CASO PRCTICO

MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES Cuando Roger Wolf propietario de Instrumental TKN S.A. revis su reporte mensual de trabajo, no pudo ms que sorprenderse. Por muchas razones, se le consideraba un empresario exitoso. Siempre que iniciaba un negocio, lo haca rentable y su visin de negocio le permita anticiparse a los cambios del mercado con la suficiente antelacin, como para que los movimientos de sus competidores no afectaran en el ms mnimo su desempeo. No obstante, era evidente que la dinmica de crecimiento de su empresa, haba perdido cohesin en los ltimos meses del ao. Por eso, al iniciar el 2006, convoc al Consejo de Administracin a una reunin extraordinaria. Como resultado de la reunin, se autoriz al Director General para que precisara por los medios a su alcance, las causas que estaban ocasionando la dispersin en el manejo y control de la informacin y que presentara en el corto plazo una propuesta concreta para corregir la situacin. Al parecer, los convenios para distribuir equipos de laboratorio firmados con proveedores extranjeros, modific el manejo de informacin en los diferentes niveles de la empresa, acostumbrada a la sola distribucin de equipos nacionales y partes de equipos de importacin. El administrativo de la empresa empez a recibir comunicaciones del resto de las unidades que conformaban la estructura organizacional, diferentes en contenido y formato a los que estaba acostumbrada. Ante esto, la informacin que circulaba por todas partes, emergi como un obstculo para la coordinacin de actividades, no se diga para el desarrollo de campaas de venta y acercamiento con clientes. La situacin fue sobrellevada por algunos meses, pero la gota que derram el vaso, fue cuando la empresa decidi entrar a una licitacin pblica, formulada por el Sector Salud, y en la integracin de las ofertas, particularmente la tcnica, se presentaron constantes problemas para poder agrupar la informacin. Los criterios del rea de ventas, diferan sustancialmente de los presentados por las otras dos reas que, en principio, se dieron a la tarea de preparar la documentacin para la licitacin. Por una parte, Logstica, present un programa de adquisicin, almacenamiento y distribucin en formatos que slo identificaba su personal. Por otra, Servicio Tcnico, aport los elementos para brindar el soporte a equipos, en concentrados tan sofisticados, que eran poco comprensibles. Como corolario de todo, los registros y estadsticas del rea de Administracin no coincidan en lo ms mnimo con los de las otras tres reas. Ante la discrepancia tan notoria que se present en el proceso de integracin de la oferta, el Director General se vio en la necesidad de llamar a sus cuatro Gerencias: Ventas, Servicio Tcnico, Logstica y Administracin.

Debido a la claridad de los hechos, el orden del da para la reunin se redujo a un solo punto, la revisin de la informacin de cada rea. De acuerdo con ello, cada gerente present su documentacin, as como las razones que mediaron para su preparacin en la forma que fue transmitida a las otras gerencias. Al finalizar sus intervenciones los gerentes, el Director General, hizo un recuento de los hechos ms significativos, los cuales agrup en una lista que ley en voz alta para que todos los participantes pudieran escuchar. La relacin de puntos fue la siguiente: Las gerencias estn utilizando un logotipo diferente en la mayora de los casos. Pocas formas incluyen en el frente, el nombre u objeto para el que sirven. Los espacios en las formas varan en sus mrgenes y sangras. No est jerarquizada por su importancia la informacin. Los espacios para anotar los datos son insuficientes para consignar elementos completos, sin recortar definiciones u obligar a quien los llena a emplear abreviaturas. Existen requerimientos innecesarios. Las carencias de elementos para soportar datos importantes es notoria. No existen claves que identifiquen las formas y las reas de en qu se originan. Como resultado de las observaciones de la direccin, se levant un acta de la reunin en la que se convino en un acuerdo nico: Atender a la brevedad posible todas las observaciones realizadas por el Director. De conformidad con los planteamientos producto de los hechos referidos se le solicita a usted lo siguiente: 1.- Formule una propuesta especfica para resolver la situacin de la empresa. 2.- Enuncie los criterios de diseo que deben observar las formas para cumplir con los requisitos apuntados por la direccin. 3.- Elabore un cuadro comparativo de alternativas para su elaboracin. 4.- Proponga un mecanismo responsable para el manejo y control de formas. 5.- Justifique la asignacin de la responsabilidad a un rea de la empresa o la contratacin del servicio de un diseador profesional

MARCO TEORICO

DESARROLLO DEL CASO

1.- FORMULE UNA PROPUESTA ESPECFICA PARA RESOLVER LA SITUACIN DE LA EMPRESA. CONCERTAR UNA REUNION: En el que se encuentren presentes el gerente general y los jefes de cada rea ( rea de ventas, logstica, servicio tcnico y administracin). Todas las partes asistentes llegaran al consenso de que el problema fundamental es LA DISPERSION EN EL MANEJO Y CONTROL DE LA INFORMACION DERIVADO DE LOS DIFERENTES CAMBIOS RELACIONADOS AL MANEJO DE NUEVOS PROVEEDORES Y LA NUEVA INTEGRACION DE LA OFERTA EN LA LICITACION, que se dio por la falta de comunicacin y por no estar informado sobre la estructura adecuada de las formas para presentar una informacin precisa y cumplir con los requerimientos de esta licitacin.que se podan utilizar como consecuencia se acord utilizar una misma forma * para manejar adecuadamente esta nueva licitacin 2.- ENUNCIE LOS CRITERIOS DE DISEO QUE DEBEN OBSERVAR LAS FORMAS PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS APUNTADOS POR LA DIRECCIN. 3.- ELABORE UN CUADRO COMPARATIVO DE ALTERNATIVAS PARA SU ELABORACIN. 4.- PROPONGA UN MECANISMO RESPONSABLE PARA EL MANEJO Y CONTROL DE FORMAS. 5.- JUSTIFIQUE LA ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD A UN REA DE LA EMPRESA O LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE UN DISEADOR PROFESIONAL