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PROPUESTA DE ANTEPROYECTO

TITULO ANALISIS Y MODELAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION Y CONTROL MDICO DEL CENTRO OFTALMOLGICO OFTAMEDICA

PROFESOR GUIA: CESAR FERNANDEZ FIRMA:

MARCOS LEVANO HUAMACCTO COORDINADOR DEL SEMINARIO DE TITULO FIRMA:

Escuela de Ingeniera Informtica

Titulo Alumno/A Institucin Carrera / Programa Ao/Fecha Profesor Gua Fecha Inicio Fecha Final

ANLISIS Y MODELAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN Y CONTROL MDICO DEL CENTRO OFTALMOLGICO OFTAMEDICA Rodrigo Fernando Guzmn Ramos Universidad Catlica De Temuco Programa Especial 2013 Cesar Fernndez 5 abril 2013 17 agosto 2013

Escuela de Ingeniera Informtica

Resumen Ejecutivo
Con la creciente expansin del mercado de la salud y las diversas prestaciones que estas ofrecen hoy en da, se hace cada vez ms necesario el uso de una herramienta informtica de gestin, control y administracin que facilite la distribucin de informacin y recursos, tanto materiales como humano. Los centros privados de salud en Chile son normados por el Ministerio de Salud, organismo que regula el correcto funcionamiento de estos y calidad de sus servicios. La Norma tcnica bsica de autorizacin sanitaria para establecimientos de salud de atencin cerrada es el documento principal en el que se basan las instituciones privadas de salud adems con la entrada en vigencia de la ley 20.584 que hace referencia a los derechos y deberes de los pacientes. En la ciudad de Temuco existen dos grandes centros privados de salud, el Hospital Clnico de la Universidad Mayor y la Clnica Alemana de Temuco. Pero existen ms de 20 centros de diagnsticos y especialidades mdicas, destinados a prestar servicios y coberturas en reas especficas de la salud. Por otra parte, existen ms de 100 profesionales del rea mdica que no necesariamente perteneces o forman parte de un centro mdico de salud, muchos de ellos tienen 1 o ms consultas privadas en la regin. El Centro Medico OFTAMEDICA radica en la ciudad de Temuco, con ms de 10 aos de experiencia es el nico centro de la regin especializado en cirugas y tratamientos Lasik. Cuenta con un Staff de 18 mdicos oftalmlogos, 6 tecnlogos mdicos, 10 secretarias y un administrador. Todos ellos bajo responsabilidad de un directorio. El crecimiento de los convenios con profesionales de la salud ha ido en aumento en los ltimos 10 aos, llegando a un 31% promedio, esto es producto de la fuerte demanda por especialistas. Se proyecta para el 2014 aumentar en un 25% la cantidad de profesionales debido a la entrega del nuevo edificio adquirido por el centro mdico. (Ver figura 1 y 2)

Figura 1 Cantidad de Profesionales en Convenio

Figura 2 Crecimiento en los ultimos 10 aos del Centro Mdico

El flujo de pacientes aumenta considerablemente al comparar el primer trimestre 2012 con el 2013, a raz de las nuevas prestaciones que el centro medico comenzo a realizar. Sumado al aumento de nuevos pacientes. (Ver figura 3 y 4)

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Figura 3

Figura 4

Cuadro comparativo de motivos de atencin aos 2012 y 2013.

Obteniendo el promedio de atencin del primer trimestre, podemos observar que la demanda de hora no esta distribuida en forma equitativa sobrecargando las primeras 3 horas del da bajando considerablemente el resto del da. La carga de trabajo recae sobre un tercio de los funcionarios, quienes absorven la mayor cantidad de pacientes en los distintos horarios de atencin. (Ver figura 5 y 6)

Figura 5 Horas de atenciones

Figura 6 Carga de trabajo, ranking de agentes

Segn este anlisis logramos observar que los mayores inconvenientes se presentan en la distribucin de las horas, carga de trabajo y aumento de profesionales las cuales repercuten directamente en las siguientes reas: Registro de Pacientes. Ficha Clnica. Reserva de horas. Participacin Mdica. Valorizacin de Aranceles.

Actualmente los procesos de administracin, gestin y control se realizan en forma manual con procedimientos propensos a fallos, llevando gran parte de los datos de pacientes y gestin de pago en planillas Excel o simplemente libros de registros en donde reflejan cada uno de los movimientos realizados. Otro de los grandes inconvenientes radica en la perdida de pacientes tras largas esperas que deben realizar al momento de solicitar una hora de atencin o exmenes. Estas horas son solicitadas por los pacientes en forma presencial o va telefnica. La administracin de las fichas clnicas es llevada solo en formato manual y no disponen de mtodos o sistema digital de registro, lo que entorpece la bsqueda de fichas con datos anteriores del paciente. Con el aumento en la demanda de horas de atencin y el incremento de profesionales mdicos, se ve enormemente complejo realizar los clculos de participacin y liquidacin de honorarios mdicos. El objetivo de este proyecto es digitalizar los movimientos principales de un centro mdico estndar, entregando las herramientas informticas necesarias para este fin. Registrar la traza del paciente desde el momento que llama solicitando una hora hasta el momento que es atendido. Adems entregar los recursos necesarios para poder realizar una eficiente gestin y anlisis de los datos obtenidos en cada una de las atenciones registradas.

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Se propone analizar e implementar un sistema informtico, capaz de registrar los movimientos realizados por los funcionarios en relacin al paciente. Esta herramienta ser en ambiente web para simplificar su uso desde los distintos equipos existente en el centro mdico, evitando as, tener que modificar las estaciones de trabajo al momento de ocurrir actualizaciones de sistema. Se har uso de las metodologas agiles de desarrollo, ya que es necesario dividir el proyecto en prototipos que sern entregados al clientes en mdulos funcionales. Para este proyecto se adapta de mejor manera la metodologa SCRUM, debido al uso de iteraciones y divisin de la solucin final en pequeas entregas funcionales al cliente. Este ve constante entregas de mdulos completamente funcionales. Adems incorpora reuniones peridicas para que todos se informen del grado de avance. Con esta herramienta se espera mejorar los tiempos de atencin en mesn y lograr incrementar el ingreso de llamadas realizadas al centro y que fueron realmente concretadas. Con esto se minimiza la fuga de pacientes a otros centros de diagnsticos por una atencin deficiente. Adems aumentar la productividad en el centro mdico debido a una controlada agenda mdica, tiempos acotados de atencin y una buena retroalimentacin de los procesos realizados al momento de atender al paciente en sala. Mejorar la distribucin de carga de trabajo de los funcionarios de atencin, mediante los informes de gestin generados por el sistema. Controlar y administrar de mejor manera la ficha clnica del paciente, reduciendo el mximo posible de espacio fsico que actualmente tiene asignado.

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2. Descripcin General.
Hoy en da existen diversos problemas en los centros mdicos a la hora de registrar y almacenar la informacin de los pacientes, adems trabajar con los valores de las prestaciones que cancelan al momento de su atencin. Mayormente esta informacin es registradas en fichas de cartn y almacenadas en cajones o gavetas destinadas para este fin, pero el alto flujo de funcionarios y la mala administracin de estas fichas hace que este proceso se vuelva lento y en ocasiones tedioso por los siguientes motivos: Ficha con letra ilegible Ficha deteriorada Ficha extraviada Ficha con datos cambiados Otro de los inconvenientes es el manejo de los aranceles de cobro paciente, producto del registro en planillas Excel o en formato de papel que comparten entre los funcionarios de atencin a pacientes. Muchas veces los cobros son errneos causando grabes problemas al paciente y al encargado de cobros y registro de aranceles. Los aranceles deben ser capturados en planillas Excel para procesar los datos obtenidos de los pacientes, posterior a estos deben realizar diversos cruces de datos mediante tablas dinmicas y procesos manuales propensos a errores. Al momento de agendar una hora al paciente, esta es registrada en un cuaderno que tienen para este fin, compartido entre todos los funcionarios que registran hora a pacientes. Los borrones y correcciones son cosa habitual en este cuaderno o tambin ha ocurrido en ms de una ocasin que se ha extraviado el cuaderno, lo que conlleva a graves problemas con los pacientes, atrasos en la hora de atencin, malestar con los mdicos y engrosar el libro de reclamos. Producto de tener una agenda manual, no se puede llevar una trazabilidad del paciente en el centro mdico impidiendo el trabajo con los datos y anlisis que lleven a un mejor servicio. Cada vez que se realiza un operacin el funcionario encargado de agendar el pabelln, debe registrar en una ficha manual cada uno de los profesionales que participaron en ese procedimiento, posteriormente deben ser entregadas al funcionario encargado de registrar en el libro de participaciones quien debe anotar el porcentaje de comisin que recibir cada uno de los profesionales al final del mes por ese procedimiento. Muchas veces no son registrados correctamente o son cargados a otros profesionales procedimientos no realizados o procedimientos que an estn en proceso de evaluacin, estos se ven reflejados a final de mes cuando son canceladas las nminas de los profesionales y se encuentran con las grandes diferencias.

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2.1 Objetivo General


Como objetivo principal de este proyecto es entregar una solucin mediante una herramienta informtica que sea capaz de corregir las grandes diferencias en las fichas de los pacientes, en el agendamiento de horas de atencin, clculo de participacin, registro de aranceles y reducir los tiempos de atencin. Tener una aplicacin que en un corto plazo logre suplir las necesidades existentes en el centro mdico, que adems sea susceptible a los cambios de protocolos y procedimientos.

2.2. Objetivos Especficos.


Reducir considerablemente el tiempo de atencin a pacientes Digitalizar los procesos de mayor relevancia en el centro mdico. Agendar las horas de paciente en lnea Tener un administrador de clientes y profesionales nico para todo el centro medico Registrar la trazabilidad del paciente, en cada uno de los estados del sistema Disponer de un set de informes para ayudar a la gestin

2.4. Resultados y Productos Esperados.


Como producto final se entregar un sistema informtico pre-compilado diseado para plataformas web. Adems se entregar la documentacin necesaria tales como: Maqueta de Software, Modelo MER y cdigo fuente. Adems se espera tener un sistema informtico modelado y diseado a la realidad del centro mdico OFTAMEDICA, cumpliendo con los objetivos y requerimientos estipulados por el cliente.

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3. Antecedentes y Justificacin.
El sector privado de la salud en Chile ha tenido un importante desarrollo y es, por lo mismo, un actor cuya visin y experiencia puede contribuir de manera contundente a mejorar el modelo de salud general del pas. El escenario que enfrentan los sistemas de salud en el pas es muy complejo ya que la demanda por cuidados mdicos es potencialmente ilimitada, pero los sistemas que la financia no lo son. Esta contradiccin es el gran desafo que enfrentan los sistemas de salud en Chile, lo que plantea un desafo fundamental, ante el cual deben responder con equidad y eficiencia. Este crecimiento de la demanda por atenciones de salud es legtimo y deseable, obedeciendo a factores demogrficos, culturales y de avances tecnolgicos. Un estudio realizado por Clnicas Chilenas A.G. indica que: Este gran cambio del sistema de salud chileno imprimi a la industria un dinamismo nunca antes visto, haciendo que la oferta de infraestructura privada aumentara considerablemente, como se aprecia en los siguientes grficos:

(a)

(b)

(c) Figura 1 Infraestructura centros de salud privada

(d)

Una de las principales herramientas para la gestin y toma de decisiones son los sistemas informticos, plataformas generadas a la realidad de estos centros mdicos y que conllevan un grado de importancia fundamental a la hora de administrar y distribuir los recursos. Estas soluciones tienen costos asociados en licenciamiento e implementacin muy elevados y generalmente estn implementados en grandes centros de salud. Los centros ms pequeos, independientes y autnomos llevan sus registros en formato manual con procedimientos propensos a fallas. Actualmente en el mercado existen diversas soluciones informticas que ayudan y colaboran con la administracin diaria de un centro mdico, tales como: Gestin de Sistemas Mdicos, SysMed, CRX MED, MediConsulta entre otros, son sistemas independientes y no compatibles entre s, obligando a tener que duplicar la informacin en dos o ms sistemas, como por ejemplo un simple administrador de clientes. Entregar una solucin que rena todas las caractersticas anexas a los sistemas tradicionales ser de vital importancia, disminuyendo la gran cantidad de duplicidad de informacin, generacin de informes cruzados y vinculados entre s. Es por esto que la solucin planteada en este proyecto toma gran relevancia al ser una solucin adaptada a las necesidades reales del centro mdico, cubriendo las cualidades y particularidades que puedan tener entre s. Al momento de agendar una hora a un paciente son diversos los eventos y acciones que se generan, todos enlazados entre s, tiene que haber una sala disponible, un profesional de la salud, un equipo de asistentes dispuestos a prestar atencin al paciente y un funcionario encargado de gestionar administrativamente todas las

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acciones. La Ficha Clnica es un historial del paciente, registro que deja huellas en la historia mdica del paciente tras su paso en una o ms visitas al centro mdico. Una aplicacin hecha a la medida facilita enormemente el funcionamiento y la escalabilidad del sistema a la hora de requerir nuevas mejoras o adaptaciones adecuadas al centro mdico. Con una aplicacin de cdigo cerrado comprada en el mercado se limitan por completo para estos futuros cambios, teniendo que adaptarse el centro mdico a la realidad de dicho software. Con la llegada de la nueva ley de Derechos y Deberes de los Pacientes, se hace necesario adaptarse a l nuevo sistema de salud en Chile, implementando nuevas mejoras a los procedimientos y protocolos tradicionales de trato a pacientes. Este sistema ofrecido debe cumplir con las nuevas necesidades vigentes y colaborar con la entrega de informacin y reportes que ayuden a la generacin de indicadores y medidores de la calidad entregada. Una de las motivaciones personales que me llevan a concretar este proyecto es el aumento considerable de centros mdicos en la regin, viendo en si una gran posibilidad de concretar un negocio personal ofreciendo los servicios de implementacin de este sistema en cualquier centro mdico de la regin o el pas que lo requiera. A s, ser partcipe de la evolucin de estos centros en la regin aportando un proyecto ingenieril de calidad.

4. Planificacin y Mtodos.
Realizar una planificacin adecuada en base a los diversos requerimientos entregados por el cliente, es sin lugar a duda uno de los puntos principales a la hora de planificar un proyecto. En este proyecto se definen claramente los requerimientos funcionales y no funcionales que debe cumplir el sistema a desarrollar.

4.1. Requerimientos funcionales y no funcionales.


Funcionales Debe tener un nivel de seguridad en el manejo de la aplicacin, impidiendo el acceso a personal no autorizado. Debe tener un sistema de roles para dividir funciones. Debe tener validadores en todos los formularios siendo los de mayor relevancia: RUT, Valores Numricos, Valores en Caracteres, Correo Electrnico, Fechas y Calendarios. Debe entregar alertas en caso de errores de enlace, formularios incompletos, datos incorrectos. El men de navegacin debe estar posicionado en la parte superior del sistema El cierre de los procesos debe ser realizado por el personal asignado en cada una de las reas no necesariamente quien creo el registro. Debe entregar los informes necesarios para realizar gestin. Los informes deben ser en formato EXCEL y PDF No Funcionales El Sistema debe estar diseado en .NET Debe ser bajo plataforma Web Para el uso del sistema se debe considerar la reutilizacin al mximo de los recursos existentes tanto de Hardware como RRHH Debe tener un soporte oportuno Debe mantener en su estructura el logo y colores corporativo Debe soportar una alta concurrencia, promedio 30 usuarios en lnea.

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4.2. Metodologa.
Los principios giles ponen el nfasis en construir software que funcione que se pueda usar rpidamente, en vez de pasarse mucho tiempo al principio escribiendo especificaciones. El desarrollo gil se centra en equipos multifuncionales con capacidad para decidir por ellos mismos, en vez de grandes jerarquas y divisiones por funcionalidad. Y se centra en iteraciones rpidas, con el cliente dando su opinin continuamente. Suele pasar que cuando la gente oye hablar sobre desarrollo gil o Scrum hay un gesto de reconocimiento. El mtodo gil ms popular es Scrum. Tuvo una fuerte influencia de un artculo de 1986 en el Harvard Business Review sobre prcticas asociadas con grupos exitosos de desarrollo de producto; en este artculo se introdujo el trmino Scrum (mel), relacionando el desarrollo exitoso de productos con el juego del rugby en el que un equipo auto-organizado (auto-gestionado) se mueve junto por el campo de desarrollo de productos. El primer equipo de Scrum lo cre Jeff Sutherland en Easel Corporation en 1993 y el marco de trabajo Scrum lo formaliz Ken Schwaber en 1995. Hoy en da Scrum es usado por empresas de todos los tamaos tales como Yahoo!, Microsoft, Google, Lockheed Martin, Motorola, SAP, Cisco, GE, CapitalOne y la Reserva Federal de EE.UU. Muchos equipos que usan Scrum dicen haber obtenido mejoras sustanciales, y en algunos casos una completa transformacin de la productividad y la moral. SCRUM es un marco de trabajo para la gestin y desarrollo de software basada en un proceso iterativo e incremental utilizado comnmente en entornos basados en el desarrollo gil de software. Est enfocado a la gestin de procesos de desarrollo de software, puede ser utilizado en equipos de mantenimiento de software, o en una aproximacin de gestin de programas. Para el desarrollo de este proyecto se ha optado por hacer uso de las metodologas agiles de desarrollo por su simplicidad de uso, resultados en poco tiempo, calza con la entrega en base a prototipos de desarrollo tal como es solicitado por el cliente. Quien solicita entregar mdulos de trabajo divididos en varias etapas de desarrollo, impidiendo adaptarse a un sistema completo de una vez. Dentro de los requerimientos asociados al proyecto se solicita incluir la entrega parcializada de mdulos de trabajo, al trabajar con SCRUM podremos realizar prototipos generados en base a las necesidades del centro mdico.

4.3. Planificacin de actividades


Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin

Levantamiento de Informacin 10 das Verificacin del actual sistema de trabajo 2 das Atencin Publico Verificacin del actual sistema de trabajo 2 das Administracin Bonos Verificacin del actual sistema de Registro 2 das y mantencin de profesionales Capturas y Recoleccin de documentacin 1 da generada en forma regular Evaluacin y Generacin de diagramas en 3 das actividades actuales Anlisis y 1era Propuesta 10 das? Anlisis de la informacin que se encuentra 3 das en formato digital Generacin de Informe de Requerimientos 5 das y Necesidades (Cliente) Generar Paleta de colores y diseo 2 das

lun 01-04-13 lun 01-04-13

vie 12-04-13 mar 02-04-13

mi 03-04-13 jue 04-04-13 vie 05-04-13 lun 08-04-13

mar 09-04-13 mar 09-04-13 mi 10-04-13 vie 12-04-13 lun 15-04-13 lun 15-04-13 lun 15-04-13 jue 18-04-13 vie 26-04-13 mi 17-04-13 vie 19-04-13 vie 19-04-13

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Corporativo Generar Maqueta preliminar con colores 5 das corporativo Crear 1era propuesta - Primera entrega 9 das Entregar VB de la 1era Propuesta 3 das Correccin y Adaptacin primera entrega 1 da? Recepcin primera Entrega, modificaciones 10 das y correcciones Entregar VB de la 2era Propuesta 3 das Anlisis y Modelado 21 das Generacin de Diagrama UML Casos de 5 das Uso Generacin de Diagrama UML Clases 5 das Generar Modelo MER - BDD 7 das Crear Documentacin: Diccionario de 3 das Datos Generar Maqueta de Software 20 das Desarrollo de Software 40 das Anlisis, Prueba, Evaluacin y 40 das Documentacin Generacin de Mantenedor Prestacin 3 das Generacin de Mantenedor Profesional 3 das Generacin de Mantenedor Equipo 3 das Profesional Generacin de Mantenedor Aranceles 5 das Generacin de administrador de Clientes 5 das Generacin de Agendar Hora 5 das Generacin de Agenda Diaria 3 das Generador de Excel y PDF Agenda Diaria 1 da

lun 22-04-13

vie 26-04-13

lun 22-04-13 jue 02-05-13 vie 03-05-13 mar 07-05-13 mi 08-05-13 mi 08-05-13 mi 08-05-13 mar 21-05-13 mi 22-05-13 vie 24-05-13 jue 09-05-13 jue 06-06-13 lun 27-05-13 lun 03-06-13 lun 10-06-13 vie 31-05-13 vie 07-06-13 mar 18-06-13

mi 19-06-13 vie 21-06-13 lun 03-06-13 vie 07-06-13 lun 01-07-13 lun 01-07-13 jue 04-07-13 vie 28-06-13 jue 01-08-13 vie 23-08-13 mi 03-07-13 lun 08-07-13

mar 09-07-13 jue 11-07-13 vie 12-07-13 vie 19-07-13 vie 26-07-13 vie 02-08-13 mi 07-08-13 jue 18-07-13 jue 25-07-13 jue 01-08-13 mar 06-08-13 mi 07-08-13

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Referencias
Revista Temas de Coyuntura N15 (2009), Clnicas de Chile A.G. http://www.clinicasdechile.cl/Coyuntura_15.pdf Modelo SCRUM rev.01 (2006), Juan Palacios http://www.navegapolis.net/files/s/NST-010_01.pdf The SCRUM Primer v. 1.1 (2009), Pete Deemer, Gabrielle Benefield, Craig Larman, Bas Vodde. assets.scrumfoundation.com/downloads/3/scrumprimer_es.pdf

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