Unidad d 4.

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4.2.1 El manual de administracin y su relacin con ISO 9000

ISO 9000y la Conservacin Existe con reconocimiento a nivel mundial una institucin llamada International Standards Organization (150), que tiene sus orgenes en la Federacin Internacional de Asociaciones nacionales de normalizacin (1926 a 1939). En 1987, la International Standards Organization (150) public su serie 150 9000; dicha seria ha quedado constituida de la siguiente manera: ISO 9000 Normas de aseguramiento y administracin de calidad. 150 9001. Sistemas de Calidad. Propone un modelo para el aseguramiento de calidad en empresas cuya flincin abarca toda la cadena por la que ~ el o los productos que elabora. 150 '002. Sistemas de calidad. Son normas que tambin establecen un modelo para el aseguramiento de la calidad, pero en empresas cuya funcin slo interviene en la produccin, instalacin y servicio de los artculos que produce. 150 9003. Sistemas de calidad. Este es un modelo para el aseguramiento de la calidad en empresas que se dedican a la inspeccin y pruebas finales de productos diseados desarrollados e instalados por otras empresas. SO 9004. Elementos de administracin y sistemas de calidad. Lineamientos.

Es necesario aclarar que tanto la 150 9000 como la 150 9004 slo son documentos de gua que sirven para seleccionar, implantar, administrar y mantener el sistema de aseguramiento de la calidad 150 9000; y los que realmente proporcionan la normativa para conseguir en la empresa el aseguramiento de la calidad son las 1509001,9002, 9003.

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El 150 9001 es el modelo ms completo, pues lo conforman desde 1994 los veinte ttulos existentes en la serie 9000 y este patrn es empleado por empresas que hacen absolutamente todo el ejercicio de la obtencin de algn satisfactor humano, desde su diseo hasta su instalacin y servicio. Por lo que corresponde al 1509002 es ms reducido en un ttulo, tiene 19 pues no le es necesario atender los requerimientos de diseo. Como el modelo 9003 est proyectado a empresas que slo estn dedicadas a la inspeccin y pruebas finales, este modelo slo considera 16 ttulos. Una empresa que desea aparecer ante sus clientes como de calidad comprobada, necesita obtener la certificacin ISO, que con su conjunto de normas 9000, establecidas desde 1987, puede comprobar si la empresa en cuestin se comporta permanentemente como una entidad que proporciona a sus clientes productos de alta calidad garantizado

Cuando una empresa es certificada, la direccin general empieza nombrando un grupo al cual generalmente se le denomina comit de calidad o comit SO 9000 formado por sus ms cercanos y capaces colaboradores y con los siguientes objetivos a lograr: 8. Agencias prestadoras de servicio

Debe existir en el departamento de conservacin, cuando menos una copia completa de la seccin tcnica, ya que esta ser su herramienta diaria de trabajo. Hasta ahora se han analizado los puntos:

a) Crear una pequea oficina de "Organizacin y mtodos". b) Planear la estructura del manual de administracin

Ahora se muestran los pasos necesarios para terminar de redactar el manual de administracin: 2

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c) Recolectar la informacin existente. Para esto es necesario notificar a las oficinas que estarn sujetas a estudio, a fin de contar con su cooperacin. A continuacin, se elaboran formularios adecuados para facilitar la recoleccin y el anlisis de la informacin. Con stos se instruir el personal de analistas, quienes por medio de entrevistas personales, observacin directa del trabajo, del equipo, de las oficinas, archivos podrn obtener toda la informacin existente. d) Analizar la informacin y establecer prioridades. Aqu se ordena la informacin de acuerdo con la estructura dada al manual. Este trabajo ser ejecutando por personal que conozca la materia. Cuando se termina de ordenar la informacin, se realizar entre el consultor y los responsables de la elaboracin del manual una junta de "tormenta de ideas" y con un anlisis de la situacin para jerarquizar la importancia relativa que guardan entre s cada una de las partes del manual, analizndose por separado de acuerdo con la urgencia que se tenga de la informacin. Al terminar este trabajo se tendr una lista jerarquizada de todas las unidades que deben editarse. e) Elaborar la parte del manual con prioridad ms alta. Para hacer esto debemos basarnos en la lista jerarquizada ya mencionada, a fin de comenzar con el trabajo calificado como primera prioridad. A continuacin se analizar a fondo la formacin, se tendr que ir nuevamente al terreno, pedir opiniones, etc. f) Recabar autorizacin y enviar a usuarios. Una vez terminado cada proyecto, es analizado en su conjunto por el jefe de la oficina de organizacin y mtodos procediendo a recabar la autorizacin necia para ponerlo en vigor. g) Adiestrar en su uso al personal usuario. Es de extrema importancia que las personas directamente involucradas en la utilizacin de cualquier documento que integre el manual de administracin lo conozca a fondo 3

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y que pueda aplicarlo con agilidad. La enseanza de esta materia facilita enormemente la integracin de todo el personal y a su fuente de trabajo, pues ste desarrolla en forma natural su inters y buena disposicin por lo que el llamar "su" empresa h) Vigilar cualquier cambio que se suscite en el manual, para actualizar su contenido. Esta es una labor constante de la oficina de organizacin y mtodos, el funcionamiento de la comisin mixta de capacitacin y adiestramiento, y el funcionamiento de la comisin de seguridad e higiene. Por ultimo, se explica a que filtro se pretende llevar a la empresa, para lo cual se adjunta el Plan de Desarrollo Organizacional (DO); el cual debe considerarse una meta alcanzadle en cinco aos como plazo mnimo. La seccin de procedimientos esta constituida de una introduccin exclusiva de esta seccin, en donde se explica que se pretende obtener con la aplicacin de los procedimientos tcnicos administrativos y adems su construccin y uso. Se menciona la simbologa empleada y todos los procedimientos que estn o hayan estado en vigor. El primer procedimiento se denomina "compra de repuestos"; esta informacin estar estructurada de acuerdo con la tcnica de elaboracin de procedimientos que ms acomode a la empresa. El procedimiento "compra de repuestos" diagrama de flujo se refiere al diagrama de flujo del procedimiento anterior mente citado. Al terminar la parte de procedimientos, s continua con l catalogo de formatos o machones, estos documentos se emplean siempre para apoyar los procedimientos. La seccin de Descripcin de puestos tiene una estructura al principio similar a las anteriores en su introduccin, presentacin y simbologa; despus de esto, se incluyen los organigramas necesarios que informan sobre la colocacin del puesto de que se trate, dent de la empresa; a 4

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continuacin, se acomoda la descripcin de puestos de todas las categoras existentes, desde la del director general hasta la del ultimo pen. Las descripciones de puesto sirven de base a dos funciones muy importantes en la empresa: primera, el sistema de desarrollo de recursos humanos que permite desde el buen reclutamiento de personal, su induccin, capacitacin y desarrollo adecuado, atendiendo a las

necesidades squicas y fsicas del personal; y segunda, la evaluacin de puestos, tan necesaria para establecer una poltica de sueldos y salarios, justa y racional. La seccin tcnica adems de la introduccin, s a dividido en mecnica, elctrica, electrnica, civil y edificios, cada una de las cuales se subdivide en "terminologa y smbolos" y los temas generales que sean necesarios; cada tema s subdividir, a su vez, en lo que vienen a ser los instructivos especficos de cada tipo de equipo, instalacin o construccin que estar sujeto a trabajos de conservacin. La seccin tcnica es indispensable para el correcto desarrollo de los trabajos de conservacin.

a) Crear una pequea oficina de "organizacin y mtodos". b) Planear la estructura del manual de administracin. c) Recolectar la informacin existente. d) Analizar la informacin y establecer prioridades. e) Elaborar la parte del manual con prioridad ms alta. t) Recabar autorizacin y enviar a usuarios. g) Adiestrar en su uso al personal usuario. h) Vigilar cualquier cambio que se suscite en el manual, para actualizar su contenido. No es conveniente hacer todo el manual para ponerlo en marcha, recurdese que el peor manual es el que no existe; aun teniendo un manual "perfecto", conforme pasa el tiempo se originan cambios que obligan a estar actualizndolo. 5

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Crear una pequea "oficina de organizacin y mtodos". Se hace con dos o tres personas de base y un numero variable de empleados eventuales, quienes fungirn como analistas por algn tiempo, dependiendo del tamao de la empresa. Las funciones generales de esta oficina sern: -Elaboracin y conservacin del manual de administracin. -Elaboracin del plan estratgico (mnimo a 5 aos) y de los planes tcticos resultantes para el desarrollo organizacional de la empresa. -Elaboracin de polticas y normas de trabajo. -Desarrollos de estudios para nuevos mtodos de trabajo. ~ En la estructura de la organizacin, esta oficina quedara como apoyo (stafi) de la direccin general, director o gerente administrativo.

Planear la estructura del manual de administracin. Para desarrollar este evento, es necesario ser muy cuidados a fin de disear un sistema de numeracin, adems este manual puede variar de volumen sin necesidad de que el mencionado sistema de numeracin tenga que cambiar. Se acostumbra dividir el manual en cuatro secciones: 1. Organizacin 2. Procedimientos 3 Anlisis de puestos 4.. Tcnicas es conveniente imprimir en hojas de color tenue diferente, la informacin correspondiente a cada seccin. Cada seccin debe dividirse en los temas principales, se asignaran la cantidad de dgitos que aseguren que pueda numerarse la cantidad de temas actuales y filtros. La seccin de organizacin se da con la introduccin una explicacin de lo que es el manual de administracin y sus expectativas; s mencin la simbologa, los diferentes niveles de autorizacin, la narracin apoyada con fotografas y documentos relativos de los antecedentes histricos de la empresa, su base legal y se definen y analizan los objetivos y polticas de la misma; se hace referencia a la organizacin actual, s continua con las funciones generales y 6

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particulares de las entidades mencionadas; Se complementa con la plantilla de personal y los reglamentos de la empresa, tales como el de funcionamiento del consejo de administracin, el reglamento interior del trabajo. El manual de administracin y su relacin con 1509000. Es conveniente analizar lo que se ha mencionado en le apartado 5.2.3.4.1 (Motivacin), en donde llegamos a la conclusin de que todo ser humano siempre acta en relacin con la satisfaccin de sus necesidades; en otras palabras, nuestra vida se estructura dentro de una constante toma de decisiones durante la bsqueda de nuestros satisfactores, de tal forma que en un momento dado optamos por el satisfactor que no parece ms adecuado para que llena los requisitos que mas nos agrada a en ltimo caso el menos malo, incluyendo el aspecto econmico.

En este orden las ideas y refirindonos al apartado 5.2.3 en donde analizamos en forma comparativa el proceso tcnico con el proceso administrativo, o sea, la similitud de funcionamiento de una mquina con un empresa, podemos pensar que es posible determinar las caractersticas que debe tener una buena empresa y analizaras, registrarlas, observarlas y mejorarlas constantemente con objeto de conseguir que nuestra empresa sea de vanguardia y que por esta razn los productos o servicios que ella produzca sern estimados como productos de alta calidad. El manual de administracin es un compendio que contiene en forma ordenada, clara y concisa toda la informacin e instrucciones sobre la historia, misin, objetivos , polticas y procedimientos administrativos y tcnicos, debe ser considerado como la gua ms importante que existe en ella, puesto que en su contenido se tendr en cuenta las expectativas y compromisos de la compaa con respecto el ser humano que la integra, a los socios de sta, a los proveedores. La "seccin administrativa de este manual guarda la estructura aqu mostrada, independientemente del tipo y tamao de la empresa de que se trate; pero, por 7

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lo que respecta a la seccin de instrucciones tcnicas, sta tendr el tamao y la estructura que le marquen las diferencias Por otra parte, los pases con un desarrollo tecnolgico muy avanzado y una administracin. Deficiente por lo general se encuentra inmersos en un caos utilizando su alta tecnloga y recursos en forma masiva para destruir tanto a sus enemigos como a si mismos. Al pensar la administracin en esta forma, consideramos su enfoque realista y, por lo mismo ~ de que administrar es "conseguir resultados por medio como terceros" y decir resultados es decir satisfactores humanos tanto fsicos como psquicos. Por experiencia hemos comprobado, a travs de muchos aos, que siempre que se nombra para los primeros niveles de la administracin a un buen tcnico. tcnicas manejadas en la empresa En primer lugar, las comunicaciones humanas sufren enormemente, ya que no existe una organizacin bien definida; no se sabe con certeza las funciones que tiene cada entidad; las labores se llevan acabo por costumbre, pues no existe procedimientos escritos y, por lo tanto, cada persona tiene su concepto de cmo debe hacer las cosas por lo que lgicamente no coincidir con el criterio de las dems para un mismo enfoque. Elaboracin y conservacin del manual de calidad. Elaboracin del plan estratgico (mnimo a 5 aos) y de la planificacin resultante para el desarrollo organizacional de la empresa. Elaboracin de la misin, polticas de calidad, polticas generales y polticas de trabajo. Desarrollo de estudios para la mejora de los modos y procedimientos de trabajo.