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Sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP Vision

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Version: 1.0 Date: 07/04/2013

Historial de Revisin
Fecha 07/04/2013 Versin 1.0 Descripcin Se realizo la propuesta y definicion del documento visin. Autor - Angel Camargo Pillaca - Jorge Silva Valdivia - Ruiz Ccenhua Wilder - Sirlopu Sotelo, Jessica - Jara Blanco, Jonathan -

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Tabla de Contenidos
1. Introduccion 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. Proposito Alcance Definiciones, Acronimos, y Abreviaciones Referencias Vista Global 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 13 UCVSoft 2013 Pagina 3

Posicionamiento 2.1 2.2 2.3 Oportunidades del Negocio Informe del Problema Informe de Posicionamiento del Producto

3.

Descripciones de Stakeholders y Usuarios 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Datos demogrficos del mercado Resumen de los Stakeholder s Resumen de los Usuarios Entorno de Usuario Perfiles de los Stakeholders 3.5.1 Jose Muan 3.6 Perfiles de los Usuarios 3.6.1 Ingeniero de Logistica 3.6.2 Jefe de Almacen 3.6.3 Tecnico de Almacen 3.6.4 Encargado de Transporte 3.6.5 Representante de Ventas 3.6.6 Contable 3.6.7 Vendedor 3.7 Stakeholder Clave o Necesidad del Usuario 3.8 Alternativas y Competencia

4.

Descripcion Global del Producto 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Perspectiva del Producto Resumen de Capacidades Suposiciones y Dependencias Costo y Precio Licencia e Instalacion

5. 6. 7. 8. 9.

Caracteristicas del Producto Restricciones Rangos de Calidad Precedencia y Prioridad Otros requerimientos del Producto 9.1 9.2 Estandares Aplicables Requerimientos del Sistema

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Sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP Vision Documento Vision 9.3 9.4 Requerimientos de Rendimiento Requerimientos Ambientales

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13 13 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14

10. Requisitos de Documentacion 10.1 10.2 10.3 10.4 A Manual de Usuario Ayuda Online Guias de Instalacion, Configuracion y Fichero Leame Etiquetado y Empaquetado

Atributos de Caracteristicas A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8 Estado Beneficio Esfuerzo Riesgo Estabilidad Objetivos Asignado A Razon

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Vision
1.
1.1

Introduccion
Proposito El propsito del presente documento es obtener y analizar los requerimientos y caractersticas del sistema de toma de pedidos para una empresa distribuidora de productos femeninos. Este documento resalta la funcionalidad requerida por los participantes del proyecto y los Stakeholders. La funcionalidad se basa en la toma de los pedidos a los clientes visitados por un vendedor que posee una cartera de clientes ya programados. Este vendedor tambin puede realizar cobranzas en caso de que los clientes no paguen el monto total del pedido.

1.2

Alcance El documento Vision propone el sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP. Dicho sistema ser realizado por el grupo de desarrollo de software UCVSoft. Este sistema permitir a los vendedores (usuario final) realizar pedidos a una determinada cartera de clientes, gestionar las deudas que presenten dichos clientes en ruta, rastrear la direccin de los clientes por medio de Google Maps, gestionar los clientes y los productos.

1.3

Definiciones, Acronimos y Abreviaciones RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa para describir el proceso de desarrollo de software.

1.4

Referencias Glosario Plan de desarrollo de software RUP Diagrama de casos de uso

1.5

Vista Global El presente documento Vision revisa tambin el posicionamiento del producto, es decir sus oportunidades en el mercado y la participacin de los Stakeholders asi como los usuarios del sistema. Tambin se presentan las caractersticas del producto, algunas dependencias, el precio y la licencia del sistema. Se revisa la debida documentacin del producto, los manuales de usuario, una gua de instalacin, las prioridades y algunos requerimientos adicionales para el desarrollo del sistema.

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2.
2.1

Posicionamiento
Oportundiades de Negocio Este sistema permitir conectarse con la base de datos de la distribuidora y actualizarla en tiempo real con cada pedido que se realice, el administrador podra rastrear los pedidos (con un sistema propio de la distribuidora pero que use la misma base de datos) realizados por el grupo de vendedores, rastrear las deudas y los clientes que maneje cada uno de sus vendedores.

2.2

Informe del Problema

El problema de

Controlar el stock existente en los distintos almacenes, disminuyendo el tiempo de demora de la solicitud de pedidos. Gestionar las rdenes de compra realizadas por los clientes. Gestionar los pedidos realizados a los proveedores.

Afecta a

Gestionar la facturacin de la empresa. Departamento de logstica, Jefes de almacenes, Vendedores, Encargados de transporte, Usuarios de ventas de cada regin, Departamento de contabilidad / facturacin,

El impacto asociado es

Almacenar toda la informacin referente a los almacenes, pedidos y rdenes de compra recibidas, y que esta informacin est al instante accesible y actualizado en lugares fsicamente muy distantes lo que es un proceso prcticamente imposible de realizar en el caso de que no est informatizado. Informatizar el proceso, usando una red local con una base de datos accesible desde los distintos nodos de la red y generar interfaces amigables y sencillas con las que acceder a dicha base de datos.

Una solucin adecuada seria

2.3

Informe de Posicionamiento del producto Esta herramienta que se propone a continuacin busca la optimizacin del proceso de pedidos y control de una cartera de clientes que se asigna a cada terminal, logrando as un eficaz y rpido proceso de informacin en la empresa.

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Para

Departamento de logstica, Jefes de almacenes, Vendedores, Encargados de transporte, Usuarios de ventas de cada regin, Departamento de contabilidad / facturacin,

Quienes El nombre del producto Que No como Nuestro producto

Controlan los pedidos, los almacenes (stock), las rdenes de pedido y la facturacin. Es una herramienta software que permite administrar la toma de pedidos de una distribuidora Almacena la informacin necesaria para gestionar una empresa de distribucin. El sistema actual Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante una interfaz grfica sencilla y amigable. Adems proporciona un acceso rpido y actualizado a la informacin desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos.

3.

Descripciones de Stakeholders y Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. Tambin es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta seccin muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, as como los problemas ms importantes que stos perciben para enfocar la solucin propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos especficos ya que stos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificacin de por qu estos requisitos son necesarios

3.1

Datos demogrficos del mercado En nuestro pas existe una vertiente ortientada a los negocios, la mayora de las PYMES son dedicadas al comercio, y el nuestro no es ajeno a esta corriente, el mercado en Per es bastante competitivo tanto en ofertas como demandas por ello es necesario el uso de tecnologas para procurar estar dentro de la competencia y a la vanguardia del mercado moderno, muchas empresas ya cuentan con un servicio automatizado que ha sido adaptado a sus necesidades mas no las cubre en su totalidad, son pocas las que plantean el manejo de sus distribuciones con un sistema popio de pedidos.

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Sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP Vision Documento Vision 3.2 Resumen de Stakeholders

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Nombre Jos Muan

Descripcion Representante de la distribuidora EMP

Responsabilidades -Representa a todos los usuarios posibles del sistema. -Seguimiento del desarrollo del proyecto. -Aprueba requisitos y funcionalidades

3.3

Resumen de Usuarios

Nombre ACT1 Ingeniero de Logstica

Descripcion Responsable del Departamento de Logstica, encargado de la gestin del almacn central, del aprovisionamiento del resto de almacenes y del contacto con los proveedores. Supervisor del buen funcionamiento del almacn y de gestionar las incidencias de los pedidos, ya sea tratando con otro almacn, o bien en contacto con el Ingeniero de Logstica. Encargado directo del almacn, control de stocks, preparacin y despacho de pedidos. Responsable de consultar los envos que se van a realizar desde un almacn. Cargar los camiones con los pedidos a enviar e introducir los datos del pedido. Una vez entregado el pedido, introducir los recibos de entrega. Responsable de ventas del producto a los clientes, mediante visitas al domicilio del cliente. Informa de las ofertas y confecciona las rdenes de pedido. Encargado de la facturacin y cobranzas, poltica de cobro de los clientes.

Stakeholder STK1 Logstica

ACT2 Jefe de Almacn

STK2 Almacn

ACT3 Tcnico de Almacn

STK2 Almacn

ACT4 Encargado de Transporte

STK3 Envos

ACT5 Representante de Ventas ACT6 Contable

STK4 Ventas

STK5 Contabilidad / Facturacin

ACT7 Vendedor

Responsable de ventas del producto a los clientes, a travs de visitas presenciales. Informa de las ofertas y confecciona las rdenes de pedido.

STK6 Ventas

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3.4

Entorno de usuario El usuario final de nuestro proyecto estar conectado a la base principal de datos mediante un disposiivo mvil, pudiendo ser un Smartphone o Tablet que le permita la coneccin rpida a la base de datos con una interfaz tctil o touch con operaciones de almacenamiento de informacin muy amigable e interactiva de fcil comprensin.

3.5 3.5.1

Perfil de los Stakeholders Representante del rea tcnica y sistemas de informacin Representante Descripcin Tipo Responsabilidades Jos Muan Representante de la distribuidora EMP Experto de Sistemas. Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema. Adems, lleva a cabo un seguimiento del desarrollo del proyecto y aprobacin de los requisitos y funcionalidades del sistema A definir por el cliente Revisin de requerimientos, estructura del sistema Ninguno

Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

3.6 3.6.1

Perfil de los usuarios Ingeniero de Logstica Representante Descripcin Tipo Responsabilidades STK1 Logstica Jefe del Departamento de Logstica de la Empresa. Gur. Responsable del Departamento de Logstica, encargado de la gestin del almacn central, del aprovisionamiento del resto de almacenes y del contacto con los proveedores. Control de estadsticas para la optimizacin de recursos. A definir por el cliente A definir por el cliente Ninguno

Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

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3.6.2

Jefe de Almacn Representante Descripcin Tipo Responsabilidades STK2 Almacn Jefe del almacn de una regin determinada. Usuario casual del sistema. Supervisor del buen funcionamiento del almacn y de gestionar las incidencias de los pedidos, ya sea tratando con otro almacn, o bien en contacto con el Ingeniero de Logstica. Capacidad de toma de decisiones en cuanto a distribucin de mercancas desde otro almacn y cancelacin de pedidos que han sido atendidos. A definir por el cliente A definir por el cliente Ninguno.

Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

3.6.3

Tcnico de Almacn Representante Descripcin Tipo Responsabilidades STK2 Almacn Responsable del almacn de una regin determinada. Usuario experto. Encargado directo del almacn, control de stocks y distribucin de los productos, preparacin y atencin de las rdenes de pedido y solicitudes de envo al cliente. Gestin de incidencias a travs del de un tcnico comercial para que se ponga en contacto con el cliente, o bien por medio del jefe de almacn. A definir por el cliente A definir por el cliente Niniguno.

Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

3.6.4

Encargado de Transporte Representante Descripcin Tipo Responsabilidades STK3 Envos Encargado de Transportes de un almacn determinado. Usuario experto. Supervisor del transporte de mercancas desde el almacn hasta el domicilio de los clientes. Carga los pedidos en el camin, registra en el sistema los datos del envo y una vez entregado el pedido al cliente, introduce el recibo de entrega en la base de datos. A definir por el cliente A definir por el cliente UCVSoft 2013

Criterio de xito Grado de

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Ninguno.

3.6.5

Representante de Ventas Representante Descripcin Tipo Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios STK4 Ventas Representante de ventas de los productos Usuario experto. Responsable de un conjunto de vendedores para cierto sector, define la base de datos de los vendedores y administra la cartera de clientes de los mismos. A definir por el cliente A definir por el cliente Ninguno.

3.6.6

Contable Representante Descripcin Tipo Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios STK5 Contabilidad / Facturacin Empleado del Departamento de Contabilidad y Facturacin. Usuario experto. Encargado de la facturacin y cobranzas, poltica de cobro de los clientes. A definir por el cliente A definir por el cliente Niguno.

3.6.7

Vendedor Representante Descripcin Tipo Responsabilidades STK4 Ventas Operadora de ventas de los productos Usuario experto. Responsable de ventas del producto a los clientes de forma prescencial. Informa de las ofertas y confecciona las rdenes de pedido. Tambin participa en las incidencias de pedidos ponindose en contacto con el cliente para la resolucin de los mismos, adems de poder generar cobranzas a los clientes retrasados en pagos A definir por el cliente A definir por el cliente

Criterio de xito Grado de participacin Confidencial

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Sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP Vision Documento Vision Comentarios Ninguno.

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3.7

Stakeholder Clave o Necesidad del Usuario

Necesidad Broadcast messages

Prioridad

Concierne

Solucion Actual

Solucion Propuesta

3.8

Alternativas y Competencia No se ha propuesto ninguna otra solucin alternativa al sistema de toma de pedidos.

4.
4.1

Descripcion Global del Producto

Perspectiva del Producto El producto a desarrollar es un sistema para la Distribuidora EMP, con la intencin de digitalizar la funcin de toma de pedidos presencial realizada por los vendedores. Las reas a tratar por el sistema son: logstica, contabilidad, ventas y transporte.

4.2

Resumen de Capacidades

Beneficio del cliente Insertar los pedidos directamente en la base de datos via internet. Gestion automatizada del stock del almacen. Gestion automatizada de las deudas de los clientes. Ahorro de tiempo al buscar direcciones de los clientes. 4.3 Suposiciones y Dependencias -

Caracteristicas que lo apoyan La aplicacion se conecta via internet a la base de datos de la distribuidora. La aplicacion cambia el stock en el almacen en tiempo real de acuerdo a los pedidos realizados. La aplicacion genera una orden de cobranza si el cliente no paga el monto total de la factura. La aplicacion provee direccin y ubicaciones geogrficas mediante Google Maps.

El sistema operativo en el que correra el sistema de toma de pedidos es en smartphones o tablets Android versin 2.2 en adelante.

4.4

Costo y Precio El Costo de la aplicacin aparte del tiempo y conocimientos para el desarrollo, es invertir en celulares o tablets que cuentes con un sistema operativo Android. Un precio minimo de un equipo con estas caractersticas requeridas es de S/. 300.

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4.5

Licencia e Instalacion El lenguaje de programacin para desarrollar el sistema es de distribucin gratuita y las licencias de conexin con la base de datos la provee la Distribuidora. Las herramientas que se usaran para el desarrollo del producto son de distribucin gratuita.

5.

Caracteristicas del Producto

El producto a desarrollar tendr como principales caractersticas: Conexin remota a una base de datos centralizada. Dos interfaces de presentacin al usuario; acceso via web para trabajadores en campo (vendedores) y acceso cliente servidor para los trabajadores que se encuentren dentro de la empresa.

6.

Restricciones
Para que el producto a desarrollar cumpla con su objetivo principal, se necesita la inversin en equipos mviles modernos (Smartphones o tables) que puedan soportar la carga de transferencia de datos continua y actualizaciones.

7.

Rangos de Calidad
El producto a desarrollar ser gestionado con la metodologa RUP, el cual permitir que el producto final tenga toda la garanta de ser un producto confiable y de calidad para cumplir el objetivo del proyecto.

8.

Precedencia y Prioridad
Se toma como presedente el tiempo actual que demora el proceso de distribucin de productos desde su actividad inicial (vendedor toma el pedido) hasta su actividad final (distribuidor entrega el producto) donde el tiempo es de 2 a 3 dias. La prioridad es disminuir el tiempo de respuesta de este proceso, de tal manera que la empresa pueda vender mas en menos tiempo y con esto las ganancias podran incrementarse a partir del primer mes de uso del producto final. El uso del producto a desarrollar tambin lograr establecer una ventaja competitiva mayor a la de los competidores directos de la empresa.

9.
9.1

Otros requerimientos del Producto

Estandares Aplicables Se utilizara para el desarrollo del producto: La metodologa de desarrollo de software RUP. El lenguaje de modelado unificado UML.

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Sistema de toma de pedidos para la Distribuidora EMP Vision Documento Vision 9.2 Requerimientos del Sistema

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Sistema operativo Windows XP o superior para las estaciones de trabajo en la empresa. Sistema operativo Android 2.0 o superior para los dispositivos mviles a utilizar.

9.3

Requerimientos de Desempeo El desempeo de las estaciones de trabajo deber estar acorde con los requerimientos funcionales que tendr el producto a desarrollar. Estos son: Las PCs debern tener un procesador dual core o superior, con 2GB de memoria RAM o superior. Los dispositivos mviles debern tener un procesador de dos nucleos o superior, con 2GB de memoria RAM o superior.

9.4

Requisitos de Entorno Un ancho de banda minimo de 3 MB con una tasa garantizada al 25% para los dispositocos mviles. Un ancho de banda minimo de 5 MB con una tasa garantizada al 50% para los servidores.

10.
10.1

Requisitos de Documentacion
Manual de Usuario Un requisito fundamental para la construccin del manual de usuario es el Glosario de trminos utilzado por personal de la empresa.

10.2

Ayuda Online Analisis de caso de uso para detectar los procedimientos y tareas principales, y deacuerdo a eso estructurar los temas en la ayuda en liena. Tambien se necesitar el manual de usuario con el glosario de trminos.

10.3

Guia de Instalacion, Configuracion y Fichero Leame Para estos entregables se necesita seguir los estndares de RUP asi como el manual de usuario para que ambos conserven el mismo estilo de redaccin y glosario de trminos.

10.4

Etiquetado y Empaquetado Se necesita seguir los estndares de RUP y tambien el manual de usuario para que ambos conserven el mismo estilo de redaccin y glosario de trminos.

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A
A.1

Atributos de Caracteristicas
Estado

Propuesto Aprobado Incorporado

A.2

Beneficio

Critico Importante Util

A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8

Esfuerzo Riesgo Estabilidad Objetivos Asignado A Razon

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