Mastercal Eval m4

UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIN A DISTANCIA ( U.N.E.D.
)
MASTER EN SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN DE CALIDAD MEDIOAMBIENTE, I+D+i Y RIESGOS LABORALES
UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIN A DISTANCIA (UNED)
Departamento de Economa Aplicada y Estadstica
MSTER EN GESTIN INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, I+D+i Y RIESGOS LABORALES

GUA DE EVALUACIN DE
MDULO 4. AUDITORA Y CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000
Para rellenar esta gua de evaluacin el alumno debe bajarla de la siguiente pgina WEB:
http://www.uned.es/master-gestion-calidad/2012-2013/tablon_13.htm
RELLENAR OBLIGATORIAMENTE LA SIGUIENTE CASILLA CON LOS DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO Primer apellido: Saavedra Segundo apellido: Acosta Nombre: Galo Roberto DNI: 53835486 f Telfono/s de contacto: 620 541 833 / 687 081 696 e-mail (si existe): saavedra_roberto@hotmail.es
UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIN A DISTANCIA ( U.N.E.D.)

NORMAS PARA EL ENVO DE LAS GUAS DE EVALUACIN 1-. Las GUAS DE EVALUACIN del presente mster se enviarn, una vez rellenadas, al e-mail amunoza@cee.uned.es y a la atencin del profesor D. ngel Muoz Alamillos. Cuando por no disponerse de e-mail sea imprescindible el envo en papel o en CD, se utilizar la siguiente direccin para efectuar el referido envo: D. ngel Muoz Alamillos. Dpto. de Economa Estadstica. Facultad de CC. Empresariales. C/ Senda del Rey, s/n. 28040 Madrid. 2-. El presente mster contiene una gua especfica de evaluacin para cada uno de los 13 mdulos que lo forman. 3-. Todas las GUAS DE EVALUACIN acadmico debern ser enviadas antes de finalizar la primera quincena del prximo mes de septiembre. 4-. Es OBLIGATORIO consignar EN CADA UNA DE LAS GUAS DE EVALUACIN enviada, los datos del alumno en el lugar que existe al efecto en su portada, y con independencia del modo de envo que se utilice. 5-. El alumno mantendr OBLIGATORIAMENTE en su poder una copia de cada envo realizado, por si se produjeran problemas con el envo y lo enviado no se recibiera correctamente. 6-. Cuando no se pueda utilizar el correo electrnico para el envo de las GUAS DE EVALUACIN, se recomienda utilizar un medio de envo que permita al alumno aportar un resguardo documental de que lo ha realizado. Una buena forma de envo sera por correo certificado (tanto si se remite en papel como si se remite en CD-ROM). SUPERACIN DE LAS PRUEBAS DE EVALUACIN En el supuesto de que la Gua llegue correctamente a su destino, si transcurridos 15 das naturales a partir de la fecha de envo, el alumno no recibe ningn requerimiento para que modifique o ample los contenidos enviados, se entender que ha superado la evaluacin correspondiente !!. Aplicada y y
Econmicas

La nota otorgada (APROBADO, NOTABLE O SOBRESALIENTE) - para cada mdulo y para el mster en su conjunto una vez finalizado- la recibir lo antes posible, puesto que se obtiene como media de las que otorgan los integrantes del equipo de profesores del mster. REMISIN DE RESPUESTAS A LOS ALUMNOS Generalmente, las cuestiones que figuran en las guas no son cerradas sino abiertas, lo que significa que pueden existir diferentes soluciones que son correctas, incluidas respuestas diferentes de las que literalmente puedan figurar en el material del curso. Por esta razn solo se enviarn al alumno respuestas recomendadas para aquellas cuestiones que l haya resuelto y que evidencien graves errores de concepto. Las guas de evaluacin se archivan una vez evaluadas y no pueden devolverse al alumno; por eso recomendamos al alumno que se quede con una copia de cada GUA DE EVALUACIN que enve. ORDEN EN QUE SE PRESENTARN LAS RESPUESTAS DEL ALUMNO Para facilitar la correccin de las guas de evaluacin y evitar posibles errores en la evaluacin de los alumnos, slo se debern enviar Guas completamente rellenadas y las respuestas a las cuestiones planteadas en las guas de evaluacin se presentarn en el mismo orden en que aparecen en dichas guas (aunque obviamente cada alumno las ir elaborando en el orden que estime pertinente). RECOMENDACIN FINAL Insistir que aunque los alumnos reciben las guas de evaluacin en papel, debern bajarlas de la WEB del curso y rellenar las respuestas en Word sobre las guas bajadas. Una vez completadas las respuestas, el archivo resultante (gua bajada de la web con las respuestas insertadas en ella) se enviar por e-mail a la direccin ya indicada amunoza@cee.uned.es Recordar que para el presente mster, las guas de evaluacin en formado Word pueden bajarse desde la Web del curso:
http://www.uned.es/master-gestion-calidad/2012-2013/tablon_13.htm

EVALUACIN DEL MDULO 4 Como evaluacin de este Mdulo, el alumno puede elegir una de las dos opciones siguientes. OPCIN I Para una empresa (real o ficticia) elegida por el alumno, elaborar los dos documentos que constituyen la documentacin bsica de un sistema de calidad acorde a la norma UNE-EN ISO 9001: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD. Cada uno de los documentos ser enviado como un archivo diferente; la calificacin obtenida en el MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ser asignada al mdulo 3, mientras que la calificacin obtenida en el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD ser asignada al mdulo 4.
Orientaciones para el alumno: I.- El Manual del Sistema de Gestin de Calidad se corresponde con los apartados de
la norma ISO 9001 (porque describe lo que hace la empresa en su sistema de calidad para cumplir esos apartados de la norma). Por eso, el ndice del Manual del Sistema de Gestin de Calidad coincide prcticamente con el de la norma, aadindole algn apartado como los de Presentacin de Manual, Descripcin de la empresa y Relacin de Procedimientos que se desarrollarn en el Manual de Procedimientos. Por ello ese ndice se parecer bastante al siguiente: PRESENTACIN DE MANUAL DESCRIPCIN DE LA EMPRESA SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS TEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD. o Requisitos generales. o Requisitos de la documentacin. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN. o Compromiso de la direccin. o Enfoque al cliente. o Poltica de la calidad. o Planificacin. o Responsabilidad, autoridad y comunicacin. o Revisin por la direccin. GESTIN DE LOS RECURSOS. o Provisin de recursos. o Recursos Humanos. o Infraestructura. o Ambiente de trabajo. REALIZACIN DEL PRODUCTO. o Planificacin de la realizacin del producto.

o Procesos relacionados con el cliente. o Diseo y desarrollo. o Compras. o Produccin y prestacin del servicio. o Control de los equipos de seguimiento y de medicin. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA. o Generalidades. o Seguimiento y medicin. o Control del producto no conforme. o Anlisis de datos. o Mejora.
II.- El Manual de Procedimientos de Calidad contiene los procedimientos (y dems

instrumentos operativos que en cada caso concreto puedan existir, como por ejemplo las instrucciones tcnicas) que utiliza la empresa para realizar en la prctica lo que ha descrito en su Manual de Calidad (es decir, en el Manual de Calidad la empresa dice lo que har para cumplir la norma ISO 9001, mientras que en el Manual de Procedimientos describe los procedimientos que utiliza para hacerlo).
III.- En el texto del Mdulo 3 existen ejemplos bastante completos, tanto del
Manual de Calidad como de diferentes procedimientos, que servirn de gua de referencia para los alumnos.
Advertencia: Acompaando a los dos archivos que contendrn los dos Manuales anteriores, el alumno remitir otro archivo con la portada de la Gua de Evaluacin de los Mdulos 3 y 4, en la que figurarn sus datos personales correctamente consignados.
OPCIN II Elaborar un trabajo a partir del contenido del texto del curso para estos mdulos, y que estar formado por los dos apartados siguientes: Apartado II: Principales caractersticas de la AUDITORA Y CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000, a juicio del alumno. Este apartado tendr una extensin mnima de 20 pginas. ser elaborado a partir del contenido del mdulo 4, y debe incluir un comentario especfico sobre la norma UNE-EN ISO 19011. La calificacin obtenida se asignar al mdulo 4.

GUA DE EVALUACIN DE
MDULO 4. AUDITORA Y CERTIFICACIN DE SISTEMAS
DE CALIDAD ISO 9000

OPCIN II
PRIMERA PARTE: AUDITORIAS .................................................................................................................. 10 0. 1. INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 10 PRINCIPIOS BSICOS DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD .................................................................. 10 Principios Generales: ................................................................................................................................ 10 TIPOS DE AUDITORIAS DE CALIDAD .......................................................................................................... 10 Auditoria de certificacin de un sistema de Calidad: ..................................................................... 10 Auditora de la Poltica y de los Objetivos: ....................................................................................... 10 Auditoria de los Planes de Calidad: ..................................................................................................... 11 Auditora de procesos: ............................................................................................................................. 11 Auditora de proveedores: ....................................................................................................................... 11 Auditoria de producto: ................................................................................................................................ 12 COMPETENCIAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES .......................................... 12 El equipo auditor: ..................................................................................................................................... 12 El auditor jefe: ....................................................................................................................................... 12 Los auditores del equipo: ..................................................................................................................... 12 Formacin de los Auditores ...................................................................................................................... 13 Experiencia de los Auditores: ................................................................................................................. 13 Cualidades personales:.............................................................................................................................. 13 COSTES DE UNA AUDITORA DE CALIDAD ................................................................................................. 13 En los auditores: ....................................................................................................................................... 13 En los Auditados: ..................................................................................................................................... 13 FASES DE UNA AUDITORA DE CALIDAD .................................................................................................. 14 FASE DE INICIACIN ............................................................................................................................. 14 En la presentacin de la Fase............................................................................................................ 14 En la Iniciacin de una Auditora ....................................................................................................... 14 En el Alcance de la Auditora .............................................................................................................. 14 Objetivo de la Auditora: ...................................................................................................................... 14 En la referencia de la Auditora: ...................................................................................................... 14 En la revisin preliminar: ...................................................................................................................... 14 FASE DE PREPARACIN ....................................................................................................................... 14 Presentacin de la fase:....................................................................................................................... 14 FASE DE EJECUCIN ............................................................................................................................ 14 En la presentacin de la fase: ............................................................................................................. 14

Reunin de apertura: ............................................................................................................................. 15 Recogida de evidencias y observaciones: ....................................................................................... 15 Examen de la informacin recogida: .................................................................................................. 15 Supervisin y Coordinacin de la Auditora: .................................................................................... 15 Reunin de Clausura de la Auditora: ............................................................................................. 15 FASE DEL INFORME DE LA AUDITORA ...................................................................................................... 15 Presentacin de la fase: .......................................................................................................................... 15 Preparacin del informe de Auditora: ................................................................................................... 16 Distribucin del Informe: ........................................................................................................................... 16 FASE DE CIERRE DE AUDITORA ................................................................................................................. 16 ACCIONES CORRECTORAS ........................................................................................................................... 16 CALIDAD DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD ............................................................................................... 16 FORMACIN DE LOS AUDITORES DE CALIDAD .......................................................................................... 17 PROCESO DE IMPLANTACIN DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD ............................................................... 18 REQUISITOS BASE DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD ................................................................................. 18 PLAN DE AUDITORAS: .......................................................................................................................... 18 MANUAL DE AUDITORIAS: ................................................................................................................... 18 PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LAS AUDITORIAS ................................................................. 19 METODOLOGA BASE PARA AUDITORIAS DE CALIDAD ............................................................................. 19 DESARROLLO GENERAL DE LAS AUDITORIAS ............................................................................. 19 MTODOS PARA REALIZAR AUDITORIAS ...................................................................................... 19 Metodologa parametrizada aplicable a las Auditorias de los Planes y las polticas de la Calidad. .................................................................................................................................................... 19 Metodologa aplicable a las Auditorias de los Procesos o de los Productos ................................ 20 Valoracin del producto acabado. Control por Demritos. ............................................................ 21 Metodologa aplicable al Autocontrol y a la Calidad Concertada. ............................................ 21 RESUMEN CONCEPTUAL SOBRE AUDITORIAS DE CALIDAD ......................................................................... 21 Planificacin y mbito de las auditorias ............................................................................................. 22
Alcance, necesidad y realizacin ............................................................................................................ 22 Orientacin correctora y preventiva ........................................................................................................ 22 Auditoras internas y Externas ............................................................................................................... 22 Cobertura y Extensin ............................................................................................................................... 23 Programas de auditorias.......................................................................................................................... 23 Definiciones de la Normativa Internacional .......................................................................................... 23 Auditores de Calidad ................................................................................................................................ 23 Declogo del auditor de Calidad ............................................................................................................. 23 Formacin, experiencia y cualidades personales de los auditores .............................................. 24 Cualificacin de los auditores .................................................................................................................. 24

Equipos de Auditora ................................................................................................................................. 24 Funciones y responsabilidades de los Auditores ................................................................................ 24 El cliente de la auditora............................................................................................................................ 25 El auditado ................................................................................................................................................... 25 Observaciones, evidencias y no conformidades ................................................................................... 26 Frecuencia de las Auditorias .................................................................................................................. 26 SEGUNDA PARTE: CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 .................................................. 27 1.- INTRODUCCIN ..................................................................................................................................... 27 2.- DOCUMENTACIN Y SOPORTES PARA LA CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 ........... 27 3.- IMPLANTACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 ........................................................................... 28 4.- ENTIDADES CERTIFICADORAS ................................................................................................................ 28 5.- RAZN DE SER Y BENEFICIOS DE LA CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 ............... 28 6.- DETALLE DEL PROCESO DE CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 ............................... 29 7.- DETALLE DE LOS REQUISITOS DE CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD SEGN LA NORMATIVA ISO 9000 ...................................................................................................................................................... 30 8.- DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIN DE UN SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001 ... 31 8.1.- CERTIFICACIN DE PRODUCTOS O SERVICIOS ................................................................. 31 8.2.- CERTIFICACIN DE PERSONAS .............................................................................................. 32 8.2.1.- CERTIFICACIN DE PERSONAS EN CALIDAD ............................................................. 32 8.2.2.- CERTIFICACIN DE PERSONAS EN MEDIOAMBIENTE .............................................. 33 8.3.- FASES GENERALES PARA OBTENER LA CERTIFICACIN ........................................... 33 8.4.- SEGUIMIENTO Y RECERTIFICACIN ...................................................................................... 34 NORMA UNE-EN ISO 19011:2011- Directrices para la auditora de los sistemas de gestin .................................... 35 ndice de la Norma ..................................................................................................................................... 35 DESARROLLO DEL RESUMEN ....................................................................................................................... 36 1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ........................................................................................................ 36 2.- REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................. 36 3.- TRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................................... 36 4.- PRINCIPIOS DE AUDITORA ................................................................................................................... 36 5.- GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA ........................................................................................ 37 5.1.- Generalidades ................................................................................................................................... 37 5.2.- Establecimiento de los objetivos del programa de auditora ................................................... 37 5.2.1.- Objetivos de un programa de Auditora. ............................................................................. 37 5.2.2.- Extensin de un programa de auditora ............................................................................... 37

5.3.- Establecimiento del programa de auditora ................................................................................ 37 5.3.1.- Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestin de Auditora. .................................................................................................................................................................. 37 5.3.2.- Competencia de la persona responsable de la gestin del programa de auditora. ..... 38 5.3.3.- Determinacin del alcance del programa de Auditora. ................................................... 38 5.3.4.- Identificacin y evaluacin de los riesgos relacionados con el programa de auditora. .................................................................................................................................................................. 38 5.3.5.- Establecimiento de procedimientos para el programa de auditora. .......................... 38 5.3.6.- Identificacin de los recursos del programa de Auditora. .............................................. 38 5.4.- Implementacin del programa de Auditora ................................................................................ 38 5.5.- Seguimiento del programa de auditora ....................................................................................... 40 5.6.- Revisin y mejora del programa de auditora ............................................................................. 40 6.- REALIZACIN E UNA AUDITORA .......................................................................................................... 40 6.1.- Generalidades .................................................................................................................................... 40 6.2.- Inicio de la auditora .......................................................................................................................... 40 6.3.- Preparacin de las actividades de auditora ................................................................................ 40 6.3.1.- Realizacin de la revisin de la documentacin en la preparacin de la auditora ........... 40 6.4.- Realizacin de las actividades de auditora .................................................................................. 41 6.4.5.- Asignacin de las funciones y responsabilidades de los guas y los observadores. ......................................................................................................................................... 42 6.5.- Preparacin y distribucin del informe de auditora ................................................................... 43 6.5.1.- Preparacin del informe de auditora ....................................................................................... 43 6.6.- Finalizacin de la auditora .............................................................................................................. 43 6.7.- Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora ............................................ 43 7.- COMPETENCIA Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES ............................................................................. 43 7.1.- Generalidades .................................................................................................................................... 43 7.2.- Determinacin de la competencia del auditor para cumplir las necesidades del programa de auditora .................................................................................................................................................. 44 7.2.5.- Lideres de los equipos auditores .............................................................................................. 44 7.3.- Establecimiento de los criterios de evaluacin del auditor ......................................................... 44 7.4.- Seleccin del mtodo apropiado de evaluacin del auditor ...................................................... 45 7.5.- Realizacin de la evaluacin del auditor ....................................................................................... 45 7.6.- Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor. ........................................................... 45 ANEXO A (Informativo).- ............................................................................................................................. 46 ANEXO B ( Informativo).- ............................................................................................................................. 46

PRIMERA PARTE: AUDITORIAS

0. INTRODUCCIN Una Auditora de Calidad es examen a la documentacin y al sistema de Gestin de una organizacin. Es la revisin de como se hace y como se tiene fijado hacerlo. Los manuales, normas, directrices son los requisitos de Calidad y dan la relevancia e indican la necesidad de auditoras de calidad para cumplir los objetivos de las Polticas de calidad. La Auditora no busca culpables, sino ms bien busca evaluar el Sistema, no personas.
1. PRINCIPIOS BSICOS DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD Principios Generales: La auditora es una revisin es aislado del Sistema, razn que es importante que el Auditor no sea parte de la empresa. EL objetivo principal es comparar la situacin actual relacionada como debera cumplirse la norma dentro del Sistema de Gestin. En la auditoria se debe fijar claramente el objetivo, las reas en las que se har. Extensin de las Auditorias: Las auditorias deben tener : estructuras y procedimientos administrativos, operativos que se revisen en las personas, equipos, material, reas de trabajo, procesos, operaciones, productos en curso, documentos, informes, y archivos. Programas de Auditoras: Debe constar de planificacin y programacin, designacin del personal, tener documentados los procedimientos para efectuar las auditorias y el modo que se realizara las acciones correctivas. Auditoria del sistema de Calidad: por medio de un examen buscar evidencias objetivas. TIPOS DE AUDITORIAS DE CALIDAD Se las puede clasificar de varias maneras, todas validas, as: Auditoria de certificacin de un sistema de gestin de Calidad, auditorias de la poltica y de los objetivos del Sistema de Calidad, Auditorias de Planes de Calidad, Auditorias de procesos, auditorias de proveedores, auditorias de producto, etc. Auditoria de certificacin de un sistema de Calidad: La realizan las entidades acreditadas por el ENAC, que emite el certificado de Empresa registrada. Se cumple lo que dice la norma ISO 19011 de auditora con relacin a la norma ISO 9001 de Calidad. Auditora de la Poltica y de los Objetivos:
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Estas Auditorias examinan los grandes lineamientos que rigen en la organizacin referente a la calidad. Por lo general lo preside la Direccin de la empresa, que infunda la importancia de la calidad dentro de la compaa. Una manera de efectuar estas auditoras es dividir en las actividades : organizacin y criterios generales, sistemas de informacin , control de proyectos, industrializacin de productos, aprovisionamiento, control de procesos, pruebas finales en el rea de expedicin , actividades posteriores a produccin, no conformidades, sistemas de registros de calidad. Estas auditoras permiten obtener: Perfiles de gestin de la calidad por actividades y de la empresa. Puntos fuertes y dbiles por actividad y por la empresa. Acciones correctoras. Con esta auditora nos permitir conocer: Los sistemas de calidad, programas calidad actualizados y mejorados. Auditoria de los Planes de Calidad: Para estas auditoras se toman como referencia: los problemas repetitivos, resultados y conclusiones anteriores, reclamaciones de calidad. Hay 3 puntos principales a auditar: Procedimentales: Relacionado con los procedimientos, normas. Evaluacin de la eficacia: En todas las reas y sus funciones se auditaran sus formas de intervencin y su asiento de datos. Anlisis tcnicos: Relativos a los sistemas de produccin, Inspeccin y comprobacin de datos. La Auditora de Los planes de Calidad se rige por el anlisis de documentos, para lo cual el Auditor debe estar formado en los aspectos organizativos y debe dar preferencia a los registros documentales. Auditora de procesos: Auditora que se enfoca en los procesos y no en un producto o persona en particular. La auditora del proceso examina la eficiencia de los procedimientos de la compaa. El principal problema en esta auditora consiste en el nmero de muestras que se tomar. En esta auditora se resalta: la identificacin y seguimiento de los materiales, modificaciones, parmetros, rutas alternas, trazabilidad, inviolabilidad del producto no conforme, condiciones de trabajo, calibracin de instrumentos de produccin e inspeccin Auditora de proveedores: Lo gua el Depto. de compras, apoyado por produccin y calidad. Como requerimientos sobre la calidad de los productos/servicios de los proveedores sern las polticas, objetivos y planes de calidad.
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de
calidad, planes
de

La empresa debe disponer del proveedor lo siguiente: Homologacin de sistemas de calidad, Informes peridicos de los proveedores, No conformidades, Certificados de calidad, Actas de reunin con proveedores, Plan de calidad, Auditora de Producto. Auditoria de producto: Las normativas y datos tcnicos y la fiabilidad y mantenibilidad. No se trata de aceptacin o rechazo del producto sino de valorar su calidad presente y futura. Es importante que en esta auditora intervengan todos los departamentos que participan dirigidos por el Comit de Calidad. Se obtiene una buena auditora cuando el producto est en manos del cliente y en su situacin verdadera de uso. COMPETENCIAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES El equipo auditor: Importante que las auditoras las realice ms de una persona, hasta las auditoras internas, pero guiados por un jefe auditor. No es imprescindible tener experiencia para auditar ciertas areas, aunque es mejor tener conocimientos generales para analizar objetivamente ,pero cuidando de no estar viciado o que sus respuestas estn predispuestas. El auditor jefe: Responsable mximo, con experiencia y autoridad que guiar al equipo y presentar el informe final. Dentro de sus funciones estn: definir los requisitos de la auditora, seleccionar al equipo auditor, definir la cualificacin de los auditores, directivas aplicables, planificar la auditora y preparar el plan, presentar el informe final, informar de los resultados, , sealar las no conformidades, informar de las conclusiones Responsabilidades del auditor jefe: Fijar los trabajos de auditora y los requisitos aplicables Preparar la auditora Revisar la documentacin del sistema Comunicar las no conformidades Informar sobre obstculos Informar los resultados inmediatamente. Para ser un auditor jefe debe haber realizado por lo menos 3 auditoras complejas, mostrar aptitud para comunicar tanto oral como escrita . Los auditores del equipo: No influir con sus juicios los objetivos. Adaptarse a las exigencias. Comunicar y clarificar las exigencias. Informar de las conclusiones de la Auditora.
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Cooperar con el auditor jefe y hacer pruebas de objetividad. Garantizar la informacin confidencial. etc. Formacin de los Auditores 1.-Formacin auditoras. requerida para garantizar su competencia para efectuar y gestionar
2.-Las reas de conocimiento de importancia son: Normativa de sistemas de calidad Tcnicas de evaluacin de pruebas, entrevistas, de apreciacin y de informes. Tcnicas de gestin, planificacin, organizacin, comunicacin y conduccin. 3.-Competencia demostrable por exmenes orales, escritos u otros medios. Experiencia de los Auditores: o Mnimo 4 aos de experiencia prctica adecuada y reciente, con plena dedicacin : No incluidos los de formacin y al menos 2 de los 4 aos en actividades relacionados con el aseguramiento de la calidad. o Experiencia adquirida en proceso de auditora completos participando de al menos 4 auditoras con una dedicacin mnima de 20 das en exmenes de documentacin ,actividades de auditora e informe de las mismas. Cualidades personales: o Que sean personas extrovertidas, maduras, con sentido comn ,capacidad de anlisis, tenacidad, visionar situaciones reales, comprender situaciones complejas, etc. o Los auditores sern incorruptibles, ajenos a influencias. COSTES DE UNA AUDITORA DE CALIDAD Los costos de una auditora interna y externa, se analiza de la siguiente manera: En los auditores: Tiempo de : constitucin del equipo, formacin y entrenamiento, de realizacin, realizacin de informes, discusin y presentacin de informes finales, gastos de necesidades logsticas. En los Auditados: Tiempo para: decidir la auditora, fijar objetivos,, de preparacin, de ocupacin de personas, de las personas guas de los auditores interrupcin de tareas de operarios.
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FASES DE UNA AUDITORA DE CALIDAD FASE DE INICIACIN En la presentacin de la Fase Las auditoras las inicia el cliente, en el se define los objetivos, alcance, normas y documentos. En la Iniciacin de una Auditora Se considera una evaluacin inicial, verificacin requisitos del sistema de calidad, verificar una marco de relacin contractual, evaluar en el marco de su propio organismo. En el Alcance de la Auditora Derivadas de las necesidades del cliente indicando los elementos del sistema de calidad, puntos de calidad, normas y documentos del sistema de calidad auditado, con sus reas y temas a auditar explicando los recursos que se dispondr. Objetivo de la Auditora: Ser establecer el grado de cumplimiento del sistema implantado. En la referencia de la Auditora: Est indicada en una norma o procedimiento interno, en un plan o programa auditoras. En la revisin preliminar: De esta se consigue mucha informacin de informes anteriores del cliente y de actividades a auditar. FASE DE PREPARACIN Presentacin de la fase: La realiza el auditor jefe y las tareas son: revisin del sistema de calidad, planificacin de un plan, tratar la informacin de forma confidencial. En el Plan de Auditora se incorporar los objetivos y planes de aplicacin, identificacin de documentos, sectores a auditar, de los miembros del equipo. Documentos de trabajo: Son los documentos necesarios para realizar el plan de auditora , y tenemos : listas de comprobaciones, impresos de resultados- ensayos, planes de muestreo. FASE DE EJECUCIN En la presentacin de la fase: Notificacin al auditado, reunin previa de la auditora. Adems informacin, verificacin y evaluaciones.
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de

Reunin de apertura: Es importante una reunin entre el equipo auditor y el cliente para aclarar ciertos puntos y la presentacin de equipo. Se debe ensear los mtodos y procedimientos, la forma oficial de comunicarnos, disponibilidad de medios e instalaciones. Recogida de evidencias y observaciones: Se tiene que recoger suficiente informacin para obtener una evaluacin confiable y tenemos las siguientes caractersticas: Recoger informacin por medio de entrevistas, exmenes y observacin de las reas afectadas, anotaciones de no conformidades, verificacin de informacin, indicar al auditado los impedimentos. Examen de la informacin recogida: Se procede a un examen de las observaciones, no conformidades, soporte de criterios y opiniones. Es importante indicar la calidad de las evidencias. Las observaciones de la auditora y los elementos deben documentarse, fecharse y firmarse por el auditor jefe y por el equipo. Supervisin y Coordinacin de la Auditora: Lo har el auditor jefe, este puede hacer cambios o modificaciones en el plan de auditora y en las tareas asignadas al equipo con el fin de conseguir el objetivo. Adems, tiene que reunirse de forma regular con los auditores del equipo en el que le deben indicar sus observaciones. Si por alguna razn no se consiguen los objetivos lo comunicar de inmediato. Reunin de Clausura de la Auditora: Se lo hace cuando se acabe la auditora y antes de realizar el informe final en presencia de todos los implicados con el fin de esclarecer las observaciones y el contenido. FASE DEL INFORME DE LA AUDITORA Presentacin de la fase: Contiene 4 sub fases que son: preparacin, contenido, formato y caracterizacin. 1.- Preparacin: con la responsabilidad del jefe auditor, que debe ser explicito y completo. 2.-Contenido tipo: Presentacin, propsito, objetivo, alcance y campo de aplicacin, detalles del plan, auditores, fechas, normas, identificacin de la empresa, no conformidades, recomendaciones importantes, lista de distribucin, anexos. 3.- Formato: No hay un modelo universal pero siempre ser escrito y firmado.
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4.- Caracterizacin: Escrito con matiz constructivo y priorizando las observaciones, con conclusiones documentadas. El borrador debe ser revisado por el auditado sin mayor demora. Preparacin del informe de Auditora: Es muy importante que se realice un modelo previo a seguir para su fcil comprensin. El informe debe ser elaborado por el auditor jefe y lo pueden revisar la direccin del auditado para su correccin oportuna. Es importante que se elabore un informe completo que refleje la auditora y que este fechado y firmado por el auditor jefe. Un modelo puede ser: objetivo y alcance de la auditoria, detalle del plan de auditora, documentos referenciales, no conformidades, normas aplicadas al sistema de gestin, objetivos alcanzados y una lista de distribucin de la auditora. Contenido del informe: A ms de lo anterior debe abarcar una evaluacin del cumplimiento de la norma, con observaciones priorizadas, utilizar un formato normalizado con fecha y firma. Distribucin del Informe: Debe ser enviado por el auditor jefe al cliente y luego a la direccin del auditado, dar informes confidenciales de la empresa y el informe en el menor tiempo posible. Conservacin del Informe: El auditor jefe es el encargado de su cuidado, su conservacin, ayuda a futuras auditorias y esta auditora debe ser documentada en su procedimiento. FASE DE CIERRE DE AUDITORA La auditora se termina cuando el informe se enva al cliente , exceptuando si hay modificaciones o rectificaciones incluidas en el plan. ACCIONES CORRECTORAS El auditado ser quien tome las acciones correctoras y verificar las conformidades. El auditor es quien determina las no conformidades y sus acciones correctoras. Para ello debe planificarse un calendario de ejecucin que durara de tipo de auditora y del organismo. acuerdo al
Auditoras internas: Regulados por sus propios procedimientos y acciones correctoras de la propia empresa. Auditorias de clientes: Reguladas por el manual de Proveedores y su plazo ser de mutuo acuerdo. Auditora de Registro: Con normas gubernamentales y su plazo lo fija la empresa auditada por sus normas internas. CALIDAD DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD
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Una empresa auditora tiene que disponer de un programa de gestin de la calidad para la auditora como servicio. Con los siguientes procedimientos y registros: Calificacin independiente de auditores Auditorias con personal cualificado y facilitar asesora tcnica. Supervisin de auditores y de jefes auditores Seleccin de auditores Cooperacin entre clientes y auditados Revisin de la gestin de auditorias Conservacin de registros e informes de auditoras.
El programa de gestin de calidad necesita de: Uso de un cdigo tico de auditores. Un programa de procedimientos con recursos confidencialidad de resultados. Una mejora continua. FORMACIN DE LOS AUDITORES DE CALIDAD Es muy importante que la empresa auditora tenga auditores completamente formados ya que es ms econmico que contratarlos. La formacin debe estar certificada, para ello es necesario un programa de formacin como lo indica las ASQC (American Society for Quality Control ) que emiti un Certified Quality Auditor. Y comprende los siguientes tems: Definicin de los trminos de auditora Propsitos y objetivos Tipos de auditora Relacione s y responsabilidades Organizacin de la funcin de auditora Formacin y caractersticas personales Evaluacin de un programa Procedimiento operativo Casos prcticos a resolver Anlisis de situaciones complejas.
necesarios que
asegure
la
Los auditores deben tener caractersticas tales como: Experiencia y conocimientos en temas de calidad y organizacin Calificacin tcnica Ser objetivo, neutral e independiente.
Un comit evaluador verificar que: Los conocimientos del auditor en el Sistema de Calidad y sus normas Resolucin de un caso practico Experiencia por nivel acadmico as : formacin profesional con 8 aos , ttulo medio con 5 aos, Ttulo superior con 2 aos de experiencia.
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PROCESO DE IMPLANTACIN DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD Toda empresa que quiera implantar un sistema normalizado de Calidad debe tener un plan de auditoras. Las auditorias se las hacen un tiempo despus que se implante un Sistema de Calidad (Manual, procedimientos, Instrucciones, registros). Segn la norma ISO 9000, hay que tener presente las siguientes definiciones:
1. Decidir que hacemos: Documentar el sistema y difundir al personal. 2. Hacer lo que decimos: Cumplir paso a paso todo lo que se ha documentado. 3. Registrar lo que hemos dicho: Con registros es ms fcil una revisin de toda la empresa. 4. Comprobar los resultados: Con registros de procesos, productos, servicios se deben verificar la consecucin de objetivos. 5. Actuar sobre las no conformidades : Corregir inmediatamente, previa revisin de sus causas para que no vuelva ocurrir. REQUISITOS BASE DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD PLAN DE AUDITORAS: El plan de Auditorias debe estar incluido en el Plan Anual de Calidad. En el Plan de Auditorias se deben considerar los equipos de auditora y su organigrama jerrquico, con funciones y responsabilidades. Para tener una adecuada preparacin se debe tener presente: Una norma aplicable, el sistema de evolucin previsto, formacin y aprobacin normas y sistemas de auditores, manera de mostrar los resultados y su difusin. MANUAL DE AUDITORIAS: Muy importante disponer de un Manual de Procedimientos de Auditorias, en el que se indica lo siguiente : Introduccin al Sistema de Auditorias de Calidad Objetivos de los planes de Auditorias Situacin orgnica de los Auditores Muestreo y normas generales de parmetros crticos Metodologa aplicada y presentacin de datos. Pre informes y planes de mejora, frecuencia de realizacin de auditoras. de
RELACIN ENTRE EL PLAN DE AUDITORIAS Y EL MANUAL DE AUDITORIAS El plan anual de auditoras es un complemento al Manual de Auditorias porque: Define las reas a auditar. Calendario de reas a auditar Definir quienes auditaran Todo esto con el visto bueno del Comit de Calidad o su equivalente.
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PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LAS AUDITORIAS Est la direccin de la empresa auditada y las personas que intervienen son: Personal del propio departamento auditado Inspectores de Calidad Auditores ocasionales Personal de la empresa con dedicacin ocasional, o total, a la realizacin de la Auditora. Consultores externos
METODOLOGA BASE PARA AUDITORIAS DE CALIDAD DESARROLLO GENERAL DE LAS AUDITORIAS Hay diferentes tipos de auditoras, pero se busca un desarrollo estndar: 1. Que debe estar autorizada la auditora de Calidad, antes de empezar 2. Dentro del Plan Anual de Calidad, la Direccin debe incluir un Plan Auditorias de la Calidad que se indique : Profundidad y extensin Misiones, responsabilidades y grado de independencia de los auditores. Formacin de auditores Manera de presentar los resultados y su aprobacin. 3. Antes de auditar se debe prever de : Norma a aplicarse Sistema calificado elegido Sistema de puntuacin en cada tem Peso de cada apartado 4. Antes de auditar se debe avisar : Que, cuando y que se va a auditar 5. En la auditora, el auditor debe acceder a la documentacin de la Funcin de Calidad, y debe tener facilidad para el desarrollo de su funcin. 6. Antes de entregar el informe se debe : Indicar los puntos dbiles Tomar datos nuevamente si hubiese contraste de criterios. Mantener reuniones e intercambio de informacin El auditor informa y acta como notario de un hecho verificado. De la direccin saldrn las conclusiones, puntos de mejora y plazos de correccin. MTODOS PARA REALIZAR AUDITORIAS Metodologa parametrizada aplicable a las Auditorias de los Planes y las polticas de la Calidad.
de
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Se utiliza cuando se desea Auditar el Sistema de Calidad de una empresa o una parte teniendo como relacin las Normas internacionales de Gestin de Calidad adecuadas a su realidad. Dividir el Sistema de Calidad en actividades a valorar Asignar a cada actividad cierto nmero de cuestiones Asignar a cada cuestin un peso (P), por su importancia dentro del Sistema. Evaluar la respuesta asignando de 0 a 9 puntos de acuerdo a una tabla pre establecida.
Ejemplo: Gua para la Valoracin Fuente: Texto Modulo 4.UNED
v 0 1 2 3 NIVEL Actividad/elemento desconocido en la empresa y no comprendido en su Sistema de Calidad. Actividad/elemento tericamente conocido, no incluido en el Sistema de Calidad. Responsabilidad no identificable Actividad/elemento conocido e incluido en el Sistema de Calidad y su responsabilidad no est claramente identificada.. Actividad/elemento comprendido en el Sistema de Calidad que su responsabilidad no est claramente definida. Se confa en la buena voluntad. . Actividad incluida en el Sistema de Calidad de la Empresa. En esta rea se introduce innovaciones tales que hacen innecesarias las recomendaciones especficas.
.
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El grado de cumplimiento de cada actividad del sistema de Calidad, se obtiene aplicando :
Luego de obtener el Grado de cumplimiento, se obtiene el Nivel de Riesgo, para ello usamos una tabla que relacione los dos aspectos, as :
Tabla N0. 1 : Grado de cumplimiento y nivel de riesgo Fuente: Texto Mdulo 4. U.N.E.D Grado de cumplimiento 85-100 70-84.9 61-69.9 51-60.9 0-50 Nivel de Riesgo Ninguno (N) Limitado(L) Medio (M) Elevado (E) Cierto( C)
Despus se har el informe de Auditora de Calidad que contendr: Una relacin entre tems planteados y sus soluciones. Por cada tem se indicara el grado de cumplimiento, puntos en todo el Sistema de Calidad. Indicaciones para todo el Sistema de Calidad.
dbiles y fuertes,
Metodologa aplicable a las Auditorias de los Procesos o de los Productos Es un mtodo por parmetros utilizado en industrias manufactureras.
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Valoracin de Procesos por Indicadores de la Calidad: Se basa en evaluar por atributos los datos de calidad registrados en el proceso productivo. as por ejemplo: Ingeniera, Calidad y/o produccin deben definir el N numero de partes del proceso y las tareas criticas en cada N partes. Ingeniera, Calidad y/o Produccin deben indicar cundo realizar la inspeccin, de acuerdo a criterios como: o o o o o Valoraciones que se utilizan V1, V2, V3, V4 Sin rechazos es V1 Fabricacin aceptable es V2, sin defectos crticos Con reprocesas V3, con defectos crticos Si hay chatarra es V4
Valoracin del producto acabado. Control por Demritos. Es la evaluacin que se hace a los productos que se entregan a los clientes y han superado la inspeccin final. Su objetivo es conocer la eficacia de la inspeccin final y autocontrol. Se requiere lo siguiente: Puntos de inspeccin Defectos clasificados, segn el nivel de criticidad Escala para determinar los demritos en funcin de la criticidad 4.- Determinacin del Indicador de la Calidad por variables Aplicable a productos con inspeccin por variables. Adems se aplica a inspecciones por atributos, pero no tan habitual. Para ello se debe determinar los defectos y su probabilidad de que ocurran:
o Determinar los defectos con letras: c= crticos, m= menores, i = incidentales, M= mayores. o Agrupar los defectos por su probabilidad : 1 = ms del 25%, 2= entre 5 y 24.9%, 3= 1 4,9% , 4 = hasta el 0,9%. Metodologa aplicable al Autocontrol y a la Calidad Concertada. Se basa en la comprobacin de sus propios datos y los del proveedor, para ello el Auditor controla el producto con los datos entregados por su autocontrol y por los proveedores, adems de verificar las especificaciones y desviaciones. El grafico de control, se realiza colocando en el eje X el numero de lote analizado, en el eje Y los datos recibidos u observados. Su anlisis ser comprobando las desviaciones entre el grafico de control de la media y el grafico de control del recorrido. RESUMEN CONCEPTUAL SOBRE AUDITORIAS DE CALIDAD
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Sistema de Calidad, se lo define como un conjunto de: estructura, metodologas y recursos para gestionar la Calidad con el fin de alcanzar los objetivos de la poltica de Calidad. La Auditora de Calidad, es una herramienta que permite a la direccin diagnosticar el cumplimiento y eficacia de su propio Sistema de Calidad.
La auditora es una herramienta preventiva que busca mejorar, que permite: o o o Verificar que se cumple las disposiciones relativas a calidad. Probar ante la direccin, clientes y entidades certificadoras que nuestro Sistema de Calidad cumple las necesidades de los clientes internos y externos. Que el sistema de Calidad cumpla la norma y evaluarlo.
Auditorias del Sistema de Calidad, es el examen que se realiza por medio de evaluaciones para comprobar si el sistema implantado es adecuado. Auditora interna: Se la realiza en la empresa para verificar que se cumplan los aspectos calidad. Auditora externa: Es la que se realiza una organizacin externa o otra. Resumen final de conceptos referentes a la Auditora del Sistema de Gestin de Calidad : Planificacin y mbito de las auditorias
Se debe tener una planificacin y cumplir la ejecucin de las auditorias para determinar si el Sistema de Calidad cumple las previsiones y sus evaluaciones deberan ser de forma regular . Alcance, necesidad y realizacin Esto depender del cliente , porque marcara el tiempo, directrices razn por la que estas auditoria deberan formar parte de un Plan de Auditorias . Orientacin correctora y preventiva La auditora revisa los registros originados y encuentra errores y se buscan acciones correctoras y preventivas necesarias para eliminarlas. Inicialmente prevalecen las acciones correctoras hasta que se asienta el sistema luego predomina la prevencin. Auditoras internas y Externas Adems de la revisin interna del Sistema de Calidad, se aprovecha para revisar el Sistema de Calidad del proveedor, as como de suministradores que satisfagan las especificaciones, planos, documentos guiado por los siguientes medios : Evaluacin del sistema de Calidad del suministrador y las muestras del producto Experiencias con productos parecidos y con otros productos de otros usuarios con sus ensayos.
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Cobertura y Extensin Que la auditora no se limite nicamente al rea de Calidad sino a todo el mbito de la empresa, por lo que se puede extender a : Estructuras organizativas, Procedimientos administrativos, operativos Recursos de personal, equipos y material reas de trabajo, procesos y operaciones Productos en curso Documentos, informes y archivos Programas de auditorias Las auditorias se programan con antelacin, salvo excepciones, dicho programa abarcara lo siguiente: Deben ser auditadas la planificacin y programacin de actividades y reas Asignar a personal cualificado Documentar los procedimientos para realizar la auditoria Definiciones de la Normativa Internacional Indicar que la auditora es un examen que se encarga de verificar que es lo que estoy haciendo vs con lo que puedo hacer. El objetivo de la Auditora de Calidad es evaluar que el Sistema sea adecuado y que este bien documentado, que sea adecuado y que sea eficaz. Las auditorias deben seguir un mtodo Se debe realizar por personas independientes de las actividades auditadas. Auditores de Calidad Son las personas que realizan las auditorias de calidad y deben tener estudios realizados, formacin especfica en calidad y auditorias, experiencia en trabajos de auditoras de calidad. Declogo del auditor de Calidad Conocer: 1. Objetivo de la empresa 2. Herramientas de control 3. Normas de referencia 4. El alcance de las auditorias 5. Hechos reales 6. Diferenciar causas y sntomas 7. Efectos 8. Reacciones de las personas 9. Tcnicas de comunicacin 10. Informacin actualizada y al da
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Formacin, experiencia y cualidades personales de los auditores Formacin o Disponer de formacin necesaria y precisa o Conocimientos en sistemas de calidad, tcnicos de evaluacin de pruebas, entrevistas, informes, tcnicos de gestin, direccin, etc. o Demostrar sus conocimientos por exmenes orales, escritos u otros, medios o Demostrar su experiencia en auditorias Experiencia o Por lo menos de 4 aos de prctica a plena dedicacin o Haber realizado auditorias de al menos 20 das de examen de documentacin. o Dentro de su experiencia, debe haber desarrollado excelentes relaciones humanas y facilidad de comunicacin Cualidades personales o o o o o o o Personas abiertas Maduras Con sentido Comn Mxima capacidad de anlisis Tenacidad Captar situaciones Habilidad de comprender situaciones complejas
Esas habilidades se usaran para: o o o o Obtener pruebas objetivas, Aplicar verticalidad dentro de la auditora permanecer firme en sus decisiones Evaluar observaciones y no desviarse de su objetivo Resistir a las presiones
Cualificacin de los auditores Demostrar que estn cualificados cumplimento todos los requisitos referente a normas y mtodos y procedimientos. Participar en continuas formaciones y pasar pruebas por lo menos cada 3 aos. Equipos de Auditora a) El auditor jefe: es el responsable de la auditora, razn por que es extremadamente importante que su experiencia se demostrada al mando del equipo. b) Equipo de auditora: Como las empresas y reas a auditar son variadas es imposible que un sol auditor sea especialista en todo. Funciones y responsabilidades de los Auditores Funciones del auditor jefe
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Preparar cada auditora incluyendo al equipo auditor. Revisin de la documentacin del sistema Informar de los obstculos durante la auditora Informar los resultados
Funciones de los auditores Comunicacin directa con el auditor jefe limitndose a la auditora Recoger informacin objetiva con todas las evidencias Aplicar su tica profesional Responsabilidades del Auditor jefe Preparar el plan de auditora, as como de la seleccin de los miembros del equipo. Presentar el informe final Y todo lo que se acorde a fin de obtener una auditora rigurosa y confiable. Responsabilidades de los Auditores Cooperar continuamente con el auditor jefe, prevaleciendo la confidencialidad de la informacin, Cumplir con todo los requisitos exigibles para la auditora Verificar la eficacia de las acciones correctivas. El cliente de la auditora Es la persona o empresa que pide que se realice la auditora, siendo varios los motivos, as : conocer la eficiencia de sus sistema, verificar si se cumple los objetivos planteados. Inscribirse en registro de organizaciones certificadas. Adems, el cliente tendr sus funciones definidas, as: Explicar la necesidad de la auditora, objetivos. Buscar el organismo auditor Admitir el informe final conociendo las acciones correctivas a ejecutarse. No interrumpir el desarrollo de la auditoria
El auditado Es la empresa a quien se realiza la auditora. Debe informar al personal o reas que se vern afectadas. Indicar dentro de la empresa quien guiara al equipo auditor Brindar facilidades para el rpido desarrollo de la auditora tanto de reas como de equipos. El auditado debe ser avisado con suficiente tiempo para que no se interrumpa sus operaciones de produccin, y sus resultados se indicaran a la mayor brevedad.
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Observaciones, evidencias y no conformidades Las observaciones deben estar sustentadas por evidencias objetivas que indican falta de control, falta de eficacia, no conformidades de deben ser explicadas o descritas de manera que se descubran con facilidad los problemas y que acciones s e tomaran. La evidencia objetiva es toda aquella informacin que se puede demostrar, basados en observaciones, medidas. Las no conformidades es la falta del cumplimiento de especificaciones, o de caractersticas de calidad. Frecuencia de las Auditorias Se las puede establecer por procedimientos internos o de acuerdo a la necesidad del cliente, y vara de forma inversa a la confianza del sistema de control. Para realizar las auditorias se deben en virtud de los requisitos especificaciones o reglamentos, por las nuevas polticas y por cambios en sus gestin, adems por modificaciones del sistema y por resultados de otras auditorias. falta
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SEGUNDA PARTE: CALIDAD ISO 9000

1.- INTRODUCCIN
CERTIFICACIN DE
SISTEMAS
DE
Para la certificacin debe cumplir 7 fases que son: Fase I: Solicitud de certificacin y posterior entrega de documentacin Fase II: Examen de la solicitud por la entidad autorizada, contactos iniciales Fase III: Examen por la entidad certificadora, documentacin del Sistema y correccin de defectos Fase IV: La entidad certificadora realiza la primera visita y auditora del sistema implantado. Fase V: Acopio de informes del sistema y correccin de no conformidades Fase VI: Aprobacin o no de la concesin del certificado Fase VII: Posterior a la auditora, y renovacin del certificado. En relacin a los costes del certificado suelen cobrar en funcin del tamao de la plantilla, por consultoras externas. Las entidades de certificacin son entidades pblicas o privadas con personalidad jurdica propia con la finalidad de buscar la conformidad voluntaria de una empresa, producto, proceso, servicio con normas y especificaciones tcnicas. Hay varias entidades certificadoras: T.U.V, AENOR, BUREAU VERITAS 2.- DOCUMENTACIN Y SOPORTES PARA LA CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 Los principales documentos son: Manual de Calidad : poltica de calidad, objetivos de calidad, y su contenido segn la norma UNE-EN ISO 9001 Manual de procedimientos de calidad que tienen: o Procedimientos generales: Con relacin directa a la norma ISO 9001, por ejemplo: procedimientos de gestin de la documentacin. o Procedimientos especficos: indican la forma concreta de productos y servicios Instrucciones: a seguir para los procedimientos Registros de datos : en hojas de datos Adems se soporta en dos aspectos: Soporte documental : o Poltica y objetivos o Estandarizacin o Reglamentos o Registros de datos o Dems documentos informativos Personal o Direccin general
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o o o o
Comit de calidad Grupos de gestin Grupos de trabajo Grupos de mejora
3.- IMPLANTACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 Todo Sistema de Calidad responde a 6 preguntas que son: Por qu? Exigencia del mercado, Poltica de empresa, contraprestacin obtenida. Qu? Adecuacin de los Sistemas Cmo? Desarrollo del sistema Dnde? Condicionantes de decisin Cundo? exigencias de decisin Quin? Personal propio y externo Debe pasar por 7 fases para su implantacin: 1. Fase I: Toma de datos: Generales: Mercado, directivos o tcnicos, recursos humanos y materiales. Especficos: Clientes, proveedores, nivel documental, instalaciones 2. Fase II: Proyecto de actuacin: Planificacin del proyecto, objetivo, planificacin, puntos de seguimiento y control, soportes logsticos y de comunicacin. 3. Fase III: Diseo del sistema: Definicin: del organigrama, de documentacin, de las personas que participaran. 4. Fase IV: Presentacin de proyecto: Presentacin de objetivos y de personas, confirmar el diseo del sistema. 5. Fase V: Ejecucin del Proyecto: existencia de medios, asignacin de tareas, documentacin, aplicacin en la organizacin. 6. Fase VI: Evaluacin de resultados : Comparacin de estados inicial y final 7. Fase VII: Seguimiento.: continuidad. 4.- ENTIDADES CERTIFICADORAS La entidad que certifique debe estar Acreditada por un Organismo Internacional , siempre y cuando cumpla los requisitos exigidos, en Espaa: E.N.A.C.(Entidad Nacional de Acreditacin de empresas de Certificacin ). La certificacin de los Sistemas de Calidad de una empresa se obtiene por medio del Registro de Empresa emitida por AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin.
5.- RAZN DE SER Y BENEFICIOS DE LA CERTIFICACIN DE SISTEMAS CALIDAD ISO 9000
DE
Hoy en da las empresas que quieran sobrevivir y ms aun expandirse deben certificarse y con ello facilitaran el reconocimiento dentro de la comunidad, eliminacin de barreras tcnicas. Los beneficios se visualizan en los siguientes aspectos:
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En la Empresa: Indica la calidad de sus productos Evita inspecciones y homologaciones en el pas receptor ,facilitando exportaciones Competitividad frente empresas que no tengan la certificacin. Reduce el rechazo de productos En el Consumidor: Garantiza la calidad y precio y su reparacin Evita la competencia desleal, permitiendo ofertas. En la Administracin Permite el control de los productos Evita tener laboratorios e inspectores Simplifica las compras publicas A los Exportadores No certificar en pas de destino Calidad demostrada de sus productos Proteccin contra barreras tcnica
las
6.- DETALLE DEL PROCESO DE CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD ISO 9000 Un sistema de calidad es un instrumento de gestin de la organizacin que integra procesos, define responsabilidades, procedimientos y recursos, que deben estar de forma coherente y coordinada. La norma UNE EN ISO 9001 se usa desde el ao 2000. Inicialmente se comprueba que su sistema de calidad cumple la norma de certificacin, correctamente documentada. Con esta certificacin, la entidad certificadora constata el sistema de calidad, y permite utilizar su marca. Ejemplo: de procedimiento de certificacin en una entidad certificador. Fuente : Texto Mdulo 4. Uned
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CONTACTOS INICIALES Y ACUERDOS
SOLICITUD DE OFERTA OFERTA ACEPTACIN DE OFERTA
ACCIONES CORRECTORAS
REVISIN MANUALES Y DOC. NO CONFORME CONFORME
PREPARACIN AUDIT.INICIAL
AUDITORA INICIAL NO CONFORME CONFORME
INFOR.NO CONFORMIDADES
SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS DE LAS NO CONFORMIDADES HASTA PROBAR SU EFICACIA
CERTIFICADO DE EMPRESA
AUDITORA DE SEGUIMIENTO Y DE RENOVACIN DE CERTIFICACIN
7.- DETALLE DE LOS REQUISITOS DE CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE CALIDAD SEGN LA NORMATIVA ISO 9000 Se deben considerar las normas ISO 9004, que se definen los elementos principales para cumplir el Sistema de Calidad, y la ISO 9001, que define los requisitos para la gestin del Sistema de Calidad. Tenemos los siguientes requisitos fundamentales: La terminologa usada en las normas son obligatorias a usar. Lo principal en las normas ISO, es la documentacin de todos los procedimientos. La cantidad de documentacin a registrar ser la exacta para demostrar el cumplimiento de los requisitos, Los procedimientos deben ser ejecutados minuciosamente dentro de la empresa y en sus condiciones reales. Tener presentes las normas ISO 9001 e ISO 9004. La direccin debe establecer los objetivos y polticas, adems debe involucrarse liderando los procesos y provea los recursos necesarios. Tambin debe elegir un representante, establecer un Plan de Auditorias y revisiones peridicas. Que disponga de Manuales de Calidad, de procedimientos, de instrucciones, polticas de calidad, Normas y registros de Calidad. En cuanto a gestin de documentacin, diseo, procesos, compras, proveedores, identificacin y trazabilidad de los productos, control de procesos, inspecciones/medicin y ensayos, acciones correctoras y preventivas,
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manipulacin y embalaje, registros de calidad y auditoras internas, formacin y adiestramiento, servicio post venta se exige que la empresa defina, establezca, documente y actualice sus procedimientos a fin de conocer lo que ocurre en su sistema de Calidad . 8.- DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIN DE UN SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001 Solicitud a AENOR Toda empresa que quiera la certificacin en sus Sistemas de Calidad solicitar la concesin del certificado, y AENOR facilitar la documentacin a llenar al representante que mantendrn en esta relacin. Anlisis de la Solicitud recibida Aenor revisar el contenido de la solicitud, si esta conforme le asignar un nmero de expediente y se da inicio al proceso. Tramitacin de la Solicitud Se realiza el anlisis de la Documentacin, visitas previas y auditorias iniciales. Evaluacin de la Solicitud: Habr un informe inicial y un plan de acciones correctoras que se evaluaran. Adems AENOR puede hacer una propuesta de acuerdo para hacer una Auditora extraordinaria antes de la concesin del certificado. Acuerdos sobre la solicitud: Con el informe inicial de auditora y con la ejecucin de las acciones correctoras y su propuesta de acuerdo por Aenor se acordara conceder un certificado de Registro de empresa ( RE), o su negacin a la concesin del Certificado de Registro de Empresa. Emisin del Certificado (si procede ): Previamente el solicitante debe aclarar y firmar con AENOR la norma UNE que definir el modelo de aseguramiento de la Calidad, sus requisitos aplicables al Sistema, las actividades o productos que se indica el sistema, lugares donde se aplicara el sistema, compromisos adquiridos. Una vez concedido el certificado se seguir , con auditorias evaluaciones para el seguimiento, Acuerdos de seguimiento. de seguimiento,
Antes de finalizar el periodo de validez se realizar su renovacin o denegacin en virtud a : auditorias de renovacin, evaluacin para la renovacin, acuerdos sobre renovacin, 8.1.- CERTIFICACIN DE PRODUCTOS O SERVICIOS Lo ms importante es: Definir con cual entidad se certificara: AENOR, BVQI, SGS,GLC, ya que todas certifican de forma imparcial, con transparencia y objetividad. Las acreditaciones ejemplo: cementos, para incendios. Con la certificacin otros mercados y la para certificacin de productos las otorga ENAC, como por cables, extintores y equipos porttiles y dispersin acuosa se promover la introduccin de productos o servicios en diferenciacin de sus productos.
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Por el prestigio de la entidad certificadora dar tambin prestigio a los productos o servicios, estos certificados de conformidad garantizan que los productos cumplen con las normativas y especificaciones tcnicas. El certificado contendr el siguiente formato:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Nombre y direccin del organismo de certificacin Fecha de expedicin Numero de certificado Nombre y direccin del solicitante Nombre y direccin del fabricante Identificacin del producto Titulo y numero de especificacin tcnica tomada como base de certificacin Caractersticas tpicas que identifiquen al producto Certificado de conformidad expedido por la Entidad de Evaluacin, en base a ensayos de laboratorio El producto es conforme Periodo de validez Condiciones bajo las cuales se expide el certificado y compromisos del fabricante Observaciones Firmas, etc.
Fuente: Texto Mdulo 4. Uned
8.2.- CERTIFICACIN DE PERSONAS 8.2.1.- CERTIFICACIN DE PERSONAS EN CALIDAD En Europa lo hacen la EOQ ( Organizacin Europea de Calidad) y en Espaa la AEC ( Asociacin Espaola de Calidad ) Las certificaciones ms destacadas son.: Tcnico de Calidad EOQ, Gestor de los Sistemas de Calidad EOQ, y Auditor de Calidad EOQ. Tcnico de Calidad EOQ: Profesionales preparados para ejecutar Sistemas de Calidad y fungir como representantes de la Direccin de pequeas y medianas empresas, que realicen auditoras internas y evaluacin de subcontratistas. Pare ello deben tener titulacin Universitaria que cubra el programa de EOQ para tcnicos de calidad, 2 aos de experiencia y 1 por lo menos en aseguramiento de calidad. Candidatos expertos con 5 aos de experiencia en aseguramiento de calidad previo pasar varias evaluaciones igual que los dems. Candidatos sin experiencia : Pueden rendir las evaluaciones y si aprueban obtienen un certificado provisional de AEC como tcnico de calidad junior, previo justificante de titulacin universitaria, formacin que cubra EOQ y el definitivo lo tendrn pasados los 5 aos. Gestor de Sistemas de Calidad EOQ: Se desempearan en empresas de cualquier tamao, realizando auditorias, como auditores internos y corresponsables de auditoras de certificacin.
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La certificacin obliga tener una titulacin universitaria, formacin que cubra el programa EOQ para gestores de sistemas de calidad, 4 aos de experiencia, mnimo 2 en gestin de sistemas. Candidatos expertos: con 5 aos de experiencia previa evaluacin. Candidatos sin experiencia: Pueden rendir las mismas pruebas y obtener el certificado de AEC provisiona como gestor de sistemas de calidad junior, demostrando su titulacin universitaria o programa de EOQ, el certificado definitivo lo tendrn despus de 5 aos. Auditor de Calidad EOQ Un profesional completo con slidos conocimientos que aplica todas las herramientas para realizar las auditorias de calidad segn norma ISO 19011, junto con el Cdigo de conducta profesional. Sus requisitos son: titulacin universitaria, formacin de tcnico o gestor de sistemas de calidad, haber realizado cursos que cubran programa de EOQ, 4 aos de experiencia, 2 por lo menos en aseguramiento o gestin, haber realizado por lo menos 5 auditoras externas de mnimo 20 das de auditora. 8.2.2.- CERTIFICACIN DE PERSONAS EN MEDIOAMBIENTE Gestor de los sistemas de gestin medioambiental EOQ: Profesionales responsables de diseo, implantacin, mantenimiento de un sistema de gestin medioambiental en cualquier organizacin y representarla. Disponer de titulacin universitaria o formacin con plan de EOQ para gestores medioambientales, 4 aos de experiencia, 2 en tareas medioambientales y 1 en sistemas de gestin medioambiental. Tambin estn los candidatos expertos y sin experiencia con idnticos requisitos que en la certificacin de personas en calidad. Auditor de sistemas de gestin medioambiental EOQ Con idnticos requisitos que los auditores de calidad EOQ, excepto que los candidatos sin experiencia no se mocionan. 8.3.- FASES GENERALES PARA OBTENER LA CERTIFICACIN Fase de documentacin: Presentar una solicitud en AEC con dems requisitos. Fase de evaluacin : Pasada la fase documental, el solicitante debe dar pruebas sobre programas EOQ, de forma escrita y oral. o La parte escrita ser hecha en 90 minutos con 40( aprueba con el 60 % ) preguntas tipo test y de 2 3 preguntas breves ( valen mnimo 5 ) segn sea tcnico, gestor o auditor. o Parte oral: Se sustenta un caso ante un tribunal segn el nivel que rinda, con un tiempo de 90 min si es auditor, 60 si es gestor y 20 para tcnicos de calidad. o Se aprueba con una nota de 6 para auditores y de 5 para gestores y tcnicos, previo pago y tendrn opcin a 2 evaluaciones.
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Fase de registro: Luego que el tribunal indica los candidatos aptos, se incluye el nombre del interesado se registre en el Registro Europeo de profesional con certificados expedidos por AEC y EOQ, previo pago. 8.4.- SEGUIMIENTO Y RECERTIFICACIN La EOQ, con la finalidad de asegurar que mantienen al da sus conocimientos y sus experiencia se realiza un continuo seguimiento. Los certificados tienen una validez de: Calidad Tcnico de Calidad Gestor de sistemas de calidad Auditor de Calidad Medio ambiente Gestor de sistemas de Gestin Medioambiental Auditor de Sistema de Gestin Medioambiental 5 aos 3 aos 5 aos 5 aos 3 aos
Finalizado el periodo se revalidan mediante el cumplimiento demostrado de los requisitos.
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NORMA UNE-EN ISO 19011:2011- Directrices para la auditora de los sistemas de gestin
Esta norma anula y sustituye a las Normas UNE-EN ISO 19011:2002 y UNE-EN ISO 19011:2002 ERRATUM , aprobada por CEN el 2011-11-05 y elaborada por el comit tcnico AEN/CTN 66 Gestin de la calidad y evaluacin de la conformidad cuya Secretara desempea AENOR. AENOR: Asociacin espaola de normalizacin y certificacin. CEN: Comit Europeo de Normalizacin. ndice de la Norma 1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN 2.- REFERENCIAS NORMATIVAS 3.- TRMINOS Y DEFINICIONES 4.- PRINCIPIOS DE AUDITORA 5.- GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA 5.1.- Generalidades 5.2.- Establecimiento de los objetivos del programa de auditora 5.3.- Establecimiento del programa de auditora 5.4.- Implementacin del programa de auditora 5.5.- Seguimiento del programa de auditora 5.6.- Revisin y mejora del programa de auditora 6.- REALIZACIN DE UNA AUDITORA 6.1.- Generalidades 6.2.- Inicio de la auditora 6.3.- Preparacin de las actividades de auditora 6.4.- Realizacin de las actividades de auditora 6.5.- Preparacin y distribucin del informe de auditora 6.6.- Finalizacin de la auditora 6.7.- Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora 7.- COMPETENCIA Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES 7.1.- Generalidades 7.2.- Determinacin de la competencia del auditor para necesidades del programa de auditora 7.3.- Establecimiento de los criterios de evaluacin del auditor 7.4.- Seleccin del mtodo apropiado de evaluacin del auditor
cumplir
las
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7.5.- Realizacin de la evaluacin del auditor 7.6.- Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor DESARROLLO DEL RESUMEN No tengo experiencia en temas relacionados a Auditorias de Sistemas de Gestin, razn por la que me permito hacer este resumen paso a paso, ya que su contenido y terminologa es muy especfica y tcnica y cualquier omisin no sera de fcil comprensin. 1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN Esta Norma da orientacin en sistemas auditora, gestin de un programa de auditoras de sistema s de gestin, inclusive a las personas que gestionan y al de gestin, con principios de auditora y la realizacin de evaluacin de la competencia, equipo de auditores.
Se aplica a todas las organizaciones a fin de realizar auditoras internas, externas o gestionar un programa de auditora.
2.- REFERENCIAS NORMATIVAS No se citan referencias normativas. Se pone en este captulo para conservar una numeracin de captulos idntica a la utilizada en otras normas de sistemas de gestin ISO.
3.- TRMINOS Y DEFINICIONES Podemos ver en la Norma, las definiciones de lo siguientes trminos: Auditora, criterios de auditora, evidencias de auditora, hallazgos de auditora, conclusiones de auditora, cliente de auditora, auditado, auditor, etc. 4.- PRINCIPIOS DE AUDITORA La auditora debe ser una herramienta que se ampare en estos principios, a fin de que todos los auditores lleguen a la misma conclusin: Integridad Presentacin Imparcial Debido cuidado profesional Confidencialidad Independencia Enfoque basado en la evidencia
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5.- GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA Esta etapa, suministra orientacin para la gestin de los programas de auditora y sobre puntos tales como designacin de responsabilidad por la gestin de programas de auditora, establecimiento de los objetivos del programa de auditora, coordinacin de actividades de auditora con recursos suficientes para el equipo de auditora. 5.1.- Generalidades Un programa puede tener una o varias auditoras con diversos objetivos, cuyas caractersticas principales son: Auditorias a realizar en uno o dos aos, en el que deben indicar como planificar, organizar y ejecutarlas. El programa de auditora debe incluir: objetivos, procedimientos, criterios, mtodos, seleccin de equipos, recursos necesarios, procesos de confidencialidad, el alcance-numero-tipos-duracin-ubicacin y calendarios. 5.2.- Establecimiento de los objetivos del programa de auditora 5.2.1.- Objetivos de un programa de Auditora. Se fijarn los objetivos del programa de planificar, ejecutar y gestionar las auditoras. Auditora, slo as se podr
Con los objetivos se debe tomar en cuenta: Preferencia de la direccin as como las intenciones comerciales Requisitos del sistema de gestin, requisitos de los cliente y sus reglamentos. Necesidades de evaluacin y de las partes interesadas. 5.2.2.- Extensin de un programa de auditora El alcance, objetivos y duracin , y su frecuencia a realizar Complejidad de la organizacin, tamao. 5.3.- Establecimiento del programa de auditora
5.3.1.- Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestin de Auditora.
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El responsable debe fijar el alcance, responsabilidades, procedimientos, determinar los recursos, asegurarse que se implemente un programa, y que se gestionen y mantienen los registros. 5.3.2.- Competencia de la persona responsable de la gestin del programa de auditora. El responsable debe saber gestionar el programa y sus riesgos, as como tambin debe tener bien cimentados sus principios, procedimientos y mtodos, normas y sistemas de gestin, conocer los requisitos legales. Adems debe participar reciclando sus conocimientos continuamente. 5.3.3.- Determinacin del alcance del programa de Auditora. El responsable debe delimitar el alcance, que podra variar por el tamao, naturaleza del auditado, complejidad y madurez a auditar. 5.3.4.- Identificacin y evaluacin de los riesgos relacionados con el programa de auditora. Hay muchos riesgos que se pueden derivar al realizar auditora, por lo que la persona debe tener cuidado en: un programa de
No fallar al fijar : los objetivos, los recursos adecuados, equipo auditor idneo, controles y registros precisos, y por ende su seguimiento y mejora continua ideal. 5.3.5.- Establecimiento de procedimientos para el programa de auditora. El responsable debe disponer de los procedimientos relacionados a la planificacin, aseguramiento: de la seguridad y confidencialidad, de la competencia; uso de auditoras con mtodos adecuados, seguimiento y registros. 5.3.6.- Identificacin de los recursos del programa de Auditora. Considerando los recursos : Financieros, mtodos de auditora, recursos humanos: auditores y tcnicos , alcance de la auditora, tecnologas, tiempo, costo y alojamiento y otros. 5.4.- Implementacin del programa de Auditora 5.4.1.- Generalidades Para implementar se lo har comunicando del programa a las partes interesadas, para lo cual se tendr que definir los objetivos, alcance y criterios en cada auditora individual, con un equipo de auditores capacitados, con los recursos y dentro del plazo acordado, todo ello registrado correctamente.
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5.4.2.- Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios para una auditora individual. Las auditorias individuales deben tener objetivos, alcances, y criterios escritos. Fijando los objetivos se podr incluir el grado de : conformidad del sistema de gestin; conformidad de las actividades, procesos, productos, procedimientos; y la evaluacin de la capacidad y su eficacia del sistema de gestin. 5.4.3.- Seleccin de los mtodos de Auditora. Ver el mejor mtodo para auditar dependiendo de los objetivos, alcance y criterios. Tomando en cuenta si se llevan paralelos 2 o mas programas de gestin y se harn auditorias combinadas. 5.4.4.- Seleccin de los miembros del equipo auditor El equipo auditor, lo designara el responsable, empezando por el lder o auditor jefe y los dems miembros del equipo se lo har fijndose en los objetivos individuales, tamao, competencias, complejidad, mtodos a usarse, capacidad de los miembros, e idioma. 5.4.5.- Asignacin de responsabilidades al lder del equipo auditor para una auditora individual El responsable de la auditora debe asignar con tiempo un lder del equipo auditor, que lleve la auditora individual, de forma planificada y eficaz, que proveer la siguiente informacin: Objetivos, criterios, alcance, mtodos y procedimientos , composicin del equipo auditor, recursos asignados, etc, etc. 5.4.6.- Gestin del resultado del programa de auditora El responsable debe fijarse que se realicen revisiones y aprobacin de informes de auditora, evaluaciones, anlisis de las causas raz, eficacia de acciones, y distribucin de informes a todas las partes. 5.4.7.- Gestin de mantenimiento de los registros del programa de auditora Estos registros deben estar relacionados la auditora como: objetivos y alcance. A riesgos relacionados con el programa, a revisiones de la eficacia; relacionados tambin con la auditora individual y con el personal de auditora.
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Se asegura que se mantengan los registros del programa de auditoras , se generan y se gestionan. 5.5.- Seguimiento del programa de auditora Un seguimiento del programa se lo har: Evaluando la conformidad del programa, el desempeo del equipo auditor, la capacidad de los equipos y la retroalimentacin en todos los sentidos y de todos los interesados. 5.6.- Revisin y mejora del programa de auditora La revisin ser a fin de evaluar si se consiguieron los objetivos, y la revisin de su mejora continua para ello se analizarn los resultados y tendencias, conformidad de procedimientos, evolucin, registros, y mtodos de auditora. etc. 6.- REALIZACIN E UNA AUDITORA 6.1.- Generalidades En este apartado se da las pautas sobre la preparacin y realizacin de la ejecucin de la auditora. 6.2.- Inicio de la auditora 6.2.1.- Generalidades El lder es el responsable ( ver 5.4.5) de guiar la auditora hasta el final(6.6) 6.2.2.- Establecimiento del contacto inicial con el auditado El lder del equipo lo har de manera formal informal, planteando establecer comunicacin directa, facilitar informacin del programa de la auditora, pedir acceso a informacin, dar conocer los requisitos legales y especficos y las reas de estudio. 6.2.3.- Determinacin de la viabilidad de la auditora Es ver la posibilidad de realizar o no la auditora, revisando la informacin, cooperacin con que se cuente, el tiempo y recursos asignados; si no fuese viable se dar una alternativa. 6.3.- Preparacin de las actividades de auditora 6.3.1.- Realizacin de la revisin de la documentacin en la preparacin de la auditora
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Dar el enfoque general de la documentacin del sistema y reunir toda la informacin aplicable al proceso. 6.3.2.- Preparacin del plan de auditora Preparar la auditora con la informacin que se disponga, y se consideran los acuerdos entre las partes, para ello se facilitara la programacin de actividades. Contar con un plan de auditora flexible con objetivos y alcance, criterios y mtodos de muestreo, funciones y recursos. 6.3.3.- Asignacin de las tareas al equipo auditor El lder del equipo indicara las funciones especificas, explicando detalladamente sus responsabilidades y recursos a usarse con reuniones continuos de trabajo. 6.3.4.- Preparacin de los documentos de trabajo Es reunir la informacin a las tareas especificas como: listas de verificacin, plan de muestreo de auditora, formularios de registros, esta informacin puede retenerse hasta que termine la auditora . 6.4.- Realizacin de las actividades de auditora 6.4.1.- Generalidades Es la explicacin detallada de la ejecucin de la auditora. 6.4.2.- Realizacin de la reunin de apertura. Esta reunin es para presentar al equipo auditor, confirmar acuerdos y asegurar que se realizaran todas las actividades planificadas con los responsables de los procesos y la direccin del auditado. En la reunin se puede tratar con el siguiente esquema: Presentacin de los participantes Aclarar objetivos, alcance y criterios Plan de auditora a aplicarse y los mtodos para gestionar los riesgos Indicar los medios e idioma de comunicacin oficial del avance de la auditora. Recursos e instalaciones a usarse, procedimientos, retroalimentacin y cierre de la reunin. 6.4.3.- Realizacin de la revisin de la documentacin durante la auditora.
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Se revisar la documentacin para el seguimiento y apoyo de las actividades de auditora. 6.4.4.- Comunicacin durante la auditora El Lder del equipo debe comunicar y registrarse peridicamente de los avances, inquietudes al cliente de la auditora y la explicacin oportuna de las circunstancias positivas y negativas. 6.4.5.- Asignacin de las funciones y responsabilidades de los guas y los observadores. Los guas designados por el auditado, deben ayudar y actuar cuando el equipo auditor lo requiera, as en el acceso a sitios especficos, testimoniar en nombre del auditado y aclarar las informaciones. Los observadores, sus obligaciones estarn relacionados a la salud y proteccin, seguridad y confidencialidad, entre las dos partes. 6.4.6.- Recopilacin y verificacin de la informacin Se recoger informacin a travs de entrevistas, observaciones, revisin de documentos y registros por medio de muestreos adecuados y se verificara la informacin de objetivos, alcance y criterios. nicamente la informacin que se verifica evidencia de auditora y se registrar. 6.4.7.- Generacin de hallazgos de la auditora. Bajo la premisa de: evidencia de auditora se evala frente a criterios de auditora para determinar los hallazgos de auditora . Estos hallazgo indicaran la conformidad o no de los criterios aplicados a la auditora. 6.4.8.- Preparacin de las conclusiones de la auditora. Antes del cierre se deben reunir el equipo para analizar los hallazgos de auditora, conciliar conclusiones y recomendaciones, y su seguimiento. Las conclusiones pueden ser sobre: El grado de conformidad, implementacin, mantenimiento del sistema de gestin, consecucin de objetivos, cobertura y alcance, tendencias, etc. 6.4.9.- Realizacin de la reunin de cierre. Lo realizara el lder del equipo para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora con la presencia del auditado, responsables de los procesos, clientes y otros interesados. La reunin de cierre ser para :
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ser considerado
como

Explicar que la evidencia de auditora se bas por una muestra de informacin. Mtodo de presentacin, hallazgos y conclusiones, implementacin de correcciones, quejas, etc. 6.5.- Preparacin y distribucin del informe de auditora 6.5.1.- Preparacin del informe de auditora El informe lo presentara el lder o jefe del equipo y constara de los objetivos, alcance, identificacin del cliente y equipo auditor, lugar y fechas de realizacin, hallazgos de la auditora y evidencias, criterios aplicados y conclusiones. Tambin, debe contener el plan de auditora aplicado, resumen del proceso al detalle, grado de cumplimiento de objetivos, reas no cubiertas, opiniones opuestas sin resolver, buenas prcticas aplicadas, lista de distribucin del informe. 6.5.2.- Distribucin del informe Debe ser distribuido en la fecha acordada, revisado, aprobado, procedimiento previamente acordado en el programa de auditora. 6.6.- Finalizacin de la auditora La auditora finaliza cuando se haya cumplido todo el programa o por situaciones inesperadas ajenas, y su documentacin se conservara o destruye segn se convenga, salvo que la ley diga lo contrario. Ninguna informacin podr ser revelada sin el previo consentimiento del auditado o cliente . Las correcciones al sistema de gestin se incorporaran para su mejora. 6.7.- Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora Las acciones de mejora son acordadas y planificadas en un plazo, y el auditado informara al equipo auditor sobre el estado de sus acciones. Esta verificacin ser de una auditora posterior. 7.- COMPETENCIA Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES 7.1.- Generalidades El xito del proceso de una auditora esta en funcin de la competencia, destreza y habilidad de todos aquellos que participan en la planificacin, realizacin y seguimiento. siguiendo el
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Para lo cual, por medio de un proceso se evale desde el comportamiento personal, capacidad, conocimientos, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia como auditor. 7.2.- Determinacin de la competencia del auditor para cumplir las necesidades del programa de auditora 7.2.1.- Generalidades Para ello es necesario conocer el tamao, naturaleza y complejidad empresa a auditar, objetivos y amplitud del programa a auditar 7.2.2.- Comportamiento personal Es la aplicacin directa de los puntos del Capitulo 4, principios de auditora. la de la
Con un comportamiento tico, observador, diplomtico, verstil, decidido, firme, abierto a la mejora , abierto a diferencias culturales, colaborador, etc, durante toda la auditora. 7.2.3.- Conocimientos y habilidades Con los conocimientos y habilidades necesarias, los auditores conseguirn resultados correctos en todas las auditorias que realicen. Aunque no es imprescindible, pero adecuado que los auditores hayan desarrollado formacin especifica en algn sector, ms aun tratndose de los lideres del equipo. 7.2.4.- Logro de la competencia del auditor Para ello se combinaran conocimientos y habilidades como: Educacin formal, formacin, experiencia en el sector a auditar, programas de formacin, experiencias en una funcin tcnica, o experiencia adquirida bajo supervisin. 7.2.5.- Lideres de los equipos auditores Viene dado por su experiencia laboral acreditada cuando aprendi con otro auditor lder, para ello deben tener conocimientos y habilidades descritas en 7.2.3. 7.3.- Establecimiento de los criterios de evaluacin del auditor Por medio de criterios cualitativos: comportamiento personal, conocimientos o desempeo de habilidades, en la formacin o trabajo.
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Criterios cuantitativos: experiencia laboral y de educacin, auditoras realizadas, horas de formacin. 7.4.- Seleccin del mtodo apropiado de evaluacin del auditor Se pueden combinar varios mtodos a fin de obtener un resultado objetivo, coherente, imparcial y sobre todo fiable. A continuacin s e indican varios mtodos que se pueden aplicar:
Mtodo Revisin de registros Objetivos Verificar los antecedentes del auditor Ejemplos Anlisis de los registros de educacin, formacin, laborales, credenciales profesionales y experiencia en auditora. Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluacin del desempeo, evaluacin entre pares. Entrevistas personales
Retroalimentacin
Proporcionar informacin sobre cmo se percibe el Desempeo del auditor
Entrevista
Observacin
Evaluar el comportamiento personal y las habilidades de la comunicacin, para verificar la informacin y examinar los conocimientos, y para obtener informacin adicional Evaluar el comportamiento personal y la aptitud para obtener los conocimientos y habilidades Evaluar el comportamiento personal y los conocimientos y habilidades y su aplicacin Dar informacin sobre el desempeo del auditor durante sus actividades de auditora, identificar fortalezas y debilidades
Examen
Juegos de roles, auditorias presencia de un testigo, desempeo en una situacin real. Exmenes orales y escritos, exmenes psicotcnicos. Revisin del informe de auditora, entrevistas con el lder del equipo auditor, equipo auditor, y retroalimentacin del auditado.
Revisin despus de la auditoria
Tabla N0. 1 Mtodos de evaluacin Fuente: Texto 4 .Uned.
7.5.- Realizacin de la evaluacin del auditor Si la persona que haga la auditora no cumpliera con los requisitos de 7.2.3, ser imprescindible se le de formacin y adquiera experiencia laboral y en auditoras, para que despus se lo vuelva a evaluar. 7.6.- Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor. La mejora continua del auditor se conseguir con una formacin y actualizacin continua en : estudios particulares, seminarios, conferencias y sobre todo desarrollando prcticas en auditoras
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ANEXO A (Informativo).Orientacin y ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades de un Auditor en disciplinas Especficas. Recomienda, que cualquier auditora que se realice, se lo haga en base a los ejemplos que vienen en la norma, para facilitar su desarrollo en su estructura. ANEXO B ( Informativo).Orientacin adicional destinada a los auditores para planificar y realizar las auditoras. B.1.- Aplicacin de los mtodos de auditoria Se pueden usar varios mtodos, de acuerdo a los objetivos a conseguir, el alcance, duracin y ubicacin. Ello implica el uso de tecnologa, interaccin entre las personas a fin de ser eficientes y eficaces. Si la auditora es in situ ( en las instalaciones del auditado), y a distancia se puede usar un equipo con muchos miembros. De la confianza entre el auditor y personal auditado depender del xito de la auditora a distancia.
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Fuente: Texto Mdulo 4. Uned

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Finalizado el periodo se revalidan mediante el cumplimiento demostrado de los requisitos.

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5.3.1.- Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestin de Auditora.

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