UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE AGRONOMIA PROGRAMA DE INGENIERIA AGROINDUSTRIAL

Microsoft Office EXCEL

Introduccin a la Computacin
Profa: Ing. Msc. Mara Mercedes Cambil C
Marzo 2012

Agenda
Explicar como iniciar y salir de un Libro de Trabajo. Definir los conceptos bsicos. Aplicar los procedimientos para la organizacin de la informacin en una hoja de clculo. Reforzamiento de Conceptos Ejercicios Prcticos Compromisos prxima clase

Cmo entrar al Programa Excel?

Tiene dos opciones para comenzar a trabajar:
apuntar y pulsar con el botn izquierdo del ratn el cono de Excel que aparece en el Desktop o Escritorio. Hacer clic en:
Inicio- Programas- Microsoft Excel

Cmo entrar al Programa Excel?

Crear un nuevo Libro

Al abrir Excel la primera vez automticamente se crea un Libro de Trabajo o archivo. Si queremos crear un nuevo Libro hacemos clic en Archivo Nuevo. Otra forma es haciendo clic directamente en el icono de la barra de herramientas.

Abrir un Libro ya creado

Cmo se guarda en Excel

Se elige el men Archivo / Guardar. La primera vez, le pedir el nombre del archivo y su ubicacin. Las dems veces cuando pulse el botn o el men Guardar, Excel no preguntar nada. Si quiere colocar contrasea, debe elegir el botn Herramientas del cuadro de dilogo Guardar como

Guardar como

Cmo salir de Excel?

Cerramos todo el libro de trabajo o archivo

Cerramos solo el Archivo que tenemos abierto

Si no ha hecho ningn cambio simplemente se cierra. Si ha guardado con anterioridad tambin se cierra.

Hoja de clculo
En los procesos de almacenamiento, contabilizacin y recuperacin de informacin, suelen usarse programas que permiten el manejo simultneo de mltiples datos. Se llaman hojas de clculo, hojas electrnicas o spreadsheet.

Utilidad
Las hojas de clculo son tiles para: Llevar contabilidad. Llevar inventarios. Hacer estados de cuenta. Clasificar operacin. Estadsticas. Graficar resmenes de datos. Etc.

Programas
Estos son los productos ms famosos de hojas de clculo
Lotus Quattro Pro (Qpro) Excel

Vamos a trabajar con el programa de Excel.

Microsoft Excel
Es la hoja de clculo de Microsoft. Es el programa ms popular Windows en esta rea. La extensin de sus archivos es
XLS en Office 2003 y anteriores y XLSX en Office 2007.

para

Es un programa fcil de comprender y utilizar.

Microsoft Excel
Excel es la herramienta de Office que facilita la creacin de hojas de clculo de una manera rpida permite procesar nmeros y ayuda a realizar clculos desde los ms simples hasta los ms complejos que implican manipular muchos nmeros y realizar muchas operaciones numricas

1 2 3

Barra de Ttulo

minimizar

Botn de Office

Barra de frmula
Celda activa J13
FILA 13

maximizar o restaurar

Barra de herramientas de acceso rpido

COLUMNA J

Pestaas que identifican las hojas

8 Barra de desplazamiento

1. Cuadro con el nombre de referencia activa. 2. Celda activa Muestra un borde grueso. Para digitar datos. 3. Celda El rea donde una fila y una columna se unen. 4. Encabezado de columna. 5. Fila - Una lnea horizontal de celdas. Un nmero identifica cada fila. 6. Columna - Una lnea vertical de celdas. Una letra identifica cada columna. 7. Encabezado de fila. 8. Barras de desplazamiento.

Barra de estado
Listo Ready
Indicador de modo

Botones de presentacin Salto de pgina de vista previa Permite visualizar cuando rompemos la pgina. Diseo de pgina Permite ver la hoja en forma de tabla. Vista normal Muestra el formato del texto, simplifica el diseo de la pgina, de forma que se puede escribir y modificar rpidamente. Ajuste del tamao del documento en ventana zoom

Bandas de opciones
Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar. Contienen los comandos ms importantes y aquellos que el usuario va utilizando. Muestran un comportamiento inteligente.

Continuacin: Bandas de opciones

Inicio Home

Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto, alineacin nmeros, estilos, celdas y edicin.

Continuacin: Bandas de opciones

Insertar Insert Al pulsar esta pestaa se encuentran las herramientas de acceso rpido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, grficas, enlaces y texto.

Continuacin: Bandas de opciones

Disposicin de la pgina Page layout En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseo de la pgina, tales como: temas-fondos,-themes, configuracin de la pgina, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

Continuacin: Bandas de opciones

Frmula Formulas En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librera de funciones, definir los nombres, auditar las frmulas, clculo.

Continuacin: Bandas de opciones

Data En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.

Continuacin: Bandas de opciones

Revisar Review

Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisin de los documentos. Entre las funciones se encuentran: edicin, comentarios y cambios.

Continuacin: Bandas de opciones

Vista View La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar zoom, ventanas y macros.

Continuacin: Bandas de opciones

Aadir Add ins

Las funciones que aparecen en esta banda permiten trabajar con el men de comandos y personalizacin de barras.

Alineacin

Alineacin: Nos permite ajustar el contenido de una celda.

Cambio de formato nmeros

Formato de nmeros: Nos permite modificar el contenido de una celda, segn corresponda.
Versin: Microsoft Excel 2007

Formato de Celdas
Formato de Celda: Nos permite modificar el tipo de dato, alineacin, fuente, bordes, rellenos y adems administrar niveles de seguridad de una o varias celdas.

Cambio de las fuentes

Bordes y sombreados

BOTONES DE ESTILO PARA EL FORMATO DE CELDA Y NMEROS

1
1.

6
$50.00 20.00% 1,200.00 agrega un lugar decimal elimina un lugar decimal

2. 3. 4. 5. 6.

Combinar y centrar Estilo moneda Estilo porcentual Estilo millares Aumenta decimales Disminuir decimales

(merge and center) (currency style) (percent style) (comma style) (increase decimal) (decrease decimal)

PARTE PARCIAL DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

1 1. 2. 3. 4.

Autosuma. Despliega las funciones para trabajar frmulas. Ejecuta la funcin de ordenacin ascendente. Ejecuta la funcin de ordenacin descendente.

Libros y hojas
En el dibujo anterior vimos representada una hoja de clculo. Pero en realidad un archivo de Excel se compone de varias hojas de clculo, hasta un mximo de 255. Ese conjunto de hojas se llama Libro. El nombre del libro lo determina el nombre del archivo.

Libros y hojas
El nombre de la hoja lo da Excel por defecto (Hoja1, Hoja2, etc.) pero el usuario puede cambiarlo. Basta hacer doble clic sobre la hoja. Todo usuario organizado le da nombre a las hojas para saber de qu trata. No se debe meter toda la informacin en una sola hoja: clasifquela.

Celda
A la interseccin entre una columna y una fila se le llama celda. Cada celda tiene su propia referencia o identificacin

Referencia

Celda activa El cursor en Excel, luce como una cruz color blanco.

Celdas
Para que el trabajo en una hoja de clculo sea efectivo, llene cada celda con un solo dato. Para llenar una celda, debe seleccionarla y escribir. Se sabe que una celda est seleccionada porque su borde est resaltado, es ms oscuro que el de las dems celdas.

Filas y Columnas
La informacin se ubica en celdas. Cada celda es la interseccin entre una filas y una columna. Dentro de una hoja de clculo, puedo hacer referencia a una o varias celdas. Cada celda tiene su direccin o localizacin dentro de la hoja. Una hoja tiene 65536 filas y 256 columnas como mximo.

PUNTOS QUE DEBEMOS RECORDAR

Cada columna tiene una letra que identifica y cada fila tiene un nmero. La interseccin entre una fila y una columna se llama celda. Para escribir ecuaciones en Excel es necesario conocer los comandos matemticos, tales como:

Botones de navegacin
Estos botones te permiten desplazarse fcilmente a otra hoja de clculo dentro de un libro de Excel. El libro viene con tres hojas de clculo, pero pueden aadirse ms.

Cmo moverse en la hoja de clculo?

Para recorrer la hoja de clculo:
Tab Enter Flechas direccionales Barras de desplazamiento

Entrada de informacin
Al entrar informacin a la celda, sta aparecer simultneamente en la barra de formulas.

En Excel, el cursor luce como una cruz color blanco

Entrada de Informacin
Escoga la celda en la que desea escribir. Si deseas cambiar la informacin, da doble clic en la celda y corrige.

Tamao de columnas
El ancho de la columna se puede modificar o ajustar manualmente o mediante el empleo de la opcin de autoajuste. Debe colocar el puntero del ratn sobre
la lnea que divide una columna y otra, cuando aparezca la herramienta de ajuste, se arrastra hacia el lado.

Cambiar tamao y mover

Sin sacar el puntero de la seleccin, muvalo hasta que aparezca la flecha; luego arrastre.

Haga clic para aumentar el ancho

Insercin de filas
Siga estos pasos para agregar una fila:
Haga clic en la fila donde desea agregar una fila nueva. Seleccione Insert Rows en la barra de mens. Las filas inferiores se desplazarn hacia abajo. Vea ilustracin grfica ms adelante...

Ejemplo

Nota: La interfaz de este programa est en espaol.

Insercin de columnas
Haga clic en la columna donde desea agregar una columna nueva. Seleccione Insert Columns en la barra de mens. Las columnas existentes las mover a la derecha.

Ejemplo

Seleccin de varias celdas

Al hacer clic en la celda el puntero del ratn se transformar en una cruz grande, color blanco. Mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrstrelo hasta la ltima celda que desea seleccionar. Al soltar el botn del ratn las celdas seleccionadas aparecern sombreadas.

Seleccin de varias celdas (cont.)

Para seleccionar celdas que no son contiguas mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los dems.

Seleccin de columnas y filas

Seleccione una columna

Toda la hoja de clculo

Seleccione una fila

Nota: Al colocar el puntero en el rea de columnas o filas, el cursor se convertir en una flecha color negro.

Mover o Copiar Informacin

Seleccionar los datos Sobre la seleccin oprimir el botn derecho del ratn y seleccionar cut o copy Luego moverse al lugar donde llevar los datos, oprimir clic derecho y escoger la opcin paste

Desplazarse por celdas

Oprima Enter, las flechas del teclado o la tecla TAB para moverse por las celdas.

Rangos
Un conjunto de celdas se denomina rango. Un rango puede ser una fila, una columna, o un cuadro de celdas. Por ejemplo, el rango A10:E15 se refiere a todas las celdas comprendidas entre las celdas A10 y E 15.

Rango A10:E15

Operaciones de seleccin
Una columna: haga un clic sobre el ttulo de la columna. Una fila: haga un clic sobre el ttulo de la fila. Varias celdas: haga clic en la primera celda y arrastre el puntero hacia la direccin deseada.

Celdas seleccionadas

Operaciones con selecciones

Para eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, oprima DELETE. Para mover el contenido de las celdas, coloque el puntero en uno de los bordes de la seleccin hasta que aparezca una flecha. Cuando aparezca, haga clic y arrastre. Para cambiar el tamao de una fila o columna, arrastre el borde del ttulo para aumentar el ancho o el alto, segn el caso.

Operaciones con hojas

Para moverse entre una hoja y otra, puede: Hacer clic en la etiqueta de hoja deseada. Pulsar CONTROL + PAGE DOWN para avanzar, o CONTROL + PAGE UP para retroceder. Usar las flechitas de desplazamiento por hojas, haciendo clic en el botn correspondiente. O hacer clic con el botn derecho sobre las flechas para ver el nombre de la hoja adonde desea moverse.

Desplazamiento por hojas

Ir a la anterior Ir a la primera

Ir a la siguiente Ir a la ltima

Creacin y eliminacin de hojas

Para insertar una nueva hoja, oprima el men Insertar / Hoja de clculo. Para borrar una hoja, haga clic con el botn derecho sobre la hoja y elija Eliminar.

Creacin y eliminacin de hojas

Para seleccionar un rango de hojas, haga clic en la primera, oprima Shift y sin soltar haga clic en la ltima. Para seleccionar hojas no contiguas, oprima Control y sin soltar haga clic en cada hoja. Puede borrar varias hojas seleccionadas.

Rango de hojas

Hojas no contiguas

Formato de selecciones
Podemos aplicar formatos similares a los de Word a las celdas y sus contenidos. Basta con seleccionar la celda o celdas que se desee modificar, y hacer clic en el men o botn correspondiente.. Veamos un resumen de los formatos que se pueden aplicar.

Modo de obtener ayuda en Excel

Oprima F1 para activar el Asistente. Oprima Shift+F1 y lleve el puntero hacia la zona de la pantalla de la cual desee ayuda. Oprima el botn derecho del mouse sobre cualquier men, herramienta o botn de cuadro de dilogo para ver la opcin Qu es esto. Luego haga un clic sobre ese mensaje y ver una ayuda especfica.

F1 para el Asistente

Shift + F1 para ayuda especfica

Ayuda en un cuadro de dilogo

Actividad Prctica

Compromisos Prxima Clase

Profundizar lo dado en clase. Investigar sobre : 9 Niveles de Prioridad de los Operadores. 9 Formato Condicional 9 Errores dados en Excel Ejercicios Prcticos Entrar en la Plataforma para el Quiz Terico

Gracias y nos vemos la prxima semana!