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SUPPORT DE FORMATION DES UTILISATEURS

THME : EPA + CONSULTATION + BC + SUIVI + FOURNISSEURS

Novembre 2011

Habib Hammami
Habib.hammami@arabsoft.com.tn

Le Plan
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Prsentation dArabsoft Produits Arbah

Notre Socit
Prsentation Savoir faire et comptences Produits et rfrences

Prsentation
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Raison Sociale : N de registre de commerce : Matricule Fiscal : Date de cration de la Socit : Nom et Prnom du Responsable : Potentiel Technique :

ARAB SOFT B 163061997 036 140 E/B/M/000 1985 Mohamed TRIKI 130 employs dont 110 reprsentant leffectif technique (concepteurs, dveloppeurs, formateurs)

Cre en 1985 avec un effectif de 8 employs et disposant actuellement dune quipe dpassant les 130 employs, la socit ARAB SOFT a connu ds sa premire anne dexistence une croissance rapide qui la propulse au rang de leader national en ingnierie de software anticipant ainsi lvolution invitable de lensemble du march.

Savoir faire et comptences

Environnements et Outils de Dveloppement
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Les mthodologies de conception

MERISE UML BPMN

Les outils de conception

DESIGNER 2000 AMC DESIGNER RATIONAL ROSE MEGA

Les systmes dexploitation matriss et utiliss

Les systmes de gestion de base de donnes matriss et exploits

NOTRE SAVOIR FAIRE

Depuis 1996, et dans un souci dtre toujours en tte, la socit Les outils de a opt pour une stratgie dutilisation de Les outils de dveloppements dveloppements nouveaux concepts de conception et pour le WEB dveloppement
VISUAL STUDIO 6.0 et .NET FORMS 4.5, 5, 6i, 9i PL /SQL BORLAND JBUILDER 10

UNIX ORACLE 7i, 8i, 9i, 10g NOS COMPETENCES SOLARIS My SQL Etude LINUX SQL Server - WINDOWS NT Conception - WINDOWS 2000 de logiciels sectoriels Dveloppement WINDOWS XP

JSP ASP volution saccommode avec toutes Notre Apache PHP techniques de communication ! JAVA, JAVA SCRIPT COLD FUSION STUDIO J DEVELOPER

spcifiques - Dveloppement de logiciels standard - Dveloppement dynamiques Les serveurs de sites WEB - Formation sur les logiciels Communication conus et distribus dapplications - Dploiements de solutions en architectures ORACLE Application Rseau Ethernet clients / serveurs & ntiers Server TCP/IP

les

WIRELESS etc.

Prsentation dARABSOFT
Politique Qualit
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Notre qualit Certifis ISO 9001 Ed. 2008 ARABSOFT construit depuis 26 ans une relation de confiance avec ses clients, en les accompagnant dans toutes les tapes de leurs projets avec un souci constant de qualit.

Prsentation dARABSOFT
Politique Qualit
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Garantir la satisfaction totale de nos clients autant sur le march local qu linternational Garantir une ralisation des prestations dans un esprit qualit gnral Veiller une performance du couple comptencesexigences Faire de la rentabilit des projets la proccupation de tous les collaborateurs et partenaires

Produits et rfrences
Les progiciels standard
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AMIN
AJIR

Gestion Comptable & Financire Gestion des Ressources Humaines Gestion Commerciale, approvisionnements et stocks Gestion des Services Administratifs. Gestion des Affaires Juridiques & du Contentieux Gestion Htelire Intgre Gestion des Centres de Thalassothrapie Gestion de la Maintenance Assiste par Ordinateur (GMAO) Centrale de crdits aux particuliers Portail pour un Groupe International Site Arab Soft

ARBAH
ARZAK HOUKOUK IKAMA CHIFAA SIANA Les sites Web

Produits et rfrences
Le spcifique
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Centrale des renseignements conomiques

Centrale des crdits ligibles au refinancement

La Banque Centrale de Tunisie

Centrale des risques et fonds national de promotion de lartisanat et des petits mtiers Centrale des crances cdes aux socits de recouvrement

Centrale des chques impays.

Centrale des bilans

Centrale des actifs classs

Rfrentiel pour tous les centres de la Banque Centrale de Tunisie

Produits et rfrences
Le spcifique
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LOffice National de lAssainissement

La Cour des Comptes

Gestion de contrle budgtaire

Gestion des centres dexploitation et dpuration des eaux uses

Centralisation et contrle budget gnral de lEtat Centralisation et contrle des recettes de lEtat Gestion des oprations de trsorerie

Systme de gestion de la clientle

Centralisation et contrle des budgets des services de lEtat

Conception et mise en place du systme dinformation de la Cour des Comptes

Produits et rfrences
Le spcifique
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LANPE

La Rgie Nationale des Tabacs et Allumettes

Ministre de lagriculture

Socit Nationale des rsidences

Observatoire Tunisien de lEnvironnement et du Dveloppement Durable Systme de gestion environnemental Gestion des indicateurs environnementaux et du dveloppement durable Gestion de distribution des tabacs, allumette et drivs

Projet AVFA

Projet de gestion la OMRA

Projet FIOP

ARBAH
Gestion des achats et des stocks
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Outils de dveloppement : Forms 6i/9i

Architecture client/ serveur ou architecture trois tiers, avec des postes clients lgers.

Base de donnes : Oracle 9i/10G/11G Version 6 depuis 2003 (Exprience de 25 ans pour les versions antrieures) Version Java-J2E en cours

ARBAH
Rfrences
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120 utilisateurs simultans travaillant distance et partir des agences rparties sur tout le territoire tunisien

50 utilisateurs simultans

SPROLS, BSB
100 utilisateurs simultans travaillant distance partir des agences rparties sur tout le territoire tunisien

Plusieurs autres rfrences

BTS, SNIT Tunisair Handling

ARBAH
Modules
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Appel dOffres Pilotage Achats Prvisionnels

Assurance

Parc

Un Systme intgr regroupant la majeure partie des fonctions d'une entreprise Gestion des caractre : Public , Achats Locaux et Etrangers Commercial et Services
Maintenance

Stocks

ARBAH
Interfaces
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AMIN Rfrentiel Commun

ARBAH
Achats Prvisionnels Appels d'Offres Gestion des Achats Locaux et Etrangers Stocks

ARBAH
Interfaces
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Rfrentiel Commun Paramtrage Gestion des Articles Gestion des Fournisseurs

ARBAH
Rfrentiel Commun : MAJ du Bureau dOrdre
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ARBAH
Rfrentiel Commun : MAJ des Sites
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Menu
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ARBAH
Rfrentiel Commun : Gestion des Articles
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ARBAH
Rfrentiel Commun : Gestion des Articles
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Articles
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Rfrentiel Commun: Gestion des Articles
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Articles
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Articles
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ARBAH
Rfrentiel Commun : Gestion des Fournisseurs
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Fournisseurs
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Rfrentiel Commun: Gestion des Fournisseurs
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ARBAH
Rfrentiel Commun : Gestion des Fournisseurs
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Fournisseurs
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Rfrentiel Commun: Gestion des Fournisseurs
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ARBAH
Rfrentiel Commun: Gestion des Fournisseurs
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ARBAH
Rfrentiel Commun : Gestion des Fournisseurs
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MACRO-PROCESSUS des Achats & des Stocks

Utilisateurs (demandes Matriel ou Services) Expression des besoins tudes prvisionnelles & Bureaux de Mthodes
Accord Budget

Demandes dachat

Prvisions Trsorerie

Demandes dachat valides

Commandes & Marchs

Prparation & Lancement consultations & AO/ Elaboration Engagements

Commandes & Marchs valids

Clture Engagements
Rception

Suivi ralisation & clture engagements

Mise disposition & livraison matriel

Utilisateurs (services, matriel non stockable) Rception, desserte, transfert, stockage

Fournisseurs

Comptabilit Fournisseurs

Magasins

Comptabilit Stocks

Utilisateurs (matriel stockable)

Trsorerie

ARBAH
Interfaces
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Gestion prvisionnelle des achats

ARBAH
Gestion prvisionnelle des achats : Diagramme des flux
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Gestion des Dossiers achats'

Gestion des Achats

Prvisionnels
Dossier Achat Etat Davancement

Stock /Achat

Prvisions Confirmation

Donnes Achat, stock Etudes Prvisionnelles Des Achats

Unit de base

Rcupration plafond budgtaire Note de besoins Demande de confirmation

Budget

ARBAH
Gestion prvisionnelle des achats
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Gestion des Achats

Prvisionnels

Lapplication ARBAH Gestion prvisionnelle des achats dtermine les achats prvisionnels en fonction de lhistorique de consommation
Enqutes selon projet programme effectue par lURG pour les URB Discussion du budget. Actualisation. Validation Elaboration du pr budget et correction de budget en quantit et en valeur Edition des tats du budget prvisionnel valids

Prise en charge des demandes dachat planifies

A- Circuit des besoins prvisionnels priodiques

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Prparation note et listes de prvisions des Units de base pour les articles acheter pour lexercice prochain tablies et valides (verrouillage& envoi liste) par le Gestionnaire Central des Prvisions (GCP) - Mise jour de la liste des accessoires (sil y a lieu) liste gnre par le systme (sans quantit) puis mise jour par le GCP.

2- Mise jour et affectation des listes aux UB tablies et valides par le GCP
Envoi par courrier en parallle au systme

3- Prparation des Prvisions par les Units de base : Quantits arrtes par bureau dtudes / BDM / Units techniques. vrifies par UFC / BDM / Autres. approuves par le Chef dUnit.

4- Contrle et correction des prvisions des UB : tablis et valids par le GCP. 5- Consolidation des besoins (des UB et du GCP) : COMBIEN ACHETER ? tablie par le GCP. Mise jour des prvisions des accessoires : (quantits consolides+ autres accessoires) Etablie par le GCP

9-Impression fiche projet puis signatures : Imprime(s) par le GCP et signe(s) par les instances concernes (budget, direction, SPCM, direction gnrale)

8-Validation Demande(s) dAchat et fiche projet : valides par le Chef hirarchique du GCP

7- Gnration demande(s) dachat, valorisation et contrle budgtaire : tablie par le GCP, avec contrle budgtaire via le systme

6- Gnration et consultation des plannings dachat : QUAND ACHETER ? tablies par le GCP.

ARBAH
Gestion prvisionnelle des achats : Raccourcie
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URL : http://10.3.4.50/forms/frmservlet?config=epa

Un raccourci de lapplication via le Navigateur web install

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Prparation note et liste des prvisions des U.B
40

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : MAJ et Affectation des Listes aux U.B
41

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Prvisions par les U.B
42

Quantit !!!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Contrle et Correction des prvisions des U.B
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Corriger Quantit par unit de base !!!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Consolidation des besoins
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Quantits Consolides

Dtails des besoins ???

Validation aprs accord budget

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Consultation des Plannings darchitecture
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Acheter Aujourdhui ou demain !!!!!

Je crois que peut tre que le mois prochain !!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Demandes dachats
46

AO / Consultation !!!!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Validation des demandes dachat
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Valide Demande Non Accessible par le Responsable Engagement !!!

B - Circuit dun besoin dachat ponctuel

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1-Demande dachat ponctuel et fiche projet : tablie par le gestionnaire habilit G, aprs contrle budgtaire via le systme

2-Validation Demande dAchat : valide par le Chef hirarchique

3- Impression fiche projet puis signatures : tablie par le gestionnaire G et signe par les diffrents responsables

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Demandes dachats
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AO / Consultation !!!!

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Demande dAchat
50

Pour Consulter une demande dj existante : cliquer sur RECHERCHER , saisir le ou les critres de recherche ( N demande , date ) Cliquer une deuxime fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher la ou les demandes recherches

Pour la cration dune nouvelle demande : Saisir la date ou modifier celle affiche par le systme Saisir : Le type de lachat (Liste droulante) Renseigner le magasin / Projet et OT sils existent OBJET : Information obligatoire Passer au dtail pour pouvoir saisir les articles Le code article est saisi directement ou slectionn partir de la liste Si larticle recherch est introuvable, procder la saisie dune demande de cration (pour les articles autre que le type MATERIEL) et ceci en cliquant sur le bouton droit de la sourie qui affichera la maquette de la demande de cration. Lunit et le prix estimatif de larticle saffichent ( si larticle est dj approvisionn), Saisir la quantit Rpter pour chaque article. Passer ensuite la saisie du montant major et arrondi qui ne doit pas dpasser le montant total estim major par un taux paramtrable par unit. Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER La demande de lachat peut tre dite en cliquant sur le bouton IMPRIMER Cliquer sur le bouton FICHE PROJET AO / CONSULTATION pour renseigner le type et nature de lachat ainsi que le type de financement. La fiche projet peut tre dite en cliquant sur le bouton IMPRIMER Fermer la fentre de la fiche projet et Enregistrer en cliquant sur le bouton SAUVEGARDER

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Validation des demandes dachat
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Valide Demande Non Accessible par le Responsable Engagement !!!

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Validation Demande dAchat
52

Pour Consulter une demande dj existante : cliquer sur RECHERCHER , saisir le ou les critres de recherche ( N demande , date ) Cliquer une deuxime fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher la ou les demandes recherches

A ce niveau la demande affiche peut subir encore des modifications Aprs :

Cliquer sur le bouton VALIDER pour valider la demande Ou Cliquer sur le bouton NE PAS VALIDER pour ne pas valider la demande le motif du non validation est obligatoire dans ce cas Ou Cliquer sur le bouton REJETER pour rejeter la demande : le motif de rejet est obligatoire dans ce cas

Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER

Edition possible en cliquant sur le bouton IMPRIMER

C- Circuit Demandes dachat pour les articles ayant atteint le stock minimum

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1-Liste des articles ayant atteint le stock mini : tablie par le systme et gre et mise jour par le gestionnaire habilit G

2-Demande dachat ponctuel et fiche projet: tablie par le gestionnaire habilit G

3-Validation Demande dAchat : valide par le Chef hirarchique

4- Impression fiche projet puis signatures : tablie par le gestionnaire G et signe par les diffrents responsables

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Liste articles ayant le Stock Min
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ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Demandes dachats
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AO / Consultation !!!!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Validation des demandes dachat
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Valide Demande Non Accessible par le Responsable Engagement !!!

ARBAH
Etudes prvisionnelles des Achats : Suivi des demandes dachat
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Etat de la Demande !

GDA !

Engagement ?

Etape !

ARBAH
Interfaces
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Gestion des consultations et des Appels doffres

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres
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Gestion des Consultations et Appels doffres

Achat

DP, Fax, CC, Engagements

Consultation et appel doffre

Contrat sign

Dossier Achat
Etudes Prvisionnelles + Autres Demandeurs
Fournisseur

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres
60

Gestion des Consultations Gestion des et Appels Appels doffres doffres

Lapplication ARBAH APPELS DOFFRES traite les diffrentes tapes relatives aux Appels doffres

laboration du Cahier des Charges

Lancement de lappel doffres Validation des tapes de lappel doffres

Ouverture des plis

Notification des offres Fournisseurs

Prise en charge des Engagements

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Raccourci
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URL : http://10.3.4.50/forms/frmservlet?config=ao

Un raccourci de lapplication via le Navigateur web install

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Invite
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ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Menu
63

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres:
Natures des consultations-AO
64

Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Paramtrage et cliquer par le biais de la souris sur la ligne Nature des Consultations-AO ce qui permet laccs une grille o il faut saisir successivement les informations ncessaires la dfinition des Types Natures Cons/AO Etapes Documents Approbateurs

Types Achats Natures

Etapes

Documents

Approbateurs

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Demandes dachats valides
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Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Paramtrage et cliquer par le biais de la souris sur la ligne Demandes dachats valides ce qui permet la consultation des demandes dachats valides.

Demandes Valides et non encore traites !!!

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Dossiers par utilisateur
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Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Gestion des Dossiers dAchat et cliquer par le biais de la souris sur la ligne Les Dossiers par Utilisateur ce qui permet laccs une grille o ont peut visualiser la liste des dossiers dachat pour lutilisateur connect.

Etat des dossiers dAchats

Liste des dossiers dAchats / utilisateur

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Affectation du dossiers au GDA
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Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Gestion des dossiers dAchat et cliquer par la souris sur la ligne Affectation des dossiers aux GDA ce qui permet laccs une grille o il faut saisir successivement les informations ncessaires laffectation des dossiers un ou plusieurs gestionnaires de dossiers dachat.

Demande dachat Valide

Modifier Informations initialises ? Oui

Affecter un GDA

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Affectation du dossiers au GDA
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Module : AO / Consultation Sous module : Gestion des Dossier dAchat Fonctionnalit : Affectation des Dossiers aux GDA. Pour Consulter une demande dj affecte avec un dossier achat dj gnr : Cliquer sur RECHERCHER, saisir le ou les critres de recherche (N Dossier achat, N demande, date ) Cliquer une deuxime fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher le dossier recherch. A ce niveau le dossier dachat peut tre raffect un autre GDA Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Dans le cas dune nouvelle affectation Saisir le numro de la demande dachat valide, taper sur ENTER le systme affichera les donnes de la fiche projet relative cette demande. Ces donnes affiches sont modifiables Passer au bloc des dtails pour saisir le code du GDA ou le slectionner partir de la liste jointe Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Le dossier ne sera visible que par ce GDA ou par son Responsable Engagement. Le systme gnre le dossier avec tous les dtails mentionns au niveau du paramtrage et attribut un numro de dossier suivant le format en paramtres. NOUBLIER PAS DE GENERER LE DOSSIER en cliquant sur le bouton GENERER DOSSIER ACHAT

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Suivi du processus
69

Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Gestion des Dossiers dAchat et cliquer par le biais de la souris sur la ligne Suivi du Processus ce qui permet laccs une grille o il faut saisir successivement les informations ncessaires la mise jour des dtails des dossiers dachat. Certaines tapes font appel d autres crans.
Documents de ltape

Etape faisant appel un autre cran

Etape Administrative

Approbateurs des documents /tape

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Suivi du Processus
70

Module : AO / Consultation Sous module : Gestion des Dossier dAchat Fonctionnalit : Suivi du Processus.

Pour Consulter un dossier dachat dj cre et gnr : cliquer sur RECHERCHER, saisir le ou les critres de recherche (N Dossier achat, N demande, date ) Cliquer une deuxime fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher le dossier recherch.
Le systme affichera toutes les tapes, les documents par tape et les approbateurs de chaque document de chaque tape. Pour la clture dune tape les dates de dbut et de fin sont obligatoires, Cliquer sur ENREGISTRER Pour la clture dune tape : je dois clturer toutes les tapes OBLIGATOIRES qui la prcdent. Si le bouton TACHE relatif ltape est color alors il existe une nouvelle maquette qui souvre en cliquant dessus (exemple : tape de la prparation, dpouillement administratif, dpouillement technique)

ARBAH
Gestion des consultation et des Appels doffres : Suivi de processus :
Constitution du dossier
71

Pour accder la fonctionnalit concerne il faut accder au dossier souhait, se pointer sur ltape de Constitution du dossier si elle fait partie du processus de ce type et nature dachat et cliquer sur le bouton intitul Taches .
Informations Gnrales Fournisseurs inciter Pices administratives et techniques

Membres de la CODEP

Natures dOuvertures Lot et Postes

Rappel des articles demands cautions

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Constitution du dossier
72

Lessentiel de cette maquette cest de saisir les fournisseurs consulter et ceci via 3 possibilits : Choisir une ou plusieurs activits et cliquer sur le bouton CHARGEMENT DES FRS / ACTIVITE Le systme affichera une liste de fournisseurs (si possible) et lutilisateur peut dans ce cas ajouter certains fournisseurs par une saisie directe ou partir de la liste, lutilisateur pourra aussi effacer des fournisseurs Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Cliquer sur le bouton CHARGEMENT DE LA LISTE DES FRS /ARTICLE Le systme affichera une liste de fournisseurs (si possible) et lutilisateur peut dans ce cas ajouter certains fournisseurs par une saisie directe ou partir de la liste, lutilisateur pourra aussi effacer des fournisseurs Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Ajouter des fournisseurs par une saisie directe ou partir de la liste approprie Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Saisir aussi les lots et les poste : Aller sur longlet LOT / POSTE Saisir le ou les codes LOTs et leurs dsignations (ENREGISTRER) Saisir le ou les codes POSTEs et leurs dsignations / LOT (ENREGISTRER) Passer au bloc des articles : choix des articles par LOT/POSTE depuis la liste des articles de la demande. (ENREGISTRER) Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Si la prparation est termine : Fermer la maquette de la prparation et Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER Procder ldition des demandes de prix, liste des fournisseurs potentiels.

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Suivi de processus :
Dpouillement Administratif
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Pour accder la fonctionnalit concerne il faut accder au dossier souhait, se pointer sur ltape de Dpouillement Administratif si elle fait partie du processus de ce type et nature dachat et cliquer sur le bouton intitul Taches .

Fournisseurs incits ou consults

Pices administratives / frs

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Dpouillement Administratif
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Le systme affichera la liste des fournisseurs potentiels avec les documents administratifs demands sils existent. Un fournisseur dont la case cocher SOUMIS est coch peut passer ltape de dpouillement Technique. Un fournisseur dont la case cocher SOUMIS est non coch ne passera pas ltape de dpouillement Technique. Chaque fournisseur a la mention ACCEPTABILITE DE LOFFRE : si elle est OUI le fournisseur passera ltape technique si non son offre est rejete. Remarque : pour faire passer un fournisseur ltape TECHNIQUE, SOUMIS doit tre coche, lacceptabilit de loffre doit tre OUI . Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs cette tape pour imprimer le rapport de dpouillement administratif. Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Suivi de processus :
Dpouillement Technique
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Pour accder la fonctionnalit concerne il faut accder au dossier souhait, se pointer sur ltape de Dpouillement technique si elle fait partie du processus de ce type et nature dachat et cliquer sur le bouton intitul Taches .

Fournisseurs incits

Conformit technique des articles / frs

Pices techniques / frs

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Dpouillement Administratif
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Seuls les fournisseurs qui ont soumis avec des offres acceptes administrativement sont affichs. Le systme affichera la liste des fournisseurs potentiels avec les documents techniques sils existent.

Le systme affichera aussi la liste des articles pour chaque fournisseur.

Lutilisateur doit mentionner pour chaque fournisseur et pour chaque article lacceptabilit technique qui peut prendre deux valeurs possibles OUI ou NON . Un article soumissionn par le fournisseur et dont lacceptabilit technique est OUI passera au dpouillement financier. Remarque : lacceptabilit technique dun article auprs dun fournisseur nest pas lie la fourniture ou la conformit dun document technique. Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs cette tape pour imprimer le rapport de dpouillement technique. Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Suivi de processus :
Saisi des offres Financires
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Pour accder la fonctionnalit concerne il faut accder au dossier souhait, se pointer sur ltape de Ouverture et Rception des offres Financires qui fait partie du processus de ce type et nature dachat et cliquer sur le bouton intitul Taches .
Articles conformes techniquement

Frs ayants au moins un article conforme techniquement

Rubriques des prix / Art/Frs

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Dpouillement Technico-Financier
78 Saisie des Offres des Fournisseurs pour leurs articles conformes techniquement: Le systme affichera la liste des fournisseurs et leurs articles conformes techniquement. 1. Mettre le curseur sur un fournisseur, le systme affichera dans le 2me Bloc de donnes les articles. 2. Choisir un article : le systme affichera dans le 3me bloc les rubriques de prix ( Prix HT , TVA, Remise ) 3. Procder la saisie des prix suivant loffre de fournisseur, les rubriques en JAUNE sont saisir, celle blanches sont calculer par le systme en cliquant sur le bouton ENREGISTRER ou le bouton CALCUL DES RUBRIQUES

Ces 3 oprations sont rptitives jusqu la saisie de toutes les offres des fournisseurs pour les articles conformes techniquement.
Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres : Suivi de processus :
Dpouillement Financier
79

Pour accder la fonctionnalit concerne il faut accder au dossier souhait, se pointer sur ltape de Dpouillement Financier qui fait partie du processus de ce type et nature dachat et cliquer sur le bouton intitul Taches .

Classification / Lot Classification / Frs Art. retenus / Frs

Classification / Combinaison

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Dpouillement Financier
80 Ltape de dpouillement Financier (ETAPE 12) : Cliquer sur le bouton DETERMINATION DU PRIX DE COMPARAISON . Le systme affichera la liste des rubriques de prix pouvant tre une base pour la comparaison. REMARQUE : Cocher la rubrique adquate pour le dossier dachat (OBLIGATOIRE). Cliquer ensuite sur le bouton : CALCUL DES PRIX DE COMPARAISON . Taper ENTER ou cliquer sur le bouton OK . Aller sur longlet FOURNISSEUR / ARTICLE le systme affichera pour chaque fournisseur la liste de ces articles conformes avec les dtails des prix. Si la ligne de larticle est VERTE pour un fournisseur (la case ARTICLE PROPOSE est coch aussi) alors ce fournisseur est le moins disant pour cet article.

Passer dun fournisseur un autre pour afficher le rsultat du dpouillement financier et savoir sil est propos par le systme ou sil est le moins disant par article.
Le gestionnaire peut confirmer la proposition du systme en cochant la case ARTICLE RETENU comme il a la possibilit de conclure lachat auprs dun autre fournisseur non propos par le systme. Aller sur longlet ARTICLE/ FOURNISSEUR le systme affichera pour chaque article le ou les fournisseurs les moins disant (dtects par le systme). Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs cette tape pour imprimer le rapport de dpouillement financier. Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres:
Liste des AO/Consultation
81

Pour accder la fonctionnalit concerne du menu il faut positionner le curseur sur le sous module Gestion des Dossiers dAchat et cliquer par le biais de la souris sur la ligne Liste des AO / Consultations ce qui permet laccs une grille l o on peut diter la liste des AO / Consultations par critres.

AO / Consultation !!!

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
Saisie du bon de commande
82

En cliquant sur la fonction Saisie du bon de commande lutilisateur accde un cran o il doit saisir les donnes qui identifient la Commande en commenant par le type dengagement, la nature dengagement, le service Demandeur, le N engagement, la date dengagement, lOrigine dengagement (Contrat cadre, consultation), le Projet, lOT, le Fournisseur, le Mode de livraison, le Mode de Paiement, la Nature de la monnaie par laquelle a t effectu le paiement (devise o monnaie nationale) le dtail des Articles en question ainsi que les taux de TVA correspondant et les remises accordes

Donnes affiches par le systme selon le type gnr par lAO/ Cons.

ARBAH
Gestion des consultations et des Appels doffres :
saisie du Bon de Commande
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Ltape de lattribution et la gnration des commandes (Saisie des bons de commandes) : * En cliquant sur le bouton TACHE le systme affichera la maquette de la saisie dun bon de commande relatif un fournisseur suivant le rsultat du dpouillement financier. LES INFORMATIONS OBLIGATOIRES SAISIR OU CHOISIR PARTIR DES LISTES EN TAPANT F9 LE DEMANDEUR LE MODE DE LIVRAISON LE MODE DE PAIEMENT LE TAUX DE LA TVA SIL NEST PAS RENSEIGN. Cette action * est rptitive jusqu' ltablissement de tous les BC destins aux fournisseurs retenus. Enregistrer en cliquant sur le bouton SAUVEGARDER puis VALIDER, le bon de commande est dit en cliquant sur le bouton BON EXTERNE Procder la saisie des dates de dbut et de fin et la clture de ltape et puis ENREGISTRER (Pour visualiser les BC gnrs : cliquer sur TACHE , la maquette des BC saffiche. Cliquer 2 fois sur RECHERCHER, pour passer dun BC : utiliser les flche BAS et HAUT ou les deux bouton SUIVANT et PRECEDENT)

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SUPPORT DE FORMATION DES UTILISATEURS

MERCI !
Octobre 2011

Habib HAMMAMI