Instituto Tecnolgico Superior Zacatecas Sur

HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II

Uso de Agenda Electrnica

PRESENTA: Nelly Karina Torres Quezada CARRERA: Licenciatura En Administracin VIII Semestre DOCENTE: Ing. Salvador Cabral Tlaltenango de Snchez Romn, Zac. 19 de Abril de 2013

USO DE AGENDA ELECTRNICA: OUTLOOK

Microsoft Outlook es un programa de organizacin ofimtica y cliente de correo electrnico de Microsoft, puede ser muy til puesto que organiza tanto los correos electrnicos recibidos en tu cuenta de Hotmail, gmail, yahoo o cualquier otro servidor, tambin funciona como agenda electrnica con todas las aplicaciones que stas cuentan. A continuacin se dar una breve explicacin de cmo funciona este til programa. Lo primero que se debe hacer es vincular una cuenta de correo electrnico al programa siguiendo las instrucciones que marca el asistente de Microsoft Outlook, al terminar esta configuracin la pantalla del programa debe verse de la siguiente manera:

Para enviar un mensaje de correo electrnico se da click en el men inicio y enseguida en la opcin nuevo mensaje de correo electrnico

Al aparecer la siguiente pantalla se llenan todos los datos y se da click en enviar.

Microsoft Outlook tambin cuenta, como se mencion anteriormente, con un calendario para organizar cada da de acuerdo a las necesidades del usuario, para comenzar a utilizarlo se da click en el da y la hora que desea agendar la actividad:

Y se procede a llenar los datos de la actividad, despus se da click en el botn Guardar y Cerrar:

Dentro de esta pantalla tambin se puede configurar si se desea que suene una alarma de aviso, o poner etiquetas con recordatorios, o incluso crear citas. Para administrar las citas creadas se da click en la pestaa de Citas que aparece cuando una actividad es seleccionada con el puntero:

Para invitar a los asistentes se da click en el botn con el mismo nombre:

Y se procede a llenar con los correos de los invitados, as como organizar dicha cita como establecer el lugar de reunin, la periodicidad de sta en caso de ser necesario, la importancia que se le debe dar (esto mediante los colores de las categoras) la duracin de la misma, entre otros puntos importantes para que tenga xito la cita y las invitaciones:

En cuanto al administrador de tareas, en la siguiente pantalla se pueden escribir las actividades que el usuario necesita realizar:

Dentro del administrador de tareas tambin existen varias opciones que el usuario puede aprovechar para obtener mayores beneficios, como lo son el seguimiento de la tarea, o marcar si ya fue realizada o incluso cancelarla.

En cuanto a la administracin de los contactos, Microsoft Outlook muestra algunos beneficios, aqu muestro algunos de ellos: Para agregar un contacto nuevo se da click en contactos: Y se completan los datos del contacto en la siguiente pantalla:

Los contactos con que cuenta el usuario aparecen de la siguiente manera:

Al lado derecho de la pantalla nos muestra el abecedario para poder encontrar ms fcilmente en contacto que el usuario busca ya sea para enviar un correo electrnico o una invitacin a una cita. Al igual que en otras aplicaciones del programa, en el men inicio se muestran varias opciones para que se aproveche al mximo la administracin de los contactos:

Dentro de las opciones entre las ms importantes y tiles se encuentran la de crear un contacto nuevo o un grupo, tambin se puede organizar una reunin, dar prioridad a los contactos ms solicitados, eliminar los que hayan cambiado su direccin de e-mail, etc. Utilizar el programa de Microsoft Outlook versin 2010 trae muchos beneficios a quien lo utiliza, adems no es difcil utilizarlo puesto que muestra el mismo formato de men del paquete Microsoft Office, lo nico que se necesita es perder el miedo y comenzar a utilizarlo.