CAPTULO III. MARCO METODOLGICO.

A continuacin se expone la estrategia metodolgica, llevada a cabo para alcanzar los objetivos planteados, en el desarrollo de la presente investigacin.

3.1. Tipo de investigacin.

El estudio que se propone, se ubica dentro de los lineamientos que obedecen a un diseo no experimental, debido a que no existe manipulacin directa o indirecta de las variables principales por parte del investigador.

3.2.

Diseo de la Investigacin.

La presente investigacin se encuentra definida como descriptiva, ya que se caracterizan cada uno de los elementos que integran los procesos y procedimientos a fin de establecer su estructura secuencial y requerimientos, para su posterior anlisis y documentacin.

Sin embargo y a fin de alcanzar cada uno de los objetivos propuestos, se le da a la investigacin atributos correlacinales, estudiando e interpretando de forma prctica, las relaciones entre las variables dependientes e independientes de cada proceso, para precisar los posibles efectos globales

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y elaborar estrategias para el incremento o decremento intencional de una variable en especfico.

Una vez establecidos los lineamientos metodolgicos, se procede a definir el universo a investigar.

3.3. Poblacin.

Dentro de la normalizacin de los procesos en el CLEB, se define el universo investigativo como cada uno de los procesos administrativos realizados por la gestin interna, distribuidos en la tabla siguiente:

Tabla 3.1. Procesos ejecutados por la G.I. del CLEB.

Competencia Procesos Claves Compras. Dir. Administracin Ordenacin de pago. Caja chica. Almacn. Coord. de Servicios Generales Mantenimiento y limpieza. Servicios al personal. Clasificacin y Valoracin* Adiestramiento* Dir. Recursos Humanos** Ingreso* Gestin Nomina* Interna Presupuesto. Dir. Planificacin y Presupuesto Modificaciones Presupuestarias. 1. Control de los documentos* 2. Control de los registros* 3. Auditoria interna de la Calidad* Coord. del S.G.C. 4. No conforme.* 5. Accin Correctiva.* 6. Accin Preventiva * Total de procedimientos: 18 Procedimientos. Procedimientos actualmente normados (*). 10 Procedimientos. Procedimientos considerados principales 6 Procedimientos. Procedimientos considerados secundarios 2 Procedimientos. Fuente: Coordinacin del S.G.C. (Adaptacin) 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. Unidad Ejecutora

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De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:

Grfico 3. 3 1. Diagnostico iagnostico de procesos en el CLEB.

Fuente: Elaboracin propia.

De la informacin suministrada por la Coordinacin del Sistema de Gestin de la Calidad, se se observa claramente que un 56% 56% de los procesos se encuentran a actualmente ctualmente normalizados. El 44 44% % restante, es considerado entonces como el universo poblacional para el de desarrol sarrollo lo de un plan de normalizacin, lo cual equivale a 8 procesos procesos: : Compras, ordenacin de pago, caja chica, almacn, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulacin del presupuesto y control del presupuesto.

3.4. Muestra.

Bajo los intereses especficos del Consejo Legislativo del Estado Bolvar, se establece la prioridad de normali normalizacin cin para los 6 procesos principales, los cuales involucran las Direcciones de Administracin, Planificacin y Presupuesto y la Coordinacin de Serv Servicios icios Generales. Generales. Por lo tanto la muestra queda definida por por los siguientes procesos procesos: 60

Compras. Ordenacin de pago (Cheques). Caja chica. Almacn. Presupuesto. Modificaciones Presupuestarias.

No obstante, para el diseo conceptual del sistema de informacin, la muestra se encuentra limitada a los procesos ejecutados por la Direccin de Administracin y la Direccin de Planificacin y Presupuesto del Consejo Legislativo del Estado Bolvar.

Dichos procesos, sern la base estructural para el desarrollo del sistema de informacin, definidos para los efectos del sistema como macro procesos. La naturaleza de la muestra es carcter cualitativo.

3.5. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de informacin.

La recoleccin de datos implica el traslado hasta los distintos departamentos en estudio, el intercambio de ideas con los funcionarios responsables de la ejecucin de los distintos procesos, as como un reconocimiento del sitio de trabajo que permita contextualizar la dinmica organizacional y su nivel de participacin y organizacin. Dejando entonces la observacin como la primera tcnica a ejecutar.

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Adicional a la observacin, se utiliz un instrumento adicional para la recoleccin de informacin. Una entrevista no estructurada, aplicada tanto a los responsables de las principales Direcciones, como a los funcionarios ejecutores de los principales procesos y procedimientos administrativos.

La informacin en la cual se sustenta la investigacin, fue recopilada mediante la documentacin a partir de textos especializados, de la revisin de material relacionado con la investigacin disponible en internet, adems de considerar documentos oficiales emitidos por instituciones u

organizaciones bajo el reconocimiento y amparo del estado venezolano vinculadas tema, como el INPSASEL (Instituto Nacional de Prevencin, Salud y Seguridad Laborales), FONDONORMA y el Consejo Legislativo del Estado Bolvar.

Toda la gama de recursos utilizados para la documentacin fue debidamente verificada con el fin de aportar confiabilidad a los datos en los cuales se sustentan las bases investigativas y obtener informacin veraz, precisa y pertinente al contexto investigativo.

3.6. Procedimiento de recoleccin de informacin.

Para la concreta ejecucin del proceso investigativo, se considera de forma prioritaria el manejo de la informacin proveniente tanto de las fuentes bibliogrficas como de la experiencia practica en el CLEB. El manejo de ambas se describe a continuacin:

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3.6.1.

Informacin de campo.

La informacin de campo o informacin oficial, se refiere a toda aquella informacin cuya fuente de origen sea el Consejo Legislativo. En esta se incluyen publicaciones, memorndums, entrevistas con empleados y trabajadores, entre otros.

Para la informacin de campo, el proceso de recoleccin de informacin se llevo a cabo en tres fases, en la primera, se considero toda la documentacin existente respecto a las reas en estudio. A partir de la informacin recolectada, se elabor un diagrama de caracterizacin de la unidad. Dichos diagramas cuentan nicamente con la informacin contenida en el manual de organizacin y el manual de la calidad del CLEB.

Una vez realizada una primera caracterizacin, se elaboro la estructura de la entrevista, en funcin de todas las dudas o vacios existentes en la caracterizacin. Se solicitaron los permisos para las visitas al rea operativa.

La segunda fase de recoleccin, se realiz directamente en el rea administrativa, donde se aplicaron las tcnicas de recoleccin de informacin antes mencionadas a todo el personal involucrado.

A partir de estas observaciones y la informacin recabada en las entrevistas, se disearon los diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos y los mapas de riesgos correspondientes al rea.

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En la tercera y ltima fase, se realiz una verificacin detallada con cada uno de los operarios involucrados en el proceso y con los supervisores del rea, a fin de constatar el nivel de realidad reflejada en los grafos.

Las actividades posteriores para la formulacin del diseo conceptual no amerito una nueva recoleccin de informacin.

3.6.2.

Informacin bibliogrfica.

El uso de la informacin bibliogrfica es el marco fundamental en el cual se sustenta la investigacin. Esto responde a la diversidad de herramientas aplicables a la hora de realizar el diseo conceptual de un sistema de informacin.

La informacin bibliogrfica fue sometida a dos fases principales: recoleccin y contraste. En la fase de recoleccin, se consideraron tesis y proyectos de investigacin de pregrado y post grado, los cuales abrieron una gama de opciones estratgicas. En la fase de contraste, cada herramienta fue comparada bajo criterios de aplicabilidad y funcionalidad. El resultado de dicho contraste, son resultados claros, precisos y que le brindan un valor agregado a cada uno de los procesos.

3.7. Procesamiento de la Informacin.

En funcin de los objetivos establecidos en la investigacin, fue prioridad el establecimiento de una estructura para el procesamiento de la informacin. 64

Para esto, se define una estructura secuencial, fundamentada en tres etapas bien diferenciadas, como se p presentan resentan a continuacin:

Grfico 3. 3 2. . Estructura Metodolgica. Metodolgica

Caracterizacin de las Unidades.

Documentacin y creacin de soportes Revisin de las reas operativas

Aseguramiento de la calidad.
Normalizacin de Procedimientos. Creaccin de indicadores

Diseo conceptual del sistema.

Estudio Entidad - Relacin.

Fuente: Elaboracin Propia.

Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentacin, la cual alcanzo su punto mximo en la caracterizacin de las unidades (procesos) en anlisis.

Los resultados de la caracterizacin son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.

Tabla 3.2. .2. Diagrama de caracterizacin de la Unidad.

Entradas E1.1, E1.2, , E1.n E2.1, E2.2, , E2.n E3.1, E3.2, , E3.n Procesos P1 P2 P3 Salidas S1.1, S1.2, , S1.n S2.1, S2.2 , S2.n S3.1, S3.2 , S3.n

Fuente: Elaboracin Propia.

La informacin proveniente de las entrevistas, la observacin y la bibliografa (marco legal) se conjuga 65 para la elaboracin de los

procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:

Tabla 3 3.3. .3. Formato para la Normalizacin de los Procedimientos.

Fuente: Ela Elaboracin boracin Propia.

Completado el proceso de normalizacin, se dio inicio a la formulacin formulacin de los indicadores el cual contempla su diseo, definicin y posterior normalizacin normalizacin. Una vez finalizado el proceso de formulacin, los indicadores se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional. (Ver Tabla 3.4.) 3

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Tabla 3.4. Atributos de los Indicadores.

Definicin Indicador 1 Indicador 2 Indicador n Propsito Toma de datos Clculo Responsables Frecuencia de medidas Frecuencia de clculos Resultados Meta (vigente) Observaciones

Fuente: Elaboracin Propia.

A fin de establecer una caracterizacin detallada de cada procedimiento, se utiliz un formato para la elaboracin de los diagramas de tortuga (Ver Grfico 3.2.), dicho formato se utiliz como anexo en el manual de procedimientos final.

Grfico 3. 3. Formato: Diagrama de Tortuga.

Fuente: Elaboracin Propia.

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La incorporacin de diagramas representativos (diagramas de tortuga, de proceso, entre otros) da valor agregado al sistema de gestin y favorece las actividades de induccin del personal.

Una vez caracterizadas las unidades, y definidos los indicadores, se pasa a la ltima fase para el diseo conceptual, la aplicacin del modelo entidad relacin, para lo cual, se realiz el ordenamiento de toda la informacin en la tabla siguiente:

Tabla 3.5. Entidades y sus respectivos atributos, considerados para el diseo conceptual del Sistema de Informacin.
Entidad Director Supervisor
Fuente: Elaboracin Propia.

Atributos

Tabla 3.6. Entidades y sus respectivas relaciones, consideradas para el diseo conceptual del Sistema de Informacin.
Entidad/Relacin Director Supervisor Empleado Trabajador Proceso 1 N:N 1:N 1:1
Fuente: Elaboracin Propia.

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

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3.8. Actividades Ejecutadas.

Una vez definido el manejo de la informacin, se elabora el siguiente resumen de actividades, sentando un precedente metodolgico para una posible ampliacin del sistema. Por lo tanto, los procedimientos requeridos para el alcance de los objetivos propuestos son los siguientes:

1. Realizar de forma rpida, un proceso de induccin a las actividades regulares, procesos y procedimientos realizados por la Coordinacin del Sistema de Gestin de la Calidad en el CLEB. 2. Realizar una verificacin de los datos histricos existentes para cada una de las reas asignadas. 3. Realizar las solicitudes para las inspecciones a cada rea

administrativas para la posterior documentacin y normalizacin de cada uno de los procesos y procedimientos ejecutados. Dentro de esta actividad se realizar: a. Deteccin de riesgos fsicos. b. Entrevistas con los funcionarios ejecutores de los procesos o procedimientos. c. Documentacin de las actividades. d. Requisicin de documentos relacionados. 4. Realizar la toma de datos para la posterior documentacin. Esta fase incluye:

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a. Recepcin de documentos. b. Procesamiento de las entrevistas. c. Elaboracin del procedimiento bajo el formato designado por el CLEB. 5. Elaborar conjuntamente con la Coordinacin del Sistema de Gestin de la Calidad una revisin integral de cada uno de los procedimientos documentados. 6. Elaborar los diagramas de flujo para cada uno de los procesos considerados. 7. Elaborar los diagramas de caracterizacin finales para cada proceso. (Diagramas de Tortuga) 8. Elaborar, normalizar y clasificar los indicadores pertinentes para cada uno de los procesos normalizados. 9. Realizar la estructura primaria del sistema de informacin. Establecer las entidades principales del sistema. Aplicacin del modelo Entidad Relacin. 10. Elaborar el diseo conceptual final para el Sistema de Informacin (mapa lgico). 11. Elaboracin del informe final.

La secuencia de dichas actividades se ilustra a travs del siguiente diagrama de Gantt:

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Tabla 3.7. Distribucin de las actividades en el tiempo.

Semanas 1 1 1 0 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8

Actividades 1. Induccin al CLEB. 2. Revisin de datos existentes. 3. Levantamiento de procedimientos. (Solicitud de permisos para entrevistas y mediciones) 3.1. Normalizacin de: Almacn 3.2. Normalizacin de: Caja Chica 3.3. Normalizacin de: Cheques 3.4. Normalizacin de: Presupuestos. 3.5. Normalizacin de: Compras. 4. Revisin integral de los procedimientos. 5. Elaboracin de Indicadores de gestin. 6. Elaboracin del manual de procedimientos. 7. Elaboracin de los diagramas de flujos de datos para la muestra seleccionada. 8. Diseo conceptual del sistema de informacin. 9. Fin de la permanencia en el CLEB. 10. Elaboracin del informe definitivo. 11. Correccin del informe por parte de los tutores.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Fuente: Elaboracin Propia.

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