CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

Universidad de La Serena Region de Coquimbo

Nitmero de Informe: 4012012 6 de diciembre de 2012

"Illi www.contraloria.c1

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

CE 987

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

\ ERSID \ I) D.
k RE( IRMO: FOLIO:
LIN t.. n ES VIADO.N: 013&:

SI:RENA

OFICIO N-

5200
() 6 D I C 2312

VVV.

2012
LA SERENA,

En cumplimiento del Plan Anual de FiscalizaciOn del presente, adjunto el informe final N' 40, de 2012, elaborado por personal de esta Contraloria Regional, aprobado por el infrascrito, relacionado con una auditoria a las transferencias por becas estudiantiles y fondos centrales de investigadidn. Sobre el particular, y considerando los antecedentes de que da cuenta este informe final, esa entidad debera iniciar un sumario administrativo, de acuerdo al punto N 7, de las conclusiones del presente informe. Sin perjuicio de lo anterior, ese servicio debera adoptar las medidas tendientes a subsanar las situaciones observadas, en los plazos establecidos en las conclusiones del presente informe, cuya efectividad se constatara por la Unidad de Seguimientos de este Organism de Control. Saluda atentamente a Ud.,

C\

1 l t p,\ 10, .

\/

GUSTAO JORDAN ASTASURUAGA Convalor Regional de Coqumbo Contraloria General de La Rept:tka

AL SENOR RECTOR '-/UNIVERSIDAD DE LA SERENA

PRESENTE

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

PREG: 4.012/12

INFORME FINAL N 40, DE 2012,

A LAS AUDITORIA SOBRE POR BECAS TRANSFERENCIAS FONDOS Y ESTUDIANTILES CENTRALES DE INVESTIGACION, EN LA UNIVERSIDAD DE LA SERENA.

LA SERENA, 06 DIG. 2012

Plan Anual de En cumplimiento del FiscalizaciOn aprobado para el presente ano, esta Contraloria Regional efectuO una auditoria a las transferencias por becas estudiantiles y fondos centrales de investigaciOn, en la Universidad de La Serena, para el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2011 y el 31 de julio del ano en curso.

Objetivo.
La auditoria tuvo por finalidad realizar un examen de cuentas a las transferencias por becas otorgadas a los estudiantes y los gastos ejecutados can cargo a los proyectos de investigaciOn; como asimismo que se diera cumplimiento a la normativa que regula el otorgamiento de becas de acuerdo a lo dispuesto en el decreto N 39, de 2011, del Ministerio de EducaciOn y, las instrucciones que ha dictado la Universidad de La Serena sobre ambas materias.

Metodologia.
El examen se efectu6 conforme a la Metodologia de Auditoria de este Organismo Superior de Control e incluy6 pruebas selectivas a los registros contables, la verificaciOn de la suficiencia del respaldo documental, la validaciOn del cumplimiento de la normativa legal y reglamentaria respectiva, y la aplicaciOn de otros medios tcnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias.

Universo y Muestra.
El examen se efectu6 sobre la base de la informaciOn contable y presupuestaria proporcionada por esa Casa de Estudios, entre el 1 de julio de 2011 y el 31 de julio de 2012.

AL SENOR
GUSTAVO JORDAN ASTABURUAGA
c,p NTRALOR REGIONAL DE COQUIMBO

,\

1PRESENTE
OMM/ALP

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

La metodologia de selecciOn de la muestra para las becas otorgadas, tanto con recursos de la Universidad, coma por el Ministerio de EducaciOn, en adelante Mineduc, es estadistica, utilizando el Sistema Automatizado de Muestreo de la Contraloria General de la Repitlica, en base a una confianza del 95%, y error y precision de un 3% en cada una. Al respecto el universo determinado correspondi6 a 5.927 alumnos, de los cuales se dedujo una muestra aleatoria, estratificada y por registros de 120 casos. En cuanto a las transferencias efectuadas a la Direcci6n de InvestigaciOn, los gastos por concepto de proyectos suman durante el ano 2011 y 2012 $ 135.006.935. mientras que la muestra determinada ascendiO a $ 122.641.807, representando un 91%. El examen de las operaciones se realizO conforme con los articulos 95 y 98 de la ley N 10.336, Organica de esta InstituciOn y 54 y 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, Organica de la Administraci6n Financiera del Estado. Para tal efecto, la documentaci6n fue puesta a disposici6n de esta Sede de Control a contar del 6 de septiembre de 2012.

Antecedentes Generales. En el ano 1981, a partir de la fusion de las ex sedes regionales de la Universidad Tacnica del Estado y de la Universidad de Chile. se crea la Universidad de La Serena, corporaciOn de derecho pUblico, autOnoma, con patrimonio propio. Los estatutos de la universidad fueron aprobados a travs del decreto con fuerza de ley N 158, de 1981, del Ministerio de EducaciOn, sabre Estatutos de la Universidad de La Serena y sus modificaciones, estableciendo que la autoridad maxima esta representada por la Junta Directiva, en tanto el gobierno y la administraciOn es ejercido por el Rector de dicha casa de estudios. La DirecciOn de InvestigaciOn de la Universidad de La Serena (DIULS) financia programas por un maxima de dos anos, que forman parte de la actividad de investigaciOn. Sus objetivos apuntan a la creaciOn de condiciones que faciliten la formaciOn de capital humano avanzado, apoyando a acadarnicos con potencial cientifico que se inician en la investigaciOn. apoyo a acadmicos de excelencia que tengan lineas de investigaciOn consolidadas y a grupos de investigaciOn reconocidos, a travs de siete programas y una politica de incentivos. Las lineas de programas que se desarrollan en la Universidad son las siguientes: Programa de iniciaciOn en la investigaciOn. Programa de fortalecimiento de la investigaciOn vinculada al postgrado. Programa de investigaciOn DIULS regular. Programa de convenios de desempeno DIULS, modalidad individual. Programa de investigadores acadmicos asociados. adscritos a la DIULS. Programa de fortalecimiento de grupos de investigaciOn. Programa de financiamiento de monografias de investigaciOn. 2

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO
tl1111.$

Por otra parte, el articulo 19. del citado decreto con fuerza de ley N 158, senala que el Director de la DirecciOn General de Asuntos Estudiantiles (DAE), es la autoridad responsable de coordinar as relaciones de la Universidad con los estudiantes, mediante la administraci6n de los servicios de Bienestar. Deportes y RecreaciOn y otras actividades extracurriculares de los alumnos, asesorndoles en sus organizaciones, otorgando beneficios y supervisando la orientaciOn vocacional que les facilite su actividad universitaria. En ese contexto, la DAE tiene estructurado un Programa de Asistencia Econ6mica en el Departamento de Bienestar Estudiantil, que se traducen en los siguientes beneficios: Beca de almuerzo. Beca de once. Beca de residencia. Beca de dinero. Beca de dinero almuerzo. Beca de jardin infantil. Beca laboral. Ayudas eventuales. Adems, dentro de otras actividades. el Departamento de Bienestar Estudiantil recibe los antecedentes respaldatorios de la informaciOn entregada por los alumnos al Ministerio de EducaciOn, por la postulaciOn o renovaciOn de las becas de arancel. Mediante oficio N 4.677, de 2012, fue puesto en conocimiento de la Universidad de La Serena el preinforme de auditoria N 40, con las observaciones establecidas al trmino de la visita. con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran, lo que se concretO mediante el oficio N 155, de 2012. Del examen de cuentas realizado y de as actividades de fiscalizaciOn inherentes al desarroilo del presente programa, se dedujeron las siguientes observaciones:

RESULTADO DE LA FISCALIZACION. ENTORNO DE CONTROL INTERNO. Sobre la materia, cabe senalar que el examen practicado permitiO detectar las siguientes falencias relacionadas con el control interno: 1.- 1.1.- Contraloria Interna. Aprobaci6n de Ordenanza.

Mediante oficio N 225, de 10 de abril de 0,12, el Contralor de esa Universidad enviO para su aprobaci6n al senor Rector, una Opuesta de Ordenanza de la Contraloria Interna.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO Al respecto, a la fecha de esta auditoria, el senor Rector no se habia pronunciado por la pertinencia y legalidad de ese documento. Sobre el particular, el articulo 21 del decreto con fuerza de ley N 158, senala que el Contralor de la Universidad es el funcionario superior que ejercera el control de la legalidad de los actos de las autoridades de la CorporaciOn, fiscalizara el ingreso y use de sus fondos, examinara las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes y desempenara las funciones que se senalen en la Ordenanza dictada por la Junta Directiva. Por lo expuesto. no se ha dado cumplimiento con el precepto legal citado, en orden a implementar y aprobar una Ordenanza que norme especificamente el actuar de la Contraloria Interna. La Universidad senala que la Ordenanza, que norma el actuar de la Contraloria Interna, se encuentra dentro de los temas pendientes a resolver por parte de la Honorable Junta Directiva y sera puesto en tabla por parte de su presidente prOximamente. Al respecto, corresponde mantener la observaciOn, mientras no se apruebe esa Ordenanza que guia el actuar de la Contraloria Interna. 1.2.- Acceso a la plataforma financiera. La Universidad de La Serena tiene implementada la plataforma financiera y acadmica denominada PHOENIX ULS, la puesta en marcha del programa comenz6 en enero de 2009. e incluya mOdulos contables, presupuestarios, de compras, tesoreria, cuentas por cobrar, cuentas por pagar. cajas, existencias. activo fijo, beneficios estudiantiles, remuneraciones. integrando la plataforma acadrnica y financiera. respecto, y de acuerdo a lo constatado con el Contralor Interno y el administrador del sistema, esa Unidad no cuenta con acceso o privilegios a la mencionada plataforma financiera, lo que no permite examinar en linea la informaciOn financiera generada por ese sistema.
Al

Sobre el particular, la Contraloria Interna por depender del ms alto nivel de la Universidad, esto es de la H. Junta Directiva, debiera tener acceso a todas las dependencies y operaciones de esa Casa de Estudios y no tener restricciones en su actuar. Sobre la materia, la Casa de Estudios Superiores fiscalizada indica en su respuesta que se reconoce la jerarquia que ostenta la Contraloria de esa Universidad y siempre ha estado y estara toda la disposiciOn, para que el Contralor pueda requerir la informaciOn financiera y acadmica que necesite para Ilevar adelante sus procesos de fiscalizaciOn y control interno. Sin embargo. no se pronuncia directamente spbre la forma como aquello se materializaria, por tanto procede mantener la ServaciOn, mientras no se otorgue a esa dependencia privilegios para acceder a la ormaciOn que entrega el citado sistema informtico.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

2.-

Ayudas Eventuales.

Del examen efectuado. se constatO la que otorgan las macrounidades de la Universidad a existencia de "ayudas eventuales sus alumnos. Para ello, remiten a la DirecciOn General de Asuntos Estudiantiles (DAE) un documento denominado traspaso presupuestario, en el que presupuestariamente se transfieren recursos para que esa DirecciOn le otorgue el visto bueno y proceda envier para pago de esas ayudas. Al respecto, el reglamento interno de organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica del Departamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 3, considera las ayudas eventuales como una donaci6n, que se traduce en una suma de dinero que ocasionalmente se otorga a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistos o situaciones de emergencia, que inciden en su quehacer academic y que no estan en condiciones de solventar (costo de pasajes para viajes urgentes, textos de estudios, fotocopias, medicamentos, lentes Opticos, exemenes medicos, etc.). No obstante lo anterior, las macrounidades de la Universidad envian a traves de traspasos presupuestarios. recursos a la DAE para que proceda a materializar la ayuda, sin que se efectOe un analisis tecnico respecto de la pertinencia de esa erogaciOn. Lo anterior queda demostrado en el examen de cuentas practicado a este rubro, por cuanto se detectaron situaciones que no concuerdan con lo expresado por el reglamento interno, por los pagos solicitados por unidades distintas a la DAE a alumnos, tales como: Pago a alumno como delegado de basquetbol de la Universidad. - Pago a alumna para participar en proyectos FIAC2. Pago a alumnos de Ingenieria civil en minas para asistir a la Expomin 2012. Pago a alumno por participar en evento institucional integrando el grupo de Tunas Distrito. - Pago a alumnos por colaborar en proyecto de investigaciOn. Al respecto, ratificando lo anterior, el Director de Finanzas de esa Casa de Estudios Superiores, serialO que las distintas unidades de la Corporaci6n tambien realizan aportes eventuales para distintos fines de carecter academic, tales como apoyos para asistencia a congresos. asistencia o coordinaci6n en ferias de emprendimiento, entre otras. Agrega que, en ese caso, la unidad presupuestaria, mediante traspaso, efectCla su aporte, transfiriendo el recurso al codigo de gestiOn perteneciente al Departamento de Bienestar Estudiantil, el cual debe estar debidamente respaldado por la carta de la actividad a realizar, el monto del aporte solicitado. y el formulario de traspaso presupuestario debidamente refrendado por las instancias competentes y responsables de los presupuestos asignados. En su respuesta, la Universidad ratifica lo expuesto en el preinforme de esta auditoria. precisando que la Direcci6n de Asuntos Estudiantiles recibe traspasos presupuestarios para apoyar las actividades estudiantiles que sirven para traslados, inscripciones en congresos, seminarios; pago de prestaciones de servicios o ayudas academicas para que los alumnos desarrollen proyectos de caracter academic que son parte de su quehacer y formaciOn fesional y que no cuentan con recursos econOmicos. 5

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO
Dado el perfil socioeconOmico de los estudiantes (mayoritariamente quintiles uno, dos y tres), la InstituciOn ha considerado que las actividades extracurriculares son parte de la formaciOn y que atendido su situaci6n econ6mica restrictive. ha homologado el concepto de imprevisto a este tipo de actividades. Es necesario senalar que dado lo expresado. el concepto en cuestiOn se encuentra desactualizado. por lo que se debera estudiar y Ilevar a cabo las correcciones necesarias al citado reglamento interno. Lo anterior, por cuanto correspondiendo el analisis tcnico o viabilidad de ese tipo de ayuda a las unidades (escuelas, departamentos) que conceden el aporte econOmico, quienes en forma exclusiva deben velar por el cumplimiento de los objetivos curriculares, no resulta pertinente que se canalicen a travs de la DAE, macrounidad de caracter administrative, que carece de facultades para objetar contratos de prestaciones para actividades de investigaciOn, representaciOn y actividades acadmicas. La DirecciOn de Asuntos Estudiantiles, a travs del Departamento de Bienestar Estudiantil y regulado por el reglamento interno de organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, tiene un item de "ayudas eventuales", constituido con recursos propios que se asignan en casos excepcionales y previo analisis de las causas que originan la peticiOn del alumno, reuniendo los documentos que lo acreditan. Las ayudas eventuales fueron establecidas para solucionar problemas de caracter socio-econ6micos, diferenciandose de las de caracter acadrnico en cuyo ambito se encuentran los cinco casos observados. debidamente respaldados por los procedimientos administrativos y refrendados por las instancias competentes y responsables. Si bien los pages observados podrian ser imputados come gastos atingentes a la funciOn acadmica. no corresponde que sean catalogados come ayuda eventual, teniendo en consideraciOn lo que entiende por ello el reglamento del Departamento de Bienestar Estudiantil. Por lo expuesto, corresponde mantener la observaciOn mientras no se regularice lo relacionado can la actualizaciOn del reglamento interno de organizaci6n y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, del Departamento de Bienestar Estudiantil, en especial lo relacionado con las ayudas eventuales que se otorgan por peticiOn de otras unidades que tienen relaciOn con aspectos academicos o de investigaciOn. 3.- Becas de Arancel.

Este tipo de becas corresponden a un apoyo que otorga el Ministerio de EducaciOn (en adelante Mineduc), para que los alumnos cubran el valor de la carrera en forma anual y, en ocasiones, la matricula. Las becas de arancel revisadas dentro de la muestra fueron: bicentenario: excelencia academica; para hijos de profesionales de la ducaciOn; para estudiantes destacados que ingresan a pedagogia; vocaciOn de , 519fesor, y de reparaciOn (beca traspaso Valech). i

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

3.1.- Sobre aspectos generales de control interno a las becas de arancel. La informaci6n para postular a las becas de arancel otorgadas por el Mineduc, es ingresada al portal www.fuas.cl por los propios alumnos, de acuerdo a las fechas entregadas por el ministerio. los que una vez matriculados entregan la documentaciOn en la InstituciOn de educaciOn superior respectiva, en este caso la Universidad de La Serena. Para el caso de los alumnos que postulan por primera vez a ese tipo de becas, los antecedentes entregados por ellos son validados por la trabajadora social de la carrera a la cual pertenecen, y ese dato queda registrado en el formulario unico de acreditaciOn socioeconOmica, denominado FUAS. Por otra parte. cuando el alumno debe efectuar la renovaciOn anual del beneficio, debe completar el formulario de solicitud de beneficios, emitido por el Departamento de Bienestar Estudiantil, adjuntando la documentaciOn de respaldo. El citado formulario debe ser firmado por la trabajadora social que revisa y verifica que el alumno cumple con las condiciones para mantener el beneficio. Sin embargo, de la muestra que contenia este tipo de becas se detect6 que algunos de los formularios no presentaban la firma de la trabajadora social (Anexo N' 1), en senal de revision de la ficha y sus respectivos antecedentes, lo que refleja una debilidad de control. La Universidad de La Serena expresa en su respuesta que, efectivamente, los formularios denominados FUAS, referidos a la postulaciOn y renovaciOn de as becas y beneficios del MINEDUC, no fueron firmados por parte de las trabajadoras sociales que los evaluaron. Agrega que se ha instruido para que se cumpla la validaciOn del FUAS con la firma respectiva. para asegurar el debido control. Por la medida adoptada. corresponde levantar la observaciOn. sin perjuicio de validar. en futuras visitas de seguimiento, que se esta procediendo de la manera que se indica. 4.- Becas Otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil.

Este tipo de becas son administradas por el Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad de La Serena, para apoyar las diferentes necesidades econOmicas que pueden presentar los alumnos, durante su carrera acadmica en la instituci6n de educaciOn superior. Los beneficios en dinero y de alimentaciOn se encuentran regulados en la Universidad de La Serena a travs del reglamento interno para la organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econbmica del Departamento de Bienestar Estudiantil, respecto del cual no se proporcion6 la resoluciOn que lo aprueba. Para esta fiscalizaciOn. la muestra se encontraba compuesta por las becas de residencia: de dinero: de dinero-almuerzo; de once: y de almuerzo. Respecto a esta observaciOn, esa Casa de Estudios informa que no se ubicO la resoluciOn que aprueba el reglamento interno para la organizaciOn y funcionamiento de los beneficios estudiantiles. sin embargo. se iniciar el proceso administrativo para validarlo ante las instancias universitarias L respectivas.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

En el evento citado, corresponde mantener la observaciOn, en tanto esa Universidad no valide ese acto mediante la dictaciOn de la respective resoluciOn. 4.1.- Sobre aspectos generales de control interno a las becas otorgadas por el Departamento de Bienestar. Del proceso de confirmaciOn de becas entregadas, efectuada con alumnos beneficiarios de la muestra, se constatO que en el caso de la alumna Rut 17.605.384-4, esta no habia efectuado el cobro del beneficio correspondiente al atio de 2011, ademes del l er semestre de 2012, de la beca de dinero, por un monto total de $ 238.400, situaciOn que fue confirmada por la Tesoreria de la Universidad, al informar que el vale vista se encontraba disponible en el Banco Santander. Si bien la situaci6n antes descrita evidenciO Ia falta de comunicaciOn por parte de la alumna con el Departamento de Bienestar, deja de manifiesto, adernes, que no existiO un control entre Tesoreria y el Departamento de Bienestar, para determinar si el alumno que renueva esta beca habia efectuado el cobro del beneficio solicitado en el semestre anterior. Sobre el particular, el reglamento no se pronuncia al respecto, lo que permite que dichos recursos permanezcan inmovilizados sin plazo de vigencia. Sobre la materia, Ia Universidad fiscalizada senala que la Direcci6n de Finanzas ha instruido al Departamento de Tesoreria, mediante oficio N 083, de 2012, para que realice las gestiones de control y revisiones pertinentes, relacionadas con becas otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil, donde se establece un procedimiento de revision de caracter trimestral. Ademas, se informa que el reglamento interno de Bienestar Estudiantil debe adecuarse a las actuales condiciones, principios y normas que regulan as becas y beneficios del Mineduc, para un mayor control. La Universidad ha adoptado las medidas tendientes a subsanar la debilidad de control constatada, por tanto procede levantar la observaciOn, sin perjuicio de que deba comunicar a la alumna Rut 17.605.384-4 que posee un vale vista para su cobro. Por otra parte, se detectO dentro de la muestra de las becas de "once", que el alumno Rut 15.028.859-2, recibiO la beca en el alio 2011, segim consta en la resoluciOn N 68, de 2011, de la DAE, en circunstancias que el alumno se encontraba excedido en mas de un an con respecto al egreso de Ia carrera, vulnerando lo establecido en el articulo 15 letra h), del referido reglamento, el cual estipula que el estudiante que reciba un beneficio, no puede tener Ries de un ario adicional a la duraciOn establecida por su carrera. Asimismo, el alumno Rut 16.687.125-5, recibi6 el beneficio, para el primer semestre de 2012, mediante resoluciOn N 57, de 2012, de la DAE, sin embargo, presentaba un rendimiento academic del ano anterior, inferior a la nota 4.0. transgrediendo lo citado en el articulo 15, letra f), del mencionado lamento, el cual senala que cada beneficiario debere cumplir con los requisitos nfiernicos que se establezcan para cada beneficio.

\%\

itosiAL 0

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

En su respuesta, la Universidad senala que efectivamente la alumna Rut: 15.028.859-2 ingresb el ano 2005 a la carrera de agronomia y recibib la beca de onces-comida en el ano 2011, para aplicarse en el casino que la institucibn posee en Ovalle, reconociendo que la aludida habia reprobado una asignatura. Cabe agregar como antecedente, que la mencionada alumna tiene domicilio en la ciudad de La Serena. En cuanto al alumno Rut: 16.687.125-5, ingres6 el ano 2006 a la carrera de agronomia. El primer semestre del ano 2012 fue beneficiado con la beca de onces-comida, debido a que la familia. segUn los antecedentes socioeconOmicos, no logra solventar los gastos que debe realizar en la ciudad de Ovalle, donde esta ubicada su carrera. En ambos casos, privarlos de la ayuda pudiera haber significado un impedimento para terminar y/o continuar sus estudios, por carecer de los recursos de subsistencia, situacibn vinculante al rendimiento academic. Sobre la materia, y considerando que los hechos observados no constituyen una habitualidad, se levanta la observaciOn, sin perjuicio de reiterar el apego que debe existir al reglamento que norma estas materias. Los casos observados atendido su carcter social, corresponde sean solucionados conforme can los programas del Servicio de Bienestar Estudiantil. En cuanto a los formularios de solicitud de beneficios, se detectO en algunos casos de la muestra correspondiente a las becas entregadas por el Departamento de Bienestar, la misma situaci6n planteada en las becas de arancel, en lo relacionado a la falta de la firma de la trabajadora social que recibib los antecedentes. y verificO que lo informado por el alumno se encontraba conforme al reglamento. (Anexo N 2). La Casa de Estudios Superiores informa que la falta de firma de las trabajadoras sociales en los formularios para postular a becas de arancel y becas internas, pueden ser explicadas en razOn de que cuatro de ellas fueron contratadas a partir del ano 2012, en reemplazo de 4 asistentes sociales acogidas a jubilaciOn. Senalan que se ha instruido para que se cumpla con la firma respectiva en el formulario, con el fin de asegurar el debido control. Al respecto, se levanta la observaciOn, sin perjuicio de validar en futuras visitas de seguimiento la implementaciOn de esa medida. Las becas otorgadas por el Departamento de Bienestar no cuentan con un reglamento especifico para el otorgamiento de beneficios. Es asi, por ejemplo, no se senala la forma de medir el cumplimiento de los requisitos acadmicos que se establezcan para cada beneficio. Sobre la materia, el reglamento interno para la organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica del Departamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 15. senala que "los postulantes o renovantes al Programa de Asistencia EconOrnica deben cumplir con los siguientes requisitos, sin perjuicio de las exigencies especificas de cada beneficio", sin embargo, Op no se ha normado las materias pormenorizadas de cada beca.

W\F

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

La Universidad, sobre esta materia, senala que las becas otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil tienen un reglamento interno que data del alio 1983. y que debe ser actualizado. Por tanto, se procedera tambin a redactar las normas con las exigencias especificas inherentes a cada beneficio. Se debe mantener la observacian mientras esa Universidad, no complemente el reglamento de otorgamiento de crditos en relaciOn con las exigencias especificas para solicitar los beneficios. Desembolsos sin contar con Documentos de Egresos. Se determin6 que algunos desembolsos no tienen los respectivos documentos de egresos. En efecto, al solicitarse aquellos relacionados con el pago de ayudas eventuales, se acompan6 una cartola histOrica de cuenta corriente y un documento llamado pago de proveedores, "officebanking", del Banco Santander, y la copia del vale vista cobrado por los alumnos. Este procedimiento, se tiene implementado por cuanto el sistema de informaci6n no lo tiene contemplado. ya que se efectUa una "carga de los documentos a pagar por el banco". Conjuntamente con la omisiOn de ese documento, no se han formalizado los diversos puntos de control o autorizaciones de las operaciones necesarias para el proceso. Si bien el sistema de informaciOn actUa con controles automaticos de aprobaciones, no es posible distinguir aquellos funcionarios que efectan esas labores en el proceso de pago. La Universidad senala que en efecto los desembolsos asociados a egresos por "officebanking", no cuentan con un comprobante formal de egreso. no obstante lo senalado, los controles se efectUan de manera automatica en el sistema informatico de la ULS, previa visaciOn de las respectivas n6minas. Senala, ademas, que se implementaran reportes asociados a dichos niveles de autorizaciOn en plataforma financiera, como asimismo en lo relativo a procesos de "officebanking". Por lo expuesto anteriormente, procede mantener la observaciOn, mientras no se compruebe la implementaciOn de los reportes asociados a los distintos niveles de autorizaciOn. AplicaciOn Contable de las Becas Mineduc. El Mineduc aprueba, mediante decretos, los montos y alumnos beneficiados con las diferentes becas que otorga. Tanto los decretos como la informaciOn relacionada con los fondos transferidos, son enviados a la DirecciOn de Asuntos Estudiantiles (DAE). De acuerdo con el analisis efectuado, se , determin6 que las transferencias recibidas concuerdan con lo informado y asignado p el r Mineduc. sin embargo esa informaciOn no coincide con lo aplicado y registrado ,c.o. ...4 e' la /contabilidad. El detalle se presenta a continuaci6n:


,,essua L

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

Beca Bicentenario Excelencia Acadernica Hijo de Profesionales de la EducaciOn Pedagog la Valech (Traspaso) VocaciOn Profesores

Monto segtin decreto Secreduc $ 2.154.028.109 258.418.500 92.800.000 18.825.000 37.396.602 125.309.168

Transferencia recibida $ 2.154.028.109 258.418.500 92.800.000 18.825.000 37.396.602 125.309.168

Valor registrado contabilidad

Diferencia

$
(67.278.218) (7.913.030) (5.550.000) 728.500 (2.656.045) (15.776.467)

$
2.086.749.891 250.505.470 87.250 000 19.553.500 34.740.557 109.532.701

TOTALES $

2.686.777.379

2.686.777.379

2.588.332.119

(98.445.260)

Del cuadro anterior, se infiere que la suma de $ 98.445.260 no ha sido aplicada contablemente. lo que denota la falta de control por oposici6n entre la DAE y Contabilidad. deficiencia que puede afectar la calidad de moroso de los alumnos de esta universidad. toda vez que si dichos montos no son registrados contablemente. se traduce en que algunos estudiantes se representan como deudores por falta de pago de su arancel. En cuanto al ano 2012, no se ha segregado la informaci6n y al mes de octubre de este ano, ailin no aplicaban contablemente los fondos recibidos por esos conceptos, los que ascienden a $ 3.121.171.118. La explicaciOn otorgada por esa entidad se refiere a que a la fecha, aCm el Ministerio de Educaci6n no tiene conformados los montos definitivos. Sobre la materia, se informa que la aplicaciOn de becas sobre arancel corresponden a los aportes entregados de acuerdo a las politicas del Mineduc y son ajustados conforme la dinemica y movilidad de los estudiantes. los cuales dadas distintas circunstancias cambian las correspondientes asignaciones de becas (postergaciones del semestre, suspension, abandonos) y otras situaciones que varian la situaciOn inicial informada por el Mineduc. Finalmente, senala, se debe precisar que los fondos por becas asociados a un menor valor son deducidos al ano siguiente por el Mineduc. En cuanto al periodo 2012, senala, que es el Mineduc quin, conforme a nuevas regulaciones, efectuara los cruces respectivos con la InstituciOn a fin de establecer un proceso de cierre de las asignaciones de becas y fondos recibidos en el mismo ano en que se asignaron y aplicaron los beneficios estatales. Las explicaciones que entrega la Universidad, acerca de las diferencias correspondientes al ano 2011, carecen de un anlisis tcnico que respalde las afirmaciones entregadas. Similar situaci6n acontece con el ano 2012, por cuanto no se acompanan antecedentes formales que respalden los motivos por los que esa entidad, a la fecha de la auditoria practicada, no aplicaba los recursos recibidos por concepto de las distintas becas. Por lo expuesto, corresponde mantener la observaciOn, debiendo esa Universidad iniciar una investigaciOn con el fin de determinar la diferencia en la aplicaciOn de recursos, ano 2011, como asimismo de los (foridos correspondientes al ano 2012. 11

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

IL-

SOBRE EL EXAMEN DE CUENTAS.

Sobre la materia, el examen de los egresos de la muestra y la documentaciOn de respaldo y otros medios de validaciOn. permitiO deducir las siguientes observaciones: 1.- Becas de Arancel.

El trabajo desarrollado incluyO el examen de la documentaci6n de respaldo de las fichas de los alumnos beneficiaries de la muestra. su registro en la contabilizaciOn, el cumplimiento de la normativa legal aplicable en la especie y la ejecucion de las validaciones respectivas. Adems, se practic6 una confirmaciOn directa con los alumnos respecto de as beneficios recibidos de parte de la DAE, los que en general sehalaron haber recibido conforme las becas otorgadas. Sobre el particular, se constat6 que la alumna RUT 17.404.647-6, no procedia que fuese beneficiaria de la beca bicentenario, toda vez que, de acuerdo a as antecedentes presentados conjuntamente can el formulario de solicitud de beneficios para el ano 2011, se determin6 que su situaci6n socioeconOmica la ubicaba en el IV quintil, segOn as tramos informados per el Mineduc. range superior al limite establecido para postular a dicho beneficio, el que correspondia al segundo quintil. El efecto financiero de la situaciOn mencionada corresponde a una rebaja anual de su arancel ascendiente a $ 1.967.744. hecho que, a la fecha de la fiscalizaciOn, no habia sido comunicado formalmente per el Departamento de Bienestar de la Universidad de La Serena al Ministerio de Ed ucaciOn. Lo anterior vulner6 lo establecido en la letra c), del articulo 3 y la letra b), del articulo 28. ambos del decreto N 39, de 2011, del Ministerio de EducaciOn, aplicables al memento de la renovaciOn de este beneficio, puesto que uno de los requisites para continuar can la beca era que el alumno debia mantener la condici6n de necesidad socioecon6mica que lo hizo acreedor al beneficio, en lo especifico que para este tipo de beca, debia pertenecer a los dos quintiles de menores ingresos de la poblaciOn del pals. La Universidad informa que efectuada una nueva revision del case observado, se estableci6 que la alumna ingres6 el ano 2008 a la carrera de enfermeria y el aria 2009 el Mineduc le otorg6 la beca bicentenario, perteneciendo al quinto quintil. Expresa. adems, que se solicitar informaciOn al Departamento de Becas y Creditos del Mineduc can el fin de conocer las causas per las que una alumna perteneciente a un quinto quintil haya sido beneficiada, en circunstancias que la norma legal senala que son los dos primeros quintiles los que tienen acceso at beneficio. En el mismo contexto, sehala que el Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad, solo cumple el rol de mediador al solicitar documentos y transferirlos al Mineduc, previo ingreso de los antecedentes socioecon6micos familiares en forma electrOnica per la alumna. No obstante las explicaciones entregadas. y reconociendo que al Departamento de Bienestar Estudiantil no le corresponde otorgar \_;4' esas becas. se mantiene la observaciOn mientras no se aclaren las causas por las que \otorg6 el beneficio y la validez de los antecedentes que sustentaron la postulaciOn.

12

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

2.-

Becas Otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil.

Para la fiscalizaciOn, la muestra abarcO los siguientes tipos de becas: de residencia; de almuerzo y once; de dinero y de dinero almuerzo; cuyos montos se detallan a continuaciOn:
Beca 2011 Monto $ 2012

Excelencia ULS ExenciOn Hijos Funcionarios Residencia Almuerzo y Once Dinero Dinero-Almuerzo

34.564.360 95.352.517 21.660.000 93.491.200 73.133.490 7.966.000

Monto $ 31.680.000 81.528.600 66 608.710 8.088.850

TOTALES

326.167.567

187.906.160

Del examen efectuado se detectO que la alumna Rut 17.363.561-3, recibi6 beca de almuerzo para el 1' semestre de 2012, segn consta en la resoluciOn N 56, del presente ano: sin embargo no fueron habidos los antecedentes socioeconOmicos y academicos que respalden la entrega del citado beneficio. De acuerdo a lo senalado por el Departamento de Bienestar, esta situaciOn corresponde a un caso de excepciOn denominado supernumerario, razOn por la cual no contaba con los antecedentes respaldatorios. Sobre la materia, corresponde precisar que atlin cuando la alumna postule al beneficio fuera de los plazos indicados por el departamento, dicha circunstancia no lo exime de exigir la documentaci6n que justifique su entrega y que aderns permita acreditar al departamento otorgante, el presupuesto utilizado por ese concepto, en la respectiva resoluciOn de asignaci6n de la beca. Sobre la materia, esa Universidad senala que la alumna pertenece a la carrera de arquitectura e ingres6 a la Universidad el ano 2008. Posteriormente. posterg6 estudios el ano 2010 y el primer semestre 2011. reincorporndose a partir del 2 semestre 2011. perdiendo todos los beneficios otorgados anteriormente, tales como beca bicentenario. BAES y BMES, por haber excedido los periodos que el Mineduc contempla para suspender estudios. El primer semestre 2012, por su estado de salud, no pudo asistir al proceso de postulaciOn de beneficios, motivo por el cual no le fueron asignados en forma regular. Sin embargo, ante una solicitud personal y expresa de la madre de la alumna, se le otorg6 el beneficio. considerando adems el diagnOstico de una enfermedad crOnica en las extremidades. Tiene su domicilio en la ciudad de La Serena y vive en casa de la tia materna. Al no poder desplazarse diariamente del lugar donde estudia a su casa habitaciOn, se le entreg6 en forma extraordinaria y en calidad de supernumeraria una beca de almuerzo. omisiOn La de los antecedentes socioeconOrnicos ha sido subsanada, al crearse un expediente completo e informando \\ \I a las Trabajadoras Sociales, con el objeto de conceder una beca de alimentaciOn en \ 1 \W I ( Gila r 6c t e r supernumerario, en el entendido que la condiciOn especial de la requirente, ho la eximia de presentar documentos que acreditaren su relato. 13

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

Por lo expuesto, corresponde levantar esa observaciOn. sin perjuicio de poner a disposiciOn todos los antecedentes socioeconOmicos que sobre la materia soliciten los funcionarios de esta Contraloria Regional que practicaran el respectivo seguimiento de la presente auditoria. 3.- Ayudas Eventuales.

Tal como se sena16. segOn el reglamento interno de las becas de bienestar. las ayudas eventuales corresponden a la suma de dinero que ocasionalmente el Departamento de Bienestar Estudiantil otorga en calidad de donaciOn a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistos o situaciones de emergencia que inciden en su quehacer acadmico y que no estan en condiciones de solventar. De la revision realizada se detectaron situaciones que no concuerdan con lo expresado por el citado reglamento interno, comprobndose traspasos presupuestarios desde distintos departamentos de la universidad al Departamento de Bienestar Estudiantil, para financiar actividades no contestes con los objetivos de este tipo de ayuda, tales como los siguientes casos: Traspaso presupuestario N 22.545, de 2011, por $ 119.000, desde el Departamento de Educacicin Fisica y Deportes a Bienestar Estudiantil para la participaciOn del alumno Rut 16.189.447-8. como delegado de basquetbol de la casa de estudios. El monto corresponde al pago de 7 meses por $ 17.000 cada uno. Traspaso presupuestario N 24.588, de 2011, por $ 50.000. desde el Departamento de PlanificaciOn a Bienestar Estudiantil por la participaciOn de la alumna Rut 15.572.699-7, en los proyectos FIAC2. Traspaso presupuestario N 27.940, de 2012, por $ 1.980.000. desde el Departamento de lngenieria de Minas. para as alumnos Rut 16.893.576-5. 17.284.662-9 y 17.277.343-5, por $ 660.000 cada uno, pertenecientes al centro de alumnos de ingenieria civil en minas, con el objeto de que junto a otros alumnos de la carrera asistan a la Expomin 2012, financiando con dichos fondos el alojamiento y la alimentaciOn. Traspaso presupuestario N 28.471, de 2012. por $ 40.000, desde la Rectoria, para el alumno Rut 17.434.849-9, por participar en un evento institucional integrando el grupo de Tunas Distrito. Traspaso presupuestario N 28.583. de 2012. por $ 200.000, desde la DirecciOn de Estudios Institucionales y PlanificaciOn a bienestar estudiantil. para la alumna Rut 19.203.796-4, para participar en el proyecto FDI Feria Vocacional "Universitarios por un dia". Traspaso Presupuestario N' 24.561, de 2011, por $ 210.000, desde la DirecciOn de InvestigaciOn a Bienestar Estudiantil, para pagos de tres alumnos que colaboraron en el proyecto N 1020760, del profesor J. Zepeda. De forma previa la Universidad fiscalizada senala que la DirecciOn de Asuntos Estudiantiles recibe traspasos presupuestarios para apoyar las actividades estudiantiles que sirven para traslados, inscripciones en ongresos, seminarios; pago de prestaciones de servicios o, ayudas acadmicas para e los alumnos desarrollen proyectos de caracter academic.
14

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO
El analisis tecnico o viabilidad de la ayuda eventual corresponde a la unidad o macrounidad que concede el aporte econOmico, y es quin en forma exclusiva evala el cumplimiento de los objetivos curriculares, por cuanto la DAE, es una DirecciOn de caracter administrativo y no tiene facultades para objetar contrato de prestaciones para actividades de investigaciOn, representaciOn y actividades acadrnicas. las procedimiento de cuanto al En transferencias observadas, de las distintas unidades a Bienestar Estudiantil, sera incorporada en el nuevo reglamento para establecer claramente los requisitos y objetivos de acuerdo a su naturaleza acadmica. Al respecto, esta Contraloria Regional no objeta el caracter acadmico de los desembolsos, sino que la imputaciOn de ayudas eventuales que se les otorgan ellos, por cuanto la finalidad de 6stas, no se condicen con la definici6n de ayuda eventual entregada por el reglamento que las rige. No obstante, se levanta la observaciOn en el entendido que se actualizara la normativa que contiene este tipo de ayudas, situaci6n que sera en todo caso verificada por la Unidad de Seguimientos de esta Entidad Fiscalizadora. 4.- Beca Hijo de Funcionarios.

Mediante Decreto N 33, de 1999, de la Rectoria de la Universidad de La Serena, se aprueba la exenci6n de matricula para hijos de funcionarios y ex funcionarios que cursen estudios superiores en esa Universidad. Para ello, se establecen diversos porcentajes de exenciOn, de acuerdo con el rendimiento acadmico de los alumnos. El articulo quinto de ese cuerpo reglamentario, senala que sera la Vicerrectoria Acadmica quien definira anualmente las exenciones en sus diferentes tramos sobre aquellos hijos de funcionarios que expresamente lo soliciten. En se contexto, mediante las resoluciones exentas N OS 101 y 136, de 2011 y 2012, respectivamente, de la Vicerrectoria Acadernica, se establece la exenciOn de un 100% del arancel de matricula para los anos 2011 y 2012, de la alumna senorita Maria Paz Catalan Badilla, Rut 17.625.789-K. por un valor de $ 2.293.000 y $ 2.317.000, para cada ano. Ahora bien, las mencionadas resoluciones, son firmadas por el Secretario General de la Universidad y el Vicerrector Acadmico, senor Jorge Catalan Ahumada, padre de la alumna Maria Paz Catalan Badilla, beneficiaria de la beca. Sobre la materia, es menester senalar. en relaciOn con la situaci6n planteada, que el articulo 8 de la ConstituciOn Politica de la epOblica, prescribe que el ejercicio de las funciones pUblicas obliga a los titulares a af estricto cumplimiento al principio de probidad en todas sus actuaciones.

15

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

A su vez, el articulo 52 de la ley N 18.575, de 1986. Orgnica Constitucional de Bases Generales de la AdministraciOn del Estado, establece que as autoridades y los funcionarios de la Administraci6n del Estado, sean estos Ultimos de planta o a contrata, debern dar estricto cumplimiento al principio de probidad administrativa, precisando en su inciso segundo, que dicho principio consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeno honesto y leal de la funciOn o cargo, con preeminencia del interes general por sobre el particular, cuya inobservancia acarrear las sanciones legales del caso. Por su parte, el articulo 62 del texto legal en comento, senala que contravienen especialmente el principio de probidad administrativa, la conducta a que hace menciOn, entre otras, la contenida en el N 6 de dicho precepto, relativa a intervenir en razOn de sus funciones. en asuntos en que se tenga inters personal o en que lo tengan el cOnyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado consanguineo y segundo de afinidad inclusive. o participar en decisiones en que exista cualquier circunstancia que le reste imparcialidad, surgiendo la obligaciOn de abstenerse de participar en estos asuntos, debiendo poner en conocimiento de su superior jerrquico la implicancia que les afecta. Respecto de lo anteriormente planteado, es menester informar que la alumna mencionada cumple con todos los requisitos para acceder a una exenciOn de matricula del 100%, por cuanto su rendimiento academic para los periodos senalados es de 6,4 (seis coma cuatro). Esa Casa Superior de Estudios senala que la Vicerrectoria Acadmica ha procedido a dictar los decretos que invalidan parcialmente los actos que se observan y al mismo tiempo, ha procedido a dictar los decretos que otorgan el beneficio a la citada alumna, por el funcionario no inhabilitado para ello, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 53 de la Ley N19.880. Al respecto, cabe mantener la observaciOn mientras esa Universidad no demuestre mediante los decretos respectivos que ha subsanado el acto administrativo, sin perjuicio que deba esa InstituciOn iniciar un proceso disciplinario, relacionado con la infracciOn a la norma de probidad, en cuyo caso deber tener presente que, si bien es cierto podria estimarse que ocurriO irregularidad, del mismo modo debe considerarse que la beneficiada cumplia largamente con los requisitos para obtener la beca. 5.- DirecciOn de InvestigaciOn Gastos de Proyectos.

El examen efectuado tuvo como objetivo verificar que los gastos realizados con cargo a los proyectos de investigaciOn. cumplan con lo establecido en los respectivos proyectos y normativa general de la Universidad, para comisiones de servicios, adquisiciones, entre otras. En ese contexto, se examinaron 8 proyectos correspondientes al ano 2011. y 14 del ano 2012, los que suman $ 30.462.364 y $ 92.179.443. respectivamente. La muestra determinada para el examen ascendiO a $ 122.641.807, representando un 91% de los gastos de esos periodos. (Anexo N 3). En los proyectos "Apoyo Reuniones Cientificas" y "DIULS regular", de los acadmicos Sonia Salas y Alejandro Perez ?once, se pagaron viticos al extranjero por $ 300.000 y S 1.000.000, 1

VrOlspectivamente.

16

ovotam. 4

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

41IILT

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

materia, la documentaci6n Sobre la sustentatoria proporcionada por el Departamento de Contabilidad contenia as resoluciones exentas N OS 3.310 y 411, ambas de 2012, sin la firma del senor Rector y Secretario General de la Universidad. Al respecto, se validaron las mencionadas resoluciones en la Direcci6n de InvestigaciOn, comprobando que se encontraban firmadas por la autoridad universitaria. La observaciOn deja en evidencia que aOn cuando las resoluciones no se encuentran firmadas, se pagan los viticos, desconociendo la validez de esa resoluciOn y los procedimientos administrativos de la universidad. Sobre la materia, es preciso indicar que el pago de recursos que no se encuentren sustentados con la dictaciOn v6lida del acto administrativo incumple las obligaciones de los funcionarios, establecidas en el articulo 61 del Estatuto Administrativo. Asimismo, es necesario sefialar que la firma de la autoridad debe ser entendida como una formalidad indispensable, y por ende esencial, forma por la cual manifiesta su voluntad expresa y da vida al acto administrativo, en los trminos del articulo 1 de la ley N 19.880, esto es, una decision formal emitida por un organo de la AdministraciOn del Estado en la cual se contiene una declaraciOn de voluntad en el ejercicio de una potestad pOblica La Universidad sefiala que el procedimiento de pago esta claramente establecido, incluyendo las etapas de control. Lo ocurrido es un error involuntario y puntual que surge de la urgencia y la gran cantidad de actividades acadmicas tanto nacionales e internacionales que se generan por parte de las facultades, Ilegndose en algunos casos. a superar la capacidad del personal. Por tanto. procede levantar la observaciOn. Finalmente, procede establecer que en general. los gastos efectuados con cargo a los proyectos ejecutados por la DirecciOn de InvestigaciOn, se ajustan a las finalidades de los mismos y, cumplen con la normativa interna dispuesta por la Universidad. 6.- 6.1.- Otras Observaciones. Beneficios incompatibles entre si entregados a un alumno.

De acuerdo a lo establecido en el articulo 7 del reglamento interno para las becas otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil, "los beneficios del sub-programa alimentaciOn y sub-programa en dinero del programa de asistencia econOmica son incompatibles entre si. El estudiante no podr tener ms de un beneficio de los asignados por estos dos sub-programas-. Al respecto, para el 1 er semestre del ario 2012 se constatO la entrega de ambos beneficios para las estudiantes Rut 18.317.541-6 y 17.452.368-1, aprobados mediante resoluciones N 56, y N 24, de 2012, que asignan la beca de almuerzo y de dinero, ambas de la DAE. Si bien lo expuesto no es rrente. esta situaci6n infringe la incompatibilidad de percibir esas dos becas, de erdo con lo estipulado en el citado reglamento.

rez

17

toCRA L

4
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE COC)LJIMBO CONTROL EXTERNO

Esa Universidad responde que la alumna Rut. 18.317.541-6, de la carrera pedagogia en educaciOn diferencial, ingresO a la Universidad el ano 2011, cursando actualmente el 4 nivel curricular con promedio 5,5. Su familia la constituye su madre y un hermano. Reside en la ciudad de Coquimbo, poblaciOn Sindempart y se le otorgaron ambas becas por bajo ingreso per capita y el gasto de cuatro pasajes diarios. Asimismo, se puede informar que el segundo semestre solo tiene beca de alimentaciOn. Al respecto, y por tratarse de casos aislados dentro del examen, se levanta la observacin, sin perjuicio de reiterar el apego a las normas que rigen este tipo de ayudas. 6.2.- Cr-kilt con aval del Estado aprobado, no aplicado en registros contables. De acuerdo a lo informado por el Bienestar Estudiantil, el crdito con aval del Estado, CAE, del alumno Rut 17.514.399-8 que cubre el 50% del arancel de su carrera, se encuentra vigente desde el ano 2008 a la fecha; antecedente que tambien se presenta en la pagina web www.ingresa.cl . Por otra parte, se constat6 que dicho beneficio no se encuentra contabilizado con cargo al arancel del citado alumno, por lo tanto el sistema de finanzas de la universidad lo consigna como deudor. Lo anterior denota que no existiO un control cruzado, entre lo informado por la comisi6n que administra ese crdito, perteneciente al Ministerio de EducaciOn y la imputaciOn de este en la contabilidad. La Universidad seriala que efectivamente el alumno mencionado en plataforma financiera, presentaba una deuda de arancel, por concepto de beneficios no aplicados relativos a CAE. Prosigue manifestando que a la fecha se han efectuado las aplicaciones correspondientes del beneficio y se ha instruido respecto de esta materia al Departamento de Tesoreria en cuanto a aplicaciones y fondos recibidos por conceptos de CAE. Sobre la materia, corresponde mantener la observaciOn por cuanto no existe evidencia formal de la regularizaciOn de la aplicaciOn de la beca, como asimismo de las instrucciones impartidas. 6.3.- Transferencias a otras entidades relacionadas. De acuerdo can certificado otorgado por la senora Maria Marcela Aguirre Salgado, Vicerrectora de Asuntos EconOmicos y don Sergio Zepeda Maluenda, Secretario General, de esa Casa de Estudios, se senala que de acuerdo a los antecedentes contables y financieros, como asimismo a las Actas de la Honorable Junta Directiva de la Universidad de La Serena, correspondiente a los arias 2011 y 2012, no se ha efectuado aportes o transferencias as Sociedades, fundaciones o empresas relacionadas con la Universidad de La flena.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

CONCLUSIONES.

La Universidad de La Serena ha aportado

antecedentes e iniciado acciones sobre algunas observaciones formuladas en el preinforme de auditoria puesto en conocimiento de esa entidad. Sin perjuicio de lo anterior, se deberbn adoptar las siguientes medidas, a mas tardar el 30 de marzo de 2013, con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias aplicables, comprendiendo, entre otras, as siguientes acciones, sobre las materias que a continuaciOn se indican: Aprobar e implementar la Ordenanza que fije la manera especifica del actuar de la Contraloria Interna de esa Universidad. Dotar a la Contraloria Interna de privilegios en el acceso a los sistemas de informaci6n que mantiene esa Universidad. Actualizar el reglamento interno de organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, del Departamento de Bienestar Estudiantil. en especial aquellas materias relacionadas con el otorgamiento de ayudas eventuales y exigencias especificas para postular a los beneficios. Asimismo, dictar la resoluciOn que apruebe la modificaciOn y/o actualizaciOn de ese reglamento autorizaciOn de los egresos, tanto en "officebanking". Formalizar los distintos niveles de la plataforma financiera como en el

Analizar la diferencia ascendente a $ 98.445.260, correspondiente al aho 2011. producida entre la aplicaciOn e ingreso de las distintas becas otorgadas por el Mineduc. Asimismo, aplicar los recursos entregados por ese mismo concepto el ano 2012. Solicitar al Ministerio de EducaciOn informacibn acerca de las causas por los cuales se otorg6 la beca bicentenario a la alumna Rut 17.404.647-6, perteneciente al IV quintil, en circunstancias que la normativa sehala que para postular se requiere pertenecer a los dos primeros quintiles. Asimismo. esa Universidad debera efectuar una revision de la mencionada beca, en particular de los antecedentes presentados por los alumnos los aflos 2011 y 2012, con el fin de determinar su correcto otorgamiento, informando el resultado a esta Contraloria Regional. 7.- Iniciar un proceso disciplinario, tendiente a establecer en qu medida se vulneraron las normas de probidad, en el otorgamiento de la beca "Hijos de Funcionarios", a dona Maria Paz Catalan Badilla, sobre la base un acto administrativo suscrito por su padre, en su calidad de Vicerrector

19

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

8.- Regularizar la omisiOn en la aplicaciOn del Crdito con Aval del Estado (CAE), del alumno Rut 17.514.399-8, por cuanto el beneficio no se encontraba reconocido.

Saluda atentamente a Ud..

Osvaldo astillo Agui era Jefe Unidad de Control Externo(s)

20

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO Anexo N 1
Solicitudes de beneficios sin firma de Ia trabajadora social, asociados a las becas de arancel. Ano 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 9012, 1 semestre ?r , - z012, 1 semestre COdigo de Ia carrera 2515 2563 2567 2521 2564 2550 2541 2561 2542 2533 2567 2510 2566 2561 2514 2533 2504 2513 2533
2567

Rut 17331631 17711610 17401257 17827748 16000793 16928195 17805498 17070912 17135588 17721746 17437375 17626553 17605504 18178338 17294649 17404647 17401194 17364198 17827802
17492989

2563 2561 2510 2552 2567 2513 2567 2510 2551 2541 2563 2567 2533 2541 2553 2533 2512

17980248 17713679 18178240 18178490 17902778 18175658 18003176 17453177 15574702 17626056 18217373 16744768 17625485 16578728 18012438 18178086 17625839

21

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPCJBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

Anexo N 2 Solicitudes de beneficios sin firma de la trabajadora social, asociados a las becas otorgadas por bienestar estudiantil.
Alio COdigo de la carrera
Rut

2011 2011 2011 2011 2011

2011

2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre 2012, 1 semestre .12012, 1 semestre 12, 1 semestre

2531 2534 2515 2552 2553 2561 2553 2531 2531 2512 2510 2531 2533 2531 2530 2510 2515 2567 2513 2553 2531 2512 2552 2564 2531 2564 2524

16443507 17173499 16686880 16324732 17974019 17605384 17712675 16357972 15028859 16601912 15996108 16210582 18103159 17224742 16551340 17828184 17934378 17979339 17362166 17713696 16687125 16601912 18232002 17998899 16689288 17514399 17231966

22

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA

CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO CONTROL EXTERNO

ANEXO N 3 PROYECTOS EXAMINADOS ANO 2011 Programa

Incentivo al desarrollo de la investigaciOn Convenio de desemperio V. Briones Convenio de desempeno M. Perez DIULS regular R. Barba DIULS regular J. Cepeda Programa InvestigaciOn academicos (PIA) DIULS regular C. Noemi Proyecto Romn Lopez

Monto gastado $
11.700.000 400.000 200.000 1.146.565 929.870 13.410.000 691.473 1.984.456

TOTAL

30.462.364 PROYECTOS EXAMINADOS ANO 2012

Programa
Incentivo Desarrollo a la investi aciOn Apoyo reuniones cientificas DIULS regular J. Cepeda Monografias DIULS Programa investigadores acadernicos (PIA) DIULS regular E. Uribe DIULS regular A. Perez DIULS regular C. Noemi DIULS regular F. Araya Proyecto Ernesto Gianoli Proyecto Antonio Vega Proyecto Romn Lopez Pre .r. ma Lina Barrientos
0 ,

Monto gastado $
28.664.842 1.591.769 388.488 1.349.999 13.349.999 1.320.546 1.000.000 747.987 684.510 20.000.000 20.000.000 1.999.455 1.081.848

92.179.443

23

www.contraloria.c1