PLAN DE ACCION.

ESTRATEGIA RACIONALIZACIN DE TRMITES GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO OFICINA ASESORA DE PLANEACION

Cdigo: GGD-FO-130-016

Versin: 0

OBJETIVO:

Optimizar los procedimientos administrativos regulados (trmites), acorde al resultado de la priorizacin, con el fin de mejorar la atencin al ciudadano en la institucin.

FECHA DE ELABORACIN

AO VIGENCIA

2013

Pgina

de

RACIONALIZACIN
RESULTADO DE LA PRIORIZACIN

FECHA

AVANCE

No.

NOMBRE DEL TRMITE O PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES ESTRATEGIA ACCION DE MAJORA

BENEFICIOS DE LA RACIONALIZACIN

RESPONSABLE INICIO FIN

SEGUIMIENTO 1 (Planeacin) Agosto de 2013

SEGUIMIENTO 2 (Atencin al usuario) Febrero de 2014

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Solcitar a las entidades responsables del pago la eliminacin de esta requsicin. Evaluar matriz de contratacin y generar Cumplimiento de la cambios que conlleven a normatividad vigente. la eliminacin de la requisicin. Mejora de la relacin con los usuarios. Restructurar el procedimiento y realizar despliegue a los usuarios y a los responsables del mismo.

Simplificacin

Eliminar el requisito de presentar ORIGINAL de la autorizacin de EPS.

Grupo fucnional de gestin comercial

Junio de Junio de 2013 2014

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Solicitud de citas mdicas

Evaluar la eficiencia de la plataforma de internet y de la respuesta Maximizar la telefnica, con el fin de Eliminacin de filas y eficiencia del llevarla a su disminucin de tiempos sistema de solicitud opotimizacin. de respuesta de citas telefnicamente y a Disminuir los tiempos de Reduccin de tiempos y travs de internet. respuesta y asignacin costos por de cita por este medio. desplazamiento. Aumentar el Numero de Generar mecanismos de Eficiencia, eficacia y solicitudes por comunicacin con el comodidad en la estos medios. usuario que lo motiven al prestacin de servicios. uso de estas herramientas

Optimizacin

Grupo fucnional de gestin comercial Consulta Externa

Junio de Junio de 2013 2014

RACIONALIZACIN
RESULTADO DE LA PRIORIZACIN

FECHA

AVANCE

No.

NOMBRE DEL TRMITE O PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES ESTRATEGIA ACCION DE MAJORA

BENEFICIOS DE LA RACIONALIZACIN

RESPONSABLE INICIO FIN

SEGUIMIENTO 1 (Planeacin) Agosto de 2013

SEGUIMIENTO 2 (Atencin al usuario) Febrero de 2014

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Solcitar a las entidades responsables del pago la eliminacin de esta requisicin. Evaluar matriz de contratacin y generar cambios que conlleven a Eliminar el requisito la eliminacin de la de presentar requisicin, verificando ORIGINAL de la la posibilidad de que autorizacin de pueda ser validada la EPS. informacin en el sistema. Restructurar el procedimiento y realizar despliegue a los usuarios y a los responsables del mismo.

Cumplimiento de la normatividad vigente. Mejora de la relacin con los usuarios.

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Junio de Junio de 2013 2014

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Solicitud de citas mdicas

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Asistencia cita mdica

Simplificacin

Solcitar a las entidades responsables del pago la eliminacin de esta requsicin o la aceptacin de dichos documentos escaneados. Ahorro de papel. Realizar el esacneo de los documentos, una vez Disminuicn del tamao los presente el usuario. del archivo fsico, optimizando el mismo. Hacer mantenimiento al software y copias de Reduccin de costos seguridad de manera para los usuarios. permanente, con el fin de asegurar la Cumplimiento de la capacidad de normatividad vigente. almacenamiento de informacin en el sistema. Restructurar el procedimiento y realizar despliegue a los usuarios y a los responsables del mismo.

Solicitar nicamente documentos en original y escanearlo, evitando la solicitud de copias de los mismos.

Grupo fucnional de gestin comercial Consulta Externa

Junio de Junio de 2013 2014

RACIONALIZACIN
RESULTADO DE LA PRIORIZACIN

FECHA

AVANCE

No.

NOMBRE DEL TRMITE O PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES ESTRATEGIA ACCION DE MAJORA

BENEFICIOS DE LA RACIONALIZACIN

RESPONSABLE INICIO FIN

SEGUIMIENTO 1 (Planeacin) Agosto de 2013

SEGUIMIENTO 2 (Atencin al usuario) Febrero de 2014

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Optimizacin

Generar mecanismos, para que sea la institucin la que se comunique con el paciente una vez este resuelta la solicitud.

Restructurar el procedimiento, con el fin de incluir como parte del mismo la comunicacin al usuario.

Grupo funcional de

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Solicitud de Historia Clnica completa

Restructurar y sistematizar el archivo de historias clnicas, con Disminuir los el fin de que la tiempos de entrega bsqueda de las de la copia de la mismas sea eficiente. historia clnica

Mejora de la relacin con admisiones y facturacin. Junio de Junio de los usuarios.

Grupo funcional de gestin documental 2013 2013

26

Solicitud de citas mdicas

Eliminacin

Solcitar a las entidades responsables del pago, Reduccin de tiempos y Eliminar la solicitud la eliminacin de esta costos para los usuarios. Grupo fucnional de de la autorizacin requsicin. gestin comercial autenticada, en Cumplimiento de la Junio de Junio de 2013 2014 caso de que no se normatividad vigente. Grupo funcional de realice Restructurar el admisiones y facturacin. personalmente procedimiento y realizar Disminucin de PQRS, despliegue a los por este concepto. usuarios y a los responsables del mismo.

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Ingreso paciente por cirugia ambulatoria

Simplificacin

Validar el estado de afiliacin, sin exigir como requisito la presentacin de carta de la institucin en medio fsico, que haga constar que se encuentra suspendido.

Restructurar el procedimiento y realizar despliegue a los usuarios y a los Eliminacin de tiempos responsables del mismo. para los usuarios. Solcitar a las entidades Mejora de las responsables del pago, condiciones de atencin. la eliminacin de esta requsicin.

Grupo fucnional de gestin comercial. Grupo funcional de admisiones y facturacin.

Junio de Junio de 2013 2014

RACIONALIZACIN
RESULTADO DE LA PRIORIZACIN

FECHA

AVANCE

No.

NOMBRE DEL TRMITE O PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES ESTRATEGIA ACCION DE MAJORA

BENEFICIOS DE LA RACIONALIZACIN

RESPONSABLE INICIO FIN

SEGUIMIENTO 1 (Planeacin) Agosto de 2013

SEGUIMIENTO 2 (Atencin al usuario) Febrero de 2014

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Fecha seguimiento

Resultado encontrado

% de avance

Eliminacin

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Solicitud de Resumen de Historia Clnica

Solcitar a las entidades responsables del pago, Reduccin de tiempos y Eliminar la solicitud la eliminacin de esta costos para los usuarios. Grupo fucnional de de la autorizacin requsicin. gestin comercial autenticada, en Cumplimiento de la Junio de Junio de 2013 2014 caso de que no se normatividad vigente. Grupo funcional de realice Restructurar el admisiones y facturacin. personalmente procedimiento y realizar Disminucin de PQRS, despliegue a los por este concepto. usuarios y a los responsables del mismo.

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Solicitud de citas mdicas

Automatizacin

Aunar esfuerzos para lograr la sistematizacin de las histroias clnicas, con el fin Estructurar el proyecto y de disminuir lograr su tiempos en la implementacin. entrega del resumen de historia clnica, como otros beneficios.

Reduccin de tiempos para los usuarios Mejora de la relacin con los usuarios.

Gestion de gerencia y direccionamiento estrtgico. Recusros de la informacin.

Dic de 2013

Mayo de 2016