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Definiciones
Proyecto Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
A Necesidad
B Producto o Servicio
Inicio
Fin
Administracin de Proyectos
La aplicacin de Conocimientos, Habilidades, Herramientas y Tcnicas
a las actividades del Proyecto para cumplir con los requisitos del mismo
Administracin Integral
PORTAFOLIO Es una coleccin de proyectos, programas y otro trabajo, que se agrupan para facilitar la administracin efectiva del trabajo requerido para alcanzar los objetivos de negocio estratgicos. Los proyectos o programas del portafolio, no estn necesariamente relacionados o son dependientes entre s
PROGRAMAS Grupo de proyectos relacionados y administrados en forma coordinada para lograr beneficios y control, que si se manejaran en forma individual no se obtendran PROYECTOS Aplicacin de conocimiento, habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus necesidades ENTREGABLES Son las partes en que se divide un proyecto para poderlo administrar mejor
Etapas de un Proyecto
PLANIFICACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
reas de Conocimiento
Integracin 4.1 Desarrollar el Acta Constitutiva 4.2. Desarrollar el Plan de Administracin del Proyecto 4.3. Dirigir y Administrar la Ejecucin del Proyecto 4.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase Alcance 5.1. Recolectar Requerimientos\ 5.2. Definir el Alcance 5.3. Crear EDT 5.4. Verificar el Alcance 5.5. Controlar el Alcance
Tiempo 6.1. Definir Actividades 6.2. Establecer la Secuencia de las Actividades 5.3. Estimar los Recursos de las Actividades 6.4. Estimar la Duracin de las Actividades 6.5. Desarrollar el Cronograma 6.6. Controlar el Cronograma
Costo 7.1. Estimar Costos 7.2. Determinar Presupuesto 7.3. Controlar Costos
Calidad 8.1. Planear la Calidad 8.2. Realizar Aseguramiento de Calidad 8.3. Realizar Control de Calidad
Recursos Humanos 9.1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 9.2. Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4. Administrar el Equipo del Proyecto
Comunicacin 10.1. Identificar Stakeholders 10.2. Planear las Comunicaciones 10.3. Distribuir la Informacin 10.4. Administrar las Expectativas de los Stakeholders 10.5. Reportar el Desempeo
Riesgo 11.1. Planear la Administracin de Riesgos 11.2. Identificar Riesgos 11.3. Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.4. Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5. Planear Respuesta a los Riesgos 11.6. Monitorear y Controlar Riesgos
Adquisiciones 12.1. Planear Adquisiciones 12.2. Conducir Adquisiciones 12.3. Administrar Adquisiciones 12.4. Cerrar Adquisiciones
Interesados
Identificar a los Interesados (Stakeholders)
Personas u Organizaciones activamente involucrados en el Proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin del proyecto.
Identificacin de Interesados
Proveedor
Patrocinador
Cliente
Proyecto
Equipo del proyecto Usuario
Finanzas
Gobierno
Registro de Interesados
Para el registro de los interesados debe de contemplar:
Registro de Interesados
Una tcnica para el anlisis de los interesados es:
Identificacin de todos los interesados potenciales
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Matriz de Interesados
MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE INTERESADOS
Nombre del Interesado Tipo Postura Influencia Expectativas Estrategia a seguir
Competencia
Gobierno
Externo
Externo
Bloquea
Neutro
Baja
Baja
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Interesados
Relevancia de la Identificacin de Interesados
Conocer a detalle sus intereses y expectativas
Preveer problemas y oportunidades asociadas Definir las estrategias para gestionar las expectativas de cada interesado
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Metricas
Supuestos y restricciones
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Enunciado del trabajo Caso de negocio (evaluacin de proyectos) Contrato (cuando el proyecto es externo) Factores ambientales de la empresa (normas, organizacin, mercado) Activos de los procesos de la Organizacin (politicas, formatos, informacin histrica y bases de conocimientos)
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Otros elementos
El Sponsor del Proyecto selecciona al Gerente de Proyecto. El Gerente de Proyecto participa en el documento.
El Sponsor del Proyecto firma el documento.
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Ttulo/Nombre Propsito o Justificacin del proyecto ( para qu ? ) Objetivos del proyecto (medibles/criterios de xito) Lista de alto nivel de los requisitos Descripcin general del proyecto Lista general de los riesgos asociados Calendarizacin resumida de los eventos relevantes del proyecto (diagrama de hitos) Resumen del Presupuesto Requisitos de aprobacin Responsabilidades y nivel de autoridad del director del proyecto Patrocinador (nivel de autoridad y quienes ms autorizan)
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Planificacin
Trazar la ruta a seguir
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Gestin Integral
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Ejercicio
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Requisitos
Lo que se diseo
Una idea clara de lo que hay que hacer es esencial para el xito
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Requisitos
Relacin entre necesidades y expectativas
Lo que el cliente cree que requiere Lo que el cliente no sabe que requiere Lo que el cliente realmente requiere Lo que el cliente no quiere pero s necesita
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Requisitos
No hay que perder de vista:
Grupos de inters con diferentes necesidades Relacin entre el qu y el para qu Relacin entre especificaciones, tiempo y costo Relacin entre calidad y especificacin Relacin entre caractersticas y beneficios Quines son los indicados para definir el requerimiento Cul es la mejor forma de definir un requerimiento Cmo validar que el requerimiento se ha resuelto
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Requisitos
Tcnicas y Herramientas
Entrevistas Grupos de Opinin Talleres facilitados Tcnicas Grupales de Creatividad Tcnicas Grupales de toma de Decisiones Cuestionarios y Encuestas Observaciones Prototipos
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Requisitos
Tcnicas Grupales de Creatividad
Tormenta de Ideas crear una lista de ocurrencias relacionadas al proyecto (sin sesgos). Tcnicas de Grupo Nominal jerarquiza/prioriza x votacin una tormenta de ideas Tcnica Delphi retroalimentacin annima que busca convergencia Mapa Mental agrupamientos para reflejar puntos en comn y diferencias de entendimiento. Diagrama de Afinidad clasificar en grupos de ideas para revisin y anlisis.
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Requisitos
Tcnicas grupales para toma de decisiones
Unanimidad.- todos estn de acuerdo en seguir una sola lnea de accin Mayora.-se cuenta con el apoyo del ms del 50% del grupo Pluralidad.-El bloque mas grande toma la decisin aun cuando no alcance la mayora. Dictadura.- Una persona toma la decisin en nombre del grupo
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Requisitos
Resultado de Recopilar Requisitos
Documentacin de Requisitos compromiso con las necesidades comerciales del proyecto Plan de Gestin de Requisitos - describe la mecnica para su anlisis, documentacin y gestin. Matriz de rastreabilidad de requisitos registro para seguimiento y control, vinculado al origen.
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Requisitos
Plan de Gestin de Requisitos
Que contiene el documento:
Modelo
Control
y fundamento de uso
de la matriz de rastreabilidad
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Requisitos
Matriz de Rastreabilidad
Ayuda a monitorear requisitos agregados, eliminados y cambiados sin aprobacin
relacionado
Ejercicio
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Para su elaboracin deben de tomarse como entradas: Acta de constitucin del proyecto Documentacin de Requisitos Activos de los procesos de la organizacin
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Alcance
Documenta las caractersticas del producto o servicio al que se compromete el proyecto, as como los beneficios que generar
Justificacin del Proyecto Por qu? Producto del proyecto Qu? Principales Entregables Principales Objetivos
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Crear EDT
Estructura de Desglose del Trabajo
WBS
Agrupacin de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto. CONDICIONES
Orientacin a entregables Asignable Medible
Deben descomponerse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condicin
Referencia:
Practice Standard for Work Breakdown Structures
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Crear EDT
Agrupacin de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto.
Proyecto
1 Fase A
2 Fase B
3 Paq. Trab.
4 Grupo de Inters A
n Subproyecto
2.2 Entregable
4.n Entregable
Administrar
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Crear EDT
Ejemplo de la EDT
PROYECTO Ampliacin zona de carga
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Ejercicio
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43
1. Plan del proyecto 2. Configuracin de Tablas en BD a. BD Test configurada. 3. Catlogos cargados en BD a. BD Test con catlogos cargados 4. Componentes modificados/construidos a. Diseo Funcional de modificaciones b. Diseo Tcnico de modificaciones c. BD Test con componentes modificados/construidos 5. Interfaces a. Diseo funcional de interfases b. Diseo tcnico de interfases c. BD Test con interfaces construidas 6. Workflow a. Diseo Funcional de Workflow b. Diseo Tcnico de Workflow c. BD Test con Workflow construidos 7. Reportes a. Diseo Funcional de reporte b. Diseo Tcnico de reporte c. BD Test con reportes construidos 8. Seguridad a. Diseo de seguridad (Matriz de seguridad) b. Diseo tcnico de seguridad (Listas de permisos) c. BD Test con acceso al sistema por roles 9. Pruebas de aceptacin a. Diseo de pruebas ( Especificacin de requisitos) b. Script de pruebas (Entradas y salidas) c. Documento de aceptacin 10. Capacitacin a. Programa de capacitacin b. Manual de usuario c. Curso 11. Producto en operacin a. Aplicacin integrada a la BD Prod b. Documentacin Tcnica del Conjunto de objetos contenidos en el la base de datos de Peoplesoft. c. Documento de configuracin final (Parametrizacin final)
Crear EDT
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Crear EDT
Cdigo de Cuenta
Desarrollo de Software
2 Requerimientos de Producto
3 Diseo
4 Desarrollo
5 Implementacin y Pruebas
2.1 Software
3.1 Software
4.1 Software
5.1Software
1.4 Cambios
2.2 Hardware
3.2 Hardware
4.2 Hardware
5.2 Hardware
1.6 Cierre
3.3 Documentacin
4.3 Documentacin
5.3 Documentacin
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Crear EDT
Diccionario
El diccionario describe con detalle los paquetes de trabajo ya que normalmente el EDT solo contiene de forma abreviada el entregable o utiliza terminologa tcnica del proyecto en particular
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Definir Actividades
Que actividades se requieren para generar el entregable El EDT no contempla actividades solo entregables pero resulta muy practico desglosar del EDT un nivel las actividades As mismo recomendamos que se utilicen sustantivos a nivel de entregables (diseo, codificacin) y verbos a nivel de actividades (disear X, codificar Y)
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Tiempo Cronograma de proyecto Ruta crtica Costo Estimacin de costos Presupuesto base (Baseline)
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Recursos de la Actividad
Identificacin y Cuantificacin de los Recursos:
Humanos
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Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Comenzar
F
Finish to Start
Cavar un agujero antes de plantar un rbol
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Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Comenzar para Comenzar
S
Start to Start
Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Finalizar
F
Finish to Finsh
Secuencia de Actividades
Adelantos y Tiempo de Espera Lead / Lag Tiempo de Espera (Lag)
F
Finish to Start
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Secuencia de Actividades
Diagrama de Nodos ( Activity-on-Node AON) O Red de Precedencias (Precedence Network) A B
INICIO
FIN
I K L
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Calendario de Recursos
Se debe identificar los das laborables y no laborables dentro de nuestro proyecto para identificar si un recurso tiene tiempos libres. El calendario de recursos identifica la cantidad de recursos disponibles dentro de los periodos activos.
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Cronograma
Propsito:
Analizar y evaluar el proyecto para poder comprometerse con las fechas lmite impuestas (deadlines)
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Cronogramas
Hitos (Milestones).
GANTT.
Ruta Crtica (CPM Critical Path Method).
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Milestone schedule
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Grfica de Gantt
60
Ruta Crtica
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A 24 minutos
12 minutos Holgura
C 36 minutos
B 72 minutos
24 minutos Holgura
D 96 minutos
Satlite
Lomas
20
40
60
80
100
120
140
Tiempo (minutos)
Ruta Crtica (Holgura) Holgura Libre o Parcial (Free Float), es la que tiene una actividad para no afectar la fecha de inicio programada para la actividad sucesora.
Holgura Total (Total Float ), es la que tiene una actividad para no afectar la duracin total del Proyecto
Mtodos:
Fast-tracking Compresin de Redes (Crashing)
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Fast - Tracking
Diagrama de Flechas de una Tubera
Excavar Trinchera
Colocar Tubera
Relleno
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Compresin de Redes
Se elige a las actividades que estn en la Ruta Crtica Reduce las actividades de Ruta Crtica que inician Primero
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Compresin de Redes
Se debe revisar en cada compresin, la posibilidad de que surja otra ruta crtica
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Nivelacin de Recursos
La nivelacin de Recursos es una tcnica para hacer uso eficiente de los recursos.
Personas
50 30 10 15 12 Semanas 35
43 30 25 5
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Ejercicio
70 70
Matriz de Responsabilidades
Lider Funcional R= Responsable A= Autoriza/Firma S= Soporta/Participa I= Informado/Se le notifica Nombre/ Rol asignado Grupo Patrocinador Administrativo A S R S
Responsabilidades
Patrocinador Financiero
Lider de Proyecto
Equipo de proyecto
Equipo de proyecto
ENTREGABLES
Planeacin del proyecto CemiTT
Planeacin del proyecto ITLearning Cambios al plan del proyecto ITLearning
R ,A
R, A S A
S
S R, A S
I
I S S
S
S I
A A A S
S S
R R
S A
CCyTEM
Edgar J. Pez M.
S I
Revisores Tecnicos
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Matriz de Responsabilidades
(RASI Chart)
R A S I
= = = =
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celda. R y A implican que ya son Informados. Limitar nmero de As. Pueden quedar celdas vacas.
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Responsabilidades/ Autoridad
Administrador de Proyecto
del proyecto Usa los recursos de la compaa para alcanzar los objetivos del proyecto Comunicacin con el cliente
Dueo
Sponsor
del proyecto Responsable de los fondos financieros del proyecto Aceptacin formal del alcance
Cualquiera
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Modelo de Comunicacin
Medio
Codificar Ruido Decodificar Decodificar
Mensaje
Ruido Codificar
Emisor
Receptor
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Slo comunicar informacin que contribuya al xito del proyecto, o que si falta lleve a su fracaso.
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Mtodos de Comunicacin
Mtodo
Informal escrita
Ejemplo
Correo electrnico, memorandums
Contratos, notificaciones legales, documentos del proyecto, comunicados importantes del proyecto Juntas, discusiones, llamadas telefnicas, conversaciones Discursos, comunicados masivos, presentaciones
Utilizacin
Utilizada frecuentemente en el proyecto para llevar y comunicar informacin.
Poco frecuente pero esencial para la documentacin que forma parte de los registros del proyecto. El plan de proyecto es un documento formal escrito. Utilizada para comunicar informacin de manera rpida y eficiente. Utilizada para relaciones pblicas, eventos especiales, anuncios a nivel compaa, ventas.
Formal escrita
Informal verbal
Formal verbal
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Matriz de Comunicacin
Objetivo del Mensaje Responsabl eGen/Aut
(Audiencia) CemiTT/CCyTEM Documento Arranque de proyecto Informe de cumplimiento Aviso de entrega de productos
Oficializar inicio
EJPM
Documento impreso
Documento impreso
Medio de distribucn
Metodo o Tecnologa
Tipo de Mensaje
Formato
1. Reunin de trabajo
5-abr-10
CemiTT/CCyTEM
Mantener informado
Obtener aceptacin del entregable
DMHG
ITLearning/CemiTT /CCyTEM
EJPM
Documento impreso
Formato impreso
Bitacora de reuniones y minuta Reporte de Avance de actividades Solicitud de Cambios al plan del proyecto
DMHG
Equipo de Trabajo
JAPM
Lder de proyecto
14-May-10 14-Jun-10 20-Jul-10 Entrega 26-Abr-10 personal 14-May-10 para recabar 10-Jun-10 firma 14-Jun-10 20-Jul-10 No mas de Para Cada 24 hrs de reunin Sesin de trabajo Proyeccin Cada sesin en sesin de agendada trabajo e-mail con Cuando sea documento necesario electrnico
Plazo y Frecuencia
Grupo de Inters
Matriz de Comunicacin
Ejercicio
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El enfoque del PMI es proactivo y est basado en las principales teoras de calidad.
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Asegura miento
Control
Calidad
Qu se revisar? qu parmetros tiene? Quin lo revisar? Cmo lo revisar? Cada cundo lo revisar?
Qu se revisar?
qu parmetros tiene? Quin lo revisar? Cmo lo revisar? Cada cundo lo revisar? Listado de Actividades
Listado de Actividades
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MATRIZ DE CALIDAD
Qu revisar Quin revisara
Cmo lo revisara
Las actividades, los procesos y los procedimientos del proyecto y de la organizacin. Para identificar buenas y mejores prcticas empleadas, diferencias y las anomalas y corregir cualquier deficiencia.
A menudo, el control de calidad es realizado por un departamento de control de calidad o una unidad de la organizacin con una denominacin similar.
Los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto definidos para por la organizacin ejecutante.
Las herramientas y Tcnicas para realizar el control de la Calidad, ejemplo: Mtricas de calidad, Mediciones de control de Calidad, Informacin del desempeo.
El aseguramiento de la calidad debe realizarse en forma paralela a los dems procesos de planificacin del proyecto. El control de la calidad debe realizarse en forma paralela a la ejecucin del proyecto.
ASEGURAMIENTO y CONTROL
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Planeacin de Adquisiciones
Por qu planificar las compras y adquisiciones?
Adquirir bienes y servicios del exterior de la organizacin que est desarrollando el proyecto.
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Planeacin de Adquisiciones
Cuntas veces no hemos dicho?
"El proyecto est retrasado porque no me ha llegado esto, o aquello. O cuntas otras, no hemos echado la culpa a compras de que nuestros problemas se deben a ellos o a los proveedores?....
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Planeacin de Adquisiciones
Si el insumo.......
no est a tiempo
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Matriz de Adquisiciones
Bienes y Servicios
Fecha Requerida 30-abr 26-abr Duracin Proceso Cantidad Costo Proveedor/Concepto DyCTech/Presentacin ppt Curso presencial
Por Cotizacin
10 das
4 semanas
5-abr
Por Cotizacin
15 das
13-abr
Por cotizacin
15 das
1 sesin 4 horas
Antes 30-abr
16-abr
Por Directo
15 dias
1 sesin 4 horas
Antes 30-abr
16-abr
Fecha Solicitud
90
Tipo de Proceso
Tiempo Entrega
Qu es un riesgo?
Incertidumbre
RIESGO
Riesgo es que sucedan cosas diferentes a lo planeado. Tanto aspectos negativos como positivos, en cuyo caso las llamaremos oportunidades.
Se puede Administrar algo desconocido? Se puede prever todo lo que va a pasar en un proyecto?
Es totalmente FACTIBLE tener un PLAN que nos permita estar preparados para enfrentar los posibles imprevistos y perseguir las oportunidades.
Gestin de Riesgos
Identificar Riesgos
Identificacin de Riesgos
En este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar al proyecto y se documentan sus caractersticas. Proceso iterativo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Revisin de la documentacin
Tcnicas de diagramacin: diagramas de causa y efecto, diagramas de flujo o sistemas, diagramas de influencias
Anlisis DAFO
Anlisis de supuestos
Tcnicas de recopilacin de informacin: tormenta de ideas, tcnica delphi, entrevistas, anlisis causal
Diferencias culturales
Tipo de riesgo
Externo Interno Tcnico
Costo
Calidad
Imprevisible
Alcance
Recursos
Registro de riesgos:
Lista de riesgos identificados Lista de respuestas potenciales
Lista de riesgos Categorizacin o fuente Lista de respuestas potenciales Estrategia
0.4
0.2
0.04
0.02
0.08
0.04
0.2
0.1
0.32
0.16
0.32
0.16
0.2
0.1
0.08
0.04
0.04
0.02
0.1
Impacto =>
0.01
0.1
0.02
0.2
0.05
0.5
0.08
0.8
0.08
0.8
0.05
0.5
0.02
0.2
0.01
0.1
Clasificacin de impactos
Pasivamente
Oportunidades 0.49 0.35 0.21 0.70 0.35 0.25 0.15 0.50 0.21 0.15 0.09 0.30
Activamente
Riesgos que necesitan INVESTIGACIN Planes de actuacin PREVENTIVOS Riesgos que necesitan MONITORIZACIN Planes de actuacin DETECTIVOS
Ambos
Pasivamente espera sin accin preventiva (reactiva) Activamente - reserva (en costo/tiempo) y Planes de Contingencia