Resumen De Excel

MODO DE OPERACIN Excel 2003 es la hoja electrnica de clculo ms utilizada por su adaptacin al ambiente grfico de ventanas y al sistema operativo Windows XP, pues la versin ms nueva de esta suite Excel 2007, contiene caractersticas que aun no toman popularidad entre los usuarios de las computadoras, como son el tipo de archivo, la distribucin de la herramientas en la ventana etc. Los archivos en los que se guardan las hijas electrnicas de clculo se llaman libros y tienen una extensin XLS. Cada libro cuenta con hasta 225 hojas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras. Para comenzar a trabajar en Excel es necesario dar clic en el men de inicio y situar el puntero de ratn en todos los programas. La suite de Office 2003, de la cual forma parte Excel, es que agrupa todos los programas que lo componen en una carpeta llamada Microsoft office, donde se puede acceder a Excel dando clic con el botn primario del raton. Existen otros medios para acceder a Excel, ya sea utilizando el men principal, a travs de la opcin ejecutar, seleccionndolo desde el escritorio ya sea dando clic con el botn secundario y luego dando abrir bien con las teclas de direccin. Etc. ELEMENTOS DE LA VENTANA Todas las aplicaciones basadas en una interfaz grfica de ventanas tienen la misma caracterstica. Excel no es la excepcin, la hoja electrnica de clculo se muestra de la siguiente forma: De forma predeterminada. Excel le da el nombre de libro 1. Xls al primer archivo que se abre, se encuentra en blanco y tiene 3 hojas para su uso. Las partes que conforman la ventana de Excel se pueden describir de la siguiente manera: BARRA DE TITULO Muestra el nombre del archivo y los botones que dan control a la ventana (minimizar, restaurar y cerrar) BARRA DE MENES Es otra caracterstica que tienen todas las aplicaciones de ambiente grfico de ventanas, se encuentra exactamente debajo de la barra de ttulo. Agrupa todas las funciones que el programa tiene para el manejo de las hojas electrnicas de clculo. Tambin cuenta con una barra de de acceso rpido a la ayuda, contiene palabraescriba una pregunta que al dar enter te mostrar el panel de tareas. BARRA DE HERRAMIENTAS Contiene un acceso rpido a las funciones ms comunes con que cuenta Excel, este no solo muestra las barras estndar y formato, como se muestra a continuacin.

BARRA DE FORMULAS Excel es capaz de manejar formulas y para crear o editar el contenido de una celda se utiliza

la barra de formulas. Esta opcin puede adoptar dos formas: cuando se est en modo inactivo solo muestra el nombre de la celda y su contenido y, cuando est en modo de edicin aparecen dos botones uno para cancelar y otro para aceptar. PANEL DE TAREAS Es una caracterstica especial de Excel, en ella se muestra en forma detallada las tareas que puede realizar: ayuda, ayuda en lnea, abrir archivos ms recientes, crear libro nuevo etc.

BARRA DE ESTADO Muestra la informacin de lo que est sucediendo con el documento. Por ejemplo si no se est realizando ninguna tarea el texto aparecer como listo y cuando se est grabando algo el documento muestra el progreso de la grabacin. AREA DE TRABAJO Es la parte ms importante d la ventana. El aspecto general del rea de trabajo es como se muestra en la siguiente figura. En la parte superior y en la parte izquierda del area de trabajo se encuentran los nombres de las columnas y las filas. En la parte derecha se encuentra una barra de desplazamiento vertical, esto se debe a que por falta de espacio en el monitor, a veces se hace necesario desplazarse de manera vertical en la hoja y la barra de desplazamiento vertical nos permite hacerlo por medio del ratn. La parte inferior del area de trabajo est dividida en dos secciones, a la izquierda se encuentran las hojas representadas por pestaas en el que se encuentra el nombre de la hoja. A la derecha encontramos la barra de desplazamiento horizontal, la cual tiene la misma funcin que la barra de desplazamiento vertical descrita anteriormente. CELDAS Es la parte elemental de una hoja electrnica de clculo. Es el lugar donde se guardan los datos para despus manipularlos de distintas formas. Tienen la caracterstica de ser un espacio rectangular y estar organizadas en fila y columnas. Para diferenciar una celda de otra Excel le asigna un nombre a cada una considerando su ubicacin. FILA A la organizacin horizontal de las celdas se le llama filas, debido a la necesidad de representar las celdas en un plano de dos dimensiones. Las filas generalmente son representadas por nmeros, Excel puede contener hasta 65,350 filas. COLUMNAS A diferencias de las filas, son representadas por letras y podemos tener hasta 256 columnas. HOJAS El conjunto de celdas organizado en fila y columnas se les denomina hoja. Las hojas se distinguen mediante su nombre y se encuentran en forma de pestaas. Para cambiar de hoja solo es necesario dar clic en la pestaa que representa la hoja deseada. Excel nos da de forma predeterminada 3 hojas, estas pueden ser modificadas, eliminadas etc. PERSONALIZAR EL AMBIENTE DE TRABAJO El programa permite cambiar el orden o lugar de las distintas barras, siempre y cuando estn dentro de la ventana; las barras de herramientas pueden hacerse visibles u ocultas, dependiendo de los gustos y necesidades del usuario. Excel cuenta con dos opciones para facilitar la personalizacin del ambiente de trabajo.

La primera opcin permite quitar o poner las barras completas o personalizar solo acceso rpido representado por iconos. La segunda forma es en la que se denomina Opciones. En ella se puede personalizar el formato de nuestro libro. Por ejemplo el nmero de hojas que se desea al abrir un libro nuevo, el tipo de letra, la ortografa etc. OPERACIONES BSICAS ARCHIVO Excel puede manipular archivos de diferentes maneras. La forma ms recurrente es mediante su men ARCHIVO, al cual se puede acceder desde la barra de men dando clic en la palabra ARCHIVO. ABRIR Hay dos formas de abrir un libro en Excel, uno es mediante el men ARCHIVO, descrito anteriormente; la otra es dando clic en el icono de una carpetita abierta que se encuentra en la barra de herramientas estndar. GUARDAR Existen varias formas de hacerlo, puede ser a travs del men ARCHIVO el cual contiene opciones como: GUARDAR, GUARDAR COMO. La primera funciona tambin de manera automtica pues podemos dar clic en el disco que aparece en la barra de herramientas o bien en la opcin GUARDAR y poniendo el nombre que se le desea asignar al archivo. CERRAR Podemos cerrar el libro que est en uso mediante el men de ARCHIVO, dando clic en la opcin CERRAR o dando clic en la X que se encuentra a la derecha de la barra de men. Si aun no se ha dado el nombre del libro y se desea cerrar, se activar la opcin GUARDAR COMO. SALIR Una de las formas de salir de la aplicacin de Excel es dando clic en la X que se encuentra a la derecha en la barra de ttulo. Si se ha realizado algn cambio en el libro, pedir confirmacin para poder cerrarlo, de manera que se guarden los cambios. Otra forma es mediante el men ARCHIVO, dando clic en la opcin SALIR.

ELABORACIN DE HOJAS DE CLCULO PLANEAR LA HOJA DE CLCULO El primer paso para elaborar una hoja electrnica de clculo es planearla. Su importancia radica en el propsito de trabajar de manera eficaz y eficiente, as como la presentacin y diseos requeridos. Se debe tener en cuenta cules son los resultados que se desean obtener al configurar la hoja, es decir, adaptarla a las necesidades del usuario. Una vez que se tiene un plan para realizarla, simplemente se debe echar mano de las herramientas que ofrece Excel 2003. INTRODUCIR DATOS Los datos que se pueden introducir en una hoja electrnica de clculo pueden ser bsicamente, de tres tipos: alfanumricos (textos compuestos por letras y nmeros), numricos y formulas. A continuacin las describiremos: * Area de trabajo: Al colocarse en una celda especfica, se introducirn los datos y directamente se empezaran a escribir en la celda. * Enter: o se mueve el cursor con las flechas de direccin.

* Barra de edicin: Tambin se puede utilizar la barra de edicin para introducir datos, se debe activar la celda que se desea contenga los datos y poner el cursor en la barra de edicin para empezar a escribir los mismos. EDITAR DATOS Muchas veces al introducir los datos se cometen errores tanto al teclear la informacin como en su ubicacin dentro de la hoja. Para corregirlos es necesario editar los datos introducidos. Al igual que introducir los datos, existen dos formas de editarlos: * Area de trabajo: Este mtodo es de gran utilidad para los usuarios que estn acostumbrados a utilizar el teclado como medio principal para moverse sobre la hoja. Excel tiene como funciones especificas y reserva, la tecla de funcin F2 para la edicin de celdas; de esta manera se pueden utilizar las flechas de direccin para movernos dentro de la celda y corregir su contenido, presionando la tecla ENTER. * Barra de edicin: Tiene la finalidad de editar el contenido de una celda. Este mtodo permite utilizar las teclas de direccin para moverse a travs del contenido de una celda, editarla y guardar los cambios al presionar ENTER. Por otra parte, muchas veces las equivocaciones que se cometen dependen de la estructura en la que se encuentran los datos en la hoja electrnica. Para mover, copiar o borrar una celda el proceso es bsicamente el mismo. Como siempre se debe situar el cursor en la celda a editar usando las teclas, el raton o ambos. MOVER Para mover las celdas dentro de la hoja debemos tener en cuenta que celda se desea mover y a qu lugar, siguiendo estos pasos: * Seleccionar la celda, haciendo clic con el raton en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de direccin. * Utilizar la funcin cortar, ya sea desde el men EDICIN o utilizando el icono de las tijeras de la barra de herramientas. * Moverse a la celda en la que necesitamos colocar los datos. * Por ltimo, utilizar la funcin PEGAR del men EDICIN o bien su icono correspondiente. Para mover hay que tener cuidado en la celda DESTINO ya que, en caso de contener algn dato, este se borrar y se remplazar por el dato que se est moviendo. COPIAR De igual forma que al mover las celdas, existen pasos muy similares para copiarlas: * Seleccionar la celda haciendo clic con el raton en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de direccin. * Utilizar la funcin COPIAR desde el men edicin. * Moverse a la celda en la que necesitamos copiar los datos. * Por ltimo utilizar la funcin PEGAR del men EDICIN. Para copiar tambin ha que tener en cuenta la celda en la que necesita copiar los datos, ya que si contena un dato previo este desaparecer. BORRAR Esta es la funcin de edicin ms sencilla de todas, ya que son nicamente dos pasos. Al seleccionar la celda que se necesita borrar, se oprime la tecla SUPR del teclado. As el contenido de la celda desaparecer. RANGOS Un rango lo podemos definir como un conjunto de celdas generalmente de datos en comn; por ejemplo: Para seleccionar un rango podemos utilizar dos mtodos. Uno es con el raton, al hacer clic en la primera celda y arrastrarlo hasta la ltima celda que se desea elegir, o seleccionar la primera celda y dejar oprimida la tecla SHIFT y moverse hasta la ltima celda mediante las teclas de direccin. Como los rangos se pueden realizar los mismos procedimientos de MOVER, COPIAR o

BORRAR, descritos anteriormente. BUSCAR Y REEMPLAZAR A veces, al hacer un trabajo, es necesario buscar o corregir un dato en una celda especifica de la hoja electrnica de clculo. Excel ofrece una herramienta que se encuentra situada en forma de un cuadro de dialogo con dos pestaas, una para buscar un dato en alguna celda del documento y la otra pestaa para buscarlo y reemplazarlo por otro valor. DESHACER Y REHACER Excel permite corregir los errores que se realizan al elaborar el contenido de una hoja, antes de presentar o imprimir el trabajo, por medio de una herramienta que se encuentra en el men de edicin en la barra estndar. Con ella se pueden modificar mover, copiar y borrar, utilizando el icono de regresar y as posteriormente lo hace con rehacer con la flecha que va hacia adelante. Pero solo se podr utilizar la opcin REHACER si previamente se utiliz la funcin DESHACER. REFERENCIAS Se pueden definir como la presentacin de la informacin contenida en una celda diferente. Para eso Excel utiliza las referencias, que permiten presentar el contenido de una celda en otra parte del libro, ya sea en la misma hoja u otra. RELATIVAS Son las que hace referencia al contenido de una celda, mas no a la celda en s. Esto quiere decir que si el contenido de la celda origen se mueve hacia cualquier otro lugar, la celda referida a se no cambiar ya que har un seguimiento al dato. ABSOLUTAS Se ocupan cuando se tiene la necesidad de mostrar el valor de una celda, mas no el contenido en s; de esta forma si movemos el contenido de la celda origen, el contenido de la celda que se hace referencia se cambiar. FORMULAS Y FUNCIONES Tambin ofrece una herramienta muy til y da solucin a muchos problemas de clculo entre los datos. Existen formas de manipular el contenido de las celdas mediante este tipo de funciones y a continuacin se describir detalladamente cada una. FORMULAS Podemos definir la formula como una ecuacin aritmtica que utiliza los datos contenidos en una celda. De esta manera podemos utilizar los operadores aritmticos de suma (+), resta (-), multiplicaciones (*) y divisin (/), ya sea para operaciones sencillas o ms complejas. Excel trata de una formula, mas no de un texto, se utiliza el signo de igual (=) al inicio de la formula y se pueden emplear las referencias para indicar los datos. Para editar una formula se pueden utilizar los mtodos antes descritos, es decir, presionando la tecla de fusin F2 o mediante la barra de edicin. Tambin cuenta con 4 operadores: * Aritmticos: Ejecuta operaciones matemticas bsicas. * De comparacin: Utilizados para comparar valores. * Concatenacin de texto: se utiliza el signo (&) para unir varias cadenas. * De referencia: Utilizados para combinar rangos de las celdas o elaborar clculos. PROCEDENCIA DE OPERADORES Algunas veces es necesario realizar diferentes operaciones dentro de una misma frmula, por lo que es necesario establecer el orden de las mismas. Por ejemplo si se desea sacar el promedio de los valores contenidos en las celdas D5 a la D8, sera necesario hacer dos

operaciones: primero un conjunto de sumas y despus una divisin, donde matemticamente utilizaramos una formula como: D5 + D6 + D7 + D8 D9= 4 Excel otorga a los operadores matemticos una precedencia si se combina varias operadores en una nica frmula, Excel ejecutara las operaciones en el siguiente orden: operadores de referencia, negacin, porcentaje, multiplicacin, exponenciacin y divisin, suma y resta concatenacin y finalmente de comparacin. FUNCIONES BASICAS: FUNCION | EFECTO | SINTAXIS | EJEMPLOS | Promedio | Devuelve el promedio de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. | PROMEDIO(nmero 1, numero 2,) | PROMEDIO(D5:D8) | Suma | Suma todos los nuerosEn un rango de celdas | SUMA (numero 1, numero 2, | SUMA (C5:C8,X8) | Max | Devuelve el valor mximo de una lista de valores lgicos que contengan nmeros. | MAX (numero 1, nmero 2,) | MAX (B5:E8) | Min | Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el texto. | MIN (numero 1, nmero 2,) | MIN (B5:E5;B8:E8) |

Excel agrupa las funciones en el men INSERTAR de la opcin FUNCIONES como se muestra en la siguiente figura: El siguiente cuadro de dialogo contiene las funciones agrupadas en diferentes categoras: Hay que recordar que para expresar una funcin se debe seguir la sintaxis explicada anteriormente. Excel devolver en la celda el valor #N/A para expresar un error de sintaxis. FORMATO DE HOJA DE CLCULO Permite modificar el formato de los datos de una hoja, como lo es tamao, color y tipo de la fuente, darle color a los bordes y al fondo de las celdas, etc. El objetivo de realizar esta modificacin depende de las necesidades del usuario. FORMATO DE VALORES Cuando se desea expresar una cantidad monetaria, se necesita que los datos incluyan un signo de pesos, as como que los cientos, miles y millones se encuentren separados por comas, por eso Excel ofrece la posibilidad de darle formato al contenido de la celda para que se presente de diferentes formas. Dando clic derecho con el raton en la celda o rango previamente seleccionado, se accede a men contextual donde se incluye esta opcin. FORMATO DE TEXTO Se puede modificar el formato del texto; esto se logra mediante la herramienta explicada anteriormente contenida en el men HERRAMIENTA. AJUSTAR EL ALTO/ ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS A veces el contenido de los datos de una celda sobrepasa en dimensin al tamao de la misma. Excel permite redimensionar el tamao de las filas y columnas, con el objetivo del que el tamao de las celdas sea adecuado para expresar su contenido, para eso se utiliza el raton, colocndolo en el lmite de la columna o de la fila y haciendo clic, arrastrando el raton hasta obtener el tamao deseado.

COMBINAR CELDAS Excel permite combinar celdas a combinar, siempre y cuando sean celda celdas continuas y; despus se tiene dos opciones, una es utilizar el cuadro de dilogos o FORMATO DE CELDAS en la pestaa ALINEACION seleccionando la opcin COMBINAR CELDAS como se muestra en la siguiente figura: INSERTAR/ ELIMINAR FILAS/ COLUMNAS Al modificar los documentos, es necesario insertar filas existen dos formas de hacerlo: * Men insertar: Debemos elegir la opcin fila o columna dependiendo que es lo queremos insertar. * Men contextual: si nos situamos en la celda en donde se desea insertar una fila o columna, se puede acceder al men contextual, dando clic con el botn derecho del raton sobre la celda, como se explico anteriormente y acceder a la opcin insertar. As aparece el cuadro de dialogo en donde podremos insertar las filas columnas que queremos: APLICAR COLORES, BORDES Y TRAMAS Mediante la herramienta FORMATO DE CELDAS, explicada anteriormente, la posibilidad de modificar el color de la fuente, contenido en la pestaa fuente de dicha herramienta. De la misma forma permite modificar el contorno de las celdas para poder expresar un conjunto de celdas como si fuese una tabla, agregado lneas alrededor de las celdas o entre ellas. Permite modificar el color del fondo de las celdas a este tipo de formato se le conoce como TRAMA y se puede acceder a el en la pestaa TRAMA, del cuadro de dialogo FORMATO DE CELDAS, simplemente se debe seleccionar las celdas o rangos a los que se desea dar formato y acceder al cuadro de dialogo FORMATO DE CELDAS. PROTECCION DE HOJAS DE CLCULO Para esto Excel ofrece un cierto tipo de seguridad, la cual brinda de alguna manera proteccin a los datos con la finalidad de que no se modifiquen ni se altere la informacin que se pretende manejar mdiate hojas electrnicas de clculo. OCULTAR FILAS/COLUMNAS Solo se puede ocultar una fila o columna completa, y no solo la informacin de una celda, hay que seleccionar o simplemente colocar la celda activa en algn punto de la columna o fila que se trata de ocultar por medio de las teclas de direccin o del raton. Ahora solo resta indicarle a Excel mediante la opcin la opcin ocultar que se encuentra en el men FORMATO y en el submen FILA o COLUMNA. El problema es cuando se ha ocultado la primera fila o columna de la hoja, ya que no se puede seleccionar una columna o fila anterior, para efectuar este procedimiento. Excel cuenta con una herramienta que permite saltar a cualquier punto de la hoja electrnica, lo nico que se debe hacer es teclear la referencia de la primera celda en el cuadro de texto REFERENCIA y Excel, automticamente, aparecer la fila o columna oculta. OCULTA HOJA Para este paso se debe tener activa la hoja que se desea ocultar, dando clic en la pestaa adecuada en el area de trabajo y con la opcin OCULTAR en el submen HOJA del men FORMATO. Para volver a mostrar la hoja, se puede acceder a la opcin MOSTRAR del mismo men HOJA del men FORMATO. PROTEGER DATOS/HOJA La forma de proteger los datos es mediante el men de herramientas en la opcin PROTEGER y, luego PROTEGER HOJA el resultado es un cuadro de dialogo.

Podemos escribir la contrasea, pero es recomendable tener cuidado, ya que en caso de olvidarla no ser posible tener acceso a los datos. Dentro del mismo cuadro se puede elegir que es lo que se desea proteger de la hoja de clculo, tambin de forma predeterminada en las propiedades, como se vio anteriormente. ELABORACION Y EDICION DE GRAFICOS Excel cuenta con una herramienta para la creacin de grficos a continuacin se mostrara cuales son los pasos para poderla realizar lo mejor posible. PLANEACION DEL GRAFICO Hay que tener en cuanta cuales son los datos que se desea presentar. Una vez que los datos han sido seleccionados para graficar, ya sea en celdas dispersas o agrupadas en uno varios rangos. Excel ofrece diferentes diseos de graficas para poder representarlas y embellecer la informacin que se desea presentar. CREACION DEL GRAFICO * Paso uno nos indica que para acceder a ella simplemente se debe dar clic con el raton en el men INSERTAR y despus en la opcin GRAFICO o bien simplemente dirigirse al icono correspondiente, e inmediatamente aparecer el cuadro de dialogo nombrado ASISTENTE PARA GRAFICOS, adems de los tipos de grficos estndar. * El paso dos de este asistente consiste en indicarle a Excel cuales son los datos que necesitas que aparezcan en el grafico. Este mismo paso, se puede indicar a Excel que es lo que significa cada uno de estos datos definidos en el paso anterior, ya que en la pestaa SERIES se escriben series y valores. Recordar en todo momento que Excel usa referencias ya sea relativas o absolutas para representar los datos. * En el paso tres se editan las opciones de los grficos. En la primera pestaa, llamada TITULOS, podemos editar el texto que se desea aparezca en el grafico, en la pestaa EJES se editan los ejes X y Y del grafico, en la pestaa LINEAS DE DIVISION se pueden agregar lneas de gua en el fondo del grafico, en la que dice LEYEDA se pueden modificar la posicin de sta, para mostrar los valores de cada parte del mismo se utiliza la pestaa ROTULOS DE DATOS; a veces no es necesario con solo esa opcin y para eso existe la pestaa TABLA DE DATOS, la cual tiene una funcin similar a la pestaa anterior. * El ltimo paso sirve para indicarle a Excel el lugar donde colocar el grafico. MOVER Y CAMBIAR DE TAMAO DE UN GRAFICO Para mover o cambiar, solo se selecciona con el raton, dando un clic en el mismo, para moverlo dentro de la hoja activa se debe utilizar el raton, dando clic en el grafico y arrastrndolo al lugar deseado.

EDICION DE GRAFICO Si se desea cambiar el tipo de fuente, los colores, la alineacin del texto, etc. Puede realizarse a travs de la barra de herramienta GRAFICO, esta barra esta siempre oculta, y si no se ha personalizado Excel, solo aparecer al seleccionar un grafico.