Modle de benchmarking des cots informatiques

PUBLICATIONS SUPPORTS
Sites www.afai.fr www.cigref.fr www.itgi-france.com

Publications IGSI Actes du Symposium IT Governance en actions 11 mai 2004 Paris IT Governance : pilotage de l'informatique pour les dirigeants d'entreprise - modle de rfrence

Publications CIGREF 2002 - Gouvernance du systme d'information 2001 - Comment le contrleur de gestion peut-il assister le DSI 1999 - Cot de possession du poste de travail - rapport d'tape 1999 - Benchmarking Informatique 1995 - Contrle de gestion informatique et matrise des cots

Publications AFAI Matriser les cots informatiques

PARTICIPANTS

Ce livrable, est issu des travaux dun groupe de rflexion de lIGSI, pilot par JeanLouis Leignel, vice-prsident de lAFAI et a t rdig avec la participation active des personnes suivantes :

Claude Anstrousse, Groupement des Mousquetaires Georges Epinette, Groupement des Mousquetaires Jean-Paul Leydier, Orgaconsultants Jean-Louis Leignel, MAGE Xavier Trebouta, Groupement des Mousquetaires Jocelyne Viazzo, Groupement des Mousquetaires

Ltude a t rdige par Aurlie ROY, charge de mission au CIGREF.

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SOMMAIRE
1 LE BENCHMARKING DES COTS INFORMATIQUES : UNE BRIQUE ESSENTIELLE DE LIT GOVERNANCE 2 3 LE CADRE MTHODOLOGIQUE DU BENCHMARKING DES COTS IT LE MODLE RETENU PAR LIGSI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 5 6 PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES PC PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES IMPRIMANTES PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES AUTRES PRIPHRIQUES PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES APPLICATIONS PROCESSUS DE MAINTENANCE VOLUTIVE PROCESSUS DE PROJET 5 7 9 10 11 12 13 15 16 20 21 22

LES INFORMATIONS COLLECTER LES LMENTS DE BENCHMARKING OBTENUS LES PROCHAINES TAPES POUR LEXPLOITATION DU MODLE

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1 LE BENCHMARKING DES COTS INFORMATIQUES : UNE BRIQUE ESSENTIELLE DE LIT GOVERNANCE

LEntreprise se pose beaucoup de questions trs varies propos de son informatique mais la dimension conomique et le benchmarking sont presque toujours prsents.

Direction Gnrale/ Finance Comment lIT contribue-t-elle au dveloppement de lentreprise et sa performance ?

Directions Oprationnelles Clientes

Nos investissements en IT sontils rentables ? Les cots IT qui me sont affects refltent-ils la ralit ? Direction Direction Est-ce que les mmes prestations Gnrale/Finance Gnrale/Finance ne seraient pas moins chres lextrieur ? Direction Direction Oprationnelle Oprationnelle Clientes Clientes
Comment lIT peut-elle nous aider tre plus ractifs par rapport aux attentes de nos clients?

par rapport la concurrence ? Pourquoi le Budget IT est-il en constante augmentation ?

Comment se compare le Budget IT

La Direction Informatique est-elle bien gre ?

Direction Direction Informatique Informatique

Direction Informatique Ne fait-on rellement que des choses utiles pour lEntreprise ?

Comment se comparent nos cots par rapport lextrieur?

Satisfaisons-nous toutes les attentes de notre environnement ?

Entreprise
Audit Audit

Comment mettre en vidence la productivit de lIT ? Comment satisfaire les demandes de Projets tout en restant dans une enveloppe budgtaire en rduction ?

Audit Les biens et les oprations de lEntreprise sont-ils correctement protgs ? Les principaux risques pour le Business sont-ils matriss ? Les processus de contrle et les pistes daudit sont-ils en place et efficaces ?

Principaux bnfices attendus de la mise en place dun modle de benchmarking des cots IT, en rponse aux questions que se pose lEntreprise sur son informatique : o Matriser les cots unitaires des Produits/Services rendus en les articulant avec les indicateurs de performance IT o Responsabiliser la Direction informatique sur ses choix dinfrastructure .. qui se rpercuteront dans les cots unitaires des Produits/Services o Faciliter la communication DG/DF, DO, DSI en tant en mesure de justifier les volutions de cots IT .. de faon crdible o Mettre en vidence la Productivit de la Direction Informatique par la mesure de lvolution des cots unitaires des Produits/Services o Facturer les clients internes sur la base de cots compris et accepts o Mettre les SLA en relation avec les cots des niveaux de service o Rendre transparent le Budget informatique aux yeux de DG/DF et DO o Amliorer la performance conomique IT par la ralisation de Benchmarks . externes et internes

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La mise en place dun modle de benchmarking permettant datteindre lensemble des bnfices attendus crera la confiance entre lIT et lEntreprise, ce qui est un des objectifs premiers de lIT Governance.

DG/DF

Budget et Cots IT Communication ? Transparence ? Matrise ? DSI DO

Pour tablir un modle de benchmarking des cots informatiques, qui soit rellement une brique de lIT Governance, lIGSI a initi un groupe de travail qui a : capitalis sur les bonnes pratiques dcrites dans le Modle de rfrence AFAI pour la matrise des budgets et cots IT prsent lors du Symposium 2004, normalis lensemble des lments contenus dans le Modle AFAI pour mettre en vidence des indicateurs de benchmarking relativement universels, labor un Modle de benchmarking - fond sur la mthode ABM (Activity Based Management) - prenant en compte les indicateurs de performance IT - articul avec les processus CobiT et ITIL - et permettant de construire un Budget IT cohrent avec les objectifs de performance viss, puis danalyser les carts de performance par responsable

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2 LE CADRE MTHODOLOGIQUE DU BENCHMARKING DES COTS IT

Par lanalyse des Activits mises en uvre dans les Processus, un Modle bas sur les concepts ABC/ABB/ABM permet daffecter de faon pertinente des Ressources communes consommes par des Produits/Services varis cette mthodologie est donc particulirement bien adapte au cas dune Direction Informatique.
Calcul du cot unitaire des Produits / Services bas sur les activits des Processus

Clients Clients

Produits Produits & & Services Services

Processus Processus

Activits Activits

Ressources Ressources

fournis fournisaux aux

pour pourcalculer calculer le lecot cotdes des

associes associesdans dans des des

valorisent valorisent les les

Les Ressources consommes permettent de valoriser les Activits associes dans des Processus pour calculer le cot des Produits/Services fournis aux Clients

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Toutefois, pour atteindre lensemble des objectifs viss, il est souhaitable dutiliser le mme Modle pour laborer un Budget IT bas sur les indicateurs de performance et les objectifs de progrs associs . il sagira alors dun Modle ABB (Activity Based Budgeting)

Elaboration du Budget de Ressources bas sur les activits des Processus

Clients Clients

Produits Produits & & Services Services

Processus Processus

Activits Activits

achtent achtent des des

labors labors dans des dans des

mettant mettant en oeuvre en oeuvre des des

qui qui consomment consomment des des valorisent valorisent des.. des..

Ressources Ressources

fournis fournis aux aux

pour calculer pour calculer le cot des.. le cot des..

associes associes dans des.. dans des..

Clients Clients

Produits Produits & & Services Services

Processus Processus

Activits Activits

Calcul du cot unitaire prvisionnel des Produits / Services

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3 LE MODLE RETENU PAR LIGSI

6 processus ont t identifis pour analyser lensemble des Produits/Services rendus aux clients de la DSI : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mise disposition des PC Mise disposition des Imprimantes Mise disposition des autres priphriques Mise disposition des applications Maintenance volutive Projets

Quelques grandes caractristiques : Pour les PCs, imprimantes et autres priphriques, une maille danalyse des Produits/Services est propose. Les cots du Poste de travail comprennent lensemble des cots ncessaires son fonctionnement . hors les cots lis aux Applications. Pour la mise disposition des Applications ainsi que pour la Maintenance volutive et pour les Projets, le benchmarking se fera sur des inducteurs de cots mtier , tels que : bulletin de salaire, criture comptable, commande client, .. La maintenance corrective est intgre dans le processus de mise disposition des Applications une vision transversale par service rendu permettant de calculer le TCO de chaque service (y compris applications, maintenance et projets). Un TCO boucl avec le Budget IT et donc ne prenant pas en compte les cots cachs on parlera de TCO direct .

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3.1

PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES PC

Activits :
Rfrencement Acquisition RE AC

Phases danalyses du processus PC :

Approvisionnement AP Prparation Stockage Gestion des stocks Dploiement Maintenance hard Tldistribution Hot line Formation Cblage Messagerie Internet Utilisation serveur Gestion admin. PR ST GS DE MA TD HL FO CA MG IE US GA

P1 Rfrencement / Acquisition P2 Approvisionnement P3 Masterisation P4 Logistique P5 P6 P7 P8 Maintenance Hot line Formation Cblage

P9 Messagerie P10 Gestion administrative PZ TCO PC

Catgories de PC - standard / gonfl - fixe / nomade - amorti / non amorti - sous garantie ou non

Inducteurs de cot Nombre de postes

Phases danalyse Activits Rfrencement/ Rfrencement (tests, ) Acquisition (location ou amortissement) Acquisition Approvisionnement Approvisionnement Masterisation Prparation (PC, logiciels bureautiques) Logistique Stockage Gestion des stocks Dploiement Maintenance Maintenance Hardware Tldistribution Hot line Hot line (PC et applications bureautiques) Formation Formation (applications bureautiques) Cblage Cblage Messagerie Messagerie Internet Utilisation serveur Gestion Gestion administrative (comptabilit,) administrative

Inducteurs dactivit J-H / PC K / PC J-H / PC J-H / PC m / PC J-H /PC J-H / PC J-H / PC J-H / PC J-H / PC J-H / PC Nb de prises / PC Nb de BAL / PC Nb de users / PC Nb de serveurs / PC Nb de clients / PC

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3.2

PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES IMPRIMANTES

Phases danalyses du processus Imprimantes

Activits

Rfrencement Acquisition

RE AC

P1 Rfrencement / Acquisition P2 Approvisionnement P3 Logistique

Approvisionnement AP Stockage ST

Gestion des stocks GS Dploiement DE MA HL GA

Maintenance Hot line Gestion admin.

P4 Maintenance P5 Hot line P6 Gestion administrative PZ TCO imprimantes

Types de produits Imprimantes amorties / non amorties Imprimantes couleurs / noirs et blancs Imprimantes individuelles / rseau Imprimantes sous garantie / non

Inducteurs de cot Nombre dimprimantes Idem Idem Idem Inducteurs dactivit J-H / Imprimante K / Imprimante J-H / Imprimante m / Imprimante J-H / Imprimante J-H / Imprimante J-H / Imprimante J-H / Imprimante Nb de clients / Imprimante

Phases danalyse Activits Rfrencement/ Rfrencement (tests, ) Acquisition Acquisition (location ou amortissement) Approvisionnement Approvisionnement Logistique Stockage Gestion des stocks Dploiement Maintenance Maintenance Hot line Hot line (PC et applications bureautiques) Gestion administrative Gestion administrative (comptabilit,)

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3.3

PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES AUTRES PRIPHRIQUES

Identique celui des Imprimantes, la raison dtre de ce processus tant surtout de ne pas polluer les processus PC et imprimantes.
Activits Phases danalyses du processus Autres priphriques
Rfrencement Acquisition RE AC

P1 Rfrencement / Acquisition P2 Approvisionnement P3 Logistique

Approvisionnement AP Stockage ST

Gestion des stocks GS Dploiement DE MA HL GA

Maintenance Hot line Gestion admin.

P4 Maintenance P5 Hot line P6 Gestion administrative PZ TCO autres priphriques

Types de produits Inducteurs de cot Priphriques amortis / non amortis Nombre de priphriques Phases danalyse Rfrencement/ Acquisition Activits Inducteurs dactivit Rfrencement (tests,) J-H / Priphrique Acquisition (location ou K / Priphrique amortissement) Approvisionnement Approvisionnement J-H / Priphrique Logistique Stockage m / Priphrique Gestion des stocks J-H / Priphrique Dploiement J-H / Priphrique Maintenance Maintenance J-H / Priphrique Hot line Hot line (PC et applications J-H / Priphrique bureautiques) Gestion Gestion administrative Nb de clients / Priphrique administrative (comptabilit,)

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3.4

PROCESSUS DE MISE DISPOSITION DES APPLICATIONS

Activits
Acquisition Exploitation AC EX

Phases danalyses du processus

P1 Acquisition P2 Exploitation P3 Stockage et archivage des donnes P4 Impression des ditions P5 Hot line Maintenance P6 corrective P7 Mise en production P8 Formation P10 Gestion administrative P11 Rseau PZ TCO application Mainframe

Stockage et archivage GO des donnes Impression des ditions Hot line Maintenance corrective Mise en production Formation Gestion admin. IM

HL MC MP FO GA

Rseau

RE

Le processus est dcompos par typologie de serveurs, en raison des spcificits de chacun dentre eux en termes de consommation de Ressources : o Mainframe o Unix o AS400 o Windows/Linux Chaque technologie fera lobjet dun processus identique, seuls les inducteurs de cots dexploitation tant diffrents : o MIPS pour le Mainframe o TPM pour les serveurs UNIX o CPW pour les AS400 o NB dquivalents serveurs de base pour Windows/Linux Chaque application sera associe un ou plusieurs processus.

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TCO des applications par technologie de serveur Activits Mainframe Unix AS400 Inducteurs dactivit Euros / CPW puis CPW application CPW / application Windows / Linux Inducteurs dactivit Acquisition / Euros / serveur puis serveur / application Exploitation Nb serveur / application classs par taille : - Entre de gamme - Milieu de gamme - Haut de gamme Stockage et archivage Giga-octet sauvegards Giga-octet sauvegards Giga-octet sauvegards / Giga-octet sauvegards / application des donnes / application / application application Impression des Milliers de pages / Milliers de pages / Milliers de pages / Milliers de pages / application ditions application application application Hot line J-H / application J-H / application J-H / application J-H / application Maintenance J-H / application J-H / application J-H / application J-H / application corrective Mise en production J-H / application J-H / application J-H / application J-H / application Formation J-H / application J-H / application J-H / application J-H / application Gestion Nb de clients / Nb de clients / Nb de clients / Nb de clients / application administrative application application application Rseau Nb dutilisateurs / appli Nb dutilisateurs / appli Nb dutilisateurs / appli Nb dutilisateurs / application Inducteurs dactivit Inducteurs dactivit Euros / MIPS puis Euros / TPM puis MIPS / application TPM / application MIPS / application TPM / application

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3.5

PROCESSUS DE MAINTENANCE VOLUTIVE Activits

Dveloppement (J-H) DV

Phases danalyse du processus

P1 Etude pralable

Dveloppement interne DI (J-H / Rgie) Dveloppement externe DE (Forfait) Acquisition de logiciels AL (K) Utilisation de serveurs US (MIPS, TPM,) Dveloppement (J-H) DV

P2 Dveloppement

P3 Tests et contrles PZ TCO Maintenance volutive

Activits Dveloppement Utilisation de serveurs Inducteurs dactivit Inducteurs dactivit Etude pralable J-H / application Dveloppement J-H interne ou rgie / application MIPS,TPM, CPW, / appli cation K forfait / application K logiciel / application Tests et contrles J-H / application Phases danalyse (au minimum)

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3.6

PROCESSUS DE PROJET Activits

Dveloppement (J-H) DV

Phases danalyse du processus

P1 Etude pralable

Dveloppement interne DI (J-H / Rgie) Dveloppement externe DE (Forfait) Acquisition de logiciels AL (K) Utilisation de serveurs US (MIPS, TPM,) Acquisition de serveurs AS (K / MIPS, TPM)

P2 Dveloppement

Dveloppement (J-H)

DV

P3 Tests et contrles PZ TCO Projet

Activits Acquisition de serveurs Inducteurs dactivit

Phases danalyse (au minimum)

Dveloppement Utilisation de serveurs Inducteurs dactivit Inducteurs dactivit Etude pralable J-H / projet Dveloppement J-H interne ou rgie / K / MIPS, TPM, CPW, projet MIPS, TPM, CPW, / Puis MIPS, TPM, CPW, / projet K forfait / projet projet K logiciel / projet Tests et contrles J-H / projet

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Processus de mise disposition des applications , de Maintenance volutive et Projets : Lensemble des cots seront, dans un premier temps, regroups par Application ou Projet conformment aux modles proposs, Il conviendra, ensuite, didentifier linducteur de cot de chaque application/projet pour pouvoir effectuer des comparaisons de cot par indicateur ayant une valeur business . Par exemple : - Paie : - Comptabilit fournisseurs : - Product Data Management : - Comptabilit : -

nombre de bulletins de salaire nombre de commandes fournisseurs nombre de rfrences composants nombre dcritures

Le TCO unitaire de chaque inducteur de cot business sobtient en divisant le TCO global de lapplication/projet par le nombre dinducteurs de cot de lapplication/projet. Par exemple : TCO global de lapplication de gestion de la paie / Nombre de bulletins de salaire = TCO unitaire du bulletin de salaire

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Analyse par centre de responsabilit (en fonction de la structure de la Direction informatique considre) : Centres de Ressources Centres dActivit Rfrencement PC, imprimantes, autres Acquisition PC, imprimantes, autres, serveurs Acquisition Mainframe, Unix, AS400, Gestion administrative Dveloppement Maintenance volutive Maintenance corrective Exploitation serveurs Stockage et archivage des donnes Impression des ditions Mise en production Cblage Rseau Messagerie Internet Utilisation serveur Approvisionnements PC, imprimantes, autres Mastrisation PC Stockage Gestion des stocks Dploiement Hot Line PC, imprimantes, autres Hot Line applicative (hors bureautique) Formation Maintenance PC, imprimante, autres Units des Activits Ressources

Management

J-H Montant en K Euros Montant en K Euros Nb de clients facturs J-H J-H J-H MIPS, TPM, CPW, Nb de Giga-octets sauvegards Nb de milliers de pages dites J-H Nb de prises Nb de users Nb de botes aux lettres Nb de users Nb de serveurs

Personnel interne / externe Prestation externe Matriel / Logiciel Imputation interne Personnel interne / externe Prestation externe / Conseil Matriel / Logiciel

Etudes

Exploitation

Personnel interne / externe Prestation externe Conseil Matriel Logiciel Surface

Support Utilisateurs

J-H J-H m J-H J-H J-H J-H J-H J-H

Personnel interne / externe Prestation externe Conseil Matriel Logiciel Surface

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Plan de compte budgtaire (source IGSI Plan de comptes informatiques ) Ressources PERSONNEL Groupes Personnel Interne Charges informatiques Salaires Frais de mission Frais de formation Autres frais de personnel interne Intrimaires et stagiaires Rgie Externalisation, forfait Frais de tlcommunication / rseau Autres frais de prestations externes Honoraires Amortissements Locations/Leasing Maintenance Divers Amortissements Location/Leasing Redevances Maintenance Divers Amortissements Locations Maintenance Divers Personnel Frais de gestion RH Autres charges Facturation interne

Personnel Externe PRESTATION EXTERNE CONSEIL MATERIEL Facility Management Autres prestations externes Conseil

LOGICIEL

SURFACE

IMPUTATION INTERNE

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4 LES INFORMATIONS COLLECTER

Les informations prvisionnelles et relles requises par le modle Objectifs de Volume : Nombre de postes de travail PC ; Nombre de salaris pour lapplication paie ; Nombre de fournisseurs pour lapplication gestion des fournisseurs ; Nombre de rfrences produits pour lapplication PDM ; Nombre de users pour les applications CAO et gestion de production ; Objectifs de performance dans la production des Produits/services : Par exemple pour le processus de mise disposition des Applications : MIPS, TPM, CPW on NB de serveurs (selon la technologie) / application Nombre de Giga-Octets / application Nombre de Jours-Hommes de maintenance corrective / application Nombre dappels la Hot Line / application et le processus mise disposition des PC : Nombre dannes damortissement / poste Nombre de Jours-Hommes passs pour lapprovisionnement / PC Nombre de Jours-Hommes passs pour la mastrisation / PC Nombre de postes PC supports / technicien Nombre dappels la Hot Line/ PC

Objectifs de performance dans les Acquisitions de Ressources : Prix Unitaire dachat / PC Cot journalier du personnel interne / externe

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5 LES LMENTS DE BENCHMARKING OBTENUS

1. Le Budget de frais par centre de responsabilit dcoulant des objectifs de volume de prestations fournir et du calcul des Activits en cohrence avec les objectifs de performance IT 2. Le cot unitaire de chaque Activit introduite dans le modle J-H de mastrisation appels Hot Line MIPS, CPW, TPM, exploitation serveur Windows/Linux J-H de maintenance corrective J-H de dveloppement 3. Le TCO unitaire des produits/services fournis par linformatique ses clients : PCs par type de PC (idem imprimantes et autres) Applications par inducteur de cot : bulletins de salaire, rfrences, commande, user, Maintenance volutive et projets (galement par inducteur de cot business ) 4. Une facturation pour chaque client justifie en fonction de : du volume dinducteurs de cots consomm du cot unitaire (TCO) de ces inducteurs de cot

Les principaux lments de benchmarking mis en vidence : Le cot dacquisition des PCs Le nombre dappels Hot Line / PC Le cot unitaire de traitement dun appel Le nombre de PCs supports par un technicien de maintenance Le cot unitaire de la maintenance / PC Le cot unitaire dune prise Le TCO des PCs Le cot de la page bureautique imprime Le cot unitaire du MIPS, CPW, TPM, exploitation serveur Windows Le cot unitaire du Giga-octet sauvegard Le cot unitaire du millier de pages imprimes Le TCO unitaire de certaines applications par inducteur de cot (bulletin de salaire, commande client et fournisseur, criture comptable, .) Le Cot unitaire du J-H de Dveloppement et de maintenance par fonction (expert, chef de projet confirm/dbutant, dveloppeur confirm/dbutant, recetteur confirm/dbutant)

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Le cot unitaire du point fonction si tant est quil soit rellement mis en service dans lentreprise.

6 LES PROCHAINES TAPES POUR LEXPLOITATION DU MODLE

Mise en ligne de la prsentation sur les sites du CIGREF, de lAFAI et de lIGSI, Cration dun Forum pour recueillir les observations, enrichir et ventuellement faire voluer le Modle, Lorsque le Modle sera suffisamment stabilis, dition dune brochure permettant de le diffuser, ????

Plus le Modle sera largement utilis, plus il permettra deffectuer un benchmarking pertinent.

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NOTES

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Les fondateurs de lInstitut de la Gouvernance des Systmes d'Information

88, rue de Courcelles 75008 Paris Tl. 01 55 62 12 22 Fax 01 47 47 70 43 E-mail : afai@afai.fr www.afai.fr
L'AFAI, Association Franaise de lAudit et du Conseil Informatiques a pour but de dvelopper l'emploi des techniques et des mthodes visant la matrise des systmes d'information. Cre en 1982, l'AFAI regroupe aujourd'hui plus de quatre cents membres reprsentant les auditeurs externes, les consultants et diverses fonctions au sein des entreprises : direction de l'informatique, de l'audit, de la finance et du contrle de gestion. LAFAI est le chapitre franais de lISACA (Association internationale) qui compte plus de 20 000 membres dans une centaine de pays, et le reprsentant de lIT Governance Institute. L'AFAI organise des confrences, des formations, anime des groupes de recherche et publie des rsultats d'enqutes et d'tudes, des ouvrages ainsi qu'une revue. Par ailleurs, l'AFAI organise chaque anne, les examens du CISA et du CISM qui constituent des certifications internationales.

21, avenue Messine 75008 Paris Tl. 01 56 59 70 00 Fax 01 56 59 70 01 E-mail : cigref@cigref.fr www.cigref.fr
Le CIGREF regroupe 120 des plus grandes entreprises utilisatrices des technologies de linformation (assurance, banque, nergie, distribution, industrie, services). Ces entreprises reprsentent plus du tiers du budget informatique et tlcommunications de lensemble de lHexagone. Elles regroupent 120 000 professionnels des systmes dinformation et 4 millions dutilisateurs finaux. Prside par Jean-Pierre Corniou, lassociation fait valoir les attentes lgitimes des grands utilisateurs dinformatique et de tlcommunications. Pour cela, elle entretient des relations avec les principaux dcideurs dans le domaine des technologies de linformation.

Plus dinformations sur lInstitut de la Gouvernance des Systmes d'Information :

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