FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI-SP FACECAP CURSO DE ADMINISTRAO

RELATRIO FINAL DE ESTGIO SUPERVISIONADO

GABRIELA MANFRINATO

2009

GABRIELA MANFRINATO

RELATRIO FINAL DE ESTGIO SUPERVISIONADO REA FINANCEIRA

RELATRIO DE ESTGIO APRESENTADO FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI FACECAP, COMO UM DOS PR-REQUISITOS PARA OBTENO DO GRAU DE BACHAREL EM ADMINISTRAO.

CAPIVARI 2009

PROFESSOR COORDENADOR:

MARCO ANTONIO ARMELIN

PROFESSOR ORIENTADOR:

ADALBERTO APARECIDO ABEL

SUPERVISOR NA EMPRESA:

GERALDO JOS MELAR

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus que me deu a vida e sempre me amparou nas horas em que precisei. Agradeo principalmente aos meus pais, meus irmos e meu namorado pela fora, pacincia e amor. Enfim, agradeo todos os meus amigos que de uma maneira ou outra puderam me ajudar. Finalmente agradeo a todos os professores e colegas de classe, mas de uma maneira especial a Gisele Rosa e ao Supervisor da Empresa, Geraldo Jos Melar, pelo incentivo, pacincia e dedicao.

SUMRIO
Carta de Concluso do Estgio Captulo 1 Caractersticas da Empresa ..................................................... ... 01 1.1. Identificao do Estagirio .......................................................... ... 01 1.2. Identificao da Empresa ........................................................... ... 01 1.2.1. Localizao da Empresa ............................................... ... 02 1.3. Histrico da Empresa.................................................................. ... 03 1.3.1. Unidade de Negcio da U.C.C.B.S. .............................. ... 05 1.3.1.1. Projeto Corao ................................................. ... 06 1.3.1.2. GDOC................................................................. ... 07 1.3.1.3. Auditoria Externa ................................................ ... 08 1.4. Principais Servios...................................................................... ... 08 1.4.1. Auditoria Mdica Cardiolgica ....................................... ... 08 1.4.2. Credenciamento com Prestadores de Servios ............ ... 09 1.4.3.GDOC ............................................................................ ... 09 1.5. Nveis de Produo..................................................................... ... 10 1.5.1. Projeto Corao ............................................................ ... 10 1.5.1.1. Grfico da Evoluo de Usurios ....................... ... 10 1.5.1.2. Grfico Comparativo dos Resultados ................ ... 11 1.5.1.3. Grfico Comparativo de Custos ......................... ... 11 1.5.2. Auditoria Externa ........................................................... ... 12 1.5.2.1. Grfico da Evoluo de Usurios ....................... ... 12 1.5.3. GDOC ........................................................................... ... 13 1.6. Tendncias da Empresa ............................................................. ... 14 1.7. Tendncias do Setor ................................................................... ... 15 1.8. Organograma Geral .................................................................... ... 17

Captulo 2 Anlise da Organizao ........................................................... ... 18 2.1. Misso da Empresa .................................................................... ... 18 2.1.2 Viso da Empresa .......................................................... ... 18 2.1.3. Valores da Empresa ...................................................... ... 18

2.2. Polticas da Empresa .................................................................. ... 18 2.3. Setor Econmico ........................................................................ ... 18 2.4. Segmento de Mercado................................................................ ... 19 2.5. Principais Concorrentes .............................................................. ... 19 2.6. Principais Fornecedores ............................................................. ... 20 2.7. Principais Clientes ...................................................................... ... 21 2.8. Influncias Externas.................................................................... ... 21 2.9. Ambiente Interno ........................................................................ ... 22 2.10. Tecnologias Empregadas ......................................................... ... 22 2.10.1. Sistemas ..................................................................... ... 23 2.10.2. Servidores ................................................................... ... 23 2.10.3. Conexes .................................................................... ... 23

Captulo 3 Caractersticas da rea ............................................................ ... 24 3.1. Organograma Geral da rea ...................................................... ... 24 3.2. Organograma Detalhado da rea ............................................... ... 25 3.3. Funcionograma da rea ............................................................. ... 27 3.4. Estrutura da rea ........................................................................ ... 28 3.5. Layout da rea ........................................................................... ... 29 3.6. Contribuio da rea para a misso da empresa ....................... ... 30 3.7. reas Correlacionadas ............................................................... ... 30 3.7.1. Gerncia x Departamento Financeiro............................ ... 31 3.7.2. Compras x Departamento Financeiro............................ ... 31 3.7.3. Faturamento x Departamento Financeiro ...................... ... 31 3.7.4. T.I. x Departamento Financeiro ..................................... ... 32 3.7.5. Contabilidade x Departamento Financeiro .................... ... 32

Captulo 4 Atividades Desenvolvidas ........................................................ ... 33 4.1. Fatura Projeto Corao e Auditoria Externa ............................... ... 33 4.1.1. Funcionalidade .............................................................. ... 33 4.1.2. Equipamentos Manipulados .......................................... ... 33 4.1.3. Periodicidade e Quantidade de Servio ........................ ... 33 4.1.4. Qualidade do Servio .................................................... ... 34

4.1.5. Descrio Detalhada da Atividade ................................ ... 34 4.1.6. Fluxograma ................................................................... ... 36 4.1.7. Formulrios Utilizados ................................................... ... 37 4.1.7.1. Fatura em Custo Operacional ............................ ... 37 4.1.7.2. Tela de Lanamentos ......................................... ... 38 4.1.7.3. Tela de Baixa de Ttulos ..................................... ... 38 4.1.7.4. Tela Internet Easy Banking ................................ ... 39 4.1.7.5. Crdito de Fatura ............................................... ... 40 4.2. Nota Fiscal GDOC / Remessa CNAB ......................................... ... 41 4.2.1. Funcionalidade .............................................................. ... 41 4.2.2. Equipamentos Manipulados .......................................... ... 41 4.2.3. Periodicidade e Quantidade de Servio ........................ ... 42 4.2.4. Qualidade do Servio .................................................... ... 42 4.2.5. Descrio Detalhada da Atividade ................................ ... 42 4.2.6. Fluxograma ................................................................... ... 44 4.2.7. Formulrios Utilizados ................................................... ... 45 4.2.7.1. Nota Fiscal GDOC .............................................. ... 45 4.2.7.2. Tela Lanamento da 5 via ................................. ... 46 4.2.7.3. Tela Gerao de Arquivo Remessa CNAB......... ... 46 4.2.7.4. Tela Unicred Cobrana....................................... ... 47 4.2.7.5. Recibo Comprovante de Envio ........................... ... 47 4.2.7.6. Tela Retorno CNAB ............................................ ... 48 4.3. Conciliao Bancria .................................................................. ... 49 4.3.1. Funcionalidade .............................................................. ... 49 4.3.2. Equipamentos Manipulados .......................................... ... 49 4.3.3. Periodicidade e Quantidade de Servio ........................ ... 49 4.3.4. Qualidade do Servio .................................................... ... 49 4.3.5. Descrio Detalhada da Atividade ................................ ... 49 4.3.6. Formulrios Utilizados ................................................... ... 50 4.3.6.1. Tela Compensao de Ttulos............................ ... 50 4.4. Demonstrao do Fluxo de Caixa ............................................... ... 51 4.4.1. Funcionalidade .............................................................. ... 51 4.4.2. Equipamentos Manipulados .......................................... ... 51

4.4.3. Periodicidade e Quantidade de Servio ........................ ... 51 4.4.4. Qualidade do Servio .................................................... ... 51 4.4.5. Descrio Detalhada da Atividade ................................ ... 52 4.4.6. Fluxograma ................................................................... ... 54 4.4.7. Formulrios Utilizados ................................................... ... 55 4.4.7.1. Tela Extrato Bancrio ......................................... ... 55 4.4.7.2. Tela Fluxo de Caixa ........................................... ... 55 4.4.8. Grficos ......................................................................... ... 56 4.4.8.1. Grfico do Fluxo de Caixa .................................. ... 56 4.4.8.2. Grfico Aplicaes Financeiras .......................... ... 56

Captulo 5 Diagnstico de Principais Problemas / Sugestes de Melhorias . 57 5.1. A contextualizao do Oramento Operacional .......................... ... 57 5.2. Problemas Identificados.............................................................. ... 57 5.3. Sugestes de Melhorias ............................................................. ... 58 5.4. Teorias Pertinentes ..................................................................... ... 60

Captulo 6 Concluso ................................................................................ ... 63 Referncias Bibliogrficas ............................................................................ ... 64

Anexos Avaliao de Estgio Supervisionado (Aluno) Avaliao de Estgio Supervisionado (Empresa)

CARTA DE CONCLUSO DE ESTGIO

Ilmo. Sr. Prof. Marco Antnio Armelin Coordenador de Estgio Supervisionado do Curso de Administrao da FACECAP

Prezado Senhor

Ref. Concluso de estgio de: Gabriela Manfrinato RA: 06231200 Orientado pelo Professor: Adalberto Aparecido Abel

De acordo com determinao do Regulamento de Estgio da FACECAP, vimos informar a V. As. , por meio desta, que o (a) aluno(a) acima concluiu seu estgio nesta empresa.

Nome do Supervisor na Empresa: Geraldo Jos Melar rea onde se Realizou o Estgio: Departamento Financeiro Incio do Estgio: 02/02/2009 Trmino: 31/08/2009

Realizado em 06 meses e 300 horas efetivas.

___________________________ Geraldo Jos Melar

Captulo I Caracterizao da Empresa

1.1. Identificao do Estagirio Gabriela Manfrinato 2009 5 Semestre Perodo: Noturno Curso de Administrao R.A 06231200

1.2. Identificao da Empresa

Nome: Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios Endereo: Avenida Moiss Forti, 530 Distrito Industrial Cidade: Capivari So Paulo CEP: 13.360-000 Telefone/ Fax: (19) 3491-7044 E-mail: unimedcbs@unimedcbs.com.br Atividade: Outras atividades relacionadas com ateno a sade e guarda de documentos. Cdigo e descrio da natureza jurdica: Cooperativa. Objetivo Empresarial: Unio das associadas com o objetivo de facilitar administrativamente e financeiramente a obteno de servios e procedimentos mdico-hospitalares, considerados de alto custo e oferecer solues completas em Organizao, Gesto, Guarda, Digitalizao e Microfilmagem de Documentos. Empresa de Mdio Porte Nmero de Colaboradores: 20 Faturamento anual: ND Capital Social: ND Setor onde realizou o estgio: Departamento Financeiro Disciplinas correlatas: Administrao Financeira e Oramentria, Administrao da Produo e Administrao Mercadolgica.

1.2.1. Localizao da Empresa

1.3. A Histria da Unimed Cooperativa Central

Em uma reunio da INTERREG na Unimed de So Paulo em outubro de 1991, foi criada a Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios (U.C.B.S.). Nos exerccios de 1992, 1993 e 1994 conseguimos consolidar nossa posio com relao cobertura de procedimentos cardacos de alto custo (cirurgias, angioplastia, cateterismo, marca passo, ablao percutnea e litotripsia) o que s nos foi possvel com uma administrao sria, profissional e transparente, permitindo-nos j no final do exerccio de 1994 termos outros projetos que beneficiassem diretamente nossas associadas em termos de reduo de seus custos operacionais. Motivados pelo grande volume de impressos feitos mensalmente pelas Cooperativas Unimed, a Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios, aps diversos levantamentos sobre gastos, dentre as vrias opes optamos por montar um Parque Grfico, criando a Unimed Grfica e Editora. Sua proposta: fornecer impressos a custos competitivos, revertendo assim seus resultados operacionais para o prprio Sistema Unimed. O exerccio de 1.995 foi marcado pelos percalos e desafios que tivemos para realizar mais esse sonho. Entrvamos em um ramo de atividade totalmente diferente e desconhecido de nossa experincia profissional. Mudamos de Campinas para nossa sede prpria em 28 de outubro. Superando todas as dificuldades de iniciar em um campo desconhecido, a Unimed Grfica e Editora tornou-se a nica Grfica no pas especializada nas necessidades do Sistema Unimed, como por exemplo, guias mdicos, impressos tcnicos e especficos, material de uso interno etc. Por sua grande experincia, a Unimed Grfica desenvolveu sua rotina prpria de servios que atende as singulares Unimed nas suas mais diversas particularidades, bem como, demais segmentos de mercado, com qualidade e custos competitivos.

Em 08 de janeiro de 2008, conquista a certificao de qualidade ISO 9001:2000 com prestao de servios grficos, com impresso offset plano para livros, revistas, pastas, embalagens, blocos, rtulos e materiais promocionais. Ainda no exerccio de 2008, enobrecem seu trabalho com inicio do projeto de ampliao e construo do parque GDOC, oferecendo solues completas em Organizao, Gesto, Guardas, Digitalizao e Microfilmagem de Documentos. Inaugurado em 14 de maro de 2009, essa conquista fortalece ainda mais os propsitos da Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios, direcionando seus esforos nessa nova unidade, descontinuando com isso, sua Unidade Grfica. A Unimed Cooperativa Central est sempre em busca de desafios, e melhores resultados. Dessa forma ressaltamos a importncia da Prestao de Servios da Auditoria Mdica Cardiolgica com uso de imagem, iniciada em 2004. Esse novo mecanismo nasceu da experincia de quase treze anos do Projeto Corao. O sucesso do processo impulsionou a Cooperativa a disponibilizar todo o seu Know How em forma de produto a todas as singulares e federaes Unimed, estendendo os benefcios apurados. Devido ao grande resultado da Auditoria Cardiolgica, em maro de 2008, a Cooperativa Central de Bens e Servios contou com a implantao e coordenao de auditorias especializadas em Oncologia e Radioterapia, oferecendo primeiramente os servios as suas associadas, com resultados satisfatrios em relao a redues de custos diversos. Para o ano de 2009 a oferta de auditoria e assessoria, est sendo expandida para todo o territrio nacional, atravs de contratos especficos.

1.3. U.C.B.S Planta de Capivari

Fonte: Unimed Coop Central

- rea Terreno: - rea Construda Total: - Parque Grfico: - Projeto Corao: - GDOC:

8.481,36 m2 2.296,95 m2 1.000,00 m2 146,37 m2 1.150,58m2

1.3.1. Unidade de Negcios da Unimed Cooperativa Central

A Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios est dividida em trs unidades de negcios:

1.3.1.1. Projeto Corao

Fonte: Unimed Coop Central

A Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios nasceu em funo dos servios em cardiologia, que na poca eram um desafio para as cooperativas associadas. Passados quinze anos, acumula experincia respaldada por um banco de dados, nico no apenas no Sistema Unimed, mas no setor de sade suplementar como um todo, que lhe permite trabalhar com segurana junto aos prestadores de servios e cooperativas associadas. Possumos informaes e dados estatsticos suficientes para negociar melhor com os prestadores de servios, alm de volume para conseguir as melhores negociaes junto aos fornecedores dos materiais especializados, otimizando a utilizao dos recursos e equalizando custos na realizao de procedimentos cardacos.

1.3.1.2. GDOC

Fonte: Unimed Coop Central

Tecnologia, logstica e confiabilidade. A Unimed Cooperativa Central reuniu todos esses diferenciais para oferecer e disponibilizar uma soluo completa para a guarda de documentos. Um espao com caractersticas apropriadas que atende as cooperativas de todo o Estado de So Paulo e os mais diversos segmentos de mercados, oferecendo solues completas em: 9 Organizao 9 Gesto 9 Guarda 9 Digitalizao 9 Microfilmagem

Todo o sistema suportado por uma inovadora ferramenta via Portal Eletrnico e um amplo servio Logstico.

1.3.1.3. Auditoria Externa

A Auditoria Mdica Cardiolgica com uso de imagem foi implantada em 2004. uma rea de negcio da Unimed Cooperativa Central de Bens e

Servios, que presta servios de auditoria mdica cardiolgica aos procedimentos Cardacos. A auditoria pode ser feita distncia o que nos permite atender todo o territrio brasileiro. O objetivo da atividade alcanar a qualidade na Auditoria em Cardiologia, Radioterapia e Oncologia, utilizando-se a anlise das imagens, proporcionando devida avaliao da concordncia das descries dos procedimentos realizados e a necessidade dos materiais e prteses utilizadas, com conseqentes redues de custo.

1.4. Principais Servios

1.4.1. Auditoria Mdica Cardiolgica

Este setor oferece a prestao de servios de auditoria mdica cardiolgica aos procedimentos de Cateterismos Cardacos, Angioplastias, Cirurgias Cardacas, Marca Passos Cardacos, Eletrofisiologia e Ablao. Auxilia nas negociaes com equipes credenciadas e na formalizao de pacotes para os procedimentos. As negociaes de pacotes so realizadas por nosso mdico auditor, um profissional especializado na rea que realiza contatos com as equipes e mdicos responsveis, a fim de avaliar a composio dos pacotes, realizando cortes nos custos dos honorrios, taxas, dirias e nas utilizaes desnecessrias de materiais e medicamentos hospitalares.

1.4.2. Credenciamento de baixo custo com prestadores de servios cardiolgicos

Viabilizao financeira e contratao ou credenciamento de Servios e Centros de referncia para prestao de servios mdico-hospitalares,

necessrios as Associadas na relao com seus usurios.

1.4.3. GDOC

A Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios est comprometida com a Qualidade de Gerenciamento da Informao dedicado a Processamento de Documentos. A Organizao de documentos permite a rapidez na localizao e recuperao dos documentos; tem um conjunto de tcnicas customizadas que permite a organizao, classificao e rastreabilidade dos documentos; a padronizao dos mtodos de arquivamento e identificao visual; reduz os riscos e custos com fiscalizao; economia de espao, mo de obra, sala de consulta com total privacidade e infra-estrutura. Est equipado com imvel prprio especfico para armazenamento de arquivos, construdo no mais alto padro construtivo e de segurana conforme normas estabelecidas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Sua rea de aproximadamente 1.200 m contempla porta-pallets, salas-cofre, salas de digitao, digitalizao e

microfilmagem e toda rea de preparao e triagem dos volumes a armazenar. As instalaes foram construdas objetivando a mxima segurana de acesso e proteo aos documentos. A Microfilmagem e/ou digitao de documentos, transformando papis em imagens e dados, a alternativa eficiente de gravao e consulta de documentos. Dentre as vantagens citamos a economia de espao, rapidez e facilidade na busca dos documentos, alm do baixo custo de manuteno. A possibilidade de utilizao extremamente ampla, podendo ser aplicada em todas as reas administrativas.

1.5. Nveis de Produo

Neste item apresentamos os principais nveis de produo da empresa e para melhor visualizao relacionamos a seguir por unidades de negcios.

1.5.1. Projeto Corao

No Projeto Corao o processo de liberao de guias para procedimentos cardacos (cateterismo, angioplastia, cirurgia cardaca, implante de marca passo, avaliao de marca passo) nos hospitais credenciados, inicia-se com a avaliao prvia das solicitaes com os exames subsidirios enviados por fax ou e-mail pelas Singulares Associadas. Aps anlise e autorizao do mdico auditor a guia emitida. So liberados em mdia cem procedimentos por ms, notando-se um aumento nos meses mais frios. Atualmente, esto inscritos no Projeto Corao, 175.312 usurios, nmero atualizado mensalmente.

1.5.1.1. Grfico da Evoluo de Usurios Projeto Corao no ano de 2008

Fonte: Unimed Coop Central

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1.5.1.2. Grfico Comparativo dos Resultados Totais de Procedimentos Cardacos Autorizados em relao ao nmero de usurios do Projeto Corao:

QUANTIDADE

6 4,8 3,6 2,4 1,2 0

6,9% DE AUMENTO NO ANO

2007

2008

Fonte: Unimed Coop Central

1.5.1.3. Grfico Comparativo do Custo por usurio em relao ao total de gastos com procedimentos liberados:

CUSTO POR USURIO

3,2 2,8 2,4 2 1,6 1,2 0,8 0,4 0

2,21 % A MENOR NO ANO

2007

2008

Fonte: Unimed Coop Central

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1.5.2. Auditoria Externa

A atividade de Auditoria Cardiolgica tem um processo semelhante ao Projeto Corao. Inicia-se com a avaliao prvia das solicitaes enviadas por fax ou e-mail pelas cooperadas. Ps-realizao dos procedimentos, o CD com anlise das imagens do procedimento so encaminhados a Unimed Cooperativa Central via sedex e repassado novamente a auditoria, onde verificada a concordncia no diagnstico, a indicao dos procedimentos e resultado alcanado. Hoje so recebidas cerca de 430 unidades de CDs ao ms. A Unimed Cooperativa Central conta com aproximadamente 21 Unimeds Associadas Auditoria Externa, que corresponde a 2.265.401 usurios, nmero atualizado mensalmente. So realizados mensalmente relatrios estatsticos para algumas Unimeds. Onde observamos uma mdia de 500 autorizaes prvias computadas ao ms. Essa mdia no se estende a todas Unimeds contratadas.

1.5.2.1. Grfico da Evoluo de Usurios Auditoria Externa:

Fonte: Unimed Coop Central

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1.5.3. GDOC

A unidade GDOC conta com uma ferramenta inovadora. Os clientes solicitam os pedidos de caixas novas; consultas de clientes; devoluo de caixas; cancelamento e destruio de volumes; pedidos de documentos avulsos, entre os demais servios, pelo portal eletrnico U.C.B.S.

Fonte: Unimed Coop Central

Aps as solicitaes, so gerados automaticamente uma lista de separao dos pedidos. A Unimed Cooperativa Central envia ao cliente as novas caixas box com etiquetas de identificao para cadastro das informaes, contendo: o nmero da caixa sequencial, departamento, centro de custo, descritivo de contedo e data de expurgo. Os volumes so lacrados com fitas colantes e selo de segurana para melhor conservao do documento. Para melhor aproveitamento do espao de armazenagem, trabalham com volumes padro, chamados de CPU (Caixa Padro UNIMED 450x400x270mm) e Box (370x140x250mm). As entregas so realizadas nos horrios definidos em contrato e segue um romaneio de entregas realizadas pela Cooperativa.

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Fonte: Unimed Coop Central

A Unimed Cooperativa Central vem recebendo manifestaes de demanda por parte de suas associadas. Espera com isso, em um futuro prximo, alcanar a capacidade de 60.000 CPUs, onde cada caixa comporta 03 caixas Box. Totalizando assim 180.000 caixas Box de arquivo.

1.6. Tendncias da Empresa

A Unimed Cooperativa Central tem como tendncia e objetivo garantir as suas associadas um alto padro de atendimento e a melhor relao custobenefcio em procedimentos de alto custo e disponibilizar solues completas em organizao. Para os prximos anos, a Unimed Cooperativa Central visa expandir a oferta de auditorias e assessorias especializadas para todo o territrio nacional. E a ampliao de mais dois parques de gesto com guarda de documentos para estender aos mais diversos segmentos de mercados.

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1.7. Tendncias do Setor Econmico

Na dcada de 80, tivemos a Consolidao da Auditoria Mdica como uma atividade necessria a todas as modalidades de assistncia. O Ministrio da Previdncia sistematizou a avaliao dos servios mdicos prestados, atravs da auditagem mdica e administrativa das contas a serem pagas. Hoje em dia, cabe Auditoria Mdica a difcil funo de manter equilibrada a relao custo/benefcio na assistncia mdica ou, em outras palavras, tentar oferecer uma assistncia mdica de boa qualidade dentro de um custo compatvel com os recursos financeiros disponveis. A auditoria mdica uma atividade indispensvel para qualquer tipo de sistema de sade, seja ele pblico ou privado. (Cremesp, 2007). Segundo a revista Fator (2009). A falta de espao fsico, alto custo de manuteno para guarda de documentos com aluguel de imveis e demais despesas administrativas e de pessoal, perdas e extravios com a burocracia na localizao de papis importantes so fatores que empurram empresas de todos os setores da economia para uma nova tendncia, a contratao de especialistas externos no gerenciamento, guarda e digitalizao de documentos, um setor com grande potencial de expanso no Brasil. O crescimento vertiginoso do setor imps a maior preocupao com a qualidade. Apoiada por tecnologia de ponta (digitalizao de imagens, acesso do acervo pela Internet, banco de dados etc), a gesto e guarda externa de documentos ganhou em rapidez, segurana, reduo expressiva de custos e alcana praticamente todos os segmentos da economia, sejam bancos, seguradoras, hospitais, escritrios de advocacia, companhias pblicas e demais empresas que acumulam montanhas de papis. As empresas querem se livrar da montanha de papis que geram gastos desnecessrios, muita burocracia e dificuldades para gerenciar seus negcios. Seguindo ainda o colocado pela mesma revista, a regra trocar custos por receitas. O espao antes ocupado por caixas de arquivo transformado em centros geradores de receitas. Esta tendncia toma conta das empresas de diversos setores econmicos na luta para livrarem-se da burocracia, organizar profissionalmente sua papelada para cumprimento fiscal, trabalhista,

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previdencirio e demais dispositivos legais e ainda ganhar um bom dinheiro economizando custos crescentes e desnecessrios. Outra frente de reduo de custos mediante otimizao de espao o corte no valor de aluguel com a ocupao de escritrios como acontece com as empresas intensivas na gerao de documentos, como as firmas de auditoria, advocacia e de servios pblicos. A verdade que o gerenciamento de arquivos tornou-se um grande desafio para todas as empresas em qualquer parte do mundo. Os pronturios de Rh dos funcionrios inativos crescem diariamente (a lei obriga que os pronturios sejam guardados por 35 anos para efeito de aposentadoria). J nos hospitais, por exigncia legal, todos os documentos gerados durante o atendimento e internao de pacientes devem permanecer arquivados para posterior consulta por parte dos planos de sade, anlise da evoluo da doena e at mesmo em processos terminados em bito. Alguns devem permanecer em poder do hospital por mais de 30 anos. D para imaginar o tamanho do problema: os hospitais geram diariamente milhares de pronturios mdicos que precisam ser guardados por anos, demandam maior espao para armazenamento e, conseqentemente, custos crescentes com manuteno. Ainda segundo os dados da revista Fator (2009), o sistema avisa ainda quando os documentos no precisam mais ficar guardados por fora da lei. Antes tudo era administrado pelas empresas e o volume de gente e dinheiro gasto era muito grande. Tornou-se to problemtico gerenciar documentos que muitas empresas, antes resistentes, hoje se rendem nova tendncia. O gerenciamento e guarda de documentos hoje muito mais vantajoso, seguro e rpido para uma empresa. Com a digitalizao de imagens, a economia de custos e tempo supera 50% em relao recuperao de um documento original. A imagem digitalizada fica hospedada no banco de imagens pelo tempo que a empresa precisar. Isso sem contar a rapidez na visualizao do documento, que pode ser feita segundos aps o acesso ao banco de imagens pela Internet, o que de fundamental importncia na otimizao dos procedimentos internos dos clientes. Outro ponto favorvel a confidencialidade, onde o cliente recebe h controle de toda a movimentao.

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1.8. Organograma Geral

GERNCIA GERAL

Proj. Corao / Auditoria / Administrativo Administrativo / Estatstica PC-ACE / Financeiro Administrativo / PC-ACE / Financeiro Contas a Receber Financeiro Contas a Pagar

Guarda Documentos - GDOC

Comercial / Oramentos /Faturamento Microfilmagem / Digitalizao / Guarda Documentos

Controle Qualidade Administrativo / PC e Auditoria Transporte Estagirio

TI RH / Compras

Terceiros - Segurana / Serv. Gerais

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Captulo II Anlise da Organizao

2.1. Misso da Empresa

Desenvolver trabalhos com otimizao de recursos para suas associadas e demais clientes e mercados, proporcionando-lhes vantagens que separadamente no alcanariam e o respeito aos princpios ticos adotados pela organizao.

2.1.2. Viso da Empresa

Ser referncia no atendimento como associadas s Singulares do Estado de So Paulo nas suas mais diversas necessidades, bem como, os demais clientes dos mais diversos segmentos de mercado at o ano de 2015; desenvolvendo projetos que agregam valor e aperfeioam os trabalhos das cooperativas e dos demais clientes e mercados.

2.1.3. Valores da Empresa 9 Integrao solidria nos servios oferecidos; 9 Qualidade; 9 tica; 9 Preservao dos princpios e valores cooperativos.

2.2. Poltica da Empresa

Garantir s suas associadas, alto padro de atendimento e a melhor relao custo-benefcio em procedimentos de alto custo e gesto documental.

2.3. Setor Econmico

A empresa atua em dois setores econmicos diferentes: o setor de Sade e o setor de Gesto Documental. 18

No setor de Sade e de Gesto Documental, o lucro no se coloca como finalidade primordial do setor, sendo substitudos pelos compromissos de atendimentos aos clientes, usurios, qualidade de vida e reduo de custos. Dessa forma a Unimed Central de Bens e Servios acumula mais de 15 anos de experincia com servios do Projeto Corao e as unidades de negcios GDOC e Auditoria Cardiolgica Externa, onde suas tendncias econmicas j foram mencionadas no captulo anterior. Deve-se destacar ainda que em meio aos reflexos e efeitos da crise econmica mundial que est afetando tambm os setores dos quais estamos atuando, cresce o nosso desafio para alcanarmos o equilbrio entre a necessidade da demanda constante e a ateno com a estrutura de custos, afim de manter o negcio vivel economicamente para todos. Os resultados at hoje alcanados so frutos de efetiva colaborao e participao de todos os membros da Unimed Cooperativa Central, Associadas e clientes diversos.

2.4. Segmento de Mercado

O foco da Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios a prestao de servios para outras empresas. A atividade de auditoria em sade visa garantir a qualidade da assistncia mdica, respeitando as normas tcnicas, ticas e administrativas. A funo do auditor no deve ser vista apenas como um meio para reduo de custos, e sim como um aliado, garantindo qualidade da assistncia prestada ao paciente com custo adequado. J a Gesto com Guarda Documentos garante um espao fsico, guarda e digitalizao de documentos, maior controle de qualidade, rapidez, segurana, reduo expressiva de custos e alcana praticamente todos os segmentos da economia.

2.5. Principais Concorrentes

Indiretamente o Projeto Corao e Auditorias sofrem a concorrncia com o sistema de auto-gesto das cooperativas, mas no tem dados suficientes para

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fazer uma anlise comparativa e apurar a melhor relao custo-benefcio. Algumas cooperativas dissidentes da Cooperativa Central se estruturam para montar o seu prprio Projeto Corao. Neste caso, tambm faltam dados para se analisar vantagens e desvantagens. No sistema GDOC a concorrncia mais abrangente, devido a no ser a nica no sistema de gesto com guarda de documentos. Dentre suas principais concorrentes destacamos: 9 Archivum, que atua no mercado desde 1996; 9 Store, que atua no mercado desde 1988; 9 Cemicres, que atua no mercado desde 1984.

2.6. Principais Prestadores e Fornecedores

Os centros credenciados que prestam servios aos usurios do Projeto Corao e os principais fornecedores do GDOC so: 9 Irmandade da Santa Casa de Misericrdia de Piracicaba; 9 Instituto Cardiovascular de Americana Ltda; 9 Hospital Unimed Americana Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Centro de Hemodinmica de Piracicaba S/C Ltda; 9 Hospital Unimed Sorocaba Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Clnica Crdio Cirrgica J. P. da Silva Ltda; 9 Clnica de Ritmologia Cardaca Dr. Silas Galvo Filho; 9 Instituto Dante Pazzanese; 9 Real e Benemrita Sociedade Portuguesa de Beneficncia; 9 Sotelli Comrcio e Servios de Informtica Ltda - ME; 9 Combox Embalagens Ltda; 9 Alltape Comrcio Importao e Exportao Ltda; 9 Ferraris Metal Indstria Ltda;

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2.7. Principais Clientes

Os principais clientes da U.C.B.S so: 9 Unimed Santa Brbara DOeste e Americana Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed ABC Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Sorocaba Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Itapetininga Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Capivari Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Goinia Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Federao do Estado do Paran Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Federao do Estado de Santa Catarina Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Florianpolis Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Seguros Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Central Nacional Unimed Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Macei Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed Piracicaba Cooperativa de Trabalho Mdico; 9 Unimed de Franca Cooperativa de Trabalho Mdico;

2.8. Influncias Ambientais Externas

O Brasil um pas de dimenses continentais, e como tal, tem distribuio demogrfica, econmica e sociocultural heterogneas, havendo acmulo de riquezas nas regies Sul e Sudeste. A sade reflete essa realidade. Os recursos tecnolgicos e financeiros esto concentrados nestas regies e impem s operadoras de planos de sade mais dois desafios: de um lado a presso da opinio pblica que transfere iniciativa privada o nus de gesto da sade pblica e de outro, a necessidade de incorporao das novas tecnologias disponveis, independentemente do seu custo.

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Um outro ponto que vem sendo considerado a mudana na expectativa de vida do brasileiro, que vem crescendo principalmente graas tecnologia e evoluo permanente na rea mdica. Essa mesma modernidade responsvel tambm pelo aparecimento e crescimento de diversas doenas, como nfase s doenas cardiovasculares. Sob a tica legal, fica muito difcil fazer previso, haja vista a grande instabilidade apresentada pelos rgos reguladores. Diariamente publicam-se medidas provisrias, exigindo das reas jurdicas e tcnicas um grande empenho no estudo e aplicao das regras.

2.9. Ambiente Interno da Organizao

A U.C.B.S., apesar de trabalhar com tranqilidade no sentido de integrao poltica entre suas associadas, ainda enfrenta alguns problemas operacionais em relao aos seus servios. Apesar de disponveis, no so plenamente utilizados pelas Singulares associadas, tanto o Projeto Corao, como o GDOC e Microfilmagem, no permitindo melhor otimizao de custos. O GDOC, conta com uma equipe altamente especializada, comprometida e focada no negcio de Gesto com Guarda de Documento, desenvolve alternativas que otimizam processos, reduzem custos e facilitam o trabalho de seus clientes, liberando-os desta forma ao seu efetivo negcio.

2.10. Tecnologias Presentes na Organizao

A Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios investe em tecnologia de informao, para melhor atender seus clientes.

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2.10.1 Sistemas

A U.C.B.S. tem em suas instalaes os softwares: 9 Graphic Works GW (Controle Financeiro e Emisso de Nota Fiscal); 9 Unicoo (Base de usurios, emisses de guias mdicas, emisses de faturas Projeto Corao e Auditoria Externa); 9 Project (Levantamentos da Auditoria Externa); 9 Projeto Corao (Controle de relao de documentos enviados para a contabilidade); 9 Storage Control (Gesto do Armazm GDOC); 9 BackOffice (Gesto Administrativa GDOC); 9 Portal GDOC (Gesto Pedidos GDOC).

2.10.2 Servidores 9 Arquivo; 9 Proxy; 9 AD; 9 Processamento; 9 Stand By

2.10.3 Conexes 9 Swicht D-link; 9 Fibra ptica; 9 RJ45 CAT-5

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Captulo III Caractersticas da rea

3.1. Organograma Geral da rea

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3.2. Organograma Detalhado da rea

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3.3. Funcionograma da rea

Atendimento Passivo
Administra informaes natureza diversas. de

Atendimento Ativo
Orientaes quanto a relatrios econmicos com informaes de dbitos e crditos para a tomada de decises da gerncia e diretoria executiva; Busca a integrao das informaes financeiras entre os setores; Negociao com fornecedores e clientes, para melhores prazos de pagamentos e recebimentos. Envio dos extratos bancrios e extratos das aplicaes financeiras a contabilidade; Realiza cobrana de clientes inadimplentes; Realiza anlise de crditos para novos clientes; Executa outras atividade critrio do superior imediato.

Funo Principal
Administra o fluxo de recursos monetrios da empresa; Coordena recursos, para atingir os objetivos da empresa.

Assistente Administrativo e Financeiro

Contas a Pagar / Receber

Acompanhamento dirio de toda movimentao financeira, efetuando atualizaes em sistemas informatizados; Realiza levantamentos e organiza dados para configurar informaes relativas posio atual de caixa e valores previstos a receber e a pagar, com objetivo de criar mecanismos de controle de movimentao.

Realizao de pagamentos e recebimentos; Controla o equilbrio entre a rentabilidade e a liquidez; Atualiza as informaes dos saldos atuais em caixa, criando mecanismo de movimentao.

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3.4. Estrutura da rea

O departamento financeiro composto por: 9 1 Diretor Financeiro; 9 1 Gerente Geral; 9 2 Assistentes Administrativos; 9 1 Estagiria; 9 1 Sala; 9 1 Aparelho de fax; 9 3 Aparelhos telefnicos; 9 3 Micros computadores; 9 1 Scanner; 9 1 Impressora jato de tinta; 9 1 Impressora Laser; 9 2 Mquinas de Xerox; 9 3 Armrios; 9 1 Armrio balco; 9 1 Ar Condicionado; 9 3 Descansos de Ps; 9 1 Mquina de Datilografia Eltrica (Editex-P Computex).

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3.5. Layout da rea

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3.6. Contribuio da rea para a Misso da Empresa

A U.C.B.S. tem como misso e modelo de gesto atender com qualidade todas s associadas e demais clientes e mercado, e atuar com tica, competncia e seriedade em todas as suas unidades de negcio. A gesto financeira est focada na administrao das entradas e sadas dos recursos monetrios oriundos das atividades operacionais da empresa, ou seja, a rea financeira da empresa tem como objetivo encontrar o equilbrio entre a rentabilidade e a liquidez, contribuindo para a eficcia gerencial.

3.7. reas Correlacionadas

A U.C.B.S. est dividida em departamentos de responsabilidades, onde o sistema de informao entre todas as reas muito importante para o fortalecimento da empresa. Segue abaixo a correlao do departamento financeiro com os seguintes setores da empresa:

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3.7.1. Gerncia x Departamento Financeiro

A gerncia objetiva a realizao da empresa em um empreendimento rentvel. Dessa forma, busca junto ao departamento financeiro e demais reas, os fatores de rentabilidade existentes, agindo sobre eles, maximizando os lucros e minimizando as despesas.

3.7.2. Compras x Departamento Financeiro

O setor de compras realiza todas as aquisies de produtos necessrios para a empresa. Atravs de cotaes, essa rea busca o melhor preo de compra realizando as avaliaes necessrias quanto ao custo e benefcio do produto. O departamento financeiro, sempre consultado, para que se possa avaliar a melhor data de pagamento e se existem recursos disponveis para a aquisio do produto. O setor tambm o responsvel pela conferncia das notas fiscais de mercadorias e/ou de prestao de servios de fornecedores, que so encaminhados para o pagamento.

3.7.3. Faturamento/ Comercial x Departamento Financeiro

O faturamento responsvel pela emisso das faturas de mensalidades, do Projeto Corao e Auditoria Externa, custos operacionais oriundas de usurios no cadastrados no Projeto Corao e notas fiscais de prestao de servios, que envolve a atividade GDOC. Todo o faturamento imediatamente lanado no sistema financeiro, criando dessa forma informaes subsidirias para controle do fluxo de caixa e recebimentos dos crditos. O Comercial realiza contato com os clientes, estabelecendo preos de vendas e negociando valores de acordo com o mercado, para imediatamente tomar providncias e decises que resultem nos objetivos e metas de vendas da empresa. O financeiro est sempre em sincronia com o comercial, avaliando seus custos fixos, encargos e folha de pagamento, para que o preo de venda possa ser negociado e suas vendas atinjam lucros ou o ponto de equilbrio. Toda a venda tambm lanada no sistema financeiro, para os devidos controles.

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3.7.4. T.I. x Departamento Financeiro

A finalidade da rea de Tecnologia da Informao consiste em administrar tudo aquilo que est relacionado gesto das informaes dentro da empresa, trazendo melhorias com baixo custo, vantagens competitivas em relao aos concorrentes e eventuais preocupaes com a segurana dessas informaes. O departamento de T.I tambm oferece o suporte tcnico necessrio para cada departamento da empresa, assim como para o departamento financeiro, adequando a tecnologia da informao disponvel de acordo com as necessidades de cada atividade desempenhada, permitindo a telecomunicao entre os departamentos, podendo determinar a sobrevivncia ou a

descontinuidade de atividades que envolvem a empresa.

3.7.4. Contabilidade x Departamento Financeiro

O departamento contbil est totalmente interligado ao departamento financeiro, por estudar e controlar o patrimnio da empresa. O departamento financeiro responsvel pelo envio de todas as transaes financeiras ao departamento contbil no final de determinado perodo, a fim de realizar os lanamentos contbeis e determinar a posio do patrimnio da empresa, podendo verificar se as aes do perodo foram benficas ou no para a empresa em suas operaes. Esse resultado de informaes gerado pelo departamento contbil, interage em cada rea da empresa, contribuindo para o sucesso nas tomadas de decises.

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Captulo IV Atividades Desenvolvidas

Neste captulo procuramos citar detalhadamente os processos que participamos ao longo do estgio na empresa, apontando todas as atividades desempenhadas cotidianamente.

4.1. Fatura Projeto Corao e Auditoria Externa - Lanamento no Sistema Graphic Works GW (Controle Financeiro e Emisso de Nota Fiscal)

4.1.1. Funcionalidade

Todas as faturas de mensalidades emitidas do Projeto Corao e Auditoria Externa, e custos operacionais so lanados no sistema Graphic Works (GW), criando mecanismos de controle de movimentao e recebimentos dos crditos.

4.1.2. Equipamentos Manipulados

A atividade acima mencionada realizada atravs de lanamento manual no sistema. O setor de faturamento gera a fatura no sistema Unicoo (Base de usurios, emisses de guias mdicas, emisses de faturas) e encaminha uma via impressa ao departamento financeiro para inserir no sistema GW. A execuo da baixa das faturas de mensalidade e custos operacionais realizada manualmente, aps consultas dos extratos bancrios atravs do Internet Easy Banking.

4.1.3. Periodicidade e Quantidade de Servio

A periodicidade da realizao dos lanamentos das faturas no sistema GW mensal, devendo ser realizada at o quinto dia til do ms subsequente. A baixa das faturas realizada a partir da segunda quinzena do ms corrente.

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4.1.4. Qualidade do Servio

A qualidade desse servio pode ser notado pela tecnologia de informaes que so geradas pelo sistema, que auxilia no controle do Contas a Receber e na demonstrao do fluxo de caixa.

4.1.5 Descrio Detalhada da Atividade

Para a execuo dos lanamentos de faturas no sistema GW, as Unimeds associadas do Projeto Corao e as Unimeds cooperadas da Auditoria Externa encaminham ao departamento de T.I as massas de usurios inscritos, que faz a importao no sistema Unicoo. O nmero de usurios enviado via e-mail ao faturamento dando sequncia a atividade. O faturamento gera e emite a fatura, repassando a Unimed para Pagamento, em seguida, encaminha uma via ao departamento financeiro e ao contbil. Antes de incluir as faturas no sistema GW, o departamento financeiro responsvel por conferir: a data de emisso; a data do vencimento; a competncia da fatura e o banco a ser creditado. Aps, so inseridos os seguintes dados necessrios:

- Nmero da fatura; - Emisso; - Vencimento original; - Valor original; - Cdigo do cliente; - Tipo de cobrana; - Banco; - Centro de custo.

Com o preenchimento de todos os itens mencionados acima, a fatura gravada no sistema, contribuindo assim com a movimentao do fluxo de caixa e arquivada com as demais faturas a receber.

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As faturas emitidas em Custo Operacional so lanadas da mesma forma no sistema GW, porm so faturadas de acordo com as despesas hospitalares apresentadas pelos prestadores de servios. O setor de Contas a Receber emite um relatrio semanal com os ttulos a receber. A empresa mantm contas correntes em cinco instituies bancrias, a saber: Banco do Brasil; Unicred Americana; Unicred Campinas; Unicred Sudeste Paulista; Unicred Regional Sul.

Na data do vencimento original das faturas, so acessadas as contas correntes de cada banco mencionado acima pelo Internet Easy Banking, para a verificao dos crditos. So observados no extrato o valor pago e a data do crdito, assim efetuada a baixa no sistema GW, consultando o ttulo pelo respectivo nmero. Todavia, se o crdito estiver bloqueado devido forma de pagamento, mantm-se a situao da baixa no sistema GW como no compensada. Depois da baixa no sistema, carimba a fatura preenchendo com a data efetiva de pagamento, o nmero da conta corrente no banco creditado e o visto assinado com o nome do responsvel pela baixa.

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4.1.6. Fluxograma

Incio

Solicitar a massa de usurios s Unimeds

No Recebimento do nmero de usurios Emitir fatura retroativa

Anexar email com nmero de usurios

Sim Anexar email com nmero de usurios Emitir fatura

Enviar a Contabilidade

Enviar a fatura via email a Unimed e ao Financeiro

Conferir os dados da fatura

Anexar com as demais faturas

Lanar no sistema

No Crdito da fatura Sim Baixar a fatura Cobrana

Fim

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4.1.7. Formulrios Utilizados

Apresentaremos neste item, as faturas e as telas utilizadas para a atividade fim.

4.1.7.1. Fatura em Custo Operacional

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4.1.7.2. Tela Lanamentos de faturas no sistema GW Contas a Receber

4.1.7.3. Tela Lanamentos de Baixa de ttulos no sistema GW Contas a Receber

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4.1.7.4. Tela Internet Easy Banking

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4.1.7.5. Crdito da fatura de mensalidade

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4.2. Nota Fiscal GDOC - Gerao Remessa CNAB / Retorno CNAB

4.2.1. Funcionalidade

As notas fiscais emitidas pela unidade GDOC so lanadas no sistema financeiro Graphic Works (GW), a fim de criar juntamente com as demais faturas, um mecanismo de controle para movimentao e recebimentos dos crditos. A atividade de gerao de Remessa CNAB tem como finalidade trocar informaes com o banco e auxiliar o Contas a Receber, uma vez que ao gerar o arquivo so cadastradas as informaes necessrias como o nmero da Nota Fiscal, data de emisso, data de vencimento, nmero do boleto e valor original que so enviadas ao banco. O Retorno CNAB serve para informar ao sistema GW toda a ocorrncia enviada pelo arquivo processado pelo banco, contendo informaes de recebimentos de clientes.

4.2.2. Equipamentos Manipulados

O faturamento do GDOC realizado automaticamente pelo sistema BackOffice (Gesto Administrativa GDOC) onde posteriormente, so transferidas todas as informaes ao sistema GW para a emisso da nota fiscal de prestao de servios e a gerao da remessa CNAB enviada ao banco. A insero da remessa CNAB ao banco atravs da Unicred Cobrana, via Internet. Porm o retorno CNAB acessado pelo arquivo FTP disponibilizado pelo banco. O sistema utilizado para envio da relao de notas fiscais ao escritrio contbil o Projeto Corao.

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4.2.3. Periodicidade e Quantidade de Servio

A periodicidade da realizao desta atividade mensal, devendo ser realizada aps o recebimento das notas fiscais pelo departamento comercial, que encerra a produo no final de cada ms. A baixa desses ttulos depende do vencimento da nota fiscal, que normalmente acontece aps o dcimo dia til do ms subsequente.

4.2.4. Qualidade do Servio

A qualidade desse servio pode ser verificada pela tecnologia de informaes que so geradas pelo sistema, o que facilita a telecomunicao entre o banco e a Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios.

4.2.5. Descrio Detalhada da Atividade

O faturamento da unidade GDOC tem como base a quantidade de CPUs reservadas para os clientes, retornadas ou no, e demais servios prestados at o dia trinta de cada ms, sempre de acordo com as solicitaes de servios emitidas e aprovadas pelo cliente. O setor de faturamento envia ao departamento financeiro as notas fiscais (4 e 5 via) que so separadas. A 5 via organizada em ordem numrica, lanada no sistema Projeto Corao (Controle de relao de documentos enviados para a contabilidade) e so colocadas no envelope de documentos para envio ao escritrio contbil, aos cuidados do departamento fiscal. A 4 via tambm organizada em ordem numrica e aps a gerao da remessa CNAB so enviadas ao gerente geral para o visto. Assim que as notas fiscais retornam, so arquivadas na sequncia proposta na pasta referente ao ms de emisso. Antes de gerar a remessa, consultado o CEP CNAB do cliente, verificando se est preenchido corretamente. A atividade realizada pelo sistema GW, na janela chamada Gerao de arquivo de remessa CNAB. Nesta, so inseridas as notas fiscais a serem geradas da relao enviada pelo setor de faturamento, o cdigo do banco onde

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sero creditadas e a numerao do arquivo, denominada: c:\remessa\xxxxxx.crm. Aps o preenchimento de todos os campos gerado o arquivo remessa. Em seguida, acessado a Unicred Cobrana onde anexado o arquivo gerado e salvo o comprovante de envio. O arquivo retorno, normalmente realizado quando h notas fiscais a receber. O banco disponibiliza o retorno CNAB atravs do arquivo FTP contendo os dados de crditos. O departamento financeiro acessa e copia esse arquivo, e insere no sistema GW que l o arquivo. O importante antes de dar baixa verificar quais ttulos compem o arquivo, se os mesmos conferem com o extrato bancrio e depois de conferido dar baixa pelo sistema. Depois da baixa no sistema, carimba a nota fiscal preenchendo com a data efetiva de pagamento, o nmero da conta corrente do banco creditado e o visto assinado com o nome do responsvel pela baixa. Em casos de atraso no pagamento, o financeiro entra em contato com o cliente para devida cobrana e consequentemente passa o valor com correes de crdito.

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4.2.6. Fluxograma
Incio

Emitir a Nota Fiscal

Enviar a NF ao Financeiro

Enviar a 5 via a contabilidade

Separar a 4 e 5 via

Conferir o CEP CNAB

Gerar a remessa CNAB

Enviar a 4 via para a gerncia

Anexar a NF

Enviar o arquivo CNAB ao banco

Salvar o comprovante de envio No Crdito da NF Sim Acessar o retorno CNAB Cobrana

Inserir o arquivo retorno no sistema

Baixar a NF

Fim

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4.2.7. Formulrios Utilizados

Neste item, apresentamos as telas utilizadas para execuo da remessa CNAB e um exemplar da nota fiscal de prestao de servios da U.C.B.S.

4.2.7.1. Nota Fiscal de Prestao de Servios 4 via

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4.2.7.2. Tela Lanamento da 5 via no Sistema Projeto Corao (Controle de Relao de Documentos Enviados para a Contabilidade)

4.2.7.3. Tela Gerao de arquivo de remessa CNAB

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4.2.7.4. Tela Envio da Remessa CNAB ao banco Unicred Cobrana

4.2.7.5. Recibo Comprovante de Envio

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4.2.7.6. Tela Retorno CNAB Sistema GW

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4.3. Conciliao Bancria

4.3.1. Funcionalidade

Tem como funcionalidade manter atualizado o saldo existente em cada Conta Corrente da empresa e detectar possveis erros bancrios.

4.3.2. Equipamentos Manipulados

Toda conciliao bancria realizada pelo sistema GW e atravs da consulta aos bancos pela Internet Easy Banking.

4.3.3. Periodicidade e Quantidade de Servio

Esta atividade desenvolvida diariamente, devendo ser executada em cada uma das contas correntes citadas anteriormente. Normalmente desenvolvida no perodo vespertino, aps realizao dos lanamentos do departamento financeiro e atualizao dos extratos bancrios.

4.3.4. Qualidade do Servio

A conciliao bancria, alm de verificar os possveis erros bancrios, tem como qualidade o acesso direto s informaes, garantindo que a posio apresentada esteja sempre atualizada.

4.3.5. Descrio Detalhada da Atividade

A conciliao bancria inicia-se com o acesso aos extratos bancrios e em paralelo ao sistema GW, no aplicativo Bancos/Caixas, tela No Compensado. Nesta tela, so observados os pagamentos que compe a lista dos no compensados e verificado se o valor o mesmo do extrato bancrio para a respectiva conta corrente. Aps verificao, so compensados com a data efetiva do extrato.

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Ainda neste mesmo aplicativo, na tela Extrato, realizado a consulta do extrato bancrio. Em visualizao em tela pelo Sistema GW do extrato bancrio escolhido para anlise, verificado na pgina da internet no sistema do banco em questo, se os mesmos possuem o saldo bancrio atualizado e idntico.

4.3.6. Formulrios Utilizados

4.3.6.1. Tela Compensao de Ttulos

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4.4. Demonstrao do Fluxo de Caixa

4.4.1. Funcionalidade

A demonstrao do fluxo de caixa tem como finalidade administrar as entradas e sadas de recursos monetrios provenientes da atividade operacional da empresa, trazendo informaes para a tomada de decises, diminuindo o risco de erros e contribuindo assim para o crescimento da empresa.

4.4.2. Equipamentos Manipulados

Para o desenvolvimento da atividade de demonstrao do Fluxo de Caixa, so utilizados: Sistema Graphic Works, para execuo do fluxo de caixa e apresentao dos extratos bancrios; Internet Easy Banking, para conciliao bancria e consulta aos ttulos de aplicaes financeiras; Microsoft Office Excel, para apresentao dos rendimentos das aplicaes financeiras e grfico da demonstrao do fluxo de caixa.

4.4.3. Periodicidade e Quantidade de Servio

O fluxo de Caixa encerrado por perodo, ou seja, a periodicidade do servio semanal, normalmente realizado no ltimo dia da semana corrente e apresentado a Diretoria Executiva e Gerncia no primeiro dia da semana seguinte.

4.4.4. Qualidade do Servio

A demonstrao do fluxo de caixa objetiva encontrar o equilbrio entre a rentabilidade e a liquidez da empresa. As informaes geradas pelo fluxo de caixa

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so importantes para as tomadas de decises da gerncia e auxiliam para o crescimento da empresa.

4.4.5. Descrio Detalhada da Atividade

Antes de encerrar o fluxo de caixa, o setor de contas a pagar responsvel por comunicar o departamento financeiro sobre o trmino de todos os lanamentos no sistema GW. Para apresentao da demonstrao do fluxo de caixa a Diretoria Executiva, so utilizados os seguintes componentes:

- Extratos Bancrios; - Fluxo de Caixa; - Grfico; - Aplicaes Financeiras.

A elaborao do Extrato Bancrio feito no sistema GW. No aplicativo financeiro, h uma opo chamada Extratos, nesta tela so inseridos o perodo a executar, que corresponde a data inicial e final do ms, e a relao dos bancos a serem consultados. Aps a execuo, impresso o relatrio sinttico dos extratos bancrios e anexo junto a pasta de apresentao. A apresentao do fluxo de caixa gerado pelo sistema GW, realizado pela tela Fluxo de Caixa, nesta utiliza-se o mesmo procedimento anterior. A impresso anexa na pasta de apresentao. Alm da apresentao do fluxo de caixa gerado pelo sistema GW, exposto tambm o grfico de fluxo de caixa e para sua elaborao so preenchidos na planilha os dados com o resultado da impresso do fluxo de caixa do GW. Com a planilha Grfico atualizada, analisado os dados obtidos e efetua a impresso, anexando com os demais resultados na pasta de apresentao. O resultado das aplicaes financeiras o ltimo componente. Para apresentao das aplicaes, utilizado a planilha Aplicaes. Nesta, so atualizados os rendimentos, IR a recolher, e a data da semana apresentada. A

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alquota, resgates, correes monetrias e IR retidos so alterados somente quando h atualizaes. Entretanto, para preencher o valor de rendimento da aplicao de cada banco, acessado a pgina na Internet do banco descrito na planilha. Verificado o valor e atualizado na planilha, executada a impresso e anexada com os demais resultados na pasta. Aps todo o processo de preparao de documentos para a apresentao do fluxo de caixa a Diretoria, os documentos so anexados seguindo a sequncia proposta na pasta.

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4.4.6. Fluxograma
Incio

Encerrar os lanamentos no sistema

Acessar o Internet Banking

Realizar a conciliao bancria Anexar a pasta de apresentao

Realizar e imprimir o extrato bancrio

Anexar a pasta de apresentao

Realizar e imprimir o fluxo de caixa

Anexar a pasta de apresentao

Realizar e imprimir o grfico de fluxo de caixa

Acessar o extrato das aplicaes financeiras do banco

Anexar a pasta de apresentao

Atualizar e imprimir a planilha das aplicaes

Fim

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4.4.7. Formulrios Utilizados

4.4.7.1. Tela Extrato Bancrio

4.4.7.2. Tela Fluxo de Caixa

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4.4.8. Grficos

4.4.8.1. Grfico do Fluxo de Caixa

4.4.8.2. Grfico Aplicaes Financeiras

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Captulo V Diagnstico dos principais Problemas e Sugestes de Melhorias

5.1. A contextualizao do Oramento Operacional na Unimed Central, como fonte de informaes para tomada de decises, controle da demanda de materiais e reteno de clientes.

Oramento: o ato ou efeito de orar; avaliao, clculo, cmputo. Clculo da receita e da despesa. Clculo dos gastos para realizao de uma obra. (Aurlio) A importncia do oramento em uma empresa juntamente com o planejamento financeiro essencial. O oramento a ferramenta de controle por excelncia de todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os setores da companhia. (Padoveze, 2007, p. 189).

5.2. Problemas Identificados

Os problemas identificados na empresa esto correlacionados em trs reas que desempenham funes de captao e aplicao de recursos, sendo as reas: financeira, compras e vendas. a) A empresa possu um relatrio econmico com os resultados operacionais, contendo informaes de cada centro de custo, porm h a necessidade da evoluo do plano oramentrio a mdio prazo, a fim de estabelecer e coordenar objetivos para cada unidade de negcio especificamente, de forma que todos trabalhem em busca dos objetivos corporativos e setoriais da empresa. b) Reteno de clientes no Projeto Corao e Auditoria Cardiolgica. c) Melhorar a previso de vendas. d) Alto consumo de despesas indiretas. e) Falta de informaes entre os setores dificultando a tomada de decises.

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f) A maior parte das decises esto no nvel diretivo, devido a poltica da empresa, dificultando a elaborao de alguns programas e nas tomadas de decises. 5.3. Sugestes de Melhorias

Toda e qualquer deciso provida dessas reas acima mencionada, est impactando o fluxo de caixa e os resultados financeiros e econmicos da empresa. a) A elaborao de um oramento com fonte de informaes para tomada de decises, contendo no oramento estruturas existentes e/ou programadas e tambm os objetivos da empresa, torna-se base para tomada de decises dirias a pelos pensar gestores operacionais, pela pois cabe de aos suas

administradores

frente

formalizao

responsabilidades para planejamento. b) A satisfao o sentimento de prazer ou de desapontamento resultante da comparao do desempenho esperado pelo produto/servio em relao s expectativas da pessoa. (Kotler, 2000, p. 53). A empresa, especificamente no Projeto Corao e Auditoria Cardiolgica, devem encarar como desafio reativar os clientes insatisfeitos atravs de estratgias de recuperao, sendo de menor custo para a empresa recuperar os clientes do que encontrar outros novos. c) A importncia de se ter uma previso de vendas na empresa se deve s informaes que proporcionam para as tomadas de decises, como exemplo a quantidade de reposio dos materiais no momento e na quantidade certa com acionamento do sistema MRP, para eventuais adaptaes a serem feitas pelo setor de controle da produo, em termos de programao operacional. d) Entende-se como despesas indiretas, toda a compra ligada indiretamente aos produtos finais ou necessrios para as atividades dos colaboradores. (Padoveze, 2007, p. 223). Buscar juntamente com os colaboradores, reduzir o ndice de gastos indiretos, instruindo-os a evitar os desperdcios

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com materiais de escritrio, copo descartveis, entre outros, contribuindo com os resultados da empresa. e) Buscar melhoria na integrao entre os setores da empresa, onde cada setor mantenha as outras reas informadas sobre as ocorrncias, para melhor tomada de decises, pois todo processo de gesto caracterizado pela necessidade de tomada de decises. Segundo Padoveze (2007, p. 30), coloca-se o ser humano, que representa o sujeito que enfoca o problema, que capta ou projeta situaes, que estabelece os objetivos, concede e avalia os recursos de ao alternativos e que tomam a deciso.

Fonte: Padoveze, Clvis L. Controladoria Estratgia e Operacional

f) Alguns programas de sugestes encontram-se restritos devido a poltica da empresa, onde os diretores so os principais gestores. Oferecer uma maior abertura aos demais nveis da estrutura da empresa, onde os colaboradores possam administrar os programas e sugestes de melhoria, criar uma empresa mais competitiva no mercado atual.

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5.4. Teorias Pertinentes

Como embasamento terico para as sugestes de melhorias feitas neste relatrio pressupe, de alguma maneira, que o atual momento empresarial caracteriza-se pela questo da competitividade. A globalizao dos mercados colocou o enfoque da concorrncia e da competitividade em um elevado grau de importncia, com isso afetando as relaes econmicas. Assim como colocado por Padoveze:

Competitividade de uma empresa pode ser definida, em sentido amplo, como sua capacidade de desenvolver e sustentar vantagens competitivas que lhe permitam enfrentar a concorrncia. Esta capacidade competitiva empresarial condicionada por um amplo conjunto de fatores internos e externos empresa. Em nvel interno, a competitividade empresarial resulta, em ltima instncia, de decises estratgicas, atravs das quais so definidas suas polticas de investimento, de marketing, tecnolgica, de gesto da produo, financeira, de recursos humanos, etc. O objetivo de tais decises deve ser atingir padres de preos, qualidade e prazo de entrega competitivos com os padres vigentes nos mercados atendidos pela empresa. (BNDES, citado por PADOVEZE, 2007, p.93)

Em uma viso geral, para que uma organizao sobreviva em meio ao mercado competitivo, preciso analisar os pontos fortes e fracos da empresa, e as oportunidades do meio ambiente, para que sejam estabelecidos metas, objetivos e estratgias que aumentem a sua capacidade competitiva. A U.C.B.S. por ser uma cooperativa, no visa lucro, diferenciando-se assim das demais organizaes competitivas. A cooperativa excede o conceito empresarial comum, onde alm de donos, seus associados so tambm clientes, permitindo que os resultados possam ser tambm econmicos, sociais, educacionais, agregadores de qualidade de vida, conforme os objetivo da mesma. importante criar um plano oramentrio nas organizaes, seja ela uma organizao com ou sem fins lucrativos, pois esta ferramenta que controla todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os setores da organizao. Assim como define Padoveze:

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Oramento nada mais do que colocar na frente aquilo que est acontecendo hoje, (PADOVEZE, 2007, p. 189).

Na viso deste autor, o plano oramentrio no apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle. O ponto fundamental o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as reas da empresa, de forma que todos trabalhem em busca dos planos de lucros. As habilidades e competncias requeridas hoje j no so as mesmas da dcada passada, necessrio que os empreendedores tenham uma nova viso de mercado, assim como uma maior agilidade e rapidez nas tomadas de decises e aes visando reajustes de conduta e posicionamento, necessitando de colaboradores mais participativos e integrados ao ramo de negcio onde esto inseridos. Com isso, necessrio que as reas da empresa passe a identificar a necessidade de enfrentar com eficincia os problemas de comunicao, assim como definido por Chiavenato:

A comunicao importante no relacionamento entre as posies e no esclarecimento e na explicao aos participantes inferiores das razes das orientaes tomadas. Os subordinados devem receber continuamente dos superiores um fluxo de comunicaes capaz de suprir-lhes as necessidades. Por outro lado, os superiores devem receber dos subordinados um fluxo de comunicaes capaz de lhes fornecer uma idia adequada do que est acontecendo. (CHIAVENATO, 1987, p. 202).

Neste contexto, a comunicao relaciona-se ao ato de mudana comportamental positiva e benfica para a organizao. Com isso facilita o processo de tomada de deciso, ou seja, h necessidade de decises em toda fase do processo de gesto, sendo na deciso no planejamento estratgico, no planejamento operacional, no processo de controle, etc. Desta maneira, o processo de estabelecer objetivos deve ser interativo, que coordena os objetivos gerais com os especficos, onde todos os envolvidos no processo oramentrio devem ser ouvidos afim de construir uma gesto participativa.

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Com o resultado de uma gesto participativa, os colaboradores estaro bem mais preparados e atenciosos, aumentando a produtividade e atribuindo maior valor imagem da organizao, onde a soma de todos os valores se resume em: produto, servios, colaboradores e imagem, que oferece maior valor ao consumidor. (KOTLER, 2000, p. 51).

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Concluso
O estgio foi realizado na rea financeira da Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios que atua no setor de prestao de servios de auditoria cardiolgica e gesto de guarda de documentos. Desenvolver este trabalho proporcionou-me a oportunidade de colocar em prtica os conhecimentos adquiridos atravs das disciplinas ministradas durante o curso, entre elas, Gesto de Pessoas, Administrao Mercadolgica,

Administrao da Produo, Administrao de Materiais e Administrao Oramentria sendo esta ltima fundamental para desenvolvimento da atividade durante o trabalho. No primeiro captulo foi feita a caracterizao da empresa, mostrando o incio da empresa, seu crescimento, suas unidades de negcios e os servios e produtos por ela oferecidos. No segundo captulo, analisamos a organizao, o setor econmico em que atua, seus concorrentes, prestadores de servios e fornecedores. No terceiro captulo, foi feita a caracterizao da rea financeira, setor onde foi realizado o estgio. Estudou-se o funcionamento da rea e compreendeu melhor a sua estrutura. No quarto captulo, descrevemos as atividades desenvolvidas neste setor e como elas se desenvolvem de maneira seqencial, onde ficou claro o quo importante este departamento para a organizao e o funcionamento dos outros departamentos e setores envolvidos a ele. Todas as etapas foram importantes para o cumprimento do estgio supervisionado, mas no quinto captulo que detectamos os principais problemas e sugerimos melhorias, concluindo o estudo aplicado na empresa. De modo geral, o estudo realizado, foi de grande proveito para o aperfeioamento do conhecimento e experincias prticas que ajudaram no desenvolvimento acadmico. Foi possvel perceber que as organizaes por mais perfeitas que sejam, buscam sempre a melhoria contnua.

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Referncias Bibliogrficas
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administrao. So Paulo: Editora McGraw-Hill, 1987.

KOTLER, Philip. Administrao de Marketing. 5 Edio. So Paulo: Editora Atlas, 1998.

PADOVEZE, Clvis L. Controladoria Estratgica e Operacional. So Paulo: Editora Thomson Learning. 2007

WELSCH, Glenn A. Oramento Empresarial. 4 Edio. So Paulo: Editora Atlas S/A. 1983

Sites
Disponvel em: www.cremesp.com.br/legislacao/pareceres, acessado em 25 de maro 2009. Disponvel em: www.revistafator.com.br, acessado em 27 de maro de 2009. Disponvel em: www.cemicres.com.br, acessado em 16 de junho de 2009. Disponvel em: www.store.com.br, acessado em 16 de junho de 2009.

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AVALIAO DE ESTGIO SUPERVISIONADO

Nome do Aluno : Gabriela Manfrinato

Empresa em que efetuou o Estgio : Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios rea em que efetuou o Estgio : Financeira Incio do Estgio : 02/02/2009 Total de meses : 06 Trmino do Estagio: 31/08/2009 Total de Horas : 300

QUESTES Sim Objetivando sua ambientao houve Apresentao aos demais funcionrios ? Durante o estgio desenvolveu entrevistas com gerncias ? Procedeu visitas s instalaes ? Participou de reunies para exposies de atividades, organizao e produtos da empresa ? Desenvolveu tarefas especificas ? Encontrou dificuldades na sua execuo ? Caso tenha respondido afirmativamente a questo acima, como resolveu suas dificuldades ? X X X X X X No

Contou com assistncia de supervisor ? Desenvolveu relatrios de estgio ? Apresentou a empresa seus(s) relatrios ?

X X X

__________________________________ Gabriela Manfrinato

Coordenadoria de Estgio Supervisionado do Curso de Administrao da FACECAP Faculdade Cenecista de Capivari-SP.

RELATRIO DE ACOMPANHAMENTO DE ATIVIDADES

Organizao / Empresa : Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios Nome do Supervisor(a) : Geraldo Jos Melar rea : Financeira Perodo: 02/02/2009 a 31/08/2009 Estagirio(a) : Gabriela Manfrinato Total de Horas no Perodo : 300 hs.

AVALIAO A SER PREENCHIDA PELO SUPERVISOR DO ESTGIO NA EMPRESA Aspectos Considerados 01

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Conhecimento demonstrado no desenvolvimento das atividades programadas. Cumprimento das atividades programadas Qualidade do trabalho dentro de um padro de desempenho aceitvel. Disposio para atender Disposio para atender prontamente as solicitaes (cooperao) Iniciativa na soluo de problemas (independente do supervisor) Capacidade de sugerir, projetar ou executar inovaes ou modificaes na Empresa. Assiduidade e pontualidade no cumprimento de horrios. Responsabilidade e zelo pelo bens da Empresa

02

03

04

Pontuao 05 06 07

08

09
x x

10

x x x x x x x x x x

10. Disciplina quanto as normas e regulamentos internos 11. Facilidade de contatos e interao no ambiente de trabalho 12. Desenvolvimento do Plano de Estgio

Assinatura do(a) Supervisor(a)

Carimbo da Empresa

Recebido em

Professor Orientador

AVALIAO DE ESTGIO SUPERVISIONADO

Empresa : Unimed Cooperativa Central de Bens e Servios Ramo de Atividade : Sade e Guarda de Documentos rea onde se Realizou o Estgio: Financeira Nome do Supervisor : Geraldo Jos Melar Nome do Estagirio : Gabriela Manfrinato Perodo de Realizao do Estgio: de 02/02/2009 a 31/08/2009 Total de Horas : 300 hs Jornada : Integral ( X ) Parcial ( ) 1. Favor assinalar com um X as atividades efetivamente desenvolvidas pelo estagirio Planejamento Laboratrio Desenvolv. de Servios Manuteno Compras Finanas Controladoria Jurdico Benefcios x Pesquisas Desenvolv. de Processos x Projetos Tcnicos Produo Comercializao x Custos x Estatstica Contabilidade Encargos Organiz., Mtodos e Sistemas Desenvolv. de Produtos Controle de Qualidade Suprimentos Auditoria x Distribuio x Administrao de Pessoal x Almoxarifado x Processamento de Dados x x

Outras: _________________________________________________________________________ 2. O nvel de preparo profissional do estagirio foi : timo ( x ) Bom ( ) Regular ( )

Observaes que a empresa julga conveniente :

_________________________________________________________________________

3.Com referncia ao nvel de integrao entre o estagirio e a empresa, assinalar : Houve treinamento para adaptao ? Houve adaptao espontnea ? Sim ( Sim ( x ) ) No ( No ( ) )

O relacionamento do estagirio com o supervisor foi: Bom ( x ) Regular ( ) Ruim ( )

O relacionamento do estagirio com os colegas foi : Bom ( x ) Observaes que a empresa julga convenientes: ________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________ 4. Com referncia ao aproveitamento do estgio pelo estagirio, assinalar : Aprendizagem obtida Interesse demonstrado Autonomia Criatividade Envolvimento Bom ( Boa ( ) Boa ( Boa ( Bom ( ) Regular ( ) ) Ruim ( ) Ruim ( Ruim ( Ruim ( ) ) ) ) Regular ( ) Ruim ( )

Regular ( ) ) )

Ruim ( ) ) )

Regular ( Regular ( Regular (

5. No que se refere utilidade do estgio, favor assinalar : Utilidade do estgio para a empresa foi : Muito Significativa ( ) Parcial ( x ) Pouco Expressiva ( )

Utilidade do estgio para o aluno estagirio, foi : Muito Significativa ( Sugestes da Empresa: ) Parcial ( ) Pouco Expressiva ( )

_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Data : _____/_____/_____

________________________________ Geraldo Jos Melar