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Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracin de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora,

incluso para los ms sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar al organizador y, lo que es ms grave an, al patrocinador. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

Por qu organizar el evento?


Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y barata de transmitir al pblico beneficiario tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicacin. Est claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente ldicos.

Planificacin y organizacin del evento


Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si es mejor contratar una agencia de organizacin o a un experto. Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organizacin tcnica, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t las tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusin de economa, por los previsibles fallos en los que incurrirs. Usa nuestra herramienta eventilo.com para organizar eventos online de forma sencilla. Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociacin profesional, como, por ejemplo, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), la AEDMC (Asociacin Espaola de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andaluca, OPC Spain, o UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes). Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til sobre lugares de celebracin y proveedores. Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, segn Cotterel, se necesitarn con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, ms dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebracin, para organizar una conferencia de dos o tres das de duracin para 200 personas. Si eliges la primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls, Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico beneficiario, la asistencia prevista, las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento


Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre s, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato. Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formacin o de preparacin individual, viajes de incentivos, conferencias cientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Adems, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o hbridos, mezclas de dos o ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.

Pblico beneficiario y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la direccin, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el comit de planificacin) cules van a ser el formato y la duracin del evento. Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes. Si no ests completamente seguro del pblico al que te vas a dirigir o del nmero de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin) puede ser de pesadilla. En el caso de las actividades ldicas, cursos/cursillos, reuniones en el da, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sera diferente en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con un perodo vacacional, quiz sea necesario permitir la asistencia de cnyuges e hijos, con los problemas adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el mximo de este tipo de eventos, vienen acompaados de sus cnyuges, llegando unos das antes de su comienzo y quedndose unos das despus de su conclusin, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino extico. A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a jefes de cursillo (a veces con mucha antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicacin. Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando

se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalas.

Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de gestin, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercializacin, venta de productos, etc. Si ests organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quines, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada captulo de gastos. Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible. Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.

Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura. Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebracin y/o actividades ldicas. La flexibilidad es, adems, una excelente herramienta de negociacin. Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercleas si la planificacin implica la reserva de un sinnmero de billetes de avin y de habitaciones de hotel.

Destino y lugar de celebracin

Tanto para la presupuestacin como para otras consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin, de dnde celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el patrocinador, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Serrana de Ronda, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Sevilla), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios". A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de transporte. Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del pblico beneficiario antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay cada vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros y yates , por enumerar slo unos pocos. Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia