01: EL MANUAL DE PROCESOS (MAPRO) UNA AYUDA PODEROSA PARA COMBATIR LAS INEFICIENCIAS Y FALTAS DE COORDINACIN

Categora: Desarrollo Profesional Publicado por: frios Visto: 2022 veces

Para organizar una empresa, se necesitan tres herramientas: (1) un Manual de Organizacin y Funciones - MOF, (2) un Manual de Procesos - MAPRO y (3) que estos documentos anteriores estn basados en un planeamiento estratgico.

El Manual de Organizacin y Funciones esta compuesto por el Organigrama y las fichas de cada puesto en la organizacin, donde se define principalmente las funcione. El Manual de Procesos o MAPRO est basado en el Mapa de Procesos y las fichas de cada uno de los procesos de la institucin, donde se definen los pasos a seguir para la realizacin de productos, servicios, acciones estratgicas y acciones de soporte de la institucin.

El Mapa de Procesos tiene la misma jerarqua que un Organigrama, sin embargo en mi experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa General de su Organizacin, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holstica como funciona su organizacin y como todas las reas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado.

De las lneas anteriores podemos desprender una conclusin, que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organizacin basado en la especializacin, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinacin que contribuyan a la organizacin o no formar islas, pues es muy frecuente escuchar en las organizaciones lo siguiente: yo hago mi trabajo, el problema es la otra rea.

El clsico caso de la vida real organizacional, es que el rea de Ventas se queja siempre de las dems reas por que no les ayudan las reas vapuleadas que son siempre, Sistemas, Recursos Humanos, Logstica u otros de acuerdo al rubro de la empresa. La verdadera visin es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un rea en particular si no de toda la empresa en su conjunto

A raz de esto siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional, en la cual me contrataron para analizar el Almacn, pues el gerente de ventas se quejaba que los camiones de reparto salan muy tarde y no terminaban de repartir la mercadera a los clientes, generando devoluciones. La causa del problema era que los gerentes no tenan una visin de procesos, y en las reuniones de coordinacin atacaban a la parte Logstica por su ineficiencia, pero lo real era que los camiones salan con retrazo, no por que se demoraban en despachar los productos, sino debido a que la programacin de camiones sala tarde. Esto ltimo suceda como consecuencia de que Sistemas no entregaba la informacin a tiempo, y a esta Sistemas le pasaba esto, porque Ventas no entregaba a tiempo la informacin o generaba muchos cambios al momento de realizar los pedidos.

Que una Organizacin tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar problemas, y despus de eso mejorarlos, generando as espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.

Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente:

1.

Tiene

que

estar

definida y una

claramente parte externa

la

estrategia

de que

negocio tengan

de

cada diferente

producto y limpia

de de

la la

organizacin. organizacin).

2. Tiene que haber un equipo tcnico que sea responsable de esto, una parte debe ser interna o de la organizacin (personas con toma de decisin manual. 4. 5. Convocar Hacer a todo un el personal anlisis a participar a travs de de propuestas los de mejora en los procesos. propuestos. costo-beneficio cambios para cambios) (consultores visin 3. La alta direccin tiene que estar comprometida y dar seguimiento peridico a los cambios que puede generar la construccin de este

6. Finalmente crear una estrategia de implantacin de los procesos resultantes de este manual.

Por Franklin Ros Ramos, gerente general del Centro de Desarrollo Personal y Profesional Perfil (www.perfil.com.pe), coach Certificado por la Internacional Coach Federation y catedrtico de la Facultad de Negocios de la UPC

META ORGANIZACIONAL

Las metas del Desarrollo Organizacional pueden resumirse, de manera no exhaustiva, en los siguientes grandes apartados:

Crear en toda la organizacin una cultura abierta, orientada a la solucin de problemas.

Complementar la autoridad que comporta el papel o estatus, con la autoridad que proporciona el conocimiento y la competenci a.

Situar las responsabilidades de toma de decisiones y solucin de problemas lo ms cerca posible de las fuentes de informaci n.

Crear confianza entre personas y grupos de toda la organizacin.

Hacer que la competencia sea mas pertinente para las metas del trabajo y llevar al mximo los esfuerzos cooperativos.

Propiciar la elaboracin de un sistema de recompensas en el que se reconozca, tanto el logro de las metas de la organizacin, como el desarrollo de las personas.

Intensificar en las personas el sentimiento de que ellas son los dueos de los objetivos de la organizacin.

Aumentar el auto-control y la auto-direccin de las personas que forman parte de la organizacin.