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artculo se presenta la propuesta de un Sistema de Informacin Estratgica para el Departamento de Servicios Informticos de la Escuela Latinoamericana de Medicina (ELAM), el cual constituye una herramienta de gran utilidad destinada no slo a proporcionar informacin, sino tambin a crear capacidades de comunicacin electrnicas, el anlisis y organizacin de datos, de manera tal que favorezca el proceso de toma de decisiones y el logro de resultados de mayor eficacia vinculados con la estrategia de desarrollo institucional. Se presenta la fundamentacin y justificacin tericas de dicho sistema y adems las caractersticas principales del soporte tecnolgico que garantiza su funcionamiento; la propuesta de indicadores y los componentes que integran el mismo. Abstract: In this article strategic-information system is proposed for the Department of Information Technological Services at the Latin American Medicine School (abbreviated ELAM in Spanish) which represents an extremely useful tool not only for providing information but also for electronic communication facilities, data analysis, and organization, so as to favor the decision-making process and, thus, the fulfilment of an efficient strategic planning. Its rationale and justification are also described. Furthermore, the main features of the technological support which would allow both its functioning and its development are pointed out, as well as the components that make up such a system. Introduccin La insercin de Cuba en el escenario mundial marcado por la globalizacin como tendencia general, as como la importancia creciente de la informacin en todas las actividades socioeconmicas y culturales han hecho que el Estado y el Gobierno, con la participacin de varios organismos, elabore una Estrategia de Informatizacin de la Sociedad Cubana, la cual se desarrolla tambin a cada nivel y entidad del Sistema Nacional de Salud, el cual se ha venido implementndose vertiginosamente en las Facultades de Medicina de todo el pas. El objetivo general de la Informatizacin a cualquier nivel es dotar a los equipos de direccin y a todos sus profesionales y tcnicos, de un conjunto de herramientas informticas y de sistemas de informacin que le permitan alcanzar un nivel de toma de decisiones, gestin y organizacin acorde con las exigencias del mundo y obtener un grado de funcionalidad que les posibiliten ser ms eficientes en su actividad. El desarrollo de los servicios informticos ha permitido su inclusin como pilar esencial en el fortalecimiento de las funciones sustantivas de la universidad. Dichos servicios son los encargados de la organizacin y administracin de la informacin soportada en los mismos, para apoyar el proceso de toma de decisiones vinculado a la docencia de pre y postgrado, la investigacin cientfica, las actividades de extensin universitaria, y la gestin institucional en general. Fundamentacin y justificacin del Sistema de Informacin Estratgica propuesto El entorno de la universidad y la sociedad en general est sufriendo cambios trascendentales en los rdenes demogrfico, econmico, cultural, sociales, de competitividad nacional e internacional. Evidentemente, estos cambios repercuten tambin en los sistemas de gestin de las universidades. Los mismos fueron concebidos para un escenario mucho ms sencillo y estable, y la situacin actual resulta ser otra. Este escenario demanda un mayor compromiso con el desarrollo de la Direccin Estratgica de las Instituciones de Educacin Superior, en aras de lograr calidad y adecuacin de los servicios universitarios con relacin a las demandas sociales. En estos centros la gestin se concibe como un proceso que parte de 1
una planificacin democrtica (discutida y negociada con los distintos sectores pero sin miedo a la toma de decisiones por quienes pueden y deben tomarlas) y con una evaluacin continua que detecte los errores para subsanarlos. Dentro de esta variedad de roles, los Sistemas de Informacin desempean un rol prioritario como herramienta que apoyan de manera crucial la realizacin de los procesos de planificacin, ejecucin y control. Gracias a la oportuna disponibilidad de informacin efectiva, el producto terminado a partir de la recopilacin, procesamiento y manipulacin de datos para la toma de decisiones pertinente a cada una de las actividades involucradas en la gestin, es posible lograr niveles de eficiencia y productividad acordes con las demandas de la comunidad universitaria. Asimismo, el progreso de estas actividades sin la introduccin, implementacin y utilizacin de las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC), de una manera intensiva resulta imposible. El procesamiento de grandes volmenes de informacin, como ocurre en todas las organizaciones en estos momentos, debe ir aparejado de estas tecnologas, por las posibilidades que aportan y el grado de confiabilidad que le confieren a las mismas. Con la ocurrencia de los huracanes George y Mitch, en 1998, que afect profundamente las economas de los pases centroamericanos y caribeos, y ocasion, adems, la prdida irreparable de miles de vidas, hubo respuesta inmediata cubana al concebir un Programa Integral de Salud, proyecto de cooperacin que permiti el envo de brigadas compuestas por mdicos y paramdicos a los lugares ms afectados de esos territorios. Es en este contexto que se concibe la Escuela Latinoamericana de Medicina, y hoy acoge a estudiantes de 24 pases, 19 de ellos latinoamericanos, 4 africanos y de los Estados Unidos de Amrica. Es una institucin que contribuye a formar Mdicos Generales Bsicos con una elevada preparacin humanista, tica y solidaria, orientados hacia la Atencin Primaria de Salud, capaces de actuar acorde a las necesidades de su entorno y exigencia sociales, con un nivel de creatividad que les permita solucionar eficientemente los problemas de salud. Goza de un alto prestigio nacional e internacional por los reconocidos xitos del sector de la salud pblica cubana y por poseer un claustro de excelencia con una slida preparacin y experiencia en la formacin de mdicos y un programa de estudio que valida la calidad del futuro egresado. Lo planteado anteriormente justifica que la direccin de la ELAM, tenga dentro del proceso de consolidacin institucional en que se encuentra inmersa, el desarrollo de la Informtica, para alcanzar su sueo de convertirse en una Universidad de excelencia. Esta meta requiere enfrentar constantes retos, producto de las transformaciones propias que se derivan del perfeccionamiento de todas las reas universitarias. En la bsqueda de niveles superiores de eficacia y eficiencia de sus resultados, la ELAM ha adoptado una filosofa de direccin basada en la combinacin de la Planeacin Estratgica como herramienta de orientacin en el mediano plazo y la Direccin por Objetivos o Resultados como la va para organizar el trabajo institucional en trminos de resultados especficos a lograr en el corto plazo (curso acadmico) y contribuir de esta forma al cumplimiento de sus objetivos estratgicos en un horizonte de tiempo mayor. Por tal motivo, la ELAM cuenta con un Departamento de Servicios Informticos, que tiene la misin de mantener la estabilidad de la red informtica, garantizar el servicio Intranet Extranet Internet, dar mantenimiento a los equipos, que sirven de apoyo a la computacin como objeto de estudio, como medio de enseanza y como apoyo al proceso para la toma de decisiones. Pero la direccin eficaz de dicho Departamento requiere de un Sistema de Informacin eficiente, que permita proporcionar la informacin necesaria no slo para la ejecucin de funciones o tareas propias, sino tambin para el control y verificacin de que stas se realizan segn han sido concebidas. Adicionalmente se pueden sealar otros argumentos que 2
justifican en dicho Departamento la necesidad de disponer de este Sistema de Informacin, como son: propiciar un cambio sustancial en la racionalidad y eficiencia en el uso y manejo de la informacin en el tiempo adecuado de manera que permita dar respuesta a los problemas que se presentan con ayuda de la tecnologa; la no existencia de mecanismos para la recoleccin de la informacin y poca eficacia en su tratamiento, anlisis y distribucin. Metodologa empleada para el desarrollo del sistema de informacin en el rea de servicios informticos. Aplicamos una encuesta a los trabajadores del Departamento de Servicios Informticos (13). Tambin fueron encuestados los Vicerrectores (5), y los Jefes de Departamentos docentes de Ciencias Bsicas y Premdico (20) La lgica que se sigui para la metodologa, los instrumentos, as como el procesamiento y anlisis de los mismos se ilustran a travs de la siguiente figura:
Departamento de Servicios Informticos INFORMACIN
Problemas detectados Necesidades de Informacin Calidad de los servicios informticos Anlisis Documental
Disponibilidad de Informacin
ENCUESTA
Sistema de Informacin Perspectiva financiera Perspectiva usuarios Perspectiva procesos Perspectiva aprendizaje & desarrollo
Soporte Tecnolgico
Propuesta Indicadores
Figura 1. Esquema de la metodologa empleada para el diseo del Sistema de Informacin Estratgico en el Departamento de Servicios Informticos. Para desarrollar la metodologa representada en la figura, se dise una encuesta con el objetivo de obtener informacin valiosa desde la ptica del personal encuestado sobre los servicios informticos que se ofertan 3
actualmente y la propuesta inicial de un conjunto de indicadores que conformaran el Sistema de Informacin Estratgica del Departamento. Para elaborar la encuesta se tuvieron en cuenta cuatro perspectivas que relacionan la estrategia a seguir por el Departamento de Servicios Informticos y la definicin de un conjunto de indicadores en cada una de ellas que sirven para ejecutar, comunicar y controlar la estrategia. Estas perspectivas permiten tener una visin ms clara para la toma de decisiones. Las mismas se resumen a continuacin: Perspectiva financiera: Cuando estamos viendo una organizacin utilizando la perspectiva financiera se trata de ver el desempeo al menos para maximizar los beneficios de la organizacin. Los indicadores financieros son el reflejo de lo que est ocurriendo con las inversiones. Los objetivos de esta perspectiva deben ser definidos en orden de animar a los directivos para asegurar los fondos continuos en la organizacin. Perspectiva de los usuarios: es la que permite ver cmo los usuarios perciben el valor ofrecido. Caracterizan el entorno y el usuario hacia el cual se dirige el servicio. Brinda informacin importante para generar, adquirir, retener y satisfacer a los usuarios. Perspectiva de los procesos internos: para alcanzar los objetivos de usuarios y financieros es necesario realizar con excelencia ciertos procesos que dan vida a la organizacin. Esos procesos en los que se debe ser excelentes son los que identifican los directivos y ponen especial atencin para que se lleven a cabo de una forma perfecta. Perspectiva de aprendizaje y desarrollo: Es la perspectiva donde ms tiene que ponerse atencin, sobre todo si piensan obtenerse resultados constantes a largo plazo. Hay que lograr formacin y crecimiento en tres reas: personas, sistemas y clima organizacional. Normalmente son intangibles, pues son identificadores relacionados con capacitacin a personas, software, mquinas e instalaciones, tecnologa y todo lo que hay que potenciar para alcanzar los objetivos de las perspectivas anteriores. En la etapa de diseo de la encuesta se trat de lograr una adecuada vinculacin entre las variables e indicadores que lo integraban, de forma tal que permitiera posteriormente realizar un anlisis integral sobre las diferentes pticas que tenan los sujetos participantes en la investigacin acerca de un mismo aspecto. En correspondencia con lo anteriormente planteado, la encuesta diseada contena un conjunto de indicadores agrupados por las distintas perspectivas y enfocadas a conocer las necesidades de informacin de los directivos y trabajadores del Departamento de Servicios Informticos para contribuir a su buen funcionamiento. Esta pregunta era de clasificacin prioritaria, los indicadores deban clasificarse como importantes o no y establecer adems una escala prioritaria de Alta, Media y Baja. Se incorpor tambin una pregunta de valoracin segn intervalo con el objetivo de conocer la disponibilidad y calidad de los servicios informticos que se brindan por el Departamento. Este grupo de indicadores deban ser evaluados dentro de una escala del 1-10 caracterizada por tres estados diferentes de desarrollo, considerndose los rangos siguientes: Estados Valores Factible Deseado Intermedio Incipiente 7 10 56 14
Por ltimo en la encuesta se incluyeron dos preguntas de opinin o sugerencia con la finalidad de conocer segn el criterio de los encuestados tres de los principales problemas que limitan el desarrollo de los servicios informticos y tres medidas para solucionarlos. Fue necesario adems disear bases de datos para procesar las encuestas en el sistema Excel de Microsoft, lo que permiti elaborar la estadstica descriptiva elemental necesaria. Todo esto implic un trabajo de diseo de los programas computarizados para cargar los datos, validarlos, procesarlos y finalmente, obtener las salidas con vistas a valorar los resultados e integrarlos en un resumen global. Se contemplaron diversos estadgrafos que sirvieron de base, entre otros aspectos, para realizar el anlisis e interpretacin de los resultados tales como: la media aritmtica o promedio, y el porciento. Indicadores del Sistema de Sistema de Informacin Estratgica propuesto El anlisis realizado al instrumento aplicado y la consulta de indicadores de otros sistemas de informacin diseados para las Instituciones de Educacin Superior y el uso de las TIC nos permiti elaborar la propuesta de indicadores. Los indicadores resultan de gran importancia porque nos permiten medir propiedades y cambios que se producen en la institucin a travs del tiempo; facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas y acciones; son instrumentos valiosos para evaluar y dar seguimiento al proceso de direccin y nos orientan cmo alcanzar mejores resultados en la planificacin, control, evaluacin y toma de decisiones. El conjunto de indicadores que se propone no es completo, pero si suficiente como punto de partida, pues incide en los rubros ms relevantes del Departamento y de la institucin. Es obvio que muchos de estos indicadores estn relacionados con la calidad institucional, aunque no siempre son indicadores directos de la misma. Su significado puede ser mltiple y, en todo caso, debe contextualizarse adecuadamente. No siempre pueden ser interpretados de la misma manera, por los diferentes directivos de la ELAM. En tal sentido, se requiere una utilizacin crtica. La revisin peridica de los mismos es una condicin obligada por los propios cambios que se suceden en la prctica diaria. Estos indicadores del Sistema de Informacin Estratgica, se seleccionaron a partir de los criterios de los trabajadores del DSI, los Vicerrectores y los Jefes de Departamentos docentes de Ciencias Bsicas y Premdico. Se organizaron teniendo en cuenta las diferentes perspectivas. Dentro de cada una de estas perspectivas se especificaron las reas bsicas que componen el Departamento de Servicios Informticos de la ELAM (Hard y Seguridad Informtica, Red y Administracin de datos, Anlisis, diseo de sistemas y Web), as como la informacin primaria para su obtencin. Algunos de los indicadores incluidos en el instrumento desde la perspectiva de los usuarios fueron por ejemplo: el nivel de integracin en la Pgina Web de la Intranet de otros servicios de red; el nivel de satisfaccin con la calidad de la informacin publicada en la Web de la Intranet; Nivel de utilizacin de los usuarios del servicio de Internet; Nivel de satisfaccin de los usuarios con la efectividad del servicio de correo electrnico; Nivel de satisfaccin con la calidad de los servicios informticos que se brindan; Nivel de facilidad de acceso rpido de los usuarios a los servicios informticos que se brindan. Desde la perspectiva de los procesos internos algunas variables por ejemplo fueron: Nivel de actualizacin del estado de los equipos informticos; Tiempo promedio para efectuar el mantenimiento y/o reparacin de los equipos informticos; Nivel de actualizacin del Plan de Seguridad Informtica; Nivel de cumplimiento de la Poltica de Internet; Cantidad de nuevos servicios ofertados al usuario; Porciento de estabilidad de la red informtica, entre otros 5
La utilizacin de esta propuesta de indicadores por los miembros del Departamento de Servicios Informticos ser la principal va para validar su calidad. Componentes que integran el Sistema de Informacin Estratgico propuesto Como ya hemos comentado anteriormente la introduccin y uso de las TIC en la mayora de los procesos de servicios de gestin y acadmicos se muestra en la actualidad como una accin modificadora de no retorno. Se pone de manifiesto su papel como vector de cambio no slo departamental sino tambin institucional. Las diferentes aplicaciones introducen cambios estructurales y modelan la cultura organizativa, tanto en la poltica de recursos humanos como en los sistemas internos y externos de informacin y comunicacin. Las aplicaciones en red son cada da ms numerosas y verstiles. En muchos casos, el esquema bsico de operacin es una serie de scripts que rigen el comportamiento de una base de datos. Por tal motivo, utilizaremos el Structured Query Language (SQL) que no es ms que un lenguaje normalizado que nos permite trabajar en combinacin con cualquier tipo de base, adems de presentar potencia y versatilidad notables que contrasta con su accesibilidad de aprendizaje. El Sistema de Informacin Estratgico propuesto se hospedar en la Intranet del centro, y contar con diferentes niveles para poder acceder a la informacin en l recopilada y procesada. Dicho medio aprovecha las potencialidades que desde el punto de vista tecnolgico ofrece el WWW, y otras herramientas de Internet, y que tiene como objetivo facilitar la comunicacin interna y externa de una institucin, as como la integracin de todos los recursos de informacin, programas acadmicos, divulgacin, entre otros. En tal virtud, el Sistema propuesto contar de varias bases de datos SQL, con interfase Web que contendrn toda la informacin necesaria para la toma de decisiones en el Departamento de Servicios Informticos. El Sistema de Informacin Estratgico est integrado por tres subsistemas que se corresponden fundamentalmente con las diferentes reas de trabajo que existen en el departamento .Esos subsistemas se relacionan entre s y cada uno posee funciones y objetivos propios. La siguiente figura representa los componentes del sistema. SISTEMA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INFORMTICOS
CO M PO NE NT ES
Figura 2: Componentes del sistema propuesto para el Departamento de Servicios Informticos. I.- Susbsistema de hard y seguridad informtica Establece las medidas de Seguridad y Proteccin de los activos informticos, recursos humanos y la informacin que se procesa, intercambia, reproduce y conserva mediante el uso de las tecnologas informticas y de comunicaciones, con el fin de preservar su confidencialidad, integridad y disponibilidad es una de las principales actividades de esta rea. Este subsistema tiene como objetivos proporcionar informacin para realizar funciones tales como: Mantenimiento y/o reparacin de los equipos informticos del centro Aplicacin y control de las medidas necesarias para garantizar el Plan de Seguridad Informtica. Asesoramiento y coordinacin en la adquisicin, actualizacin, movimiento y baja de equipos informticos. Garantizar la seguridad de la Red, en coordinacin con los responsables de las reas involucradas. Velar por las diferentes salvas de la informacin contenida en el sistema II.- Subsistema de red y transmisin de datos El desarrollo acelerado de las TIC, ha conducido a que las redes de Informacin por computadoras se conviertan en la infraestructura bsica de la sociedad, para la generacin, transmisin y acceso inmediato a la informacin, y por supuesto nuestro centro no est ajeno a ello. Por tanto, para el buen desempeo del trabajo de la ELAM, es vital que exista una correcta utilizacin de la Red Local y que se precisen los detalles tcnicos para una mayor explotacin de la misma. El subsistema de Red y Transmisin de datos es el responsable de: Administracin de la red informtica La electrnica y gestin de la Red (configuracin y crecimiento). Asistencia a los usuarios en la solucin de problemas asociados a la Red. Velar por el correcto funcionamiento de los equipos adscritos a la Red brindando diagnstico en caso de rotura. Supervisar el trabajo de terceros en aspectos que implican el adecuado funcionamiento de la red. Administracin del Web, correo electrnico y de otros servicios a travs de Internet. III.- Subsistema de anlisis y diseo de sistemas y web El anlisis y diseo de sistemas es la investigacin de la organizacin en su totalidad en la cual se determina el funcionamiento de la misma, lo bueno y lo malo, tambin su historia, adems de las publicaciones del ramo al cual se dedica. Por ello, se necesita tener toda la informacin completa, confiable y verdadera para tomar decisiones correctamente. Todo esto con la finalidad de determinar los errores que pudiesen existir y elaborar planes de accin para la mejora continua. Este subsistema constituye una de las esferas ms relevantes del SIE y es el responsable de: Asimilar los softwares necesarios por el centro y dar mantenimiento a los que se encuentran en explotacin. 7
Garantizar el buen funcionamiento de la Intranet de la ELAM en cuanto a software se refiere. Disear y elaborar sistemas informticos necesarios para la ELAM con fines docentes, administrativos e investigativos. Actualizar permanentemente la Pgina Web de la Intranet y la que se encuentra hospedada en Infomed para la salida a Internet. Procesar la informacin recopilada para el proceso de toma de decisiones Realizar anlisis estadsticos y tablas dinmicas que apoyen el proceso de toma de decisiones. Asesoramiento a los usuarios de los sistemas en operacin y funcionamiento. Establecer polticas de seguridad a los sistemas desarrollados y a las bases de datos. Administracin y gestin de las bases de datos. Investigacin en nuevas tecnologas para el desarrollo de sistemas Establecer polticas de seguridad a los sistemas desarrollados y a las bases de datos Organizacin del sistema Se definirn los Administradores de contenido, que son los responsables de ubicar en la Intranet las informaciones identificadas. Se concebir una primera fase para el establecimiento del sistema y la estructuracin de las informaciones ms solicitadas por los directivos y trabajadores del departamento. Se definieron dos formas de presentacin de dichas informaciones, bases de datos y otros formatos reconocidos. Las informaciones se estructuran en tres formatos diferentes: Se podr escoger lo que se quiere y de qu forma, es decir, se presentarn filtros y posibilidades de grficos. Informacin directa: se escogen criterios generales. Se obtendr un documento o listado en HTML Interactivo: Se introduce informacin por el usuario, que alimentar automticamente el sistema. En una segunda fase de desarrollo del Sistema, se trabajar en direccin a la incorporacin de informaciones estratgicas, es decir, de importancia a ms largo plazo. Soporte tecnolgico del sistema de informacin propuesto. Se concibi en una primera fase, estructurar un sistema de soporte para decisiones, dirigido a la planificacin operativa, con informacin exacta, confiable y fcil de obtener, fundamentalmente con informacin interna del departamento y con efecto a corto plazo. La idoneidad de la toma de decisiones estar en funcin de la preparacin, experiencia e informacin que posea el directivo. El sistema tiene como objetivos facilitar la toma de decisiones a partir de informaciones necesarias actualizadas, as como ampliar el uso de la Intranet de la ELAM e incrementar la productividad administrativa. Los principios bsicos del Sistema se resumen en los siguientes aspectos: Comunidad de inters: De todos y para todos Carcter sistmico: Interrelacin de las informaciones, integracin Confidencialidad: Informaciones con diferentes niveles de acceso Utilidad: Informacin relevante para el departamento Responsabilidad individual compartida: Cada uno es responsable de la informacin que se introduce en el sistema y el uso y divulgacin que se de a la informacin disponible en el mismo. 8
Igualmente se definen varios elementos que caracterizan la informacin a poner a disposicin de los directivos. Entre ellos podemos resaltar los siguientes: Actualizacin sistemtica: La necesaria actualizacin permanente de la informacin. Capacidad de anlisis: Informacin directa, estudios histricos e indicadores de comportamiento. Disponibilidad: Informacin disponible permanentemente, de forma interactiva y fcil explotacin. Seguridad y proteccin: Medidas para la seguridad de la informacin contenida. Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de la informacin que se introduce al Sistema Evaluacin sistemtica del impacto: Conocer el nivel de uso y explotacin del sistema en los directivos del centro, mediante encuestas.
La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Informacin se ha incrementado notablemente en los ltimos aos, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilizacin, entre las que se destacan: Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos. Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias del archivo de facturas. Permite compartir informacin. Permite mantener la integridad de la informacin: es una de las cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que slo se almacena la informacin correcta. Independencia de datos: implica un divorcio entre programas y datos. Mayor eficiencia en la gestin de almacenamiento.
Los sistemas de bases de datos requieren que la institucin reconozca el papel estratgico de la informacin y comience activamente a administrar y planear la informacin como recurso corporativo. Esto significa desarrollar la funcin de administracin de datos con el poder de definir los requerimientos de la informacin para toda la entidad y con acceso directo a la alta direccin. La administracin de la informacin es la responsable de las polticas y procedimientos especficos mediante los cuales los datos pueden ser administrados como recursos institucionales. Entre estas responsabilidades se incluye el desarrollo de la poltica de informacin, la planeacin de los datos, contemplan un diseo lgico de la base de datos por los especialistas en sistemas de informacin y los grupos de usuarios finales. El principio fundamental de dicha administracin es que los datos son propiedad de la institucin como un todo. No pueden pertenecer exclusivamente a alguna de las reas o unidades organizacionales. Deben quedar disponibles para que cualquier grupo que lo requiera alcance su misin. Por ello, se debe formular una poltica de informacin que especifique sus reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar la informacin. Dicha poltica traza procedimientos y responsabilidades especficas, que definen qu unidades de la institucin comparten la informacin, donde puede distribuirse y quin es responsable de actualizarla y mantenerla. Mtodos de seguridad y control de la calidad de la informacin: Se define como el conjunto de procedimientos y tecnologas asociadas a la proteccin y seguridad de la informacin para el departamento, de forma tal que asegure la disponibilidad permanente del Sistema, as como el acceso al mismo. En este sentido, se identificaron cinco aspectos esenciales: 1. Definicin de los sistemas operativos y servidores 9
2. 3. 4. 5.
Estabilidad, confiabilidad y redundancia en los servidores Salva en soportes auxiliares de la informacin Configuracin de usuarios, roles y permisos Recuperacin ante desastres,
Por otro lado, existen una gran cantidad de factores tcnicos y culturales que determinan la configuracin de los elementos bsicos que soportan el mecanismo de seguridad del Sistema. Los elementos identificados y la configuracin seleccionada son los siguientes: Elemento Sistema operativo del servidor Servidor de base de datos Sistema operativo del cliente Protocolo de comunicacin Tipo de red Va de acceso a los datos Niveles de permiso Configuracin seleccionada Windows NT Server o Windows 2000 Server SQL Server 7 o SQL Server 2000 Windows NT, Windows 2000 Windows XP TCP/IP Intranet Va Web En funcin de los diferentes roles definidos
El Sistema cuenta con dos tipos de informacin una textual y la otra estructurada en un sistema de base de datos gestionada a travs de un servidor. Para la proteccin de la referida informacin se definen cuatro tipos de salvas: completa y diferencial de la base de datos, la del archivo de transacciones y la de un archivo o grupo de ellos. El administrador del Sistema asociar al mismo todos los grupos del dominio de Windows que sean necesarios para su funcionamiento y configurar los permisos de cada grupo sobre cada base de datos y cada uno de sus objetos. El administrador de contenido ser el encargado de definir quines tendrn acceso y cules sern sus privilegios. Un momento importante de la proteccin de la informacin es la recuperacin ante desastres, el cual depender de cmo se haya ejecutado el procedimiento de salva y configuracin de usuarios. Las contingencias para el Sistema de Informacin deben corresponderse con las previstas para todos los Sistemas Informticos de la institucin y por lo tanto, encontrarse recogidas en el Plan de Contingencia elaborado a tal propsito, pero con carcter limitado. Existe consenso y conciencia general sobre la importancia de la Seguridad de los Sistemas de Informacin. La misma est relacionada con la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin tratada por los ordenadores y las redes de comunicacin. Esta actividad merece la mayor prioridad por parte de todos los involucrados. Estrategias para implementar el Sistema de Informacin Estratgico Propuesto Como resultado del anlisis de los problemas que estn limitando actualmente el desarrollo de los Servicios Informticos en la ELAM, se determinaron las siguientes estrategias: La base de que el Sistema de Informacin Estratgico propuesto funcione eficientemente, depende en gran medida de que la informacin soportada en l se mantenga actualizada y est al alcance de los que la necesitan en el momento oportuno y con la calidad requerida para que pueda ser utilizada en el 10
proceso de toma de decisiones. Desarrollar relaciones de trabajo y establecer compromisos entre el Departamento de Servicios Informticos, los distintos departamentos de la Vicerrectora de Investigacin, Postgrado y Desarrollo Tecnolgico y dems Vicerrectoras de la ELAM, garantiza un flujo de informacin adecuado. El servicio de Internet constituye una fuente de recursos de informacin y conocimientos compartidos, no slo dentro de una misma institucin, sino tambin a escala mundial. Es la va de comunicacin que permite establecer la cooperacin y colaboracin entre un gran nmero de comunidades y grupos de inters por temas especficos. Fomentar la participacin de los directivos y personal docente en este medio a travs de listas y foros de discusiones, intercambios de experiencias, de informacin con fines docentes e investigativos representa una fortaleza para la institucin. La introduccin y uso de las TIC en la mayora de los procesos de servicios, de gestin y acadmicos se muestran en la actualidad como una accin modificadora de no retorno. Dar a conocer a travs de talleres, encuentros, conversatorios, las potencialidades que tienen y la manera de explotarlos racionalmente influye de un modo positivo en la utilizacin de estos recursos. El conocimiento por parte de los directivos sobre elementos esenciales que tienen relacin con la tecnologa necesaria para el desarrollo de los servicios informticos y su actualizacin, representa una labor importante. Publicar en la pgina Web de la Intranet el comportamiento y estado del equipamiento para su conocimiento y uso sera de gran utilidad. En la Internet se conoce como el primer carril al servicio de correo electrnico, porque es el servicio que ms se utiliza, abarcando el 35 % de las comunicaciones totales y superando en muchos casos a la navegacin por las pginas Web. En la ELAM este servicio se comporta de manera similar, por lo que desarrollar actividades que fortalezcan el uso de esta herramienta en el envo y recepcin de informacin por los usuarios para su desempeo laboral es de suma importancia. En la ELAM se encuentran a disposicin de los usuarios un grupo de servicios informticos, dentro de estos los ms utilizados son el correo electrnico e Internet, pero servicios como el FTP, bsqueda on line, recursos compartidos y los servicios tcnicos, que tambin ofrecen informacin variada de utilidad para los directivos se encuentran subutilizados por desconocimiento. Integrarlos a la pgina Web y divulgar sus posibilidades representa un valor no despreciable para el uso eficiente de los mismos. En la esfera de las tecnologas, su mantenimiento adquiere una importancia vital porque contribuye a prolongar el tiempo de vida til. Planificar y destinar un presupuesto para la ejecucin de los planes de mantenimiento curativo y preventivo, influye en la eficiencia del servicio que se brinda. La retroalimentacin de los trabajadores con personal afin de otros centros de igual perfil y el intercambio de experiencias, hoy da permite avanzar de una manera ms acelerada. Una va posible de solucin lo constituye elaborar convenios para la transferencia de informacin con otras universidades mdicas o de otro tipo. La asignacin en la ELAM de los nuevos recursos que se adquieren no se corresponde con las necesidades del rea para donde fueron destinadas. Analizar e implementar permanentemente la distribucin y uso racional de los recursos informticos resolvera el problema. La superacin profesional constituye en la esfera de los Servicios Informticos una necesidad de primer orden, ya que exige sistematicidad pues los cambios en esta materia se suceden 11
constantemente. Se impone establecer coordinaciones con la Direccin de Postgrado de la ELAM y el rea de capacitacin de la Direccin de Recursos Humanos, para recibir cursos especializados, al igual que elaborar convenios con otros organismos con el propsito de garantizar la educacin continua de los trabajadores del Departamento. El Departamento de Servicios Informticos presenta algunas condiciones poco favorables para el desarrollo de sus funciones como la escasez de personal con una preparacin adecuada; el completamiento de la plantilla se encuentra en un 53 %, y la composicin del mismo es mayoritariamente de personal tcnico medio, lo cual incide en que deben estudiarse diversas variantes que garanticen la incorporacin de nuevo personal con nivel de preparacin acorde a las necesidades del mismo. El nivel de informatizacin de la institucin todava es baja, se han privilegiado los procesos administrativos respecto a los docentes. Se requiere entonces apoyar a las reas acadmicas en la elaboracin de material didctico y en la utilizacin al mximo de los laboratorios de computacin, as como, integrar en el mbito informtico sistemas de control docente, seguimiento a egresados, entre otros. Conclusiones
1. La ELAM cuenta actualmente con una infraestructura computacional amplia y moderna que le
permite brindar servicios tales como, el de Internet, correo electrnico, Transferencia de ficheros (FTP), recursos compartidos entre otros, en todo el campus universitario, tanto para el rea acadmica como administrativa. Dichos servicios son los encargados de la organizacin y administracin de la informacin soportada en los mismos, para contribuir al apoyo de la docencia, el postgrado, la gestin institucional y las actividades de extensin.
2. El acceso a la informacin en el Departamento de los Servicios Informticos de la ELAM enfrenta
serias limitaciones, entre las que pueden mencionarse; problemas en el flujo informativo; uso ineficiente de los recursos informticos instalados; escasos vnculos de colaboracin con otros departamentos e instituciones; no se cuenta con una estructura que responda a las necesidades informativas de la institucin; la informacin suministrada por la institucin es insuficiente para llevar a cabo los procesos de planificacin estratgica y la posterior evaluacin de los resultados de cada curso acadmico; no existen informaciones estadsticas publicadas en la Intranet para el acceso de los directivos que le sirvan al proceso de toma de decisiones, entre otras.
3. Las necesidades principales y disponibilidades de informacin en el Departamento de Servicios
Informticos estn relacionadas con la gestin del Departamento (Plan de Resultados, Autoevaluacin parcial y Final del Departamento); con la base documental del uso de los servicios informticos (Plan de Seguridad Informtica, Plan de Contingencia, Poltica de Internet, Reglamento Interno de la Red, entre otros); con el soporte tecnolgico instalado (equipamiento existente, esto incluye cantidad de PC, impresoras y otros perifricos, estado tcnico de los mismos, nivel de actualizacin de los medios, aplicaciones informticas elaboradas o no en la ELAM) y en la superacin profesional (cursos que se ofertan, plan de superacin profesional, entre otras).
4. El Sistema de Informacin Estratgica propuesto tiene un conjunto de indicadores, organizados por
las perspectivas de usuarios, de procesos internos, aprendizaje y desarrollo, y financiera. Estos indicadores son de gran utilidad para la recoleccin y divulgacin de datos, que inciden de manera significativa en los procesos de planificacin, control, evaluacin y toma de decisiones, as como, una eficiente recopilacin, procesamiento, difusin y actualizacin sistemtica de la informacin. 12
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