Comercio Internacional y Aduanas Docente: C.P. Arturo Loaiza Alumnos: Jos F. Almeida Valdovinos. Sergio N. Daz Navarrete.

Mtodo del Instituto Americano de la Administracin.

ndice.
Introduccin: ................................................................................................................................................. 2 Definicin de Auditoria interna de acuerdo a diferentes autores: ............................................................... 3 Mtodo del Instituto Americano de la Administracin ................................................................................ 4 Funcin econmica ....................................................................................................................................... 5 Estructura formal .......................................................................................................................................... 5 Utilidades ...................................................................................................................................................... 6 Atencin a los accionistas ............................................................................................................................. 6 Investigacin y desarrollo ............................................................................................................................. 7 Consejo de administracin............................................................................................................................ 7 Polticas financieras ...................................................................................................................................... 7 Eficiencia en la produccin ........................................................................................................................... 8 Distribucin ................................................................................................................................................... 8 Evaluacin de los ejecutivos ......................................................................................................................... 8 Conclusin: .................................................................................................................................................... 9

Comercio Internacional y Aduanas. Materia: Auditoria Administrativa. Almeida Valdovinos Jos F. Daz Navarrete Sergio No.

Mtodo del Instituto Americano de la Administracin.

Introduccin:
La Auditoria administrativa es una parte de la teora administrativa que surgi hace ms de medio siglo y, ms sin embargo, poco se escrito sobre el tema. Mediante la revisin que realiza, con sus diversos enfoques, la auditoria administrativa busca evaluar objetivamente los resultados, la calidad de la administracin y la de los administradores de la empresa, para mejorar o corregir el modo de hacer las cosas. La revisin por medio de la auditoria se vuelve una retroalimentacin para la planeacin de los futuros ciclos y para el establecimiento de controles adecuados en los puntos importantes y necesarios. Por muchos aos las empresas de los pases industrializados han sido objetos de auditoras a sus estados financieros, incluso la prctica se ha ligado a requisitos fiscales y caractersticas diversas. Sin embargo, estas auditoras contables son limitadas en sus alcances y solo abarcan los recursos materiales. Los recursos humanos y tcnicos demandan otro tipo de auditoria y esto ha de obligado a pensar en una auditoria ms amplia que la de los estados financieros. Los criterios para el tratamiento de las auditorias administrativas son variados, por ejemplo en este ensayo trataremos el mtodo de auditoria del American Institute of Management o Instituto Americano de la Administracin en espaol. El mtodo que utiliza el Instituto Americano de la Administracin fue desarrollado por Jackson Martindell. Contempla dos tipos de auditoras: Externas e Internas. Externas: En las externas se analiza al proveedor Internas: En las internas se parte desde la auditoria que realiza el presidente de la empresa, el ejecutivo departamental, los componentes de unidad de trabajo o a travs de un esfuerzo combinado.

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Definicin de Auditoria interna de acuerdo a diferentes autores:

Instituto Americano de la Administracin: Cualquier Empresa, de cualquier ndole, tiene reas generales sujetas a investigacin que permite obtener una evaluacin de la administracin. Anlisis de Excelencia de la Revista Fortune:

Apreciacin de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputacin de una empresa. Auditoria de Control de Calidad Total:

Seguimiento del proceso del control de la calidad, con un diagnostico que busca las fallas en la calidad y su correccin. Anlisis factorial del Banco de Mxico:

Una definicin concisa de investigacin industrial la enunciara como un anlisis de potencialidad de la productividad. En la prctica se trata de incrementar la eficiencia de operacin, ya sea en una empresa o en una rama industrial. De estos conceptos, entendemos que la auditoria administrativa tiene como propsito principal la evaluacin de la administracin de la empresa, as como la actuacin de los administradores, para lo cual descansa en la aplicacin de una metodologa de procedimientos cientficos, es decir la evaluacin en trminos medibles cuantitativamente en lo posible. El auditor administrativo, para su funcin de evaluacin, no puede descansar solo en su criterio, conocimientos o experiencia, respecto al cmo deben ser las situaciones, ya que mucho tiene que influir la cultura de la empresa. La auditora administrativa debe de considerar el cmo debieron hacerse las actividades segn la poltica de la empresa, ya que sera correcto evaluar al administrador de acuerdo con la ptica del auditor y no segn las polticas y normas de la empresa a las cuales est obligado. Por su parte la administracin de la empresa tiene por objetivo en la auditora que nos ocupa, obtener informacin que le permita prevenir y/o solucionar problemas, as como encontrar en esta herramienta un apoyo para cumplir la misin, visin, estrategia y objetivos que se encuentran contemplados en la cultura organizacional de la empresa. La auditora administrativa en la mayora de los casos es solicitada y utilizados sus recursos por la administracin de la empresa, es decir en una autoevaluacin y auto critica, razn por la cual los resultados y sugerencias de la auditoria presentan un alto grado de posibles crticas.

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Mtodo del Instituto Americano de la Administracin

El American Institute of Management (Instituto Americano de la Administracin) utiliza un mtodo desarrollado por Jackson Martindell. La institucin llev a cabo una auditora administrativa a la Iglesia Catlica y realiza anualmente mltiples trabajos en grandes empresas. Los resultados obtenidos se publican en un resumen anual que lista a las 500 competidoras mejor administradas en diversos pases. El anlisis del AIM parte de que cualquier empresa, de cualquier ndole, tiene reas generales sujetas a investigacin que permiten obtener una evaluacin de la administracin. Esta organizacin utiliza una escala con un mnimo de 7,500 puntos y mximo de 10,000 aplicados a stas reas generales. Cada rea recibe distinta intensidad y el total valora a la empresa. Los valores a usarse para una institucin con fines de lucro son: rea | 1. Funcin econmica 2. Estructura formal 3. Utilidades 4. Atencin a los accionistas 5. Investigacin y desarrollo 6. Consejo de administracin 7. Polticas fiscales 8. Eficiencia en la produccin 9. Distribucin 10. Evaluacin de los ejecutivos TOTAL Puntuacin | Mxima |400 |500 |600 |700 |700 |900 |1100 |1300 |1400 |2400 | 10000 | Mnima | 300 | 375 | 450 | 525 | 525 | 675 | 825 | 975 | 1050 | 1800 | | 7500 |

Para la asignacin de estos puntajes, es necesaria la consulta de fuentes de informacin y la aplicacin de las herramientas adecuadas.

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A continuacin se comenta el significado y alcance de cada rea en una organizacin con fines de lucro:

Funcin econmica
Las empresas en general pueden fcilmente precisar el objeto de su operacin, pero no es tan sencillo determinar hasta qu punto es importante su actividad econmica. Posiblemente la mejor medida sera preguntar qu perderan los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera? Obviamente algunas instituciones tienen una repercusin econmica evidente. Sin embargo cualquier empresa tiene una importancia econmica determinada para la satisfaccin de las necesidades de los consumidores.

Estructura formal
Las empresas tienen una estructura que les permite resolver problemas de forma adecuada. Aspectos importantes en el orden general de las instituciones son la definicin de la autoridad y su responsabilidad e interrelacin entre las comunicaciones verticales y horizontales. La administracin adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de los miembros de la organizacin. Estos dos aspectos deben estar siempre equilibrados para asegurar eficiencia. Este equilibrio debe vigilarse especialmente en los puestos de asesoramiento, ya que existe cierta limitacin de autoridad para poder ordenar ciertas acciones. En este sentido, ningn ejecutivo puede adoptar decisiones sin efectuar las comunicaciones necesarias. Por ello, el ejecutivo deber conocer plenamente los transmisores, los canales y los receptores de los mensajes, para que en todos los casos prevea las reacciones y consecuencias de sus rdenes e instrucciones. Otro aspecto relevante es el relativo al control, el cual debe variar dependiendo de la interrelacin de los diversos ejecutivos. Para el anlisis de la estructura formal, los manuales de organizacin y en general las tcnicas de esta rea se usan como instrumentos y no como factores nicos. En ellos se toma en cuenta la existencia de la organizacin.

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Utilidades
En sta rea se pueden considerar tendencias de tipo estadstico. Por regla general, la administracin correcta genera buenas utilidades. Las utilidades son un aspecto que demanda expansin constante para satisfacer necesidades crecientes. Una empresa con volumen de utilidades fijas retrocede, si consideramos la prdida en el poder adquisitivo de la moneda y el mayor costo de satisfactores ms perfeccionados. El rengln de utilidad debe compararse con los resultados obtenidos por la competencia as como con la capacidad del mercado y sus perspectivas. Es necesario establecer con claridad las cantidades a considerar: capital contable, capital social, supervit, impuestos, etc. De estas cifras depender el porcentaje que sirva como comparacin. La estructura financiera depende de la generacin de utilidades, ya que los acreedores demandan proporciones razonables que otorguen garanta de cumplimiento.

Atencin a los accionistas

El consejo de administracin recibe un mandato expreso de los accionistas que cubre tres requerimientos:

1) Evitar riesgos innecesarios al capital. 2) Aumentar el capital contable por reinversin de utilidades 3) Obtener dividendos razonables. Podra pensarse en un cuarto requerimiento, que es el de informar sobre los logros obtenidos en los puntos anteriores. Los representantes de los accionistas deben mantener una actitud equilibrada entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas. El pago de dividendos a los accionistas debe ser proporcional a los resultados obtenidos, y lo que es ms importante, como parte de una poltica definida y estable a travs del tiempo. As ser posible aprobar dividendos fijos y dividendos extras cuando las condiciones lo permitan.

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Investigacin y desarrollo
La investigacin y desarrollo proporcionan nueva soluciones a los problemas e incluso pueden determinar una orientacin distinta para el futuro de la empresa. Frecuentemente se habla de la dificultad para controlar los esfuerzos de investigacin y desarrollo (usualmente hay una creciente demanda de presupuesto) pero esto no debe invalidar el inters en esta rea de vital importancia. La investigacin no se limita al laboratorio o a una planta experimental. La labor de investigacin y desarrollo debe realizarse incluso en empresas de servicios y en todas aqullas que no se encuentren necesariamente en el ramo de la produccin industrial.

Consejo de administracin
El consejo de administracin imprime el carcter de la empresa. Es el cuerpo que analiza los propsitos de la compaa, garantiza la continuidad de las operaciones y selecciona a los ejecutivos de la organizacin. El nmero de consejeros suele fluctuar entre cinco y 38, sin embargo, lo que importa es su calidad. La composicin de este cuerpo debe ser heterognea: ejecutivos de la empresa y gente distinguida que no trabaje en la empresa.

Polticas financieras
El manejo del dinero es uno de los problemas ms importantes y requiere el mejor uso para obtener utilidades atractivas y razonables. Por lo tanto, la empresa debera contar con polticas financieras a largo plazo. Los siguientes son lineamientos a observar en las polticas financieras en las empresas: * El abuso del crdito para obtener mejores utilidades es una medida peligrosa. En este sentido vale ms ser conservadores. * Se deben adoptar mtodos de depreciacin, de inventarios y otros que complementen la estructura financiera. * En general es necesario procurar la obtencin de recursos y realizar una vigilancia estricta sobre el presupuesto.

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Eficiencia en la produccin
La calidad de los productos o servicios, as como su precio, son factores determinantes. No es posible pensar slo en la magnitud de las ventas o en la lealtad de los consumidores, pues en campos sujetos a competencia intensa el factor costo es vital. Es necesario conocer los mejores mtodos para incrementar constantemente la eficiencia. Dentro del rea de produccin se consideran tambin los recursos humanos que contribuyen al proceso de transformacin de productos o servicios. Para estos empleados deben tomarse en cuenta problemas laborales, estructuras de sueldos y responsabilidad social de la empresa.

Distribucin
La distribucin de los bienes y servicios representa un motor de las actividades de la empresa. Esta actividad requiere coordinacin perfecta con las diversas reas de la institucin. En esta rea deben evaluarse aspectos tales como seleccin y entrenamiento de los vendedores, operaciones de apoyo a la venta, polticas de precios y dems puntos relacionados con este campo.

Evaluacin de los ejecutivos

El funcionamiento de las actividades de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos. En relacin a ellos interesa principalmente conocer aspectos de habilidad, integridad, e iniciativa y dinamismo. En 1962, el American Institute of Management /Instituto Americano de Gerencia) estaba presidido por Jackson Martindell, un entusiasta propulsor de los estudios de revisin administrativa. Sus aportes a este campo son de verdadero inters y trascendencia. Por otra parte, diseo un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 reas organizacionales que deban revisarse: funciones econmicas, estructura de la empresa, porcentaje de ganancias, honestidad hacia los accionistas, investigacin y desarrollo, directores, capacidad ejecutiva, polticas fiscales, eficiencia de la produccin y empuje de las ventas. Propuso adems, un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia. El trabajo de Martindell, resumindolo, consisti en aplicar por primera vez el cuestionario como instrumento de investigacin en esta disciplina administrativa; elevo el nmero de reas de examen hacindolas ms amplias y, por ltimo, dio un primer paso para el establecimiento de modelos cuantitativos de apreciacin del desempeo administrativo. Hoy en da, al antiguo instituto se le llama American Management Association AMA.

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Conclusin:
De acuerdo al ensayo elaborado queda claro que este mtodo de auditoria es mas laborioso, pero a su vez este mismo es ms exacto en cuanto a los datos recibidos y las conclusiones de los anlisis nos brindan una mejor expectativa de los posibles problemas adems que nos brinda un buen rumbo a la hora de realizar la toma de decisiones, as mismo nos queda claro los diferentes puntos que son importantes para la realizacin de la planeacin previa la auditoria as como el desarrollo de la mismas como la contemplacin del personal o capital humano necesario. Adems de que debemos considerar que despus de la realizacin de los comentarios y sugerencia de posible solucin debemos ofrecer nuestros servicios para mantener la continuidad en cuanto al monitore de la mejora, para as poder identificar posibles problemas futuros. La auditora administrativa no se limita a las empresas con fines de lucro o con caractersticas mercantiles, puesto que adems abarca todo tipo de instituciones. El instituto americano de la administracin, ha realizado auditoras a la iglesia catlica, universidades, hospitales y por su puesto a empresas industriales y mercantiles de muy diversa ndole. Las auditorias no tienen que ser por regla de la empresa en general, si no pueden ser por reas especficas como por ejemplo: Auditoria de estados financieros, auditorias de personal y otras ms. Los resultados de estos trabajos parcialmente contribuirn o servirn como apoyo para futuras auditorias administrativas puesto que las empresas deben mantener un registro de ellas. Es importante adems a la hora de realizar una auditoria se deben tener en cuenta las tres preguntas principales: Que se va a revisar? Como se debe realizar? Quien lo debe realiza? En trminos generales la auditoria nos sirve para darnos cuenta como esta en realidad la organizacin del personal administrativo de una empresa, a travs de este estudio se sabe si el personal est capacitado o no para desarrollar el puesto en el que esta y tambin nos muestra los errores en la administracin lo que nos ayuda a mejorar nuestras tcnicas y procedimientos para llegar a las metas establecidas.

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