie de Equipos reparados. d) Los equipos son colocados en el departamento de Equipos Reparados. e) Informa al coordinador de equipos reparados, cada uno de los detalles de la reparacin. f) De no tener el repuesto en stock, y el mismo puede ser obtenido en nuestro mercado, el tcnico, solicita al asistente administrativo el dinero necesario para adquirir los repuestos, este debe entregar a la administracin del almacn, las diversas facturas de compras de los repuestos a nombre de la empresa, seguidamente realiza el paso c, d y e; Si el repuesto no es accesible en nuestro mercado, el tcnico debe solicitar los mismos al proveedor de repuestos, y acumula los equipos en un lugar apartado en espera identificado como Equipos en espera de repuestos, seguidamente realiza el paso c, d y e, respectivamente. g) El cliente debe anotar en una hoja (debe venir pegada en la parte de afuera de la caja), todos los problemas por los cuales devuelven el equipo, de no ser as, luego de ser revisado el equipo por el tcnico, y no se considera ninguna imperfeccin en el mismo, el tcnico debe llamar al cliente directamente para solicitarle mayores detalle de la devolucin, y as poder satisfacer al cliente. h) De ser el Equipo irreparable, se agrupan todos lo equipos en un lugar especifico, se identifica el cliente en espera del equipo y se repone en el prximo despacho. i) Se toman todas las partes en ptimas condiciones como repuesto para futuras reparaciones. 5. Tcnico: lleva el control de stock de repuestos, la frecuencia de solicitud de los mismos, debe ser mensualmente y solicitada directamente al proveedor. 6. El formato de Equipos reparados 154 por especie, debe ser llenado segn instructivo LD-1010-1-1 y enviado con una frecuencia mensual, al Departamento de Administracin para ser procesados, quedando el tcnico con una copia de soporte.

Procedimientos Formatos Instructivos
Control de documentos, Control de registros, Despacho de equipos y colecciones Equipos reparados por especie LD-1010-1-1: Cmo llenar el Formato de Equipos Reparados por Especie?

116
11.8.1.6 LD-1010-1-1
Cmo llenar el Formato de Equipos Reparados por Especie?

11.8.2 LD-1010-2
Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos Devueltos?
11.8.3 LD-1010-3
Cmo llenar el Formato de Reposicin de Equipo en Garanta?

118
11.8.4 LD-1010-4
Cmo llenar el Formato de Equipo No Recibido?
Seccin
XII
Reenvasado de Productos (LD-1011)

120
12
12.1

Objetivo
Recuperar la mayor cantidad de producto no conforme que sea posible.
12.2
Alcance
Aplica desde que el Almacenista y/o personal provisional traslada el producto en las cajas hacia el rea de reenvasado, hasta que el Departamento de Administracin recibe el registro y realiza el ajuste de inventario, moviendo el producto defectuoso hacia apto.
12.3

12.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Utilizar los implementos necesarios para el reenvasado de los productos: guantes, envases para depositar las mezclas. 4.1.2 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.3 Realizar el reenvasado en lugar destinado para tal fin. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

12.5
Procedimiento
1. El Almacenista y/o personal provisional traslada el producto en las cajas hacia el rea de reenvasado. 2. El Almacenista y/o personal provisional extrae los productos de las cajas. 3. El Almacenista y/o personal provisional cambia el envase del producto. 4. El Almacenista y/o personal provisional registra la cantidad reprocesada en el formato de "Registro de Producto No Conforme" 154 , segn instructivo LD-1011-1. 5. El Almacenista y/o personal provisional entrega el formato al Jefe General de Logstica y Distribucin. 6. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe el formato con sus respectivos registros y lo entrega al Departamento de Administracin. 7. El Departamento de Administracin recibe el registro y realiza el ajuste de inventario, moviendo el producto defectuoso hacia apto. 8. El Almacenista y/o personal provisional almacena el producto en sus cajas, trasladando las mismas hacia el Almacn.

122
12.6
Diagrama de Flujo

12.7
Procedimientos Formatos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario, Recepcin de productos de coleccin no conformes Registro de productos no conforme LD-1011-1: Cmo llenar el Formato de Registro de Poducto no Conforme?

124
12.8
Instructivos
Cmo llenar el Formato de Registro de Poducto no Conforme?
12.8.1 LD-1011-1
Seccin
XIII
Desecho de Producto No Conforme (LD-1012)

126
13
13.1

Objetivo
Asegurar que los productos en mal estado sean desechados en las condiciones correspondientes a cada caso.
13.2
Alcance
Aplica desde que el Jefe General de Logstica y Distribucin y/o Almacenista almacenan el producto en el lugar determinado hasta que el Departamento de Administracin descarga del inventario.
13.3

13.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Acatar la orden de desecho por el Jefe General de Logstica y Distribucin, en los lugares destinados para los mismos y en el tiempo estipulado. 4.1.2 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.3 Almacenar los productos en el lugar destinado para tal fin. 4.1.4 Condiciones de desecho en los productos: Producto contaminado. Producto derramado. Producto con cambio de formula. Producto en descomposicin. 4.1.5 La frecuencia para desechar los productos debe ser mensual. 4.1.6 El Departamento de Gestin de Calidad debe presenciar el desecho de dicho producto.

4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.
13.5
Procedimiento
1. Los Almacenistas almacenan el producto en el lugar determinado. 2.El Jefe General de Logstica y Distribucin notifica a los Departamentos de Administracin y/o de Gestin de Calidad la existencia de producto a desechar. 3.El Departamento de Administracin y/o Gestin de Calidad cuenta lo existente, registra en el Acta de Desecho 155 , segn instructivo LD-1012-1, la cual es firmada y entrega al Jefe General de Logstica y Distribucin. 4. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe, revisa y firma el Acta de Desecho. 5. El Jefe General de Logstica y Distribucin autoriza el desecho. 6. Los Almacenistas desechan los productos. 7.El Departamento de Gestin de Calidad gestiona el desecho de los productos. 8. El Departamento de Administracin actualiza el inventario.

128
13.6
Diagrama de Flujo

13.7
Procedimientos Formatos Instructivos Control de documentos, Control de registros, Recepcin de producto de coleccin no conforme Acta de Desecho LD-1012-1: Cmo llenar el Acta de Desecho?

130
13.8
Instructivos
Cmo llenar el Acta de Desecho?
13.8.1 LD-1012-1
Seccin
XIV
Solicitud de Material de Empaque y Papelera (LD-1013)

132
14
14.1

Objetivo
Tramitar la requisicin de Material de Empaque y Papelera para lograr satisfacer la produccin de colecciones, dentro del tiempo establecido.
14.2
Alcance
Aplica desde que el Jefe General de Logstica y Distribucin realiza la solicitud, mediante el formato Solicitud de material de empaque y papelera, y se la enva al Gerente de Operaciones, hasta el Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la mercanca.
14.3

14.4
Normativa
4.1 Generales 4.1.1 Utilizar el formato de Solicitud de material de empaque y papelera y llevar un archivo de dichas solicitudes. 4.1.2 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas. 4.1.3 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin. 4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad 4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y limpieza de las reas en la cuales laboran. 4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos de seguridad (faja y zapatos de seguridad). 4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacin personal. 4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, as mismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.

14.5
Procedimiento
1. El Jefe General de Logstica y Distribucin realiza la solicitud, mediante el formato Solicitud de material de empaque y papelera 139 , segn instructivo LD-1013-1. 2. El Jefe General de Logstica y Distribucin gestiona segn sea el caso: a.- En caso de ser Material de Empaque: Enva la solicitud a Procura con una copia al Gerente de Operaciones. Procura realiza la adquisicin el material de empaque, el cual es enviado al Almacn de Venezuela.
b.- En caso de ser Papelera: El Jefe Operativo de Almacn enva al Departamento de Mercadeo. El Departamento de Mercadeo recibe la solicitud y realiza el proceso de procura. El Departamento de Mercadeo recibe y suministra al Jefe General de Logstica y Distribucin la cantidad de papelera solicitada. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la papelera.

134
14.6
Diagrama de Flujo

14.7
Procedimientos Formatos Instructivos Control de documentos, Control de registros Solicitud de material de empaque y papelera LD-1013-1: Cmo llenar el Formato de Solicitud de Material de Empaque y Papelera?

136
14.8
Instructivos
Cmo llenar el Formato de Solicitud de Material de Empaque y Papelera?
14.8.1 LD-1013-1

Seccin
XV
Formatos
15
Formatos
Formatos
140
Formatos
Formatos
142
Formatos
Formatos
144
Formatos
Formatos
146
EVALUACIN DE SATISFACCIN
Formatos
Formatos
148
Formatos
Formatos
150
Formatos
Formatos
152
Formatos
REPOSICIN DE EQUIPO DAADO
Formatos
154
EQUIPOS REPARADOS POR ESPECIE
Formatos
Formatos
156
Formatos
Formatos
158
159
Endnotes 2... (after index)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGSTICA Y DISTRIBUCIN. LD-1000

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Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

Seccin II Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

Seccin III Recepcin de Productos que quedaron en

2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.

Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

Seccin IV Recepcin de Mercanca Afectada en el

Transporte Naviero (LD-1003)

Seccin V Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004)

Seccin VI Configuracin de Colecciones (LD-1005)

2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.

Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

Seccin VII Control de Inventario (LD-1006)

Seccin VIII Despacho de Equipos y Colecciones

2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.

Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

Seccin IX Pago a Transportistas (LD-1008)

Seccin X Recepcin de Productos de Coleccin No

................................................................................................................................... 102 ................................................................................................................................... 102

Seccin XI Recepcin de Equipos Devueltos en Garanta

................................................................................................................................... 108 ................................................................................................................................... 108

Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

Seccin XII Reenvasado de Productos (LD-1011)

................................................................................................................................... 120 ................................................................................................................................... 120

Seccin XIII Desecho de Producto No Conforme (LD-1012)

................................................................................................................................... 126 ................................................................................................................................... 126

Seccin XIV Solicitud de Material de Empaque y Papelera

................................................................................................................................... 132 ................................................................................................................................... 132

Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

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Manual de Procesos y Procedimientos Logstica y Distribucin LD-1000

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Diagrama de Despliegue o 1er Orden

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Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

Responsable del Proceso

20 pies 40 pies 2 3 de 40 pies

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Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

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