CAPACITACIN DE PERSONAL

INTRODUCCIN: La capacitacin no solo es proporcionarle al trabajador los conocimientos tericos y prcticos para el correcto desempeo de su puesto, es ms bien una inversin que las organizaciones vierten sobre sus recursos humanos, para obtener beneficios a corto, mediano y largo plazo, el fin es alcanzar los objetivos fijados por la empresa; pero tambin, uno de los motivos es tener personal altamente preparado, con las actitudes y aptitudes deseables en un trabajador, puesto que, en estos tiempos de cambios vertiginosos, ya no puede haber cabida a la persona sin conocimientos, y ya no solo se aprecia a la persona que sabe, se busca que esa persona sepa apreciar a sus semejantes en el trato a los dems interna y externamente. Con esto abrimos un parntesis, para expresar que la educacin juega un papel importante en la capacitacin, porque ya no solo se trata de educacin sobre conocimiento, sino sobre el comportamiento de las personas hacia sus semejantes, y al conjugar todos estos factores con el desarrollo de la persona, tener personas ms capaces, educadas y con ms satisfaccin por los nuevos conocimientos que reciben, para que con esa motivacin lleven los objetivos institucionales de la organizacin al xito. Capacitacin y aprendizaje: En las organizaciones, las personas se destacan por ser el nico elemento vivo e inteligente, por su carcter eminentemente dinmico y por su potencial de desarrollo capaz de aprender. Las personas tienen gran capacidad para adquirir nuevas habilidades, obtener nuevos conocimientos, captar informacin, modificar actitudes y comportamientos, y desarrollar conceptos y abstracciones. El entrenamiento y la capacitacin ofrecen conocimientos y habilidades requeridas para desarrollar eficientemente la labor de cada servidor pblico. Desde el ingreso, las personas aprenden a conocer la estructura de la institucin, se incorporan cursos sobre regulacin legal, procesos y procedimientos comunes y cultura de servicio. La capacitacin secundaria por su parte, busca profundizar o mantener actualizados los conocimientos y habilidades de los servidores pblicos. En los servicios civiles, el aprendizaje a travs de la capacitacin, se orienta a mejorar la relacin puesto-persona, desde que un individuo se incorpora a la organizacin, se le prepara para cerrar las brechas que pudieran existir entre el puesto y el individuo que aun cuando en trminos generales hubiese acreditado los exmenes de ingreso, siempre tendr algn rea qu fortalecer. Por ello, existen durante la vida laboral diferentes etapas de capacitacin que van desde el nivel bsico, hasta el avanzado. Para que la capacitacin pueda tener un sentido estratgico es vital que se ajuste a las necesidades de la organizacin. Con este propsito, el anlisis de necesidades de capacitacin (ANC) se aproxima a las necesidades del negocio, las caractersticas del cargo actual y de las personas que ocupan el cargo, presentando una visin tridimensional del proceso de capacitacin.

El anlisis de necesidades de capacitacin (ANC) levanta la informacin necesaria para ejecutar un programa de capacitacin. Esto lo logra mediante un anlisis segmentado en tres dimensiones: 1. Organizacin: Cul es el contexto del negocio? 2. Cargo: Qu conocimientos, destrezas y/o habilidades se necesitan para desempearse ptimamente en la posicin? 3. Individuo: Cul es la diferencia entre el perfil de la persona que ocupa el cargo y el perfil requerido para un desempeo ptimo? Objetivos de la capacitacin: Preparar a los colaboradores para responsabilidades de la organizacin. la ejecucin de las diversas tareas y

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en sus cargos actuales sino tambin para otras funciones para las cuales el colaborador puede ser considerado. Cambiar la actitud de los colaboradores, con varias finalidades, entre las cuales estn crear un clima ms propicio y armoniosos entre los colaboradores, aumentar su motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.

Proceso de la capacitacin: Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de resultados. Como se explica en los siguientes puntos. El primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas adecuadas para este fin elimina las prdidas de tiempo. El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que programar a largo plazo. El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa, poder evaluar los resultados. El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se determina qu (contenido), cmo (tcnicas y ayudas), cundo (fechas, horarios), a quin (el grupo), quin (instructores), y cunto (presupuesto). El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la prctica.

El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y despus de ejecutarlo.

DIAGNSTICO DE LA CAPACITACION: El diagnostico se realiza para que las empresas sepan que obstculos se le presentan en el proceso de logro de objetivos a corto, mediano y largo plazo. Es necesario e importante saber diagnosticar adecuadamente estos obstculos, ya que de ello depende el xito de la empresa. El proceso de diagnstico, se inicia a la siguiente interrogante: Necesito capacitar? Obviamente esto no lo sabremos si no hacemos un diagnstico adecuado. Lo que probablemente ocurra es que tengamos que enfrentar escenarios con diversos problemas en la organizacin, y del anlisis que se haga podremos discernir si la correccin de dichas deficiencias podr hacerse a travs de la capacitacin. Para ello debemos tener en cuenta algunas consideraciones: Para el caso de personal nuevo, debemos tener claro cules son los requisitos del cargo, derivado de un anlisis de las tareas que lo componen, y finalmente aplicando lo siguiente: Requisitos exigidos por el cargo requisitos cumplidos por el nuevo personal = Necesidades de capacitacin. Para el caso de personal existente en la organizacin, debemos efectuar un anlisis de desempeo, de cuyo resultado se puede inferir si las deficiencias detectadas se corregirn a travs de un programa de capacitacin. En trminos ms generales, se puede optar por un anlisis organizacional enfocando el diagnstico a fin de conocer las necesidades de capacitacin requeridas para conseguir la alineacin del personal con los objetivos a largo plazo de la organizacin. para ello debern estudiarse factores como: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima organizacional, etc. la capacitacin interactuar profundamente con la cultura organizacional.

El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC), es el factor que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de sta. Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar. La atencin hacia un DNC puede deberse en: Desviaciones en la productividad. Un proceso de cambio en Polticas, mtodos o tcnicas. Baja o alta de personal. Cambios de funcin o de puesto.

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser: Pasadas, experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin. Presentes, las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC. Futuras, prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implican cambios a corto, mediano y largo plazo.

Las principales fases del proceso del DNC: Establecimiento de la situacin ideal (SI): Que, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a: Descripcin de puestos. Manuales de procedimientos y de organizacin. Planes de expansin de la empresa. Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).

Descripcin de la situacin real (SR): Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte de: Jefe inmediato Supervisores Personal involucrado con el puesto.

Elaboracin del curso de capacitacin: Cuando se han verificado las necesidades de capacitacin, pasamos a la etapa de la elaboracin del curso de capacitacin que deben superarlas. Para elaborar o programar un curso de capacitacin, tenemos que determinar: Quin debe ser capacitado, o sea, quienes sern los aprendices. En qu se debe capacitar, es decir, cul es el contenido de la capacitacin. Cmo se debe capacitar, esto es, cules son los tcnicos de capacitacin. Cundo se debe capacitar, es decir, cul es la poca de la capacitacin. Dnde se debe capacitar, o sea, cul es el local de capacitacin. Quin har la capacitacin, esto es, quin ser el INSTRUCTOR.

GRFICO N01:

GRFICO N02:

GRFICO N03: En el siguiente se explica cmo se planifica y ejecuta una capacitacin, en donde se segmenta las respectivas funciones del ente capacitador y la realidad de los aprendices que van hacer capacitados, ajustando fechas, horarios, materiales de apoyo (textos, carpetas, etc.) y el lugar fsico.
Quin capacitar En qu capacitar Aprendices Contenido de la capacitacin Tcnicas de la capacitacin poca de la capacitacin Local de capacitacin Instructor Clase, grupo Manual, libro

Cmo capacitar Cundo capacitar Dnde capacitar Quin capacitar

Sala, demostracin Fechas, horarios En el sitio de trabajo, afuera Jefe, especialista

Ejecucin de la capacitacin: Consiste en hacer funcionar el programa de capacitacin. Es decir, reunir los aprendices y transmitirles los contenidos de la capacitacin a travs de las tcnicas escogidas, en la poca y en el local programado, mediante instructor.

Usualmente, la ejecucin de la capacitacin la realiza el propio organismo donde trabaja el empleado, debido a que la capacitacin es una responsabilidad de lnea y nadie mejor que el propio jefe puede ejecutar la capacitacin del subordinado.

El diagnstico de necesidades y la programacin de la capacitacin generalmente las realiza el organismo del personal, como una funcin de staff, porque es el especialista en capacitacin quien mejor puede diagnosticar donde estn las necesidades y cul es la mejor programacin para superarlas eficientemente.

GRFICO N04:

Evaluacin de los resultados de la capacitacin: Sirve para verificar si el curso de capacitacin programado y ejecutado realmente satisface las necesidades de capacitacin diagnosticadas anteriormente. Ejemplo n1: Si los problemas diagnosticados, como por ejemplo, elevado ndice de reparacin de mquinas y equipos, baja productividad, baja calidad, etc., fueron eliminados, la capacitacin fue eficaz y logr los efectos deseados. Ejemplo n2: Si los problemas diagnosticados continan despus de la capacitacin, es indudable que alguna cosa sali mal, el diagnstico se realiz de forma deficiente o la programacin no fue la indicada o porque la ejecucin de la capacitacin fue deficitaria. Ejemplo n3: Si la baja produccin y baja calidad se mantienen igual, a pesar de haberse realizado la capacitacin, habr que verificar que sucedi, rehacer el anlisis de las necesidades, la programacin y la ejecucin de la capacitacin.

HERRAMIENTAS DE LA CAPACITACION: Son las tcnicas y mtodos que sern empleados en el programa de capacitacin, de modo que permitan optimizar el aprendizaje; es decir, obtener el mayor aprendizaje con el menor dispendio de esfuerzo, tiempo y dinero. Las tcnicas de capacitacin se clasifican con base en su utilizacin, tiempo y lugar de aplicacin 1.- Tcnicas de capacitacin en cuanto su utilizacin: a) Tcnicas de capacitacin orientadas al contenido: Diseadas para la transmisin de conocimientos e informacin, como la tcnica de lectura comentada, instruccin programada e instruccin por computadora. b) Tcnicas de capacitacin orientadas al proceso: Diseadas para el cambio de actitudes, desarrollo de la conciencia de uno mismo y de los otros, as como el desarrollo de habilidades interpersonales. c) Tcnicas mixtas de capacitacin: Son aquellas por medio de las cuales se transmite informacin y se procura el cambio de actitudes y conducta, tambin se utiliza para alcanzar objetivos establecidos para las tcnicas orientadas al proceso. 2.- Tcnicas de capacitacin en cuanto al tiempo: a) Programas de induccin o de integracin: Busca que el nuevo empleado se adapte y se familiarice con la empresa, as como con el ambiente social y fsico donde trabaja. b) Capacitacin despus del ingreso al trabajo: Se puede dar con la consideracin de dos aspectos, la capacitacin en el lugar de trabajo y la capacitacin fuera del lugar de trabajo. 3.- Tcnicas de capacitacin en cuanto al lugar de su aplicacin: a) Capacitacin en el lugar de trabajo: Puede ser impartida por trabajadores, supervisores o especialistas de staff. No requiere de acomodos o equipos especiales y constituye la forma ms comn de capacitacin en las pequeas y medianas empresas. b) Capacitacin fuera del lugar de trabajo: La mayor parte de los programas de capacitacin que tienen lugar fuera del trabajo no estn directamente relacionados con l y, en general, complementan la capacitacin en el trabajo. Algunas tcnicas o mtodos son; exposiciones, seminarios y talleres, conferencias, etc. Las herramientas y/o tcnicas ms conocidas y utilizadas son: Evaluaciones de seleccin de personal Anlisis de cargos Evaluacin del desempeo Cuestionarios

Entrevistas con supervisores, jefes y gerentes Observacin Reportes e ndices de produccin, eficiencia, etc. Solicitudes a supervisores, jefes o gerentes.

Adicionalmente podemos valernos de indicadores como: Baja calidad de produccin Baja productividad Comunicacin ineficiente Falta de integracin Excesivas mermas o desperdicios Gastos excesivos en reparacin de maquinaria y equipo Relaciones deficientes entre el personal Excesivas quejas Falta de inters en el trabajo Exceso de ausentismo Errores en la ejecucin de rdenes

Grafico1:

PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LA CAPACITACION DEL PERSONAL: La planeacin estratgica de la capacitacin es el mecanismo mediante el cual se establece el rumbo de la formacin y desarrollo de los recursos humanos, que contribuirn a lograr la posicin que la organizacin desea tener en un futuro. La planeacin estratgica de la capacitacin comienza cuando la alta gerencia aclara su visin de futuro, cuando determina las necesidades de la organizacin y cuando define en que mercado quiere intervenir, cuando promueve la produccin de ideas y hace especificaciones de lo que espera que se logre, delega funciones y responsabilidades al personal. Existen 10 pasos a seguir en la planeacin estratgica de la capacitacin de personal. 1. Analizar las expectativas del entorno de la organizacin: Se debern establecer los medios y servicios que la empresa genera y ofrece ste ser el primer paso para encauzar la estrategia general de capacitacin. 2. Determinar las expectativas de los elementos al interior de la empresa: Aqu se le dar importancia a los aportes del personal, los cuales sern considerados para establecer acciones especficas del entrenamiento. 3. Formular y operar un banco de datos: Esta proporcionar informacin, tanto estadstica como documental, informacin que permitir definir los indicadores bsicos de la planificacin. 4. Analizar el medio socioeconmico: Tomar en cuenta los cambios o ajustes econmicos, sociales, culturales y polticos, son actividades que inciden en la empresa y por ende en la planeacin, ya que constituyen factores elementales de la misma. 5. Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa: Examina, la imagen y prestigio de las unidades encargadas de administrar los procesos de capacitacin, y adems observar las debilidades de los factores tcnicos, humansticos y de los recursos que, en general, posee la empresa. 6. Analizar la misin: La misin de la empresa deber ser congruente con la de la organizacin. 7. Formular objetivos a largo plazo: Claramente y con exactitud. 8. Establecer las acciones a seguir: Actividades continuas que dan presencia a la capacitacin. 9. Formular y determinar las polticas: Estas debern ser claras y especficas, para asegurar la participacin positiva del personal en los problemas y logro de objetivos. 10. Planeacin operativa: Las estrategias del plan estarn organizados en programas operativos y stos a su vez en proyectos, actividades y tareas. El planeamiento estratgico parte de un diagnstico que consiste en el anlisis de la situacin inicial que coincide con la situacin actual de un problema o de los problemas en el territorio,

considera lo que sucedera si no se interviene y como se modificar la situacin si se intervine estratgicamente para lograr la situacin deseada (imagen objetivo). As podemos imaginar un camino, una de cuyas cabeceras es la situacin inicial y la otra la situacin deseada u objetivo. La planificacin estratgica consistir en la estrategia, el plan, programa o proyecto que nos permita llegar de una cabecera a la otra. Es necesario elaborar un modelo en particular a cada empresa, ya que ste depende de varios factores: Saber a dnde quiere llegar la empresa, un plan global, los directivos cuentan con autoridad, la organizacin reconoce los logros de la capacitacin y la impulsa. Otros factores que tambin debemos tomar en cuenta para la planificacin estratgica son el tamao, estructura, presupuesto y recursos que tiene la organizacin y lo que est dispuesto a invertir en cada unidad. Procedimiento: Anlisis del plan estratgico global Definicin de la compaa que se quiere ser Determinacin de situacin actual Debilidades y oportunidades Peligros y potencialidades Recursos

Definir si la capacitacin va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la planeacin estratgica global Por qu? Cules sern los apoyos? Cmo la incorporan? Quin o quines sern los responsables?

Analizar a los clientes de la capacitacin Quines son? Cmo deben ser clasificados? Por qu sern usuarios de la capacitacin? Mejorarn su desempeo? Cmo? A qu reas o segmentos de la empresa se da atencin? Es correcto o debe cambiarse esta situacin

Analizar a la empresa Sus tendencias Estndares de calidad-productividad y estadsticas Competencia

A dnde quiere llegar la capacitacin? Cules son las oportunidades y peligros para la capacitacin? Cules sus potencialidades? Evaluacin y seleccin de alternativas estratgicas para lograr las metas. Desarrollo de objetivos a largo plazo.

Puedo llegar hasta ah? Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador. Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc. Relacin entre metas y estrategias con base en el inters.

El xito de todos estos puntos est en la revisin peridica y la evaluacin permanente de la planeacin estratgica y operativa de la capacitacin. Diversos niveles operativos de la planificacin estratgica: La planificacin debe definir las acciones especficas que permitan concretar las medidas de carcter general. Aunque comnmente las categoras de plan, programa y proyecto se usan indistintamente conviene distinguirlas. Plan: Debe ser el marco general que contenga las directrices que deben seguirse en la formulacin de los programas. Se plasma en un modelo que relaciona medios y fines, concatenndolos temporalmente. Puede articular diversos sectores de la realidad social y del estado entonces es intersectorial, o ser slo sectorial (intrasectorial) cuando se orienta hacia un slo sector, por ejemplo el rea social. Ordena sus objetivos de acuerdo con una estrategia. El plan contiene los objetivos generales y se desagrega en objetivos especficos, que van a constituir los objetivos generales de los programas. Programa: Dentro de los distintos sectores, por ejemplo social, tenemos distintas reas problemticas, por ejemplo. Minoridad, tercera edad, etc. Todas no se pueden enfrentar simultneamente y con los mismos recursos, es necesario seleccionar problemas estableciendo reas de concentracin para cuya atencin se elaborarn programas. Los objetivos especficos o inmediatos del plan, desagregados, se convierten en los objetivos generales o de desarrollo de los programas, los objetivos inmediatos de estos derivarn en los objetivos generales de los proyectos que son las unidades menores de implementacin. Los programas estn constituidos por un conjunto de proyectos que persiguen sus objetivos inmediatos. Proyecto: es el eslabn final del proceso de planificacin, deben orientarse a la obtencin de un producto final que garantice el logro de los objetivos propuestos en el plan. Supone un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites de un presupuesto y un perodo de tiempo dados. Es la unidad ms operativa dentro del proceso de planificacin orientada a la produccin de determinados bienes o servicios especficos.

PLANIFICACION OPERATIVA DE LA CAPACITACION: La planificacin operativa puede ser de mediano o corto plazo, para varios objetivos o para una sola actividad, establecindonos claramente lo que vamos a hacer, el orden en que lo haremos, las responsabilidades que cada uno tendremos, los recursos que necesitaremos para hacerlo y el tiempo en que debemos cumplirlo. Podemos planificar operativamente cmo alcanzar los objetivos de un ao o la actividad del prximo mes. De una buena planificacin depende el xito en nuestros objetivos. Cmo hacer una planificacin operativa?: Existen muchos modelos para hacer planificacin operativa, en esta ocasin utilizaremos el ms comn. Que es el que contiene: Objetivo general, rea, objetivo, actividades, fechas, recursos y responsables. Empezaremos definiendo cada una de estas palabras: Objetivo General: Que es lo que la organizacin define alcanzar en el perodo de un ao. Ejemplo: Mejorar las condiciones de vivienda, seguridad y salud de la comunidad a travs de la participacin de todos/as sus miembros en proyectos o actividades. Area: Que es el nombre de la secretara o comisin que en ese apartado detallar su accin especfica para contribuir a alcanzar ese objetivo general. Ejemplo: Comisin de salud. Objetivo Especfico: Donde el rea colocar el objetivo propio de su naturaleza, con el cual har que la organizacin cumpla su objetivo general. Es importante decir que una comisin o secretara puede tener uno o varios objetivos especficos. Ejemplo: 1. Contribuir a disminuir en un 50% el nmero de nios/as afectados/as por diarrea a travs de 3 campaas de saneamiento en la comunidad. 2. Garantizar al 100% la vacunacin infantil a travs de 10 campaas de vacunacin coordinadas con la unidad de salud. Actividades: En ese apartado se detallarn las actividades que realizaremos para alcanzar los objetivos propuestos en cada rea: Ejemplo: Con el objetivo 1 que vimos anteriormente algunas actividades podran ser: 1. Visitas domiciliares para verificar el nmero de nios/as que son afectados/as por diarrea y con cuanta frecuencia. 2. Organizar 3 campaas de limpieza en el ao 3. Coordinar con la unidad de salud la realizacin de 4 anlisis de agua de consumo en el ao. Etc.

Fechas: Colocaremos a cada actividad detallada la fecha en que pensamos que debe realizarse, esta fecha debe ser adecuada y coordinada luego con las otras comisiones o secretaras de la organizacin, para que no afecten su ejecucin ni la de otras, as mismo se debe considerar que no sean las mismas fechas en que hay fiestas patronales, eventos deportivos o elecciones de reinas, porque entonces es seguro que nadie participar. Tambin es importante considerar el tiempo que toma organizar cada actividad, por ejemplo, para las campaas de limpieza se hace necesario convocar a la comunidad, coordinar con la unidad de salud, coordinar con la municipalidad, obtener las herramientas, es decir, cada campaa adems tiene su propia planificacin, la cual se debe hacer cada vez que vamos a realizarla. Y cmo se hace esa planificacin? Exactamente igual a la que estamos viendo ahora, con actividad, fecha, recurso y responsables. Recursos y Responsables: Para cada actividad necesitamos algo, ya sea dinero, herramientas, papelera, locales, vehculos, personas, etc. Es necesario que esto lo detallemos bien, para que al momento de ejecutar la actividad estemos claros de todo lo que tenemos que conseguir y cmo o con quin. Por ejemplo en las campaas de limpieza necesitamos: Palas Escobas Bolsas para Basura Corvos o machetes Un camin en donde trasladaremos la basura El lugar donde ser depositada Brigadas de personas por calle, etc.

Toda esta informacin la plasmamos en la matriz de planificacin. OBJETIVO GENERAL

Area

Objetivo especifico

Actividades

Fechas

Recursos

Responsables