AKI HOUSING DEVELOPERS &BROKERS DE MEXICO S.A. DE C.V.

SI VALOR: 4 REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD GENERAL.

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2

1. Tenemos una grfica de la organizacin actual? 2. Las funciones de tesorera y de contabilidad estn bien separadas y definidas? 3. Tiene un jefe directo el jefe de contabilidad? 4. Tiene la compaa un auditor interno? De quin depende? Describa brevemente el alcance del trabajo del auditor interno. 5. Se usa catlogo de cuentas? 6. Hay algn manual o instructivo de contabilidad en uso actualmente? 7. Se preparan y entregan mensualmente, estados financieros y anlisis de las cuentas con comentarios? 8. Se tiene control presupuestal de los costos y gastos? 9. Ha definido el Consejo de Administracin la poltica general con respecto a seguros y el monto de los mismos? Se revisan peridicamente por algn funcionario responsable, el monto y la cobertura de los seguros? 10. Respecto a las plizas de diario: (a) Tienen explicaciones claras y se conservan junto a ellas los comprobantes que les dieron lugar? (b) Estn aprobadas por un funcionario responsable? 11. Se hacen auditorias internas de las dependencias y unidades acadmicas? 12. Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones anuales y sus trabajos son asignados a otras personas o a otros empleados en su ausencia? 13. Algn funcionario o empleado de responsabilidad mantiene un calendario o en alguna otra forma control de las fechas en que deben presentarse declaraciones de impuestos o informes especiales al gobierno y a las fechas de prescripcin de las reclamaciones y en general un control de las fechas determinadas en que debe hacerse alguna gestin oficial?
REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD

1 1 1 1 1 1 1 1 INFORMA A TESORERA GENERAL ES INDEPENDIENTE, SU ALCANCE NO TIENE LIMITANTES SE EST ACTUALIZANDO EL CATLOGO EST EN PROCESO DE ELABORACIN

PRESENTA EXTEMPORANEIDAD

1 1 1

LOS PERIODOS SON GENERALES

NO CON LA DEBIDA OPORTUNIDAD

SI VALOR: 4 TESORERA

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2

GENERAL :

1. Ha autorizado la Tesorera General todas las cuentas bancarias? 2. Cuntas cuentas bancarias se tienen abiertas y cul es el objeto de cada una de ellas? 3. Estn los trabajos de Tesorera separados de modo que proporcionen el control interno mximo posible dentro de la misma? 4. Estn todos los empleados que participan en los cobros, los pagos y que manipulan efectivo y valores: (a) Adecuadamente afianzados? (b) Obligados a tomar vacaciones anuales? 5. Estn los empleados de otros departamentos (adquisiciones y obras) que pudieran estar en situacin de participar en irregularidades que impliquen efectivo u otras formas de activo, adecuadamente vigilados? 6. Desempean los empleados de Tesorera algunos de los deberes siguientes: (a) Preparan facturas o llevan registros de facturas? (b) Manejan o tienen acceso a los libros de cuentas por cobrar; ayudan a comprobar contra el mayor y analizar las cuentas por cobrar por su antigedad? (c) Gestionan el cobro de las partidas por cobrar o aprueban la cancelacin de las partidas incobrables? (d) Obtienen estados de cuenta de los bancos depositarios, tienen acceso a esos estados o concilian las cuentas de los bancos? (e) Manejan el libro mayor o el registro de pliza? (f) Preparan o aprueban los comprobantes de pagos? (g) Preparan y firman los cheques de pagos? (h) Preparan nminas electrnica? (i) Manejan los registros de los pagos de los clientes o los empleados? (j) Tienen bajo su custodia algn inventario, o llevan registros de inventarios? (k) Manejan una caja chica o algunos otros fondos especiales, o tienen acceso a los mismos?
SE SABE DE LOS INGRESOS DE TESORERA:

1 1 1 UNA PARA CADA DEPENDENCIA, CON EL FIN DE TRANSPARENTAR EL MANEJO DE LOS RECURSOS POR FALTA DE RECURSOS PARA CONTRATAR PERSONAL

1 1 SE REQUIEREN CONTROLES MS ESTRICTOS Y APLICACIN DE SANCIONES

1 1 A TRAVS DE CONTABILIDAD

1 1 1 1 1 1 1 1 1 A TRAVS DEL DTO. DE PATRIMONIO FONDOS FIJOS Y APOYOS ESPECIALES NO SON OPORTUNOS

1. Cules son las principales fuentes de ingresos?

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2

2. Dnde y cmo se reciben los ingresos? 3. Qu clase de registro se lleva para las entradas de caja y quin lo lleva? 4. Hace la comprobacin de los ingresos una dependencias independiente de Tesorera? 5. Se depositan diariamente los ingresos de tesorera intactos y sin ningn retraso? 6. Retiene tesorera el control de los ingresos hasta que se depositan en los bancos? 7. La Contralora efecta peridicamente una revisin espontnea de las partidas que figuran en los depsitos? 8. Se han dado instrucciones escritas a los bancos para que no hagan efectivo ningn cheque a nombre de la Institucin? 9. Si los nombres de los clientes no pueden averiguarse fcilmente por ilegibilidad de las firmas de las remesas recibidas (o existen otras condiciones que hacen no sea aceptable la remesa recibida): (a) Hace el cajero el depsito de la remesa sin ningn retraso? (b) Est en vigor algn otro procedimiento que proporcione un control adecuado de esas partidas? 10. Cuando las dependencias efectan cobranza, se depositan esas cobranzas en una cuenta bancaria, contra la que slo puede girar la Tesorera? 11. Est establecido un control contable independiente fuera del departamento de Tesorera sobre los ingresos de diversos? 12. Se depositan los anticipos y recibidos de clientes lo ms pronto posible y se contabilizan en forma adecuada? 13. Se hacen auditoras peridicas con el fin de verificar si todo el efectivo recibido se ha registrado y contabilizado correctamente?
PAGOS :

1 1 1 1 1 1 1 FUERA DE UN PROGRAMA ESTABLECIDO POR ESTAR SUPEDITADOS AL SUBSIDIO

1 1 EXISTE DESCONTENTO DE PARTE DE ALGUNAS DEPENDENCIAS POR INEQUIDAD NO ES OPORTUNO SE REQUIERE DE UN MECANISMO QUE RESULTE OPORTUNO SE REQUIERE CON MAYOR PERIODICIDAD

1 1

1. Quin lleva el registro de pagos? 2. Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de caja chica? 3. Se numeran previamente los cheques y se usa papel especial? (En Mxico los cheques normalmente los proporcionan los bancos previamente numerados y en papel especial.) 4. Se emplea una Mquina protectora de cheques? 5. Se mutilan o cancelan los cheques anulados para impedir que vuelvan a usarse y se adhieren al talonario respectivo? 6. En lo que respecta a los talonarios de cheques en blanco:

1 1

TESORERA, PERO NO SON OPORTUNOS

1 1 1

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 NO SIEMPRE NO SIEMPRE NO SIEMPRE SE ESTABLECE UN PLAZO PARA LA ENTREGA DE LA COMPROBACIN NO SIEMPRE OBSERVACIONES

VALOR: 3 1 1 1 1

VALOR: 2

(a) Se tienen en un lugar seguro? (b) Son accesibles solamente a las personas autorizadas para preparar cheques? 7. Se prepara una copia del cheque o se hace un registro del cheque simultneamente a su preparacin? 8. Se hacen los pagos solamente basndose en comprobantes aprobados con la documentacin original de soporte adjunta? 9. Revisan los documentos en que se basan los comprobantes y las aprobaciones de los mismos las personas autorizadas para firmar los cheques en el momento de firmarlos? 10. Se hace la anotacin del pago en los documentos correspondientes para impedir el pago duplicado? En caso afirmativo, Cmo, cundo y quin hace la anotacin? 11. Necesitan dos firmas todos los cheques que representen desembolsos de fondos en general? En caso negativo, Por qu se considera esto innecesario? 12. Designa Tesorera a las personas que podrn firmar cheques? 13. Qu procedimientos se han adoptado para asegurarse que los nombres de los - funcionarios autorizados para firmar cheques que dejan de trabajar en el negocio o son cambiados para desempear otras funciones dentro de la empresa incompatibles con la firma de cheques, no continan en los registros del banco como personas autorizadas para firmar cheques? 14. Est prohibido firma cheques en blanco? 15. Se expiden alguna vez cheques pagaderos a: (a) Funcionarios o empleados (que no sean por remuneracin, gastos de viaje, reposicin de fondos de la caja chica, etc.) en el entendimiento de que el dinero se emplear para fines de la compaa?
CAJA CHICA:

NO SIEMPRE

1 1 SLO LOS AVALA

SE DA AVISO A LOS BANCOS DE LA SUSTITUCIN DE APODERADOS. PERO NO ES OPORTUNA

SE EVITA EN LO POSIBLE

1. Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra entrega de comprobantes? 2. No se mezclan los ingresos de caja con el fondo de caja chica? 3. Recae en una sola persona la responsabilidad por cada fondo? 4. Estn los pagos de caja chica soportados por documentos debidamente aprobados? 5. Se comprueban en el momento del reembolso los documentos que sirven de apoyo a los pagos de la caja chica?
1 1

SE EVITA EN LO POSIBLE

1 1

NO SIEMPRE

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 NO SIEMPRE, PERO SE NORMAR EN EL REGLAMENTO DE INGRESOS Y EGRESOS NO SIEMPRE OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2 1

6. Cuando se reponen los fondos de la caja chica, se cancelan con el sello de - "PAGADO" (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago duplicado? 7. Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la persona que tiene a su cargo la custodia de la misma? 8. Si el fondo de caja chica est representado en parte por una cuenta bancaria: (a) No se depositan en esa cuenta ingresos por cobros? 9. Se revisan los fondos de caja chica mediante auditoras peridicas por algn auditor interno?
CONCILIACIN DE CUENTAS BANCARIAS:
1

1 1

POR MONTOS NO RELEVANTES

1. Se hacen las conciliaciones en el departamento de contabilidad o en el de auditora (en lugar de hacerlas en el departamento de tesorera o en el de caja) por empleados que no participan en el recibo o desembolso de efectivo y que no sean personas autorizadas para firmar cheques? 2. Incluye el procedimiento de conciliacin: (a) La comparacin de los cheques pagados con el libro de caja para verificar el nmero y el importe? . (b) Revisin de cheques cancelados? (c) La verificacin de la secuencia numrica de los cheques? 3. Se revisa minuciosamente la conciliacin cada mes por un auditor?
REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD FACTURACIN Y CUENTAS POR COBRAR 1 1

NO ES OPORTUNO

NO ES OPORTUNO

NO ES OPORTUNO

FACTURACIN:

1. Se emplean facturas previamente numeradas y se lleva un control de ellas? 2. Confronta Contralora todas las facturas?

1 1

NO ES OPORTUNO NO ES OPORTUNO

REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD INVENTARIOS, PLANTA Y EQUIPO

1. Si existe la posibilidad de que ocurran prdidas de inventarios, existen los seguros que cubran la prdida? 2. Cmo se registran las reasignaciones de equipo de una dependencia a otras?

1 1

LA RECUPERACIN ES CON EL DEDUCIBLE Y LA DEPRECIACIN CORRESPONDIENTE A TRAVS DEL MANUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO

SI VALOR: 4 1

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 EQUIPO DE LABORATORIO, MEDICAMENTOS, MATERIAL BIBLIOGRFICO, EDIFICIOS Y MOBILIARIO Y EQUIPO OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2

3. Qu clasificaciones del inventario se llevan en las cuentas? 4.- Qu procedimientos se emplean para control y registro de patrimonio y activos? 5. Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemtica para facilitar la manipulacin, el recuento y la localizacin de los artculos? 6. Son los inventarios objeto de un control en contabilidad? 7. Se comprueban peridicamente los inventarlos? 8. Inventarios fsicos: (a) Se hacen recuentos fsicos completos una vez por ao cuando menos? 9. Aprueba algn empleado responsable por escrito los ajustes hechos en los inventarios? 10. Qu medida se adopta para los inventarios obsoletos y de movimiento lento?
REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD DOCUMENTOS POR PAGAR Y DEUDA A LARGO PLAZO 1

A TRAVS DEL MANUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO, PERO NO ES OPORTUNO REQUIERE DE MEJORA

QUE LO REALICE PERSONAL AJENO AL QUE LO TIENE A SU RESGUARDO

1 1 1 NO ES OPORTUNO SE DAN EN DONACIN PERO NO ES OPORTUNO

1. Autoriza la Tesorera General la peticin de prstamos? 2. Se mencionan concretamente en las actas, los bancos y otros acreedores a los cuales se pueda hacer solicitud de prstamos? 3. Se mencionan concretamente en las actas, los funcionarios con poderes para concretar prstamos? 4. Qu restricciones existen en los convenios relacionados con los prstamos que tengan importancia desde el punto de vista de la contabilidad?

1 1 1

A TRAVS DE UN TRMITE LARGO AUTORIZADO POR EL CONSEJO UNIVERSITARIO AUTORIZADO POR EL CONSEJO UNIVERSITARIO

EN FUNCIN DE QUE SE COMPROMETE EL SUBSIDIO

REVISIN DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES PROVEDURA E INVENTARIOS (DAPI) Y COMIT DE ADQUISICIONES

COMPRAS DE MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS:

1. Dnde y quin hace las compras? 2 - Es la compra una funcin debidamente separada de la contabilidad y la recepcin? 3. Se preparan pedidos adecuados para todas las compras? 4. Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios?

1 1 1 1

DAPI EXISTE UN COMIT DE ADQUISICIONES NO SIEMPRE

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 OBSERVACIONES

VALOR: 3

VALOR: 2

5. Los pedidos son numerados previamente y se lleva un control de ellos? 6. Se hacen compras exclusivamente a proveedores incluidos en las listas de los mismos aprobadas por otro departamento independiente del de compras? 7. Revisa peridicamente Contralora que los precios pagados por las mercancas no son superiores a los corrientes del mercado? 8. Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad y otras limitaciones, verifica esas aprobaciones el Comit de Adquisiciones?
RECEPCIN :

1 SE PERSIGUE QUE SLO SE LLEGUE A HACER CON PROVEEDORES INSCRITOS EN EL PADRN SLO EN UN ALCANCE PEQUEO

EL PROCEDIMIENTO ES LENTO

1. Existe un punto central para la recepcin de mercancas? 2. Se exige que todas las mercancas, los materiales y los suministros que llegan pasen por este punto central de recepcin? 3. Se preparan informes de recepcin firmados por todas las mercancas recibidas? 4. Estn numerados previamente los informes de recepcin y se queda el departamento de recepcin con una copia de cada informe o se lleva un registro permanente? 5. Qu medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y la calidad de las mercancas recibidas?
CUENTAS POR PAGAR:

1 1 NO SIEMPRE

NO SIEMPRE

NO A DETALLE

1. Mantiene la compaa: (a) Un sistema de cuentas por Pagar (con un registro de facturas y un libro de cuentas por pagar)? 2. Se lleva un control de las facturas inmediatamente despus de recibirlas? 3. Se retienen las facturas en Tesorera, o se envan a otros departamentos para su aprobacin? 4. Se revisan las facturas en el departamento de contabilidad, en lugar de hacerlo en el departamento de compras o en el de tesorera? 5. Incluye esa revisin: (a) la verificacin de la distribucin de los cargos? 6. Se adjuntan a los comprobantes los documentos que les sirven de base y se archivan con ellos? 7. Aprueban en debida forma personas autorizadas los comprobantes para su pago?

1 1 1 NO SE ENVAN A OTROS DEPARTAMENTOS

PERO ES EXTEMPORNEA

1 1 1

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 NO SIEMPRE OBSERVACIONES

VALOR: 3 1

VALOR: 2

8. Se concilian regularmente los comprobantes pendientes de pago con el control del mayor? 9. Se concilian regularmente con el pasivo registrado los estados de cuenta recibidos de los acreedores? 10. Maneja Tesorera los saldos deudores? 11. Se aprovechan los descuentos concedidos por los proveedores?

1 1 1

SI VALOR: 4

SI SE EST NO SE EST HACIENDO, HACIENDO, PERO PERO SE HA PENSADO

NO VALOR: 1 2 2

VALOR: 3 50 150

VALOR: 2 4 8

SUMA PARCIAL POR TIPO DE RESPUESTA = VALOR PARCIAL POR TIPO DE RESPUESTA = PUNTOS RESULTANTES = NMERO TOTAL DE PREGUNTAS = PUNTOS MXIMOS =

59 236 396 115 460

% DE EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO =

86.09