CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES

1.1.

PROBLEMTICA:

La empresa no cuenta con un sistema de informacin para caja, debido a esto se diseara un sistema de informacin para caja ya que es indispensable que se cuente con un sistema de informacin ya que permitir a la entidad mayor facilidad en las operaciones que se realicen diariamente, y que a la vez se lleve un control adecuado y detallado, adems de que se pueda contar con la informacin de las dems reas.

1.2.

OBJETIVOS: GENERALES Disear un adecuado sistema de informacin para el rea de caja de la empresa.

ESPECFICOS Que este sistema sea utilizado y desarrollado correctamente y cumpla eficaz y eficientemente con las operaciones que se realicen.

1.3.

VIABILIDAD:

a) OPERACIONAL: El usuario podr aprender a usar el sistema con una capacitacin de tres das siempre y cuando este tenga los conocimientos bsicos del uso de una computadora, tales como sistema operativo, manejo de teclado, ratn y los comandos bsicos, ya que el programa se desarrolla en un ambiente ideal para que sea fcil su operacin. El sistema contara para su operacin con listas desplegables que contendrn opciones para acceder a las funciones u operaciones que se realizan en caja que satisfagan las necesidades del usuario.

As el sistema ser capaz de proporcionar la ayuda pertinente para cada funcin y de esta forma el docente podr contar con una mayor eficacia sobre los datos; y podr introducir, consultar y modificar la informacin de una manera ms ptima y confiable. Por otro lado al escoger cualquier opcin de la lista desplegable aparecer como paso siguiente una pantalla secundaria que permitir manipular la informacin as requerida. El sistema contara para su operacin con listas desplegables que contendrn opciones para acceder a las funciones que satisfagan las necesidades del usuario.

b) TCNICA: El estudio de factibilidad tcnica nos ayuda a la identificacin de la idea, el cual se elabora a partir de la informacin existente, al juicio comn y la opinin que da la experiencia. Con base en lo anterior podemos decir que es tcnicamente posible el desarrollo del sistema ya que la plataforma a desarrollar es el acces el cual es un manejador de base de datos con un lenguaje de programacin fcil, un enlazador que permite generar programas ejecutables que facilita la operacin para el usuario final.

c) TEMPORAL: Es factible temporalmente ya que es razonable con el cumplimiento del calendario programado para las diferentes operaciones programadas. Durante el desarrollo del proyecto las actividades a realizar y sus tiempos de duracin estimados los reflejamos en el cronograma de actividades.

d) ECONMICA:

Su objetivo es ordenar y sistematizar la informacin de carcter monetario que proporcionan las etapas anteriores y elaborar los cuadros analticos que sirven de base para la evaluacin econmica. En la factibilidad econmica se involucran los siguientes puntos:

Estimacin de costos: As tenemos que si el desarrollo lleva 04 semanas. Adems, se consideran los gastos por depreciacin del equipo de cmputo. S tenemos que una computadora tiene un precio de S/. 1,800.00 y tiene una depreciacin por uso de tres aos se obtiene lo siguiente: S/. 3,000.00 / 36 = S/. 83.33mensuales de depreciacin del equipo de cmputo. S/.83.33 / 4 semanas = S/. 20.83 semanales de depreciacin del equipo de cmputo. Por lo que podemos concluir que si el desarrollo lleva semanas y se tiene un costo de S/. 20.83 semanales nos resulta un total de S/. 83.33 de depreciacin del equipo de cmputo durante el desarrollo del sistema. Hoy en da se estima que un desarrollador de sistemas gana en promedio S/. 6,000.00 al mes y un, por lo tanto, a la semana perciben S/.1,500 respectivamente. En tanto, nuestro sistema se desarrolla en un total de 14 semanas, por lo que su costo promedio ser de S/. 12,000.

CAPITULO2: ANLISIS DEL SISTEMA

2.1. ESTUDIO DE LA ORGANIZACIN EXISTENTE:

2.1.1. FACTORES CRTICOS DEL XITO: Competencia Eficiencia y eficacia produccin

2.1.2. ANLISIS DE COMPETENCIA: Nuestra empresa se encuentra en ende llevamos una competencia competitividad, ya que dentro de empresas similares, mas eficientes el robro de las mejoras tiendas por muy reida por lo que existen la nuestra localidad existen diversas que nosotros y menos eficientes que

nosotros pero nuestro objetivo es superar a todas y consolidarnos por ofrecer productos de mejor calidad y precios acomodables.

2.1.3. DESCRIPCIN DE LA CADENA DE VALOR

2.1.4. FODA

Carga de trabajo Se necesita establecer cul es la carga de trabajo del personal que ejecuta las actividades dentro del almacn y el rea de cajas, por lo que se debe conocer la proporcin de trabajo con la que se ejecutan las labores, las cuales fueron tomadas por medio de la observacin directa.

CAPTULO 2: ANLISIS DEL SISTEMA. 2.3. IDENTIFICACIN DEL FLUJO DE INFORMACIN 2.3.1.- ENFOQUE GENERAL El rea de caja tiene como especializacin analizar, registrar operaciones

contables con exactitud y prontitud. Dirigir, coordinar y controlar la recepcin y custodia de ingresos, inversiones y egresos. Con alta responsabilidad y precisin, de completa discrecin y alto grado de iniciativa para ejecutar tareas de apoyo hacia los colaboradores y lograr sus objetivos.

MISIN Ser el Departamento encargado de brindar a trabajadores administrativos, clientes y proveedores, servicios especficos del control de ingresos y egresos en forma confiable y eficaz, que colaboren a elevar la formacin, control y evaluacin de la gestin humana y el uso de recursos tecnolgicos para cumplir con los objetivos planteados por el supermercado.

VISIN Ser el supermercado lder, entusiasta, interdisciplinario con personal, que generen conceptos innovadores y los cambios necesarios para la actualizacin de programas de las distintas secciones que conforman el Departamento de Caja, a fin de llevar a cabo el control especifico de los ingresos y egresos, con mayor efectividad y optimizacin de tiempo y recursos, fomentando el trabajo en equipo, y la creacin de un espritu de mejora constante.

FORMAS DE PAGO Efectivo En este tipo de pago, debe tenerse en cuenta la legitimidad de los billetes recibidos. Actualmente hay gran cantidad de sistemas (econmicos y accesibles) para la deteccin de billetes falsos. Es importante contar frente al cliente el dinero recibido, lo mismo que el cambio que entregamos.

Tarjeta de Crdito. Si la compra de los productos se realiz con tarjeta de crdito, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos: Solicitar la tarjeta de crdito y la identificacin al cliente. Comprobar que el nombre de la tarjeta habiente sea el mismo que el de la ficha de registro. Verificar que la tarjeta de crdito este vigente (fecha de vencimiento). Deslizar la tarjeta de crdito, una vez obtenida la autorizacin, solicitar la firma del cliente. Entregar tarjeta de crdito e identificacin al cliente.

2.3.2 ESTUDIO DEL FLUJO DE INFORMACIN El control de efectivo se divide en dos partes: Fondos fijos: representan dinero en efectivo para anticipos, compras y gastos menores que se requieren en la operacin dinmica de la empresa. Antes de agotarse el fondo se reembolsar a travs de cheques. Se establece un monto mximo para pagos en efectivo, de conformidad con las necesidades de la organizacin. Antes de agotarse el fondo se reembolsar a travs de cheques. El control es muy claro porque el encargado tendr el dinero o comprobantes que sumados, deben presentar el monto del fondo. El monto del fondo deber ser el necesario para cubrir las necesidades de cada operacin, considerando el tiempo que se requiere para efectuar el reembolso y recibir el efectivo

sin que se agote su monto. Las empresas tendrn los fondos fijos necesarios para sus necesidades operativas. Cuentas de cheques: con firmas mancomunadas para disponer de los recursos que el supermercado tiene en los bancos. Los ingresos deben depositarse intactos tal y como fueron recibidos y los cheques deben expedirse en forma nominativa y de preferencia no negociables, para acreditarse en cuenta de cheques.

NORMATIVIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CAJA

1. El Fondo de Caja Deber comprobarse trimestralmente en su totalidad ante la Direccin de Administracin.

2. La revisin de la comprobacin Trimestral debe realizarla el auditor Interno del supermercado.

3. Los reportes de efectivo pagado sern elaborados a partir de S/.5,000.00 y menores a S/15,000.00

1. Para realizar el pago a persona fsica, debe solicitarse al beneficiario su identificacin oficial vigente con fotografa y firma, as como copia de la factura que va a cobrar.

2. Tratndose de pagos a personas morales, debe solicitarse identificacin del apoderado legal, carta o poder notarial vigente, ambos documentos en original y copia.

3. Los cheques que se encuentren bajo resguardo por ms de 30 das sin haberse cobrado, debern remitirse cancelados, como medida de control interno.

2.3.8. Control Interno El Control es uno de los elementos ms importantes del proceso administrativo, ya que permite estar pendientes e informados de todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del proceso administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin, el cual sirve retroalimentacin para futuros planes. Desde hace varias dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas de los sectores pblicos y privados. Es importante tener en cuenta, que el control interno tiene una de

vinculacin directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente

repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin, pues sta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX, se demostr la importancia del control sobre la gestin de los negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la produccin. El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El Control Interno y las Operaciones Contables

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Todo el producto final de la evaluacin de los controles internos es plasmado a travs de informes, los cuales pueden ser realizados por auditores. Adems, al explicar lo referido al Control Interno se puede definir como: un proceso ejecutado por personas de la entidad, diseado para cumplir objetivos especficos. La definicin es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo as que un directivo se centre en objetivos especficos. El control interno consta de componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administracin maneja la empresa. Los componentes estn ligados, y sirven como criterio para determinar cuando el sistema es objetivo. Dentro del Control Interno tenemos: *Ambiente de Control El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa de los administradores y el estilo de operacin; la manera como la administracin asigna autoridad y

responsabilidad, y cmo organiza y desarrolla a su gente y la atencin y direccin que le presta el consejo de directores. *Valoracin de Riesgos Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles y consistentes

internamente. La valoracin de riesgos es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, formando una base

para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas, industriales, reguladoras y de operacin continuarn cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el camino. Actividades de Control Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estn tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan en todas las organizaciones, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de responsabilidades. Informacin y Comunicacin Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la informacin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones y la informacin externa de negocios. Igualmente debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya abajo, a lo largo y hacia arriba de la organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administracin respecto a que las responsabilidades de control deben

asumirse seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que cmo sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los dems, tener un medio de comunicacin significativa en sentido contrario. Asimismo de la

informacin

necesitan

comunicacin efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

Monitoreo Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Ellos son

realizados mediante acciones de monitoreo. Las deficiencias del control interno deben reportarse, informando los asuntos delicados a la gerencia y a la junta directiva. CAPITULO 3: IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES Y LIMITACIONES DEL SISTEMA 3.1. Objetivos Podemos decir que el objetivo de este Sistema es tener un eficiente y eficaz manejo y control de problemas tcnicos, operativos y organizacionales de una empresa. Actualmente existen aplicaciones que realizan dichos proceso que no se ajustan a las necesidades de la compaa lo que ocasiona prdida de tiempo y dinero. Los usuarios hoy en da requieren sistemas que le sirvan de soporte para la toma de decisiones, para de esa manera poder visualizar una solucin inmediata y ptima a los problemas que se presentan entre departamentos dentro de una organizacin. El presente Sistema ACCES ayuda a realizar el manejo y control automatizado de los requerimientos que solicitan cada uno de los departamentos de una empresa. Tiene como objetivo general: automatizar el manejo de solicitudes de incidencias y requerimientos dentro de la organizacin o empresa, asignando el recurso idneo para la resolucin de los mismos, permitiendo de esta manera reducir tiempos y costos. * Proporcionar a travs de la aplicacin, informes de apoyo para la toma de decisiones gerenciales. * Organizar eficiente y eficazmente los tiempos de los recursos para el desarrollo de una actividad. * Cubrir las necesidades tcnicas y administrativas del usuario que crea y reporta la solicitud del requerimiento en cada una de las oficinas.

* Manejar de manera ptima el elemento humano dentro de la organizacin. * Control de requerimientos e incidencias por prioridades 3.2. Necesidades y limitaciones de Organizacin En la actualidad las organizaciones presentan dificultades, necesidades y limitaciones respecto al sistema que se esta llevando en el control y manejo de solicitudes para resolver problemas tcnicos y administrativos internas, esto se debe a varios factores tales como la gestin manual de las peticiones por parte de usuario solicitante, dificultades en el control y asignacin por parte de los responsables de dar soluciones a las incidencias, entre otros. Esta situacin ocasiona aumento de trabajo del personal operativo y administrativo, como tambin el aumento de tiempo en horas de trabajo y costos adicionales a la empresa. 3.3. Necesidades y limitaciones de Informacin y Control Dentro de toda organizacin existen necesidades y limitaciones respecto a la informacin y control de caja, y ello es de acuerdo a su tipo de sistema. *Una de las necesidades es la informacin del Capital financiero, poder saber la cantidad de manera detallada sobre los ingresos y egresos de la empresa, como cuentas por pagar: en pagos a trabajadores, en los prestamos concedidos, en la compra de activos para la empresa y en la compra de productos para su venta; y cuentas por cobrar: en la obtencin sobre cobros de prestamos realizados, en la venta de productos; tener el control de bajos o altos recursos para problemas emergentes. *Otra de las necesidades es lograr tener una organizacin centralizada, a travs de una buena informacin sobre todos los accionistas, y las funciones demandadas por la empresa. * Precisamente sistema ACCES, proporciona facilidad y mejora en la informacin y control de caja, almacn, y otros; aunque a su vez tiene ciertas limitaciones.

Una de las amenazas es que puedan aparecer nuevos proveedores de software que presten los mismos servicios, parte de ellos, o mejores que ellos. 3.4. Necesidades y limitaciones de Diseo en General Es necesario que el diseo en general permita monitorear al usuario solicitante el estado real de caja. Es preciso que se pueda dar a conocer en el momento o tiempo que el usuario solicitante requiera conocer el estado real de caja. Una de las limitaciones, si as se puede llamar, es que la informacin del sistema caja, no se puede dar a conocer desde cualquier lugar de la compaa, sin antes tener un fundamento del porque o para que, y dependiendo de la persona solicitante, es decir, si se refiere a un trabajador de la compaa, o a una persona cualesquiera. 3.5. Arquitectura y Diagrama: Prototipo de ACCESS EL sistema de caja en ACCESS: *Proporciona a travs de la aplicacin, informes de apoyo para la toma de decisiones gerenciales. *Organiza eficiente y eficazmente el tiempo de los recursos para el desarrollo de una actividad. *Cubre las expectativas del usuario que reporta la incidencia o requerimiento del sistema. *Lleva un control de requerimientos e incidencias por prioridades *Llevar un control de horas de trabajo por el recurso asignado *Da a conocer al usuario solicitante el estado de su requerimiento o incidencia.