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DIAGRAMA DE PARETO

1.- INTRODUCCIN
Este documento sirve de gua para la utilizacin de los Diagramas de Pareto en aquellas situaciones en que se requiere resaltar la diferente importancia de los factores o elementos que contribuyen a un efecto.

De forma sencilla y sistemtica describe el proceso que se debe seguir para su construccin, explica los conceptos que introduce, muestra ejemplos prcticos de su utilidad e indica cmo obtener la mxima informacin y efectividad de esta herramienta.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y la utilizacin del Diagrama de Pareto, resaltando las situaciones en que puede o debe ser utilizado.

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Es de aplicacin a aquellos estudios o situaciones en que es necesario priorizar la informacin proporcionada por un conjunto de datos o elementos. Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos implicados en la mejora de la calidad. Adems se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin.

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3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas que seala el procedimiento para la construccin de un Diagrama de Pareto y para su correcta interpretacin.

b) Direccin de Calidad
- Asesorar, a los que as lo soliciten, en las bases para la construccin y utilizacin del Diagrama de Pareto.
Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organizacin responsable de su difusin y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigacin..) 1

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS


4.1.- PRINCIPIO DE PARETO
El Principio de Pareto afirma que en todo grupo de elementos o factores que contribuyen a un mismo efecto, unos pocos son responsables de la mayor parte de dicho efecto.

Principio de Pareto

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4.2.- ANLISIS DE PARETO


Definicin
El Anlisis de Pareto es una comparacin cuantitativa y ordenada de elementos o factores segn su contribucin a un determinado efecto. El objetivo de esta comparacin es clasificar dichos elementos o factores en dos categoras: Las "Pocas Vitales" (los elementos muy importantes en su contribucin) y los "Muchos Triviales" (los elementos poco importantes en ella).

Caractersticas principales

A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Priorizacin Identifica los elementos que ms peso o importancia tienen dentro de un grupo.

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Definicin

Unificacin de Criterios Enfoca y dirige el esfuerzo de los componentes del grupo de trabajo hacia un objetivo prioritario comn. Carcter objetivo Su utilizacin fuerza al grupo de trabajo a tomar decisiones basadas en datos y hechos objetivos y no en ideas subjetivas.

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4.3.- TABLAS Y DIAGRAMAS DE PARETO

Las Tablas y Diagramas de Pareto son herramientas de representacin utilizadas para visualizar el Anlisis de Pareto. El Diagrama de Pareto es la representacin grfica de la Tabla de Pareto correspondiente.

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Caractersticas principales
A continuacin se comentan una serie de caractersticas fundamentales de las Tablas y los Diagramas de Pareto. Simplicidad Tanto la Tabla como el Diagrama de Pareto no requieren ni clculos complejos ni tcnicas sofisticadas de representacin grfica. Impacto visual El Diagrama de Pareto comunica de forma clara, evidente y de un "vistazo", el resultado del anlisis de comparacin y priorizacin.

Tabla de Pareto

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Diagrama de Pareto

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5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

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5.2.- CONSTRUCCIN
Paso 1: Preparacin de los datos Como en todas las herramientas de anlisis de datos, el primer paso consiste en recoger los datos correctos o asegurarse de que los existentes lo son. Para la construccin de un Diagrama de Pareto son necesarios: a) Un efecto cuantificado y medible sobre el que se quiere priorizar (Costes, tiempo, nmero de errores o defectos, porcentaje de clientes, etc). b) Una lista completa de elementos o factores que contribuyen a dicho efecto (tipos de fallos o errores, pasos de un proceso, tipos de problemas, productos, servicios, etc).

Es importante identificar todos los posibles elementos de contribucin al efecto antes de empezar la recogida de datos. Esta condicin evitar que, al final del anlisis, la categora "Varios" resulte ser una de las incluidas en los "Pocos Vitales".

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Ejemplo

Las herramientas de calidad ms tiles para obtener esta lista son: la Tormenta de Ideas, el Diagrama de Flujo, el Diagrama de Causa-Efecto y sus similares, o los propios datos.

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c) La magnitud de la contribucin de cada elemento o factor al efecto total. Estos datos, bien existan o bien haya que recogerlos, debern ser: - Objetivos: basados en hechos, no en opiniones. - Consistentes: debe utilizarse la misma medida para todos los elementos contribuyentes y los mismos supuestos y clculos a lo largo del estudio, ya que el Anlisis de Pareto es un anlisis de comparacin. - Representativos: deben reflejar toda la variedad de hechos que se producen en la realidad. - Verosmiles: evitar clculos o suposiciones controvertidas, ya que buscamos un soporte para la toma de decisiones, si no se cree en los datos, no apoyarn las decisiones.

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Paso 2: Clculo de las contribuciones parciales y totales. Ordenacin de los elementos o factores incluidos en el anlisis Para cada elemento contribuyente sobre el efecto, anotar su magnitud. Ordenar dichos elementos de mayor a menor, segn la magnitud de su contribucin. Calcular la magnitud total del efecto como suma de las magnitudes parciales de cada uno de los elementos contribuyentes.

Ejemplo

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Paso 3: Calcular el porcentaje y el porcentaje acumulado, para cada elemento de la lista ordenada El porcentaje de la contribucin de cada elemento se calcula: % = (magnitud de la contribucin /magnitud del efecto total) x 100 El porcentaje acumulado para cada elemento de la lista ordenada se calcula: - Por suma de contribuciones de cada uno de los elementos anteriores en la tabla, ms el elemento en cuestin como magnitud de la contribucin, y aplicando la frmula anterior. - Por suma de porcentajes de contribucin de cada uno de los elementos anteriores ms el porcentaje del elemento en cuestin. En este caso habr que tener en cuenta el que estos porcentajes, en general, han sido redondeados. Una vez completado este paso tenemos construida la Tabla de Pareto.

Tabla de Pareto de los errores de los impresos de pedido

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Paso 4: Trazar y rotular los ejes del Diagrama El eje vertical izquierdo representa la magnitud del efecto estudiado. Debe empezar en 0 y ir hasta el valor del efecto total. Rotularlo con el efecto, la unidad de medida y la escala. La escala debe ser consistente, es decir variar segn intervalos constantes. Las escalas de grficos que se compararn entre s, deben ser idnticas (Nota: Prestar especial cuidado a las escalas automticas de los grficos por ordenador). El eje horizontal contiene los distintos elementos o factores que contribuyen al efecto.

Dividirlo en tantas partes como factores existan y rotular su identificacin de izquierda a derecha segn el orden establecido en la Tabla de Pareto.

El eje vertical derecho representa la magnitud de los porcentajes acumulados del efecto estudiado. La escala de este eje va desde el 0 hasta el 100%. El cero coincidir con el origen y el 100% estar alineado con el punto, del eje vertical izquierdo, que representa la magnitud total del efecto.

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Ejemplo, rotular el eje con la escala. Numero de errores

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Porcentaje acumulado

Tipo de error

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Paso 5: Dibujar un Grfico de Barras que representa el efecto de cada uno de los elementos contribuyentes La altura de cada barra es igual a la contribucin de cada elemento tanto medida en magnitud por medio del eje vertical izquierdo, como en porcentaje por medio del eje vertical derecho.

Ejemplo Numero de errores

Porcentaje acumulado

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Paso 6: Trazar un Grfico Lineal cuyos puntos representan el porcentaje acumulado de la Tabla de Pareto Marcar los puntos del grfico en la interseccin de la prolongacin del lmite derecho de cada barra con la magnitud del porcentaje acumulado correspondiente al elemento representado en dicha barra. Ejemplo, conectar los puntos con segmentos rectilneos. Numero de errores Porcentaje acumulado

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Tipo de error

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Tipo de error

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Paso 7: Sealar los elementos "Pocos Vitales" y los "Muchos Triviales" Trazar una lnea vertical que separa el Diagrama en dos partes y sirve para visualizar la frontera entre los "Pocos Vitales" y los "Muchos Triviales", basndonos en el cambio de inclinacin entre los segmentos lineales correspondientes a cada elemento. Rotular las dos secciones del Diagrama. Rotular el porcentaje acumulado del efecto correspondiente al ltimo elemento incluido en la seccin "Pocos Vitales". Paso 8: Rotular el ttulo del Diagrama de Pareto

Errores en los impresos de pedido Numero de errores

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Tipo de error

Porcentaje de acumulado

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5.3.- INTERPRETACIN
El objetivo del Anlisis de Pareto es utilizar los hechos para identificar la mxima concentracin de potencial del efecto en estudio (Magnitud del problema, costes, tiempo, etc) en el nmero mnimo de elementos que a l contribuyen. Con este anlisis buscamos enfocar nuestro esfuerzo en las contribuciones ms importantes, con objeto de optimizar el beneficio obtenido del mismo. En el apartado 5.1, en el Paso 7: Sealar los elementos "Pocos Vitales" y los "Muchos Triviales" se comenta que existe una frontera clara entre las dos categoras.

En muchos casos no existe esta frontera claramente visible. En realidad se puede identificar generalmente una tercera categora que J.M. Juran llam "Zona Dudosa".

Ejemplo

Porcentaje acumulado

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Elementos

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c) Una vez terminada esta labor, volver a realizar el Anlisis de Pareto en las nuevas condiciones y comprobar si los elementos incluidos en la anterior "Zona Dudosa" han pasado a ser "Pocos Vitales" y si su tratamiento es rentable. En general, una vez tratados los elementos que claramente pertenecen a los "Pocos Vitales" tenemos un mejor conocimiento de lo que hay que hacer con los pertenecientes a la "Zona Dudosa".

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Posibles problemas y deficiencias de interpretacin a) Al dibujar el Diagrama de Pareto, vemos que este no permite realizar una clara distincin entre los diferentes elementos o categoras que contribuyen al efecto, por los siguientes motivos: - Todas las barras del Diagrama son ms o menos de la misma altura. - Se requieren ms de la mitad de las categoras para tener en cuenta ms del 60% del efecto total. En cualquier caso, parece que el Principio de Pareto no es aplicable al caso en estudio. Esta circunstancia es altamente improbable ya que dicho principio ha demostrado su validez en miles de casos. En general, estas circunstancias son debidas a una eleccin deficiente de los elementos o categoras utilizados para el anlisis. Debe probarse una nueva estratificacin de los datos y repetirse en base a esta ltima el anlisis. Ejemplo 1. 2. 3. 4.

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Problema: Gran numero de errores en las facturas emitidas Asignacin a un grupo de trabajo su solucin Posible causa: Los empleados nuevos son los causantes Comprobacin de la posible causa: Recogida de datos numero de errores por empleado Anlisis de Pareto

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5. Nueva estratificacin de los datos

Principalmente los errores se concentran en la hora antes de la pausa para la comida y la hora antes de la finalizacin de la jornada.
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b) Obtencin de priorizaciones errneas debido a deficiencias en los datos iniciales (Los datos no eran objetivos, consistentes, representativos y/o verosmiles). Debern conseguirse nuevos datos sujetos a dichas condiciones. c) Uno de los elementos "Pocos Vitales" es la categora "Varios". En este caso se debe replantear la clasificacin de categoras realizada profundizando en el fenmeno o efecto estudiado y repetir el anlisis efectuado.

5.4.- UTILIZACIN

El Anlisis de Pareto sirve para establecer prioridades y para enfocar y dirigir las acciones a desarrollar posteriormente. Por otra parte permite basar la toma de decisiones en parmetros objetivos, por tanto, permite unificar criterios y crear consenso. Utilizacin en las fases del proceso de solucin de problemas: Este Anlisis es aplicable en todos los casos en que se deban establecer prioridades para no dispersar el esfuerzo y optimizar el resultado de dicha inversin. En particular: - Para asignar prioridades a los problemas durante la definicin y seleccin de proyectos. - Para identificar las causas claves de un problema. - Para comprobar los resultados de un grupo de trabajo una vez implantada la solucin propuesta por el mismo. A este fin se compara el Diagrama de Pareto de la situacin inicial con el de la situacin actual y se comprueba que la contribucin de los elementos inicialmente ms importantes haya disminuido notablemente.

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6.- ANEXOS
Ejemplo 1 Hurtos en un gran almacn

Un gran almacn, que registraba elevados costes por hurtos, encarg a un grupo de trabajo resolver el problema. Como el almacn dispona de varias plantas y ofreca mercanca de naturaleza muy diferente, el equipo decidi empezar las investigaciones recogiendo datos sobre los costes por hurtos en varias secciones y realizar un Anlisis de Pareto. Tabla de Pareto de los costes por hurtos

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Hurtos en las secciones del gran almacn Costes por hurtos

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Porcentaje acumulado

Seccin

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En las primeras cuatro secciones se registran el 77% de los costes totales por hurtos. Estas son las "pocas vitales". El equipo tendr que concentrar sus esfuerzos en buscar soluciones que evitan los hurtos en estas cuatro secciones. De esta manera obtendr una mejora significativa con una accin ms centrada en el problema.

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Ejemplo 2

Encuesta entre los pacientes de un centro mdico

Un equipo de mejora de la calidad en un gran hotel fue encargado de examinar las causas de insatisfaccin de los clientes. En una pequea encuesta preliminar se identificaron 23 causas probables de insatisfaccin de los clientes, y, basndose en ellos, se dise el impreso con el cual se encuestaron a todos los clientes durante un mes. De las 23 causas encuestadas, 6 se revelaron como no relevantes. Diagrama de Pareto de los datos obtenidos 139 Respuestas de clientes insatisfechos

Porcentaje acumulado

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Causa principal de la insatisfaccin del cliente


13. Respuesta a reclamaciones 14. Informaciones tursticas 15. Tiempo de espera en recepcin 16. Tiempo de espera en restaurante 17. Limpieza jardn 18. Limpieza hall 19. Calidad comida restaurante 20. Calidad servicio en habitaciones 21. Actitud personal de servicio 22. Limpieza piscina 23. Satisfaccin general

1. Facilidad de obtener reserva 2. Posibilidad de comunicacin telefnica 3. Actitud telefonista 4. Actitud recepcionista 5. Actitud de camareros 6. Contestacin de preguntas 7. Limpieza de habitaciones 8. Facilidad acceso aeropuerto 9. Facilidad acceso ciudad 10. Respuesta rpida a la llamada telefnica 11. Comodidad general 12. Proceso de facturacin

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Atacando slo 4 de las 23 causas, haba un potencial de mejora de la satisfaccin de los clientes de ms del 50%. Este caso matiza adems la importancia de basarse en datos y no en suposiciones u opiniones internas, puesto que la clasificacin d e "facilidad acceso ciudad" como la principal causa de insatisfaccin era absolutamente inesperada por el equipo.
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7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA


La herramienta es muy til para: - Priorizacin de Causas - Identificacin de Proyectos - Evaluacin de la Solucin Implantada La herramienta es til para: - Determinacin de causas

8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS


La herramienta est fuertemente relacionada con: - Grficos de Gestin

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La herramienta est dbilmente relacionada con:

- Hojas de Comprobacin y Recogida de Datos - Tormenta de Ideas

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